ZASADY ZAWIERANIA UMÓW O DOFINANSOWANIE REALIZACJI PROJEKTU w konkursach ogłaszanych przez WUP w Krakowie w ramach wdrażania komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Umowa o dofinansowanie realizacji projektu jest zawierana po dostarczeniu przez Beneficjenta wymaganych dokumentów 2 komplety (po jednym do każdego z dwóch egzemplarzy umowy) w terminie 5 dni roboczych od daty otrzymania przez Beneficjenta pisma wzywającego do złożenia załączników do umowy (decyduje data wpływu dokumentów do WUP w Krakowie). Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL niezłożenie dokumentacji w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie i WUP w Krakowie może odstąpić od podpisania umowy z Beneficjentem. W odpowiedzi na przedmiotowe pismo Beneficjent: 1. deklaruje wybór formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, w przypadku gdy zabezpieczenie będzie ustanawiane w innej formie niż weksel in blanco z deklaracją wekslową, 2. określa rodzaj dokumentów składanych wraz z wnioskiem o płatność ( 9 ust. 4 wzoru umowy). Beneficjent wybiera jedną z opcji 1 : - wydruk z ewidencji księgowej Beneficjenta, zgodnie z wymaganiami określonymi w Załączniku nr 5 do umowy lub Załącznik nr 1 do wniosku o płatność; 3. dostarcza 2 komplety wymaganych załączników wskazanych poniżej. W przypadku, gdy przedstawione przez Beneficjenta załączniki oraz propozycja zabezpieczenia budzą wątpliwości, Beneficjent jest informowany o obowiązku uzupełnienia dokumentacji we wskazanym terminie. 1. Wymagane załączniki: a) harmonogram płatności. Wersję elektroniczną harmonogramu płatności należy przesłać na adres e-mail: harmonogramy@wup-krakow.pl. Harmonogram płatności zostanie zweryfikowany przed podpisaniem umowy. Podpisanie harmonogramu przez osoby uprawnione ze strony Beneficjenta nastąpi wraz z podpisaniem umowy o dofinansowanie. Zasady wypełniania harmonogramu płatności zawarte są w Rekomendacjach IP2 dotyczących sporządzania harmonogramów płatności w projektach konkursowych oraz systemowych OPS, PCPR dostępnych na stronie www.pokl.wup-krakow.pl w zakładce: Dokumenty do pobrania Umowy PO KL. b) oświadczenie o kwalifikowalności VAT, jeżeli podatek VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie 2. 1 Nie dotyczy projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi. 2 Nie dotyczy projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi.
W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie, gdzie partner ponosi koszty uwzględnione w budżecie projektu, oświadczenie składa również Partner. c) oświadczenie o nieskorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych wspólnotowych instrumentów finansowych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych związanych z danym projektem. d) oświadczenie o numerze rachunku bankowego, otwartego lub wyodrębnionego dla potrzeb projektu. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty za pomocą kwot ryczałtowych nie ma obowiązku wyodrębniania rachunku dla projektu - należy dostarczyć rachunek bieżący. e) wypis z organu rejestrowego dotyczący Beneficjenta (aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru, potwierdzający zdolność prawną, wraz z danymi osób upoważnionych do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta, wydany nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem złożenia wniosku). Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i weryfikowani są w rejestrze CEIDG bez obowiązku składania do WUP w Krakowie zaświadczenia o wpisie do rejestru. Numerem identyfikacyjnym przedsiębiorcy w CEIDG jest numer identyfikacji podatkowej (NIP). f) Oświadczenie dotyczące nr PESEL oraz miejsca zamieszkania Beneficjenta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. g) pełnomocnictwo do reprezentowania Beneficjenta załącznik wymagany w przypadku, gdy wniosek/umowa jest podpisywany/a przez osobę/y nie posiadające statutowych uprawnień do reprezentowania Beneficjenta lub gdy z innych dokumentów wynika, że uprawnionymi do podpisania wniosku/umowy są co najmniej dwie osoby. Do WUP należy dostarczyć oryginał dokumentu. Uwaga! Pełnomocnictwo musi być ważne na dzień popisania wniosku/umowy. h) umowy z partnerami załącznik wymagany w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie z innymi podmiotami. Umowa partnerska powinna być sporządzona na wzorze minimalnym zawartym w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą PO KL. i) w przypadku, gdy Partnerem w projekcie jest JST lub jednostka organizacyjna JST - uchwała właściwego organu jednostki samorządu terytorialnego wyrażająca zgodę na przystąpienie Partnera do realizacji projektu. j) oświadczenie o wysokości i źródłach wkładu własnego, jeżeli wkład własny został przewidziany w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy wkład własny wnoszony jest przez kilka podmiotów lub pochodzi z różnych źródeł należy je wszystkie ująć w oświadczeniu. k) oświadczenie o niekaralności karą zakazu dostępu do środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie, gdzie Partner ponosi koszty uwzględnione w budżecie projektu, oświadczenie składa również Partner. l) dokumenty wymagane w przypadkach, jeżeli WUP w Krakowie udziela pomocy publicznej zgodnie z Wykazem dokumentów wymaganych w przypadku, gdy WUP w Krakowie udziela pomocy publicznej na rzecz Beneficjenta. UWAGA: Wzory załączników a, b, c, d, j, k, l dostępne są na stronie www.pokl.wup-krakow.pl w zakładce: Dokumenty do pobrania Umowy PO KL. Kopie dokumentów powinny być na każdej stronie opatrzone: klauzulą za zgodność z oryginałem, pieczęcią Beneficjenta, aktualną datą, własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej/własnoręcznymi podpisami osób uprawnionych do reprezentowania Beneficjenta. 2. Zawarcie umowy: Co do zasady umowy o dofinansowanie podpisywane są w siedzibie WUP w Krakowie. Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL dopuszczają przesłanie umowy w celu jej podpisania w siedzibie Beneficjenta. Umowa jest parafowana na każdej stronie i podpisywana przez osobę/y uprawnioną/e do podejmowania decyzji wiążących w stosunku do Beneficjenta. Dyrektor WUP w Krakowie może podjąć decyzję w sprawie odstąpienia od zamiaru podpisania umowy gdy: - Beneficjent nie dostarczy we wskazanym terminie do siedziby WUP wymaganych dokumentów, - Beneficjent nie uzupełni we wskazanym terminie dokumentów budzących wątpliwości, - Beneficjent złoży dokumenty niezgodne z wymaganiami WUP w Krakowie bądź zawierającymi informacje sprzeczne z treścią wniosku. 3. Formy i zasady zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu: Beneficjent jest zobowiązany do złożenia w określonym terminie zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań, wynikających z Umowy o dofinansowanie projektu w wysokości 150% najwyższej transzy dofinansowania w ramach projektu 3. 3 W przypadku umów o dofinansowanie projektów rozliczanych zabezpieczenia stanowi 100% kwoty dofinansowania. kwotami ryczałtowymi wysokość
Zabezpieczenie terminowe (np. gwarancja bankowa) jest ustanawiane na okres realizacji projektu oraz na 7 miesięcy od zakończenia realizacji projektu, z zastrzeżeniem, że w razie opóźnień po stronie Beneficjenta termin ten może ulec zmianie. Z obowiązku ustanawiania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych; fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego, na podstawie art. 206 ust. 4 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z poźn. zm.) Katalog zabezpieczeń jest zamknięty. a) W przypadku, gdy: - wartość dofinansowania jednego projektu nie przekracza 10 mln zł, - Beneficjent podpisał z WUP w Krakowie kilka umów o dofinansowanie projektów (w ramach PO KL), które są realizowane równocześnie, dla których łączna wartość dofinansowania nie przekracza 10 mln PLN, zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy jest złożony przez Beneficjenta w terminie wskazanym w umowie weksel in blanco wraz z deklaracja wekslową. Co do zasady, weksle in blanco podpisywane są w siedzibie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie. W przypadku, gdy niemożliwe jest osobiste podpisanie weksla przez wystawcę w siedzibie WUP w Krakowie, należy do 5 dni roboczych od daty podpisania umowy przedstawić weksel i deklarację wekslową z poświadczonym notarialnie podpisem. Do weksla in blanco, wystawionego przez osobę fizyczną, pozostającą w związku małżeńskim należy dołączyć oświadczenie współmałżonka wystawcy weksla, w którym zostanie wyrażona zgoda na ustanowienie zabezpieczenia na wspólnym majątku lub oświadczenie o rozdzielności majątkowej/kopia intercyzy. Beneficjent będący osobą fizyczną niepozostającą w związku małżeńskim składa oświadczenie dotyczące swojego stanu cywilnego. UWAGA: Wzory blankietu wekslowego, deklaracji wekslowej i oświadczenia współmałżonka dostępne są na stronie www.pokl.wup-krakow.pl w zakładce: Dokumenty do pobrania Umowy PO KL. b) W przypadku, gdy: - wartość dofinansowania jednego projektu przekracza 10 mln zł, - Beneficjent podpisał z WUP w Krakowie kilka umów o dofinansowanie projektów w ramach PO KL, które są realizowane równocześnie, dla których łączna wartość dofinansowania przekracza 10 mln PLN, zabezpieczenie umowy o dofinansowanie, której podpisanie powoduje przekroczenie limitu 10 mln PLN, oraz każdej kolejnej umowy ustanawiane jest w jednej lub kilku z następujących form: pieniądz; poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; gwarancja bankowa:
W przypadku, kiedy Beneficjent jako formę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy wybiera gwarancję bankową do deklaracji wyboru formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy powinien zostać dołączony wzór gwarancji wystawionej na Województwo Małopolskie - Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie; gwarancja musi być bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze pisemne żądanie. gwarancja ubezpieczeniowa: W przypadku, kiedy Beneficjent jako formę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy wybiera gwarancję ubezpieczeniową do deklaracji wyboru formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy powinien zostać dołączony wzór gwarancji wystawionej na Województwo Małopolskie Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie; gwarancja musi być bezwarunkowa, nieodwołalna i płatna na pierwsze pisemne żądanie. poręczenie udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116 poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505); weksel z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo -kredytowej; zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; zastaw rejestrowy na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; przewłaszczenie rzeczy ruchomych Beneficjenta na zabezpieczenie; hipoteka: W przypadku, kiedy Beneficjent jako formę zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy wybiera hipotekę ustanowioną na nieruchomości Beneficjenta lub osoby trzeciej do deklaracji wyboru formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy powinny zostać dołączone następujące dokumenty: - tytuł prawny do nieruchomości; - aktualna wycena nieruchomości; - aktualny wypis z księgi wieczystej nieruchomości. W przypadku, gdy WUP w Krakowie uzna to za konieczne, hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki. poręczenie według prawa cywilnego: W przypadku, kiedy poręczenia dokonuje osoba fizyczna do deklaracji wyboru formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy powinny zostać dołączone następujące dokumenty potwierdzające zdolność finansową (wartość majątku) poręczyciela: - oświadczenie o stanie majątkowym; - oświadczenie współmałżonka poręczyciela, w którym zostanie wyrażona zgoda na ustanowienie zabezpieczenia na wspólnym majątku lub oświadczenie o rozdzielności majątkowej ( w przypadku poręczycieli pozostających w związku małżeńskim); - wypis z księgi wieczystej - w przypadku poręczania majątkiem, w skład którego wchodzi nieruchomość (na żądanie Instytucji Wdrażającej); - aktualna wycena nieruchomości (na żądanie Instytucji Wdrażającej). W przypadku, kiedy poręczenia dokonuje osoba prawna do deklaracji wyboru formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy powinny zostać dołączone następujące dokumenty (w zależności od statusu poręczyciela) :
- wyciąg z KRS lub innego rejestru; - umowa spółki; - kopia zaświadczenia z Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego o przyznanym numerze statystycznym REGON; - oświadczenie o braku zaległości ze składkami ZUS i podatkami; - numer NIP dla płatników podatku VAT; - dokumenty potwierdzające zdolność finansową (wartość majątku) poręczyciela w postaci rachunku zysków i strat oraz bilansu (przy czym aktywa trwałe poręczyciela muszą być co najmniej równe wysokości poręczenia); - ewentualne inne dokumenty pozwalające określić majątek poręczyciela i jego płynność finansową. Wyboru form zabezpieczenia, wymaganych od Beneficjenta, dokonuje WUP w Krakowie w porozumieniu z Beneficjentem. Zabezpieczenie może być również ustanowione w jednej z w/w form w sytuacji, gdy: - nie jest możliwe ustanowienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową; - Beneficjent wskaże jako preferowane ustanowienie zabezpieczenia w jednej z tych form. Beneficjent jest zobowiązany złożyć w siedzibie WUP w Krakowie w terminie wskazanym w umowie formę zabezpieczenia, która została zaakceptowana przed podpisaniem umowy. Co do zasady termin ten nie przekracza 15 dni roboczych od daty podpisania umowy, chyba, że nie jest możliwe złożenie zabezpieczenia przez Beneficjenta z przyczyn obiektywnych. Instytucja Wdrażająca (IP 2) może rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym w przypadku niewniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu we wskazanym terminie. Opracowanie: Zespół Promocji Konkursów i Naboru Projektów Data aktualizacji: 14 lutego 2014 r.