Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli ( (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Adres, ul. śurawia 24 a, 00-515 Warszawa RIO - II - 0913 /193/ 2006 Warszawa, dnia 07.04.2006 r. Pani Albina Łubian Burmistrz Miasta i Gminy Pilawa 08-440 Pilawa ul. Al. Wyzwolenia 158 Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 31.03.2006 r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55 z 2001 r., poz. 577 z późn. zm.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 2004 r., poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 08.12.2005 r. do 31.03.2006 r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres 2004 r., zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje: 1. W 2004 i 2005 roku nie zostały zaplanowane i przeprowadzone kontrole w gminnych jednostkach organizacyjnych obejmujące co najmniej 5% wydatków tych jednostek, co wynikało z art.127 ust.2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003r., Nr 15, poz. 148 ze zm.) (strona 5, załącznik nr 6) Zgodnie z dyspozycją art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 20 grudnia 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz.2104 ze zm.), w kaŝdym roku dokonywać kontroli co najmniej 5% wydatków podległych i nadzorowanych jednostek. Czynności te dokumentować w sposób umoŝliwiający sprawdzenie sposobu realizacji powyŝszego obowiązku.
2. W sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyŝce/deficycie za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004r. w pozycji przychodów dotyczących poŝyczek wykazano wykonanie w kwocie 3.810.410zł, podczas gdy z ewidencji księgowej prowadzonej do konta 260 Zobowiązania finansowe wynika kwota 3.894.410zł. (strona 9, załącznik nr 9) Przestrzegać 10 ust.1 pkt 6a i pkt 7 załącznika nr 32 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U z 2005r. Nr 170, poz.1426 ze zm.), zgodnie, z którymi dane po stronie wykonania dotyczące przychodów z tytułu kredytów, poŝyczek oraz wyemitowanych obligacji powinny być zgodne z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy, zaś dane dotyczące rozchodów jednostek samorządu terytorialnego po stronie wykonania powinny być zgodne z faktycznie wykonanymi rozchodami, wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy. 3. Na koniec roku obrotowego 2004r. nie dokonano inwentaryzacji naleŝności (strona 18, załącznik nr 12) Stosownie do postanowień art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t. j. w Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), inwentaryzacja naleŝności winna być dokonywana na koniec kaŝdego roku obrotowego. 4. Decyzją Nr P.3113-2/04 z dnia 31.03.2004r. Burmistrz Miasta umorzył w całości podatek od nieruchomości i podatek rolny za rok 2004 w kwocie 310,30zł, pomimo iŝ ww. naleŝność na dzień wydania decyzji nie stanowiła zaległości podatkowej (strona 29, załącznik nr 25) Przestrzegać art. 67 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. w Dz. U z 2005r. Nr 8, poz.60), zgodnie z którymi w przypadkach uzasadnionych waŝnym interesem podatnika lub interesem publicznym organ podatkowy, na wniosek podatnika, moŝe umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną. 5. a) Z danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S zbiorczym, wynika, iŝ zaciągnięto zobowiązania powyŝej ustalonego planu na dzień 31.12.2004r.: w dz. 600-60016-4270 w kwocie 17.569zł, w dz. 600-60016-6050 w kwocie 42.308zł, w dz. 710-71004-4300 w kwocie 4.158zł, w dz. 750-75022-4210 w kwocie 334zł, w dz. 750-75023-4300 w kwocie 2.995zł, w dz. 750-75095-4300 w kwocie 1.100zł, w dz. 801-80104-4300 w kwocie 135zł, w dz. 801-80113-4300 w kwocie 5.563zł, w dz. 852-85219-4300 w kwocie 283zł, w dz. 900-90003-4270 w kwocie 1.129zł, w dz. 900-90015-4260 w kwocie 196zł, w dz. 900-90017-2650 w kwocie 2.006zł, w dz. 921-92109-4300 w kwocie 141zł, w dz. 926-92601-4210 w kwocie 541zł, w dz. 926-92601-4300 w kwocie 23zł.
Ogółem kwota zaciągniętych zobowiązań powyŝej ustalonego planu na dzień 31.12.2004r. wyniosła 78.481zł. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.132 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz.148 ze zm.). (strona 35-36, załącznik nr 28, nr 29 i nr 30). b) Pomimo braku zabezpieczonych środków finansowych w planie wydatków na zadania inwestycyjne zostały zawarte niŝej wymienione umowy: - w dniu 10.11.2004r. umowa (Nr 40/2004) na wykonanie budowy drogi gminnej w miejscowości Jaźwiny z wynagrodzeniem brutto 255.707,05zł, pomimo iŝ plan na dzień zawarcia umowy wynosił 80.000zł (strona 66-67, załącznik nr 59, 60, 61 i 62), - w dniu 28.10.2004r. umowa ( Nr 37/2004 ) na wykonanie budowy wodociągu wraz z przyłączami w ul. Przemysłowej w Pilawie na kwotę 70.717,30zł i w dniu 01.12.2004r. Aneks Nr 1, którym dokonano zwiększenia wartości zaciągniętego zobowiązania do kwoty 72.717,30zł. Plan na dzień zawarcia umowy i podpisania Aneksu wynosił 29.000zł i został zwiększony do kwoty 74.000zł w dniu 22.11.2004r. (strona 69-70, załącznik nr 64, 65 i 66). PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 132 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych ( tekst jednolity Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz.148 ze zm.). Przestrzegać art. 36 ust.1 ustawy z dnia 20 grudnia 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz.2104 ze zm.), zgodnie, z którym jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki. 6. Wynagrodzenie p. Beaty Całka - Kierownika Referatu Oświatowo-Społecznego i Spraw Obywatelskich (pracownika Urzędu Miasta i Gminy) ujmowane było w listach płac pracowników oświaty. W Referacie Finansowo-BudŜetowym Urzędu nie prowadzono dokumentacji płacowej ww. pracownika Urzędu. (strona 38, załącznik nr 32 ) Dokumentację płacową pracowników Urzędu (w tym równieŝ prowadzących obsługę jednostek oświatowych) prowadzić w Referacie Finansowo- BudŜetowym, do czego obliguje 16 pkt 10 ppkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Pilawie. 7. Dokonano wypłaty diet dla radnych za udział w posiedzeniu Komisji Spraw Społecznych w dniu 20.08.2004r. dla p. Jana Szmurło w wysokości 100zł i w dniu 01.09.2004r. dla: p. Piotra Bogusz, p. Anny Lach i p. Marcina Woźniak w wysokości po 100zł, pomimo braku potwierdzenia udziału w/w osób w posiedzeniach Komisji poprzez złoŝenie podpisu na liście obecności. (strona 39-40, załącznik nr 33, 34 i 36) Przestrzegać 3 ust.1 pkt 1 uchwały Nr XXVIII-153/2005 Rady Miejskiej w Pilawie z dnia 22 marca 2005r. w sprawie ustalenia diet dla radnych (ze zmianami), zgodnie, z którym podstawą wypłaty diety jest udział w posiedzeniu osób uprawnionych do jej otrzymania, potwierdzony przez te osoby własnoręcznym podpisem na liście obecności. 8. Na przykładzie analizowanych poleceń wyjazdów słuŝbowych stwierdzono, iŝ nieprawidłowo dokonano rozliczenia i zwrotu kosztów z tytułu podróŝy słuŝbowych krajowych i delegacji zagranicznej, tj.: - koszty podróŝy delegacji 170, 174 i 192 zostały rozliczone niezgodnie z poleceniami
wyjazdu (rozliczenia delegacji nastąpiły za czas podróŝy słuŝbowej odbytej niezgodnie z wystawionymi poleceniami), - dokonano zwrotu kosztów podróŝy słuŝbowej z uwzględnieniem 1/2 diety, pomimo, iŝ pracownikowi zapewniono bezpłatne wyŝywienie, - z tytułu podróŝy zagranicznej pracownikom nie zostały wypłacone zaliczki w walucie obcej (lub za zgodą pracownika w walucie polskiej) na niezbędne koszty podróŝy i pobytu poza granicami kraju), - dokonując rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej uwzględniono czas przebywania pracownika w podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju od chwili rozpoczęcia podróŝy do jej zakończenia, zamiast od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili w przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. (strona 43-45, załącznik nr 39 i nr 41) Rozliczenia i zwrotu kosztów podróŝy słuŝbowych dokonywać z uwzględnieniem zapisów zawartych w: - 3 i 4 ust.3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.), - 3 i 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1991 ze zm.). 9. W księgach rachunkowych Urzędu dokonywano zapisów na podstawie dowodów źródłowych zawierających niekompletne dane, tj.: - w poleceniach wyjazdów słuŝbowych stwierdzono brak daty przedłoŝenia rachunku i podpisu osoby przedkładającej rachunek kosztów podróŝy, brak określenia środka lokomocji oraz określenia czasu odbycia podróŝy słuŝbowej, - rachunki kosztów podróŝy nie zostały podpisane na dowód ich sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upowaŝnione. (strona 44, załącznik nr 40 i 41) Dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych sporządzać zgodnie z przepisami: - art. 20-22 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 ze zm.), - 1 pkt 5 (Dowody księgowe) oraz 6 pkt 7 i 8 (Dowody kasowe) Zarządzenia Nr 5/2002 Burmistrza Miasta i Gminy w Pilawie z 15 marca 2002r. w sprawie zatwierdzenia instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych oraz instrukcji inwentaryzacyjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Pilawie, - w odniesieniu do sporządzania poleceń wyjazdów słuŝbowych - 5 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.). 10. Nieprawidłowe zastosowanie klasyfikacji budŝetowej dla: - wydatków z tytułu podróŝy słuŝbowych krajowych, które zaliczono do 4240 Zakup
pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek zamiast do 4410 PodróŜe słuŝbowe krajowe, - wydatków z tytułu podróŝy zagranicznych, które zaliczono do rozdz.75095 Pozostała działalność, 4410 PodróŜe słuŝbowe krajowe, zamiast rozdz.75023 Urzędy gmin, 4420 PodróŜe słuŝbowe zagraniczne. - wydatków z tytułu diet radnych za udział członków Komisji Spraw Społecznych w posiedzeniu w dniu 15.10.2004r., które ujęto w dz. 851 Ochrona zdrowia, rozdz.85154 Przeciwdziałanie alkoholizmowi zamiast w dz. 750 Administracja publiczna, rozdz.75022 Rady gmin. (strona 39 i 44, załącznik nr 41) Wydatki klasyfikować zgodnie z systematyką rodzajową określoną rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 ze zm.). 11. Dokonując analizy dokumentów w sprawie przyznawania dodatków mieszkaniowych stwierdzono: - ustalając wysokość dodatków mieszkaniowych na podstawie decyzji o numerach: Nr 6/2004 z dnia 26.02.2004r., Nr 13/2004 z dnia 26.04.2004r., Nr 15/2004 z dnia 26.04.2004r., Nr 17/2004 z dnia 31.05.2004r., Nr 34/2004 z dnia 29.11.2004r. obliczenia kwoty ryczałtu na zakup opału dokonywano bez udokumentowania równowartości 1 kilowatogodziny rachunkami za energię elektryczną za ostatni okres rozliczeniowy, - w przypadku decyzji: Nr 34/04 z dnia 29.11.2004r. i Nr 17/2004 z dnia 31.05.2004r. dodatki mieszkaniowe zostały przyznane w pełnej wysokości dla Zarządcy Domu pomimo, iŝ w obu przypadkach z dokumentów wynika, Ŝe wnioskodawcy nie potwierdzili Ŝyczenia przekazywania naliczonego dodatku w całości na rzecz zarządcy domu, - w przypadku decyzji: Nr 17/2004, Nr 34/2004, Nr 15/2004 i Nr 6/2004 ustalono, Ŝe decyzje zostały wydane na podstawie dokumentów, które zawierają niekompletne dane (np. brak jest daty sporządzenia wniosku, nie zostały wypełnione wszystkie rubryki wniosków, brak jest podpisu osoby przyjmującej dokumenty na deklaracji o wysokości dochodów), - w przypadku decyzji Nr 17/2004 dokonano naliczenia ryczałtu na zakup opału z uwzględnieniem braku w lokalu wyposaŝenia instalacji ciepłej wody pomimo, iŝ z pkt 8 wniosku o dodatek mieszkaniowy jednoznacznie nie wynika czy lokal posiada stosowne wyposaŝenia czy nie, - w przypadku decyzji Nr 13/2004 z dnia 26.04.2004r. obliczenia wysokości dodatku mieszkaniowego dokonano z uwzględnieniem 6 osób w gospodarstwie domowym, pomimo iŝ z dokumentacji wynika, Ŝe gospodarstwo domowe składa się z 5 osób, - na podstawie decyzji Nr 34/04 z dnia został przyznany dodatek mieszkaniowy w kwocie 129,96zł miesięcznie w okresie od dnia 01.11.2004r. do 30.04.2005r. natomiast wypłata dodatku mieszkaniowego była dokonywana w okresie od miesiąca grudnia 2004r. do maja 2005r. (strona 45-47, załącznik nr 45) Przy wydawaniu decyzji w sprawie dodatków mieszkaniowych przestrzegać zasad wynikających w przepisów art.6, art.7 i art.8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz.734) oraz 3 i 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001r. w sprawie dodatków mieszkaniowych ( Dz. U. Nr 156, poz. 1817).
12. Na wnioskach o przyznanie dodatków mieszkaniowych oraz przedstawionych przez Kluby Sportowe dokumentach w sprawie rozliczenia z przyznanych dotacji nie odnotowano daty wpływu do Urzędu. (strona 46, 51 i 56, załącznik nr 45 i nr 51) Na wpływającej korespondencji zamieszczać adnotację określającą datę otrzymania, co wynika z 6 ust.11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319). 13. Porozumienia zawarte w dniu 06.04.2004r. w sprawie przyznania dotacji dla Klubów Sportowych : Burza, Hutnik i Puznówka 1996 oraz aneksy w sprawie zmian nie zawierają kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy. (strona 49, 52, 55-56, załącznik nr 51) Przestrzegać obowiązku wynikającego z art.46 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym jeŝeli czynność prawna moŝe spowodować powstanie zobowiązań pienięŝnych do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upowaŝnionej. Ponadto obowiązki kontrasygnowania przez Skarbnika czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pienięŝnych wynikają z 12 pkt 1 ppkt 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Pilawie. 14. Analiza dokumentów źródłowych dotyczących udzielonych dotacji dla Klubów Sportowych: Burza w kwocie 44.000zł, Hutnik w kwocie 36.000zł i Puznówka 1996 w kwocie 16.000zł na podstawie porozumień zawartych w dniu 06.04.2004r. wykazała: - środki finansowe przekazywane były dla Klubów Sportowych w terminach i kwotach niezgodnie z zawartymi w dniu 06.04.2004r. porozumieniami, - nie egzekwowano od Przyjmujących dotację obowiązku sporządzania rozliczeń przyjętej dotacji w formie sprawozdań merytorycznych i finansowych i przedstawiania w terminie do dnia 10-go miesiąca następnego po upływie kwartału, co wynikało z 6 zawartych porozumień w sprawie udzielenia dotacji, - do rozliczenia otrzymanych przez Kluby Sportowe dotacji na 2004 rok zostały uwzględnione m.in. wydatki poniesione na obsługę rachunku bankowego, opłaty prowizji od wypłat, koszty opłat pocztowych, wpłaty podatku od środków transportowych za 2004r., wydatki poniesione na zakup części zamiennych do autobusu i koszty badań technicznych pojazdu, pomimo, iŝ zgodnie z zawartym porozumieniem kaŝdy Klub zobowiązał się do wykorzystania dotacji wyłącznie na zrealizowanie wydatków określonych w 3, - dokonanie zwrotu środków z dotacji za 2004 rok wyegzekwowano od Klubu Sportowego Burza w dniu 24.02.2006r. i od Klubu Sportowego Hutnik w dniu 22.02.2006r. (strona 50-57, załącznik nr 51) Przestrzegać zasad dotyczących przekazywania i rozliczania udzielonych dotacji określonych w zawartych porozumieniach. Zlecania zadań podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych i niedziałającym w celu osiągnięcia zysku udzielać z uwzględnieniem ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Zobowiązać podmioty do rozliczania
się z otrzymanych dotacji w terminach określonych w zawartych umowach. 15. Nie dotrzymano terminów płatności zobowiązań wynikających z faktur: - Nr 100/2004 z dnia 29.12.04r. i Nr 53/2005 z dnia 12.09.05r. wystawionych przez P.P.H.U. BUDBET Tadeusz Bartnicki, Woźbin, 05-319 Cegłów w związku z realizacją umowy (Nr 40/2004) zawartej w dniu 10.11.2004r. - Nr 891/04 z dnia 30.12.2004r. i Nr 90/05 z dnia 04.03.2005r. wystawionych przez P.U.H. HYDROSANT - ul. Stacyjna 8A, 08-400 Garwolin w związku z realizacją umowy (Nr 37/2004) zawartej w dniu 28.10.2004r. W wyniku analizy dokumentów źródłowych stwierdzono, Ŝe zobowiązania były płacone po terminie z opóźnieniem wynoszącym od 10 do 65 dni. (strona 67-68 i 70-71, załącznik nr 62 i 66) Dokonywać wydatków zgodnie z art.35 ust.3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 249, poz. 2104) oraz przestrzegać terminów płatności przez Urząd, zwracając uwagę na art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U Nr 16 poz. 93 ze zm.), według którego wierzyciel moŝe Ŝądać odsetek za czas opóźnienie, jeŝeli dłuŝnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pienięŝnego. 16. W postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego na remont pomieszczeń w budynku Urzędu Miasta i Gminy - Zamawiający określił wadium w kwocie 1.500zł, tj. niezgodnie z zapisem art. 45 ust.4 ustawy - Prawo zamówień publicznych, który stanowi, iŝ zamawiający określa kwotę wadium w granicach 0,5 % do 3 % wartości zamówienia. (strona 62, załącznik nr 57) Przestrzegać przepisów zawartych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). 17. W odniesieniu do dokumentacji z postępowań o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzonych w trybie: - przetargu nieograniczonego na wykonanie targowiska w Pilawie, - przetargu nieograniczonego na remont pomieszczeń w budynku Urzędu Miasta i Gminy, - przetargu nieograniczonego na wykonanie drogi gminnej w miejscowości Jaźwiny, - negocjacji bez ogłoszenia na budowę wodociągu wraz z przyłączami w ul. Przemysłowej, - zapytania o cenę na sporządzanie projektów decyzji warunków zabudowy nie zostały sporządzone przez członków Komisji Przetargowej i dołączone do protokołów postępowania pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia. (strona 61, 63, 65, 82, 86, załączniki nr: 56, 57, 58, 84 i 87). Przestrzegać, wynikającego z art. 17 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 19, poz. 177 ze zm.) obowiązku składania przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności wyłączających moŝliwość wykonywania czynności w postępowaniu. Ponadto wymóg sporządzania powyŝszych oświadczeń wynika z Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej - załącznik do Zarządzenia Nr 6/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Pilawa z dnia 31.03.2004r.
18. Umowa Nr 40/2004 z firmą P.P.H.U. BUDBET Tadeusz Bartnicki - Woźbin, 05-319 Cegłów wybraną w przetargu nieograniczonym na wykonanie budowy drogi gminnej w miejscowości Jaźwiny została zawarta w dniu 10.11.2004r., tj. w terminie krótszym niŝ 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. ( strona 83, załącznik nr 84) Przestrzegać obowiązku wynikającego z art. 94 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 19, poz. 177 ze zm.), zgodnie z którym zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niŝ 7 dni od przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niŝ przed upływem terminu związania ofertą. 19. Analiza realizacji zawartej w dniu 28.10.2004r. umowy (Nr 37/2004) z firmą P.U.H. HYDROSANT - ul. Stacyjna 8A, 08-400 Garwolin w sprawie budowy wodociągu wraz z przyłączami w ul. Przemysłowej w Pilawie wykazała, Ŝe łącznie Wykonawca wystawił faktury, a Gmina dokonała zapłaty za wykonane roboty w kwocie ogółem 73.133,06zł, podczas gdy zgodnie z umową wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy określono w wysokości 72.568,08zł. Powstała nadpłata wynagrodzenia w wysokości 564,98zł. została zwrócona do kasy Urzędu w dniu 15.02.2006r. (strona 70-71, załącznik nr 66) Rozliczeń za wykonane roboty dokonywać zgodnie z zawartymi umowami. Ponadto zobowiązać upowaŝnionych pracowników do przestrzegania zasad kontroli merytorycznej i rachunkowej dowodów księgowych polegającej m.in. na stwierdzaniu zgodności dowodów, tj. faktur dotyczących robót, dostaw i usług pod kątem zgodności z zawartymi umowami, co wynika z 1 pkt 3 (cz. III - Dowody księgowe) obowiązującej w Urzędzie Instrukcji obiegu i kontroli wewnętrznej dokumentów księgowych oraz z art.22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz.694 ze zm.). 20. Nie uniewaŝniono postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych w trybie: - przetargu nieograniczonego na wykonanie drogi gminnej w miejscowości Jaźwiny, - negocjacji bez ogłoszenia na budowę wodociągu wraz z przyłączami w ul. Przemysłowej, z uwagi na fakt, iŝ cena najkorzystniejszej oferty przewyŝszała wartość środków finansowych zabezpieczonych w planie finansowym na w/w zadania. (strona 81-82 i 85, załącznik nr 85 i 86) Postępowania o udzielenie zamówień publicznych uniewaŝniać w przypadkach określonych w art. 93 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 19, poz. 177 ze zm.). 21. Nie przestrzegano zasady bieŝącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dowód OT Przyjęcie środka trwałego - Nr 5/2005 na kwotę 269.147,31zł dotyczący zwiększenia wartości majątku trwałego z tytułu budowy drogi gminnej w miejscowości Jaźwiny, zakończonej i odebranej protokołem podpisanym w dniu 12.09.2005r. sporządzono w dniu 31.12.2005r. i pod datą 31.12.2005r. ujęto w ewidencji księgowej. (strona 69, załącznik nr 63).
Dowody źródłowe dokumentujące kaŝde zdarzenia gospodarcze sporządzać na bieŝąco oraz wprowadzać do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym zdarzenie nastąpiło, mając na uwadze art.20 ust.1 i art.24 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). 22. W urządzeniach księgowych budŝetu Gminy nie było prowadzone konto 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych.(strona 100-101, załącznik nr 91) Rozliczeń z jednostkami budŝetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budŝetowych dokonywać na koncie 222 Rozliczenie dochodów budŝetowych stosownie do zasad określonych w załączniku Nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) oraz przyjętych w Zakładowym Planie Kont dla budŝetu Gminy. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: 1 Burmistrz Miasta i Gminy (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy) 2 Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Urzędu) Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z 2001r. z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Gminy. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: Rada Miejska w Pilawie