REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE

Transkrypt

1 REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w RZESZOWIE Rzeszów, ul. Mickiewicza 10 WK /4/2012 Rzeszów, dnia 27 sierpnia 2012 r. Pan Andrzej OŜóg Burmistrz Gminy i Miasta Sokołów Młp. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych ( tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie w dniach od 22 czerwca 2012 r. do 10 sierpnia 2012 r. przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy i Miasta Sokołów Małopolski. Wyniki kontroli zawarte zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 10 sierpnia 2012 r. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości, przede wszystkim w zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych, rachunkowości, dochodów z majątku, wydatków budŝetowych, dotacji udzielanym podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych oraz realizacji zamówień publicznych. Do przyczyn powstania tych nieprawidłowości zaliczyć naleŝy niestosowanie i nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, jak równieŝ przypadki zaniedbania obowiązków słuŝbowych przez pracowników Urzędu. W oparciu o zapisy protokołu kontroli, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie, działając na podstawie art. 9 ust. 2 powołanej na wstępie ustawy, wskazuje najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli, osoby za nie odpowiedzialne, oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności. W zakresie spraw ogólnoorganizacyjnych. Nieaktualizowanie postanowień Statutu Gminy Sokołów Młp. przyjętego uchwałą Nr XX/213/2004 Rady Miejskiej w Sokołowie Młp. z dnia 2 grudnia 2004 r. w związku ze zmianą ustawy o pracownikach samorządowych, w zakresie stosunku pracy Burmistrza Miasta, Sekretarza Miasta oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Niezamieszczenie Krytej Pływalni w Sokołowie Młp w wykazie jednostek organizacyjnych Gminy Sokołów Młp. stanowiącym załącznik nr 5 do Statutu. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Sekretarz Gminy i Miasta Sokołów Młp. Pan Lesław Gut.

2 2 Wniosek nr 1. Podjąć działania zmierzające do dostosowania zapisów Statutu Miasta do aktualnie obowiązujących przepisów prawa oraz stanu jednostek organizacyjnych Sokołowa, poprzez uwzględnienie: a) przepisów art. 8 ust. 2 oraz art. 4 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz z późn. zm.), dotyczących stosunku pracy Wójta i Sekretarza Gminy oraz Kierownika USC, b) Krytej Pływalni w Sokołowie Młp. jako wyodrębnionej organizacyjnie jednostce budŝetowej miasta. W zakresie gospodarki pienięŝnej. Nieprawidłowości w sporządzaniu raportów kasowych, polegające na: - nieewidencjonowaniu w raportach kasowych operacji przyjęcia gotówki z banku w dniu, w którym była dokonana, - niezamieszczaniu numeru i pozycji raportu kasowego na dowodach przychodowych załączonych do raportu kasowego, - dokonywaniu poprawek na raportach kasowych bez skreślenia błędnej daty i zachowania czytelności skreślenia oraz wpisania treści poprawionej wraz z podpisem osoby dokonującej poprawy. Wniosek nr 2. Wyeliminować nieprawidłowości w sporządzaniu raportów kasowych poprzez: a) ewidencjonowanie w raportach kasowych przyjęcia gotówki z banku do kasy Urzędu w tym samym dniu, w którym zostało dokonane, zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3, w związku z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), b) oznaczanie dowodów księgowych załączanych do raportu numerem i pozycją raportu kasowego, zgodnie z 8 Instrukcji kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta Sokołów Małopolski z dnia 1 marca 2005 roku, c) korygowanie mylnych zapisów w raportach kasowych w sposób ustalony w 8 Instrukcji kasowej, poprzez skreślenie błędnej daty, z zachowaniem czytelności skreślenia i wpisania treści poprawionej i podpisu osoby dokonującej poprawy. Odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej ponoszą Kasjer Urzędu, Inspektor Referatu BudŜetu i Finansów ( zastępca kasjera ) oraz z tytułu nadzoru Skarbnik Gminy i Miasta Teresa Kołodziej. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budŝetowej. Nieprawidłowe księgowanie na kontach syntetycznych operacji gospodarczych z tytułu: - zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, na koncie 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami zamiast na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, - zaciągniętych kredytów bankowych na koncie 260 Zobowiązania finansowe zamiast na koncie 134 Kredyty bankowe. Odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi Inspektor w Referacie BudŜetu i Finansów.

3 3 Wniosek nr 3. Ewidencję księgową na kontach syntetycznych prowadzić, zgodnie z ustaleniami przyjętego do stosowania Wykazu kont dla budŝetu Gminy i Miasta Sokołów Małopolski oraz Wykazu kont dla Urzędu Gminy i Miasta Sokołów Małopolski, wprowadzonych Zarządzeniem Nr 114/2011 Burmistrza Gminy i Miasta z dnia 9 sierpnia 2011 r. oraz 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budŝetowych, samorządowych zakładów budŝetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budŝetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). Nieterminowe sporządzenie sprawozdania jednostkowego Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji za IV kwartał 2010 r. przez Urząd Gminy i Miasta Sokołów Małopolski. Wniosek nr 4. Sprawozdania jednostkowe Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz poręczeń i gwarancji sporządzać w terminach określonych w załączniku Nr 7 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247). Wykazanie w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy, oraz sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych j.s.t. na dzień 31 grudnia 2010 roku, zaniŝonej o 484,05 zł kwoty skutków obniŝenia górnych stawek w podatku od nieruchomości. Wniosek nr 5. W sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy, oraz sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budŝetowych wykazywać kwoty skutków finansowych zgodnie z przepisami 3 ust. 1 pkt 9 i 7, ust.3 załącznika Nr 39, do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 20, poz.103). Wniosek nr 6. Dokonać korekty sprawozdań: Rb-PDP, Rb-27S według stanu na dzień r. i przesłać do RIO w Rzeszowie z adnotacją, Ŝe korekta nastąpiła w wyniku ustaleń kontroli kompleksowej. Odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości budŝetowej ponoszą Skarbnik Gminy i Miasta oraz z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy i Miasta Pan Andrzej OŜóg. W zakresie dochodów niepodatkowych. Niezawiadamianie na piśmie nabywców nieruchomości gminnych sprzedawanych w trybie przetargowym, o terminie i miejscu zawarcia notarialnej umowy sprzedaŝy. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor ds. gospodarki mieniem gminnym, a z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy i Miasta.

4 4 Wniosek nr 7. Nabywców nieruchomości gminnych sprzedawanych w drodze przetargowej zawiadamiać o terminie i miejscu zawarcia notarialnej umowy sprzedaŝy z podaniem skutków niestawiennictwa w postaci utraty wadium przetargowego, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami ( tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). W zakresie wydatków budŝetowych i zamówień publicznych. Niewpisywanie w poleceniach wyjazdu słuŝbowego pracowników Urzędu miejscowości rozpoczęcia podróŝy słuŝbowej. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Sekretarz Gminy i Miasta Sokołów Małopolski. Wniosek nr 8. W poleceniach wyjazdów słuŝbowych pracowników Urzędu wskazywać miejscowość rozpoczęcia podróŝy słuŝbowej, zgodnie z 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). Niezawiadomienie wykonawców, którzy złoŝyli oferty na realizacje zamówień publicznych pn.: Remont budynku Urzędu Gminy i Miasta w Sokołowie Małopolskim, Dostawa materiałów chodnikowych do budowy i remontu chodników na terenie Gminy Sokołów Małopolski, Budowa boiska sportowego do piłki noŝnej w Trzebosi, o terminie, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego moŝe być zawarta. Wniosek nr 9. Wykonawców, którzy złoŝyli oferty o zamówienie publiczne zawiadamiać o terminie, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego moŝe być zawarta, zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Niezamieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia p.n. Remont budynku Urzędu Gminy i Miasta w Sokołowie Małopolskim w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia p.n. Dostawa materiałów chodnikowych do budowy i remontu chodników na terenie Gminy Sokołów Małopolski, ze znaczną zwłoką od dnia podpisania umowy z wykonawcą. Wniosek nr 10. Niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieszczać ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, stosownie do wymogu przepisu art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

5 5 Niezawarcie informacji na temat wadium w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym zadania pn. Dostawa materiałów chodnikowych do budowy i remontu chodników na terenie Gminy Sokołów Małopolski, zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej Urzędu. Wniosek nr 11. Informacje na temat wadium w zamieszczać ogłoszeniu o zamówieniu publicznym publikowanym w Biuletynie Zamówień Publicznych, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej, zgodnie z art. 41 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przyjęcie niewłaściwego kursu złotego w stosunku do euro przy przeliczaniu wartości zamówienia na Budowę boiska sportowego do piłki noŝnej w Trzebosi. Wniosek nr 12. Wartość zamówień publicznych przeliczać według kursu złotego w stosunku do euro obowiązującego w dniu tego przeliczenia, określonego w przepisach wykonawczych wydanych przez Prezesa Rady Ministrów, zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wezwanie wykonawcy, który złoŝył ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. Budowa boiska sportowego do piłki noŝnej w Trzebosi do uzupełnienia wymaganych dokumentów, bez wyznaczenia terminu ich złoŝenia. Wniosek nr 13. Wykonawców, którzy nie złoŝyli wymaganych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, wzywać do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych ponosi Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego w Urzędzie Gminy i Miasta Sokołów Małopolski, oraz z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy i Miasta Sokołów Młp. W zakresie dotacji udzielonych z budŝetu gminy. Nieprzeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji przekazanej w 2011 roku dla Klubu Sportowego WKS Górnovia Górno na wykonanie zadania publicznego pn. Działalność sportowa oraz organizacja imprez sportowych podnoszenie sprawności fizycznej dzieci, młodzieŝy oraz dorosłych w miejscowości Górno. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Inspektor Referatu BudŜetu i Finansów, oraz Burmistrz Gminy i Miasta Sokołów Małopolski z tytułu nadzoru. Wniosek nr 14. Kontrolę i ocenę realizacji zadania publicznego na wykonanie którego udzielono dotację z budŝetu gminy, przeprowadzać zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie ( Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz z późn. zm.).

6 6 W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi. Dokonywanie w trakcie 2001 roku zmian w planie finansowym Zespołu Szkół w Wólce Niedźwiedziej przez osobę nieuprawnioną, tj. Główną Księgową Zespołu Oświatowego w Sokołowie Młp. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zespołu Szkół w Wólce Niedźwiedzkiej, oraz z tytułu nadzoru Burmistrz Gminy i Miasta. Wniosek nr 15. Spowodować by, zmiany planu finansowego samorządowych jednostek budŝetowych dokonywane były przez Kierowników tych jednostek, zgodnie z 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budŝetowych i samorządowych zakładów budŝetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616). Niewykazanie przez Zespół Szkół w Wólce Niedźwiedzkiej, w sprawozdaniu jednostkowym Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń wg stanu na koniec IV kwartału 2011 r. zobowiązań wymagalnych w łącznej kwocie 35,00 zł. Odpowiedzialność za powstałą nieprawidłowość ponoszą Główny Księgowy Zespołu Oświatowego w Sokołowie Młp. oraz Dyrektor Z S w Wólce Niedźwiedzkiej. Wniosek nr 16. Wymagać od Dyrektora Zespołu Szkół w Wólce Niedźwiedziej by, w sprawozdaniu jednostkowym Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŝnych oraz gwarancji i poręczeń, wysokość zobowiązań wymagalnych ustalał zgodnie 4, ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji ( Dz. U. Nr 57, poz.366), oraz by, sprawozdania sporządzał rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, zgodnie z 10, ust.4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43 poz. 247). Nieprawidłowe sporządzenie przez Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokołowie Młp sprawozdania Rb 30 z wykonania planów finansowych zakładów budŝetowych za okres od początku roku do dnia r., polegające na: - niewykazaniu w części D. Dane uzupełniające kwot wydatków inwestycyjnych zarówno po stronie planu jak i wykonania na koniec okresu sprawozdawczego, - wykazaniu w części C sprawozdania zaniŝonej o 785,98 zł kwoty zobowiązań z tytułu dostaw towarów i usług, - wykazaniu w części C sprawozdania zawyŝonej o 785,98 zł kwoty naleŝności z tytułu sprzedaŝy dóbr i usług. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponoszą Główny Księgowy ZGKiM w Sokołowie Młp oraz Dyrektor ZGKiM w Sokołowie Młp.

7 7 Wniosek nr 17. Spowodować by, Dyrektor ZGKiM w Sokołowie Młp sprawozdania Rb 30 z wykonania planów finansowych zakładów budŝetowych sporządzał zgodnie z przepisami 13 ust.5, Załącznika Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. Przedstawiając powyŝsze wnioski, Regionalna Izba Obrachunkowa w Rzeszowie wnosi o wykorzystanie przedstawionych sposobów usunięcia nieprawidłowości. Jednocześnie, na podstawie art. 9 ust. 3 powołanej na wstępie ustawy, Izba oczekuje przedłoŝenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeŝeń do Kolegium Izby, za pośrednictwem Izby, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝeń moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa, poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Do wiadomości: Rada Miejska w Sokołowie Młp.