Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie 71-727 Szczecin, ul. Światowida 77 tel. (091) 4 426 101, fax (091) 4 236 392, e-mail: szczecin@rio.gov.pl Szczecin, dnia 10 września 2007 r. WK-0913-809/21/K/2007 Szanowny Pan Janusz Gromek Prezydent Miasta Kołobrzeg Uprzejmie informuję Szanownego Pana, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie, działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w okresie od 2 maja do 10 lipca 2007 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta Kołobrzeg. Kontrolą objęto lata 2003 2006 i wybrane zagadnienia z 2007 r. Protokół kontroli przekazano Panu w dniu 10 lipca 2007 r. W toku prowadzonych czynności stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie wyeliminowała wszystkich nieprawidłowości wykazanych w protokole poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Szczecinie. W dalszym ciągu występowały następujące nieprawidłowości i uchybienia: 1. Nie prowadzono ewidencji analitycznej gruntów do konta 011 Środki trwałe. 2. Środki trwałe o wartości jednostkowej poniżej 3 500,00 zł ewidencjonowano na koncie 011 Środki trwałe, zamiast na koncie 013 Pozostałe środki trwałe. 3. Składników majątkowych, uzyskanych w wyniku zrealizowanych inwestycji, nie ujmowano w księgach rachunkowych na dzień ich powstania. W przypadku powtórzenia się tego rodzaju sytuacji będę zmuszony wdrożyć postępowanie opisane w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.
Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą miały miejsce następujące nieprawidłowości i uchybienia: I. W zakresie spraw organizacyjnych 1. Obowiązującym Statutem Miasta nie wskazano miejskich jednostek organizacyjnych, co było niezgodne z przepisami art. 3 ust. 1 i art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 12 protokołu. 2. Do dnia 20 października 2004 r. jednostka samorządu terytorialnego funkcjonowała bez opracowanej instrukcji postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, czym naruszono przepisy art. 15a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1505 ze zm.), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 19 protokołu. Zarządzeniem Nr 64/2004 Prezydenta Miasta z 20.10.2004 r. wprowadzono Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. 3. Nie przeprowadzono kontroli podległych jednostek organizacyjnych w zakresie co najmniej 5% ich wydatków, poniesionych w latach 2003 2005 oraz w 2006 r. (5 jednostek), co było niezgodne z przepisami art. 127 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) do 31.12.2005 r. oraz przepisami art. 187 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381, Nr 249, poz. 1832) od 01.06.2006 r., za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 21 i 23 protokołu. 4. W latach 2003, 2005 i 2006 nie wykonano obowiązku przeprowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych Miasta, pomimo uzyskania kwot przychodów i dokonywania wydatków środków publicznych, których przekroczenie powodowało powstanie ww. obowiązku. Powyższe stanowiło naruszenie przepisów art. 35d ust. 2 cyt. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych do 31.12.2005 r. oraz przepisami art. 49 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych od 01.06.2006 r., za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 25 protokołu. 5. Kierownikowi jednostki samorządu terytorialnego nie przedstawiono sprawozdania z wykonania planu audytu za rok 2004, co było niezgodne z przepisami art. 35f ust. 5 pkt 1 cyt. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r.
o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Audytor Wewnętrzny str. 25 protokołu. II. W zakresie podatków, opłat lokalnych i sprawozdawczości 1. Decyzjami ustalającymi wymiar podatku od nieruchomości 5 podatnikom (nr indeksów: 20013/06, 20006/06, 20009/06, 20019/06, 20028/06) określono wysokość zobowiązania z tytułu wynajmu kwater, przyjmując stawkę w wysokości 15,50 zł, zamiast 16,00 zł od 1 m 2 powierzchni użytkowej budynków mieszkalnych, zajętych na prowadzenie ww. działalności gospodarczej, czym naruszono przepisy 1.1 pkt 2b uchwały Nr XL/582/05 Rady Miejskiej z dnia 6 grudnia 2005 r. w sprawie określania wysokości stawek podatków i opłat lokalnych na terenie miasta Kołobrzeg, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatku od nieruchomości osób fizycznych str. 68 i 69 protokołu. 2. Zwolnienie podatnika (nr indeksu 1160103) w podatku od nieruchomości za 2005 r. z tytułu prowadzenia przez ww. zakładu pracy chronionej wykazano w księgach rachunkowych Miasta w kwocie 21 305,30 zł, tj. o 3 243,12 zł niższej od ustalonej decyzją organu podatkowego (24 548,42 zł), co było niezgodne z przepisami 3 pkt 1 w związku z 4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511, z 2000 r. Nr 122, poz. 1332), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatku od nieruchomości osób fizycznych str. 114 i 115 protokołu. 3. Nie dokonując w 2003 r. czynności sprawdzających oraz przeprowadzając w latach 2004 i 2005 po 4 kontrole oraz w 2006 r. 8 kontroli u podatników w zakresie rzetelności danych stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem od nieruchomości, w znikomym stopniu wykorzystano uprawnienia wynikające z art. 281 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926, Nr 160, poz. 1083, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 1999 r. Nr 11, poz. 95, z 2000 r. Nr 94, poz. 1037, Nr 122, poz. 1315, z 2001 r. Nr 16, poz. 166, Nr 39, poz. 459, Nr 42, poz. 475, Nr 110, poz. 1189, Nr 116, poz. 1216, Nr 120, poz. 1268, Nr 125, poz. 1368, Nr 130, poz. 1452, z 2002 r. Nr 89, poz. 804, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003 r. Nr 130, poz. 1188, Nr 137, poz. 1302, Nr 170, poz. 1660, Nr 228, poz. 2255 i 2256, z 2004 r. Nr 29, poz. 257, Nr 64, poz. 593, Nr 68, poz. 623, Nr 91, poz. 868, Nr 116, poz. 1205, Nr 122, poz. 1288, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 162, poz. 1692, Nr 173, poz. 1808), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. podatku od środków transportowych, psów i innych opłat str. 71 i 72 protokołu. 4. Opłatę targową, w kwocie ogółem 13 206,50 zł, pobrano w 2005 r. na podstawie 1109 dowodów wpłaty (blankietów z kwitariuszy przychodowych), którymi nie określono wielkości powierzchni zajętych na
prowadzenie działalności handlowej lub sposobu dokonywania sprzedaży. Powyższe uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości stawek, przyjętych do poboru ww. opłaty przez inkasentów w stosunku do określonych uchwałą Nr XXIX/367/04 Rady Miejskiej w Kołobrzegu z dnia 30 listopada 2004 r. w sprawie określenia wysokości stawek podatków i opłat lokalnych na terenie miasta Kołobrzeg. Niezamieszczenie w dowodach źródłowych, stanowiących podstawę księgowania wpływów z tytułu opłaty targowej, wszystkich wymaganych informacji stanowiło naruszenie przepisów art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) w związku z regulacjami zawartymi w uchwale Nr XXIX/367/04 Rady Miejskiej w Kołobrzegu z dnia 30 listopada 2004 r. w sprawie określenia wysokości stawek podatków i opłat lokalnych na terenie miasta Kołobrzeg, za co odpowiedzialność ponoszą Inkasenci str. 80 protokołu. 5. W wyniku kontroli egzekucji zaległości podatkowych stwierdzono: 15 upomnień na łączną kwotę 106 976,90 zł wystawiono w terminach od 1 do 3 miesięcy od momentu powstania zaległości podatkowych, 28 tytułów wykonawczych na łączną kwotę 105 445,71 zł wystawiono w terminach od 1 do 10 miesięcy po bezskutecznym upływie terminów określonych w upomnieniach, nie wystawiono 14 tytułów wykonawczych na kwotę 39 599,00 zł, co świadczy o braku systematycznej kontroli terminowości zapłaty przez podatników zobowiązań pieniężnych i było niezgodne z przepisami 2, 3, 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541, z 2003 r. Nr 9, poz. 106, z 2004 r. Nr 10, poz. 79), za co odpowiedzialność ponoszą Inspektorzy ds. ewidencji zobowiązań pieniężnych oraz podatku od środków transportowych, psów i innych opłat str. 55 i 56 protokołu. 6. W rocznym sprawozdaniu Rb- PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych za 2006 r. skutki finansowe z tytułu zastosowanych ulg pozaustawowych wykazano w kwotach wyższych od wynikających z decyzji wydanych przez organ podatkowy, i tak: w podatku od nieruchomości o ogółem 5 033,66 zł, w podatku od środków transportowych o kwotę 50,00 zł, czym naruszono przepisy 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781), za co odpowiedzialność ponoszą Inspektorzy ds. ewidencji zobowiązań pieniężnych oraz podatku od środków transportowych, psów oraz innych opłat str. 29 i 30 protokołu. III. W zakresie spraw budżetowych i finansowych
1. Obsługę bankową budżetu Miasta, w okresie od 01.01.2004 r. do 31.12.2006 r., wykonywał Bank Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski Spółka Akcyjna Oddział Centrum w Kołobrzegu, wybrany przez Radę Miejską uchwałą Nr XVI/2005/03 z dnia 29 grudnia 2003 r. Umowę z ww. bankiem o obsługę jednostki samorządu terytorialnego zawarto w dniu 27 listopada 2003 r., tj. 33 dni przed jego wyborem przez radę Miejską, co było niezgodne z przepisami art. 18 ust. 2 pkt 15 cyt. ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym w związku z art. 134 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 30 i 31 protokołu. 2. Uchwałą Nr LV/706/06 z dnia 26 października 2006 r. w sprawie zmian w budżecie miasta na 2006 r. Rada Miejska zaplanowała dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Kołobrzegu dofinansowanie w łącznej kwocie 265 000,00 zł, w tym dotację podmiotową w wysokości 250 000,00 zł (rozdz. 85111 2560) oraz dotację budżetową przeznaczoną na dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych w kwocie 15 000,00 zł (rozdz. 85111 6220). Umową z dnia 8 listopada 2006 r., zawartą pomiędzy stronami, Gmina Miejska zobowiązała się do przekazania Zakładowi Opieki Zdrowotnej dotacji przedmiotowej w wysokości 265 000,00 zł, czym naruszono przepisy art. 174 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych w związku z art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. Nr 91, poz. 408, z 1992 r. Nr 63, poz. 315, z 1994 r. Nr 121, poz. 591, z 1995 r. Nr 141, poz. 692, Nr 138, poz. 682, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, z 1997 r. Nr 104, poz. 661, Nr 127, poz. 769, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, Nr 117, poz. 756, Nr 162, poz. 1115, z 1999 r. Nr 28, poz. 255 i 256, Nr 84, poz. 935, z 2000 r. Nr 3, poz. 28, Nr 12, poz. 136, Nr 43, poz. 489, Nr 84, poz. 948, Nr 88, poz. 961, Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 5, poz. 45, Nr 100, poz. 1083, Nr 111, poz. 1193, Nr 113, poz. 1207, Nr 126, poz. 1382, 1383, 1384, Nr 128, poz. 1407, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 124, poz. 1151 i 1152, Nr 171, poz. 1663, Nr 213, poz. 2081, Nr 223, poz. 2215, z 2004 r. Nr 210, poz. 2135, Nr 223, poz. 2215, z 2005 r. Nr 164, poz. 1365, Nr 169, poz. 1420, Nr 239, poz. 2020, Nr 249, poz. 2104, Nr 273, poz. 2703, z 2006 r. Nr 75, poz. 518, Nr 143, poz. 1032) oraz uchwały Nr LV/706/06 Rady Miejskiej w Kołobrzegu z dnia 26 października 2006 r. w sprawie zmian w budżecie miasta na 2006 r., za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 145 i 146 protokołu. 3. Oferentów, przystępujących do otwartego konkursu na realizację w 2006 r. zadań jednostki sektora finansów publicznych w zakresie kultury fizycznej i sportu, zobowiązano do przedłożenia organizatorowi konkursu potwierdzonej promesy o możliwości korzystania z miejskiego obiektu sportowego, z podaniem harmonogramu zajęć i godzin (rozdz. Warunki konkursu pkt III.4). Określenie w ww. sposób warunków uczestnictwa w otwartym konkursie ofert na wspieranie realizacji zadań publicznych w 2006 r. ograniczyło zakres podmiotów uprawnionych do ubiegania się
o otrzymanie dotacji oraz realizacji zadania publicznego, a ponadto spowodowało wyłączenie podmiotów korzystających z innych niż miejskie obiekty sportowe. Powyższe było niezgodne z przepisami art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z 2004 r. Nr 64, poz. 593, Nr 116, poz. 1203, Nr 210, poz. 2135, z 2005 r. Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1420, Nr 175, poz. 1462, Nr 249, poz. 2104), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 148 i 149 protokołu. 4. Na wykonanie zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej i sportu Miejskiemu Klubowi Piłkarskiemu Kotwica przyznano w 2006 r. dotację z budżetu Miasta w kwocie ogółem 456 825,00 zł. Umowy (2) o zleceniu oraz finansowym wsparciu realizacji ww. zadań zawarto ze zleceniobiorcą w dniach 15.02.2006 r. i 23.02.2006 r., tj. odpowiednio 13 i 5 dni przed ostatecznym rozstrzygnięciem otwartego konkursu ofert (27.02.2006 r.), czym naruszono przepisy art. 11 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 149 protokołu. 5. W 2006 r. Miasto zakończyło realizację, wykonywanego w latach 2005 2006 wspólnie ze spółkami z o.o.: Miejskie Wodociągi i Kanalizacja oraz Miejska Energetyka Cieplna w Kołobrzegu, zadania inwestycyjnego pn. Wykonanie modernizacji ul. Kościuszki w Kołobrzegu wraz z wykonaniem kanalizacji sanitarnej, wymianą wodociągu i wykonaniem sieci cieplnej wysokich parametrów z rur preizolowanych. Umową o roboty budowlane Nr 4/I/2005 z 14.01.2005 r. wraz z zawartymi do niej aneksami Nr 1/2005 z 11.07.2005 r. oraz Nr 1/2006 z 10.05.2006 r. określono wynagrodzenie wykonawcy w wysokości ogółem 3 032 960,21 zł (brutto), w tym płatne ze środków Gminy Miejskiej w kwocie 2 511 027,83 zł (brutto). Za zrealizowane roboty Gmina Miejska zapłaciła wykonawcy 2 558 968,04 zł, tj. wynagrodzenie w wysokości o 47 940,21 zł wyższe od określonego ww. umową, co było niezgodne z przepisami art. 35 ust. 3 pkt 3 cyt. ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Inwestycji str. 171 i 172 protokołu. W wyniku ustaleń kontroli, 23.05.2007 r. Gmina Miejska zawarła z wykonawcą robót porozumienie, w którym strony potwierdziły fakt nadpłaty w kwocie 47 940,21 zł, dokonanej przez Miasto na rzecz wykonawcy ww. robót. Ponadto wykonawca wyraził zgodę na potrącenie z jego należności za roboty wykonywane na rzecz jednostki samorządu terytorialnego w 2007 r., ww. nadpłaty wraz z odsetkami w wysokości 4 939,16 zł. Należności Miasta w kwocie ogółem 52 879,37 zł potrącono z wynagrodzeń wykonawcy wypłaconych 30.06 i 06.0-7.2007 r. na podstawie F-r VAT: Nr 32/2007 z 31.05.2007 r. (47 940,21 zł) i Nr 36/2007 z 05.06.2007 r. (4 939,16 zł). 6. W wyniku wykazania, we wniosku o przekazanie kwoty rekompensującej za 2005 r., utraconych dochodów z tytułu zwolnień określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób
niepełnosprawnych w wysokości 82 457,00 zł, zamiast w kwocie 85 700,00 zł Miasto uzyskało dotację celową ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w wysokości o 3 243,00 zł niższej od wynikającej z jej prawidłowego wyliczenia, za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. wymiaru podatku od nieruchomości osób fizycznych str. 113 i 114 protokołu. 7. W 2005 r. należne diety (4), przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki z tytułu podróży służbowych poza granice kraju pracowników (3) i radnego Rady Miejskiej, wypłacono w wysokości ogółem o 60 euro (246,00 zł) wyższej od należnej, czym naruszono przepisy 4 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z 2003 r. Nr 199, poz. 1951, z 2004 r. Nr 271, poz. 268, z 2005 r. Nr 186, poz. 1555), za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. kadr i płac str. 124 i 125 protokołu. 8. Dotację przedmiotową przyznaną w 2006 r. zakładowi budżetowemu pn. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji ujęto w 2510 Dotacja podmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego, zamiast w 265 Dotacja przedmiotowa z budżetu dla zakładu budżetowego, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132, Nr 283, poz. 2828, z 2005 r. Nr 74, poz. 652, Nr 232, poz. 1970), za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 146 i 147 protokołu. IV. W zakresie rachunkowości 1. Zakładowym planem kont: obowiązującym w badanym okresie nie ustalono urządzeń służących do ewidencji środków trwałych, będących własnością innych jednostek i powierzonych Gminie Miejskiej do używania, czym naruszono przepisy art. 10 ust. 2 w związku z art. 8 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, wprowadzonym zarządzeniami Prezydenta: Nr 54/06 z 08.06.2006 r. i Nr 78/06 z 25.10.2006 r. w sprawie ujednoliconego planu kont dla urzędu jednostki samorządu terytorialnego Urząd Miasta Kołobrzeg nie określono wykazu i zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, co było niezgodne z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3a cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 26, 27 i 207 protokołu.
W wyniku ustaleń kontroli Skarbnik złożył do Prezydenta Miasta wniosek o wydanie zarządzenia w sprawie uzupełnienia obowiązującego Zakładowego planu kont o urządzenia księgowe (konta pozabilansowe), służące do ewidencji obcych środków trwałych przekazanych do użytkowania jednostce samorządu terytorialnego. 2. W księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego na 2006 r. ujęto wydatki w łącznej kwocie 83 683,70 zł, poniesione na wynajem pomieszczeń i terenów do treningów, udostępnionych przez Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji oraz Rekreacja i Turystyka U Mirka w Kołobrzegu, Miejskiemu Klubowi Piłkarskiemu Kotwica oraz Stowarzyszeniu Koszykówka Kołobrzeska Kotwica. Ujęcie w księgach rachunkowych jednostki budżetowej ww. wydatków na podstawie dowodów źródłowych, którymi Gminy Miejskiej Kołobrzeg nie wskazano jako strony dokonującej operacji gospodarczej stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 21 ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Finansowego str. 154 i 158 protokołu. 3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych nie zapewniała w 2006 r. możliwości ustalenia wartości przekazanych dotacji według jednostek (2 klubów sportowych, 3 instytucji kultury i 2 zakładów budżetowych) oraz przeznaczenia dotacji, co było niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Finansowego str. 151 i 155 protokołu. 4. W badanym okresie nie prowadzono kont ksiąg pomocniczych dla środków trwałych gruntów (grupa 0), czym naruszono przepisy art. 16 w związku z art. 17 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zasady prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 011 Środki trwałe, określone obowiązującym w Urzędzie Miasta Zakładowym planem kont (część B Zasady funkcjonowania kont), wprowadzonym do stosowania zarządzeniem Nr 39/2002 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 28 lutego 2002 r. w sprawie zatwierdzenia planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta w Kołobrzegu, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 184 protokołu. 5. Zmniejszenia stanu środków trwałych, w wyniku zbycia gruntów, dokonywano w księdze głównej (syntetyka) raz w roku, przyjmując do ustalenia ich ogólnej wartości wielkość stanowiącą iloczyn łącznej powierzchni zbytych nieruchomości niezabudowanych (ha) oraz ich średniej wartości księgowej. Ww. sposób zmniejszania wartości początkowej gruntów w badanym okresie nie został unormowany zasadami wewnętrznymi, co było niezgodne z przepisami art. 10 ust. 2 w związku
z art. 8 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 184 i 185 protokołu. 6. W księgach rachunkowych nie ujęto środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w łącznej kwocie 164 372,38 zł, będących własnością Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, przekazanych jednostce samorządu terytorialnego w użyczenie protokołem z dnia 23 lipca 2001 r., czym naruszono przepisy art. 20 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 207 protokołu. 7. W 2005 r. nie przestrzegano obowiązujących zasad rachunkowości w zakresie ewidencji środków trwałych o wartości jednostkowej poniżej 3 500,00 zł oraz ich umorzeń, i tak: środki trwałe (51) o wartości ogółem 52 350,16 zł ujęto w ewidencji na koncie 011 Środki trwałe, zamiast na koncie 013 Pozostałe środki trwałe, środki trwałe (8), zakupione w 2005 r., umarzano metodą liniową, przyjmując stawkę roczną w wysokości 30%, zamiast jednorazowo, przez spisanie w koszty ich wartości w miesiącu przyjęcia do używania, co było niezgodne z przepisami cyt. zakładowego planu kont, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 188 i 190 protokołu. 8. Uzyskany w wyniku zakończonej inwestycji środek trwały pn. Zespół boisk sportowych przy Szkole Podstawowej Nr 6 w Kołobrzegu, odebrany protokołami z 05.07. i 08.08.2005 r. wprowadzono na stan ewidencyjny w dniu 28 listopada 2005 r., tj. po upływie 3 miesięcy od jego powstania, co było niezgodne z przepisami art. 35 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 186 protokołu. 9. W wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji według stanu na dzień 30 listopada 2004 r., ujawniono niedobór gruntów (12 ha) o wartości ewidencyjnej 3 695 497,99 zł. Wyników ww. inwentaryzacji nie powiązano z zapisami ksiąg rachunkowych, czym naruszono przepisy art. 27 ust. 1 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz 18 ust. 1 Instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w jednostce budżetowej Urząd Miasta Kołobrzeg, wprowadzonej zarządzeniem Nr 7/2002 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 16 grudnia 2002 r., za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 202 i 203 protokołu. 10.O wynikach inwentaryzacji obcych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na kwotę ogółem 164 372,38 zł, przeprowadzonej według stanu na dzień 30 listopada 2004 r., nie powiadomiono ich właściciela, tj. Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, czym naruszono przepisy art. 26 ust. 2 cyt. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik str. 206 i 207 protokołu.
V. W zakresie gospodarki nieruchomościami 0 1. W latach 2002 i 2004 właściciele zbyli nieruchomości oznaczone nr 97, 98/1, 98/5, 98/6, 98/7, położone na obszarze objętym zmianami w palnie zagospodarowania przestrzennego Miasta, wprowadzonymi uchwałą Nr XLVIII/537/02 Rady Miejskiej w Kołobrzegu z dnia 26 marca 2002 r. Ww. uchwałą Rada Miejska określiła również stawkę procentową (30%) służącą, w przypadku zbycia tych nieruchomości, naliczeniu jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu ich wartości. Pomimo otrzymania w latach 2002 2006 wypisów aktów notarialnych (3), informujących o zbyciu przez właścicieli ww. działek, Prezydent Miasta nie wszczął z urzędu postępowania w celu ustalenia opłaty planistycznej z tytułu wzrostu wartości ww. nieruchomości w związku ze zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, czym naruszono przepisy art. 165 1 cyt. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa w związku z art. 37 ust. 6 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 6, poz. 41, Nr 141, poz. 1492, z 2005 r. Nr 113, poz. 954, Nr 130, poz. 1087), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 97 protokołu. 2. Ogłoszenia (15) o ustnych przetargach nieograniczonych na sprzedaż w 2005 r. nieruchomości (9) nie zawierały informacji o zobowiązaniach, których przedmiotem były nieruchomości objęte ogłoszeniami, co było niezgodne z przepisami 13 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108), za co odpowiedzialność ponosi Prezydent Miasta str. 112 i 113 protokołu. Za nieprawidłowości w zakresie: podatków, opłat lokalnych i sprawozdawczości (II) wymienione w pkt 1 6 oraz spraw budżetowych i finansowych (III) wymienione w pkt 6, odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Naczelnik Wydziału Dochodów. Za nieprawidłowości w zakresie rachunkowości (IV) wymienione w pkt 2 i 3 odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Skarbnik. Za nieprawidłowości w zakresie spraw organizacyjnych (I) wymienione w pkt 5, spraw budżetowych i finansowych (III) wymienione w pkt 5 i 7 odpowiedzialność z tytułu nadzoru ponosi Prezydent Miasta. Oprócz wyżej wymienionych nieprawidłowości w trakcie kontroli ustalono inne drobniejsze uchybienia, które zostały wskazane w protokole kontroli, ale nie ujęte w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w protokole kontroli oraz usprawnienia pracy Urzędu Miejskiego niezbędne jest podjęcie następujących działań: I. W zakresie spraw organizacyjnych
1. Określenia w Statucie Miasta organizacji wewnętrznej jednostki samorządu terytorialnego poprzez wskazanie jej jednostek organizacyjnych. 2. Przeprowadzenia w każdym roku kontroli co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. 3. Prowadzenia audytu wewnętrznego w podległych jednostkach organizacyjnych oraz przedkładanie kierownikowi jednostki samorządu terytorialnego sprawozdań z wykonania rocznych planów audytu. II. W zakresie podatków, opłat lokalnych i sprawozdawczości 1. Ustalenia wymiaru podatku od nieruchomości w oparciu o stawki określone przez Radę Miejską. 2. Prowadzenia w księgach rachunkowych ewidencji zwolnień w podatku od nieruchomości osób fizycznych na podstawie decyzji organu podatkowego. 3. Dokonywania kontroli u podatników w zakresie rzetelności danych wykazanych przez nich w deklaracjach na podatek od nieruchomości. 4. Zamieszczania w dowodach źródłowych, stanowiących podstawę księgowania wpływów z tytułu opłaty targowej, wszystkich wymaganych informacji. 5. Dokonywania systematycznej kontroli terminowości zapłaty przez podatników zobowiązań pieniężnych oraz wystawianie tytułów wykonawczych. 6. Wykazywania w sprawozdaniach Rb-PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych skutków ulg pozaustawowych zgodnie z decyzjami wydanymi przez organ podatkowy. III. W zakresie spraw budżetowych i finansowych 1. Przekazywania dotacji budżetowych dla Zakładu Opieki Zdrowotnej na cele ustalone stosowną uchwałą Rady Miejskiej. 2. Określania warunków uczestnictwa w otwartych konkursach ofert na realizację zadań jednostki sektora finansów publicznych w zakresie kultury fizycznej i sportu zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 3. Zawierania umów ze zleceniobiorcami na realizację zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej i sportu po ostatecznym rozstrzygnięciu otwartych konkursów ofert. 4. Wypłacania wynagrodzeń wykonawcom zadań inwestycyjnych w wysokościach określonych zawartymi umowami. 5. Rzetelne wykazywanie, we wnioskach o przekazanie kwot rekompensujących, utraconych dochodów z tytułu zwolnień podatkowych,
określonych w ustawie o rehabilitacji 2 zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. 6. Wypłacania pracownikom i radnym Rady Miejskiej diet na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki z tytułu podróży służbowych poza granice kraju zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7. Prawidłowego klasyfikowania dotacji udzielonych z budżetu Miasta. IV. W zakresie rachunkowości 1. Określenia w Zakładowym planie kont urządzeń służących do ewidencji obcych środków trwałych oraz wykazu i zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. 2. Zaniechania ewidencjonowania wydatków w księgach rachunkowych jednostki na podstawie dowodów źródłowych, którymi Miasta nie wskazano jako strony dokonującej operacji gospodarczych. 3. Prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 224 Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych w sposób umożliwiający ustalenie wartości przekazanych dotacji według jednostek i ich przeznaczenia oraz kont ksiąg pomocniczych dla środków trwałych gruntów. 4. Określenia przepisami wewnętrznymi zasad ewidencjonowania zmniejszeń stanu środków trwałych w wyniku zbycia nieruchomości niezabudowanych (gruntów). 5. Objęcia ewidencją księgową, powierzonych Gminie do używania, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych będących własnością innych jednostek. 6. Przestrzegania obowiązujących zasad rachunkowości w zakresie ewidencji środków trwałych o wartości jednostkowej poniżej 3 500,00 zł. 7. Bieżącego wprowadzania do ewidencji księgowej środków trwałych uzyskanych w wyniku zakończonych inwestycji. 8. Dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, odzwierciedlających wyniki przeprowadzonych inwentaryzacji składników mienia komunalnego. 9. Powiadamiania właścicieli o wynikach inwentaryzacji obcych środków trwałych, przekazanych jednostce do używania. V. W zakresie gospodarki mieniem 1. Podejmowania czynności w celu ustalenia opłaty planistycznej z tytułu wzrostu wartości zbytych przez właścicieli nieruchomości, położonych na obszarze objętym zmianą planu zagospodarowania przestrzennego. 2. Zamieszczania w ogłoszeniach o ustnych przetargach nieograniczonych wszystkich wymaganych informacji.
Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy pracy Miasta. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych, dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych byłbym wdzięczny za powiadomienie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich niewykonania. Zastępca Prezesa mgr Mikołaj Kilanowski Do wiadomości: Szanowna Pani Urszula Dżega- Matuszczak Przewodnicząca Rady Miasta w Kołobrzegu