Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. I N S T R U K C J A K A N C E L A R Y J N A OŚRODKA PRZETWARZANIA INFORMACJI 1
S p i s t r e ś c i I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ... 3 II. SYSTEM KANCELARYJNY OPI. ZASADY STOSOWANIA RZECZOWEGO WYKAZU AKT.... 3 III. PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH... 5 IV. PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE KORESPONDENCJI... 6 V. DORĘCZANIE KORESPONDENCJI... 6 VI. REJESTROWANIE I ZNAKOWANIE SPRAW, ZAKŁADANIE TECZEK AKTOWYCH... 6 VII. ZAŁATWIANIE SPRAW... 8 VIII. PRZYGOTOWYWANIE I PODPISYWANIE PISM... 8 IX. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI... 9 X. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI ZAWIERAJĄCYMI INFORMACJE NIEJAWNE OZNACZONE KLAUZULĄ "ZASTRZEśONE"... 9 XI. PRZECHOWYWANIE AKT... 10 XII. PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO... 10 XIV. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI PO REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ... 11 2
I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, ustala organizację prac kancelaryjnych w Ośrodku Przetwarzania Informacji (w skrócie OPI) oraz zasady postępowania z dokumentacją załatwianych spraw. 2. Przedmiotem instrukcji są zasady obiegu, rejestracji i gromadzenia pism i dokumentów od momentu ich wpływu do OPI do czasu ekspedycji pism i dokumentów do adresatów zewnętrznych lub przekazania dokumentacji załatwionych spraw do archiwum zakładowego. 3. Instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją niezaleŝnie od sposobu jej zapisu. 4. W instrukcji zostały ustalone zasady postępowania z dokumentacją zawierającą informacje jawne i dokumentacją zawierającą informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeŝone". Postępowanie z pozostałą dokumentacją zawierającą informacje niejawne określają odrębne przepisy. II. System kancelaryjny OPI. Zasady stosowania rzeczowego wykazu akt. 1. W OPI obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na rzeczowym wykazie akt (dalej zwanym wykazem akt), w którym przedmiotem rejestracji i znakowania dokumentacji sprawy załatwionej jest rzeczowy wykaz akt (dalej zwany wykazem akt). W systemie tym rejestruje się sprawy (nie rejestruje się poszczególnych pism w sprawie) w spisach spraw prowadzonych dla kaŝdej teczki aktowej załoŝonej zgodnie z wykazem akt. 2. System ten nie wyklucza stosowania dzienników korespondencyjnych. SłuŜą one jednak wyłącznie do kontroli obiegu pism i dokumentów i nie mają wpływu na sposób rejestracji spraw, gromadzenia akt i znakowania pism i dokumentów. 3. Wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji spraw załatwianych przez komórki organizacyjne, niezaleŝnie od struktury organizacyjnej OPI. Na podstawie wykazu akt naleŝy: 1) zakładać i prowadzić teczki aktowe oraz gromadzić w nich dokumentację spraw załatwianych przez komórki organizacyjne, 2) umieszczać na teczkach aktowych hasła tematyczne i symbole klasyfikacyjne tych haseł (symbole numeryczne) oraz symbole kwalifikacji archiwalnej (kategorię archiwalną akt), oznaczające okres przechowywania dokumentacji gromadzonej w teczkach, 3) znakować pisma i dokumenty spraw załatwionych odpowiednim symbolem klasyfikacyjnym ( patrz: znak sprawy). 4. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezaleŝną od struktury organizacyjnej OPI klasyfikację akt powstających w toku jego działalności oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytworzonej w OPI dokumentacji na klasy pierwszego rzędu, sformułowane w sposób ogólny, oznaczone symbolami od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi z dodania do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 ( np. 00 lub 47), a w ich ramach, na tych samych zasadach, wprowadzono podział na klasy trzeciego rzędu (np. 000 lub 331). Klasy trzeciego rzędu, w miarę potrzeby podzielono na klasy czwartego rzędu ( np. 0300 lub 2210). Klasy końcowe ( kol. 3 lub 4) w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie. 3
Według tych samych zasad w ramach kaŝdego z haseł drugiego rzędu dokonano podziału na hasła trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi, powstałymi przez dodanie do numeru kaŝdego z haseł drugiego rzędu jednej z cyfr od O do 9, zaś w ramach haseł trzeciego rzędu wprowadzono podział na hasła czwartego rzędu, oznaczone numerami cztero cyfrowymi, powstałymi przez dodanie do numeru kaŝdego z haseł trzeciego rzędu jednej z cyfr od O do 9. 5. Do umieszczenia na teczkach informacji o aktach załatwianych spraw posłuŝą odpowiednie hasła tematyczne w rubryce 5, odpowiadające im numery haseł tematycznych w rubrykach 2, 3 lub 4 wykazu akt, zaś w rubryce 6 - symbole oznaczające termin przechowywania dokumentacji objętej danym hasłem tematycznym. Symbole klasyfikacyjne (cyfrowe) tych haseł umieszczone w rubrykach 2, 3 i 4 posłuŝą teŝ do znakowania pism i dokumentów załatwianych spraw. 6. Zmiany w postaci rozbudowy klas końcowych (haseł) trzeciego rzędu i czwartego rzędu wykazu akt mogą zastać wprowadzone przez dyrektora OPI w porozumieniu z archiwum zakładowym. W takim przypadku naleŝy zachować kategorię archiwalną i ustalony okres przechowywania w rozbudowanym haśle. 7. Komórki organizacyjne mogą rozbudowywać końcowe hasła wykazu akt, nie zmieniając symboli oznaczających okres przechowywania dokumentacji umieszczonych w rubryce 6 wykazu akt. 8. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu haseł tematycznych spraw pierwszego i drugiego rzędu mogą być wprowadzone wyłącznie przez dyrektora OPI i w porozumieniu z Archiwum Akt Nowych, dalej zwanym AAN. 9. Wykaz akt słuŝy równieŝ do wyznaczania okresu przechowywania dokumentacji spraw załatwianych w OPI. 10. Akta wytwarzane i gromadzone w OPI dzielą się, ze względu na wartość archiwalną na dwie kategorie: 1) materiały archiwalne, 2) dokumentację niearchiwalną. 11. Materiały archiwalne - w rozumieniu artykułu 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2002 r. nr 171, poz. 1396 ze zm.) - są to pisma i dokumenty, tj. korespondencja, dokumentacja finansowa, statystyczna, techniczna i naukowa oraz konserwatorska, mapy, plany, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, a takŝe inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i przeznaczone do wieczystego przechowywania. Stanowi część składową państwowego zasobu archiwalnego. Po 25 latach od momentu jej wytworzenia jest przejmowana przez archiwum państwowe. Do oznaczenia materiałów archiwalnych uŝywa się symbolu A". 12. Dokumentacja niearchiwalna są to akta mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia tej kategorii uŝywa się w wykazie akt symbolu B". Szczegółowe znaczenie tego symbolu moŝna ustalić w sposób następujący: 1) obok symbolu B" zostały umieszczone w rubryce 6. wykazu akt cyfry arabskie, które oznaczają lata przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okres jej przechowywania naleŝy liczyć w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od pierwszego stycznia następnego roku po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w ciągu 2002 r. oznaczone symbolem B5" naleŝy przechowywać do 31 grudnia 2007 roku). Przy niektórych pozycjach wykazu akt w rubryce 8 został zdefiniowany termin załatwienia sprawy, od którego naleŝy liczyć okres przechowywania dokumentacji (na przykład przy haśle tematycznym oznaczonym numerem 212 najem lokali i nieruchomości okres ten liczy się od 1 stycznia następnego roku po wygaśnięciu umowy wynajmu). 2) symbolem Bc" została oznaczona w wykazie akt dokumentacja posiadająca krótkotrwałą wartość uŝyteczną. Do tej kategorii dokumentacji naleŝy zaliczyć powielane pisma i dokumenty, które nie tworzą akt spraw załatwianych w 4
komórce organizacyjnej, oraz pisma i dokumenty przeznaczone wyłącznie do wiadomości komórki organizacyjnej, a takŝe projekty pism i dokumentów sporządzonych w komórce organizacyjnej i materiały pomocnicze do sporządzanych pism i dokumentów. Dokumentację tę moŝna zniszczyć po jej wykorzystaniu. 3) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwum państwowego. AAN moŝe w wyniku ekspertyzy zakwalifikować tę dokumentację do materiałów archiwalnych bądź przedłuŝyć okres jej przechowywania. 13. Okres przechowywania dokumentacji zaleŝy od tego, czy powstała ona w komórce merytorycznej (komórce wiodącej lub koordynującej załatwienie sprawy), czy teŝ w innych komórkach organizacyjnych OPI. Przez komórkę merytoryczną naleŝy rozumieć tę komórkę w ramach struktury organizacyjnej, do zadań której naleŝy prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy zgodnie z podziałem kompetencji i która jest zobowiązana w związku z tym do gromadzenia całości podstawowej dokumentacji tej sprawy. Okres przechowywania dokumentacji spraw załatwianych przez komórkę merytoryczną został określony w rubryce 6 wykazu akt. 14. Pozostałe komórki organizacyjne współpracujące przy załatwianiu sprawy równieŝ gromadzą dokumentację tej samej sprawy, co w komórce merytorycznej, ale dokumentacja ta stanowi jedynie w tej komórce dokumentację pomocniczą lub powtarzalną, oznaczoną symbolem Bc. Okres przechowywania tej dokumentacji został określony w rubryce 7. wykazu akt. 15. Okres przechowywania dokumentów i pism objętych tym samym hasłem tematycznym zaleŝy wyłącznie od treści dokumentu i jest niezaleŝny od formy jego zapisu, to (znaczy od papierowej, elektronicznej lub innej), a takŝe od tego, czy dokumenty te zawierają informacje jawne lub niejawne. III. Podział czynności kancelaryjnych 1. Czynności kancelaryjne wykonują: 1) Kancelaria, 2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie spraw przydzielonych im zakresem obowiązków oraz asystent dyrektora odpowiedzialny za sprawy załatwiane przez dyrektora. 2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych Kancelarii naleŝy: 1) przyjmowanie wszystkich wpływów i ewidencjonowanie ich w dziennikach korespondencji oraz komputerowym dzienniku korespondencyjnym, 2) rozdzielanie wpływów zadekretowanych przez dyrektora między poszczególnych pracowników, 3) wysyłanie korespondencji opracowanej przez pracowników merytorycznych po uprzednim zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji wychodzącej, 4) wysyłanie przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie, telefaksów itp. 3. Do czynności kancelaryjnych pracowników OPI merytorycznie odpowiedzialnych za załatwienie spraw naleŝy: 1) rejestrowanie spraw w spisach spraw oraz znakowanie spraw, 2) przekazywanie do Kancelarii korespondencji przygotowanej do wysłania, 3) zakładanie, prowadzenie teczek aktowych wytworzonych dokumentów w prowadzonych sprawach i przekazywanie ich do archiwum zakładowego, 4) przechowywanie akt spraw załatwionych, przed przekazaniem do archiwum. 5
IV. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji 1. Kancelaria przyjmuje wszystkie wpływy (korespondencję, przesyłki) nadesłane lub przyniesione do OPI. 2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem niejawnych, wartościowych oraz adresowanych imiennie z dopiskiem doręczyć do rąk własnych. 3. W przypadku otwarcia koperty nie oznaczonej niejawne, a zawierającej pisma tego rodzaju, Kancelaria przekazuje ją natychmiast wraz z zawartością w nowej zamkniętej kopercie pracownikowi wyznaczonemu przez dyrektora OPI. Na nowej kopercie naleŝy umieścić adnotację o przyczynach otwarcia korespondencji. 4. Przesyłki wartościowe Kancelaria przekazuje upowaŝnionym pracownikom za pokwitowaniem po spisaniu ich zawartości. 5. Po otwarciu koperty Kancelaria sprawdza: 1) czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego, 2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma (wyliczone w piśmie przewodnim), Pisma mylnie nadesłane naleŝy przesłać natychmiast pod właściwy adres zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników naleŝy odnotować na piśmie przewodnim. JeŜeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego naleŝy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie reklamacja". 6. Koperty dołącza się do następujących wpływów: 1) mylnie skierowanych, 2) w których brak jest adresu nadawcy lub daty pisma, 3) niejawnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, 4) dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania). 7. Po otwarciu koperty i wyjęciu pisma Kancelaria umieszcza na jego pierwszej stronie pieczątkę wpływu, w której wpisuje datę przyjęcia, oraz ilość załączników. 8. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach (np. na drukach) nie wymagających merytorycznego załatwienia. V. Doręczanie korespondencji 1. Korespondencja adresowana imiennie na dyrektora OPI przekazywana jest bezpośrednio dyrektorowi. 2. Po zadekretowaniu korespondencji przez dyrektora bądź zastępców, przekazuje się ją do poszczególnych komórek organizacyjnych lub właściwych pracowników, za pokwitowaniem. 3. Korespondencję o charakterze prywatnym Kancelaria doręcza adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. 4. Otrzymane przy pismach pieniądze, papiery wartościowe lub inne przedmioty wartościowe Kancelaria oddaje niezwłocznie, za potwierdzeniem odbioru, do kasy OPI. VI. Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek aktowych 1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej, przez koordynatora zadania / projektu lub wskazanego przez niego pracownika, do spisu spraw (zobacz. załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. KaŜde nowe pismo dotyczące sprawy juŝ zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Znak sprawy wpisuje się w obrębie pieczątki wpływu. 2. Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części: 6
1) symbolu literowego projektu lub stanowiska merytorycznego odpowiedzialnego za zadania, 2) liczbowego symbolu hasła według wykazu akt, 3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw. 3. Drugi i trzeci człon znaku sprawy powinien być oddzielony od siebie kreską poziomą, natomiast czwarty człon - kreską ukośną. Wzór znaku sprawy: D-0120-3/06 co oznacza: D - Dyrektor O120 - organizacja 3 - kolejny numer w spisie spraw 06 2006 rok 4. Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (np. inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę). 5. Sprawy wymagające szczególnej formy rejestracji są rejestrowane w sposób ustalony odrębnymi przepisami lub w sposób określony dla tych spraw przez dyrektora OPI. 6. Pisma i dokumenty przekazane wyłącznie do wiadomości komórki organizacyjnej i nie wymagające merytorycznego załatwienia nie powodują rejestracji spraw i nie dołącza się ich do dokumentacji spraw załatwianych przez komórkę organizacyjną. 7. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŝdej teczki załoŝonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. 8. Na kaŝdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw (w przypadku niewielkiej ilości akt w teczce, dopuszcza się jej prowadzenie w roku następnym). Sprawy nie załatwione w danym roku prowadzone są do czasu ich ostatecznego załatwienia, pod znakiem nadanym im w roku zarejestrowania. Przeniesienie sprawy do spisu spraw następnego roku, następuje tylko na podstawie wpływu nadesłanego po dniu 1 stycznia lub na podstawie notatki czy pisma sporządzonego w danej sprawie przez pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę po tym dniu. W spisie spraw z poprzedniego roku, w rubryce uwagi" naleŝy sporządzić zapis przeniesiono na rok... znak...". 9. KaŜdej końcowej klasie (wskazanej w rubrykach od 1 do 4) wykazu akt rzeczowych powinna odpowiadać teczka (w przypadku duŝej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o roŝnych kategoriach archiwalnych. 10. KaŜda teczka aktowa powinna zawierać na okładce oznaczenia: 1) na środku u góry pełna nazwa Ośrodka Przetwarzania Informacji i nazwa komórki organizacyjnej; 2) w lewym górnym rogu znak akt złoŝony w numeru zadania (projektu) przyjętego w rozliczeniach księgowych i symbolu hasła według wykazu akt; 3) w prawym górnym rogu kategoria akt, a w przypadku kategorii B równieŝ okres ich przechowywania; 4) na środku tytuł akt, to jest pełna nazwa hasła z wykazu rzeczowego akt uzupełniona o rodzaj materiałów zawartych w teczce; 5) pod tytułem akt daty skrajne, to jest roczne daty sporządzania pierwszego i ostatniego dokumentu w danej sprawie. Załącznik nr 2 przedstawia przykładowy wzór opis teczki. 7
VII. Załatwianie spraw 1. Przy załatwianiu spraw naleŝy stosować najbardziej proste i celowe formy. Przy załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji państwowej, pracownicy mają obowiązek stosować Kodeks Postępowania Administracyjnego, dyrektywy UE lub inne przepisy proceduralne, a w dziedzinie merytorycznej - przepisy normujące sprawy ochrony przyrody oraz dotyczące organizacji, trybu i metod pracy w komórce organizacyjnej OPI. 2. JeŜeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw, naleŝących do zakresu działania róŝnych koordynatorów zadań/projektów Kancelaria OPI sporządza kserokopie pisma i przekazuje za pokwitowaniem w kontrolce wpływów. Oryginał pisma otrzymuje koordynator zadania/projektu, który przygotowuje projekt odpowiedzi. 3. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwienie ustne moŝe być stosowane w uzgodnieniach między pracownikami zaangaŝowanymi przy sprawie. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeŝeli zachodzi tego potrzeba, sporządza się notatkę podając sposób załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowuje się w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). JeŜeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest moŝliwe naleŝy postąpić zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia spraw, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego. 4. Przy pisemnym załatwianiu spraw naleŝy przestrzegać następujących zasad: 1) kaŝdą sprawę załatwia się odrębnym pismem, 2) kaŝde pismo oznacza się znakiem sprawy, 3) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, 4) nad adresem umieszcza się dyspozycje dotyczące sposobu wysłania pisma (np. polecony, ekspres), 5) pod treścią po lewej stronie opracowujący podaje ilość załączników oraz po zwrocie Otrzymują" lub Do wiadomości" wymienia się adresatów (jeŝeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym), 6) jeŝeli pismo przeznaczone jest dla większej ilości odbiorców (urzędy, instytucje, organizacje) w nagłówku zamieszcza się zwrot Wg rozdzielnika", podając rozdzielnik pod tekstem z lewej strony, 7) po lewej stronie pisma pod treścią opracowujący umieszcza swoją parafę, a jeŝeli jest rozdzielnik, stawia parafę za rozdzielnikiem, 8) pisma zawierające w treści warunki płatności i numery kont bankowych parafuje dodatkowo główny księgowy. VIII. Przygotowywanie i podpisywanie pism 1. Pisma sporządza się w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Przy sporządzaniu pism naleŝy przestrzegać następujących zasad: 1) pisma sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem, 2) pismo moŝe być sporządzone na czystym blankiecie. W tym przypadku w lewym górnym rogu pisma, przed znakiem sprawy naleŝy wstawić pieczęć Ośrodka Przetwarzania Informacji, 3) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu, 4) w lewym dolnym rogu pisma umieszcza się parafę autora tekstu (i ewentualnie osób aprobujących), 8
5) pisma określające wysokość planów finansowych, przyznające dodatkowe środki finansowe, zwiększające lub zmniejszające plany podpisuje główna księgowa, za tekstem na środku pisma, 6) przygotowane według powyŝszych zasad pismo przedstawia się do aprobaty Dyrektorowi, 7) podpisane pisma sekretariat stempluje właściwymi pieczątkami imiennymi (w razie potrzeby i pieczęcią firmową), 8) w przypadku nieobecności dyrektora i zastępców dyrektora, pismo moŝe być podpisane przez upowaŝnionego pracownika, pod pieczątką imienną Dyrektora lub zastępcy, gdzie przed nazwiskiem podpisującego postawienie liter wz." oznacza podpis w zastępstwie, natomiast wstawienie przed nazwiskiem liter z up." oznacza podpis upowaŝnionego doraźnie do podpisania pisma. 2. Podpisujący umieszcza swój podpis w obrębie pieczątki imiennej zawierającej nazwę jego stanowiska słuŝbowego oraz imię i nazwisko, na oryginale i kopiach pisma. Parafy powinny być umieszczone tylko na kopiach. 3. Pieczątki imienne oraz pieczęci urzędowe przechowuje i przystawia sekretariat Dyrektora. 4. Pisma sporządzane i doręczane w formie dokumentów elektronicznych powinny odpowiadać normom określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664). IX. Wysyłanie korespondencji 1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje Kancelaria OPI. 2. Czynności w tym zakresie polegają na: - sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki, - zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego, - potwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki, - przekazaniu kopii pisma pracownikowi prowadzącemu sprawę, - ewidencjonowaniu listów poleconych w pocztowej ksiąŝce nadawczej, - ewidencjonowaniu listów zwykłych w kontrolce pism wychodzących, - naklejaniu znaczków na przesyłki i przekazywaniu ich na pocztę. 3. Korespondencja wysyłana jest zgodnie z dyspozycją np. list polecony, ekspres itp. Brak takiej dyspozycji oznacza korespondencję zwykłą. 4. Przesyłki dostarczone do Kancelarii do godziny 10-tej, powinny być wysłane tego samego dnia. X. Postępowanie z aktami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeŝone" 1. W postępowaniu z aktami zastrzeŝonymi stosuje się tryb ustalony dla akt zawierających informacje jawne z następującymi uzupełnieniami: 1) pisma zastrzeŝone podlegają rejestracji w odrębnych rejestrach; 2) obieg akt zastrzeŝonych w toku ich załatwiania odbywa się w odpowiednich teczkach zabezpieczających akta zastrzeŝone przed wglądem osób niepowołanych; 3) akta zastrzeŝone przechowuje się w taki sposób, Ŝeby były zabezpieczone przed wglądem osób niepowołanych; 9
4) pisma zastrzeŝone wysyła się w podwójnych nieprzezroczystych kopertach, przy czym kopertę wewnętrzną zaopatruje się w adres i oznacza pieczątką zastrzeŝone", kopertę zewnętrzną oznacza się jak pisma jawne; 5) pisma zastrzeŝone naleŝy numerować i przesyłać według rozdzielnika wskazującego, który egzemplarz otrzymuje dany adresat; 6) we wszystkich zapisach (spisy spraw, rejestry itp.) przy odnośnych pozycjach wpisuje się znak Z"; 7) pisma zastrzeŝone przekazuje się osobom upowaŝnionym za pokwitowaniem. XI. Przechowywanie akt 1. Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach oznaczonych napisem do załatwienia". 2. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach aktowych, załoŝonych zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Teczki powinny być opisane zgodnie z rozdziałem VI pkt. 10 niniejszej instrukcji. 3. W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (poczynając od pierwszego pisma wszczynającego). 4. W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki w ich miejsce naleŝy włoŝyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta oraz termin ich zwrotu. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych pozostają w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. XII. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami po dwuletnim okresie przechowywania ich w komórce. Akta potrzebne nadal do pracy bieŝącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na zasadzie wypoŝyczenia ich z archiwum zakładowego, tzn. po dokonaniu formalnego ich przekazania. 2. Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co naleŝy rozumieć: 1) ułoŝenie akt wewnątrz teczek, tzn. sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie, 2) wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych, 3) ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A), paginuje się równieŝ dokumentację kat. B 50. 4) opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami Instrukcji, 5) ułoŝenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt, w podziale na kategorie archiwalne A i B. 3. Akta przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczoodbiorczych (załącznik nr 3 niniejszej instrukcji) sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (akt kategorii A) w czterech egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz (trzeci) spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego. Spis zdawczo - odbiorczy podpisuje koordynator zadania / projektu przekazujący akta oraz pracownik archiwum zakładowego. 4. Do przekazywanych akt naleŝy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne, np. rejestry, skorowidze, kartoteki. 10
5. Akta kategorii A i B 50 po przyjęciu do Archiwum OPI pracownik archiwum ma obowiązek je przeszyć. 6. Archiwum Zakładowe moŝe nie przyjąć akt źle uporządkowanych, bez ewidencji lub z brakami. XIII. Kontrola pracy kancelaryjnej 1. Ogólny nadzór nad przestrzeganiem i właściwym stosowaniem instrukcji sprawuje Koordynator ds. Techniczno-Administracyjnych OPI. 2. Zastępcy Dyrektora i Główny Księgowy OPI zobowiązani są do przestrzegania właściwego stosowania postanowień instrukcji, kaŝdy w zakresie swojego działania. XIV. Postępowanie z aktami po reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej 1. Po reorganizacji lub likwidacji stanowiska, komórki organizacyjnej akta spraw zakończonych, uporządkowane zgodnie z postanowieniami instrukcji, naleŝy przekazać do archiwum zakładowego. 2. Akta spraw niezakończonych, naleŝy przekazać na podstawie spisów zdawczoodbiorczych pracownikowi, który przejął zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej jednostki organizacyjnej. Kopię spisu naleŝy przekazać do archiwum zakładowego. 11
Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Ośrodka Przetwarzania Informacji S P I S S P R A W 20... /pracownik/ /symbol projektu / zadania/ /oznacz, teczki/ /tytuł teczki wg wykazu akt/ /rok/ Lp. OD KOGO WPŁYNĘŁA SPRAWA /krótka treść/ znak pisma z dnia wszczęcia sprawy DATA ostatecznego załatwienia UWAGI 12
Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej Ośrodka Przetwarzania Informacji Wzór opisu teczki aktowej Ośrodek Przetwarzania Informacji (wpisać nazwę projektu, zadania) Dyrekcja D - 0120 Kat. A Przepisy w sprawie obsługi kancelaryjnej i archiwalnej 13
Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Ośrodka Przetwarzania Informacji... (nazwa projektu / zadania) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki, tomu, segregatora Daty skrajne od do Kat. akt Liczba teczek, tomów, segregatorów Miejsce Data przechowania akt zniszczeń w składnicy lub Archiwum przekazania Zakładowego do AAN 1 2 3 4 5 6 7 8 14