1 S t r o na REGULAMIN PRACY BIURA STOWARZYSZENIA DOLINA WEŁNY ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin Pracy Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny ustala organizację i zasady funkcjonowania Biura, ramowy zakres działania i kompetencji Biura, porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, a także inne postanowienia związane z jego działalnością. 2. Stowarzyszenie Dolina Wełny pełni funkcję Lokalnej Grupy Działania w odniesieniu do legislacji dotyczącej mechanizmu RLKS w ramach PROW 2014-2020 (LEADER). Terminy Stowarzyszenie Dolina Wełny i Lokalna Grupa Działania są równoznaczne. 3. Zastosowane w Regulaminie określenia i skróty oznaczają: Stowarzyszenie Stowarzyszenie Dolina Wełny LGD Lokalna Grupa Działania Walne Zebranie Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Dolina Wełny Statut Statut Stowarzyszenia Dolina Wełny Zarząd Zarząd Stowarzyszenia Dolina Wełny Rada Rada Stowarzyszenia Dolina Wełny LSR strategia rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność Biuro Biuro Stowarzyszenia Dolina Wełny Regulamin Regulamin Pracy Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny 2 1. W ramach Stowarzyszenia, na mocy 31 pkt. 14 Statutu, utworzone zostało Biuro. 2. Biuro służy realizacji celów i zadań Stowarzyszenia. 3. Biuro prowadzi swoją działalność w oparciu o: a) Statut Stowarzyszenia, uchwały Walnego Zebrania, uchwały Zarządu, regulaminy organów, niniejszy Regulamin oraz szczegółowe procedury stanowiące załączniki do Regulaminu, b) założenia i uwarunkowania realizowanych programów wynikających z zawartych umów/porozumień, c) przepisy prawa, w tym w szczególności: ustawa z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1988 r., Nr 21, poz. 94 j.t. z późn. zm.) 3 1. Biuro prowadzi sprawy Stowarzyszenia, w szczególności Zarządu oraz Rady, poprzez inspirowanie i podejmowanie działań na rzecz Stowarzyszenia, a także pełną obsługę w zakresie spraw administracyjnych, finansowych i organizacyjnych. 2. Biuro jest uprawnione do dokonywania monitoringu i ewaluacji wdrażania LSR i funkcjonowania Stowarzyszenia. 3. Stowarzyszenie zatrudnia pracowników Biura, a także podmioty wykonujące specjalistyczne zadania niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Stowarzyszenia. 4. Pracownikiem Biura mogą być członkowie organów z wyłączeniem członków Komisji Rewizyjnej. Prezes oraz dwaj inni członkowie (w sumie 3 członków Zarządu) mogą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. 5. Nie może być pracownikiem Biura członek organu, którego zatrudnienie wyłączają umowy ramowe. 6. Zarząd określa kompetencje, obowiązki odpowiedzialność oraz czas pracy i wynagrodzenie pracowników Biura.
2 S t r o na 7. Zarząd dokonuje okresowego monitoringu pracy Biura, oceny pracowników, a także w szczególności efektywności świadczonego przez pracowników doradztwa. 8. Zarząd może udzielić pełnomocnictwa pracownikowi Biura do reprezentacji Stowarzyszenia, do dokonywania poszczególnych, wskazanych w pełnomocnictwie czynności, związanych z jego działalnością. 9. Biuro używa podłużnej pieczątki z nazwą i adresem Stowarzyszenia oraz pieczątek imiennych. ROZDZIAŁ II Organizacja i zasady funkcjonowania Biura oraz zakres działania i kompetencji 4 1. W ramach struktury organizacyjnej Biura dopuszcza się zatrudnianie pracowników na następujących stanowiskach: a) Dyrektor Biura b) Pracownik ds. organizacyjno-administracyjnych oraz wdrażania LSR c) Pracownik ds. promocji i współpracy d) Umowa o pracę na zastępstwo oraz zatrudnianie osób/podmiotów prawnych do wykonywania czynności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Biura jak: prawnik, obsługa IT, szkoleniowiec, ekspert w zakresie budownictwa czy tworzenia biznesplanu i inne. 2. Struktura organizacyjna Biura opiera się o potencjał członków Stowarzyszenia i obecnych pracowników w momencie wprowadzenia w życie Regulaminu, ale w przypadkach konieczności zmian pracowników stosuje się procedurę naborową. 5 1. Biurem kieruje Prezes Zarządu, który jest jednocześnie Dyrektorem Biura. 2. Służbowo Dyrektor Biura podległy jest Zarządowi, funkcję pracodawcy pełni Wiceprezes. 3. Prezes Zarządu (Dyrektor Biura) jest pracodawcą dla pozostałych pracowników. 4. W okresie czasowej nieobecności Dyrektora Biura z powodu urlopu, choroby itp., obowiązki Dyrektora wykonuje upoważniona przez niego osoba. W przypadku gdy Dyrektor Biura z powodu czasowej nieobecności nie może udzielić upoważnienia określonej osobie, wówczas obowiązki Dyrektora wykonuje inna osoba na podstawie pełnomocnictwa Zarządu. 5. Dyrektor Biura występuje z wnioskiem do Zarządu o wszczęcie procedury naboru pracowników. 6 Prezes Zarządu, który jest jednocześnie Dyrektorem Biura, jest odpowiedzialny za prawidłowe zarządzanie sprawami Stowarzyszenia oraz Biura w ramach posiadanych uprawnień i kompetencji, nie zastrzeżonych przez inne organy Stowarzyszenia. 7 Pracownik ds. organizacyjno-administracyjnych oraz wdrażania LSR jest odpowiedzialny za prowadzenie spraw bieżących Biura, kompleksową obsługę potencjalnych beneficjentów, w zakresie udostępniania przepisów i udzielania informacji na temat przygotowywanych konkursów i projektów oraz za monitorowanie działań wynikających z realizacji LSR. 8 Pracownik ds. promocji i współpracy oraz obsługi Rady jest odpowiedzialny za promocję realizowanych projektów oraz Stowarzyszenia, informację na temat LSR, za współpracę międzynarodową i międzyregionalną, a także za kompleksową obsługę Rady Stowarzyszenia.
3 S t r o na 9 1. Umowa o pracę na zastępstwo umowę zawiera się na czas określony w przypadku długotrwałej choroby lub urlopu macierzyńskiego pracownika. Umowę zawiera się bez procedury konkursowej. Nie dokonuje się zmiany wymagań i zakresu obowiązków na danym stanowisku. 2. Prowadzenie spraw kadrowych oraz finansowo-księgowych, usług prawnych lub innych usług specjalistycznych może być zlecane osobom lub specjalistycznym firmom posiadającym stosowne uprawnienia w tym zakresie. ROZDZIAŁ III Podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika 10 1. Pracodawca ma w szczególności w obowiązku: 1) zaznajomić pracowników podejmujących pracę z: a) zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku pracy oraz podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi, b) przepisami bhp oraz przeciwpożarowymi, c) przepisami dotyczącymi tajemnicy służbowej 2) organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, 3) zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić szkolenia na ten temat, 4) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, 5) prowadzić dokumentację pracowniczą i akta osobowe pracowników, 6) przyjąć i stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników, 7) umożliwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. 11 1. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie. 2. Pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, a nie są sprzeczne z przepisami prawa pracy lub umowy o pracę. 3. Pracownik ma w szczególności obowiązek: 1) przestrzegać ustalonego w Biurze czasu pracy, porządku i regulaminu pracy, 2) przestrzegać przepisów i zasad BHP oraz przeciwpożarowych, 3) przestrzegać w Biurze zasad współżycia społecznego i okazywać koleżeński stosunek współpracownikom, 4) zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkody, a w szczególności: przechowywać dokumenty/narzędzia i materiały w miejscu do tego przeznaczonym, po zakończeniu pracy odpowiednio zabezpieczyć dokumenty, narzędzia, materiały. ROZDZIAŁ IV Uprawnienia pracownika i pracodawcy 12 1. Pracownik ma następujące prawa: 1) do zatrudniania na stanowisku pracy zgodnie z rodzajem pracy wynikającym z treści zawartej umowy o pracę i zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami, 2) do wynagradzania za pracę,
4 S t r o na 3) do wypoczynku w dniach wolnych od pracy oraz korzystania z urlopów wypoczynkowych i innych przerw, 4) do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, 5) do równych praw z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, szczególnie do równouprawnienia, czyli równego traktowania kobiet i mężczyzn w zakresie pracy. 13 1. Pracodawca ma następujące prawa: 1) do korzystania z wyników pracy wykonywanej przez pracowników zgodnie z treścią stosunku pracy (zawartej w umowie o pracę), 2) w ramach uprawnień kierowanych wobec pracowników do wydawania pracownikom wiążących poleceń służbowych i zarządzeń dotyczących pracy, które nie powinny być sprzeczne z przepisami prawa lub umowy o pracę oraz prawo do ustalania zakresu obowiązków, zadań i czynności pracowników oraz ich egzekwowania. ROZDZIAŁ V Czas pracy 14 1. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w Biurze lub w innym miejscu przeznaczonym do wykonywania pracy. 2. Normatywny czas pracy pracowników Stowarzyszenia wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. 3. Rozkład czasu pracy pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy ustalany jest indywidualnie w umowie o pracę. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor Biura może ustalić dla poszczególnych pracowników indywidualny rozkład czasu pracy lub zadaniowy czas pracy. 5. Pracownicy, których dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin, mogą korzystać z 15 minutowej przerwy w pracy. 6. W zamian za pracę w niedziele, święta i dodatkowe dni wolne od pracy, udziela się pracownikowi innego dnia wolnego. 7. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. ROZDZIAŁ VI Godziny nadliczbowe 15 1. Pracodawca może wydać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych w razie zaistnienia szczególnych potrzeb związanych z realizowanymi zadaniami, ich terminowością i poprawnością. 2. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. 3. Pracownikowi, któremu udzielono w zamian za czas pracy w godzinach nadliczbowych czasu wolnego, nie przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.
5 S t r o na ROZDZIAŁ VII Nagrody 16 1. Pracownikom wzorowo wypełniającym swoje obowiązki, przejawiającym inicjatywę w pracy, podnoszącym kwalifikacje i jakość pracy, Zarząd może przyznać nagrody pieniężne. 2. Nagrody pieniężne mogą zostać przyznane tylko i wyłącznie w przypadku, gdy środki na nie zostaną zabezpieczone w budżecie Stowarzyszenia. 3. Nagrody przyznawane są na mocy uchwały Zarządu. ROZDZIAŁ VIII Podróże służbowe 17 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza stałym miejscem pracy, przysługuje dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji publicznej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 2. Wydatki za podróże służbowe ponoszone są zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej w tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236 poz. 1990, z 2004 r. nr 271, poz. 2686, z 2005 r. Nr 186, poz. 1554 oraz z 2006 r. Nr 227, poz. 1661). 3. W przypadku wydelegowania kilku pracowników/członków organów/wolontariuszy jednym pojazdem na każdego pracownika zostanie wystawiona delegacja ewidencjonująca cel, miejsce, czas trwania pobytu. W celu uniknięcia podwójnej wypłaty kosztów z tytułu podróży służbowej, w delegacji pracownika będącego pasażerem podczas podroży służbowej, zamieszcza się informacje, że pracownikowi temu nie przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej. ROZDZIAŁ IX Wypłata wynagrodzenia 18 1. Wypłata wynagrodzenia miesięcznego i zasiłków płatnych ze środków ZUS jest dokonywana z dołu do dnia 30 każdego miesiąca dla wszystkich pracowników. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzednim. 2. Wynagrodzenie i inne świadczenia wypłaca się poprzez dokonanie przelewu na konto osobiste pracownika za jego zgodą wyrażoną na piśmie w sposób dający możliwość ich podjęcia z konta w terminie określonym w pkt. 1. ROZDZIAŁ X Postanowienia końcowe 19 1. Przepisy Regulaminu nie naruszają postanowień umów o pracę zawartych z pracownikami Biura. 2. Wymagane kompetencje i kwalifikacje wraz z zakresem upoważnienia dla poszczególnych stanowisk znajdują się w Załączniku 1 Procedura naboru i zatrudnienia, opis stanowisk, wymagań kwalifikacyjnych
6 S t r o na pracowników oraz zasad finansowania podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny. 3. Uszczegółowiony na ich podstawie po wyborze pracownika zakres obowiązków stanowi załącznik do umów zawartych z pracownikami Biura. 20 Szczegółowe procedury niezbędne do prawidłowego funkcjonowania i rozliczenia kosztów przyjmowane są odrębnymi uchwałami Zarządu. 21 W kwestiach nie uregulowanych w niniejszym regulaminie decyduje Zarząd, kierując się obowiązującymi przepisami prawa oraz Statutem i uchwałami Walnego Zebrania. 22 Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Stowarzyszenia. Załączniki do Regulaminu: 1. Załącznik 1: Procedura naboru i zatrudnienia, opis stanowisk, wymagania kwalifikacyjne pracowników oraz zasady finansowania podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny. 2. Załącznik 2: Wzór Porozumienia z wolontariuszem. 3. Załącznik 3: Wzór Umowa na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. 4. Załącznik 4: Wzór Delegacji. 5. Załącznik 5: Wzór Ankiety Monitorującej Badanie efektywności pracy Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny 6. Załącznik 6: Wzór Ankiety Monitorującej Badanie efektywności przeprowadzonego Doradztwa w Biurze Stowarzyszenia Dolina Wełny. 7. Załącznik 7: Wzór Ankiety Monitorującej Badanie zadowolenia (Szkolenie/Warsztat/Spotkanie) 8. Załącznik 8: Wzór Ankiety Monitorującej Badanie zadowolenia (Impreza promocyjna/wydarzenie) 9. Załącznik 9: Wzór Ankiety Monitorującej dla Beneficjentów. 10. Załącznik 10: Wzór Ankiety Ewaluacyjnej Funkcjonowanie LGD 11. Załącznik 11: Wzór Ankiety Ewaluacyjnej Rozpoznawalność LGD