MS ACCESS ĆWICZENIA Uwaga! Każde ćwiczenie rozpoczynamy od stworzenia w katalogu Moje dokumenty swojego własnego katalogu roboczego, w którym będziecie Państwo zapisywać swoje pliki. Po zakończeniu zajęć proszę usunąć swój katalog z dysku twardego (ewentualnie wcześniej skopiować swoje pliki na własny nośnik lub konto mailowe, itp.) Wstęp Główne okno programu MS Access zawiera zakładki Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty, Makra, Moduły. Tabelę tworzymy w sposób następujący: zakładka Tabele» Nowy» Widok projekt. Następnie wypełniamy kolumny: nazwa pola i typ danych. Zaznaczamy lub stawiamy kursor w polu, które ma być kluczem podstawowym i na pasku narzędzi naciskamy przycisk. Relacje tworzymy poprzez naciśnięcie przycisku. Dalej dodajemy tabele, które chcemy powiązać relacjami i naciskamy przycisk zakończ. Następnie przeciągamy pole z jednej tabeli na pole z drugiej tabeli, np. ID_instytutu z tabeli Studenci na ID_instytutu tabeli Instytuty. Kolejnym krokiem jest ustawienie własności relacji (wszystkie relacje mają zapewniać referencyjną integralność danych). Efekt ten uzyskujemy przez zaznaczenie pola wyboru Wymuszaj więzy integralności. Możemy także zaznaczyć Kaskadowo aktualizuj powiązane pola i Kaskadowo usuwaj powiązane rekordy. Najprostszym sposobem utworzenia formularza jest wybranie opcji Autoformularz kolumnowy (zakładka Formularze, przycisk Nowy) i określenie tabeli dla której ma być utworzony. Kwerendę tworzymy poprzez naciśnięcie przycisku Nowy w zakładce Kwerendy głównego okna MS Access. Wybieramy widok projekt. Z następnego okna wybieramy tabele, z których będziemy pobierać dane. Następnym widokiem jest okno siatki projektu kwerendy. Interesujące nas pola tabel przeciągamy do wybranej kolumny na siatce projektu. Dalej określamy kryteria dla odpowiednich pól. Możemy stosować operatory =, <, >, <=, >=, like. Operator like wykorzystujemy przy porównywaniu danych tekstowych zawartych w danym polu z wzorcem, np. kryterium like "*ski" wpisane w kolumnie Nazwisko odpowiada wszystkim nazwiskom, które kończą się na ski, ponieważ * jest symbolem wieloznacznym określającym zero lub więcej znaków. Kwerenda parametryczna różni się od innych kwerend tym, że wartości kryteriów nie są na stałe zapisane w projekcie kwerendy, ale wprowadza się je w momencie uruchomienia kwerendy. Przykład: Załóżmy, że mamy tabelę dane, a w niej pole o nazwie ocena typu liczbowego. Jeżeli w projekcie kwerendy wybierającej ustawimy kryterium >=3 dla pola ocena, to w wyniku dostaniemy te rekordy dla których wartości w polu ocena są większe lub równe 3. Jeżeli jednak w tym samym projekcie kwerendy wybierającej kryterium zapiszemy tak: >=[Podaj ocenę], to po uruchomieniu kwerendy najpierw pojawi się okno z tekstem Podaj ocenę, w którym będziemy mogli wprowadzić jakąś wartość np. 2, i dopiero wtedy wykona się kwerenda, przy czym kryterium będzie określone jako >=2. Aby skonstruować kwerendę aktualizującą, usuwającą, tworzącą tabele itp. postępujemy w sposób następujący: w głównym oknie MS Access przełączamy się na zakładkę KWERENDY, naciskamy przycisk Nowy, wybieramy widok projekt, dołączamy interesujące nas tabele i zmieniamy typ kwerendy w menu KWERENDA. 1
Aby utworzyć raport wybieramy zakładkę RAPORTY i klikamy przycisk Nowy... Wybieramy metodę tworzenia raportu lub rodzaj raportu a następnie obiekt na podstawie którego ma być utworzony raport. Część praktyczna Utwórz tabelę Instytuty zawierającą pola: ID_instytutu 1. Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak, na pasku standardowym), Nazwa_instytutu 1. Typ danych tekst. 2. Właściwości pola (karta Ogólne) rozmiar pola 30 Utwórz tabelę Kierunki zawierającą pola: ID_kierunku 1. Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak, na pasku standardowym), Nazwa_kierunku 1. Typ danych tekst. 2. Właściwości pola (karta Ogólne) rozmiar pola 50 ID_instytutu 1. Typ danych liczba 2
Utwórz tabelę o nazwie Studenci zawierającą następujące pola 1. ID_studenta Typ danych_ autonumerowanie ( klucz podstawowy(klikami na znak, na pasku standardowym), 2. Nazwisko Typ danych_ tekst, Właściwości pola (karta Ogólne) o rozmiar pola 30 o maska wprowadzenia >?<????????????????????????????? ( symbol > powoduje że wpisane po nim znaki będą przekształcane na wielkie, zaś symbol < powoduje że wpisane po nim znaki będą przekształcane na małe niezależne od tego, czy z klawiatury będą wprowadzone jako małe czy wielkie.. Symbol? pozwala na wpisanie dowolnej litery lub nie wpisanie żadnego znaku.) 3. Imię tak samo jak Nazwisko. 4. Data_urodzenia Typ danych (data/godzina), Właściwości pola (karta Ogólne) o Format data krótka o Reguła poprawności < Date() ( ten zapis oznacza, że wprowadzana data muszy być wcześniejsza (<) od daty bieżącej w dniu wprowadzania). o Tekst reguły sprawdzania Data urodzenia nie może być z przyszłości!(ten tekst wpiszemy w oknie która otwiera się po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na powiększenie) 5. ID_instytutu Typ danych_ liczba, Właściwości pola(karta Odnośniki) o jako Typ formantu wybrać opcję Pole kombi (bowiem tworzone pole ma być polem kombi, czyli umożliwiać wyświetlanie listy możliwości i wybór z niej jednej wartości), o jako Typ źródło wierszy ustalić Tabela/Kwerenda w liście rozwijanej mają się bowiem pojawić się elementy wprowadzone wcześniej do tabeli Instytuty. o jako Źródło wierszy ustalić tabelę Instytuty. o we właściwości Kolumna związana wpisać 1- kolumna występująca w tabeli odnośnikowej Instytuty jako pierwsza jest kolumną klucza podstawowego. o we właściwości Liczba kolumn wpisać 2 do zdefiniowania odnośnika potrzebne są dwie kolumny(dwa pola) z tabeli pomocniczej: pierwsze w celu powiązania obu tabel, drugie w celu wyświetlania nazw poszczególnych kategorii podczas wprowadzania danych do tworzonego pola w tabeli Studenci. o właściwość Nagłówki kolumn ustawić na Nie nie potrzebna wyświetlać nazwy pola tabeli odnośnikowej, ponieważ jest ono takie samo jak w tabeli Studenci. o we właściwości Szerokość kolumn wpisać 2;5 podczas wypełnienia pola ID_instytutu w tabeli Studenci oba pola biedzie widoczna. 6. ID_kierunku Tak samo jak ID_instytutu(tabela odnośnikowa Kierunki ) 7. Rok_studiów Typ danych liczba 8. Opłata (liczba) Typ danych liczba. 3
Utwórz następujące relacje pomiędzy tabelami: Formularze dla tabel Należy stworzyć formularze dla tabel: instytuty, kierunki, studenci za pomocą kreatora. Studenci formularz prosty Kierunki formularz z podformularzem Studenci Instytuty formularz z podformularzem Kierunki Zadania: 1. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu, Kierunek_studiów wszystkich studentów instytutu informatyki 2. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu, Kierunek_studiów wszystkich osób, które studiują na kierunku filologia na 2 roku 3. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, wszystkich osób, które urodziły się w roku 1978 lub wcześniej 4. Utwórz kwerendę zwracającą pola Nazwisko, Imię, Data_urodzenia, Nazwa_instytutu, Kierunek_studiów wszystkich osób, które studiują na kierunku administracja na 2 roku, a ich nazwiska rozpoczynają się na literę B 5. Utwórz kwerendę zwracającą średnią opłatę na kierunku administracja. 6. Utwórz kwerendę zwracającą sumy opłat w poszczególnych instytutach. 7. Utwórz kwerendę wybierającą K_młodzi zwracającą: nazwisko, imię, datę urodzenia, nazwę kierunku tych osób, które urodziły się po określonej dacie - przy czym data ma być parametrem kwerendy. 8. Utwórz kwerendę wybierającą K_rok_litera zwracającą: nazwisko, imię, nazwę instytutu, nazwę kierunku, rok studiów tych osób, które studiują na podanym roku studiów, a ich nazwiska rozpoczynają się od podanej litery - rok i pierwsza litera mają być parametrami kwerendy. 9. Utwórz kwerendę K_nowa tworzącą tabelę nowa o następujących polach nazwisko, imię, data urodzenia, rok studiów, nazwa_instytutu,, nazwa_kierunku. Kwerenda ma być tak skonstruowana, aby w tabeli nowa znalazły się wszystkie osoby wpisane w tabeli studenci. 10. Utwórz kwerendę aktualizującą K_ski, która zamieni w tabeli nowa wszystkie nazwiska z końcówką "ski" na nazwisko Kowalski. 11. Utwórz kwerendę usuwającą K_kowalski te rekordy z tabeli nowa w których w polu nazwisko znajduje się tekst "Kowalski". 4
Raporty: 1. Utwórz raport zawierający dane z tabeli studenci: nazwisko, imię, datę urodzenia, rok studiów, opłata, pogrupowany wg. Roku studiów i posortowany wg. nazwiska 2. Utwórz raport zawierający nazwisko, imię, datę urodzenia, nazwę kierunku, rok studiów osób urodzonych przed 12.03.1983. Źródłem danych dla raportu ma być odpowiednio skonstruowana kwerenda pobierająca dane z tabel studenci, kierunki. Główny formularz Należy stworzyć formularz, który będzie pełnił rolę centrum sterowania. Z niego będzie można w wygodny sposób uruchamiać dotychczas stworzone formularze. Na zakładce Formularze wciśnij przycisk Wybierz pozycję Widok Projekt, przy czym nie wybieraj żadnej tabeli, ani zapytania, jako źródła danych, co spowodowałoby utworzenie pustego formularza. Kliknij belkę z napisem Szczegóły, Wybierz dla formularza jakiś kolor. Upewnij się, czy na pasku narzędzi Przybornik wciśnięty jest przycisk Kreatora formantów. kliknij przycisk tworzenia przycisku Dalej postępuj według kolejnych kroków kreatora, wybierając odpowiednie kategorie i akcje: Kategoria Akcja Formularz Przycisk Otwórz formularz Studenci Studenci Operacje na formularzach Otwórz formularz Instytuty Instytuty Otwórz formularz Kierunki Kierunki Zapisz projekt formularza pod nazwą np. Sterujący ( ).i zamknij go. Makrodefinicje Na zakładkę Makra kliknij przycisk. W kolumnie Akcja wybierz z listy rozwijanej akcje: OknoKomunikatu, u dołu okna, w części Argumenty Akcji, wpisz: Komunikat: <<tekst wyświetlanego komunikatu>>, Sygnał: Tak(sygnał dźwiękowy), Typ: Informacja(rodzaj ikonki), Tytuł: autor(nagłówek okienka), Zapisz teraz nasze makro ( ) pod nazwą Autor. Aby sprawdzić działanie makrodefinicji w praktyce, kliknij przycisk uruchamiania makra- Uruchom. 5
Zamknij projekt makra. Wróć teraz na zakładkę formularzy, ustaw się na formularzu MAIN i kliknij przycisk. Upewnij się, czy na pasku narzędzi Przybornik wciśnięty jest przycisk Kreatora formantów. kliknij przycisk tworzenia przycisku Dalej postępuj według kolejnych kroków kreatora, wybierając odpowiednie kategorie i akcje: Kategoria Akcja Przycisk Różne Uruchom makro Autor Autor Aplikacja Zamknij aplikację uruchom właściwość formularza, (kliknąć kwadracik znajdujący się na przecięciu obu linijek). i przełącz się na zakładkę Format. Pozycje: Przyciski nawigacji, Selektory rekordów, Przycisk Zamknij i Pole menu Sterowania zmień na Nie, pozycje: Styl obramowania zmień na Cienki, zaś pozycje: Przyciski Min Max i Paski przewijania zmień na Żaden. Zapisz zmiany i zamknij formularz. Przycisk związany jest akcją Zamknij aplikację czyli zamyka cały program Access a..( Jeżeli chcemy zamknąć formularz bez zamykania bazy wybierzmy z menu Plik i kliknijmy na pozycji Zamknij). 6