Załącznik nr 6.1 UMOWA NR WOK/.../12 na kompleksową obsługę połączeń wieloetapowych w podróŝach zagranicznych pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia w zakresie rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów na te połączenia. zawarta w dniu...2012 roku we Wrocławiu pomiędzy: GMINĄ WROCŁAW z siedzibą we Wrocławiu, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław NIP 897-13-83-551, reprezentowaną przez Pana Włodzimierza Patalasa Sekretarza Miasta Wrocławia, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta Wrocławia zwaną dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w... NIP... reprezentowanym przez... zwanym dalej Wykonawcą zwanymi dalej łącznie Stronami. Niniejszą umowę zawarto w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego (ZP/.../.../2012/WOK) zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.). 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się do kompleksowej obsługi podróŝy słuŝbowych zagranicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego Wrocławia. 2. Zakres kompleksowej obsługi, o której mowa w pkt. 1 powyŝej w szczególności obejmuje: a) rezerwację, zakup i dostawę biletów lotniczych na przewozy lotnicze w klasach wskazanych przez Zamawiającego i moŝliwość ich łączenia w klasie ekonomicznej lub w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych, zgodnie z taryfą lotniczą; 1
b) rezerwację, zakup i dostawę biletów kolejowych na międzynarodowe przewozy kolejowe; c) na wniosek Zamawiającego organizację elementów podróŝy innym środkiem transportu niŝ samolot lub kolej, np. prom, bus-autokar, riksza, wynajęcie samochodu, itp. 3. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy takŝe: a) zagwarantowanie moŝliwości całodobowej rezerwacji biletów, jej zmiany lub odwołania, a takŝe moŝliwość całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza moŝliwość rezerwacji, jej zmiany i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji online; b) zagwarantowanie dostępności telefonicznej pracownika Wykonawcy w dniach i godzinach pracy Zamawiającego oraz wyznaczonego pracownika do obsługi rezerwacji Sekretariatu Prezydenta, sekretariatów Wiceprezydentów, Skarbnika Miasta oraz sekretariatu Sekretarza Miasta w godzinach od 7:30 do 20:00 od poniedziałku do piątku; c) zagwarantowanie moŝliwości anulowania bez ponoszenia kosztów (związanych z zakupem biletu) przez Zamawiającego rezerwacji biletu, zmiany terminu (data i/lub godzina) podróŝy, klasy podróŝy, danych pasaŝera, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niŝ na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podroŝy. 4. Obsługa programu gromadzenia mil Miles & More. 5. Wykonawca zobowiązuje się do zakupu biletów zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówienia przekazanego Wykonawcy na piśmie, faksem, pocztą elektroniczną lub telefonicznie określającego datę, przybliŝoną godzinę oraz miejsce docelowe podróŝy, a w przypadku zamówień składanych przez Sekretariat Prezydenta, sekretariaty Wiceprezydentów, Skarbnika Miasta oraz sekretariat Sekretarza Miasta takŝe inne informacje takie jak klasa podróŝy. 6. Na podstawie informacji przekazanych w zamówieniu, o którym mowa w ust. 5 powyŝej, wykonawca zobowiązany jest opracować najkrótsze i najtańsze warianty połączenia do miejsca docelowego wskazanego przez Zamawiającego z uwzględnieniem najkorzystniejszych cen i promocji, długości trasy oraz czasu podróŝy oraz przedstawić Zamawiającemu co najmniej dwie róŝne optymalne (tzn. najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym i czasowym) dla Zamawiającego propozycje połączeń na wybranej trasie. 7. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do przedstawienia w postaci elektronicznej Zamawiającemu wariantów podróŝy w czasie nie dłuŝszym niŝ sześć godzin od momentu złoŝenia przez Zamawiającego zamówienia. 8. Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o konieczności spełniania szczególnych warunków jakie musi spełnić osoba wjeŝdŝająca na terytorium danego państwa docelowego, takich jak wizy, obowiązkowe szczepienia, itp. 2
9. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy takŝe telefoniczne potwierdzanie kaŝdego zamówienia w Wydziale Organizacyjnym i Kadr pod numerem telefonu wskazanym w umowie pod kątem zgody na wyjazd. 10. Brak potwierdzenia, o którym mowa w ust. 9. powyŝej, moŝe skutkować niewypłaceniem przez Zamawiającego wynagrodzenia za realizację zamówienia. 11. Wykonawca gwarantuje moŝliwość wystawienia biletów elektronicznych lub papierowych w zaleŝności od przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaŝy. 12. Wykonawca zobowiązany jest ponadto sprzedać bilet z uwzględnieniem promocji obowiązujących w dniu wystawienia biletu. 13. Wykonawca zobowiązany jest bezpłatnie dostarczyć bilety lub potwierdzenia dokonania rezerwacji w terminie określanym przy kaŝdym zamówieniu (data i godzina) do siedziby Zamawiającego lub do miejsca ustalanego kaŝdorazowo przez Strony, jednak nie później niŝ na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróŝy, a w sytuacjach nagłych nie później niŝ na 6 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróŝy. 14. Wykonawca w dniu poprzedzającym dostarczenie biletów, jest zobowiązany potwierdzić telefonicznie, faksem lub za pomocą poczty elektronicznej, Ŝe dostawa zostanie dokonana; chyba, Ŝe dostawa ma nastąpić tego sama dnia co zamówienie. 15. W nagłej sytuacji Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia biletu do własnego punktu obsługi klientów na lotnisku bądź w innym punkcie obsługi podróŝnych zgodnie z decyzją Zamawiającego, ewentualnie do punktu sprzedaŝy biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot. 16. W sytuacjach nie dających się przewidzieć, Zamawiający moŝe odwołać rezerwację, zmienić trasę lub termin podróŝy, najpóźniej 24 godziny przed planowanym wyjazdem. JeŜeli zmiana trasy i rezerwacji biletu wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej róŝnicy w cenie. 17. Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego o wszelkich zmianach godzin wyjazdu i przyjazdu dotyczących zamówionych biletów. 18. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia moŝliwości całodobowego kontaktu pracownika Zamawiającego z pracownikiem Wykonawcy za pośrednictwem linii telefonicznej przez cały okres trwania podróŝy zagranicznej. 19. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. 3
2 Termin realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 w terminie do dwunastu miesięcy licząc od dnia podpisania umowy. 2. Umowa automatycznie wygasa w przypadku wyczerpania środków, o których mowa w 3 ust. 6. 3. W przypadku naruszenia postanowień umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz do kary umownej określonej w 5 w wysokości poniesionej szkody. 3 Wynagrodzenie 1. Na wynagrodzenie Wykonawcy składają się poniŝsze elementy cenotwórcze: - wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego netto...złotych (słownie:...) stawka podatku VAT...%, o wartości... zł.; wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego brutto...złotych (słownie:...) - wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego netto...złotych (słownie:...) stawka podatku VAT...%, o wartości... zł.; wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego brutto...złotych (słownie:...) 2. Wysokość pozostałych opłat takich jak opłata za rezerwację samochodu lub innych środków transportu określonych w 1 ust. 2. ppkt. c, oraz usługi dodatkowe, itp. określa Cennik stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Cena biletu lotniczego ustalana będzie kaŝdorazowo na podstawie taryfy przewoźnika zgodnie z ofertą Wykonawcy. 4. Wynagrodzenie za kaŝdy wydany bilet obejmuje wartość biletu (włączając opłaty lotniskowe) i wszelkie ewentualne opłaty związane z jego wystawieniem, rezerwacją, zmianą rezerwacji, zwrotem biletu, wymianą biletu, reklamacją, odprawą oraz wszelkimi innymi działaniami interwencyjnymi dotyczącymi obsługi przelotów. 5. Całkowitym wynagrodzeniem Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy będzie suma wszystkich wypłaconych Wykonawcy środków pienięŝnych za realizację poszczególnych zamówień. 6. Maksymalne wynagrodzenie naleŝne Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty...zł brutto (słownie:... zł brutto). 4
7. Zamawiający zastrzega, Ŝe wartość jego rzeczywistych potrzeb wynikających z realizacji przedmiotu umowy moŝe być mniejsza niŝ kwota określona w ust. 6 i w takim wypadku Wykonawcy nie będą przysługiwać Ŝadne roszczenia. 8. Elementy cenotwórcze określone w ust. 1. będą niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. 9. Wynagrodzenie wypłacone zgodnie z elementami cenotwórczymi określonymi w ust. 1 będzie płatne przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane na fakturze, po wykonaniu przedmiotu zamówienia i wystawieniu przez Wykonawcę faktury. 10. Faktura, o której mowa w ust. 9 powyŝej, zostanie wystawiona przez Wykonawcę zgodnie z poniŝszymi danymi: GMINA WROCŁAW pl. Nowy Targ 1-8 50-141 Wrocław NIP: 897-13-83-551 11. Faktura, poza wymogami księgowymi, powinna zawierać: - trasę podróŝy, - cenę biletu według taryfy przewoźnika, - nazwisko pasaŝera. 12. Termin płatności powinien wynosić: - dla kwoty nie przekraczającej 1000,00 zł 14 dni; - dla kwoty powyŝej 1000,00 zł 30 dni; od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. 13. Strony ustalają, Ŝe faktura zostanie dostarczona do siedziby Zamawiającego na poniŝszy adres: Wydział Organizacyjny i Kadr pl. Nowy Targ 1-8 50-141 Wrocław lub w inne miejsce ustalone indywidualnie. 14. Za termin dokonania płatności uwaŝa się datę obciąŝenia rachunku bankowego Zamawiającego. 4 Nadzór 1. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za kontakty i podejmowane uzgodnienia będzie... pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr dostępny w godzinach pracy Zamawiającego pod nr tel..... 2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za kontakty i nadzór nad prawidłowym wykonaniem przedmiotu umowy będzie.... 5
5 Kary Umowne 1. W razie niedostarczenia zgodnie z zamówieniem biletu lub biletów, w terminie ustalonym kaŝdorazowo między stronami, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości poszczególnego zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich dodatkowych kosztów podróŝy poniesionych przez Zamawiającego z winy Wykonawcy. 3. Za odstąpienie od wykonania przedmiotu umowy z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy, Zamawiający otrzyma odstępne w wysokości 5 % kwoty wynagrodzenia brutto, o której mowa w 3 ust. 5. 4. W razie udowodnienia przez Zamawiającego istnienia wariantu podróŝy zawierającego niŝszą cenę niŝ oferowana przez Wykonawcę, Wykonawca pokryje róŝnicę w cenie biletu i dodatkowo zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości ceny biletu oferowanego przez Wykonawcę. 5. Zamawiający moŝe dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyŝszającego karę umowną. 6. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy w wypadku, gdy Zamawiający odmawia bez uzasadnionej przyczyny odbioru przedmiotu umowy. 6 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej zatwierdzonej podpisami obu stron, pod rygorem niewaŝności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007 r. nr 223 poz. 1655 z dnia 29.11.2007 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.). 3. Spory mogące wyniknąć przy wykonywaniu umowy, Strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze wzajemnych uzgodnień, a w przypadku braku moŝliwości rozstrzygnięcia sporu w tym trybie w terminie 30 dni, spór poddany zostanie rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Wykonawca nie moŝe powierzyć wykonania umowy innej osobie bez zgody Zamawiającego. 5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego raŝących uchybień w trakcie wykonywania przedmiotu umowy przez Wykonawcę, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, bez prawa Wykonawcy do odszkodowania. 6
7 1. Umowę zawarto w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje Wykonawca, a trzy egzemplarze Zamawiający. 8 1. Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki: - Formularz ofertowy Załącznik nr 1 - Szczegółowy cennik usług Załącznik nr 2 Niniejszą umowę sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności. Wykonawca Zamawiający 7