Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa tel. (22) 628 28 62; 628 78 42 e-mail: warszawa@warszawa.rio.gov.pl Warszawa, dn. 06.11.2013 r. WK.0920.67.2013 Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66 07-300 Ostrów Mazowiecka Dotyczy: protokółu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 22.10.2013 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 02.08.2013 r. do 11.10.2013 r. przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012 r. do dnia 31.12.2012 r. i przeprowadzona została zgodnie z zatwierdzonym programem. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: W zakresie księgowości i sprawozdawczości: 1. Stwierdzono : 1. W 2012 r. w księgach rachunkowych budżetu Miasta i księgach rachunkowych jednostki budżetowej Urząd Miasta, dokonano zapisów na kontach księgowych, których nie przewidziano w planie kont dla budżetu Miasta i w planie kont dla Urzędu Miasta, tj. w księgach budżetu Miasta na koncie 135; w księgach Urzędu Miasta na koncie 245. 2. W 2012 r. ewidencja na koncie o symbolu 245 - Wpływy do wyjaśnienia prowadzona była niezgodnie z obowiązującymi przepisami - str. 9-10 pkt 5, str. 15-16 pkt 12 protokółu kontroli. : 1. Stosować przepisy 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego ( ) (Dz.U z 2013 poz. 289 t.j.), zgodnie z którymi ustalając zakładowy plan kont, należy się kierować, m.in. zasadą że konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce.
2. Ewidencję na koncie o symbolu 245 - Wpływy do wyjaśnienia prowadzić zgodnie z opisem do tego konta określonym w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia Ministra Finansów. 2. Stwierdzono : W sprawozdaniu Rb-ST rocznym o stanie środków na rachunkach bankowych j.s.t. na koniec 2012 r., w wierszu I stan środków na rachunku budżetu j.s.t. wykazano kwotę niższą o 164,26zł niż wynika z dowodów bankowych oraz ewidencji księgowej - str. 15 pkt 12 protokółu kontroli. : Sprawozdania budżetowe w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego sporządzać według zasad określonych w Instrukcji, która stanowi załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., Nr 20, poz.103). 3. Stwierdzono: 1. Programy komputerowe i licencje zakupione według faktury VAT Nr 31/11/2012 z dnia 8.11.2012 r. nie zostały zaewidencjonowane w księgach rachunkowych jednostki na kontach: 020 - Wartości niematerialne i prawne i 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych str. 41 pkt 6 protokółu kontroli 2. Zobowiązania wynikające z faktur VAT objętych kontrolą oraz rachunku z dnia 2.10.2012r., dotyczące wydatków inwestycyjnych poniesionych przez Miasto Ostrów Mazowiecka w 2012 r., zostały objęte niewłaściwą ewidencją księgową tj. ewidencją konta 240 Pozostałe rozrachunki str. 52 pkt 2.2.1.2. protokółu kontroli. Stosownie do przepisów cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. zawartych w załączniku nr 3 pn: Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych : 1. Wszelkie zwiększenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych ujmować na koncie 020 - Wartości niematerialne i prawne, natomiast umorzenie na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. 2. Ewidencję rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług prowadzić na koncie 201- Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. 4. Stwierdzono: Wydatki wynikające z faktury VAT Nr 0016/11/2012/RSD z dnia 30.11.2012 r. na kwotę 57.177,03 zł za oczyszczanie dróg kołowych ulic, placów i innych terenów, usuwanie śniegu i lodu w miesiącu listopadzie 2012 r. oraz wydatki poniesione na podstawie faktury VAT Nr 27/3/2012 z dnia 26.03.2012 r. na kwotę 5.300,00 zł za bilety lotnicze Warszawa Moskwa Warszawa, dotyczące podróży służbowej poza granicami kraju, objęto nieprawidłową klasyfikacją budżetową paragrafu tj. 4210- Zakup materiałów i wyposażenia - str. 41 pkt 7 i str. 42 pkt 2.1.2.5.1 ppkt 2 protokółu kontroli. Wydatki na zakup usług związanych z utrzymaniem dróg ewidencjonować w 4300 Zakup usług pozostałych, natomiast wydatki dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju w 4420- Podróże służbowe zagraniczne, do czego zobowiązują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz.207 ze zm). 2
5. Stwierdzono: Rozliczeń kosztów podróży służbowych wynikających z polecenia wyjazdów o nr: 19/2012 z dnia 31.01.2012 r. i 42/2012 z dnia 17.02.2012 r. dokonano w miesiącu marcu 2012 r. tj. w innym okresie sprawozdawczym, niż zdarzenia miały miejsce str.41-42 pkt 2.1.2.5 protokółu kontroli. : Przestrzegać przepisów art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz.330 ze zm.) i do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 6. Stwierdzono: Koszty wynikające z faktury VAT nr 52/155/001/05644/2011 z dnia 30.12.2011 r. na kwotę 99,00 zł za przegląd techniczny samochodu zostały ujęte w księgach rachunkowych w 2012 r. str. 44 pkt 2 lit. c) protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art. 6 ust. 1 cytowanej wyżej ustawy o rachunkowości, który stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. 7. Stwierdzono: Pracownik Wydziału Gospodarki Komunalnej, Mieszkalnictwa i Ochrony Środowiska nie sporządził i nie przekazał do Wydziału Realizacji Budżetu dowodów OT dotyczących zakończonej inwestycji pn. Nowe punkty świetlne, w wyniku czego koszty tej inwestycji w kwocie 9.488,57 zł nie zostały rozliczone. Rozliczenia inwestycji dokonano w trakcie kontroli - str.50 pkt 5 protokółu kontroli. Zobowiązać pracowników do przekazywania do Wydziału Realizacji Budżetu dokumentów dotyczących zakończonych inwestycji w okresie sprawozdawczym, celem ujęcia tych zdarzeń w ewidencji księgowej, stosownie do zapisu zawartego w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, cytowanej wyżej oraz zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Burmistrza Nr 22/2013 z dnia 20 września 2013 r. W zakresie dochodów budżetowych: 8. Stwierdzono: Organ podatkowy nieterminowo wysłał upomnienia do podatników zalegających z zapłatą rat podatku oraz nieterminowo wystawił i przekazał do US tytuły wykonawcze - str. 28-29 pkt 1.2.2 ppkt 1-5 protokołu kontroli. Przestrzegać postanowień: 2, 3 ust 1, 5 ust. 1 i 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którymi wierzyciel ma obowiązek systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych, a jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu zapłaty określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia i niezwłocznie kieruje do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego tytuł wykonawczy. 3
9. Stwierdzono: W sprawozdaniu Rb-27S rocznym z wykonania dochodów budżetowych za 2012 r. (kol. 13) i sprawozdaniu Rb-PDP rocznym z wykonania dochodów podatkowych miasta na koniec 2012r. (kol. 4) skutki udzielonych ulg i zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) : - wykazano skutki w podatku rolnym kwocie 3.703,00 zł, pomimo że była to ulga ustawowa, - nie wykazano skutków w podatku od nieruchomości, a zgodnie z postanowieniami uchwały Nr XII/81/2011 Rady Miasta Ostrów Mazowiecka z dnia 22 listopada 2011 r. oraz złożoną deklaracją na podatek od nieruchomości należało wykazać kwotę 3.808,00 zł - str. 30-31 pkt III protokółu kontroli. Sprawozdania budżetowe w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego sporządzać według zasad określonych w Instrukcji, która stanowi załącznik Nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010r., Nr 20, poz.103). W zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: 10. Stwierdzono: Nie przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonywanie obsługi prawnej Miasta Ostrów Mazowiecka, pomimo że wynagrodzenie Radcy Prawnego za okres 48 miesięcy wykonywania zamówienia, wynikające z aneksu z dnia 27.12.2012r. zawartego do umowy zlecenia z dnia 25.09.2003 r. na wykonywanie obsługi prawnej Miasta, zawartej na czas nieokreślony, przekraczało kwotę 14.000 euro. W trakcie kontroli w dniu 01.10.2013 r. Burmistrz Miasta zawarł z Kancelarią Radców Prawnych umowę na wykonywanie obsługi prawnej Urzędu Miasta, z dotychczasowym wynagrodzeniem Radcy Prawnego, na okres od dnia 01.10.2013 r. do dnia 30.09.2014 r. - str. 40 pkt 2.1.2.3.1 protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art. 34 ust.3 pkt 1 w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013, poz. 907, ze zm.), które stanowią, że jeżeli zamówienia udziela się na czas nieoznaczony, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia. Zgodnie z powołanym art. 4 pkt 8, przepisów ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro. 11. Stwierdzono: W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2012, przekazanym w dniu 28.02.2013 r. Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, wykazano dane w zakresie ilości i wartości udzielonych zamówień niezgodne ze stanem faktycznym, wynikającym z prowadzonego rejestru zamówień publicznych str.52 pkt 2.2.3.1. protokółu kontroli. Sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych sporządzać zgodnie z przepisami określonymi w 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. Nr 155, poz.1110, ze zm.) 12. Stwierdzono: Wadium wniesione w pieniądzu w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn. Wykonanie boiska wielofunkcyjnego przy Szkole Podstawowej 4
Nr 1, zwrócono wykonawcy bez należnych odsetek od wniesionych środków. Odsetki przekazano na rachunek wykonawcy w trakcie kontroli str.54 pkt 16 protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów art. 46 ust. 4 cytowanej ustawy Prawo zamówień publicznych, z których wynika obowiązek zwrotu wadiów wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji : 13. Stwierdzono: Dochody w kwocie 147,25 zł związane z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dotyczące opłat za udostępnienie danych osobowych, przekazane zostały do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego z uchybieniem terminów określonych w obowiązujących przepisach - str. 59-60 pkt 2.3.5.1. protokółu kontroli. Pobrane dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jednostce samorządu terytorialnego z tytułu wykonywania tych zadań, przekazywać na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, w terminach określonych w przepisach art. 255 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U.2013, poz.885, ze zm.). W zakresie gospodarki mieniem komunalnym: 14. Stwierdzono: Pracownik Wydziału Strategii, Planowania Przestrzennego, Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa nie sporządził i nie przekazał do Wydziału Realizacji Budżetu dowodów OT dotyczących 2 nieruchomości gruntowych tj. działek o nr 820/3 i 820/2, nabytych z mocy prawa na podstawie decyzji Wojewody Mazowieckiego z dnia 9.08.2012 r. Dowody OT sporządzono i przekazano w trakcie kontroli - str. 63 pkt 1.1. protokółu kontroli. Zobowiązać pracowników do przekazywania do Wydziału Realizacji Budżetu dokumentów powodujących zmiany w stanie mienia komunalnego w okresie sprawozdawczym, w którym te zmiany nastąpiły, stosownie do przepisów art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, cytowanej wyżej, oraz zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu Nr 22/2013 z dnia 20 września 2013 r. 15. Stwierdzono: Osoba ustalona jako nabywca nieruchomości tj. działki gruntu nr 1589/1 w przetargu ustnym nieograniczonym, który odbył się w dniu 26.10.2012 r. nie została zawiadomiona o miejscu i terminie zawarcia umowy - str. 64 pkt 1.2.1.1.1 protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów zawartych w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.), które stanowią, że organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. 5
16. Stwierdzono: Najemcy lokali mieszkalnych położonych w budynkach przy ul.: Partyzantów 17/13 oraz Lubiejewskiej 2C nr 15 i 44 w Ostrowi Mazowieckiej, nie zostali zawiadomieni na piśmie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu tych nieruchomości str. 66 pkt 1.2.1.2.1 ppkt 1 protokółu kontroli. W przypadkach zbywania lokali mieszkalnych na rzecz najemców, zawiadamiać tych najemców na piśmie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu nieruchomości, pod warunkiem złożenia wniosków o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu. Termin ten nie może być krótszy niż 21 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, do czego zobowiązują przepisy art. 34 ust. 4 powołanej wyżej ustawy o gospodarce nieruchomościami. 17. Stwierdzono: Burmistrz Miasta nie przedłożył Radzie Miasta Ostrów Mazowiecka projektu uchwały dotyczącej wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Miasta, na lata 2012 2016, pomimo że poprzednia uchwała w tej sprawie straciła moc z dniem 31.12.2011r. Uchwała w przedmiotowej sprawie obejmująca lata 2013 2017 została podjęta przez Radę Miasta dopiero w dniu 15 maja 2013 r. - nr uchwały XLII/193/2013 str.71 pkt 1.2.3. protokółu kontroli. Przestrzegać przepisów określonych w art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U z 2013 r., poz. 594 ze zm.), zgodnie z którymi do zadań Burmistrza należy w szczególności przygotowywanie projektów uchwał rady miasta. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest: - Burmistrz Miasta - Skarbnik Miasta Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Otrzymują: 1/ adresat 2/ a/a Prezes /-/ mgr Wojciech Tarnowski 6