Zarządzanie Jakością Opis procesu



Podobne dokumenty
Program PCPK-I. Zweryfikował: Halina Maślanka Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością

Program certyfikacji PCPK

Program certyfikacji PCBSIL

Program certyfikacji PCBWT

Program PCPL- II. Program inspekcji i certyfikacji parków linowych na znak zgodności TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP)

Program PCWTZ - II. Program certyfikacji zabawek ocena zgodności Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o.

Program certyfikacji PCBWTM

Program certyfikacji PCBSIL

Program certyfikacji systemów zarządzania

EN ISO PR22716

Program - PCWUZ- III. Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP)

EN ISO PR22716

Program PCWT - III. Program certyfikacji zabawek na znak zgodności Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o.

Program Certyfikacji P1BN

Program certyfikacji PCPL

Program certyfikacji PCBWT

Program certyfikacji PCU

Program certyfikacji PCBWTM

Program - PCWU VII. Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP)

ZAŁĄCZNIK Nr ZK - 6. Informator o programach certyfikacji prowadzonych przez GLOBAL QUALITY Sp. z o.o.

Program Certyfikacji P1BN

Instytut Kolejnictwa Ośrodek Jakości i Certyfikacji Warszawa ul. Chłopickiego 50 tel/fax.: (+4822) qcert@ikolej.

ZAŁĄCZNIK Nr ZK - 6. Informator o programach certyfikacji prowadzonych przez GLOBAL QUALITY Sp. z o.o.

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań

ul. Przemysłowa 23, Rzeszów, NIP , tel , fax ,

PROGRAM CERTYFIKACJI PR-EG-01 CERTYFIKACJA DOBROWOLNA RĘKAWIC NA ZNAK ERGO GLOVES

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program certyfikacji PCWT

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program certyfikacji

Opis procedury certyfikacyjnej Program certyfikacji systemów zarządzania

PROGRAM CERTYFIKACJI WYPOSAŻENIA PLACÓW ZABAW I GIER OBAC/PC-05

Program certyfikacji PRZCIS-B INSTYTUT SPORTU PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY ZESPÓŁ CERTYFIKACJI. Strona 1 z 5. Wydanie z dnia: r.

Informator dla dostawców o trybie certyfikacji wyrobów do stosowania w transporcie szynowym

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program certyfikacji PCQAFP

ul. Przemysłowa 23, Rzeszów, NIP , tel , fax ,

Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14

PN-EN ISO :2007, PN-EN ISO

Program certyfikacji PCQAFP

PROGRAM CERTYFIKACJI ZKP BETONU TOWAROWEGO

Program certyfikacji PCPL

REGULAMIN CERTYFIKACJI ZAKŁADOWEJ. Certyfikowana Jakość Produkcji Suplementów Diety

Program Certyfikacji

Instytut Kolejnictwa Ośrodek Jakości i Certyfikacji Warszawa ul. Chłopickiego 50 tel/fax.: (+4822)

PROGRAM CERTYFIKACJI ZKP BETONU TOWAROWEGO

Program certyfikacji PCWU

Program certyfikacji PCWU-2

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program Certyfikacji

Program certyfikacji PCWU-2

Program certyfikacji PCWU

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań

Program certyfikacji PCWU-3

Instytut Kolejnictwa Ośrodek Jakości i Certyfikacji Warszawa ul. Chłopickiego 50 tel./fax.: (+4822)

PROGRAM CERTYFIKACJI

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program certyfikacji PCWT

I N F O R M A C J A ZASADY CERTYFIKACJI SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ INSTYTUT MECHANIZACJI BUDOWNICTWA I GÓRNICTWA SKALNEGO OŚRODEK CERTYFIKACJI

Program certyfikacji PCWT

INFORMATOR DLA KLIENTÓW

PRZEMYSŁOWY INSTYTUT MOTORYZACJI

INFORMATOR OBSZAR KRAJOWY ZNAK BUDOWLANY B

PROGRAM CERTYFIKACJI

Program certyfikacji PCWT

Program certyfikacji Zakładowej Kontroli Produkcji w obszarze dobrowolnym

PROCEDURA. Proces certyfikacji i nadzoru systemu. standardu BRC lub IFS

Informator dla dostawców o trybie certyfikacji wyrobów do stosowania w transporcie szynowym

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań

PROGRAM CERTYFIKACJI WROBÓW BUDOWLANYCH I ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI

INFORMATOR OBSZAR KRAJOWY - ZNAK BUDOWLANY B

Instytut Spawalnictwa Ośrodek Certyfikacji

Akredytacja dla jednostek certyfikujących wyroby na potrzeby bezpieczeństwa państwa

PRZEMYSŁOWY INSTYTUT MOTORYZACJI

TÜV SÜD Polska Sp. z o.o. ul. Podwale Warszawa

Program certyfikacji IPR

Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14

PROGRAM CERTYFIKACJI

ZAKŁAD CERTYFIKACJI WYROBÓW PAPIEROWYCH. tel , fax ,

PROGRAM CERTYFIKACJI WYROBÓW TYPU 3

Opis procedury certyfikacyjnej Program certyfikacji systemów zarządzania

UMOWA NR PCMG/ 10 /2017 /wzór/

Program certyfikacji wyrobów na zgodność z Polską Normą DGW-14

PROGRAMY CERTYFIKACJI WYROBÓW SEP BBJ PROGRAM CERTYFIKACJI Z

PROGRAM CERTYFIKACJI PRZETWÓRSTWO PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO ORAZ WPROWADZANIE DO OBROTU PRODUKTÓW ROLNICTWA EKOLOGICZNEGO W TYM IMPORTOWANYCH

ZAKŁAD CERTYFIKACJI WYROBÓW PAPIEROWYCH. tel , fax ,

INFORMATOR DLA KLIENTÓW o trybie certyfikacji systemów zarządzania jakością

ZS-01 ZASADY OCENY I NADZORU NAD PRZEDMIOTEM CERTYFIKACJI

Program Certyfikacji CZKP

PRZEMYSŁOWY INSTYTUT MOTORYZACJI

COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań Warszawa, ul. Konstancińska 11 Tel. (22) Fax (22)

Program PCGHG-IV. Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP)

PROGRAM CERTYFIKACJI SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM I HIGIENĄ PRACY WG WYMAGAŃ NORMY PN-N-18001:2004

Program procesu certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami PN-EN ISO 9001

PROGRAM CERTYFIKACJI nr CQMS 01

Warunki certyfikacji

Transkrypt:

Zarządzanie Jakością Opis procesu Program certyfikacji procesu produkcji produktów kosmetycznych Strona: 1 z 12 Obowiązuje od: 02.06.2015 Opracowała: S. Stokowska Zatwierdzili: D. Świątko, T. Czampiel Program certyfikacji Jednostki Certyfikującej Wyroby TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP) Certyfikacja Produktów Kosmetycznych SPIS TREŚCI: 1. O firmie 2. Zakres usługi 3. Ubieganie się o certyfikację 4. Ocena certyfikująca 5. Ocena nadzorująca, ocena rozszerzająca 6. Ocena dla ponownej certyfikacji 7. Uzyskanie znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716 8. Nadzór nad certyfikacją 9. Przerwanie certyfikacji 10. Zawieszenie certyfikatu 11. Wycofanie certyfikatu 12. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Jednostki Certyfikującej TÜV Rheinland Polska 13. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Klienta.

Strona: 2 z 12 1. O firmie TÜV Rheinland Group należy do czołówki światowych jednostek certyfikujących. Posiada swoje placówki w ponad 40 krajach. Początki usług badawczo-certyfikacyjnych sięgają 1872 roku. W Polsce działamy od 1994 roku. Poprzez poszerzanie zakresu naszych usług oraz ciągłe podnoszenie ich jakości, corocznie zwiększamy nasz udział w rynku. TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. posiada wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności, będące gwarancją profesjonalizmu i jakości obsługi. Dzięki tym cechom nasza marka kojarzona jest na całym świecie z prestiżem i renomą. 2. Zakres usługi 2.1 TRP przeprowadza certyfikację procesów produkcji dla przyznania i utrzymania certyfikatów na zgodność z wymaganiami EN ISO 22716 "Kosmetyki, Dobre Praktyki Produkcji (GMP) Przewodnik Dobrych Praktyk Produkcji". TRP przeprowadza proces certyfikacji skutkujący przyznaniem znaku TÜV Rheinland GMP ISO 22716 dla produktów objętych zakresem aplikacji klienta. 2.2 System certyfikacji zgodny jest z: - normą PN-EN ISO/IEC 17065 Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi - Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności -- Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią, - Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 67:2007 Ocena zgodności -- Podstawy certyfikacji wyrobu 3. Ubieganie się o certyfikację 3.1 Wnioskodawca zainteresowany certyfikacją przesyła do Jednostki Certyfikującej TRP wypełniony Formularz Zapytania ofertowego. Formularz dostępny jest na stronie internetowej, bądź przesyłany przez pracownika TRP po uprzednim zgłoszeniu przez Klienta chęci przystąpienia do procesu certyfikacji. 3.2 W przypadku zgłoszenia chęci uzyskania znaku TUV GMP klientowi dostarczany jest formularz Zgłoszenia kosmetyków do oznaczania znakiem TUV GMP. W formularzu klient specyfikuje

Strona: 3 z 12 wyroby, ich nazwę handlową oraz kategorię zgodną z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 16 czerwca 2003 r. w sprawie określenia kategorii produktów będących kosmetykami. 3.3 Po potwierdzeniu prawidłowości i kompletności informacji zawartych w Formularzu zapytania ofertowego oraz w Zgłoszeniu kosmetyków do oznaczania znakiem GMP przygotowuje się odpowiednią ofertę. W ofercie zamieszczone są m.in. szczegółowe informacje co do ustalonego zakresu oraz przebiegu certyfikacji, czasu trwania oceny na miejscu oraz koszty. Zatwierdzona oferta jest wysyłana do klienta pocztą w wersji papierowej i mailowej (wraz z Regulaminem certyfikacji procesów produkcji ). Ponadto Ogólne warunki transakcyjne oraz Polityka Prywatności są dostępne dla klienta na stronie www.tuv.pl/zalaczniki, w polu Dokumenty wspólne informacja o tym jest umieszczona na ostatniej stronie oferty. 3.4 Klient akceptując warunki oferty, przesyła do Jednostki Certyfikującej Wyroby zlecenie na formularzu załączonym do oferty. Klient dostarcza oryginał dokumentu podpisany przez osobę uprawnioną w firmie. Klient otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji. 4. Ocena certyfikująca 4.1 Pracownik TRP odpowiedzialny za kontakty z danym klientem kontaktuje się z nim w celu ustalenia daty oceny certyfikującej. 4.2 Klient zostaje poinformowany o składzie zespołu audytorów, który przeprowadzi ocenę. W przypadku gdy klient nie zaakceptuje podanego składu, JCW wyznaczy nowy skład. 4.3 Podpisana zostaje Umowa ogólna, Zlecenie druku certyfikatów, Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV GMP i Umowa o korzystanie ze znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716 (jeśli dotyczy). 4.4 Ocena certyfikująca proces produkcji jest poprzedzona przeglądem i oceną dokumentacji procesu produkcji klienta. Audytor wiodący lub audytor dokonuje przeglądu i oceny dokumentacji procesu produkcji klienta w Raporcie z oceny dokumentacji. Zawiera on zebrane dowody spełnienia wymagań przez klienta, zapisy i wynik oceny dokumentacji procesu produkcji, informacje o zidentyfikowanych nieprawidłowościach, które mogą zostać ocenione jako niezgodności w trakcie oceny certyfikującej i możliwościach poprawy. Raport jest przekazywany klientowi. 4.5. W zależności od decyzji audytora wiodącego z oceny dokumentacji procesu produkcji wg GMP, dokumentacja działań korygujących związanych z nieprawidłowościami

Strona: 4 z 12 zidentyfikowanymi w trakcie tego przeglądu jest weryfikowana przez audytora przed lub w trakcie oceny certyfikacyjnej. Informacja o sposobie weryfikacji działań jest określana przez audytora wiodącego w Raporcie z oceny dokumentacji. 4.6 Przed oceną certyfikującą, audytor wiodący przygotowuje Plan oceny. Przy zaplanowaniu oceny uwzględnia wyniki oceny przeglądu dokumentacji oraz czas wymagany na przegląd dokumentacji spełnienia wymagań prawnych w związku ze znakiem TUV GMP (jeśli dotyczy). Plan oceny jest przesyłany do klienta nie później niż 7 dni przed terminem oceny. 4.7. Przegląd dokumentacji spełnienia wymagań prawnych w związku ze znakiem TUV GMP może być przeprowadzony jako przegląd w biurze TUV Rheinland przesłanej przez klienta dokumentacji. Jeśli weryfikacja odbywa się w trakcie oceny u klienta, jest on przed oceną informowany o wybranej próbie produktów. 4.8 Ocena na miejscu obejmuje weryfikację spełnienia stosowalnych wymagań. Zespół audytorów zbiera zapisy z oceny na miejscu (dowody spełnienia wymagań, informacje o niezgodnościach i możliwościach poprawy). Przegląd dokumentacji spełnienia wymagań prawnych na wybranej próbie, w związku ze znakiem TUV GMP jest również dokumentowany. 4.9 W trakcie oceny certyfikacyjnej, audytor wiodący jest zobligowany do zweryfikowania czy firma przygotowała i przekazała do Jednostki Certyfikującej Wyroby dokumenty: Umowa ogólna, Zlecenie druku certyfikatów, Umowa o korzystanie ze znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716, Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716 (jeśli dotyczy). Jeśli te dokumenty nie zostały dostarczone do Jednostki, audytor wiodący musi zapewnić ich przekazanie. 4.10 W przypadku zidentyfikowania niezgodności w procesie produkcji klienta lub stwierdzenie, że nieprawidłowości z przeglądu dokumentacji procesu produkcji przed oceną nie zostały usunięte, zespół audytowy wystawia Raport o niezgodnościach (wykaz niezgodności), z opisem wykrytych obszarów niezgodności. Dla każdej z niezgodności identyfikuje się wymagany sposób zweryfikowania przez zespół audytowy działań korygujących związanych z niezgodnościami. Działania mogą być zaakceptowane na podstawie planu działań, przesłanej dokumentacji/ dowodów przeprowadzonych działań lub na podstawie powtórnej oceny. 4.11 W trakcie spotkania zamykającego audytor wiodący przekazuje informacje o wynikach oceny, o stwierdzonych niezgodnościach w trakcie oceny, zapisanych w Raporcie o niezgodnościach (wykaz niezgodności) oraz o wymaganej dalszej procedurze związanej z działaniami korekcyjnymi i korygującymi wynikającymi ze stwierdzonych niezgodności. Przedstawiciel

Strona: 5 z 12 klienta po akceptacji zaproponowanych obszarów niezgodności, podpisuje Raport o niezgodnościach (wykaz niezgodności). Oryginalna wersja tego dokumentu jest przekazywana klientowi, a zespół audytowy zabiera jego kopię 4.12. Klient jest zobligowany do przedstawienia analizy przyczyn niezgodności, planu działań korygujących i korekcyjnych, związanych ze zidentyfikowanymi niezgodnościami nie później niż 28 dni od ostatniego dnia przeprowadzonej oceny. Informacje te są zawarte w Raporcie o niezgodnościach. 4.13. W przypadku, gdy w trakcie oceny wystawiono Raport o niezgodnościach (wykaz niezgodności z żądaniem przedstawienia dokumentacji przeprowadzonych działań korygujących przez klienta), klient jest zobligowany do dostarczenia dokumentacji działań korygujących nie później niż 3 miesiące od ostatniego dnia oceny. W przypadku konieczności przekroczenia tego terminu, klient musi uzyskać akceptację audytora wiodącego, jednak maksymalny termin do dostarczenia dowodów działań korygujących przez klienta to 6 miesięcy. Gdyby ten termin był także przekroczony, przed podjęciem decyzji o wystawieniu certyfikatu należy przeprowadzić dodatkową ocenę, kalkulowaną jak ocena w nadzorze, która jest prowadzona dla zweryfikowania skuteczności podjętych działań korygujących. 4.14. Po uzyskaniu satysfakcjonujących dowodów przeprowadzonych działań korekcyjnych i korygujących, związanych z niezgodnościami ujawnionymi w trakcie oceny, audytor wiodący przygotowuje Raport z oceny, który m.in. zawiera informacje o mocnych stronach dobrych praktyk produkcji klienta i obszarach do doskonalenia oraz informację o wyniku oceny. Raport jest przekazywany klientowi. 4.15. Audytor wiodący przygotowuje całą dokumentację z audytu i przekazuje do eksperta certyfikującego z wnioskiem o wystawienie certyfikatu. 4.16. Ekspert certyfikujący dokonuje przeglądu dostarczonej dokumentacji i podejmuje decyzję certyfikacyjną o wystawieniu lub nie wystawieniu certyfikatu. 4.17. Zasadą jest, że w zakresie certyfikatu podaje się procesy realizowane w danej lokalizacji: produkcja lub konfekcjonowanie, kontrola, magazynowanie i wysyłka oraz kategorie wyrobów wg ROZPORZĄDZENIA MINISTRA ZDROWIA z dnia 16 czerwca 2003 r. w sprawie określenia kategorii produktów będących kosmetykami. Certyfikat jest wystawiany z okresem ważności na pięć lat.

Strona: 6 z 12 4.18. Informacja o pozytywnej decyzji certyfikacyjnej i wystawione certyfikaty są odsyłane do klienta po uregulowaniu wszystkich opłat za przeprowadzenie certyfikacji. 5 Ocena w nadzorze, ocena rozszerzająca. 5.1 Ocena w nadzorze, ocena rozszerzająca procesu produkcji jest prowadzona bez przeglądu dokumentacji przed oceną. Oceny w nadzorze odbywają się w terminie w zakresie trzy miesiące przed, trzy miesiące po rocznicy ostatniego dnia oceny certyfikującej. 5.2 Oceny w nadzorze zawsze są ocenami na miejscu w lokalizacji klienta. 5.3 Co najmniej na siedem dni przed oceną, audytor wiodący przygotowuje i przekazuje do klienta. Plan oceny dodatkowo uwzględniając informacje o ewentualnych zmianach w procesie produkcji oraz szczególnych obszarach do weryfikacji. 5.4 W przypadku oceny rozszerzającej, audytor wiodący jest zobligowany do zweryfikowania czy klient przygotował i przekazał do Jednostki Certyfikującej Wyroby dokument: Zlecenie druku certyfikatów. Jeśli ten dokument nie został dostarczony do Jednostki, audytor wiodący musi zapewnić jego przekazanie. 5.5 Przekazanie danych dotyczących niezgodności, podejmowanie działań związanych z niezgodnościami przez klienta (terminy, sposób dostarczenia dowodów itd.) odbywa się jak opisano w punktach 4.10 do 4.14. 5.6. Audytor wiodący przygotowuje Raport z oceny, który m.in. zawiera informacje o mocnych stronach dobrych praktyk produkcji klienta i obszarach do doskonalenia oraz informację o wyniku oceny. Raport oraz w przypadku ocen rozszerzających również nowy certyfikat są przekazywane klientowi. 6 Ocena dla ponownej certyfikacji 6.1 W celu odnowienia certyfikacji na kolejne pięć lat należy przed wygaśnięciem okresu ważności certyfikatu przeprowadzić audyt dla ponownej certyfikacji. 6.2 Ocena dla ponownej certyfikacji procesu produkcji zwykle jest prowadzona bez przeglądu dokumentacji procesu produkcji przed oceną. Ocena re- certyfikująca odbywa się w lokalizacji klienta. 6.3 Co najmniej na siedem dni przed zaplanowanym terminem oceny w lokalizacji klienta, audytor wiodący przygotowuje Plan oceny i przekazuje go klientowi.

Strona: 7 z 12 6.4 W trakcie oceny re- certyfikacyjnej, audytor wiodący jest zobligowany do zweryfikowania czy firma przygotowała i przekazała do Jednostki Certyfikującej Wyroby dokumenty: Umowa ogólna, Zlecenie druku certyfikatów, Umowa o korzystanie ze znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716, Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716 (jeśli dotyczy). Jeśli te dokumenty nie zostały dostarczone do Jednostki, audytor wiodący musi zapewnić ich przekazanie. 6.5. Przekazanie danych dotyczących ewentualnych niezgodności, podejmowanie działań związanych z niezgodnościami przez klienta (terminy, sposób dostarczenia dowodów itd.) odbywa się jak opisano w punktach 4.10 do 4.14. 6.6. Audytor wiodący przygotowuje Raport z oceny, który m.in. zawiera informacje o mocnych stronach dobrych praktyk produkcji klienta i obszarach do doskonalenia oraz informację o wyniku oceny. Raport oraz nowy certyfikat jest przekazywany klientowi. 7 Uzyskanie znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716 (TUV GMP) 7.1 Niniejszy, dobrowolny znak jest przeznaczony do stosowania na bezpośrednich i zewnętrznych opakowaniach kosmetyków, ulotkach dołączonych do kosmetyków, broszurach dotyczących kosmetyku lub stronie internetowej producenta w odniesieniu do kosmetyku. 7.2 Oferta na wykonanie oceny spełnienia wymagań prawnych dla w ramach nadania prawa do używania znaku TUV Rheinland GMP ISO 22716 może zostać przygotowana w ramach oferty na ocenę certyfikującą/ recertyfikującą/ rozszerzającą/ nadzorującą proces produkcji w ramach certyfikacji wyrobów lub może zostać przygotowana osobno na każdym etapie procesu certyfikacji. 7.3 Przy przygotowaniu oferty na wykonanie oceny spełnienia wymagań prawnych dla produktów kosmetycznych pracownik TRP identyfikuje liczbę kategorii wg ROZPORZĄDZENIA MINISTRA ZDROWIA z dnia 16 czerwca 2003 r. w sprawie określenia kategorii produktów będących kosmetykami objętych w zakresie aplikacji producenta. 7.4 Informacja o produktach kosmetycznych, o które producent aplikuje do oznaczania znakiem TUV GMP zostaje przez niego przekazana na formularzu Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716.

Strona: 8 z 12 7.5 Na formularzu Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716 auditor/ ekspert przygotowuje plan próbkowania dokumentacji produktów kosmetycznych. Plan jest zawarty bezpośrednio na formularzu Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716. Plan musi być aktualizowany przy każdej ocenie certyfikującej/ nadzorującej/ re-certyfikującej oraz w każdej sytuacji, gdy istotne informacje w planie się zmieniły, tak aby obejmował kolejne lata. 7.6 W przypadku zgłaszania nowych produktów do oznaczania znakiem GMP, klient dostarcza formularz Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716 zawierający nowe produkty. 7.7 Audytor/ekspert odpowiedzialny za firmę weryfikuje czy nowe wyroby znajdują się w zakresie certyfikatu oraz ocenia czy należy przeprowadzić dodatkowy przegląd dokumentacji. Ekspert certyfikujący podejmuje decyzję co do konieczności prowadzenia dodatkowego przeglądu. 7.8 W przypadku konieczności przeprowadzenia dodatkowego przeglądu dokumentacji przygotowuje się ofertę. 7.9 Przegląd dokumentacji przeprowadza się zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 1223/2009. 7.10 W przypadku zidentyfikowania niezgodności w ramach któregoś z przeglądanych obszarów, informacja o szczegółach niezgodności jest dokumentowana w formularzu Ocena spełnienia wymagań prawnych dla. Ponadto zespół audytowy wystawia Raport o Niezgodnościach. 7.11 Klient jest zobowiązany do usunięcia niezgodności w terminie ustalonym z TRP. Po usunięciu niezgodności i potwierdzeniu tego przez TRP zostaje podjęta decyzja o przyznaniu prawa do stosowania znaku potwierdzona certyfikatem znaku TUV GMP. Data ważności tego certyfikatu będzie zbieżna z datą ważności certyfikatu na zgodność z EN ISO 22716. Certyfikat zostaje przekazy klientów. 7.12 Zakres dopuszczonych do oznaczania znakiem TUV GMP jest potwierdzany podpisem osoby odpowiedzialnej za ocenę na formularzu Zgłoszenie kosmetyków do oznaczania znakiem TÜV Rheinland GMP ISO 22716 i przekazywane klientowi.

Strona: 9 z 12 7.13 Znaku TUV GMP oraz z Katalogiem Identyfikacji Wizualnej zostaje przekazany klientowi w formie elektronicznej. 8 Nadzór nad certyfikatami 8.1 W okresie ważności udzielonych zezwoleń na użytkowanie certyfikatów klient ma prawo do prezentowania w niezmienionej formie przyznanych certyfikatów oraz używanych znaków w celach reklamowych w odniesieniu do certyfikowanych wyrobów. 8.2 Inne działania reklamowe, w których klient powołuje się na TRP powinny być uzgodnione z Jednostką Certyfikującą Wyroby TRP. 8.3 W przypadku, gdy w wyniku działań zostaną stwierdzone niezgodności, Dyrektor Jednostki Certyfikującej Wyroby podejmuje stosowne postępowanie zgodnie z odpowiednimi warunkami technicznymi/ regulaminami stanowiącymi załącznik do oferty, procedurami i z zapisami właściwej umowy w sprawie nadzorowania używania certyfikatu. 8.4 TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. wymaga od swoich klientów, aby powoływali się oni na cerytyfikację jedynie w przypadku posiadania ważnego certyfikatu i prawa do używania znaku oraz w zakresie zgodnym z wydanym certyfikatem. 8.5 Klienci są zobowiązani do nie składania oświadczeń wprowadzających w błąd co do swojej certyfikacji. Dotyczy to także stosowania dokumentu certyfikacyjnego oraz znaków certyfikacji. 8.6 Klienci nie mogą powoływać się na certyfikację po jej zawieszeniu lub cofnięciu, a w przypadku ograniczenia zakresu powinni odpowiednio ograniczyć zakres powoływania się na certyfikację oraz ograniczyć lub nie stosować znaków na wyrobach. 8.7 Wszelkie materiały reklamowe i inne powołania się na certyfikację powinny być uaktualniane, nie powinny sugerować szerszego zakresu certyfikacji certyfikowania wyrobu lub/i systemu; certyfikacja nie powinna być wykorzystywana w sposób naruszający reputację TRP jako jednostki certyfikującej. 8.8 Poprawność powoływania się na certyfikację sprawdzana jest podczas działań w nadzorze. Obejmuje to w szczególności, sprawdzenie: stron internetowych, sprawdzenie materiałów reklamowych, wydanych katalogów, informatorów oraz sposobu stosowania znaków na wyrobach. Fakt ten zostaje potwierdzony w zapisach z ocen, odpowiednio dla każdego procesu certyfikacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności zostaje to zapisane w raportach o

Strona: 10 z 12 niezgodności, a klienci określają działania korygujące, które weryfikowane są przez audytora wiodącego. 8.9 Sprawdzenie powoływania się na certyfikację może również nastąpić w wyniku zgłoszonych przez strony zainteresowane skarg i reklamacji. 8.10 W przypadku, gdy w wyniku działań zostaną stwierdzone niezgodności, Dyrektor Jednostki Certyfikującej Wyroby TRP podejmuje stosowne postępowanie zgodnie z odpowiednimi warunkami technicznymi/ regulaminami stanowiącymi załącznik do oferty. 8.11 W przypadku utraty ważności certyfikacji, klient informowany jest pisemnie o konieczności zwrotu certyfikatu oraz zaprzestania posługowania się certyfikatem oraz znakiem. 9 Przerwanie procesu certyfikacji 9.1 Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić, jeżeli organizacja wnioskująca: - w czasie ustalonym z TRP nie uzupełni wymaganej dokumentacji, - w czasie ustalonym z TRP nie wykona działań korygujących po ocenie, - zgłosi pisemny wniosek o przerwanie certyfikacji na każdym etapie procesu, - klient nie ureguluje zobowiązań finansowych wobec TRP. 10 Zawieszenie certyfikatu 10.1 Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku, gdy w wyniku nadzoru lub w inny sposób pojawi się niezgodność z wymaganiami certyfikacji. 10.2 Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Ekspert Certyfikujący, który certyfikował projekt. 10.3 Ekspert certyfikujący na dwa tygodnie przed planowanym zawieszeniem przesyła do klienta oficjalne pismo informujące o planowanym zawieszeniu certyfikatu, w którym zawarta jest informacja o powodzie zawieszenia i ewentualnym postępowaniu, by certyfikat został przywrócony. 10.4 Po upływie wyznaczonego czasu Ekspert Certyfikujący weryfikuje, czy zostały spełnione warunki zawieszenia i podejmuje decyzję o zakończeniu zawieszenia lub wycofaniu certyfikatu.

Strona: 11 z 12 10.5 Ekspert certyfikujący wysyła odpowiednie pismo do klienta. Pismo zostaje dołączone do dokumentacji zarówno papierowej jak i elektronicznej klienta. 10.6 W przypadku zakończenia / ograniczenia / zawieszenia certyfikatu klient jest informowany pisemnie przez Eksperta Certyfikującego o statusie certyfikatu, uprawnienia (lub ich brak) do stosowania znaku certyfikacji. Informacja ta zostaje umieszczona w Certipedi. 10.7 Jeżeli przyczyna zawieszenia nie zostanie usunięta w wyznaczonym terminie, w okresie nie dłuższym niż 6 miesięcy, certyfikacja zostanie cofnięta. 11 Wycofanie certyfikatu 11.1 Certyfikat może być wycofany wraz z odebraniem praw do używania znaków w przypadkach stwierdzenia niezgodności z ustaleniami, które są szczegółowo zapisane w dotyczących, regulaminach, warunkach. 11.2 Wycofanie certyfikatu może nastąpić na prośbę posiadacza certyfikatu po zgłoszeniu tej prośby na piśmie. 11.3 Decyzja o wycofaniu certyfikatu oraz odebraniu praw do używania znaków i konsekwencjach przekazywana jest pisemnie posiadaczowi certyfikatu. 12. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Jednostki Certyfikującej TÜV Rheinland Polska 12.1 Wszelkie informacje dotyczące Klientów uzyskane we wszystkich etapach procesu certyfikacji i nadzoru są traktowane jako poufne i są odpowiednio chronione przez TRP. 12.2 TRP informuje Klientów o zmianach w wymaganiach certyfikacyjnych, podając datę wejścia w życie nowych wymagań oraz warunki utrzymania certyfikacji, jeżeli zmiany te wymagają od wnioskodawcy działań dostosowawczych. 12.3 W uzasadnionych przypadkach określonych w umowie z Klientem, TRP ma prawo do: a) przerwania procesu certyfikacji oraz badania i opiniowania b) zawieszenia ważności certyfikatu c) cofnięcia certyfikatu d) ograniczenia zakresu certyfikacji

Strona: 12 z 12 13. Obowiązki, odpowiedzialność i prawa Klienta 13.1 Klient zobowiązuje się udostępnić TRP wszystkie dokumenty wymagane w procesie certyfikacji, oraz zapewnia dostęp do obszarów przedsiębiorstwa związanych z zakresem realizowanej usługi. 13.2 Klient zobowiązuje się informować TRP o wszystkich istotnych zmianach dotyczących certyfikowanego procesu produkcji oraz będzie przechowywał zapisy dotyczące wszystkich reklamacji oraz podejmowanych w związku z nimi działaniami. 13.3 Klient może powoływać się na uzyskany certyfikat TRP w prowadzonej działalności reklamowej zgodnie z wymaganiami i przepisami TRP. 13.4 Klient może wnioskować o: - przerwanie procesu certyfikacji oraz badań i opiniowania - rozszerzenie zakresu certyfikacji - zawieszenie ważności certyfikatu - przedłużenie lub wznowienie certyfikatu 13.5 Klient ma prawo złożenia reklamacji do Dyrektora Działu Certyfikacji Wyrobów w sprawach dotyczących sposobu przeprowadzenia procesu certyfikacji wyrobów i sprawowania nadzoru oraz badań i opiniowania przez JCW. Szczegółowe informacje dotyczące warunków certyfikacji ujęte są w aktualnych wersjach dokumentów: Regulamin Certyfikacji Produktów Kosmetycznych oraz Ogólne warunki transakcyjne TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. dostępne w Jednostce Certyfikującej.