Program CIP-ICT PSP: RAPORTOWANIE

Warsztaty szkoleniowe dla osób uczestniczących w projektach finansowanych z Programu CIP-ICT PSP Warszawa, 09.12.2009 Program CIP-ICT PSP: RAPORTOWANIE Małgorzata Gliniecka Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Raportowanie zapisy prawne Umowa grantowa (Grant( Agreement): Artykuł II.4 definiuje okresy raportowania Artykuł II.5 określa warunki akceptacji raportów w / deliverabli i ewentualne przypadki wstrzymania płatnop atności Artykuł II.28 określa zasady przeprowadzenia audytu finansowego Artykuł II.29 określa ramy formalne i zasady przeprowadzenia przeglądu technicznego projektu (Technical( Review) 1

Dobra wiadomość ść! Raporty zbiera koordynator! scala zebrane dane sprawdza ujednolica dba o jakość raportów przypomina o terminach ponagla partnerów wysyła do KE (elektronicznie i pocztą) Raporty... co nas czeka? W czasie realizacji projektu (Periodic( report) Na koniec projektu (Final( report) Po otrzymaniu ostatecznej płatności z KE (final payment) PARTNER KOORDYNATOR EC 2

Raporty kiedy wysyłać do KE? Reporting periods zdefiniowane w Umowie grantowej najczęściej co 12 miesięcy Periodic reports naleŝy dostarczyć w ciągu 60 dni od daty zakończenia danego okresu sprawozdawczego Final report naleŝy dostarczyć w ciągu 60 dni po zakończeniu projektu Report on distribution of Community financial contribution naleŝy dostarczyć w ciągu 30 dni od daty otrzymania płatności końcowej Deliverables zgodnie ze specyfikacją w Aneksie I Raporty gdzie szukać informacji jakie raporty musimy przygotować w projekcie Aneks I (Annex( I - Description of Work ) Table 2: Deliverables list 3

Nature: O other R Report Dissemination level: C (Confidential) P (Public) Raporty oznaczenia w Aneksie I Delivery date (proj. Month): M3 M4 M37 Raporty w czasie trwania projektu During the course of the project, you should submit 1. The deliverables identified in Annex I of the Grant Agreement, according to the timetable specified in the Deliverables list. 2. A periodic report no later than 60 days after each reporting period (including the last reporting period), which includes: a) the progress report, including a publishable summary, containing information about the progress of work together with information on the resources employed; b) financial statements and summary financial report, including certificates, where required; in the case of Thematic Networks, only a summary financial report is required. 3. Any other information to be supplied in response to a request by the Commission. 4

Raport okresowy - Periodic Report Periodic report due 60 days after reporting period (incl. last reporting period), comprises: Progress report 1. Declaration by the project coordinator 2. Publishable summary 3. Project Progress 4. Use of resources (only for pilots A and B) Financial statements and financial certificates 5. Financial statements and Summary financial report 6. Certificates for financial Statement (where required) Raport okresowy - Periodic Report Periodic report due 60 days after reporting period (incl. last reporting period), comprises: Progress report Declaration by the project coordinator Publishable summary Project progress Use of resources (not for TN) Financial statements Financial statement from each beneficiary Summary financial report Financial certificates (where required) For TN, only a simplified summary financial report 5

1. Declaration by the Project coordinator PUBLISHABLE SUMMARY 2. Publishable summary The publishable summary is a self-standing standing document. It needs to be of suitable quality to enable direct publication by the Commission. on. Please ensure that it is set out and formatted so that it can be printed as a stand-alone alone paper document not exceeding four pages. Please include a summary description of the project objectives, a description of the work performed since the beginning of the project, a description of the main results achieved so far, the expected final results and their potential impact and use (including the socio- economic impact and the wider societal implications of the project so far). You should update this publishable summary at the end of each e reporting period. Please include also, as appropriate, diagrams or photographs illustrating and promoting the work of the project,, the project logo and relevant contact details. The address of the project public website should also be indicated. 6

3. Project progress PROJECT PROGRESS 1. Project objectives for the period 2. Work progress and achievements during the period 3. Deliverables and milestones tables 4. Project management Consortium management tasks and achievements; Problems which have occurred and how they were solved or envisaged solutions; Changes in the consortium,, if any; List of project meetings,, dates and venues; Project planning and status; Impact of possible deviations from the planned milestones and deliverables, if any; Impact of possible deviations from the planned resources; Any changes to the legal status of any of the beneficiaries, in particular non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs status; Development and use of the Project website; Use and dissemination activities during this period (if applicable). le). Deliverables and milestones tables 7

Deliverables and milestones tables Overview Person-Month Status (cumulative) 4. Use of resources Consortium WP1 WP2 WP3 WP4 WP5 TOTAL Nr short name Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned Actual Planned 1 Coordinator 2 Beneficiary 2 3 Beneficiary 3 4 Beneficiary 4 5 Beneficiary 5 6 Beneficiary 6 7 Beneficiary 7 8 Beneficiary 8 9 Beneficiary 9 10 Beneficiary 10 11 Beneficiary 11 12 Beneficiary 12 13 Beneficiary 13 14 Beneficiary 14 15 Beneficiary 15 16 Beneficiary 16.. TOTAL 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8

4. Use of resources Beneficiary 2 Personnel, subcontracting and other major cost items Work Packages Item description Amount Explanations Personnel costs Subcontracting Major cost item 'A' Major cost item 'B' Major cost item 'C' Major cost item Remaining costs TOTAL DIRECT COSTS AS CLAIMED IN FIANCIAL STATEMENT 0,00 Raport końcowy - final Report Periodic report + Publishable Summary report Progress report 1. Declaration by the project coordinator 2. Publishable summary 3. Project Progress 4. Use of resources (only for pilots A and B) Financial statements and financial certificates 5. Financial statements and Summary financial report 6. Certificates for financial Statement (where required) 9

Raport końcowy Final Report Final report due 60 days after end of project (in addition to the periodic report for the last reporting period), comprises: Final publishable summary, covers results, conclusions and socio-economic impact Lists all beneficiaries with contact details Provides the address of the project public website Lists dissemination activities Składanie raportów Składanie raportów Jeden oryginał (w wersji papierowej) i jedną kopię elektroniczną Preferowany format dla wersji elektronicznej: PDF Datą złoŝenia jest data otrzymania oryginału (w wersji papierowej) przez Komisję Europejską Przed Review projektu raporty wysyłamy równieŝ do zewnętrznych ekspertów. 10

Zatwierdzenie raportów w przez KE Zatwierdzenie raportów Komisja ma 105 dni na ocenę sprawozdań i dokonanie płatności Wypłata następuje po zatwierdzeniu sprawozdań i rezultatów Po otrzymaniu sprawozdań Komisja Europejska moŝe: zatwierdzić sprawozdania i raporty odrzucić sprawozdania wstrzymać płatności w całości lub w części Gdzie szukać informacji ICT PSP Guidance notes on project reporting and Progress report template can be found at: http://ec.europa.eu/information_society/activities/ict_ psp/participating/project_management 11

Dziękuję Państwu za uwagę Małgorzata Gliniecka Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Krajowy Punkt Kontaktowy Programu CIP-ICT PSP email: malgorzata.gliniecka@kpk.gov.pl Osoby do kontaktu ICT w 7PR: Andrzej Galik Małgorzata Gliniecka Krajowy Punkt Kontaktowy Programów w Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów w Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. świrki i Wigury 81 02-091 091 Warszawa tel: : 0 22 828 74 83 fax: : 0 22 828 53 70 email: kpk@kpk.gov.pl http://www.kpk.gov.pl 12