ISTOTNE WARUNKI UMOWY

Załącznik nr 4 do SIWZ istotne postanowienia umowy ISTOTNE WARUNKI UMOWY zawarta dnia.2010 r. pomiędzy: Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku, Państwową Instytucją Kultury, wpisaną do Rejestru Instytucji Kultury, prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pod numerem 81/2008, posiadającym osobowość prawną, działającym na podstawie aktu o utworzeniu i statutu nadanego przez organizatora, Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, z siedzibą w Gdańsku przy ul. Długiej 81/83, będącą płatnikiem podatku VAT, nr NIP 583-30-49-286, w imieniu i na rzecz którego działa: 1. Janusz Marszalec Zastępca Dyrektora 2. Ewa Joszczak Główna Księgowa zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM, a firmą: z siedzibą przy ul.,., NIP:, REGON: reprezentowaną przez:.. wpisaną do. prowadzonego/-ej przez, pod nr. zwaną dalej Wykonawcą. W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, strony zawierają umowę o następującej treści (dalej Umowa) : 1 1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w zakresie organizacji podróży służbowych, zgodnie z ofertą przetargową z dnia..2010 r. złożoną przez Wykonawcę. 2. Kompleksowa obsługa obejmuje: 1) dokonywanie rezerwacji i sprzedaż biletów lotniczych Zamawiającemu wraz z ich dostarczeniem, na wszystkich istniejących połączeniach krajowych i zagranicznych, 2) reprezentacja Zamawiającego wobec linii lotniczych w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług, 3) doradztwo w zakresie programów lojalnościowych, 4) administrowanie w imieniu i na rzecz Zamawiającego programami lojalnościowymi, 5) ubezpieczenie na czas podróży służbowej w wariancie standardowym europejskim oraz w wariancie standardowym reszta świata w zależności od celu podróży, 6) dokonywanie rezerwacji pokoi lub miejsc noclegowych wraz z usługami dodatkowymi, świadczonymi w obrębie obiektu hotelarskiego, dla Zamawiającego. 1

2 1.Wykonawca zobowiązuje się do dostawy zamówionych biletów lotniczych maksymalnie w ciągu 12 godzin od momentu złożenia rezerwacji przez Zamawiającego. Strony dopuszczają dostawę drogą elektroniczną, o ile wybrane linie lotnicze akceptują bilet elektroniczny. 2. Rezerwacje, o których mowa w ust. 1 dokonywane będą zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, faksem lub pocztą elektroniczną na numery i adres poczty elektronicznej podane przez Wykonawcę w ofercie, lub za pośrednictwem strony internetowej do której dostęp zapewni wykonawca. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych zgodnie z obowiązującymi taryfami określonymi przez przewoźników przy optymalnym wyborze przewoźnika względem kosztu, trasy i czasu trwania podróży. 3 1. Doradztwo i administrowanie programami lojalnościowymi obejmuje: 1) informowanie Zamawiającego o wprowadzanych przez linie lotnicze programach lojalnościowych i zapoznanie Zamawiającego z ich szczegółami, 2) zgłoszenie, po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym, o przystąpieniu do wybranych programów lojalnościowych, 3). administrowanie programami przez: a) rejestrację w programach biletów zakupionych w biurach Wykonawcy, b) negocjowanie i wprowadzanie odpowiedniego identyfikacyjnego wpisu do zakładanych rezerwacji przelotów, c) występowanie do linii lotniczych w sprawie przyznawania szczególnych bonusów dla Zamawiającego za kształtowanie przelotów. 2. Wykonawca zobowiązany jest do generowania i doręczania Zamawiającemu, w terminie do 10 każdego miesiąca za miesiąc uprzedni, pisemnego raportu z dostaw, obejmującego: 1) ilość i wartość dostarczonych biletów, 2) terminy i miejsca przelotów, 3) liczbę reklamacji zgłoszonych Wykonawcy przez Zamawiającego, 4) przebieg prowadzonych postępowań reklamacyjnych i liczbę reklamacji uwzględnionych przez linie lotnicze, 5) wyników udziału w programach lojalnościowych, o ile Zamawiający do takich przystąpi w danym miesięcznym okresie sprawozdawczym. 3. Reprezentacja Zamawiającego wobec linii lotniczych w sprawach reklamacji obejmuje zgłoszenie linii lotniczej reklamacji Zamawiającego oraz działanie w imieniu i na rzecz Zamawiającego wobec linii lotniczych w postępowaniach reklamacyjnych. 4 1. Wykonawca będzie dokonywał rezerwacji pokoi lub miejsc noclegowych wraz z usługami dodatkowymi, świadczonymi w obrębie obiektu hotelarskiego, zgodnie z zapytaniem o rezerwację, o którym mowa w ust. 2. 2. Zamawiający każdorazowo określi termin pobytu, liczbę pokoi lub miejsc noclegowych, rodzaj pokoi, wymaganą kategorię obiektu, usługi dodatkowe, w Zapytaniu o rezerwację. 3. Zapytanie o rezerwację może być składane pocztą elektroniczną lub faksem na podany przez Wykonawcę adres i numer. 4. Wykonawca jest zobowiązany najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania Zapytania o rezerwację, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu Warunków rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem. 2

5. Warunki rezerwacji będą zawierały wskazanie: 1) proponowanego obiektu lub obiektów hotelarskich, z wskazaniem kategorii obiektu, 2) ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych, 3) termin pobytu, 4) całkowitą cenę usługi hotelarskiej, 5) inne informacje o usłudze hotelarskiej, zgodnie z zapytaniem o rezerwację. 6. Całkowita cena usługi hotelarskiej zawiera: opłatę za pokój lub miejsce noclegowe wraz ze śniadaniem, jeżeli jest oferowane przez Hotel (cena usługi hotelarskiej oferowana przez Hotel), koszt usług dodatkowych jeżeli były wyszczególnione w Zapytaniu o rezerwację, koszty Wykonawcy związane z realizacją usługi, opłaty (np. klimatyczne), podatek VAT. 7. Zamawiający dokonuje Potwierdzenia rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem, albo za, pośrednictwem strony internetowej do której dostęp zapewni Wykonawca. Potwierdzenie rezerwacji jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia na usługę hotelarską (dokonaniem rezerwacji), zgodnie z Warunkami rezerwacji. 8. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania potwierdzenia rezerwacji. 5 1. W przypadku, gdy po dokonaniu rezerwacji, a przed rozpoczęciem świadczenia usługi hotelarskiej, którakolwiek z usług określonych w Potwierdzeniu rezerwacji nie może być zrealizowana na warunkach w nim określonych, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do pisemnego zaoferowania Zamawiającemu innego świadczenia o podobnej wartości i standardzie, w tym samym terminie, za zwrotem różnicy w cenie (świadczenie zastępcze). 2. Zamawiający może nie wyrazić zgody na świadczenie zastępcze i zrezygnować z usługi bez obowiązku zapłaty jakichkolwiek kosztów. 3. Warunki anulowania rezerwacji zamówionej usługi hotelarskiej mogą się różnić w zależności od Hotelu i konkretnych Warunków rezerwacji. Wykonawca zagwarantuje przekazanie Zamawiającemu wyczerpujących informacji o warunkach anulowania rezerwacji, w Warunkach rezerwacji. W przypadku braku takich informacji obowiązują warunki ogólne zawarte w ust. 4-7 niniejszej umowy. 4. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów z tytułu anulowania zamówionej usługi, jeżeli zgłosi Wykonawcy pisemnie, pocztą elektroniczną lub faksem żądanie anulowania usługi, w terminie co najmniej na 7 dni przed datą pierwszego dnia rozpoczęcia świadczenia usługi hotelarskiej. 5. Zamawiający zapłaci Wykonawcy równowartość jednej doby hotelowej ustalonej dla danej usługi hotelarskiej, jeżeli anuluje on zamówioną usługę w terminie krótszym niż określony w ust. 4. 6. Zamawiający będzie zobowiązany do zapłaty ceny całkowitej usługi, jeżeli zrezygnuje z zamówionej usługi bez uprzedniego jej anulowania. 7. Wcześniejsze zakończenie pobytu w Hotelu, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, nie uprawnia Zamawiającego do żądania zwrotu kwoty za niewykorzystane świadczenia. 8. W przypadku zdarzenia noszącego cechy siły wyższej (w szczególności: strajk, katastrofa, klęska żywiołowa, wojna) uniemożliwiającego kontynuację świadczenia usługi hotelarskiej, Zamawiający jest zobowiązany do zapłaty na rzecz Wykonawcy jedynie za już wykonane na rzecz Zamawiającego świadczenia w ramach usługi hotelarskiej. 6 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia r. do dnia.r. (12 miesięcy). 2. Strony mogą rozwiązać umowę za porozumieniem, z zachowaniem 2 miesięcznego terminu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca. 3

3. Wykonawca zapewnia obsługę Zamawiającego przez 7 dni w tygodniu w tym przez 5 dni w tygodniu, biuro wykonawcy będzie dostępne dla Zamawiającego w ciągu co najmniej 7 godzin. 7 1. Opłata za wystawienie biletu na międzynarodowe połączenia lotnicze wynosi: zł brutto. 2. Opłata za wystawienie biletu na krajowe połączenia lotnicze wynosi:.. zł brutto, 3. Wykonawca oferuje stały upust w wysokości.% od ceny każdego wystawionego dla Zamawiającego biletu. 4. W ceny opłat, wskazanych w dwóch ustępach uprzednich niniejszego paragrafu, wliczone są usługi świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie rezerwacji oraz w 1 ust. 2 pkt 1 4 Umowy. 5. Wykonawca będzie wystawiał fakturę za każdorazowe zamówienie. Faktura będzie dostarczana do Zamawiającego przy dostawie biletów lub wysyłana pocztą na adres Zamawiającego. 6. Na fakturze wystawionej przez Wykonawcę będą wyszczególnione odrębnie w szczególności następujące pozycje kosztów: 1) koszt zakupu biletu lotniczego z uwzględnieniem upustu, o którym mowa w ust. 3, 2) opłata za wystawienie biletu 3) ewentualna opłata za zmianę imiennej rezerwacji biletu. 7. Cena za wystawienie biletu międzynarodowego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na trasie docelowego połączenia zagranicznego. 8. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty należności za dostarczone bilety lotnicze oraz za wystawienie biletu, a także za zmianę imiennej rezerwacji biletu, gdy istnieje taka konieczność, przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze w terminie do 14 dni od doręczenia faktury VAT Zamawiającemu. Za datę płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego poleceniem przelewu. 8 1. W zamian za dokonanie rezerwacji usługi hotelarskiej, Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy całkowitą cenę usługi hotelarskiej z podatkiem VAT, w kwocie w wynikającej z Warunków rezerwacji i Potwierdzenia rezerwacji danej usługi. 2. Wykonawca zapewni upust od ceny usługi hotelarskiej oferowanej przez Hotel, w wysokości co najmniej..%, w stosunku do tej ceny. 3. Całkowita cena usługi hotelarskiej nie może być podwyższona w okresie 20 dni przed datą pobytu w Hotelu. 4. Zamawiający zapłaci Wykonawcę cenę, o której mowa w ust. 1, po wykonaniu usługi hotelarskiej, w ciągu 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT. Zapłata zostanie dokonana przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany na fakturze. Za datę płatności uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego poleceniem przelewu. 5. Jeżeli Hotel świadczył na rzecz Zamawiającego usługi dodatkowe nie objęte Warunkami rezerwacji, Zamawiający może być zobowiązany do dokonania zapłaty za te usługi bezpośrednio na rzecz Hotelu. 9 1. Łączna wartość nominalna usług świadczonych na podstawie niniejszej umowy, w okresie jej obowiązywania, nie może przekroczyć kwoty 170.000,00 zł brutto. 2. W przypadku, osiągnięcia wartości wskazanej w ust. 1 niniejszego paragrafu, umowa ulega rozwiązaniu w trybie natychmiastowym przez oświadczenie Zamawiającego. 4

10 1. Wszystkie dane zawarte w ofercie są niezmienne w okresie obowiązywania umowy. 2. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o zmianie numeru telefonu, numeru faksu lub adresu poczty elektronicznej. W razie nie powiadomienia o zmianie adresu lub faksu, zamówienie dokonane przez Zamawiającego na ostatni znany numer telefonu, numer faksu lub adres poczty elektronicznej uważa się za dokonane. 11 1. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, chyba, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest spowodowane wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Zamawiającego, działaniem lub zaniechaniem osób trzecich, nie uczestniczących w wykonywaniu usług przewidzianych w Umowie, albo siłą wyższą. 2. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, przez Wykonawcę, bez utraty uprawnień, o których mowa w ust. 1 oraz 3 5 Umowy. 3. W przypadku odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania przez Zamawiającego z przyczyn lezących po stronie Wykonawcy albo w przypadku odstąpienia od Umowy lub jej rozwiązania przez Wykonawcę z przyczyn innych niż wyłączna wina Zamawiającego, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% kwoty, o której mowa w 9 ust. 1. 4. W przypadku opóźnienia się Wykonawcy z wykonywaniem obowiązków wynikających z Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w kwocie 100 złotych za każdy dzień opóźnienia. 5. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku gdy szkoda przenosi wartość zastrzeżonych kar umownych. 13 1. W kwestiach nie uregulowanych niniejszą Umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. Nr 55, poz. 578 ze zm.).. 2. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. 3. Istotne zmiany umowy mogą dotyczyć: 1) wynagrodzenia wykonawcy w razie ustawowej zmiany stawki podatku VAT, 2) warunków płatności 4. Zmiany, o których mowa w ust. 3 mogą być dokonane w przypadku: 1) zmiany obowiązujących przepisów prawa mających wpływ na warunki wykonywania umowy, 2) wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy 5. Strona wnioskująca o zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy. 6. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem niniejszej umowy będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Wykonawca Zamawiający 5