www.dladino.pl (praca zbiorowa) Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie Dotyczy komputera (stacjonarnego lub laptopa) z zainstalowanym Microsoft Office 2013 PL, Microsoft Office 2010 PL lub Microsoft Office 2007 PL Komputerowa Oficyna Wydawnicza HELP
Praca zbiorowa pod redakcją Piotra Gomolińskiego by Piotr Gomoliński & Komputerowa Oficyna Wydawnicza HELP, Kanie 2013 Liczenia na komputerze nauczysz się w każdym wieku. Wystarczy dostęp do komputera z zainstalowanym Excelem 2007, 2010 lub 2013, podstawowa znajomość Windows (na poziomie jakiegoś innego kursu z tej serii dotyczącego Windows) i... ten samouczek. Kolejne kroki zilustrowane rysunkami pozwolą Ci szybko opanować podstawy programu! Nudna informatyczna teoria zredukowana do niezbędnego minimum. Wydawca: Komputerowa Oficyna Wydawnicza HELP, Piotr Gomoliński ul. Górna 3a 05-805 Kanie (adres tylko do korespondencji) tel./faks 22 759 35 60 tel. awaryjne: 604 298 099, 602 248 550 poczta elektroniczna: piotr@besthelp.pl www.dladino.pl www.besthelp.pl Druk cyfrowy ISBN-13 978-83-7603-062-3
Spis treści Wstęp... 7 Założenia samouczka... 7 Excel jako arkusz kalkulacyjny... 9 Różne wersje Excela... 9 Excel a Office... 10 Excel a Windows... 11 Organizacja samouczka... 11 Lekcja 1. Podstawy... 13 Uruchamianie Excela w Windows XP, Vista i 7... 13 Uruchamianie Excela w Windows 8... 16 Elementy okna programu Excel... 16 Zamykanie Excela... 22 Okno skoroszytu w oknie Excela... 23 Skoroszyty, arkusze i komórki... 26 Poruszanie się po arkuszu... 26 Wpisywanie danych do komórek... 28 Poruszanie się między arkuszami... 29 Zapisanie skoroszytu na dysku... 31 Lekcja 2. W Excelu podobnie jak w innych aplikacjach Windows... 35 Otwarcie zapisanego skoroszytu... 35 Pierwsze obliczenia... 38 Wydawanie poleceń za pomocą przycisków na wstędze... 40 Wydawanie poleceń za pomocą klawiatury... 42 Widok Backstage za kulisami (w EXCELu 2010 i 2013).. 43 Opcje Excela... 44 Przywracanie widoku paska formuł... 45 Cofanie operacji... 45 Otwieranie nowych skoroszytów... 46 Praca na kilku skoroszytach... 48 3
Przemieszczanie się między skoroszytami... 48 Zamykanie skoroszytów... 49 Pomoc elektroniczna w Excelu... 51 Lekcja 3. Praca na arkuszu... 55 Poznajemy arkusz za pomocą klawiatury... 55 A teraz Przechodzenie do... 58 Poruszanie się za pomocą myszy... 59 Wprowadzanie danych tekstowych... 61 Zmiana szerokości kolumny... 64 Wprowadzanie danych liczbowych... 66 Edycja komórki... 67 Zaznaczanie zakresu komórek... 70 Zaznaczanie zakresu komórek za pomocą klawiatury... 70 Wpisywanie danych do całego zakresu komórek... 71 Zaznaczanie zakresu komórek przez przeciąganie myszą.. 71 Usuwanie danych z całego zakresu... 72 Formatowanie zakresu komórek... 72 Wstawianie nowych kolumn i wierszy... 74 Wypełnianie... 76 Lekcja 4. Formuły i ich kopiowanie... 79 Wprowadzanie formuł... 79 Przeliczanie formuł... 82 Wprowadzanie formuł przez wskazywanie komórek... 82 Przenoszenie typu przeciągnij i upuść... 84 Przenoszenie za pomocą Schowka... 85 Kopiowanie danych przez Schowek... 87 Więcej o Schowku... 88 Kopiowanie metodą przeciągnij i upuść... 89 Kopiowanie formuł za pomocą uchwytu wypełniania... 90 Adresy względne i bezwzględne w formułach... 91 Funkcje... 94 Przycisk Suma (Autosumowanie)... 96 Kopiowanie funkcji... 97 Wprowadzanie dowolnej funkcji... 98 4 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
Lekcja 5. Formatowanie... 103 Formatowanie komórek format liczbowy... 103 Format księgowy... 106 Wyrównywanie tekstu... 107 Czcionki... 108 Obramowanie... 109 Linie siatki... 110 Formatowanie fragmentu tekstu... 111 Kopiowanie i przenoszenie sformatowanych komórek... 112 Usuwanie a czyszczenie... 113 Lekcja 6. Drukowanie... 115 Ustawienia strony... 116 Obszar wydruku... 118 EXCEL 2010 i 2013: Drukowanie... 121 EXCEL 2007: Podgląd wydruku... 124 EXCEL 2007: Wpasuj w stronę... 125 EXCEL 2007: Drukujemy... 126 Szybkie drukowanie (EXCEL 2007, 2010 i 2013)... 127 Dla ambitnych: Drukowanie na wielu stronach... 128 Widok układu strony... 130 Nagłówek i stopka strony... 131 Tytuły wydruku... 132 Lekcja 7. Wykresy... 135 Typ wykresu i źródło danych... 136 Nazwa wykresu i etykiety danych... 138 Modyfikowanie wykresu... 140 Dodawanie etykiet danych... 142 Drukowanie wykresu... 144 Lekcja 8. Daty... 145 Jak Excel traktuje daty... 146 Format daty... 148 Wprowadzanie dat... 151 Obliczenia na datach... 152 Spis treści 5
Blokowanie wartości formuł... 152 Ta książka jest dla Ciebie jeśli:... 156 6 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
Wstęp Niniejszy kurs jest przeznaczony dla osób, które lubią się uczyć samodzielnie. Wymagany jest dostęp do komputera z zainstalowanym programem Excel 2007, 2010 lub 2013 w wersji polskiej. Zakładamy, że czytelnicy znają podstawy systemu operacyjnego Windows, najlepiej w zakresie innego kursu z tej serii. Wymagana jest umiejętność posługiwania się myszą i klawiaturą, uruchamiania programów, zapisywania danych na dysku i korzystania z systemu pomocy. Potrzebna jest także znajomość takich pojęć jak: system operacyjny, aplikacje Windows, okna, menu, przycisk Start, pliki, foldery czy skróty. Czynności i pojęcia wymienione powyżej są takie same we wszystkich programach komputerowych napisanych dla Windows. Jeśli ich nie znasz, to zachęcamy do wcześniejszego przerobienia któregoś z kursów dotyczących Windows. Założenia samouczka Znasz podstawy systemu Windows przynajmniej w zakresie naszych innych kursów. Polecamy kursy o tytułach: Obsługa komputera z Windows, gdzie koniec tytułu powinien określać wersję Windows, której używasz np: Obsługa komputera z Windows XP, Obsługa komputera z Windows 7, Obsługa komputera z Windows 8 7
Chcesz się nauczyć podstaw obsługi programu Excel 2007, 2010 i 2013 w zakresie niezbędnym do rozpoczęcia z nim samodzielnej pracy. Nie interesują Cię na razie zaawansowane funkcje tego edytora. W tym samouczku nauczymy Cię tylko absolutnych podstaw! Nauczysz się natomiast, jak i gdzie znaleźć w razie potrzeby dodatkowe informacje. Masz, najlepiej nieskrępowany, dostęp do komputera. Podręcznik ten nie jest książką do poduszki! Ćwiczenia tego samouczka musisz przerobić osobiście na komputerze. Nauczenie się pracy z komputerem na sucho jest tak samo realne jak nauczenie się prowadzenia samochodu jedynie za pomocą książki. Na komputerze, do którego masz dostęp, jest prawidłowo zainstalowany program arkusza kalkulacyjnego Excel 2007 PL Excel 2010 PL lub Excel 2013 PL. (Literki PL oznaczają wersję polskojęzyczną.) Jeśli warunek ten nie jest spełniony, to kurs jest niemożliwy do przeprowadzenia. Poprzednie wersje Excela obsługuje sie w nieco inny sposób, więc trudno Ci będzie nauczyć się ich przy pomocy tego samouczka. Powinieneś kupić samouczek dotyczący Twojej wersji Excela. Oficyna HELP dysponuje samouczkami o wszystkich wersjach Excela dla Windows, poczynając od wersji 97. Teorię komputerową i informatyczną ograniczamy do niezbędnego minimum. Minimum to musi być jednak zachowane. Zasadniczą ideą samouczka jest nauka przez ćwiczenia, dlatego jesteś proszony o wykonywanie na komputerze poszczególnych czynności związanych z omawianym zagadnieniem. W wykonywaniu tych czynności pomagają Ci ilustracje. Możesz porównać wygląd ekranu Twojego komputera z ilustracją w podręczniku. Wyraźny wskaźnik pokazuje miejsce na 8 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
ekranie związane z czynnością oznaczoną kolejnym numerem. W Excelu (jak to jest typowe w systemie Windows) większość czynności można wykonać na wiele różnych sposobów. W tym samouczku pokazujemy Ci zwykle tylko jeden sposób wykonania danej czynności. W ten sposób nie jesteś na wstępie obciążany zbyt dużą ilością informacji. Excel jako arkusz kalkulacyjny Excel jest przedstawicielem programów, które nazywamy programami arkusza kalkulacyjnego. Służą one do przeprowadzania różnych obliczeń na dużej ilości danych liczbowych, przeważnie ale niekoniecznie o charakterze finansowym. Możliwości Excela są ogromne i nawet najbardziej zaawansowani użytkownicy nie znają ich wszystkich. Na tym kursie nauczymy Cię najbardziej podstawowych umiejętności. Jedną z nich będzie umiejętność szukania dalszych informacji. Nie ma potrzeby uczenia się dużej ilości funkcji Excela na wyrost. Większość z nich nigdy nie będzie Ci potrzebna. Musisz jednak zdawać sobie sprawę, że Excel potrafi znacznie więcej, niż pokażemy to w tym samouczku i w razie potrzeby, może Ci ułatwić pracę na wiele innych sposobów. Różne wersje Excela W samouczku tym omawiamy równolegle wersje programu oznaczone jako Excel 2007 PL, Excel 2010 PL i Excel 2013 PL. Liczby 2007, 2010 i 2013 są tu oznaczeniem roku produkcji a PL oznacza, że są to wersje polskojęzyczne, tzn. komunikujące się z użytkownikiem w języku polskim i przystosowane do pisania tekstów w tym języku (analogicznie EN to wersja angielskojęzyczna). Wstęp 9
Większość rysunków i dokładne brzmienie komunikatów wzięliśmy z wersji 2010. Tam, gdzie jakaś czynność wykonywana jest w wersji 2007 lub 2013 trochę inaczej, wyraźnie to zaznaczamy. Poprzednie wersje Excela (poczynając od najmłodszych będą to wersja 2003, 2002, 2000 itd.) na tyle się różnią w sposobie obsługi od wersji 2007 i 2010, że nie powinieneś próbować uczyć się ich za pomocą tego samouczka. Powinieneś nabyć samouczek odpowiedni do wersji Excela, której używasz. Wydaliśmy samouczki do każdej wersji dla Windows poczynając od Excela 97. JAKĄ MAM WERSJĘ? Numer wersji odczytać możesz na oryginalnym pudełku, CD-ROM-ie z programem Excel lub pakietem Office i ich dokumentacji. Jeśli nie możesz ich znaleźć, to zwróć uwagę jak Excel się przedstawia w czasie uruchamiania patrz strona 14. Excel a Office Excel jest programem, który można kupić i zainstalować samodzielnie, ale przede wszystkim jest nabywany jako część pakietu (zestawu) programów o nazwie Office. Zestaw programów to sprzedawany razem zbiór samodzielnych programów zawierający także mechanizmy ułatwiające ich współdziałanie. Microsoft Office to najpopularniejszy, zarówno na świecie, jak i w naszym kraju, pakiet programów. Każdy z wielu wariantów Office zawiera Excela. Wszystkie warianty Office zawierają również program Word (edytor tekstów). Poza tym różne wersje Office mogą także zawierać takie programy jak: Outlook (program do zarządzania pracą indywidualną i zespołową a także emailowania), Access (program do zarządzania bazami danych) PowerPoint (program do przygotowywania prezentacji), Publisher (program to tworzenia broszur, ulotek, zaproszeń itd.) i kilka innych. Samouczek ten jest przeznaczony zarówno dla osób, które posiadają cały zestaw Office 2007, 2010 lub 2013 (tych na pewno będzie większość), jak i dla tych, którzy mają samego Excela. 10 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
Excel a Windows Program Excel jest aplikacją Windows. Oznacza to, że został przystosowany do działania w tym systemie operacyjnym a jego obsługa jest podobna do obsługi innych aplikacji Windows. Jak już powiedzieliśmy powyżej, zakładamy, że znasz podstawy Windows (choć na pierwszej lekcji króciutko je przypomnimy). W samouczku tym skoncentrujemy się na czynnościach specyficznych dla Excela. Nawet jeśli Excel jest jedynym programem, z którego korzystasz, to nie powinieneś rozpoczynać przerabiania tego samouczka bez opanowania Windows przynajmniej w zakresie odpowiedniego kursu oficyny HELP. Organizacja samouczka Samouczek niniejszy podzielony jest na 8 lekcji. Każda lekcja zawiera w założeniu materiał na jedno posiedzenie. Przerabianie materiału jednej lekcji może trwać od kilkunastu do kilkudziesięciu minut. Sugerujemy, żebyś przy pierwszym przerabianiu samouczka ograniczył się do ścisłego wykonywania naszych poleceń. Lekcje są tak skonstruowane, że jedna wynika z drugiej i samowolne eksperymenty na jednej lekcji mogą spowodować, że na następnej coś Ci nie będzie wychodzić. Zastrzeżenie to obowiązuje tylko w stosunku do pierwszego przerobienia samouczka. Potem możesz zacząć wszystko od początku i pogłębiać swą wiedzę samodzielnymi eksperymentami, do których bardzo zachęcamy. Wstęp 11
12 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
Lekcja 1. Podstawy Na tej lekcji powtórzymy wiadomości z samouczków HELP dotyczących Windows w zakresie uruchamiania programów, zapisywania dokumentów (plików) na dysku i innych podstawowych dla systemu Windows czynności. Przedstawimy również podstawowe pojęcia programu Excel (jak skoroszyt, arkusz oraz komórka i jej adres) i pokażemy jak do komórki można wpisywać dane. Uruchamianie Excela w Windows XP, Vista i 7 Uruchamianie każdego programu komputerowego polega na jego załadowaniu z twardego dysku do pamięci operacyjnej (więcej na ten temat powiedzieliśmy w samouczkach dotyczących Windows). Dopiero wtedy można rozpocząć pracę z programem. Jakby dobrze policzyć, to Excela uruchomić można chyba na co najmniej kilkanaście sposobów. Nie musisz znać ich wszystkich. Na tej i następnej lekcji pokażemy Ci tylko kilka. Generalnie, metody uruchamiania programów windowsowych i ładowania do nich dokumentów (danych) podzielić można na dwie podstawowe grupy: 1. Najpierw uruchamiamy program, a potem ładujemy do niego istniejący dokument albo tworzymy nowy dokument. 2. Znajdujemy plik dokumentu i otwieramy go, co automatycznie spowoduje uruchomienie programu, w którym ten dokument został utworzony. Powyższe uwagi odnoszą się również do uruchamiania programu Excel. W samouczku tym przypomnimy najpierw jeden ze spo- 13
sobów z pierwszej grupy za pomocą przycisku Start umieszczonego standardowo w lewym dolnym rogu ekranu. Wydaj polecenie Start Wszystkie programy Microsoft Office Microsoft Excel 2010 (Microsoft Office Excel 2007). Takim skrótem myślowym oznaczamy w samouczkach HELP następujący ciąg czynności: 1. Kliknięcie przycisku Start. 2. Wybranie pozycji Wszystkie programy. 3. Wybranie pozycji Microsoft Office. 4. Kliknięcie pozycji Microsoft Excel 2010 lub Microsoft Office Excel 2007. WAŻNE W tym momencie najłatwiej się zorientować, którą masz wersję Excela 2007, 2010 czy 2013. (A jeśli masz wcześniejszą, np. 2003, to ten samouczek nie jest dla Ciebie musisz kupić jego wcześniejsze wydanie!) UWAGA! Pozycja Microsoft Excel może być umieszczona w innym miejscu menu startowego (np. Start Programy Microsoft Excel). Będziesz jej musiał wtedy poszukać. WAŻNE!!! System Windows jest systemem bardzo plastycznym i wygląd menu startowego (oraz inne elementy) można łatwo modyfikować. My podajemy zawsze ustawienia standardowe. Ta uwaga odnosić się jeszcze będzie do wielu innych ustawień Windows i Excela. W toku niniejszego samouczka może się czasem zdarzać, że pewne rzeczy będą się u Ciebie różniły od stanu 14 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie
opisywanego w tym podręczniku. W większości wypadków wynikać to będzie ze zmiany ustawień standardowych. Będziemy się starać ostrzegać o takich możliwościach, lecz nie zrobimy tego w każdym możliwym wypadku. 3 4 2 1 Lekcja 1. Podstawy 15
Uruchamianie Excela w Windows 8 W Windows 8 programy uruchamiamy w inny sposób niż w poprzednich wersjach tego systemu. Ponieważ nie ma menu start musimy skorzystać z Ekranu startowego. 1. Jeśli nie jesteś na Ekranie startowym, to przejdź tam najeżdżając wskaźnikiem myszy lewy dolny róg ekranu i klikając. 2. Na Ekranie startowym znajdź kafelek reprezentujący program Excel i kliknij go. Jeśli go tam nie ma to kliknij prawym przyciskiem myszy i na dolnym pasku, który się ukaże, kliknij (lewym przyciskiem) przycisk Wszystkie aplikacje. Przejdziesz do Ekranu aplikacji, gdzie znajdź i kliknij ikonkę Excela. Elementy okna programu Excel Jeśli pracujesz w Excelu 2013, to po uruchomieniu programu musisz od razu zdecydować, czy kontynuować jakąś poprzednią 16 Excel (2007, 2010 i 2013) czyli komputerowe liczenie