Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 1
Zamówienia publiczne - Zasada generalna Zamawiający dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu, bez względu na wartość zamówienia, zgodnie z ustawą o finansach publicznych: w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania, zasadą jawności. 2
Zamówienia publiczne Wytyczne POPT Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej obowiązujące od 12 marca 2012 r. ze szczególnym uwzględnieniem procedur dot.: zamówień udzielanych przez podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 14 tys. euro w rozumieniu art. 4 pkt 8 ustawy PZP. 3
Zamówienia publiczne o wartości do 3 500 PLN brutto Do kwoty 3500 PLN brutto Zamawiający ponosi wydatki z zachowaniem zasady generalnej - bez konieczności dokumentowania procedury udzielenia zamówienia. 4
Zamawiający planując realizację wydatku: wysyła zapytanie ofertowe do minimum 3 potencjalnych wykonawców lub przekazuje ogłoszenie o planowanym zamówieniu do publicznej wiadomości poprzez zamieszczenie na własnej stronie internetowej lub w przypadku braku własnej strony na stronie do zamieszczania ogłoszeń (jest to obligatoryjne dla wszystkich wydatków przekraczających kwotę 14 tys. euro) 5
Forma zapytania ofertowego: pismo, fax, droga elektroniczna lub telefoniczna; za równoważne z powyższym uznaje się pozyskanie stosownej informacji handlowej ze strony internetowej potencjalnego wykonawcy; zapytanie powinno zawierać opis przedmiotu zamówienia oraz termin składania ofert. Termin na złożenie oferty powinien uwzględniać czas niezbędny na jej przygotowanie i złożenie. 6
Dokumenty potwierdzające przeprowadzenie procedury zamówienia to w szczególności: skierowane do wybranych wykonawców zapytania ofertowe (pismo, fax, wydruk korespondencji elektronicznej) wraz z otrzymanymi odpowiedziami (ofertami); wydruki ze stron internetowych przedstawiające oferty konkretnych wykonawców; informacja potwierdzająca telefoniczne rozeznanie rynku. 7
Zasada konkurencyjności zostanie spełniona jeżeli Zamawiający: pozyska co najmniej dwie ważne ofert, w przypadku rozeznania rynku przeprowadzonego poprzez wysyłanie zapytań ofertowych, pozyska co najmniej 1 ważną ofertę, w przypadku, gdy podał zapytanie ofertowe do publicznej wiadomości na własnej/innej stronie internetowej. W sytuacji, gdy Zamawiający nie pozyskał wymaganej liczby ofert, bądź otrzymane oferty nie spełniają wymagań określonych w ogłoszeniu, należy powtórzyć powyższą procedurę. 8
Procedura udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem wyboru wykonawcy powinna być udokumentowana notatką służbową podpisaną przez osobę upoważnioną do dysponowania środkami w ramach projektu, a także zebranymi ofertami. Elementy obligatoryjne notatki: informacja o adresatach zapytania ofertowego, do których skierowano zapytanie, w przypadku umieszczenia zapytania ofertowego na stronie internetowej informacja o upublicznieniu; wykaz ofert wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia; wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem; data sporządzenia notatki; podpis osoby upoważnionej do dysponowania środkami.
W przypadku gdy beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców może skierować zapytanie ofertowe do dwóch lub jednego wykonawcy oraz przedstawić uzasadnienie w notatce służbowej wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające dany stan rzeczy.
Nie stosuje się powyższych procedur udzielenia zamówienia, w szczególności w przypadku: indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.). Szkolenia grupowe tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie Zamawiającego są objęte wymogiem rozeznania rynku. usług restauratorskich o wartości do 5 000 PLN netto, które są uzasadnione potrzebą odpowiedniego przyjęcia delegacji wysokiego szczebla.
Nie stosuje się powyższych procedur udzielenia zamówienia, w szczególności w przypadku: konieczności zatrudnienia koordynatorów gminnych (pracowników konkretnych urzędów). Należy uzasadnienie przedstawić w notatce.
Regulamin wewnętrzny dotacjobiorcy W sytuacji gdy poszczególne zapisy regulacji wewnętrznych zamawiającego dotyczące udzielania zamówienia są bardziej restrykcyjne, niż zapisy omawianych wytycznych, należy stosować wewnętrzny regulamin zamawiającego. W pozostałych przypadkach należy przestrzegać niniejszych procedur.
Zamówienia publiczne Nieprzestrzeganie zasad uczciwej konkurencji Może skutkować nałożeniem przez IZ POPT korekty finansowej wyliczonej w oparciu o dokument pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków UE.
Dziękuję za uwagę. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Programów Pomocowych i Pomocy Technicznej ul. Wspólna 2/4 00-960 Warszawa tel: 022 227 78 00 Ministerstwo Rozwoju Regionalnego 14 czerwca 2013 15