Platforma zakupowa GRUPY TAURON Podręcznik oferenta Version 1.0
1. Spis Treści 1. Spis Treści... 1 2. Wstęp... 2 3. Nawigacja w systemie... 2 4. Logowanie do systemu... 4 5. Czynności przygotowawcze do udziału w aukcjach... 5 6. Ogólny opis konsoli oferenta... 7 7. Składanie ofert... 10 8. Podpisywanie ofert przy użyciu podpisu elektronicznego... 12 9. Opis opcji widoczności... 15 10. Zakończenie aukcji... 16 11. Wylogowanie z systemu... 17 12. Modele aukcji... 18 13. Uwagi końcowe... 19 14. Spis ilustracji... 20 Załącznik Rejestrowanie certyfikatu w systemie... 21 1
2. Wstęp Dokument ten zawiera instrukcję postępowania oraz opis funkcji dostępnych przy korzystaniu z modułu Aukcji Elektronicznych Systemu Wsparcia Organizacji Zakupów w Grupie TAURON. Widok konsoli oferenta w trakcie aukcji może różnić się od przykładowych ilustracji niniejszego podręcznika w zależności od modelu aukcji i opcji widoczności wybranych przez Organizatora oraz aktualnego stanu prawnego dotyczącego licytacji elektronicznych. 3. Nawigacja w systemie Podstawowe elementy interfejsu użytkownika Po zalogowaniu do Systemu użytkownik ma przed sobą interfejs z następującymi elementami widocznymi na rysunkach poniżej: Menu użytkownika Rysunek 1 Elementy interfejsu Obszar roboczy W obrębie obszaru roboczego podczas wykonywania czynności użytkownikowi wyświetlają się okna 2
Menu użytkownika, sekcje, odnośniki Podczas pracy z menu użytkownika pracownik chcąc przejść do konkretnego miejsca może poruszać się pomiędzy dostępnymi sekcjami. I tak na przykład klikając na Portal dostawcy uzyskuje widok poszczególnych odnośników takich jak: Moje aukcje, Obserwowane aukcje widocznych w poniższej. Sekcje Rysunek 2 Menu użytkownika sekcje Ważne jest to, że rozwinięte sekcje menu zostają zapisane w momencie wylogowania się użytkownika, dzięki czemu przy ponownym logowaniu użytkownik zastaje je w tej samej konfiguracji. 3
4. Logowanie do systemu Po wejściu na główną stronę Systemu Wsparcia Organizacji Zakupów w GRUPIE TAURON w górnym prawym rogu strony głównej widoczny jest napis Zaloguj, który służy do wejścia upoważnionych (mających login i hasło) użytkowników Systemu. Aby wejść do systemu należy najechać wskaźnikiem myszki na ten napis i kliknąć pojedynczo lewym przyciskiem. Powinien otworzyć się poniższy obszar roboczy: Rysunek 3 Ekran logowania Przy pierwszym logowaniu, w okienkach za napisami Login oraz Hasło należy wpisać otrzymane e-mailem odpowiednio dane oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. Login, czyli nazwa użytkownika, będzie służył do każdorazowego wejścia do systemu. Hasło przesłane w e-mailu jest hasłem tymczasowym i służy jedynie do pierwszego, jednorazowego logowania w systemie. W związku z powyższym SWOZ GK TAURON poprosi o jego zmianę, co należy uczynić wypełniając odpowiednio pola na ekranie widoczne na rysunku poniżej. Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdź zmiany. Hasło do systemu zostanie zmienione. Będzie ono teraz służyć do każdorazowego logowania się do systemu. Rysunek 4 Zmiana hasła do Systemu 4
5. Czynności przygotowawcze do udziału w aukcjach W celu wzięcia udziału w aukcji, Oferent powinien wybrać sekcję Portal dostawcy, a następnie odnośnik Moje aukcje. Rysunek 5 Menu główne Po wyborze Moich aukcji Oferent ma możliwość podglądu przyszłych, otwartych, wstrzymanych, zakończonych i zaakceptowanych aukcji, do których został zaproszony. Oferent może składać oferty jedynie w aukcjach otwartych. Rysunek 6 Konsola oferenta i regulamin aukcji 5
Aby przejść do składania ofert należy przy wybranej aukcji kliknąć na ikonę Konsola Oferenta.. Otworzy się Jeśli do danej aukcji załączony został jej Regulamin, to Oferent będzie miał możliwość zapoznania się z tym Regulaminem po kliknięciu ikony. Jeżeli do udziału w aukcji wymagana jest akceptacja jej Regulaminu, to po kliknięciu ikony Konsoli Oferenta wyświetlone zostanie następujące okno. Rysunek 7 Akceptacja regulaminu aukcji Konsola Oferenta wyświetlona zostanie dopiero po zaakceptowaniu załączonego Regulaminu aukcji. 6
6. Ogólny opis konsoli oferenta Konsola Oferenta składa się najczęściej z 4 elementów: Ogólne informacje dotyczące aukcji; Panel do składania ofert; Okno czatu; Historia ofert. Dostępność poszczególnych elementów dla Oferenta może zależeć od modelu aukcji wybranego przez Organizatora. a) Ogólne informacje dotyczące aukcji Podane są na samej górze Konsoli Oferenta i zawierają: nr aukcji, nazwę aukcji, status (przyszła / otwarta / zakończona / zaakceptowana), czas (serwera, rozpoczęcia, zakończenia oraz pozostały do końca aukcji), dogrywki (ilość - liczba 9999 oznacza nieskończoną ilość dogrywek, długość i kolejny numer aktualnej dogrywki), opóźnienie łącza (informuje o czasie koniecznym na dotarcie oferty do systemu). Rysunek 8 Konsola Oferenta ogólne informacje dotyczące aukcji b) Panel do składania ofert Znajduje się w środkowej części konsoli. Przed rozpoczęciem licytowania, w polu do wpisywania wartości oferty, Oferent będzie widział w zależności od modelu aukcji wybranego przez Organizatora: własną ofertę z poprzedniego etapu postępowania zakupowego, którą należy zatwierdzić przy składaniu pierwszej oferty, lub własną ofertę z poprzedniego etapu postępowania zakupowego, którą system złożył automatycznie w momencie opublikowania aukcji, lub cenę wywoławczą, lub puste pole, w które można wpisać dowolną wartość. 7
Rysunek 9 Konsola Oferenta miejsce do składania ofert Gdy aukcja jest otwarta, po najechaniu kursorem na pole do wpisywania wartości oferty, system wyświetli wartość postąpienia (krok cenowy), a także zakres możliwych do wpisania wartości (wartość minimalną i wartość maksymalną). Rysunek 10 Konsola Oferenta wartość postąpienia, wartości minimalna i maksymalna Sposób składania ofert został opisany w Rozdziale 7 Składanie ofert. c) Okno czatu Za jego pośrednictwem możliwa jest komunikacja między Operatorem SWOZ GK TAURON a Oferentem. Wiadomość wysłana przez Oferenta będzie widoczna tylko dla Operatora aukcji. W celu wysłania komunikatu do Operatora, w prawym oknie należy wpisać treść komunikatu, a następnie kliknąć przycisk Wyślij wiadomość. Wiadomość zostanie wysłana do Operatora aukcji oraz wprowadzona do Okna czatu Rysunek 11 Konsola Oferenta okno czatu d) Historia ofert W celu przeglądania złożonych ofert należy zaznaczyć pozycję w lewej części panelu oraz wybrać opcję - Pokaż oferty: przyjęte albo prowadzące. W zależności od zaznaczonej opcji system pokazuje ranking, wartości oraz czas złożenia wszystkich ofert przyjętych przez system (stan historyczny), albo ostatnich ofert poszczególnych Oferentów (stan aktualny). 8
Rysunek 12 Konsola Oferenta Historia ofert Zmienne wynikowe, takie jak np. ranking, wyświetlane w opcji przyjęte, są wartościami historycznymi z momentu złożenia oferty. Zmienne wynikowe, takie jak np. ranking, wyświetlane w opcji prowadzące, są zawsze wartościami aktualnymi w danym momencie. W zależności od modelu aukcji wybranego przez Organizatora system będzie wyświetlał historię ofert wszystkich Oferentów albo tylko historię własnych ofert. 9
7. Składanie ofert Składanie ofert będzie możliwe, gdy status aukcji na Konsoli Oferenta zmieni się z Przyszła na Otwarta. W celu złożenia oferty należy: 1. Wybrać pozycje do licytacji poprzez zaznaczenie przy wybranej pozycji, 2. Wpisać wartości poprzez: 2a. użycie przycisków - lub + po wcześniejszym wstawieniu kursora w pole oferty; 2b. wpisanie wartości w polu oferty *; 3. Kliknąć przycisk Złóż ofertę. 2a 2b 1 3 Rysunek 13 Składanie ofert W zależności od wymagań Organizatora w konsoli Oferenta dostępne mogą być również opcje składania ofert na kilku pozycjach w grupie w tym samym czasie oraz jednoczesnego składania ofert na wszystkich pozycjach aukcji. Składanie ofert na wszystkich pozycjach w grupie: 1. Wybrać grupę, na której Oferent chce dostosować swoją ofertę; 2. Dostosować ofertę za pomocą przycisków + lub - lub wpisać żądaną wartość; 3. Wybrać polecenie Zastosuj ; 4. Kliknąć przycisk Złóż ofertę. 10
1 2 3 Rysunek 14 Składanie oferty na wszystkich pozycjach w grupie Składanie ofert na wszystkich pozycjach w grupie: 1. Wybrać zmienną, na której Oferent chce dostosować swoją ofertę; 2. Dostosować ofertę za pomocą przycisków + lub - o żądaną liczbę postąpień; 3. Wybrać polecenie Zastosuj na wszystkich pozycjach lub po oznaczeniu żądanych pół wyboru z lewej strony nazw pozycji Zastosuj na wybranych pozycjach ; 4. Kliknąć przycisk Złóż ofertę. 1 2 3 Rysunek 15 Jednoczesne składanie ofert na wszystkich/wybranych pozycjach aukcji * W przypadku omyłkowego wpisania wartości oferty, której nie planujemy złożyć, w celu przywrócenia wyświetlania poprzedniej wartości należy odświeżyć konsolę (użyć przycisku Odśwież wartości na Konsoli Oferenta lub przycisku F5 na klawiaturze). 11
8. Podpisywanie ofert przy użyciu podpisu elektronicznego Jeżeli złożenie oferty na aukcji musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, to po kliknięciu przycisku Złóż ofertę wyświetli się okno wyboru certyfikatów kwalifikowanych, zarejestrowanych w systemie (instrukcję rejestrowania certyfikatów w systemie zawiera załącznik do niniejszego podręcznika). Jeśli na pasku informacji pojawi się monit o zainstalowanie dodatku SafeDevice X bezpieczny podpis elektroniczny, należy to uczynić klikając na ten pasek. Rysunek 16 Instalowanie dodatku "SafeDevice X- bezpieczny podpis elektroniczny" Następnie należy wybrać z rozwijalnej listy właściwy certyfikat i kliknąć przycisk Podpisz. Rysunek 17 Wybór certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w systemie Po kliknięciu przycisku Podpisz otworzy się okno SafeDevice X podpisywanie formularza. W tym oknie zamieszczone są informacje dotyczące certyfikatu i podpisywanej oferty. 12
Rysunek 18 Podpisywanie formularza - informacje dotyczące certyfikatu i zatwierdzanej oferty Po kliknięciu przycisku Podpisz wyświetli się okno z żądaniem wpisania PINu. Rysunek 19 Okno w przypadku certyfikatów wydanych przez KIR S.A. (SZAFIR) i PWPW S.A. (Sigillum PCCE) 13
Rysunek 20 Okno w przypadku certyfikatów wydanych przez Unizeto Technologies S.A. (CERTUM QCA). W celu podpisania składanej oferty należy wpisać PIN i kliknąć przycisk OK. 14
9. Opis opcji widoczności Po złożeniu ofert system poinformuje o sytuacji na aukcji, zgodnie z dostępnymi opcjami widoczności. Dostępność opcji zależy od modelu aukcji wybranego przez Organizatora. 1. Kolumna Stan Statusy: Zaakceptowana oznacza, że oferta została przyjęta przez system; Odrzucona kliknij na status, aby sprawdzić przyczynę odrzucenia oferty. 2. Ikony powiadomień - informuje o tym, że Oferent prowadzi na aukcji, - informuje o tym, że na aukcji została złożona nowa oferta, - informuje o tym, że na aukcji została złożona nowa oferta prowadząca. 3. Ranking informuje o tym, jaką pozycję w rankingu zajmuje ostatnia oferta danego Oferenta, lub (dla wielopozycyjnych aukcji zagregowanych) jakie miejsce zajmuje sumaryczna oferta danego Oferenta (kolumna Ranking, wiersz Zmienne zagregowane); 4. Wiersz Prowadząca oferta a. wskazuje wartości oferty najkorzystniejszej (prowadzącej na pozycji) w danej chwili; b. wskazuje wartość najkorzystniejszej sumarycznej oferty w danej chwili. 5. Sumaryczna wartość oferty danego Oferenta Rysunek 21 Opcje widoczności na konsoli ofert 15
10. Zakończenie aukcji Po zakończeniu się aukcji na Konsoli Oferenta zostanie wyświetlony status Zakończona, a pola do wpisywania oferty oraz przycisk Złóż ofertę staną się nieaktywne i nie będzie możliwości złożenia kolejnej oferty. Na Konsoli Oferenta będzie wyświetlana wartość ostatniej złożonej oferty oraz pozycja w rankingu z chwili zakończenia aukcji, wartość oferty prowadzącej, a także ikona żółtego młotka, jeśli Oferent zakończył aukcję na prowadzeniu. Rysunek 22 Konsola Oferenta po zakończeniu aukcji Na liście aukcji, przedmiotową licytację będzie można znaleźć w zakładce zakończone lub zaakceptowane, skąd będzie można pobrać raport z przebiegu aukcji poprzez kliknięcie na ikonę (raport w formacie.xls) lub (raport w formacie.pdf). Rysunek 23 Lista aukcji zakończonych pobieranie raportu Raport niezależnie od formatu zawierać będzie dwie zakładki: Historia ofert zapis wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. Rankingu wyszczególnione w tej zakładce są rankingami, które uzyskała dana oferta w momencie jej złożenia; Potwierdzenie ofert ostateczne oferty złożone przez Oferenta na pozycjach aukcji. Rankingi wyszczególnione w tej zakładce są rankingami obowiązującymi w momencie zakończenia aukcji. 16
11. Wylogowanie z systemu W celu wylogowania się z Platformy należy zamknąć Konsolę Oferenta za pomocą, a następnie kliknąć Wyloguj w Menu Platformy Aukcyjnej. Rysunek 24 Wylogowanie się z Platformy 17
12. Modele aukcji Aukcja może zostać przeprowadzona, w zależności od modelu aukcji wybranego przez Organizatora, według reguły aukcji angielskiej lub dynamicznej. Reguła aukcji angielskiej, oznacza, że każda kolejna oferta złożona przez Oferenta musi być lepsza od oferty prowadzącej. Reguła aukcji dynamicznej oznacza, że każda kolejna oferta złożona przez Oferenta musi być lepsza od jego poprzedniej oferty. 18
13. Uwagi końcowe Oferent zawsze ma możliwość ręcznego odświeżenia konsoli poprzez użycie przycisku F5 na klawiaturze komputera. 19
14. Spis ilustracji Rysunek 1 Elementy interfejsu... 2 Rysunek 2 Menu użytkownika sekcje... 3 Rysunek 3 Ekran logowania... 4 Rysunek 4 Zmiana hasła do Systemu... 4 Rysunek 5 Menu główne... 5 Rysunek 6 Konsola oferenta i regulamin aukcji... 5 Rysunek 7 Akceptacja regulaminu aukcji... 6 Rysunek 8 Konsola Oferenta ogólne informacje dotyczące aukcji... 7 Rysunek 9 Konsola Oferenta miejsce do składania ofert... 8 Rysunek 10 Konsola Oferenta wartość postąpienia, wartości minimalna i maksymalna... 8 Rysunek 11 Konsola Oferenta okno czatu... 8 Rysunek 12 Konsola Oferenta Historia ofert... 9 Rysunek 13 Składanie ofert... 10 Rysunek 14 Składanie oferty na wszystkich pozycjach w grupie... 11 Rysunek 15 Jednoczesne składanie ofert na wszystkich/wybranych pozycjach aukcji... 11 Rysunek 16 Instalowanie dodatku "SafeDevice X- bezpieczny podpis elektroniczny"... 12 Rysunek 17 Wybór certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w systemie... 12 Rysunek 18 Podpisywanie formularza - informacje dotyczące certyfikatu i zatwierdzanej oferty... 13 Rysunek 19 Okno w przypadku certyfikatów wydanych przez KIR S.A. (SZAFIR) i PWPW S.A. (Sigillum PCCE)... 13 Rysunek 20 Okno w przypadku certyfikatów wydanych przez Unizeto Technologies S.A. (CERTUM QCA).... 14 Rysunek 21 Opcje widoczności na konsoli ofert... 15 Rysunek 22 Konsola Oferenta po zakończeniu aukcji... 16 Rysunek 23 Lista aukcji zakończonych pobieranie raportu... 16 Rysunek 24 Wylogowanie się z Platformy... 17 20
Załącznik Rejestrowanie certyfikatu w systemie a) Certyfikaty wydane przez KIR S.A. (SZAFIR) i PWPW S.A. (Sigillum PCCE) Aby poprawnie zarejestrować certyfikat w systemie należy: 1. Włożyć kartę kryptograficzną do czytnika kart. 2. Uruchomić Menadżera CryptoCard Suite (oprogramowanie dostarczane przez wydawcę certyfikatu). 3. Przejść do zakładki Narzędzia. 4. Kliknąć w sekcji Dodatkowe narzędzia przycisk Uruchom. 5. W nowym oknie pojawi się Wybór asystenta. 6. Kolejnym krokiem jest Wtedy należy wybrać Rejestracja certyfikatu zaznaczenie SetEID i kliknięcie przycisku w systemie i kliknąć przycisk Dalej. Dalej. 21
7. W następnym widoku należy zaznaczyć 8. Potem nadać certyfikatowi Przyjazną wybrany certyfikat i kliknąć przycisk Dalej. nazwę i upewnić się, że wybranym Magazynem certyfikatów jest Osobisty. Kliknąć przycisk Zakończ. b) Certyfikat wydany przez Unizeto Technologies S.A. (CERTUM QCA) Aby poprawnie zarejestrować certyfikat w systemie należy: 1. Włożyć kartę kryptograficzną do czytnika kart. 2. Uruchomić aplikację procertum CardManager a. 3. Kliknąć przycisk Czytaj kartę. 4.Przejść do zakładki Profil bezpieczny. 22
5. Kliknąć przycisk Rejestruj certyfikaty W rezultacie pokaże się komunikat o pomyślnym zarejestrowaniu certyfikatów. c) Sprawdzenie poprawnego zarejestrowania certyfikatów W celu sprawdzenia, czy certyfikaty zostały poprawnie zainstalowane należy: 1. Uruchomić przeglądarkę Internet Explorer. 2. Wybrać Narzędzia, 3. Przejść do zakładki Zawartość a następnie Opcje internetowe. 23
5. W sekcji Certyfikaty kliknąć przycisk Certyfikaty. 6. Upewnić się, że zainstalowane certyfikaty znajdują się w zakładce Osobisty. 24