Inowrocław, 10.03.2016 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2016 I. Zamawiający BIT - SYSTEM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. DWORCOWA 31 88-100 INOWROCŁAW NIP: 5562759098 REGON: 361439644 Adres korespondencyjny: ul. Słoneczna 21 88-153 Kruszwica Osoba do kontaktu: Cezary Uniszkiewicz e-mail: biuro@inmed.biz.pl II. Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem zamówienia jest udzielenie usług doradczych w zakresie innowacji oraz usług wsparcia innowacji związanych z wdrożeniem do sprzedaży nowego produktu tj. Innowacyjna wanna porodowa ze zintegrowanym systemem podgrzewania i utrzymania temperatury wody bazującym na nanokompozytowych elementach grzejnych.. 2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 4 do niniejszego zapytania. Zamawiający planuje ubieganie się o dofinansowanie w/w usług w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 2.3.1. Proinnowacyjne usługi IOB dla MŚP. Usługa zakończy się opracowaniem kompleksowej dokumentacji i raportów z przeprowadzonych prac. 3) W przypadku pytań lub wątpliwości Zamawiający udzielać będzie wyjaśnień. Pytania lub wątpliwości Dostawcy powinny być kierowane pisemnie lub w wersji elektronicznej na adres Zamawiającego wskazany w punkcie I, przy czym pytania lub wątpliwości nie mogą być składane później aniżeli 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Odpowiedzi Zamawiający będzie udzielał niezwłocznie, tj. w normalnym toku czynności. III. Warunki stawiane wykonawcy i wykluczenia: 1) Wykonawcą może być tylko akredytowana lub zgłoszona do akredytacji Instytucja Otoczenia Biznesu (IOB). W przypadku IOB zgłoszonego do akredytacji, musi nastąpić to nie później, niż w dniu potwierdzenia złożenia Wniosku o dofinansowanie, zgodnie z regulaminem konkursu. 2) Wykonawca IOB akredytowany lub zgłoszony do akredytacji, ma w założeniu swojego działania wspierać MŚP w procesie opracowania i wdrożenia innowacji produktowych lub procesowych o charakterze technologicznym, realizowanych w obszarach Krajowych Inteligentnych Specjalizacji (KIS). 3) Wykonawca musi dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 1
4) Wykonawca musi posiadać potencjał techniczny umożliwiający realizację zamówienia. 5) Wykonawca musi posiadać wiedzę i doświadczenie umożliwiającą wykonanie zamówienia. 6) Wykonawca nie może być w żaden sposób powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą, polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 7) Wykonawca musi złożyć oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - wzory oświadczeń znajdują się w załącznikach do niniejszego zapytania ofertowego (zał. nr 1 oraz zał. nr 2). IV. Okres realizacji zamówienia 1) Zakładany czas realizacji usługi: do 24 miesięcy licząc od daty podpisania umowy na dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.3.1 Proinnowacyjne usług IOB dla MŚP Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020. 2) Terminy rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadań mogą ulec zmianie w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, uniemożliwiających realizację przedsięwzięcia w zakładanych terminach. Zamawiający, po każdym z etapów prac, dokona protokolarnego odbioru rezultatów projektu. 3) Zamówienie, w wyznaczonym terminie, będzie realizowane pod warunkiem uzyskania przez Zleceniodawcę dotacji na realizację projektu w ramach POIR, 2014-2020, Poddziałanie 2.3.1. IV. Termin składania ofert 1) Termin składania ofert: od 10.03.2016 r. do 17.03.2016 r. (godz. 24.00). V. Opis sposobu przygotowania oferty 1) Ofertę należy sporządzić na załączonym druku FORMULARZ OFERTY (Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) w języku polskim w formie pisemnej uzupełniając wszystkie wymagane informacje. 2) Termin ważności oferty powinien wynosić co najmniej 120 dni od dnia jej złożenia. 3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4) Ceny wskazane w ofercie powinny uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją usługi. 5) Do oferty powinien zostać dołączony podpisany dokument Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych Oferenta z Zamawiającym. 6) Oferta wraz z załącznikiem muszą być opieczętowane i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie właściwym dla jego formy organizacyjnej. VI. Miejsce oraz termin składania ofert 2
1) Oferta (zał. 1) wraz z oświadczeniem o braku powiązań (zał. 2) powinna być przesłana w formie podpisanego skanu dokumentu do dnia 17.03.2016 do godz. 24.00 na adres poczty elektronicznej biuro@inmed.biz.pl, osoby do kontaktu: Cezary Uniszkiewicz, dostarczona pocztą, kurierem (decyduje data wpłynięcia oferty do Biura Zamawiającego) lub też dostarczona osobiście na adres: ul. Słoneczna 21, 88-153 Kruszwica 2) Oferent może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 3) W toku weryfikacji i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień i doprecyzowań dotyczących treści złożonych ofert. VII. Kryterium oceny ofert 1) Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty kierując się punktowym systemem oceny kryteriów wg poniższego przydziału punktów do poszczególnych kryteriów (maksymalnie do uzyskania 100 pkt): Cena maksymalnie do uzyskania jest 100 pkt. Ocenie podlegać będzie cena netto oferty. Wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę netto otrzyma maksymalną liczbę punktów 100. Dla pozostałych wykonawców punktacja za cenę będzie obliczana wg następującego wzoru: Najniższa oferowana cena netto C = ------------------------------------------------------ 100 Cena netto w rozpatrywanej ofercie 2) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma łącznie najwyższą ilość punktów. 3) Rozpoznawane przez Zamawiającego będą tylko oferty Wykonawców, którzy spełniają postawione przed nimi wymagania, określone w punkcie III niniejszego zapytania. 4) W przypadku jednakowych ofert cenowych Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji cenowych oraz np. wyboru oferty najbardziej korzystnej w zakresie oddziaływania na środowisko (np. mniejsza energochłonność, zużycie wody, wykorzystanie materiałów pochodzących z recyclingu, itp.). VIII. Umowa Treść umowy pomiędzy Wnioskodawcą, a Wykonawcą jest kształtowana autonomią woli Stron. Wszystkie zapisy wzoru umowy mogą być modyfikowane. Umowa zawarta po wyłonieniu najkorzystniejszej oferty, będzie umową warunkową pod warunkiem (zawieszającym) uzyskania dofinansowania na realizację projektu. Wzór umowy znajduje się w załączniku nr 3. IX. Załączniki Formularz ofertowy (zał. nr 1). Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych Oferenta z Zamawiającym (zał. nr 2). 3
Wzór umowy warunkowej na realizację przedmiotu zapytania ofertowego (zał. nr 3). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zał. Nr 4). Data, podpis Pieczęć 4
Zał. nr 1 do zapytania ofertowego dot. realizacji zlecenia w ramach projektu 2.3.1 POIR WYKONAWCA (PIECZĄTKA)... (nazwa i adres siedziby wykonawcy)... (telefon) (adres e-mail) FORMULARZ OFERTY... (miejscowość i data) W odpowiedzi na zapytanie od firmy BIT System ul. Dworcowa 31, 88-100 Inowrocław, NIP: 5562759098 z dnia 10.03.2016. dotyczącą: Udzielenie usług doradczych związanych z wdrożeniem do sprzedaży nowego produktu tj. Innowacyjna wanna porodowa ze zintegrowanym system podgrzewania i utrzymania temperatury wody bazującym na nanokompozytowych elementach grzejnych przekładam/przekładamy niniejszą ofertę. Oferuję wykonanie całego zamówienia, zgodnie z wszystkimi wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym. Oświadczam, że będę związany ofertą w okresie 120 dni od czasu jej złożenia. Oferuję wykonanie zlecenia: w kwocie netto.zł (słownie: złotych) +podatek VAT wg stawki.. % w wysokości...zł (słownie.. złotych). Łączna wartość zamówienia wynosi. zł brutto (słownie:.. złotych) Oświadczam, że w cenie oferty zostały uwzględnione wszystkie koszty wykonania zamówienia. Termin realizacji: miesięcy. Oświadczam/-y, że spełniam/-y warunki udziału w postępowaniu: 1. Jestem akredytowaną/ zgłoszoną do akredytacji Instytucją Otoczenia Biznesu (IOB). Zgłoszonego do akredytacji miało miejsce w dniu.. (a zatem poprzedza datę potwierdzenia złożenia Wniosku o dofinansowanie, zgodnie z regulaminem konkursu). 2. Dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Posiadam potencjał techniczny umożliwiający realizację zamówienia. 4. Posiadam wiedzę i doświadczenie umożliwiającą wykonanie zamówienia Załączniki: Dane dotyczące kandydata na wykonawcę usługi.... Pieczęć i podpis wykonawcy 5
Załączniki: Dane dotyczące kandydata na Wykonawcę usługi. Dane dotyczące kandydata na wykonawcę usługi Akredytowanej Instytucji Otoczenia Biznesu Usługa proinnowacyjna będąca przedmiotem dofinansowania będzie świadczona przez Akredytowaną Instytucję Otoczenia Biznesu albo Instytucje Otoczenia Biznesu zgłoszoną do akredytacji. Usługa realizowana przez więcej niż jedną akredytowaną/zgłoszoną do akredytacji Instytucję Otoczenia Biznesu Usługa realizowana przez akredytowaną Instytucję Otoczenia Biznesu Usługa realizowana przez Instytucję Otoczenia Biznesu zgłoszoną do akredytacji Nazwa Akredytowanej/zgłoszonej do akredytacji Instytucji Otoczenia Biznesu wybranej przez wnioskodawcę do realizacji projektu. NIP Akredytowanej/zgłoszonej do akredytacji Instytucji Otoczenia Biznesu wybranej przez wnioskodawcę do realizacji projektu. Adres siedziby i dane kontaktowe Akredytowanej/zgłoszonej do akredytacji Instytucji Otoczenia Biznesu wybranej przez wnioskodawcę do realizacji projektu. Województwo Powiat Gmina Miejscowość Ulica Nr budynku Nr lokalu (jeśli dotyczy) Kod pocztowy Imię i nazwisko osoby do kontaktu w A IOB Nr telefonu osoby do kontaktu Adres e-mail 6
Wykazanie potencjału Akredytowanej/zgłoszonej do akredytacji Instytucji Otoczenia Biznesu do realizacji projektu Pieczęć i podpis wykonawcy 7
Zał. nr 2 do zapytania ofertowego dot. realizacji zlecenia w ramach projektu 2.3.1 POIR... (nazwa i adres siedziby wykonawcy)... (telefon) (adres e-mail) WYKONAWCA (PIECZĄTKA) OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH LUB KAPITAŁOWYCH Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiem wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... Pieczęć i podpis wykonawcy 8
Zał. nr 3 do zapytania ofertowego dot. realizacji zlecenia w ramach projektu 2.3.1 POIR UMOWA WARUNKOWA W dniu w..pomiędzy: BIT - SYSTEM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. DWORCOWA 31 88-100 INOWROCŁAW NIP: 5562759098 REGON: 361439644 zwanym dalej Zleceniodawcą, a.. zwanym dalej Zleceniobiorcą została zawarta umowa o następującej treści: 1. Strony oświadczają, że w przypadku otrzymania dofinansowania przez Wnioskodawcę na realizację projektu w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 2.3.1. Proinnowacyjne usługi IOB dla MŚP, nawiążą współpracę w zakresie przeprowadzenia prac badawczych w zakresie: Udzielenie usług doradczych związanych z wdrożeniem do sprzedaży nowego produktu tj. Innowacyjna wanna porodowa ze zintegrowanym system podgrzewania i utrzymania temperatury wody bazującym na nanokompozytowych elementach grzejnych. 2. Zleceniodawca oświadcza, że przeprowadzenie prac badawczych określonych w 1 planuje w okresie od do. 3. Zleceniobiorca oświadcza, że posiada doświadczenie w zakresie. oraz zobowiązuje się do przeprowadzenia prac i przedstawienia ich wyników w okresie uzgodnionym ze Zleceniodawcą, podanym w 2. Jednocześnie Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy przedmiotu umowy oraz informacji, które pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem badań do czasu wprowadzenia na rynek. 4. Zleceniobiorca oświadcza, że prace badawcze opisane w 1 przeprowadzi odpłatnie. Wysokość wynagrodzenia Strony ustalają na. złotych brutto. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy przedmiotu umowy oraz informacji, które pozostają w bezpośrednim związku z przedmiotem badań do czasu wprowadzenia na rynek. 6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 7. Umowa i wynikające z niej zobowiązania Stron wchodzą w życie i obowiązują jedynie po spełnieniu się warunku zawieszającego, jakim będzie uzyskanie przez Zleceniodawcę dotacji na realizację projektu 9
w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, Poddziałanie 2.3.1. Proinnowacyjne usługi IOB dla MŚP 8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Zleceniobiorca Zleceniodawca...... 10
Zał. nr 4 do zapytania ofertowego dot. realizacji zlecenia w ramach projektu 2.3.1 POIR Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia dotyczy Innowacyjnej wanny porodowej ze zintegrowanym system podgrzewania i utrzymania temperatury wody bazującym na nanokompozytowych elementach grzejnych i obejmuje : 1) usługi doradcze w zakresie innowacji - doradztwo, pomoc i szkolenia w zakresie transferu wiedzy, - 100 godzin doradztwa (diagnozowanie potrzeb, zakres usługi, propozycje rozwiązań), 100 godzin szkolenia z zakresu prototypowania (projektowanie 3D, druk 3D, prototypowanie układów elektroniki, prototypowanie oprogramowania (C#, Java)). 2) usługi doradcze w zakresie innowacji - doradztwo, pomoc i szkolenia w zakresie nabywania i ochrony wartości niematerialnych i prawnych oraz korzystania z nich, - 1 szkolenia w wymiarze 16h (2 bloki po 8h), - pomoc przy opracowaniu wniosku patentowego (50h), 3) usługi doradcze w zakresie innowacji doradztwo, pomoc i szkolenia w zakresie korzystania z norm i regulacji, w których są one osadzone, - 1 szkolenie w wymiarze 8h (tematyka: przepisy unijne dotyczące uzyskiwania certyfikatów jakości i bezpieczeństwa), - pomoc przy pozyskaniu certyfikatów jakości i bezpieczeństwa (50h), - doradztwo w zakresie prowadzenia sprzedaży na rynkach UE i poza UE (50h), 4) usługi wsparcia innowacji udostępnienie przestrzeni biurowej, banków danych, zasobów bibliotecznych, badań rynku, laboratoriów, - udostępnianie zasobów bibliotecznych dotyczących transferu technologii, ochrony własności intelektualnej, norm prawnych (100h), - przeprowadzenie badań rynku dla nowego produktu (2 badania fokusowe na grupie 10 osób, badania ankietowe na próbie 100 osób, 20 pogłębionych wywiadów indywidulanych), - udostępnienie laboratoriów badawczych umożliwiających przeprowadzenie pełnego procesu prototypowania w zakresie : - układów elektronicznych i elektrycznych (100h), - programowania dla systemów Windows, Android i IOS (50h), - projektowanie 3D oraz realizacja druku 3D (100h), 5) usługi wsparcia innowacji znakowanie, testowanie i certyfikację jakości, - testy użyteczności z użyciem opracowanych sterowników i oprogramowania do nadzoru wanny parametrów pracy wanny (temperatura, wilgotność otoczenia, rozkład temperatury wody w wannie, szczelność, sposób przyłączenia instalacji zewnętrznej) na próbie 10 osób (200h), 11