Gmina Miejska Lidzbark Warmiński ul. Świętochowskiego 14 tel. (089) 767 85 00, fax (089) 767 23 03 11-100 Lidzbark Warmiński e-mail: um@lidzbarkwarminski.pl znak sprawy: OR.273.649.2015.IN Lidzbark Warmiński, 23.12.2015 roku ZAPYTANIE OFERTOWE Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia: Dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych i faksów znajdujących się w Urzędzie Miejskim w Lidzbarku Warmińskim. Termin realizacji zamówienia: Sukcesywnie od dnia 04.01.2016 roku do dnia 31.12.2016 roku. Warunki jakie musi spełniać oferent: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. Wymagane dokumenty (oświadczenia): W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty i oświadczenia: a) Wypełniony formularz oferty, sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego b) Wypełniony formularz cenowy, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. c) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, na formularzu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, d) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Kryteria oceny ofert: najniższa cena 100% Osoby prowadzące zamówienie (kontakt): Izabela Niedźwiedzka - tel. 89 767 85 00, Jerzy Nogaj - tel. 89 767 85 40. Termin złożenia oferty: do dnia 04.01.2016 roku do godziny 10:00. Ofertę prosimy wysłać: - pocztą lub dostarczyć osobiście na adres: Urząd Miejski w Lidzbarku Warmińskim, 11-100 Lidzbark Warmiński, ul. Świętochowskiego 14, pok. nr 11. B U R M I S T R Z Jacek Wiśniowski... (podpis osoby upoważnionej do zaciągania zobowiązań) SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
CZĘŚĆ I - NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Dane Zamawiającego: Nazwa: Gmina Miejska Lidzbark Warmiński Adres: 11-100 Lidzbark Warmiński, ul. A. Świętochowskiego 14 NIP: 743-19-75-709 Faks: (089) 767 23 03 Telefon: (089) 767 85 00 Adres strony internetowej: http://lidzbarkw-um.bip-wm.pl CZĘŚĆ II- TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest bez stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.), na podst. art. 4 pkt 8 cytowanej ustawy. CZĘŚĆ III - OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia są dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych i faksów znajdujących się w Urzędzie Miejskim w Lidzbarku Warmińskim. 2. Szczegółowy wykaz materiałów został zawarty we wzorze formularza cenowego stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. W wyżej wymienionym załączniku zawarto szacunkowe zapotrzebowanie Urzędu Miejskiego w Lidzbarku Warmińskim na materiały eksploatacyjne. Ilość zapisana w poszczególnych pozycjach oznacza planowaną, docelową ilość materiałów eksploatacyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian ilościowych oraz zamiennego ich zastosowania. 3. Przedmiot zamówienia musi być fabrycznie nowy odpowiadający standardom produktów określonych we wzorze formularza cenowego. 4. Materiały eksploatacyjne do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i faksów, z zastrzeżeniem ust. 5, mogą być materiałami oryginalnymi fabrycznie nowymi, lub materiałami kompatybilnymi. Oferowane materiały kompatybilne muszą spełniać następujące warunki: a) muszą być fabrycznie nowe w 100%, b) jakość ich musi odpowiadać najwyższym obowiązującym normom jakościowym, c) pojemność materiałów kompatybilnych nie może być mniejsza niż pojemność materiałów oryginalnych lub liczba stron wydruku przy 5% wypełnieniu strony wykonana przy użyciu materiałów kompatybilnych nie może być mniejsza niż przy użyciu materiałów oryginalnych. d) Nie dopuszcza się materiałów regenerowanych. 5. Materiały eksploatacyjne wymienione w zadaniu nr 2, w następujących pozycjach: Lp. od 1 do 18, Lp. 23, Lp. od 26 do 51 muszą być materiałami oryginalnymi produkowanymi przez producenta urządzenia, fabrycznie nowymi, muszą być dopuszczone do użytku przez producenta urządzenia i nie mogą naruszać umowy gwarancyjnej. 6. Pojemność i wydajność materiałów eksploatacyjnych nie może być mniejsza od pojemności i wydajności określonych we wzorze formularza cenowego. 7. Wymagane jest, aby oferowane materiały eksploatacyjne posiadały znak firmowy producenta oraz etykiety identyfikujące dany produkt, termin przydatności do użytku, posiadały certyfikaty lub atesty wystawione przez podmioty uprawnione do wydawania zaświadczeń jakości lub były wyprodukowane przez podmioty, które posiadają certyfikaty jakości. 8. Jakość materiałów będących przedmiotem oferty musi odpowiadać najwyższym obowiązującym normom jakościowym.
9. Wymaga się aby minimalny okres gwarancyjny na oferowane materiały eksploatacyjne wynosił 12 miesięcy, licząc od dnia dostawy do Zamawiającego. 10. Dostawy będą się odbywały sukcesywnie do Urzędu Miejskiego w Lidzbarku Warmińskim, zgodnie z zapotrzebowaniem złożonym przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego. 11. Wykonawca w przypadku dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych i faksów: 1) zobowiązany jest do nieodpłatnego odbioru z Urzędu Miejskiego w Lidzbarku Warmińskim, zużytych materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych i faksów własnym transportem. Maksymalny czas realizacji odbioru odpadów od Zamawiającego wynosi 14 dni, liczonych od dnia zgłoszenia. 2) zobowiązany jest do sporządzenia i przekazania Zamawiającemu przy każdorazowym odbiorze odpadów, karty przekazania odpadów, której wzór określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Środowiska z dnia 8 grudnia 2010 r. w sprawie wzorów dokumentów stosowanych na potrzeby ewidencji odpadów (Dz. U. z 2010 r. Nr 249 poz. 1673), co jest jednoznaczne z potwierdzeniem odbioru odpadów, 3) odpowiada za odebrane odpady. Odpowiedzialność ta ciąży na Wykonawcy od chwili ich przekazania w siedzibie Zamawiającego osobom upoważnionym do ich odbioru przez Wykonawcę. 4) ponosi koszty związane z transportem, przechowywaniem i segregacją odpadów. 12. Przedmiot zamówienia wg. Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 30125110-5 - Toner do drukarek laserowych/faksów. CZĘŚĆ IV - TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Sukcesywnie od dnia 04.01.2016 roku do dnia 31.12.2016 roku. CZĘŚĆ V - OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych do oferty oświadczeń i dokumentów, o których mowa części VI niniejszego zapytania ofertowego. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu, dokonana zostanie wg formuły spełnia nie spełnia. CZĘŚĆ VI - WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu wykonawcy wraz z ofertą winni złożyć następujące dokumenty: 1) Wypełniony formularz oferty sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 1, 2) Wypełniony formularz cenowy sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 2,
3) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, na formularzu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, 3) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2. Zamawiający wezwie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożą oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w określonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. CZĘŚĆ VII - OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cena ofertowa brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie wyliczona przez Wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza cenowego i przedstawiona w składanej ofercie. Będzie stanowiła sumę iloczynów ilości asortymentu wyszczególnionego w formularzu cenowym i zaoferowanych cen jednostkowych brutto i sumę kwot wszystkich wierszy kolumny Wartość brutto w PLN. Cena ofertowa musi uwzględniać cały przedmiot zamówienia (wszystkie pozycje formularza cenowego kompletny asortyment i jego ilości). 2. W cenie jednostkowej brutto należy uwzględnić wartość końcową oferowanej jednostki, wartość, którą Zamawiający będzie zobowiązany zapłacić Wykonawcy za jednostkę dostarczonego materiału, łącznie z obowiązującym podatkiem VAT i innymi elementami cenotwórczymi, w tym: koszt transportu do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, koszt ubezpieczenia i inne koszty niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia, ewentualne zniżki i upusty zaproponowane przez Wykonawcę, itp. 3. Cena ofertowa oraz jej składniki (ceny jednostkowe, wartości poszczególnych pozycji) muszą być wyrażone w złotych polskich (PLN), z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. W złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Cena ofertowa jest sumą wartości wszystkich pozycji wchodzących w zakres oferowanego zadania. 4. Ceny jednostkowe określone przez Wykonawcę w ofercie nie będą mogły ulec zmianie w toku realizacji przedmiotu zamówienia i nie będą podlegały waloryzacji. CZĘŚĆ VIII - OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobami upoważnionymi ze strony Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcami w sprawach dotyczących zamówienia są: 1. Izabela Niedźwiedzka, tel. 89 767 85 00, 2. Jerzy Nogaj, tel. 89 767 85 40, CZĘŚĆ IX - OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1) Oferta musi być sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną i format nie większy niż A4. Arkusze o większych formatach należy złożyć do formatu A4. Dokumenty załączone do oferty w języku obcym są składane w formie: oryginału lub odpisu lub wypisu lub wyciągu lub kopii wraz z tłumaczeniem na język polski przez osobę uprawnioną tłumacza przysięgłego, poświadczonym przez Wykonawcę. 2) Stosowne wypełnienia we wzorach dokumentów stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego i wchodzących następnie w skład oferty mogą być dokonane komputerowo, maszynowo lub ręcznie.
3) Zamawiający zaleca przy sporządzaniu oferty wykorzystanie wzorów stanowiących załączniki do zapytania ofertowego. Dopuszcza się złożenie w ofercie dokumentów opracowanych przez Wykonawców pod warunkiem, że będą one zgodne co do treści z formularzami określonymi przez Zamawiającego. 4) Dokumenty przygotowywane samodzielnie przez Wykonawcę na podstawie wzorów stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego muszą mieć formę wydruku komputerowego lub maszynopisu. 5) Całość oferty powinna być złożona w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie arkusze (kartki) oferty muszą być zszyte, zbindowane lub trwale połączone w jedną całość inną techniką. 6) Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane. Strony te muszą być parafowane przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy uprawnione są dwie lub więcej osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. Strony zawierające informacje nie wymagane przez Zamawiającego (np: prospekty reklamowe o firmie, jej działalności, itp.) nie muszą być numerowane i parafowane. 7) Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej przez siebie treści (czyli wyłącznie w miejscach, w których jest to dopuszczone przez Zamawiającego) muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą (podpisujące) ofertę. 8) Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub kopii poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem. Oferta i oświadczenia sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego muszą być złożone w formie oryginału. Zgodność z oryginałem wszystkich zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być potwierdzona przez osobę (lub osoby jeżeli do reprezentowania Wykonawcy uprawnione są dwie lub więcej osoby) podpisującą ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa. 9) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości co do jej prawdziwości, a Zamawiający nie może sprawdzić jej prawdziwości w inny sposób. 10) Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) uprawnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. 11) Uprawnienie osób podpisujących ofertę, do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli uprawnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno być przedstawione w formie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii przez notariusza lub osoby, których uprawnienie do reprezentacji wynika z dokumentu(ów) określającego(ych) status prawny Wykonawcy(ów), zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w tych dokumentach. 12) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania ofertowego powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w zgodnej z niniejszym zapytaniem formie. 13) We wszystkich przypadkach, gdzie jest mowa o pieczątkach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy Wykonawcy i siedziby. 14) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 15) Oferta musi być sporządzona zgodnie wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz musi zawierać wszystkie dokumenty określone w cz. VI niniejszego zapytania ofertowego. 16) Zamawiający wymaga sporządzenia w ofercie spisu załączników do oferty z wyszczególnieniem ilości stron wchodzących w skład oferty.
17) Wykonawca może zastrzec w ofercie (oświadczeniem zawartym w Formularzu Oferty), informację stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 18) Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy, zaadresowane na adres: Urząd Miejski w Lidzbarku Warmińskim, ul. A. Świętochowskiego 14, pok. Nr 11, 11-100 Lidzbark Warmiński, oraz opisane: Oferta na:... (podać nazwę zamówienia) Nie otwierać przed dniem (podać termin otwarcia ofert). X. INFORMACJE DOTYCZĄCE UMOWY Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z Wykonawcą którego oferta została wybrana. Wykonawca, którego oferta została wybrana, zobowiązany jest do zawarcia umowy zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego, jego zobowiązaniem zawartym w ofercie i na warunkach określonych we wzorze umowy (zał. Nr 4 do zapytania ofertowego). XI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy złożyć w Urzędzie Miejskim w Lidzbarku Warmińskim, przy ulicy A. Świętochowskiego 14, pok. nr 11 w terminie do dnia 04.01.2016 roku do godziny 10:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 04.01.2016 roku o godz. 10:05 w siedzibie Zamawiającego w Lidzbarku Warmińskim przy ul. A. Świętochowskiego 14, pok. nr 15 (Sala konferencyjna). XII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJACY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami wyboru: 1) Najniższa cena - 100 % 2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona wyłącznie w oparciu o przedstawione wyżej kryterium. 3. Kryterium najniższa cena Kc = (Cn: Co) x 100% x 100 pkt, Gdzie: Kc Kryterium najniższa cena Cn cena najniższa spośród złożonych ofert, Co cena w ofercie ocenianej 4. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszym zapytaniu ofertowym i uzyskała najwyższą liczbę punktów. Załączniki: 1. wzór formularza oferty 2. wzór formularza cenowego, 3. wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, 4. wzór umowy.