Załącznik nr 7.2 WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ WRAZ Z OPISEM ZAŁĄCZNIKÓW UWAGI OGÓLNE 1. Wniosek o płatność należy złożyć w jednym egzemplarzu w formie papierowej i elektronicznej wraz z pismem przewodnim w Sekretariacie Departamentu Wdrażania Projektów Infrastukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego, Al.Cieplińskiego 4,/ Departamencie Wspierania Przedsiębiorczości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego, ul. Hanasiewicza 17. Za datę dostarczenia wniosku uważa się dzień jego wpływu do Sekretariatu ww. Departamentów. 2. Termin składania wniosków o płatność: - w przypadku pierwszego wniosku o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu, - w przypadku kolejnych wniosków o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące licząc od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność, - w przypadku wniosku o płatność końcową rozliczającego zaliczkę: do 14 dni od daty zakończenia finansowego realizacji projektu. UWAGA! Wniosek o płatność wypełniony w części dotyczącej przebiegu z realizacji projektu należy obowiązkowo złożyć w ww. okresie nawet wtedy, gdy nie poniesiono żadnych wydatków w ramach projektu. Jeżeli w okresie trzymiesięcznym złożono jedynie wniosek o płatność dotyczący wypłaty zaliczki, wówczas należy również złożyć do końca powyższego okresu wniosek z wypełnioną częścią sprawozdawczą. 3. Zasady podpisywania, parafowania i potwierdzania za zgodność z oryginałem: - wniosek powinien być czytelnie podpisany (lub parafowany z imienną pieczątką) przez osoby upoważnione, tj. osoby podpisujące umowę o dofinansowanie projektu lub w przypadku decyzji o dofinansowanie przez osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu benefcjenta, - każda strona wniosku o płatność powinna być parafowana przez jedną z osób upoważnionych do jego podpisania (oprócz ostatniej strony, na której wszystkie osoby składają podpis), - pełnomocnictwo wniosek o płatność (załączniki) może być podpisany i parafowany przez pełnomocnika osobę legitymująca się stosownym upoważnieniem. W takim przypadku do wniosku należy dołączyć pisemne upoważnienie, zawierające: określenie mocodawcy i osoby upoważnionej zakres upoważnienia (podpisanie wniosku o płatność beneficjenta i załączonych dokumentów, potwierdzanie za zgodność z oryginałem) i podpis mocodawcy - brak pieczęci imiennych - osoby uprawnione do podpisania wniosku o płatność powinny złożyć czytelny podpis (imię i nazwisko). - oryginały załączników sporządzane przez beneficjenta (np. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT) powinny być podpisane zgodnie z powyższymi zasadami i nie muszą być potwierdzane za zgodność z oryginałem.
- potwierdzanie za zgodność z oryginałem - kopie załączników na każdej stronie powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem. Potwierdzenie zgodności z oryginałem powinno zawierać: klauzulę np. za zgodność z oryginałem / zgodnie z oryginałem oraz czytelny podpis osoby /jednej z osób podpisujących umowę, lub innej osoby do tego upoważnionej( wówczas należy dołączyć odpowiednie pełnomocnictwo) lub parafkę z imienną pieczątką. W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu zamieszczając: klauzulę np. za zgodność z oryginałem od strony X do strony X oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z imienną pieczątką osoby upoważnionej. Załączniki wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji). - wszystkie podpisy i parafki dokonywane na formularzu wniosku i załącznikach powinny być dokonywane kolorem innym niż czarny. 4. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, powinny mieć nadany w prawym górnym rogu numer, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność (pkt 15 wniosku). Zaleca się ułożenie dokumentów w następującej kolejności: - faktura, - wyciąg z rachunku bankowego, - protokół odbioru. Dokumenty dotyczące kilku faktur należy skopiować i dołączyć do właściwej faktury. 5. Wszystkie kwoty i dane finansowe podawane we wniosku beneficjenta o płatność, należy wyrażać w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 6. Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Wypełnia je pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku złożonego przez beneficjenta. 7. Przez użyte w treści dokumentu wyrażenie umowa o dofinansowanie, rozumie się: umowę lub decyzję o dofinansowanie projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013. 8. Funkcje wniosku beneficjenta o płatność: wnioskowanie o przyznanie pierwszej płatności zaliczkowej (beneficjent wypełnia poz. 1-10, 13, 14, 19, 22, 24. Beneficjent ma również możliwość przekazania we wniosku o płatność zaliczkową informacji o postępie rzeczowym z realizacji projektu, (jeżeli projekt jest już rozpoczęty), wówczas dodatkowo wypełnia poz. 18, 20, 21, 23; rozliczenie środków przekazanych beneficjentowi w ramach zaliczki (beneficjent wypełnia poz. 1-12 i 15-25); rozliczenie środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1-25). Przez rozliczenie zaliczki należy rozumieć przedstawienie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej obejmujących wydatki kwalifikowalne z odpowiadającym dofinansowaniem z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego równym otrzymanej zaliczce. Jeżeli np. beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 500 000 PLN w ramach umowy o dofinansowanie projektu, w której poziom dofinansowania ze środków EFRR wydatków Str.2 z 28
kwalifikowanych wynosi 70%, to za rozliczenie tej zaliczki należy rozumieć przedstawienie w ramach wniosku o płatność faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na kwotę 714 285,71 PLN. Odpowiadający udział EFRR w tej kwocie przy 70%-owym poziomie dofinansowania projektu wynosi bowiem 500 000 PLN; wnioskowanie o przyznanie płatności pośredniej lub końcowej stanowiącej refundację części lub całości wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-25 z wyłączeniem pkt 11, natomiast jeżeli w ramach przyznanego dofinansowania otrzymał zaliczkę przed złożeniem wniosku o płatność pośrednią lub końcową, wypełnia również pkt 11, przy wniosku o płatność końcową nie wypełnia pkt 19 i 22 wniosku); rozliczenie wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta (beneficjent wypełnia poz. 1-13 z wyłączeniem pkt 11 oraz poz. 15-25); przekazanie informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza). Beneficjent wypełnia poz. 1-9 i 18 24 - w tym wypadku wniosek stanowi narzędzie umożliwiające monitorowanie postępu rzeczowego projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego z realizacji programu gromadzonych w KSI (SIMIK 07-13). Co do zasady wniosek o płatność pełni funkcję wyłącznie sprawozdawczą w sytuacji, gdy beneficjent zobowiązany jest do jego złożenia w związku z upływającym trzymiesięcznym terminem oraz, gdy nie poniósł żadnych wydatków kwalifikowalnych w okresie, którego dotyczy dany wniosek. 9. W przypadku, gdy beneficjent złożył do IZ wniosek o płatność, który następnie jest uzupełniany lub poprawiany i w międzyczasie zostanie podpisany aneks do umowy o dofinansowanie, zobowiązany jest wówczas do jego uwzględnienia w korekcie wniosku. Z kolei w sytuacji, gdy przed złożeniem wniosku o płatność umowa jest w trakcie aneksowania, a beneficjent zobowiązany jest w związku z upływającym terminem do jego złożenia to wówczas część finansową i/lub sprawozdawczą wniosku należy wypełnić już w oparciu o dokonywane zmiany, przy czym w celu przyspieszenia i ułatwienia weryfikacji wniosku o płatność - w piśmie przewodnim powinna być uwzględniona informacja w tym zakresie. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WNIOSKU Korekta wniosku o płatność - pole należy zaznaczyć w przypadku składania uzupełnień/poprawek wcześniej złożonego wniosku o płatność. Wniosek o płatność dotyczy postępu z realizacji projektu (część sprawozdawcza) - pole należy zaznaczyć w przypadku, gdy wniosek o płatność służy tylko i wyłącznie przedstawieniu postępu rzeczowo finansowego z realizacji projektu (funkcja sprawozdawcza). W pozostałych przypadkach powyższe pola należy zostawić niewypełnione. 1. Wniosek za okres od do - Należy podać datę rozpoczynającą i kończącą okres, za jaki składany jest wniosek. Okres objęty wnioskiem nie musi być okresem obejmującym pełny miesiąc kalendarzowy. Str.3 z 28
W przypadku wniosku o płatność składanego po raz pierwszy po podpisaniu umowy o dofinansowanie, w polu od należy wpisać datę podpisania umowy o dofinansowanie. W polu do należy podać datę kończącą okres, za jaki składany jest wniosek. Dla wniosków, do których dołączone są faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, datą tą będzie data ostatniej dokonanej przez beneficjenta płatności za fakturę/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej ujętą w danym wniosku o płatność (dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta po podpisaniu umowy o dofinansowanie). Dla wniosków o płatność zaliczkową, pełniących funkcję sprawozdawczą lub obejmujących jedynie wydatki poniesione przed datą podpisania umowy o dofinansowanie, datą tą będzie data podpisania przez beneficjenta wniosku o płatność. Przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wykazywanych we wniosku tzn. w polu od, należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do z poprzedniego wniosku o płatność (następny dzień kalendarzowy) np. jeżeli w poprzednim wniosku o płatność w polu do została wpisana data 2009.01.30 w następnym wniosku w polu od należy wpisać datę 2009.01.31. Uwaga! W przypadku wniosku o płatność końcową data do nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu; wydatki ponoszone po tym dniu są niekwalifikowalne. W przypadku, gdy wniosek o płatność obejmuje wyłącznie wydatki, których data zapłaty mieści się w okresie za jaki złożony został poprzedni wniosek o płatność (np. gdy faktury zostały pominięte w poprzednim wniosku/poprzednich wnioskach o płatność), wówczas zarówno w polach od jak i do należy wpisać datę następującą po dniu wskazanym w polu do. w poprzednim wniosku. W sytuacji, gdy dany wydatek kwalifikowany został pominięty we wniosku o płatność, sporządzonym dla okresu, którego wydatek dotyczy, można go ująć we wniosku za kolejny okres rozliczeniowy. W takiej sytuacji należy w piśmie przekazującym wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej zamieścić informację o umieszczeniu we wniosku o płatność takiego wydatku oraz w tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem (pkt 15 wniosku) - faktury/dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej dotyczące tego wydatku, należy umieścić w ostatnich wierszach. Terminy poniesienia tych wydatków nie są uwzględniane w poz. 1 wniosku o płatność. Uwaga!: Kwalifikowane są tylko wydatki poniesione po 1 stycznia 2007r. Punkt 1 odpowiada polu <Wniosek za okres do> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 2. Dane Beneficjenta - W pierwszym wierszu należy podać dane beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie projektu. W dalszych wierszach należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie Str.4 z 28
odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. 3. Program Operacyjny - pozycja na stałe wypełniona. Nie należy dokonywać zmian. 4. Oś Priorytetowa - Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, zgodnie z umową o dofinansowanie. 5. Działanie (nr i nazwa) - Należy podać numer i nazwę działania, w ramach którego realizowany jest projekt zgodnie z umową o dofinansowanie. 6. Nazwa projektu - Należy podać nazwę projektu zgodnie z umową o dofinansowanie. 7. Nr projektu - Należy podać numer projektu, zgodnie ze schematem wpisując w miejsce X odpowiednie cyfry, np. RPPK.02.01.00-18- 089/08. 8. Umowa/decyzja o dofinansowanie nr... z dnia... - Należy podać numer umowy/decyzji o dofinansowanie projektu, datę zawarcia umowy/wydania decyzji o dofinansowanie, kwotę dofinansowania ze środków EFRR przyznaną na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie projektu wraz z procentowym udziałem dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych, kwotę współfinansowania ze środków budżetu państwa, jeżeli została przyznana na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie oraz procentowy udział współfinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu. Jeżeli nie została przyznana kwota współfinansowania z budżetu państwa wpisuje się 0,00. W przypadku, gdy kwota dofinansowania została zmieniona w drodze aneksu, należy wpisać kwotę dofinansowania z aneksu. UWAGA! Przez współfinansowanie z budżetu państwa należy rozumieć wyłącznie dodatkowe dofinansowanie z dotacji celowej budżetu państwa w wysokości 15% łącznego dofinansowania projektu, które otrzymuje projekt podlegający regułom pomocy publicznej, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. Wszelkie inne środki pochodzące z budżetu państwa nie powinny być traktowane jak współfinansowanie z budżetu państwa w tym punkcie. 9. Data rozpoczęcia realizacji projektu - Należy wpisać datę rozpoczęcia realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. 10. Płatność (zaliczkowa/pośrednia/końcowa/rozliczenie zaliczki/pośrednia pjb /końcowa pjb) Należy wskazać (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola ) rodzaj płatności: płatność zaliczkowa - ma miejsce wówczas, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie z góry, po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione przez siebie wydatki. Pozycja zaznaczana w sytuacji, gdy beneficjent ubiega się o pierwszą i kolejną zaliczkę/transzę, dodatkowo należy wpisać numer zaliczki/transzy, o jaką wnioskuje beneficjent; płatność pośrednia - występuje w systemie refundacyjnym, ma miejsce wówczas, gdy płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części Str.5 z 28
poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych we wniosku o płatność; powyższą opcję należy wybrać także w sytuacji, gdy płatność, o przyznanie której ubiega się beneficjent, obejmuje zarówno kolejną transzę zaliczki jak i refundację wydatków poniesionych już przez beneficjenta i rozliczanych danym wnioskiem o płatność; płatność końcowa - beneficjent zaznacza ją zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu, wybranie powyższej opcji oznacza, iż w ramach danego projektu beneficjent nie planuje już składać kolejnych wniosków o płatność. rozliczenie zaliczki występuje w sytuacji, gdy beneficjent rozlicza już otrzymane transze zaliczki (również, gdy jest to wniosek o płatność końcową). W przypadku, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie w formie zaliczki, przy końcowym rozliczeniu, tj. wniosku o płatność końcową, zaznacza zarówno pozycje rozliczenie zaliczki oraz płatność końcowa. W przypadku, gdy beneficjent jednym wnioskiem rozlicza już otrzymaną zaliczkę/transzę oraz wnioskuje o następną, należy zaznaczyć płatność zaliczkowa oraz rozliczenie zaliczki; pośrednia państwowej jednostki budżetowej; końcowa państwowej jednostki budżetowej W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki, należy wskazać pozycję płatność pośrednia państwowej jednostki budżetowej, a w sytuacji, gdy dany wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem w ramach danego projektu płatność końcowa państwowej jednostki budżetowej pomimo faktu, iż wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków i jego następstwem nie będzie przekazanie środków beneficjentowi. Pole odpowiada polu <Wniosek o płatność końcową> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 10a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem - należy podać kwotę wydatków poniesionych przez beneficjenta w okresie objętym wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych), również tych nie wykazanych w pkt 15. Punktu nie wypełnia się w przypadku wnioskowania o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki i funkcji sprawozdawczej. Wartość tożsama z wartością Ogółem kolumny nr 5 pkt 18 wniosku - Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu. Punkt 10a odpowiada polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem > w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 11. Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki Punkt należy wypełnić w przypadku projektów, w których dofinansowanie przekazywane jest w formie zaliczki. Jeżeli beneficjent wnioskuje o udzielenie zaliczki, punkt 11 pozostaje niewypełniony. W sytuacji, gdy beneficjent otrzymał wcześniej zaliczkę i następnie przedkłada do rozliczenia wnioski o refundację (płatność pośrednią lub końcową) punkt 11 powinien być również wypełniony. W przypadku, gdy beneficjent nie ma obowiązku wypełnienia tego punktu we wniosku o płatność należy zaznaczyć pole Nie dotyczy. Str.6 z 28
W tabeli należy wykazać: 1) w wierszu 1 całkowitą kwotę dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie; 2) w wierszu 2 środki jakie przekazano dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki tj. suma wierszy 2a + 2n, gdzie n oznacza kolejno dodane wiersze ( zaliczki/transze); 2a) kwota pierwszej zaliczki/transzy 2n) kwota kolejnej zaliczki/transzy; 3) w wierszu 3 kwotę dotychczas rozliczonych zaliczek i zatwierdzonych przez IZ RPO WP (dane narastające od początku realizacji projektu) powiększoną o zwróconą kwotę zaliczki, 4) w wierszu 4 kwotę otrzymanych dotychczas zaliczek/transz, pozostającą do rozliczenia do momentu złożenia danego wniosku o płatność (wartości w wierszu 4 odpowiadają różnicy wartości z wiersza 2 i wiersza 3); 5) w wierszu 5 kwotę rozliczaną niniejszym wnioskiem. Przez rozliczenie zaliczki należy rozumieć przedstawienie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej obejmujących wydatki kwalifikowalne z odpowiadającym dofinansowaniem z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego równym otrzymanej zaliczce. Jeżeli np. beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 500 000 PLN w ramach umowy o dofinansowanie projektu, w której poziom dofinansowania ze środków EFRR wydatków kwalifikowanych wynosi 70%, to za rozliczenie tej zaliczki należy rozumieć przedstawienie w ramach wniosku o płatność faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej na kwotę 714 285,71 PLN. Odpowiadający udział EFRR w tej kwocie przy 70%-owym poziomie dofinansowania projektu wynosi bowiem 500 000 PLN; 12. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem - Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność - wartość tożsama z wartością suma ogółem w PLN w kolumnie 8 tabeli z poz. 15. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Punkt 12 odpowiada polu <Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 12a. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji) - Kwota jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji oceniającej wniosek, tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w pkt 12 o wydatki uznane za niekwalifikowalne w danym wniosku oraz inne korekty finansowe (inne niż związane z kwotami do odzyskania) 1, jak również o dochód wykazany w poz. 16 (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność). Punkt pozostaje niewypełniony w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki, [pole szare] 1 W przypadku odzyskiwania kwot poprzez potrącenie wniosku o płatność należy pomniejszyć jedynie kwotę przypadającą do wypłaty na rzecz beneficjenta. Odpowiednie pomniejszenie wydatków kwalifikowanych powinno nastąpić w momencie sporządzania Poświadczenia i Deklaracji wydatków. Str.7 z 28
Punkt 12a odpowiada polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po autoryzacji) > w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 12b. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (w części odpowiadającej pomocy publicznej) - Część wydatków wykazanych w poz. 12a poniesionych w ramach tej części projektu, która objęta jest regułami pomocy publicznej. Punktu nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki oraz w sytuacji, gdy projekt (ani żaden z jego komponentów) nie jest objęty regułami pomocy publicznej. W przypadku, gdy cały projekt objęty jest pomocą publiczną, kwota wykazana w tym punkcie powinna być identyczna z wartością wykazaną w poz. 12a. [pole szare] Punkt 12b odpowiada polu <w części objętej pomocą publiczną> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 12c. Wydatki kwalifikowalne w odniesieniu, do których oblicza się wkład funduszy UE na poziomie programu operacyjnego - podstawa certyfikacji Część/całość wydatków wykazanych w pkt. 12a, w odniesieniu, do której, zgodnie z art. 53 ust. 1 rozporządzenia nr 1083/2006, oblicza się wkład funduszy UE na poziomie programu operacyjnego. W przypadku RPO WP, gdzie podstawą obliczania wysokości dofinansowania są publiczne wydatki kwalifikowalne, wykazana kwota będzie równa wartości z pkt 12a pomniejszonej o ewentualne środki prywatne. Punkt pozostaje niewypełniony w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. [pole szare] Punkt 12c odpowiada polu <Wydatki kwalifikowane podstawa certyfikacji> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 13. Wnioskowana kwota dofinansowania W przypadku, gdy wniosek dotyczy: Refundacji należy wpisać wartość stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem z punktu 12 przez % dofinansowania wynikjący z umowy o dofinansowanie; Wnioskowania o zaliczkę - należy wpisać wartość wnioskowanej zaliczki; Refundacji + wnioskowania o zaliczkę należy wpisać sumę wartości stanowiącej wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem z punktu 12 przez % dofinansowania wynikający z umowy o dofinansowanie oraz kwotę wnioskowanej zaliczki; Rozliczenia zaliczki + refundacji - należy wpisać wartość stanowiącą wynik mnożenia kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem z punktu 12 przez % dofinansowania, a następnie pomiejszyć ją o kwotę zaliczki rozliczanej niniejszym wnioskiem z punktu 11; Rozliczenia zaliczki + refundacji + wnioskowania o zaliczkę należy postąpić jak powyżej uwzględniając dodatkowo wartość wnioskowanej zaliczki; Rozliczenie wcześniej otrzymanej zaliczki kwoty tej nie należy uwzględniać w tym punkcie, należy wpisać 0,00. UWAGA! Powyższe kwoty nie powinny być wyższe niż kwoty wynikające z kwartalnego zapotrzebowania na środki. Str.8 z 28
Należy pamiętać, iż chcąc otrzymać dofinansowanie w planowanym terminie (kwartale), należy odpowiednio wcześniej złożyć do Instytucji Zarządzającej wniosek o płatność, by mógł on zostać pozytywnie zweryfikowany i uruchomione zostały środki finansowe. W przeciwnym razie konieczne będzie zaktualizowanie kwartalnego zapotrzebowania na środki i przesunięcie niewykorzystanych środków na kolejny kwartał (kolejne kwartały). W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki należy wpisać -. 13a. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) - Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu jest wynikiem mnożenia punktu 12a (o ile wspomniany punkt jest wypełniony) przez % dofinansowania wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie. W przypadku państwowych jednostek budżetowych dokonujemy tego wyliczenia, ale nie stanowi ono podstawy do wypłaty środków na rzecz beneficjenta, a jedynie służy określeniu wartości środków, które następnie będą uwzględnione w deklaracjach i poświadczeniach wydatków przekazywanych do Komisji Europejskiej celem refundacji. W przypadku, gdy kwota tak wyliczona jest większa niż w umowie wpisujemy kwotę z umowy. [pole szare] Punkt 13a odpowiada polu <Dofinansowanie> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 13b. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE - Część kwoty wykazanej w punkcie 13a, która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do Komisji Europejskiej jako środki UE. W przypadku projektów nie objętych regułami pomocy publicznej kwota w tym punkcie będzie równa kwocie z pkt 13a, natomiast w przypadku projektów objętych regułami pomocy publicznej kwotę z poz 13a należy pomiejszyć o kwotę środków otrzymanych z budżetu państwa tytułem pomocy publicznej. [pole szare] Punkt 13b odpowiada polu <w tym dofinansowanie UE> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 13c. Płatność pośrednia/końcowa - W przypadku, gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji wpisujemy kwotę równą pkt 13a pomniejszoną m.in. o: nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki, kwoty do odzyskania w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze przelewu. W przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki, kwota do wypłaty w ramach płatności pośredniej wynosi 0,00. [pole szare] W punkcie tym nie uwzględniamy rozliczanej zaliczki ujętej w punkcie 13a; uwzględniamy tu tylko środki do wypłaty w formie refundacji w ramach bieżącego wniosku o płatność. Str.9 z 28
13d. Płatność zaliczkowa - Wpisujemy wartość kolejnej zaliczki lub transzy zaliczki pod warunkiem rozliczenia co najmiej 80% łącznej wartości środków przekazanych wcześniej w ramach transz zaliczki wynikającej z, kwartalnego zapotrzebowania na środki pomniejszoną m.in. o: nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki, kwoty do odzyskania w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze przelewu. Kolejnej transzy zaliczki nie pomniejszamy o środki wykazane powyżej w przypadku, gdy wspomniane środki uwzględnione zostały w kwocie wykazanej w pkt 13c (dotyczy sytuacji, w których płatność na rzecz beneficjenta składa się jednocześnie z płatności pośredniej i zaliczkowej). W przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki kwota do wypłaty w ramach zaliczki wynosi 0,00. [pole szare] 13e. Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki - Należy wykazać kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy kwotą przekazaną dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki, a sumą rozliczonych kwot zaliczek we wszystkich (włącznie z bieżącym) wnioskach o płatność. [pole szare] 13f. Ogólna kwota do wypłaty - Suma pkt 13c oraz 13d. [pole szare] 14. Rachunek bankowy, na który należy dokonać płatności - Należy podać numer rachunku bankowego beneficjenta, przeznaczonego do przelewu płatności. Rachunek powinien być zgodny z umową o dofinansowanie projektu. Nie wypełnia się w przypadku państwowych jednostek budżetowych. 15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem - W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (niewypełnianym w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki i wniosku pełniącym funkcję sprawozdawczą) należy podać: 1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków tzn faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej; 2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3) datę wystawienia dokumentu; 4) datę zapłaty dokumentu, jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty zapłaty dla całego dokumentu; Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się - w przypadku wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą - datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta, - w przypadku wydatków dokonanych gotówką - datę faktycznego dokonania płatności przez beneficjenta, - w przypadku zapłaty kartą kredytową - datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej, - w przypadku kompensaty - datę uznania kompensaty przez drugą stronę; 5) nazwę towaru lub usługi wykazanej w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. W przypadku zbyt ogólnego opisu towaru/usługi znajdującego się fakturze, należy umieścić w tej kolumnie dodatkowy zapis pozwalający na jednoznaczną identyfikację usługi/nabywanego towaru Str.10 z 28
objętego fakturą. Jeżeli wszystkie wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy asortymentu (np. materiały biurowe), bez konieczności przepisywania wszystkich pozycji z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT w ramach jednego dokumentu księgowego, pozycje z faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach według stawek podatku VAT oraz wpisać każdą z grup w oddzielnym wierszu zestawienia - dane wprowadzane w kolumnach od 1 do 4 będą zawierały te same wartości w wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego. Jeżeli na fakturze występują zarówno pozycje z grupy wydatków kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych, należy wpisać jedynie pozycje dotyczące wydatków kwalifikowalnych, podając ich numer i nazwę z faktury. Jeżeli faktura obejmuje pozycje w części kwalifikowalne należy wpisać pełną nazwę tej pozycji wynikającą z treści faktury. 6) kwotę dokumentu brutto; 7) kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w kol. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); 8) kwotę wydatków kwalifikowalnych poniesionych na podstawie dokumentów, rozliczanych danym wnioskiem o płatność; 9) kwotę podatku VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. W przypadku, gdy VAT nie jest kwalifikowalny należy wpisać 0,00. Dane prezentowane w kolumnach 6 i 7 dotyczyć powinny całości kwot brutto/netto, na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty, o ile wspomniane dokumenty potwierdzają poniesienie wydatków kwalifikowalnych rozliczanych danym wnioskiem o płatność w zestawieniu nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych. W przypadku faktur wystawionych w walutach obcych w kol. 6 i 7 należy podać wartość faktury przeliczoną wg kursu z dnia zapłaty. W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z występowaniem różnych stawek podatku VAT), wartości wykazywane w kolumnach 6 i 7 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów/usług lub ich grup wykazanych w danym wierszu. Należy pamiętać, iż zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798) błędy kwotowe w fakturach należy korygować poprzez faktury korygujące, natomiast błędy dotyczące np. nazwy towaru lub usługi należy korygować poprzez notę korygującą. W przypadku, gdy beneficjent otrzymał f-rę korygującą dotyczącą zmiany kwoty, wówczas w zestawieniu dokumentów danego wniosku powinien wykazać f-rę korygującą uzupełniając w kolumnach od 6-9 tylko różnicę kwot wynikającą z `dokonania korekty. Jeśli f-ra korygująca jest zmniejszająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy ze znakiem minus -, natomiast jeśli f-ra korygująca jest zwiększająca beneficjent wpisuje kwotę różnicy zwiększenia. Str.11 z 28
Jeżeli f-ra korygowana i f-ra korygująca są wykazywane w ramach jednego wniosku o płatność w zestawieniu dokumentów należy je umieścić w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy f-ra korygująca dotyczy f-ry ujętej w jednym z poprzednich wniosków o płatność, należy ją wykazać w ostatnim wierszu zestawienia dokumentów. W sytuacji, gdy beneficjent wystawił notę korygującą dotyczą zmiany nazwy towaru lub usługi, wówczas w zestawieniu dokumentów należy ująć w kolumnach od 1-4 oraz od 6-9 dane wynikające z faktury korygowanej, natomiast w kol. 5 należy wpisać poprawną nazwę towaru i usługi wynikającą z noty korygującej. Do wniosku o płatność należy załączyć zarówno f-rę korygowaną, jak i notę korygującą. W przypadku, gdy faktura/dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona przed datą złożenia poprzedniego wniosku o płatność, wówczas należy umieścić ją w ostatnim wierszu zestawienia dokumentów (pkt 15). Informację o takiej sytuacji należy zawrzeć w piśmie przewodnim przekazywanym wraz z wnioskiem Beneficjenta o płatność do Instytucji Zarządzającej RPO WP. Pola odpowiadają polom o analogicznej nazwie zamieszczonym w bloku zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 16. Uzyskany dochód oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność - Należy wskazać dochód pomiejszający wydatki kwalifikowane zgodnie z zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą z uwzględnieniem art. 55 rozporządzenia 1083/2006. W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne, należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu. Jeżeli projekt nie wygenerował dochodu w okresie objętym wnioskiem należy w polu Suma ogółem w PLN wpisać 0,00. W dodatkowym wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność (chyba, że na mocy odrębnych przepisów wspomiane odsetki stanowią dochód beneficjenta, jak ma to miejsce w przypadku jednostek samorządu terytorialnego - wówczas nie ma obowiązku ich wykazywania). Jeżeli beneficjent posiada nieoprocentowany rachunek bankowy i nie uzyskał dodatkowego dochodu w postaci odsetek, należy wpisać 0,00 oraz dołączyć do wniosku o płatność stosowne wyjaśnienie. UWAGA! Zgodnie z obowiązującymi zasadami w ramach RPO WP, każdy beneficjent nie będący jednostką samorządu terytorialnego ma obowiązek zwrotu odsetek narosłych od przekazanej zaliczki na rachunek Instytucji Zarządzajacej RPO WP. Wartość wskazana w wierszu Suma ogółem w PLN odpowiada polu <Dochód odliczony od wniosku o płatność> w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 17. Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki - Tabelę wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność. W kolumnie kwota wydatków ogółem należy wskazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w pkt 10a. W Str.12 z 28
kolumnie kwota wydatków kwalifikowalnych należy wykazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w pkt 12a. Dane prezentowane w punkcie 17 powinny obrazować sytuację, jaka będzie miała miejsce po dokonaniu refundacji wydatków poniesionych przez beneficjenta, rozliczeniu płatności zaliczkowej, bądź rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwową jednostkę budżetową. Jako środki wspólnotowe, należy wykazać część wydatków kwalifikowalnych, która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów RPO WP podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do Komisji Europejskiej jako środki UE (wartość z poz. 13b wniosku). W pozycji budżet państwa, należy wykazać część dotacji rozwojowej wypłacanej beneficjentowi stanowiącą wkład budżetu państwa oraz krajowe współfinansowanie/wkład własny państwowych jednostek budżetowych. Do środków wykazywanych jako wkład jednostek samorządu terytorialnego należy zaliczyć w szczególności wydatki: 1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek organizacyjnych; 2) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego; 3) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia jednostek samorządu terytorialnego, w których większość udziałów lub akcji posiada samorząd danego szczebla 4) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m.in. środki funduszy celowych oraz środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra publicznego. W pozycji Prywatne należy podać wkład własny beneficjenta będącego podmiotem prywatnym. Dane dotyczące wydatków sfinansowanych z pożyczek Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI) wiersz 8 - powinny być uwzględnione w wierszach 3 6.. [pole szare] Pola odpowiadają polom o analogicznej nazwie zamieszczonym w bloku źródła, z których zostały sfinansowane wydatki w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 18. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu W kolumnie nr 1 tabeli należy wykazać wszystkie etapy realizowane w ramach projektu zgodnie z pkt C1 (Harmonogram realizacji projektu) wniosku o dofinansowanie. Ponadto w tabeli należy zamieścić wiersz Pozostałe wydatki w ramach projektu. Są to wydatki nie ujęte w punkcie C 1 wniosku o dofinansowanie, a dotyczące: kosztów poniesionych na studium wykonalności, dokumentację techniczną, promocję projektu,nadzór inwestorski itp. W kolumnie 2 tabeli należy zamieścić krótki, hasłowy opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów/zadań projektu, tj. nie rozpoczęto, w trakcie realizacji, zakończono. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych etapów/zadań. Wiersz ogółem w kolumnie nr 3 powinien być równy całkowitej Str.13 z 28
wartości projektu i odpowiednio w kolumnie nr 4 wydatkom kwalifikowalnym projektu (zgodnie z pkt D3, D4 wniosku o dofinansowanie). W kolumnach 5 i 6 należy ująć kwoty wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem i wykazanych w pkt. 15 oraz 10a wniosku, natomiast w kolumnach 7 i 8 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu w ramach danego etapu/zadania. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do wartości z kolumny 4 (9=8/4*100). W odpowiednich wierszach należy również wskazać wydatki poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo, o których mowa w załączniku III do rozporządzenia nr 1828/2006, a także wydatki na cross-financing, jeżeli zostały przewidziane w ramach projektu. Należy również przekazać informację o wydatkach związanych z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo, o których także jest mowa w załączniku III rozporządzenia nr 1828/2006, uwzględniając zapisy art.11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.). Jeżeli Beneficjent w okresie objętym wnioskiem o płaność poniósł wydatki kwalifikowalne to należy je, co do zasady, niezwłocznie przedstawić do refundacji/rozliczenia, jednak nie później niż 3 miesiące od dnia jego poniesienia lub, w przypadku wydatków kwalifikowanych poniesionych przed podpisaniem Umowy, w terminie 3 miesięcy od daty jej podpisania. Za niewłaściwe należy uznać złożenie wniosku o płatność pełniącego jedynie funkcję sprawozdawczą, w którym z niniejszego punktu Postęp rzeczowofinansowy projektu wynika, iż Beneficjent poniósł wydatki kwalifikowalne w okresie objętym wnioskiem. Pole na przecięciu wiersza W tym wydatki poniesione na zakup gruntów i kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki poniesione na zakup gruntów narastająco> w systemie KSI SIMIK 07-13. Pole na przecięciu wiersza Wydatki poniesione na mieszkalnictwo i kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo narastająco> w systemie KSI SIMIK 07-13. Pole na przecięciu wiersza Wydatki związane z kosztami pośrednimi/ ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo i kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki rozliczane ryczałtowo narastająco > w systemie KSI SIMIK 07-13. Pole na przecięciu wiersza W tym cross-financing i kolumny 8 (kwalifikowalne) odpowiada polu <Wydatki objęte cross-financingiem narastająco> w systemie KSI SIMIK 07-13. 19. Planowany przebieg rzeczowy realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku - Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność końcową. 20. Wskaźniki realizacji projektu Wpisywane są wskaźniki zawarte wcześniej w umowie o dofinansowanie. Str.14 z 28
Wskaźniki produktu (tabela 20a) określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Beneficjent powinien w każdym wniosku o płatność wykazać wszystkie wskaźniki produktu jakie mają być osiągnięte w trakcie realizacji projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz przedstawić aktualny stan ich realizacji. Zaleca się, by w protokołach odbioru robót nawiązać do osiągniętych według stanu na dzień podpisania protokołu wskaźników produktu Jeżeli wskaźnik (lub jego część) został osiągnięty w związku z poniesieniem przez beneficjenta wydatku niekwalifikowalnego w ramach projektu, zaleca się załączyć do wniosku o płatność informację, która umożliwi zweryfikowanie przedstawionych danych dotyczących wartości oraz stopnia osiągnięcia wskaźnika (np. rodzaj poniesionego wydatku niekwalifikowalnego, etap którego wydatek dotyczy). Wskaźniki rezultatu ( tabela 20b) opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego otoczeniu, bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla każdego wniosku o płatność, natomiast tabela z wskaźnikami rezultatu jest nieobowiązkowa z wyjątkiem wniosku o płatność końcową, wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki (w przypadku, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki), lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową. Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (uwaga!: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru). Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być co do zasady zgodna z wartością docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie. Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. W przypadku wskaźnika rezultatu, beneficjent we wniosku o płatność końcową 2 w kolumnie 5 wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia projektu, bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika okres ten nie powinien być dłuższy niż 1 rok od zakończenia projektu, bądź w uzasadnionych przypadkach, rok kalendarzowy natępujący po roku zakończenia inwestycji, zgodnie z regulaminem konkursu dla właściwej osi/działania, z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników kluczowych, służących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc pracy). W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika rezultatu jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażoną w liczbach bezwzględnych(w kol.4 i kol.5 obok wartości wykazanej jako %), w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników. Punkt 20 koresponduje z blokiem postęp rzeczowy w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 2 Dotyczy także wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki (w przypadku, gdy całość dofinansowania w ramach projektu przekazywana jest w formie zaliczki) lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową. Str.15 z 28
21. Informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu, zadań planowanych, a niezrealizowanych w okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników - Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji, a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. Jeżeli nie wystąpiły żadne problemy, należy tabelę należy pozostawić niewypełnoną lub wypełnić wpisując np. brak problemów, nie dotyczy, nie wystąpiły itp. W przypadku wniosku o płatność końcową, wniosku stanowiącego rozliczenie ostatniej transzy przekazywanej w formie zaliczki lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową, należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. 22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały - Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych czterech kwartałach (począwszy od kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy dany wniosek o płatność), zgodnie z aktualnym kwartalnym zapotrzebowaniem na środki. UWAGA! dane przedstawione w poz. 22 powinny umożliwić sporządzenie prognoz dla całego programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały pełne kwartały kalendarzowe. Np. w sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku powinny zostać wypełnione wiersze od II kwartał danego roku do I kwartał kolejnego roku włącznie. Jeżeli do końca realizacji projektu zostały np. tylko trzy kwartały należy wypełnić wiersze dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu czwartym jako kwotę planowanych wydatków kwalifikowalnych należy wpisać 0,00 itd. Punkt jest niewypełniany w przypadku wniosku o płatność końcową. Punkt 22 koresponduje z blokiem harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały w module wnioski o płatność w systemie KSI SIMIK 07-13. 23. Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych - Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. W przypadku zaznaczenia odpowiedzi wskazujących na nieprzestrzeganie polityk wspólnoty, należy opisać w kilku zdaniach na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie, należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. Jeżeli projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnotowych, to udzielone we wniosku o płatność odpowiedzi powinny być zgodne z przedstawionymi poniżej: Str.16 z 28
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty? - TAK W szczególności: Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność wystąpiły zdarzenia, które miały negatywny wpływ na środowisko? - NIE Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano wymogi Raportu oddziaływania na środowisko? TAK lub NIE DOTYCZY Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano wymogi decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia? TAK lub NIE DOTYCZY Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudniania? -TAK lub NIE DOTYCZY Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie wyłaniania wykonawcy? - TAK 24. Oświadczenie beneficjenta - Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.). 25. Załączniki - Należy wymienić załączone dokumenty tj. oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z poz. 15 wniosku) wraz z dowodami zapłaty, jak również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, jeżeli dołączone są do wniosku o płatność np. operat szacunkowy wyceny nieruchomości, oświadczenie, tabela amortyzacyjna (jeżeli nie są załączane ppkt 4 należy usunąć). W przypadku, gdy do wniosku nie są dołączane żadne dokumenty, bądź tylko niektóre z wymienionych, zaleca się dokonanie odpowiednich skreśleń lub usunięcia podpunktów Wniosek należy podpisać z podaniem miejscowości i daty, zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 3 części uwagi ogólne niniejszej instrukcji. Str.17 z 28
Opis załączników do wniosku beneficjenta o płatność 1. Dokument potwierdzający kwalifikowalność podatku VAT Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT składane jest przez beneficjenta przy każdym wniosku o płatność z wyjątkiem wniosków pełniących funkcję sprawozdawczą oraz wniosków dotyczących tylko i wyłącznie wypłaty zaliczki. Oświadczenie należy podpisać zgodnie z zasadami opisanymi w Instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT występuje w trzech wzorach. Pierwszy wzór (wraz z załącznikiem), należy złożyć wraz z pierwszym wnioskiem beneficjenta o płatność. Przy kolejnych wnioskach o płatność beneficjent jest zobowiązany do składania oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT zgodnie ze wzorem nr 2. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek możliwości odzyskania poniesionego kosztu podatku VAT, beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Instytucję Zarządzającą i dostarczyć wypełniony załącznik do oświadczenia (zgodnie ze wzorem nr1). Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (wzór nr 3) zobowiązane są przedstawiać także inne podmioty niż beneficjent upoważnione do ponoszenia wydatków, partnerzy uczestniczący w realizacji projektu, o ile do refundacji/ rozliczania zaliczki przedstawiane są faktury wystawiane na nich, zgodnie z umową o dofinansowanie. Beneficjenci projektów, dla których podatek VAT jest w całości kosztem niekwalifikowanym, oświadczeń dotyczących podatku VAT nie składają. 2. Poświadczone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających dokonanie wydatków kwalifikowanych. Obowiązkowe elementy opisu faktury/dokumentu ksiegowego o równoważnej wartości dowodowej umieszczone na oryginale (przed skopiowaniem): Pierwsza strona: 1) Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2007 2013", w przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo z budżetu Państwa lub budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego, do powyższego opisu należy odpowiednio dodać: oraz z budżetu Państwa" (w przypadku współfinansowania ze środków dotacji celowej dotyczy wyłacznie projektów podlegających regułom pomocy publicznej). oraz z budżetu Samorządu Województwa Podkarpackiego". Zapis ten może występować również w formie pieczęci. Komentarz [j1]: nie tylko w przypadku pomocy publicznej? Str.18 z 28
2) Informacja identyfikującą wniosek o płatność w którym wykazano wydatek do rozliczenia: Ujęto we wniosku o płatność za okres od do (data tożsama z datą w pkt 1 wniosku beneficjenta o płatność). 3) numer wpisany w prawym górnym rogu dokumentu, zgodny z liczbą porządkową poszczególnych pozycji ujętych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność (pkt 15 wniosku). Druga strona: 1) Numer umowy o dofinansowanie projektu, 2) Nazwa projektu, 3) Opis związku wydatku z projektem należy zaznaczyć w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, do której kategorii kosztu przedstawionej w części D.3 wniosku o dofinansowanie projektu (zaleca się podział na kwotę netto i VAT) odnosi się wydatek opisany fakturą/innym dokumentem o równoważnej wartości dowodowej. W przypadku, gdy wydatek mieści się w kilku kategoriach ujętych we wniosku o dofinansowanie projektu, wówczas należy dokonać podziału kwotowego wydatku z przyporządkowaniem do właściwych kategorii: - w przypadku, gdy nie wszystkie pozycje faktury są kwalifikowane w projekcie, należy na odwrocie wyszczególnić te pozycje, które beneficjent przedkłada do rozliczenia, podając ich nazwę, ilość i wartość (oraz zaznaczyć na kopii faktury), - jeżeli wydatki ujęte na fakturze dotyczą różnych projektów w opisie faktury należy wyszczególnić wszystkie zakupione artykuły, ich ilość i wartość oraz przypisać je do właściwych projektów (a na kopii faktury należy zakreślić pozycje, które dotyczą wniosku o płatność), Ponadto w opisie faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, należy zamieścić zapis: Wydatek jest kwalifikowalny w wysokości. PLN 5) Informację o poprawności formalnej, rachunkowej i merytorycznej, 6) Opis faktury w zakresie stosowania ustawy PZP, Na fakturze należy zamieścić adnotację, np.: Wydatki poniesione są zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z r. Nr poz. ) na podstawie art.. ust./pkt. - podany art. będzie wskazywał na zastosowany tryb np. przetarg nieograniczony lub na powód wyłączenia przepisów ustawy. Beneficjenci I osi priorytetowej, którzy udzielają zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych mają obowiązek zamieszczania nastepującego zapisu: Wydatki zostały poniesione w ramach realizacji zamówień udzielonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2007-2013 w sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych. Ponadto opis faktury dotyczącejy zakupu środka trwałego musi zawierać informację, czy zakupiono środek trwały jest nowy, czy używany. W uzasadnionych przypadkach, gdy nie ma możliwości opisania oryginału faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej na Str.19 z 28
odwrocie, dopuszcza się możliwość umieszczenia powyższego opisu na oddzielnej kartce stanowiącej załącznik do faktury (spięty lub przyklejony do faktury). W takim przypadku opis na odwrocie faktury powinien zawierać przynajmniej: numer umowy, nazwę projektu, adnotację, że szczegółowy opis znajduje się w załączniku. Załącznik powinien być podpisany przez upoważnione osoby ze strony beneficjenta. Z opisu załącznika powinno również wynikać jakiej faktury dotyczy. W sytuacji, gdy faktura/inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej została zapłacona gotówką, potwierdzeniem zapłaty jest dołączona kopia raportu kasowego lub potwierdzenie wystawcy faktury, iż otrzymał środki. W przypadku zapłaty za fakturę transzami do refundacji należy przedstawić fakturę w całości zapłaconą. Dokument, który nie został w całości opłacony nie może być umieszczony we wniosku o płatność. W przypadku występowania kwot zatrzymanych dopuszcza się możliwość przedstawienia faktury częściowo opłaconej. Kwota zatrzymana będzie mogła być uznana za poniesiony wydatek kwalifikowany dopiero po wypłaceniu jej wykonawcy, ale wyłącznie w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu. W przypadku otrzymania od dostawcy towaru faktury pro forma i dokonania zapłaty na podstawie tejże faktury, a następnie otrzymania zwykłej faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli 15, należy wykazać tylko i wyłącznie zwykłą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma, należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik. Opłacone faktury zaliczkowe należy przedstawić do refundacji wraz z podpisanymi protokołami odbioru. 2.1. Faktury wystawione w walutach obcych Do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walutach obcych należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości, tj. art.30 ust. 2 (Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze zm.) Na fakturach/dokumentach księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić: - kurs waluty po jakim została zaksięgowana jako koszt w PLN (a podaniem daty i numeru tabeli NBP). - kurs waluty po jakim została dokonana płatność stosowany zgodnie z polityką rachunkowości przyjętą przez beneficjenta oraz jego datę, - równowartość faktury w PLN przeliczoną według powyższych kursów. Kwalifikowalnym jest wydatek faktycznie poniesiony, jako zapłata za fakturę wyrażoną w walucie obcej, przeliczoną na PLN. Beneficjenci wszystkich osi priorytetowych są zobowiązani dołączyć do faktur/dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wystawionych w walucie obcej fakturę wewnętrzną lub notę księgową sporządzoną w celu dokonania zapisu księgowego. Str.20 z 28