NOSEK ( Narzędzie Oceny Systemu Efektywnej Kontroli ) Sporządzili: Bożena Grabowska Bogdan Rajek Anna Tkaczyk Urząd Miasta Częstochowy

NOSEK ( Narzędzie Oceny Systemu Efektywnej Kontroli ) Sporządzili: Bożena Grabowska Bogdan Rajek Anna Tkaczyk Urząd Miasta Częstochowy

Dziękujemy za współpracę uczestnikom GRUPY INOWACJI SAMORZĄDOWYCH: Urząd Miasta Bytom Urząd Miasta Czeladź Urząd Miejski w Gliwicach Urząd Miejski Lubliniec Urząd Miasta Rybnika Urząd Miasta Tychy Urząd Miasta Żory

-Brak w jednostkach administracji publicznej jednoznacznych metod, narzędzi i wskaźników w zakresie stwierdzania o wystarczającym lub ograniczonym stopniu funkcjonowania kontroli zarządczej w UM. -Brak metodyki, która umożliwiałaby "wypośrodkowanie" oceny kontroli zarządczej pochodzącej z różnych źródeł informacji.

Narzędzie służy dokonaniu oceny - funkcjonującego w jednostce administracji publicznej - systemu kontroli zarządczej, poprzez ustalenie poziomu realizacji celów kontroli zarządczej (wymienionych w art. 68 ustawy o finansach publicznych) oraz stopnia wdrożenia standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.).

Opracowane zostało narzędzie łączące, określone przepisami prawa, wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej tj. cele i standardy kontroli zarządczej. Stworzony został zestaw wskaźników dla 21 standardów kontroli zarządczej których wyliczenie wskaże stopień wdrożenia tych standardów w jednostce. Zestaw wskaźników może być dowolnie zmieniany, rozszerzany i dostosowany do danej jednostki administracji publicznej.

Metodologia umożliwiająca wypośrodkowanie oceny kontroli zarządczej pochodzącej z różnych źródeł. Pomiar realizacji 7 celów kontroli zarządczej powiązany został z wypełnianiem przez jst standardów kontroli zarządczej. Zastosowano jednolitą trójstopniową skalę ocen dla wszystkich ocenianych wielkości tj. wdrożonych standardów, realizowanych celów kontroli zarządczej oraz stopnia funkcjonowania kontroli zarządczej.

U podstaw realizacji celów zarządzania leży wdrożenie standardów kontroli zarządczej w jst. Dla przejrzystości modelu - każdemu z celów kontroli zarządczej przypisano po 5 standardów, które w równym stopniu wpływają na realizację celu, i tak:

Lp. Cel kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej 1. 2. 3. 4. Zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Zapewnienie skuteczności i efektywności działania Zapewnienie wiarygodności sprawozdań Zapewnienie ochrony zasobów Kompetencje zawodowe Struktura organizacyjna Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Nadzór Audyt wewnętrzny Misja Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Ciągłość działalności Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Samoocena Przestrzeganie wartości etycznych Delegowanie uprawnień Nadzór Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Bieżąca informacja Nadzór Ciągłość działalności Ochrona zasobów Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

Lp. Cel kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej 5. 6. 7. Zapewnienie przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania Zapewnienie skuteczności i efektywności przepływu informacji Zapewnienie zarządzania ryzykiem Przestrzeganie wartości etycznych Kompetencje zawodowe Struktura organizacyjna Delegowanie uprawnień Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Identyfikacja ryzyka Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Bieżąca informacja Komunikacja wewnętrzna Komunikacja zewnętrzna Identyfikacja ryzyka Analiza ryzyka Reakcja na ryzyko Nadzór Audyt wewnętrzny

Każdy standard kontroli zarządczej jest mierzony za pomocą co najmniej 2 obligatoryjnych wskaźników, ponadto zaproponowane zostały fakultatywne wskaźniki, które w przypadku ich wyliczenia poszerzą spektrum oceny.

Zastosowano - analogicznie jak w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - trójstopniową skalę ocen, która oznacza: standard kontroli zarządczej nie został wdrożony 1 cel kontroli zarządczej nie został zrealizowany nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza standard kontroli zarządczej został w części wdrożony 2 3 cel kontroli zarządczej został częściowo zrealizowany w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza standard kontroli zarządczej został w pełni wdrożony cel kontroli zarządczej został zrealizowany w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza

Podstawą dla wyliczenia wskaźników, służących ocenie stopnia wdrożenia poszczególnych standardów kontroli zarządczej, są dane pochodzące z wyników prowadzonych w jst działań, wyników kontroli zewnętrznych, wewnętrznych i audytu wewnętrznego oraz przeprowadzonej przez kierowników jednostek organizacyjnych Urzędu samooceny kwestionariusz samooceny jest dokumentem powiązanym z narzędziem.

1. Narzędzie może być zastosowane we wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego, bo: oparte jest na powszechnie obowiązujących przepisach prawa, sformułowane wskaźniki mogą być wyliczone w każdej jst, są (w większości) wskaźnikami struktury tzn. określają procentowy udział wyróżnionego elementu w całej grupie elementów, wartości wskaźników mogą być dowolnie przypisywane do poszczególnych poziomów kontroli zarządczej w zależności od stopnia dojrzałości organizacyjnej jednostki.

2. Zarówno poziom osiągniętych ocen jak i poziom poszczególnych wskaźników może być przedmiotem porównań (benchmarkingu) między poszczególnymi jst. 3. Coroczne zastosowanie narzędzia da możliwość porównania nie tylko uzyskanej oceny systemu kontroli zarządczej, ale także wychwycenia zmian co do realizacji standardów i celów kontroli zarządczej. Informacje takie mogą stanowić punkt wyjścia dla zbadania przyczyn zaistniałych zmian in plus i in minus w poszczególnych kategoriach.

weryfikacja poziomów wskaźników wskazanych dla ocen 1, 2 i 3 poszczególnych standardów kontroli zarządczej - w zależności od środowiska i stopnia dojrzałości zarządzania jednostką, rozbudowa narzędzia o nowe wskaźniki, zróżnicowanie wpływu standardów kontroli zarządczej na realizację celów zarządzania (zastosowanie średniej ważonej zamiast stosowanej obecnie średniej arytmetycznej).

Kolumny tabeli do wypełnienia: Cele kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej Miernik (sposób wyliczenia) Poziom miernika w danym standardzie (od 1 do 3) 1 2 3 Wyliczenie miernika w roku Ustalony poziom miernika w roku (od 1 do 3) Średni poziom standardu

Cele kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej Miernik (sposób wyliczenia) Poziom miernika w danym standardzie (od 1 do 3) 1 2 3 Wyliczenie miernika w roku działanie i wynik Ustalony poziom miernika w roku (od 1 do 3) Średni poziom standardu 1. Przestrzeganie wartości etycznych Skargi i wnioski dotyczące nieetycznego postępowania pracowników (liczba uzasadnionych skarg w zakresie nieetycznego zachowania/liczba wszystkich skarg uzasadnionych) x 100% >2% 2% - 1% <1 (./.) x 100% =. % (1/125) x 100% = 0,8% 3 Wyniki oceny okresowej pracowników liczba pracowników, który nie przestrzegali wartości etycznych (kodeksu etycznego)/ liczba wszystkich ocenianych pracowników x 100% >20% 10%-20% <10% (./.) x 100% =. % 3 Wiarygodność sprawozdań / Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania Szkolenia pracowników w zakresie zachowań etycznych (jako samodzielny temat szkolenia lub jako element innych szkoleń) Wyniki ocen okresowych pracowników w zakresie postawy etycznej (liczba pracowników przeszkolonych w zakresie zachowań etycznych/liczba wszystkich pracowników) x 100% (liczba pracowników ocenianych przez przełożonych na poziomie 5/liczba wszystkich ocenianych pracowników) x 100% < 5% 5% - 10% >10% <30% 30-%99% >99% (./.) x 100% =.% (./.) x 100% =. % 2 3 2,67 Wyniki badania zadowolenia klienta zewnętrznego w zakresie obiektywizmu podejścia (liczba pracowników ocenianych przez klientów na poziomie 4/liczba wszystkich ocenianych pracowników) x 100% <40% 40%-80% >80% (./.) x 100% =. % 2 Znajomość Kodeksu etycznego (liczba pracowników znających kodeks etyczny/ liczba wszystkich pracowników) x 100% <50% 50%-90% >90% (./.) x 100% =. % 3

Lp. Nazwa celu kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej realizujące cel Suma punktów dla celu Wyliczenie wskaźnika realizacji celu KZ (średnia ze standardów) Realizacja celów kontroli zarządczej w roku (1) cel nie został zrealizowany (>1-2) cel został częściowo zrealizowany (>2-3) - cel został zrealizowany 1 2 Zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Zapewnienie skuteczności i efektywności działania Nr - A1 2 3 10 11 21 8 10 Poziom 0 0 0 0 0 Nr - A1 5 6 12 19 20 5 8 7 14 Poziom 0 0 0 0 0 6 8 6 4 47 0 0 0 29 Suma punktów 472,24 / 21 dla celu / liczba zadań w standardach 331,93 / 15 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY CEL ZOSTAŁ CZĘŚCIOWO ZREALIZOWANY 0 0 0 3 Zapewnienie wiarygodności sprawozdań Nr - A1 1 4 11 14 16 16 7 14 Poziom 0 0 0 0 0 9 7 53 532,41 / 22 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY 0 0 0 4 Zapewnienie ochrony zasobów Nr - A1 11 12 13 14 15 14 6 13 9 Poziom 0 0 0 0 0 8 50 542,17 / 23 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY 0 0 0 5 Zapewnienie przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania Nr - A1 1 2 3 4 14 16 8 10 Poziom 0 0 0 0 0 7 9 50 50/ 2,50 20 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY 0 0 0 6 Zapewnienie skuteczności i efektywności przepływu informacji Nr - A1 7 15 16 17 18 7 8 7 7 15 Poziom 0 0 0 0 0 44 442,32 / 19 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY 0 0 0 7 Zapewnienie zarządzania ryzykiem Nr - A1 7 8 9 11 21 7 10 13 14 Poziom 0 0 0 0 0 8 52 52/ 2,48 21 CEL ZOSTAŁ ZREALIZOWANY 0 0 0

OCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ 2,31 0 W WYSTARCZAJĄCYM ABY POZNAĆ OCENĘ STOPNIU KONTROLI FUNKCJONOWAŁA ZARZĄDCZEJ, ADEKWATNA, NALEŻY WYPEŁNIĆ SKUTECZNA DANE W I EFEKTYWNA ARKUSZU KONTROLA 1 ZARZĄDCZA SUMA PUNKTÓW WSZYSTKICH CELÓW / LICZBĘ WSZYSTKICH ZADAŃ W STANDARDACH