Załącznik Nr 8 do Zarządzenia Nr 1/2016 Dyrektora DPS w Karolinowie z dnia 4 stycznia 2016 roku INSTRUKCJA W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W KAROLINOWIE
1. 1. Instrukcja określa jednolite zasady gospodarki kasowej w Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie 2. Przez użyte w instrukcji określenia rozumie się: a) środki pieniężne banknoty i monety oraz jednostki pieniężne krajowe i zagraniczne, b) pogotowie kasowe zapas gotówki w kasie jaki pozostaje na następny dzień. 2. OCHRONA KASY I TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH 1. W kasie może znajdować się: a) gotówka z bieżących wpłat, depozytów mieszkańców oraz kwoty podjęte z banku na wypłatę faktur, delegacji, rachunków itp. b) pogotowie kasowe w wysokości 1.000zł. ( jeden tysiąc złotych) na bieżące wydatki. 2. Nadwyżkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia odprowadza się w dniu powstania nadwyżki lub najpóźniej następnego dnia na właściwy rachunek bankowy jednostki. 3. Kasjer może przewozić z banku i odprowadzać do banku samochodem służbowym, środki pieniężne do wysokości 10.000zł (dziesięć tysięcy złotych) 4. W przypadku przewożenia kwoty wyższej niż 10.000zł, ochronę transportu należy zlecić wyspecjalizowanej firmie lub policji. 5. Kasjer i wszyscy inni pracownicy DPS w Karolinowie zobowiązani są do zachowania tajemnicy o terminach i wysokościach przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych 3. KASJER 1. Kasjerem może być osoba: a) posiadająca minimum średnie wykształcenie (pożądane o profilu ekonomicznym), b) nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu, c) posiadająca nienaganną opinię, d) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, e) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej. 2. Kasjer zobowiązany jest do podpisania deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej. Wzór deklaracji stanowi załącznik Nr 8.1do niniejszej Instrukcji. 3. Przekazanie - przejęcie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej. 4. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzenia dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów. Wykaz tych osób zawiera załącznik Nr 8.2 do niniejszej Instrukcji. 5. Wzory używanych pieczątek przez kasjera stanowi załącznik Nr 8.3 do niniejszej Instrukcji 5. Osoba zastępująca kasjera podczas jego nieobecności winna spełniać te same warunki co kasjer. Fakt zastępowania kasjera powinien być zawarty w zakresie czynności osoby do tego wskazanej. 4. DOKUMENTACJA KASOWA 1. Dokumentację kasy stanowią: a) dokumenty operacyjne kasy: 2
- raport kasowy RK, - zastępczy dowód wpłaty KP, - zastępczy dowód wypłaty KW, - bankowy dowód wpłaty; b) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne: - dowody zakupu faktury, rachunki, dowody zastępcze, - wnioski o zaliczkę, - rozliczenie zaliczki, - polecenie wyjazdu służbowego, - listy płac, - listy wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego, - rachunki umów: zlecenia, o dzieło, itp., - inne zaakceptowane przez Dyrektora DPS, c) dokumenty organizacyjne kasy; - instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, - deklaracja kasjera o odpowiedzialności materialnej, - zakres czynności kasjera, - protokoły przejęcia przekazania kasy, - protokoły inwentaryzacyjne. 2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: - wpłaty gotówkowe przychodowymi dowodami kasowymi KP, - wypłaty gotówkowe rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe oraz zastępcze dowody wypłat KW. 3. Przed wypłatą gotówki z kasy, kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby do tego upoważnione. Dowody kasowe nie podpisane nie mogą być przyjęte przez kasjera do realizacji. 4. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłaty gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonania tych czynności zamieszczają na tych dowodach swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Dyrektor DPS (lub osoba zastępująca go). 5. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca kwituje odbiór gotówki w sposób trwały atramentem, długopisem lub odciskiem kciuka potwierdzonym przez pracownika Domu podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszcza swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawianych zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisywana słownie w złotych ogólna suma wypłat np. listy płac, itp. 6. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania dowód osobisty lub inny dokument stwierdzający tożsamość odbiorcy gotówki i wpisać na dowodzie kasowym serię, numer i datę dokumentu. 7. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie potwierdzone przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej lub samorządowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła ten dokument lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania osoby upoważniającej na leczeniu załącza się do rozchodowego dowodu kasowego. 3
8. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe oraz dowody z wpłat gotówki powinny być w tym samym dniu wpisane do raportu kasowego, sporządzanego przez kasjera. 9. W Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie sporządza się następujące raporty kasowe: - raport kasowy z wpływów budżetowych, - raport kasowy z wydatków budżetowych, - raport kasowy z sum depozytowych. 10. Kasjer może przechowywać w kasie otrzymane od pracowników pieczątki, druki ścisłego zarachowania oraz dokumenty wymagające zabezpieczenia. 11. W przypadku wpłaty gotówki i otrzymania fałszywego znaku pieniężnego, kasjer postępuje następująco: a) wręczony znak pieniężny (moneta lub banknot) co do którego kasjer powziął podejrzenia, że jest fałszywy, zatrzymuje i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej, b) sporządza protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane: - numer protokółu i datę oraz miejsce sporządzenia, - nazwę i adres siedziby jednostki, w której wpłacono znak pieniężny sfałszowany, - nazwę i adres jednostki obcej przedstawiającej znak pieniężny z równoczesnym wpisaniem nazwiska i imienia, adresu i stanowiska służbowego osoby reprezentującej tę jednostkę, zaś w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną tylko dane jak wyżej oraz numer i serię dowodu osobistego, - wartość nominalną i datę zatrzymanego maku pieniężnego i dodatkowo (dotyczy banknotu) numer i serię znaku. Protokół sporządzony w trzech egzemplarzach podpisuje osoba przedstawiająca sfałszowane znaki pieniężne oraz kasjer z podaniem numeru i serii dowodu osobistego, Protokół w dwóch egzemplarzach należy sporządzać, jeżeli znak pieniężny dostarczony został anonimowo. c) wpisuje sporządzony protokół do książki protokółów nadając numerację, d) jedną kopię wręcza się osobie przedstawiającej sfałszowany znak pieniężny, e) fakt zatrzymania znaku sfałszowanego w dniu przedstawienia go, kasjer zgłasza Głównemu księgowemu lub osobie zastępującej go, do którego należy dalsze postępowanie. Sfałszowane znaki pieniężne są jedynie depozytem i nie stanowią podstawy wystawienia dowodu wpłaty KP. 5 ZASADY SPORZĄDZANIA DOKUMENTÓW KASOWYCH 1. Dowód wpłaty KP Dowód wpłaty KP jest generowany z programu Kasa firmy wolters Kluwer S.A. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem: 1. oryginał dla wpłacającego, 2. kopia pozostaje jako załącznik do raportu kasowego. Dowody KP kasjer wystawia na: - czek zrealizowany w banku, oznaczając w nim cel podjęcia gotówki, - zwrot pobranej, a niezrealizowanej zaliczki, - inne wpłaty związane z bieżącym funkcjonowaniem DPS. Na dowód wystawienia dokumentu KP i przyjęcia gotówki do kasy kasjer składa własnoręczny podpis w pozycji wystawił oraz w pozycji otrzymałem, a następnie przekazuje dowód do zatwierdzenia przez Głównego księgowego lub osobę upoważnioną. 4
3. Dowód wypłaty KW Dowód wypłaty KW jest generowany z programu Kasa firmy Wolters Kluwer S.A. Stanowi on dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy w sytuacji, gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi, np.: - wypłaty wynagrodzeń pobieranych w terminach późniejszych jak były realizowane wpłaty w oparciu o listy płac, - zwrot nienależnie dokonanych wpłat, na podstawie określonych przepisów, - wypłaty dotyczące sum depozytowych mieszkańców, - wypłata z kasy gotówki odprowadzanej na rachunek jednostki w banku. Dowód ten sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: 1. oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego, 2. kopię otrzymuje osoba pobierająca gotówkę z kasy. W dowodzie KW nie można dokonywać żadnych poprawek. Sprostowanie błędu może nastąpić tylko w drodze anulowania błędnego dowodu i wystawienia prawidłowego. Anulowane formularze dowodu KW nie mogą być zniszczone, podlegają one przechowywaniu w programie Kasa w celu zachowania prawidłowej kolejności nadanego numeru ewidencyjnego rozliczenia. Dowód wypłaty KW podpisują: - wystawiający, - wypłacający, - otrzymujący gotówkę, - osoby zatwierdzające do wypłaty, tj. Dyrektor DPS lub osoby upoważnione. 4. Czek gotówkowy. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go w księdze druków ścisłego zarachowania, całym blokiem po pobraniu z banku. Wypełniany jest zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową. Prawidłowo wypełniony czek podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione zgodnie ze złożonymi wzorami podpisów. Podstawą wpisu do raportu kasowego podjętej gotówki na czek jest dowód wpłaty KP wcześniej omówiony. 5. Bankowy dowód wpłaty. Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty przyjętych należności do kasy - na rachunek bieżący jednostki w banku. Dokument ten sporządza kasjer w trzech egzemplarzach. Oryginał ten pozostaje w banku w dniu wpłaty. Pierwszą kopię otrzymuje kasjer i dołącza do dowodu wypłaty KW Drugą kopię bank dołącza do wyciągu bankowego jednostki. 6. Wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę stosuje się w przypadku wypłaty zaliczek na zakup materiałów na potrzeby administracyjno-gospodarcze i socjalne, dokonywanych zaliczkowo przedpłat na inne zlecenia bieżące jednostki. Wniosek sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez osobę ubiegającą się o zaliczkę. Na wniosku powinno być wyszczególnione na jaki cel pobierana jest zaliczka. Na zakupy materiałów na potrzeby administracyjno-gospodarcze i socjalne może być udzielana stała zaliczka, która podlega rozliczeniu do dnia 29 grudnia każdego roku. 5
7. Rozliczenie zaliczki Dokument rozliczenia zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki. Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika, który zaliczkę pobrał. Na odwrocie druku należy wyspecyfikować dowody źródłowe jak: faktury, rachunki wraz z kwotami i przedłożyć do realizacji w kasie. Jeżeli z załączonych dowodów wynika, że wydatkowana została kwota wyższa od pobranej zaliczki, wówczas różnicę wypłaca się pracownikowi z kasy na podstawie niniejszego rozliczenia. W przypadku, gdy rozliczenie wykazuje kwotę niższą od kwoty pobranej zaliczki - różnica podlega zwrotowi do kasy - kasjer wystawia dowód wpłaty KP. 8. Polecenie wyjazdu służbowego Polecenie wyjazdu służbowego - stanowi upoważnienie dla pracownika do wykonania zleconych mu czynności służbowych podczas wyjazdu służbowego. Druk wypełnia się w jednym egzemplarzu. Dokument ten wystawia pracownik ds. administracyjno- kadrowych, który podlega wstępnej kontroli dokonanej przez Głównego Księgowego i zostaje zatwierdzony przez Dyrektora DPS. Decyzję o podróży służbowej podejmuje Dyrektor DPS, ze wskazaniem środka lokomocji jakim powinien podróżować delegowany. Po wykonaniu polecenia wyjazdu służbowego pracownik sporządza na odwrocie dokumentu rozliczenie kosztów podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami. Polecenie wyjazdu służbowego sprawdza pod względem merytorycznym Dyrektor DPS, a formalnie i rachunkowo pracownik komórki księgowości. Następnie dokument ten zostaje zatwierdzony (na odwrocie) przez Dyrektora DPS lub osoby upoważnione. 9. Raport Kasowy RK Raport kasowy służy do szczegółowej ewidencji wszystkich zrealizowanych dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat gotówki w danym dniu. Raport kasowy jest generowany z programu Kasa firmy Wolters Kluwer S.A., który nadaje automatycznie kolejny numer sporządzanego raportu kasowego. Raport wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tj. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy sporządzany jest w następujący sposób: - w lewym górnym rogu nazwa i dane DPS, - w rubryce KASA wpisuje się rodzaj raportu, np. z wpływów budżetowych, z wydatków budżetowych, z sum depozytowych itp. - po prawej stronie w górnej rubryce, program nadaje automatycznie kolejny numer sporządzanego raportu kasowego z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego oraz dla każdego rodzaju raportu, - w części tabelarycznej raportu ewidencjonuje się zrealizowane dowody kasowe w układzie chronologicznym, określając treść operacji gotówkowej, symbol dokumentu, jego numer, - w dolnej części raportu, w przeznaczonych do tego celu rubrykach program Kasa automatycznie sumuje ilość dowodów KW i KP oraz łączne kwoty operacji gotówkowych. Raport kasowy podlega oddzielnemu zsumowaniu. Łączna suma obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu obroty na ostatniej stronie raportu. Po ustaleniu obrotów rubryk przychód i rozchód następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny w ten sposób, że do stanu poprzedniego - przeniesionego z raportu kasowego za dzień poprzedni - wpisanego w wierszu stan kasy poprzedni, dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan 6
kasy obecny. Sporządzony w powyższy sposób oryginał raportu kasowego z załączonymi dowodami przychodowymi i rozchodowymi kasjer przekazuje pracownikowi upoważnionemu do kontroli, natomiast kopia pozostaje w kasie. Następnie raport kasowy otrzymuje Główny Księgowy, celem zaksięgowania na odpowiednich kontach. 6. KONTROLA KASY 1. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej: a) Kontrola bieżąca kasy polega na: - sprawdzeniu wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym, - porównaniu stanu gotówki w kasie, ze stanem wynikającym z raportu kasowego. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną b) Kontrola okresowa kasy dokonywana jest przez Głównego Księgowego, osobę przez niego upoważnioną lub przez komisję powołaną zarządzeniem przez Dyrektora DPS. Na koniec każdego roku powinna być przeprowadzana obowiązkowo inwentaryzacja środków pieniężnych i innych walorów znajdujących się w kasie. Na okoliczność przeprowadzenia kontroli należy sporządzić protokół. Opracował: Zatwierdził: 7
Załącznik Nr 8.1 do Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w DPS w Karolinowie DEKLARACJA o odpowiedzialności materialnej kasjera W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w. przyjmuję do wiadomości, że ponoszę pełną odpowiedzialność materialną za powierzoną mi gotówkę i inne wartości pieniężne, zgodnie z art. 124 1 pkt 1 Kodeksu Pracy. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w tym zakresie, prowadzenia operacji kasowych zgodnie z zasadami ustalonymi w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. (data i podpis czytelny) Niniejszą deklaracje złożono w mojej obecności w dniu.. (data i podpis pracownika przyjmującego deklarację) 8
Załącznik Nr 8. 2 do Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w DPS w Karolinowie A. Wystawiania dowodów kasowych: Lp. Imię i nazwisko Wykaz osób upoważnionych do: Stanowisko Wykaz dowodów kasowych do zatwierdzania sprawdzenia oraz wystawiania 1. Marzena Rutkowska Intendent, Kasjer Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki z kasy B. Sprawdzania dowodów kasowych: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Wykaz dowodów kasowych do zatwierdzania sprawdzenia oraz wystawiania 1. Agnieszka Klimczewska Dyrektor Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki 2. Barbara Dąbrowska Główny Księgowy 3. Agnieszka Starczewska Referent ds. finansowych Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki z kasy Dowody jak wyżej podczas nieobecności głównego księgowego C. Zatwierdzania dowodów kasowych: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Wykaz dowodów kasowych do zatwierdzania sprawdzenia oraz wystawiania 1. Agnieszka Klimczewska Dyrektor Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki 9
Załącznik Nr 8. 3 do Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w DPS w Karolinowie WZORY UŻYWANYCH PIECZĄTEK PRZEZ KASJERA 10