INSTRUKCJA DO WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ dla projektu finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Formularz jest przeznaczony dla Beneficjentów realizujących projekty w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z realizacją pomocy technicznej. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność z częstotliwością, określoną w umowie o dofinansowanie. W przypadku gdy Beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Instytucją dokonującą weryfikacji wniosku o płatność jest w przypadku PO RPW Instytucja Pośrednicząca Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). W przypadku wniosków o płatność dotyczących realizacji zadań w ramach pomocy technicznej przez IP, za weryfikację wniosku odpowiada IZ PO RPW. We wniosku Beneficjent wykazuje wszystkie wydatki kwalifikowalne, jakie poniósł na realizację projektu w okresie objętym wnioskiem oraz ujmuje wnioskowaną kwotę ze środków publicznych 1. Wyliczenia kwoty odpowiadającej tej części dofinansowania, która odpowiada wkładowi wspólnotowemu dokonuje instytucja odpowiedzialna za weryfikację wniosków o płatność (IP PO RPW w przypadku wniosków o płatność od Beneficjenta, IZ PO RPW w przypadku wniosków o płatność IP PO RPW w ramach pomocy technicznej). Wyliczenie jest dokonywane jako iloczyn kwoty wydatków uznanych za kwalifikowalne, procentowego udziału dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych określonego w umowie o dofinansowanie oraz udziału środków UE w dofinansowaniu określonego dla danego działania w Szczegółowym opisie osi priorytetowych PO RPW. 1 Zasady kwalifikowalności wydatków określają Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. 1
Możliwe jest złożenie wniosku, w którym pkt 8-13 pozostają niewypełnione wniosek stanowi wówczas narzędzie umożliwiające właściwym instytucjom monitorowanie postępu rzeczowego projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego z realizacji programu. Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez Beneficjenta. Wypełnia je pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku złożonego przez Beneficjenta. Wspomniane pola zamieszczone być mogą w wersji papierowej wniosku lub stanowić załącznik do listy sprawdzającej wniosek, stanowiąc ślad rewizyjny w procesie weryfikacji wniosku o płatność. Wszelkie kwoty i dane finansowe podawane we wniosku o płatność należy wyrażać w PLN z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli pole zawierające dane liczbowe pozostaje niewypełnione należy wpisać: - co oznacza, że pole nie dotyczy danego projektu lub 0 co oznacza, że pole dotyczy danego projektu, lecz osiągnięto wartość zerową. Beneficjent składa wypełniony wniosek o płatność w formacie pliku Excel udostępniony na stronie internetowej, wraz z wymaganymi załącznikami, oraz dodatkowo przesyła wersję elektroniczną wniosku w formacie Excel. Wniosek o płatność służy: 1) wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej (Beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 15, 16, 19, 20, 21), przy czym przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić, jeżeli jest to dopuszczone w umowie o dofinansowanie, na podstawie wniosku o płatność oraz harmonogramu przekazywania dofinansowania w ramach umowy, dołączanych do umowy o dofinansowanie; 2) rozliczeniu środków przekazanych Beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z możliwością wnioskowania o kolejne transze środków (Beneficjent wypełnia poz. 1-22); 3) wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków Beneficjenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-22); 2
4) rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-9, 11-22) 2 ; 5) przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu - funkcja sprawozdawcza (Beneficjent wypełnia poz. 1-7 i 14-22). INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WNIOSKU 1. Wniosek za okres od do Należy podać datę rozpoczęcia oraz zakończenia okresu, za jaki składany jest wniosek. Przez datę zakończenia rozumie się datę złożenia wniosku do IP PO RPW (lub IZ PO RPW w przypadku wniosków PARP), najpóźniejszą datę zapłaty wydatku wykazanego we wniosku lub inną datę wynikająca z mechanizmu wskazanego przez IZ PO RPW lub IP PO RPW (np. ostatni dzień okresu, za który składany jest wniosek, pokrywający się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego). Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. 2. DANE BENEFICJENTA Nazwa /telefon /faks /e-mail /adres.../nip... należy podać dane Beneficjenta zgodne z umową o dofinansowanie projektu. Osoba wyznaczona do kontaktu należy wskazać dane kontaktowe osób, właściwych do udzielenia wyczerpujących informacji w zakresie odpowiednich części wniosku tj. postępu finansowego i przebiegu realizacji projektu, w przypadku zgłoszenia uwag przez instytucję sprawdzającą wniosek. W sytuacji, gdy jedna osoba jest właściwa do udzielania szczegółowych wyjaśnień dotyczących zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego należy jednokrotnie wskazać dane tej osoby. 3. Program Operacyjny Należy podać pełną nazwę programu operacyjnego: Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013. 2 W przypadku PO RPW np. Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad 3
4. Oś Priorytetowa Należy podać numer i pełną nazwę osi priorytetowej (zgodnie z programem operacyjnym), w ramach której realizowany jest projekt. 4.1 Działanie Należy podać numer i pełną nazwę działania (zgodnie ze Szczegółowym opisem osi priorytetowych PO RPW), w ramach którego realizowany jest projekt. 5. Nazwa projektu Należy podać tytuł nadany projektowi, tożsamy z tytułem podanym w umowie o dofinansowanie projektu oraz we wniosku o dofinansowanie. 6. Nr projektu Należy podać numer nadany projektowi, który powinien być identyczny z numerem projektu nadanym w zatwierdzonym przez odpowiedni organ wniosku o dofinansowanie (identyfikator na potrzeby KSI SIMIK 07-13, nadawany projektowi po uzyskaniu przez wniosek o dofinansowanie pozytywnej oceny formalnej). 7. Umowa o dofinansowanie nr Należy podać numer umowy o dofinansowanie projektu. 8. Płatność końcowa - należy wskazać (poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowej) czy wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem o płatność dotyczącym danego projektu. 8a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem - należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowalnych jak i niekwalifikowalnych), również tych niewykazanych w pkt 11. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Kwota, w tym punkcie musi się zgadzać z punktem 14 kolumną 5. 9. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem - należy podać kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność. Kwota ta powinna być równa sumie wartości wykazanych w tabeli 11, w kolumnie 14. 4
UWAGA: Punktu nie wypełnia się w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. 9 (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki należy podać kwotę odpowiadającą części wydatków, która była poniesiona w ramach otrzymanej zaliczki. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 9 (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de-minimis należy podać kwotę wydatków poniesionych w ramach pomocy de-minimis. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 9a. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji) - kwota jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji weryfikującej wniosek (IP PO RPW lub IZ PO RPW dla wniosków IP PO RPW w ramach pomocy technicznej), tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w poz. 9 o wydatki uznane za niekwalifikowalne oraz inne korekty finansowe (inne niż związane z kwotami do odzyskania) 3, jak również o dochód wykazany w poz. 12 (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność). W przypadku gdy projekt objęty jest pomocą publiczną od kwoty z poz. 9 nie odejmuje się dochodu. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. [pole szare] 9a (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki (po autoryzacji) kwota ta jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji weryfikującej wniosek. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. [pole szare] Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 3 W przypadku odzyskiwania kwot poprzez potrącenie wniosku o płatność należy pomniejszyć jedynie kwotę przypadającą do wypłaty na rzecz beneficjenta. Odpowiednie pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych powinno nastąpić w momencie sporządzania Poświadczenia i Deklaracji wydatków. 5
9a (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de-minimis (po autoryzacji) należy podać kwotę wydatków poniesionych w ramach pomocy de-minimis. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 9b. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (odpowiadająca pomocy publicznej) - wydatki wykazane w poz. 9a poniesione w ramach pomocy publicznej. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. W przypadku, gdy cały projekt objęty jest pomocą publiczną, kwota wykazana w tym punkcie powinna być identyczna z wartością wykazaną w poz. 9a. [pole szare] W przypadku gdy pomoc publiczna występuję jedynie w formie pomocy de minimis kwota wykazana w tym punkcie powinna być identyczna z kwotą wykazaną w poz. 9a (2). Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 9c. Kwota wydatków będących podstawą do certyfikacji - część wydatków wykazanych w poz. 9a, w odniesieniu do której, zgodnie z art. 53 ust. 3 rozporządzenia nr 1083/2006, oblicza się wkład funduszy UE na poziomie programu operacyjnego. [pole szare] Podstawę certyfikacji stanowią wszystkie kwalifikowalne środki publiczne, składające się na całkowitą wartość projektu. UWAGA: W skład podstawy do certyfikacji obok środków stanowiących dofinansowanie projektu wchodzi ta część wkładu własnego, która pokrywana jest z innych środków publicznych. UWAGA: Podstawę do certyfikacji stanowi kwota wydatków poniesionych ze środków dofinansowania [poz. 9a x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy podzielona przez całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową)] oraz innych środków publicznych będących częścią wkładu własnego. Jednakże indywidualny sposób obliczania pozycji 9c należy zastosować w odniesieniu do projektów, w przypadku których w początkowym okresie realizacji zaliczką pokrywane jest 100% wydatków kwalifikowanych, a następnie procent dofinansowania jest pomniejszany w celu osiągnięcia jego poziomu określonego w Umowie o dofinansowanie Np. Punkt 9c może być wypełniany co do zasady w następujący sposób: 6
W sytuacji rozliczania wnioskiem o płatność zaliczki, która została przeznaczona na pokrycie wydatków kwalifikowanych w 100% (pominięcie w pierwszych etapach realizacji projektu wkładu własnego beneficjenta) należy całą jej kwotę zawrzeć w kwocie wydatków będących podstawą do certyfikacji. W sytuacji pomniejszonego w ramach danego wniosku o płatność poziomu dofinansowania w stosunku do jego poziomu określonego w umowie (w wyniku pokrycia wydatków kwalifikowanych w 100% w początkowych etapach realizacji projektu), w kwocie wydatków będących podstawą do certyfikacji należy zawrzeć jedynie rzeczywiście przekazane/rozliczone dofinansowanie oraz tę część wkładu własnego, która pokrywana jest z innych środków publicznych. IP zobowiązana jest do monitorowania postępu finansowego projektu w celu określenia odpowiedniej metody wyliczania podstawy do certyfikacji. W sytuacji rozliczania projektów z każdorazowym uwzględnieniem wkładu własnego beneficjenta w poszczególnych wnioskach o płatność, kwotę wydatków będących podstawą do certyfikacji należy obliczać poprzez pomnożenie poz. 9a przez kwotę dofinansowania wynikającą z umowy podzieloną przez całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową. Punkt niewypełniany w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. 9d.W tym kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE - część kwoty wykazanej w poz. 9c, która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zapisami Szczegółowego opisu osi priorytetowych PO RPW podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE. [pole szare], tj. W tym kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE = (poz. 9c) x montaż wynikający z Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych. 10. Wnioskowana kwota - w przypadku, gdy płatności dla Beneficjenta przekazywane są w formie refundacji poniesionych wydatków należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia kwoty z poz. 9 przez montaż z umowy pomniejszony o odsetki jak dla zaległości podatkowych służące rozliczeniu zaliczki. W przypadku gdy wniosek dotyczy również rozliczenia otrzymanej zaliczki i rozliczenie to pozwala na uzyskanie kolejnej transzy zaliczki, to w polu 10 należy 7
uwzględnić poz. 9 (1) poprzez pomniejszenie o nią poz. 9 oraz ująć wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z harmonogramem przekazywania dofinansowania w ramach umowy. tj. Kwota wnioskowana = (poz. 9 - poz. 9 (1) ) x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy podzielona przez całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) + wartość kolejnej transzy zaliczek wynikających z harmonogramu. W przypadku pierwszej i kolejnych transz zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań/kontraktów określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków składanych przez państwowe jednostki budżetowe. 10 (1) w tym kolejna transza zaliczki - należy wpisać kwotę o jaką wnioskuje beneficjent, wynikającą z harmonogramu przekazywania dofinansowania w ramach umowy, stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie. Pierwsza transza zaliczki obejmuje kwotę określoną w w/w harmonogramie. Wypłata kolejnej transzy zaliczki jest uzależniona od rozliczenia przez Beneficjenta co najmniej 70 % łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz zaliczki. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków składanych przez państwowe jednostki budżetowe. 10a. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) - pole to wskazuje wartość wydatków kwalifikowanych zatwierdzonych przez instytucję weryfikującą wniosek w części odpowiadającej dofinansowaniu. [pole szare] Co do zasady kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) jest wynikiem mnożenia poz. 9a (o ile wspomniany punkt jest wypełniony) przez montaż wynikający z umowy/porozumienia o dofinansowanie. Jednakże indywidualny sposób obliczania pozycji 10a należy zastosować w odniesieniu do projektów, w przypadku których w początkowym okresie realizacji zaliczką pokrywane jest 100% wydatków kwalifikowanych, a następnie procent dofinansowania jest pomniejszany w celu osiągnięcia jego poziomu określonego w umowie o dofinansowanie. Punkt 10a może być zatem wypełniany w następujący sposób: 8
W sytuacji rozliczania wnioskiem o płatność zaliczki, która została przeznaczona na pokrycie wydatków kwalifikowanych w 100% (pominięcie w pierwszych etapach realizacji projektu wkładu własnego beneficjenta) należy całą jej kwotę zawrzeć w kwocie wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji). W sytuacji pomniejszonego w ramach danego wniosku o płatność poziomu dofinansowania w stosunku do jego poziomu określonego w umowie (w wyniku pokrycia wydatków kwalifikowanych w 100% w początkowych etapach realizacji projektu), w kwocie wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) należy zawrzeć jedynie rzeczywiście przekazane/rozliczone dofinansowanie. IP zobowiązane jest do monitorowania postępu finansowego projektu w celu określenia odpowiedniej metody wyliczania kwoty wydatków odpowiadających dofinansowaniu. W sytuacji rozliczania projektów z każdorazowym uwzględnieniem wkładu własnego beneficjenta w poszczególnych wnioskach o płatność, kwotę wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) należy obliczać poprzez pomnożenie poz. 9a (o ile wspomniany punkt jest wypełniony) przez montaż wynikający z umowyporzoumienia o dofinansowanie. W przypadku państwowych jednostek budżetowych instytucja weryfikująca wniosek (IP PO RPW) dokonuje tego wyliczenia, ale nie stanowi ono podstawy do wypłaty środków na rzecz Beneficjenta, a jedynie służy określeniu wartości środków, które następnie będą uwzględnione w Poświadczeniu i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność do KE celem refundacji. W przypadku gdy kwota tak wyliczona jest większa niż w umowie, wpisujemy kwotę z umowy. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 10b. Płatność pośrednia/końcowa W przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji wpisujemy kwotę równą poz. 10a pomniejszoną m. in. o: 9
nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki, chyba że instytucja zarządzająca podejmie inną decyzję uwzględniając specyfikę realizowanego projektu oraz system rozliczania projektów, kwoty do odzyskania w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze przelewu. Punkt 10b może być wypełniany co do zasady w następujący sposób: W sytuacji rozliczania wnioskiem o płatność zaliczki, która została przeznaczona na pokrycie wydatków kwalifikowanych w 100% (pominięcie w pierwszych etapach realizacji projektu wkładu własnego beneficjenta) należy od poz. 10a odjąć kwotę poz. 9a (1) (kwota zaliczki rozliczonej niniejszym wnioskiem) i pomnożyć przez 100%. W sytuacji pomniejszonego w ramach danego wniosku o płatność poziomu dofinansowania w stosunku do jego poziomu określonego w umowie (w wyniku pokrycia wydatków kwalifikowanych w 100% w początkowych etapach realizacji projektu), kwotę płatności pośredniej należy od poz. 10a odjąć kwotę poz. 9a (1) (kwota zaliczki rozliczonej niniejszym wnioskiem) i pomnożyć przez odpowiednio pomniejszony poziom dofinansowania. IP zobowiązane jest do monitorowania postępu finansowego projektu w celu określenia odpowiedniej metody wyliczania płatności pośredniej poprzez określenie odpowiednio pomniejszonego poziomu dofinansowania. W sytuacji rozliczania projektów z każdorazowym uwzględnieniem wkładu własnego beneficjenta w poszczególnych wnioskach o płatność pośrednią należy poz. 10a odjąć kwotę poz. 9a (1) (kwota zaliczki rozliczonej niniejszym wnioskiem) i pomnożyć przez kwotę dofinansowania wynikająca z umowy podzieloną przez całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową). Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej oraz wniosków składanych przez państwowe jednostki budżetowe. 10c. Płatność zaliczkowa 10
W przypadku gdy płatność dla beneficjenta przekazywana jest w formie zaliczki w poz. 10c wpisujemy wartość kolejnej transzy zaliczki wynikającej z harmonogramu przekazywania dofinansowania w ramach umowy, pomniejszoną m. in. o: nierozliczone środki przekazane w ramach poprzednich transz zaliczki (wyjaśnienia w punkcie 10d). [pole szare], chyba że instytucja zarządzająca podejmie inną decyzję uwzględniając specyfikę realizowanego projektu oraz system rozliczania projektów, kwoty do odzyskania w sytuacji, gdy odzyskanie środków należnych instytucji nie następuje poprzez zwrot środków przez beneficjenta w drodze przelewu. Odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność; w przypadku zwrotu odsetek od zaliczki przez beneficjenta na rachunek właściwej instytucji wspomniane odsetki (wykazane w poz. 12) nie pomniejszają kwoty płatności, W przypadku, gdy Beneficjent wnioskuje tylko o refundację (zostały przekazane wszystkie transze zaliczki) od kwoty z poz. 10b (Płatność pośrednia/końcowa) odejmujemy wartość z poz. 10d (nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki). W przypadku, gdy Beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa, finansująca projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki, kwota do wypłaty w ramach zaliczki wynosi 0. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej. 10 d. Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki - w przypadku, gdy Beneficjent nie rozliczył środków przekazanych w postaci zaliczki zgodnie z harmonogramem załączonym do umowy o dofinansowanie, należy w polu tym wykazać kwotę pozostałą do rozliczenia powiększoną o odsetki od tej kwoty jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków na rachunek bankowy Beneficjenta do dnia złożenia wniosku o płatność. [pole szare] Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczek to: nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki, chyba że IZ PO RPW podejmie inną decyzję uwzględniając specyfikę realizowanego projektu oraz system rozliczania projektów, 11
odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność; w przypadku zwrotu odsetek od zaliczki przez Beneficjenta na rachunek właściwej instytucji wspomniane odsetki (wykazane w poz. 12) nie pomniejszają kwoty płatności. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej oraz wniosków składanych przez państwowe jednostki budżetowe. 10e. Ogólna kwota do wypłaty - należy wpisać kwotę będącą sumą kwot z poz. 10 b oraz 10c. [pole szare]. Pola nie wypełnia się w przypadku wniosków w ramach pomocy technicznej oraz wniosków składanych przez państwowe jednostki budżetowe chyba, że przepisy odrębne stanowią inaczej. W ramce pod pkt. 10 należy wpisać wartość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym w PLN. 11. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność WYŁĄCZNIE dokumenty potwierdzające poniesione wydatki kwalifikowalne. W zestawieniu należy ująć wszystkie zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które stanowią udokumentowanie poniesienia wydatków kwalifikowalnych przez Beneficjenta w ramach projektu w okresie objętym danym wnioskiem. W dodatkowym wierszu należy wymienić pogrupowane faktury odnoszące się do zadania/etapu/kontraktu. UWAGA: Nie wypełnia się zestawienia w przypadku wniosku o pierwszą płatność przekazywaną w formie zaliczki. Zestawienie należy opatrzyć pieczęcią beneficjenta na pierwszej stronie. Kolejne kolumny zestawienia wypełniane są w następujący sposób: 12
Kolumna 1 Należy podać numer faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, a jeśli nie jest to możliwe, np. nr repertorium w przypadku aktu notarialnego; Kolumna 2 Należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; Kolumna 3 Dotyczy jedynie projektów Pomocy Technicznej (w przypadku projektów w ramach pozostałych osi priorytetowych należy wpisać Nie dotyczy ) należy podać temat priorytetowy, zgodnie ze Szczegółowym opisem osi priorytetowych PO RPW (tj. 85 lub 86); Kolumna 4 Należy podać datę wystawienia dokumentu; Kolumna 5 Należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. W zestawieniu mogą zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Jeżeli np. faktura była płacona ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za daną fakturę. Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczany we wniosku o płatność. W przypadku, gdy rozliczeniu ma podlegać koszt, a nie wydatek (np. amortyzacja, z którą nie wiąże się przepływ środków finansowych), należy podać datę księgowania dokumentu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych). Kolumna 6 Dotyczy jedynie projektów Pomocy Technicznej (w przypadku projektów w ramach pozostałych osi priorytetowych należy wpisać Nie dotyczy ) należy podać sposób zapłaty tj. gotówka / przelew; Kolumna 7 Należy podać nazwę towaru lub usługi odnoszących się do wydatku kwalifikowalnego wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT). Dodatkowo przed opisem nazwy towaru lub usługi należy podać informację identyfikującą numer postępowania o zamówienie publiczne lub numer podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; 13
Kolumna 8 Należy podać NIP wystawcy przedstawianego dokumentu księgowego; Kolumna 9 Należy podać kwotę dokumentu brutto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej; Kolumna 10 Należy podać kwotę dokumentu netto, na którą została wystawiona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej (różnica pomiędzy wartościami w ust. 9 i 10 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); Kolumna 11 Należy podać kwotę brutto wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesionych w związku z realizacją projektu. W przypadku gdy dokument opiewa na wyższą kwotę i obejmuje także wydatki niezwiązane z projektem, należy wpisać tylko tę część wydatków, która dotyczy projektu, np. faktura za ogrzewanie budynku jest kwalifikowalna w części w jakiej koszt ten ponoszony był na ogrzanie pomieszczeń służących realizacji projektu. W takim przypadku kwotę faktury należy wpisać w kolumnach 9 i 10, natomiast w kolumnę 11 i 12 należy wpisać tylko tę część kwoty z ww. faktury, która dotyczy projektu. Kwota ta stanowi całkowitą kwotę poniesionych wydatków objętych projektem i może ona obejmować wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane poniesione w związku z realizacją projektu. Kolumna 12 Należy podać kwotę netto wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesionych w związku z realizacją projektu. Wyjaśnienia jak wyżej. Kolumna 13 Należy podać kwotę VAT wydatków w ramach wskazanego dokumentu (kolumna 11). Kolumna 14 Należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 11 (w przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowanym) lub w kolumnie 12 (w przypadku gdy VAT nie jest wydatkiem niekwalifikowanym). Kolumna 15 Należy podać kwotę VAT, z kwoty wydatku kwalifikowalnego, uwzględnionego w kolumnie 14, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. Szare pole: Pole to nie jest wypełniane przez Beneficjenta należy pozostawić puste. Pole jest wypełniane przez osobę dokonującą weryfikacji formalnej w instytucji weryfikującej wniosek o płatność należy potwierdzić liczbę załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z zestawieniem. 14
12. DOCHÓD UZYSKANY od złożenia poprzedniego wniosku o płatność Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 1-3 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006). Przy obliczeniach należy uwzględnić informacje zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW 2007-2013. W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem Beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu. W dodatkowym wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu odsetek narosłych od przekazanych środków, zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta, do dnia 15 stycznia następnego roku, na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Pośredniczącą i zgodnie z informacjami przekazanymi Beneficjentowi przez Instytucję Pośredniczącą, a także zgodnie z zakresem informacji zawartym w 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności. W przypadku gdy zwrot środków nie zawiera niezbędnych informacji, Beneficjent zobowiązany jest do udzielenia stosownych wyjaśnień płatnikowi lub Instytucji Pośredniczącej, na ich żądanie. W przypadku projektów objętych pomocą publiczną nie wypełnia się części dotyczących obliczenia dochodu. 13. ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI 15
Tabelę prezentującą źródła dofinansowania wkładu własnego wypełnia beneficjent. W kolumnie 2 Kwota - należy wskazać kwotę przypisaną do danego źródła sfinansowania części wydatków pokrywanych wkładem własnym beneficjenta we wniosku o płatność (dotyczy to wydatków kwalifikowalnych. Kwoty te powinny wynikać z kwot wykazanych w pkt 9a). W pozycji budżet państwa należy wpisać tę część wkładu własnego która została sfinansowana ze środków pochodzących bezpośrednio z budżetu państwa, np. wkład własny państwowych jednostek budżetowych. Do środków wykazywanych jako budżet jednostek samorządu terytorialnego należy zaliczyć w szczególności wydatki: 1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek organizacyjnych; 2) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego; 3) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia jednostek samorządu terytorialnego, w których większość udziałów lub akcji posiada samorząd danego szczebla; 4) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego. W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m.in. środki funduszy celowych, środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra publicznego oraz środki własne państwowych szkół wyższych. W pozycji Środki prywatne należy wpisać tę częśc wkładu własnego która została pokryta ze środków własnych podmiotów prywatnych. Środki stanowiące wkład własny beneficjenta, bez względu na to czy jest nim podmiot publiczny czy np. spółka prawa handlowego, powinny być traktowane zgodnie z faktycznym stanem prawnym (w zależności od statusu beneficjenta i źródła pochodzenia poszczególnych części wkładu własnego). Tabelę prezentującą źródła, z których zostały sfinansowane wydatki wypełnia pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku. W Kolumnie 2 - Kwota wydatków ogółem - należy wskazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w poz. 11 w kolumnie 11. 16
W Kolumnie 3 - Kwota wydatków kwalifikowalnych - należy wykazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w poz. 9a. Jako środki wspólnotowe należy wykazać część wydatków kwalifikowalnych, która zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz zapisami Szczegółowego opisu osi priorytetowych PO RPW podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE. Kwotę wkładu wspólnotowego należy zawsze zaokrąglać w dół do pełnych groszy. Dane prezentowane w poz. 13 powinny obrazować sytuację, jaka będzie miała miejsce po dokonaniu refundacji wydatków poniesionych przez Beneficjenta, rozliczeniu płatności zaliczkowej bądź rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwową jednostkę budżetową. W pozycji budżet państwa należy wykazać część dotacji celowej stanowiącą wkład budżetu państwa oraz krajowe współfinansowanie/wkład własny państwowych jednostek budżetowych. Kwota wydatków ogółem oraz Kwota wydatków kwalifikowanych w wierszu Środki wspólnotowe w poz. 13 muszą być sobie równe. Do środków wykazywanych jako wkład jednostek samorządu terytorialnego należy zaliczyć w szczególności wydatki: 1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek organizacyjnych; 2) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego; 3) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia jednostek samorządu terytorialnego, w których większość udziałów lub akcji posiada samorząd danego szczebla; 4) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy zawartej z jednostką samorządu terytorialnego. W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m.in. środki funduszy celowych oraz środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra publicznego. Dane dotyczące wydatków sfinansowanych z pożyczek EBI powinny być uwzględnione we właściwych wierszach znajdujących się poniżej wiersza suma ogółem. 14. POSTĘP RZECZOWO-FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU W kolumnie 2 należy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych etapów/zadań/kontraktów projektu. Etapy/zadania/kontrakty projektu muszą być tożsame z wykazanymi w harmonogramie realizacji projektu i we wniosku o dofinansowanie. 17
Etap/zadanie/kontrakt projektu może być rozumiany jako realizacja kolejnych kontraktów w ramach projektu. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych etapów/zadań/kontrakty, natomiast w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne zrealizowane w okresie, za który składany jest wniosek (kolumny 5 i 6 wypełnia IP PO RPW lub IZ PO RPW chyba, że w kontaktach IP - beneficjent ustalono inaczej). W kolumnach 7 i 8 należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu 4. Należy uwzględnić dane z bieżącego okresu sprawozdawczego. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 8 do wartości z kolumny 4, czyli wartości wydatków kwalifikowanych poniesionych na dane zadanie od początku realizacji projektu w stosunku do całości planowanych wydatków kwalifikowanych. W odpowiednim wierszu należy wskazać wydatki poniesione na zakup gruntów, o których mowa w załączniku III do rozporządzenia nr 1828/2006, mając na uwadze niekwalifikowaność wydatku na zakup gruntu za kwotę przekraczającą 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych. W przypadku wniosku o płatność dla PO RPW nie należy wypełniać wiersza dotyczącego wydatków poniesionych na mieszkalnictwo. Należy również przekazać informację o wydatkach związanych z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo, o których także jest mowa w załączniku III rozporządzenia nr 1828/2006, uwzględniając zapisy art.11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r.). 15. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE Należy przedstawić informacje dotyczące liczby i wartości zamówień publicznych, w podziale na: zamówienia planowane do przeprowadzenia w ramach realizacji projektu, zamówienia publiczne udzielone od początku realizacji projektu, zamówienia udzielone w danym okresie sprawozdawczym, procent realizacji kontraktowania na poziomie Beneficjent Wykonawcy. 4 Kolumny 7 i 8 powinny być wypełnione także wówczas, gdy pozycje 8-15 wniosku są niewypełnione. 18
W kolumnie 0 należy wypisać poszczególne kategorie planowanych zamówień publicznych (roboty, dostawa, usługi). W pozostałych kolumnach należy odpowiednio uzupełnić dane dotyczące planowanej wartości zamówień publicznych. Jeśli zamówienie publiczne zostanie udzielone, w kolumnie 0 należy podać tytuł kontraktu. W takim przypadku w pozostałych kolumnach uzupełnia się również dane dotyczące wartości kontraktów wynikającej z rozstrzygniętego przetargu. 16. PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOŻENIA KOLEJNEGO WNIOSKU Należy wskazać jaki etap/zadanie/kontrakt w ramach projektu wynikający z harmonogramu zostanie rozpoczęty lub zrealizowany, oraz jakie czynności w ramach etapu/zadania/kontraktu będą wykonywane do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność np. przygotowanie dokumentacji przetargowej, ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie lub kontynuacja robót itd. W tym punkcie powinna znaleźć się informacja odnosząca się do postępu prac w ramach każdego etapu/zadania/kontraktu projektu, którego realizacja jest planowana zgodnie z harmonogramem do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Punkt pozostawiamy niewypełniony w przypadku wniosku o płatność końcową. 17. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla każdego wniosku o płatność (za wyjątkiem kolumny 5, niewypełnianej w przypadku pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu), natomiast część tabeli z wskaźnikami rezultatu wyłącznie dla wniosku o płatność końcową. Nazwy wskaźników i ich jednostki miary muszą być zgodne z listą wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wskaźnika rezultatu projektodawca we wniosku o płatność końcową w kolumnie 5 (wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu) wpisuje wartość osiągniętą na moment złożenia wniosku o płatność końcową. W przypadku, gdy osiągnięcie docelowej wartości wskaźnika rezultatu określonego we wniosku o dofinansowanie nastąpi w okresie późniejszym (tj. w okresie trwałości projektu, a w przypadku liczby miejsc pracy w okresie rok 19
po zakończeniu realizacji projektu), beneficjent w momencie osiągnięcia tego wskaźnika zobowiązany jest do złożenia do Instytucji Pośredniczącej korekty wniosku o płatność. Na podstawie tej korekty Instytucja Pośrednicząca przeprowadzi aktualizację w KSI SIMIK 07-13 danych odnośnie wskaźników rezultatu za pomocą funkcjonalności Korekty do wniosków o płatność. Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuł zawartych w następujących kolumnach tabeli: 7 dla wskaźników produktu i 6 dla wskaźników rezultatu. W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika rezultatu jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażoną w liczbach bezwzględnych, w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników (w przypadku wartości bezwzględnych wypełnia się wówczas kolumnę 6). Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji Beneficjenta, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru). Wartość docelowa oznacza wartość, jaką Beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie). Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. 18. INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW NAPOTKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU, ZADAŃ PLANOWANYCH, A NIEZREALIZOWANYCH W OKRESIE OBJĘTYM WNIOSKIEM ORAZ PRZYCZYN EWENTUALNEGO NIEOSIĄGNIĘCIA ZAKŁADANEGO W PROJEKCIE POZIOMU WSKAŹNIKÓW Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta 20