OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 5 do SIWZ Publikacja ogłoszeń prasowych w branżowej prasie polskiej i zagranicznej na potrzeby Krakowskiego Biura Festiwalowego 1. Przedmiotem zamówienia jest zamieszczenie ogłoszeń prasowych w prasie branżowej polskiej oraz zagranicznej przemysłu spotkań skierowanej do odbiorców na całym świecie, na potrzeby promocji Centrum Kongresowego ICE Kraków. W większości realizowane będą ogłoszenia prasowe w kilku numerach jednego tytułu (kampania prasowa). 2. Zamówienie realizowane będzie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 marca 2015 roku. 3. Jako ogłoszenia prasowe rozumie się zarówno reklamy, jak i artykuły sponsorowane (tzw. advertorials). 4. Projekty graficzne oraz inne treści ogłoszeń (teksty do artykułów sponsorowanych) zostaną opracowane przez Zamawiającego, zgodnie z wymaganiami wydawcy i przekazane wybranemu wykonawcy w terminie umożliwiającym realizację zamówienia. 5. Zamieszczenie ogłoszeń prasowych obejmować będzie dokonywanie przez wybranego wykonawcę wszelkich czynności związanych publikacją ogłoszeń prasowych, zgodnie z jednostkowymi zamówieniami składanymi przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego. 6. Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia 106.300,00 zł brutto (słownie: sto sześć tysięcy trzysta złotych brutto). 7. Co najmniej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem danego miesiąca Zamawiający przekaże Wykonawcy (pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną) harmonogram realizacji umowy w danym miesiącu, określający rodzaj zamawianych w danym miesiącu ogłoszeń w danym tytule prasowym, ich wielkość, miejsce publikacji oraz rodzaj wydania, w zakresie nie wykraczającym poza opis ogłoszeń wskazany w pkt 7. Wykonawca niezwłocznie potwierdzi przyjęcie harmonogramu. Harmonogram ogłoszeń na czerwiec zostanie ustalony z wybranym wykonawcą w dniu zawarcia umowy. W sytuacji gdy Zamawiający przekaże Wykonawcy jednostkowe zamówienie publikacji ogłoszenia w innym terminie niż wskazany w zdaniach poprzednich, Wykonawca może odmówić przyjęcia zamówienia. 8. Opis magazynów: 1) Miesięcznik 1: miesięcznik branży spotkań (tzw. branży MICE), skierowany do planistów spotkań ukazujący się w średnim nakładzie w 2013 roku nie mniejszym niż 5 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, zawierający publikacje dotyczące zarówno rynku eventów, konferencji i kongresów, jak i incentive oraz podróży biznesowych w Polsce, np. MICE Poland. Miesięcznik powinien mieć w ciągu roku co najmniej 2 wydania międzynarodowe oraz co najmniej 2 dodatki tematyczne dotyczące obiektów i eventów. planowana liczba publikacji w wydaniach standardowych: 4 planowana liczba publikacji w specjalnych wydaniach międzynarodowych: 2 planowana liczba publikacji w dodatkach tematycznych (dot. obiektów i eventów): 2 1
standardowe; e) reklama 1 strona, tylna okładka zewnętrzna (IV strona okładki), specjalne wydanie międzynarodowe; f) reklama 1 strona, strona redakcyjna wewnątrz magazynu, specjalne wydanie międzynarodowe; g) reklama 1 strona, tylna okładka zewnętrzna (IV strona okładki), dodatek tematyczny dotyczący obiektów i eventów; h) reklama 1 strona, strona redakcyjna wewnątrz magazynu, dodatek tematyczny dotyczący obiektów i eventów; 2) Magazyn 2 ukazujący się co najmniej 4 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE) mniejszym niż 5 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym i 18 tys. egzemplarzy w obrocie cyfrowym, minimum 1/5 czytelników pochodzi z krajów tzw. BRICSA (Brazylii, Rosji, Indii, Chin oraz Republiki Południowej Afryki ), np. Conference and Meetings World ; planowana liczba publikacji: 3 b) ogłoszenie (reklama lub artykuł sponsorowany), 1 strona, strona redakcyjna wewnątrz magazynu, wydanie standardowe; 3) Magazyn 3 ukazujący się co najmniej 9 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE) mniejszym niż 21 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 50% stanowią planiści korporacyjni, np. Meetings & Incentive Travel ; planowana liczba publikacji: 2 4) Magazyn 4 ukazujący się co najmniej 9 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), 18 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, np. Conference & Incentive Travel ; planowana liczba publikacji: 2 2
5) Magazyn 5 ukazujący się co najmniej 6 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), 10 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 6,5 tys. egzemplarzy jest dystrybuowanych pośród przedstawicieli międzynarodowych stowarzyszeń, np. Association Meetings International ; planowana liczba publikacji: 4 6) Magazyn 6 ukazujący się co najmniej 4 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), 5 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym i 8,5 tys. egzemplarzy w obrocie cyfrowym, drukowany na papierze opatrzonym certyfikatem pochodzenia FSC CoC lub równoważnym, ponad 70% odbiorców stanowią planiści z dużych europejskich korporacji, np. MIM Europe magazine ; planowana liczba publikacji: 2 7) Magazyn 7 ukazujący się co najmniej 5 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE) mniejszym niż 7,5 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego 5 tys. egzemplarzy przeznaczonych jest na rynek europejski, drukowany na papierze opatrzonym certyfikatem pochodzenia FSC CoC lub równoważnym, i co najmniej 8,5 tys. egzemplarzy w obrocie cyfrowym; spośród egzemplarzy drukowanych ponad 75% jest dystrybuowanych pośród przedstawicieli międzynarodowych stowarzyszeń organizujących międzynarodowe kongresy, np. Headquarters ; planowana liczba publikacji w wydaniach skierowanych na rynek europejski: 4 a) reklama 1 strona, tylna okładka zewnętrzna (IV strona okładki), wydanie skierowane na rynek b) reklama 1 strona, strona redakcyjna wewnątrz magazynu, wydanie skierowane na rynek c) reklama ½ strony, strona redakcyjna wewnątrz magazynu, wydanie skierowane na rynek skierowane na rynek europejski. 3
8) Magazyn 8 miesięcznik branży spotkań (tzw. branży MICE), skierowany do planistów spotkań ukazujący się w średnim nakładzie w 2013 roku nie mniejszym niż 16 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 70% trafia do planistów korporacyjnych, np. MEET- IN ; planowana liczba publikacji: 2 9) Magazyn 9 ukazujący się co najmniej 5 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), organizatorów konferencji, dwujęzyczny (j. angielski i j. niemiecki), ukazujący się w średnim nakładzie w 2013 roku nie mniejszym niż 20 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 75% trafia do planistów korporacyjnych, np. CIM Conference & Incentive Management ; planowana liczba publikacji: 2 10) Magazyn 10 ukazujący się co najmniej 5 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), 16 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 65% trafia do odbiorców w Niemczech np. tw tagungswirtschaft The Global Magazine for Meeting Professionals ; planowana liczba publikacji: 2 11) Magazyn 11 ukazujący się co najmniej 5 razy w roku, magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), 15 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 85% trafia do odbiorców w Niemczech i ponad 80% odbiorców stanowią planiści korporacyjni np. events lub równoważny; planowana liczba publikacji: 1 4
12) Magazyn 12 magazyn branży spotkań (tzw. branży MICE), skierowany do planistów spotkań ukazujący się w średnim nakładzie w 2013 roku nie mniejszym niż 17 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 90%. egzemplarzy trafia do odbiorców w Niemczech i ponad 75% odbiorców stanowią planiści korporacyjni np. ICJ mice magazine lub równoważny; planowana liczba publikacji: 1 13) Magazyn 13 kwartalnik biznesowy, skierowany do kadry zarządzającej w międzynarodowych korporacjach oraz przedsiębiorców, dystrybuowany w co najmniej 32 krajach, ukazujący się w średnim nakładzie w 2013 roku nie mniejszym niż 53 tys. egzemplarzy w obrocie drukowanym, z czego ponad 4 tys. trafia do odbiorców w Wielkiej Brytanii, dystrybuowany bezpłatnie w strefach VIP największych lotnisk w Europie oraz w hotelach 4 i 5-gwiazdkowych, np. New European Economy ; planowana liczba publikacji: 1 a) reklama 1 strona - tylna okładka zewnętrzna (IV strona okładki), wydanie standardowe; b) reklama 1 strona - strona redakcyjna wewnątrz magazynu, wydanie standardowe; c) artykuł sponsorowany 1 strona strona redakcyjna wewnątrz magazynu, wydanie 9. Przedstawiona w pkt 8 planowana liczba publikacji ma charakter szacunkowy i informacyjny dla wykonawcy i nie będzie wiążąca dla stron w trakcie realizacji umowy. 5