Warszawa, 28. 09. 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.11.2015.MT Pan Zdzisław Biszewski Dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału ds. wspierania rodziny i pieczy zastępczej, Małgorzata Tajchman starszy inspektor wojewódzki, Agnieszka Woźniak Markowska inspektor wojewódzki przeprowadził w dniach 10 13 sierpnia 2015 r. kontrolę problemową w Wojewódzkim Ośrodku Adopcyjnym w Warszawie przy ul. Nowy Zjazd 1, funkcjonującym w strukturach Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej. Zakres kontroli obejmował realizację procedur przysposobienia, w tym kwalifikację dzieci zgłoszonych do adopcji oraz sporządzanie dla nich diagnozy psychologicznej i pedagogicznej, gromadzenie aktualnych informacji o stanie zdrowia, przygotowanie osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka oraz zgodność zatrudnienia pracowników z kwalifikacjami określonymi w ustawie z dnia 9 czerwca 2011r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w okresie od 19 września 2014 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym bez zastrzeżeń w Pana imieniu przez Panią Lidię Ułanowską zastępcę dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny oraz Panią Bożenę Sawicką p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w dniu 28 września 2015 r. Na podstawie art. 197d ww. ustawy przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1
Z przedstawionych sprawozdań wynika, że w roku 2014 r. z ogólnej liczby 640 dzieci zgłoszonych Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego z Oddziałami Zamiejscowymi do Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie zgłoszono 286 dzieci. W tym samym czasie zostało przysposobionych 71 dzieci, z ogólnej liczby 210 dzieci przysposobionych w ramach działalności ośrodków publicznych działających na terenie województwa mazowieckiego. W I półroczu 2015 r. do ośrodków publicznych zgłoszono do adopcji 279 dzieci, z tego 137 do Ośrodka w Warszawie. Przysposobiono 39 dzieci z ogólnej liczby 88 dzieci przysposobionych w ramach działalności Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego z Oddziałami Zamiejscowymi. Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny działa w ramach Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, które jest samorządową jednostką wojewódzką. Podstawą działania Ośrodka jest Statut Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, Regulamin Organizacyjny Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej oraz Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego. W czasie kontroli ustalono, że w Ośrodku przyjęte zostały procedury dotyczące procesu adopcji krajowej, zasady realizacji usług świadczonych przez ośrodki adopcyjne w województwie mazowieckim, zasady działania Komisji ds. adopcji, instrukcja dotycząca sposobu prowadzenia dokumentacji kandydatów do przysposobienia. W Ośrodku opracowano procedury dotyczące kwalifikowania kandydatów do przysposobienia, które zostały wdrożone i są stosowane. Podejmowana jest współpraca z sądami oraz działania na rzecz promowania idei adopcji, zainteresowanym udziela się pomocy w przygotowaniu wniosków do sądu. Powyższe działania uwzględnione są w Programie Wspierania Rodziny i Systemu Pieczy Zastępczej w Województwie Mazowieckim na lata 2015 2020. Zrealizowano zalecenia wydane po kontroli przeprowadzonej przez Marszałka Województwa w zakresie prawidłowości prowadzenia procedur adopcyjnych. Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia. Prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych działań. Oceny dokonano na podstawie analizy 22 przypadków, w tym dokumentacji 6 dzieci zgłoszonych do przysposobienia i dokumentacji 16 przypadków adopcji zakończonych oraz informacji udzielonych przez: zastępcę dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny, która bezpośrednio nadzoruje pracę WOA, p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego, kierownika Działu adopcyjnego WOA. Kwalifikacja dzieci do przysposobienia odbywa się w czasie posiedzeń Komisji kwalifikacyjnych na podstawie: Kart dzieci, dostępnych dokumentów, opinii, o których mowa w art. 139a ust. 1 2
ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zgodnie z art. 164 ust. 2 pkt 2 ustawy ośrodek adopcyjny niezwłocznie po powzięciu informacji o dziecku uzasadniającą zakwalifikowanie dziecka do przysposobienia, sporządza informację o sytuacji prawnej, rodzinnej i zdrowotnej dziecka, zwaną dalej kartą dziecka ( ). W czasie kontroli stwierdzono, że Karty dziecka wypełniane są przez pracowników placówek opiekuńczo wychowawczych lub przez organizatora pieczy zastępczej, a w nielicznych przypadkach przez pracowników Ośrodka Adopcyjnego. Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że spowodowane jest to łatwiejszym dostępem placówek do dokumentów źródłowych dotyczących dziecka i jego bieżącej sytuacji. Karty dziecka udostępnione w czasie kontroli są zgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721), nie są uzupełnione o punkty wyszczególnione w art. 164a ust. 1, a nieujęte we wzorze Karty dziecka załączonej do ww. rozporządzenia, dotyczące: przebiegu pobytu dziecka w pieczy zastępczej, stosunku dziecka do przysposobienia, numeru PESEL rodziców, utrzymywania kontaktów z rodziną biologiczną (art. 164a ust. 1 pkt 5, 7, 10, 12). W Ośrodku nie sporządza się diagnozy psychologicznej i pedagogicznej, o której mowa w art. 156 ust. 1 pkt 1 ustawy. Z wypowiedzi p.o. dyrektora WOA wynika, że pracownicy korzystają z diagnoz psychofizycznych i opinii opracowanych w placówkach. Na bieżąco uzupełniana jest dokumentacja zdrowotna dziecka szczególnie w przypadku dzieci małych. Karty kwalifikacyjne sporządzane w czasie posiedzeń Komisji kwalifikacyjnych zawierają informacje, na podstawie których dokonywana jest kwalifikacja dziecka, oraz jej uzasadnienie. W 2 przypadkach Karty kwalifikacyjne nie zawierały wszystkich elementów wskazanych w art. 166 ust. 1 ustawy. Z analizy dokumentów dzieci wynika, że dokonywana przez psychologa analiza oceny stopnia możliwości nawiązania przez dziecko więzi emocjonalnej w nowej rodzinie (art. 166 ust. 1 pkt 3) sporządzona była w 5 przypadkach jako osobny dokument. Analiza Kart dziecka oraz Kart kwalifikacyjnych wykazała, że dotrzymywane są terminy określone w art. 164 ust. 5 ustawy. Karty dziecka i dokumentacja przesyłana jest do właściwego miejscowo ośrodka adopcyjnego prowadzącego wojewódzki bank danych (art. 164 ust. 6 ustawy). W Ośrodku prowadzony jest Rejestr dzieci zgłoszonych do WBD. Ewidencja WOA, zawierający m.in. dane o dziecku, jego rodzicach, miejsce jego aktualnego pobytu. Prowadzona jest metryka prowadzenia sprawy zgodnie z art. 164a ust. 2 ustawy. W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami. Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka. Prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych działań. 3
Oceny dokonano na podstawie analizy 21 przypadków, w tym dokumentacji 5 rodzin zgłaszających gotowość do przysposobienia dzieci i dokumentacji 16 przypadków adopcji zakończonych oraz informacji udzielonych przez: zastępcę dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny, która bezpośrednio nadzoruje pracę WOA, p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego, kierownika Działu adopcyjnego WOA. Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka rozpoczyna się od złożenia przez kandydatów dokumentów określonych w art. 161 ust. 2 ustawy oraz podania dotyczącego rozpoczęcia szkolenia. Część diagnostyczna obejmuje sporządzenie wywiadu biograficznego i wywiadu adopcyjnego w środowisku zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 7 ustawy. Kwestionariusz wywiadu jest zgodny z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721). Przeprowadzane są testy psychologiczne i pedagogiczne, określone w art. 156 ust. 1 pkt 6 ustawy. Po części diagnostycznej następuje ocena wstępna kandydatów, o której mowa w art. 172 ust. 5 ustawy, zawierająca obszary wymienione w pkt 1 3. Po uzyskaniu pozytywnej oceny wstępnej rodzina przystępuje do szkolenia. Szkolenia prowadzone są na podstawie programu Bliżej dziecka, zatwierdzonego zgodnie z art. 172 ust. 3 ustawy Decyzją Ministra Pracy i Polityki Społecznej Nr 5/2012/RA z dn. 23.03.2012 r. (znak pisma: DSR-I-051-6-1-JCH/12). Wydawane są świadectwa określone w art. 156 ust. 1 pkt 11 oraz prowadzony jest rejestr osób, które ukończyły szkolenie kandydatów do przysposobienia dziecka, określony przepisami art. 161 ust. 2 ustawy. W czasie posiedzeń Komisji kwalifikacyjnych dla kandydatów na rodziny adopcyjne krajowe dokonywana jest kwalifikacja rodziny. Dla rodziny sporządzane są Opinie kwalifikacyjne rodziny. Posiedzenia Komisji są protokołowane. Prowadzony jest Rejestr kandydatów na rodziny adopcyjne. Z uzyskanych informacji wynika, że rodzina jest kwalifikowana do dziecka. Karty dzieci analizowane są w czasie posiedzeń Komisji kwalifikacyjnych, w przypadku ustalenia rodziny właściwej dla danego dziecka pracownik ośrodka kontaktuje się z rodziną, przedstawiając podstawowe informacje o dziecku. Pracownicy Ośrodka pomagają kandydatom do przysposobienia w przygotowaniu wniosku do sądu oraz zgromadzeniu właściwych dokumentów zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 4 ustawy. Umawiane są spotkania z dzieckiem w placówce, sąd wyznacza okres styczności rodziny z dzieckiem oraz zleca Ośrodkowi sporządzenie opinii o okresie styczności w oparciu o obserwację i rozmowy przeprowadzone podczas spotkania z rodziną w WOA oraz wizyty w miejscu zamieszkania wnioskodawców z małoletnim, sporządzane są opinie na okoliczność predyspozycji opiekuńczo wychowawczych wnioskodawców w stosunku do małoletniego, więzi emocjonalnej łączącej wnioskodawców z małoletnim oraz gwarancji prawidłowego wykonywania władzy rodzicielskiej. Opinie kończą wnioski psychologa i pedagoga. 4
Uzyskane informacje oraz dokumenty potwierdzają, że stosowane są przyjęte w Ośrodku procedury. Z ustaleń kontroli wynika, że dokumentowany jest każdy etap prowadzonego postępowania kwalifikacyjnego (sporządzane są opinie, notatki z sesji szkoleniowych i spotkań indywidualnych, rozmów telefonicznych). W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie. Udzielanie wsparcia psychologiczno pedagogicznego. Oceny dokonano na podstawie informacji udzielonych przez: p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego, kierownika Działu adopcyjnego, przekazanych dokumentów i sprawozdań. Na wniosek zainteresowanych Ośrodek udziela wsparcia osobom, które przysposobiły dziecko w obszarach określonych w art. 160 ust 2 ustawy. Pomoc udzielana jest również osobom adoptowanym. Podejmuje się także współpracę z kobietami w ciąży, które sygnalizują zamiar oddania dziecka do adopcji. Pracownicy ośrodka podczas spotkań z kobietami przedstawiają informacje związane z procedurą oddania dziecka do adopcji, wskazują konieczne formalności, skutki i konsekwencje decyzji w aspekcie formalno prawnym i psychologicznym. Potwierdzenie tych działań znajduje się w prowadzonej dokumentacji (wpisy w Kartach rodziny). W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie. Kwalifikacje dyrektora i kadry Ośrodka. Nadzór nad pracą Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego sprawuje: dyrektor Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej, w którego strukturach funkcjonuje Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny; zastępca dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny, która bezpośrednio nadzoruje pracę WOA; p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego. Z analizy dokumentacji wynika, że p.o. dyrektora WOA spełnia wymagania określone w art. 158 ustawy. Jednocześnie stosownie do treści przepisów art. 21 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202, z późn. zm.), jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę. W tym przypadku nie zachodzą takie przesłanki. Jednocześnie przepisy szczególne nie pozwalają na powierzenie obowiązków dyrektorowi ośrodka adopcyjnego. Zatrudnienie od 1 stycznia 2012 r. p. Bożeny Sawickiej na stanowisku p.o. dyrektora WOA, zdaniem kontrolujących nie sprzyja stabilności realizacji zadań nałożonych na Wojewódzki Ośrodek Adopcyjny. 5
Na dzień kontroli w Wojewódzkim Ośrodku Adopcyjnym w Warszawie w ramach umowy o pracę zadania realizowało 17 osób, w tym p.o. dyrektora. 11 osób zatrudnionych było do prowadzenia procedur przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka. Osoby zatrudnione do prowadzenia procedur przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka spełniają wymagania określone w art. 159 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, posiadają odpowiednie wykształcenie, staż pracy i złożyły oświadczenia wymienione w ww. przepisie prawa. Zastrzeżenia zespołu kontrolnego wzbudził zakres obowiązków jednego pracownika w dniu kontroli zatrudnionego na stanowisku pedagog Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego. Pracownik nie posiadał co najmniej rocznego stażu pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres działania obejmuje opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną (art. 159 ust. 1 pkt 2 ustawy). Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że pracownik ten nie prowadzi procedur przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka. Zakres obowiązków wskazuje, że ww. pedagog wykonuje takie zadania jak: udzielanie informacji i przeprowadzanie rozmów z osobami na bieżąco zgłaszającymi się do Ośrodka, współpraca z sądem w zakresie opieki nad dziećmi, analiza i opracowanie wg przydziału dokumentacji rodzin zagranicznych zgłaszanych do Ośrodka, opracowywanie i analiza wg przydziału Kart Dzieci zgłaszanych do Wojewódzkiego Banku Danych o dzieciach i Centralnego Banku Danych o dzieciach, prowadzenie poradnictwa dla osób zgłaszających się do Ośrodka, udział w posiedzeniach komisji ds. adopcji. W opinii kontrolujących tak sformułowane zadania w zakresie prowadzenia procedur przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka wskazują na ich prowadzenie. Z wyjaśnień p.o. dyrektora WOA wynika, że jest on osobą współtowarzyszącą przy wypełnianiu tych zadań. W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami. Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 135, z późn. zm.) i wobec stwierdzonych uchybień, za które odpowiedzialny jest Pan jako kierownik jednostki, Pani Lidia Ułanowska - zastępca dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny, która bezpośrednio nadzoruje pracę Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego, Pani Bożena Sawicka - p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego, kieruję do Pana następujące zalecenia pokontrolne: 6
1. podjąć działania zmierzające do realizacji art. 164 ust. 2 pkt 2 ustawy w części dotyczącej sporządzania Karty dziecka przez ośrodek adopcyjny oraz wypełniania Kart dziecka gwarantującego pełną wiedzę o dziecku; 2. sporządzać diagnozę psychologiczną i pedagogiczną, o której mowa w art. 156 ust. 1 pkt 1 ustawy; 3. uregulować sposób zatrudnienia dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego w sposób zgodny z przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202, z późn. zm.). 4. ustalić zakres obowiązków pedagoga w sposób nie budzący wątpliwości co do zadań przez niego realizowanych, uwzględniający jego kwalifikacje. Uwagi: W czasie kontroli stwierdzono brak w dokumentach kwalifikacyjnych dzieci informacji, wymienionych w art. 164a ust. 1 ustawy, których nie uwzględnia Karta dotyczących: przebiegu pobytu dziecka w pieczy zastępczej, stosunku dziecka do przysposobienia, numeru PESEL rodziców, utrzymywania kontaktów z rodziną biologiczną. W dniu 18 września 2015 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 sierpnia 2015 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka, w tym metryki prowadzenia sprawy (Dz. U. poz. 1303), w którym uwzględniono powyższe obszary. Zgodnie z art. 197d ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.) dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej, któremu wydano zalecenia pokontrolne może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania tych zaleceń, zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, należy w terminie 30 dni powiadomić o sposobie realizacji zaleceń Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. z up. WOJEWODYMAZOWIECKIEGO Otrzymują: Wiesława Kacperek - Biegańska 1. Adam Struzik Dyrektor Marszałek Województwa Mazowieckiego, Wydziału Polityki Społecznej 2. Pani Lidia Ułanowska zastępca dyrektora Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej ds. wspierania dziecka i rodziny, 3. Pani Bożena Sawicka p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Adopcyjnego. 7