Łódź, dnia 29.01.2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2016/SPPW W związku z ubieganiem się przez Ośrodek Badawczo-Produkcyjny Politechniki Łódzkiej ICHEM sp. z o.o. o dofinansowanie na realizację projektu ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach konkursu o udzielenie wsparcia na wdrożenie CSR, organizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, kierujemy do Państwa niniejsze zapytanie ofertowe. Przedmiotem zamówienia jest: 1. Opracowanie strategii CSR przedsiębiorstwa wraz z opracowaniem mapy interesariuszy 2. Opracowanie systemu raportowania CSR (zgodnie z GRI) I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO Ośrodek Badawczo-Produkcyjny Politechniki Łódzkiej ICHEM sp. z o.o. 93-231 Łódź, ul. Dostawcza 12 NIP 725 00 12 663 REGON 001299225 Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest: Specjalista ds. funduszy europejskich Anna Zdziechowska adres: OBP PŁ ICHEM sp. z o.o. ul. Dostawcza 12, 93-231 Łódź Tel. 42 67 76 122 Fax. 42 67 76 119 adres e-mail: a.zdziechowska@ichem.com.pl 1
Niniejsze postępowanie, dotyczące wyboru wykonawcy usługi, prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Wybór wykonawcy prowadzony jest w oparciu o zapytanie ofertowe, przesłane do trzech potencjalnych oferentów oraz zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.ichem.com.pl. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest: 1. Opracowanie strategii CSR przedsiębiorstwa wraz z opracowaniem mapy interesariuszy Opracowanie powinno zawierać co najmniej następujące elementy: - opis firmy, w tym charakterystyka działalności, personelu itd. - przegląd i analiza dotychczasowych działań CSR, zrealizowanych przez przedsiębiorstwo - analiza SWOT w trzech głównych obszarach CSR: Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zaangażowanie społeczne Środowisko naturalne - opracowanie i analiza mapy interesariuszy, stworzenie mapy strategicznych potrzeb w relacjach z interesariuszami - wyznaczenie i opis celów strategicznych w trzech głównych obszarach CSR: Relacje z personelem przedsiębiorstwa Zaangażowanie społeczne Środowisko naturalne - zalecenia dotyczące wdrożenia strategii CSR w przedsiębiorstwie. Opracowanie powinno być zgodne z zaleceniami normy ISO 26000. 2. Opracowanie systemu raportowania CSR (zgodnie z GRI) Opracowanie powinno zawierać co najmniej: - wyznaczenie i opis wskaźników, rekomendowanych do pomiaru i raportowania 2
- opracowanie planu tworzenia raportu CSR oraz jego ramowej struktury. Opracowanie powinno być zgodne z GRI. 1. Zakres zamówienia musi być zgodny ze specyfikacją zawartą powyżej. Zamówienie powinno zostać opisane przez Oferenta w punkcie nr V Załącznika nr 1 (Formularz ofertowy) do niniejszego Zapytania ofertowego 2. Cena musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 3. Zamówienie musi zostać zrealizowane najpóźniej do dnia 31.08.2016 r. Planowany termin rozpoczęcia realizacji zamówienia II kwartał 2016 r. 4. Zamawiający planuje, że zamówienie będzie realizowane w ramach projektu, współfinansowanego ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w ramach konkursu o udzielenie wsparcia na wdrożenie CSR, organizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości III. PODMIOTY UPRAWNIONE DO WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I DO WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawcą usługi w ramach projektu mogą być tylko następujące podmioty: - doradcy znajdujący się w bazie doradców CSR, mogących świadczyć usługi doradcze w zakresie społecznej odpowiedzialności biznesu dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorców w ramach projektu Zwiększenie konkurencyjności regionów poprzez społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) finansowanego ze Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I SPOSÓB ICH OCENY Wykonawca usługi jest zobowiązany posiadać wiedzę i doświadczenie w obszarze usług doradczych CSR. W szczególności Wykonawca powinien wykazać doświadczenie, poparte dorobkiem, w świadczeniu usług na rzecz przedsiębiorców oraz posiadać możliwe do udokumentowania doświadczenie w: 1.a. świadczeniu usług w zakresie co najmniej 3 usług doradczych z obszarów CSR, w tym 2 usług doradczych świadczonych na rzecz przedsiębiorców oraz posiada możliwe do udokumentowania doświadczenie w jednym z 3 działań: przygotowanie raportu społecznego, 3
prowadzenie audytu społecznego lub przygotowanie i wdrożenie strategii CSR (należy opisać i/lub wykazać doświadczenie w/w zakresie) 1.b. opracowaniu strategii CSR przedsiębiorstwa wraz z opracowaniem mapy interesariuszy (należy opisać i/lub wykazać doświadczenie w realizacji co najmniej 5 strategii CSR dla przedsiębiorstw) 1.c. opracowaniu systemu raportowania CSR (zgodnie z GRI) (należy opisać i/lub wykazać doświadczenie w realizacji co najmniej 3 systemów raportowania CSR dla przedsiębiorstw). Wykonawca jest zobowiązany udowodnić doświadczenie w każdym z w/w zakresów (informacje należy zawrzeć w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania). V. KRYTERIA OCENY OFERT, WAGI PUNKTOWE ORAZ OPIS SPOSOBU PRZYZNAWANIA PUNKTACJI 1. Oferty spełniające warunki udziału w postępowaniu, określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym, zostaną ocenione zgodnie z następującymi kryteriami: a. Kryterium nr 1: Całkowita cena zamówienia netto waga kryterium 100 % (maksymalna ilość punktów do uzyskania 100) Sposób wyboru oferty ofertom będą przyznawane punkty w skali od 0 do 100, wg następującego wzoru: Liczba punktów = (cena najniższa / ceny oferty badanej) x 100 Do porównania ofert będzie brana pod uwagę cena zamówienia netto (bez VAT). W przypadku ceny podanej w walucie innej niż PLN, w celu porównania ofert, będzie ona przeliczana przy uwzględnieniu średniego kursu NBP z ostatniego dnia terminu składania ofert. Do realizacji zostanie wybrana oferta, która uzyska największą liczbę punktów. 4
2. Ocena ofert zostanie przeprowadzona w ciągu 3 dni roboczych od upływu terminu składania ofert i zostanie udokumentowana protokołem. 3. Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyniku postępowania oraz zamieści stosowaną informację na swojej stronie internetowej. VI. SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna zostać złożona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. Powinna być podstemplowana, parafowana na każdej stronie i podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Oferty niezłożone na formularzu nie będą rozpatrywane. 2. Do formularza oferty należy dołączyć dokument, potwierdzający upoważnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy (jeśli nie wynika to z dokumentów rejestrowych). 3. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub wariantowych tzn. złożona ofertowa musi obejmować cały zakres prac, objętych niniejszym zapytaniem ofertowym. Złożenie oferty częściowej lub wariantowej powoduje jej wykluczenie z udziału w postępowaniu. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od oferentów uzupełnienia braków, korekty błędów lub wyjaśnień treści złożonych ofert. Wyznaczy w tym celu odpowiedni termin i zakres wymaganych korekt i/lub uzupełnień. Niedotrzymanie tego terminu będzie skutkować odrzuceniem oferty. 5. Oferta zostanie odrzucona jeśli jej treść nie będzie odpowiadała treści niniejszego Zapytania ofertowego oraz w szczególności specyfikacji zamówienia zawartej w punkcie nr II OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. 6. W przypadku odrzucenia oferty, Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie wobec Zamawiającego. 7. Złożenie oferty przez Wykonawcę nie stanowi zawarcia umowy. 8. Na podstawie treści oferty wyłonionej w toku postępowania, zostanie przygotowana umowa, która będzie dokumentem wiążącym obie strony w zakresie warunków realizacji zamówienia. Wykonawca będzie związany złożoną przez siebie ofertą na dzień podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą. 5
Zamawiający planuje podpisanie umowy z wyłonionym Wykonawcą w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania i podpisania umowy na realizację projektu. Planowany termin podpisania umowy z Wykonawcą to II kwartał 2016 r. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - Zmiany warunków udzielenia zamówienia - Unieważnienia postępowania. VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Termin na złożenie oferty wynosi 7 dni kalendarzowy od daty ogłoszenia zapytania ofertowego i upływa 5.02.2016 r. o godzinie 16.00. 2. Oferty wraz z niezbędnymi załącznikami (jeśli dotyczy) należy składać: - w zapieczętowanej kopercie (na nazwisko Anna Zdziechowska z dopiskiem ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2016/SPPW) osobiście w siedzibie Zamawiającego lub przesłać na adres Zamawiającego za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub przesyłką kurierską - lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres a.zdziechowska@ichem.com.pl (skan podpisanej i podstemplowanej oferty). 3. Termin dostarczenia oferty rozumiany jest jako termin wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub jej otrzymania na adres e-mail. Oferta dostarczona po terminie zostanie odrzucona. 4. Prosimy o przekazywanie ewentualnych pytań dotyczących zamówienia do dnia 02.02.2016 r. w formie elektronicznej na adres a.zdziechowska@ichem.com.pl 5. ZAKRES WYKLUCZENIA Wykonawcą usługi w ramach projektu nie może być podmiot powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Wykonawcą, polegające na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić 6
uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ponadto Wykonawcą usługi nie może być osoba, która: - przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawała w stosunku pracy lub zlecenia z Zamawiającym i/lub była członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych Zamawiającego - pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co bezstronności prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. 6. WARUNKI ZMIANY UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy podpisanej z Wykonawcą zamówienia, takich jak w szczególności terminy realizacji poszczególnych prac, termin płatności itp. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wzrostu wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia, określonej w umowie z wykonawca, jeśli nastąpi taka konieczność. Załączniki: ZAŁACZNIK NR 1 OFERTOWY (wersja.pdf i.doc) DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1/2016/SPPW FORMULARZ 7