Załącznik nr 1 Zasady korzystania własnością Instytut Fizyki Jądrowej im. Henryka Niewodniczańskiego PAN w Krakowie 1 1. Samochody służbowe znajdują się w dyspozycji: a) Dyrektora; b) Akredytowanego Laboratorium Ekspertyz Radiometrycznych, zwanego także NLR; c) Akredytowanego Laboratorium Dozymetrii Indywidualnej i Środowiskowej, zwanego także NLD; d) Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji, zwanego także DZI. 2. Ewidencję samochodów służbowych będących własnością Instytutu Fizyki Jądrowej PAN prowadzi Dział Zaopatrzenia i Inwentaryzacji. 3. Samochodem służbowym może kierować: a) pracownik zatrudniony na etacie kierowcy; b) pracownik posiadający odpowiednią kategorię prawa jazdy, którego upoważniono do kierowania samochodem służbowym. 4. Upoważnienia, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 3 udziela Dyrektor IFJ PAN (wzór załącznik nr 2). 2 Uprawnionymi do korzystania z samochodów służbowych są: a) Dyrektor IFJ PAN; b) Zastępcy Dyrektora IFJ PAN; c) Radcy Prawni; d) Pracownicy NLR; e) Pracownicy NLD; f) Pracownicy DZI; g) Pracownicy IFJ PAN, którzy otrzymali odpowiednie pełnomocnictwo ze strony Dyrektora IFJ PAN do załatwienia spraw służbowych, a do których samochód służbowy jest niezbędny; 3 1. Pracownicy IFJ PAN, z wyłączeniem osób wskazanych w 2, podróże służbowe odbywają środkami komunikacji publicznej. 2. Pracownikom korzystającym z komunikacji publicznej na terenie miasta Kraków przysługują bilety komunikacji miejskiej. 3. Bilety komunikacji miejskiej wydaje pracownikom, za pokwitowaniem ich odbioru, Kancelaria Ogólna. 4 1. W przypadkach istotnych, uzasadnionych utrudnień w wykonaniu podróży służbowej środkami komunikacji publicznej, pracownicy, o których mowa w 3 ust. 1, mogą korzystać z samochodów służbowych z kierowcą.
2. Pracownicy korzystający z samochodu służbowego zobowiązani są do kierowania się zasadą celowości i oszczędności. 3. W celu racjonalnego wykorzystania samochodu służbowego, przejazd samochodem powinien się odbywać najkrótszą drogą lub najszybszą, pod warunkiem, że jest to uzasadnione okolicznościami, a w szczególności jeżeli jest to konieczne ze względu na przedmiot zlecenia lub konieczność pilnej dostawy materiałów czy narzędzi. 4. Wyjazdy pracowników, których trasy przejazdu są zbliżone, winny się odbywać w ramach jednego wyjazdu. 5 1. Korzystanie z dostawczego samochodu służbowego będącego w dyspozycji Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji przez pracowników IFJ PAN odbywa się na podstawie zamówienia na środek transportu (wzór stanowi załącznik nr 3). 2. Kierujący daną komórką organizacyjną składa zamówienie do Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji nie później niż na dwa dni robocze przed planowanym wyjazdem. 3. Podstawienie pojazdu wraz z kierowcą w miejsce wskazane w zamówieniu zapewnia kierownik Działu Zaopatrzenia i Inwentaryzacji. 4. W przypadku niemożności zrealizowania zamówienia, DZI powiadamia niezwłocznie kierującego komórką organizacyjną składającego zamówienie. 5. Korzystanie z samochodu służbowego, w celu odbycia wyjazdu służbowego poza granice Krakowa lub Polski, odbywa się wyłącznie za zgodą Dyrektora IFJ PAN. 6 1. Podstawowym dokumentem dla samochodu służbowego, służącym jako podstawa do udokumentowania wyjazdu służbowego z miejsca garażowania tj. siedziby IFJ PAN, rozliczania czasu pracy pojazdu i kierowcy oraz pracownika upoważnionego do kierowania pojazdem służbowym, rozliczania pobranego paliwa oraz sporządzania miesięcznej karty eksploatacyjnej jest Karta drogowa. 2. Karta drogowa, zgodna ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4, jest drukiem ścisłego zarachowania. 3. Wyznaczeni pracownicy prowadzą Ewidencję kart drogowych (wzór nr 5), zajmują się wydawaniem kart i ich rozliczaniem. 4. Kierowcy oraz pracownicy upoważnieni do kierowania samochodem służbowym zobowiązani są do wypełniania Karty drogowej i potwierdzenia swoim podpisem czas korzystania z pojazdu, ilości przejechany km wynikających ze stanu licznika, jak również odnotowania w odpowiedniej rubryce zakupione paliwo. 5. Poprawki na karcie mogą być dokonywane przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. 6. Kartę drogową otrzymuje kierowca lub pracownik o którym mowa w 1 ust. 2 pkt 3, po uprzednim oddaniu Karty drogowej z dnia poprzedniego. W przypadku planowanych kilkudniowych wyjazdów poza teren stałego miejsca garażowania, dopuszcza się wydanie kilku kart drogowych na określoną ilość dni, potwierdzonych poleceniem wyjazdu służbowego. 7. Wydanie Karty drogowej powinno być odnotowane w Ewidencji, o której mowa w pkt 3. 8. Na podstawie kart drogowych pracownik dokonuje, w okresach miesięcznych, rozliczenia kilometrów przebiegu samochodów służbowych i zużycia paliwa. 9. Rozliczenie następuje na druku Miesięcznej karty eksploatacyjnej, stanowiący załącznik nr 6.
10. Kierowcy oraz pracownicy upoważnieni do kierowania samochodem służbowym, przed udaniem się na urlop, zwolnienie lekarskie lub w związku z nieobecnością w pracy z innego powodu, zdają kluczyki, dowód rejestracyjny samochodu, dokument potwierdzający zawarcie ubezpieczenia i kartę drogową do Kierownika danej komórki organizacyjnej mającej w dyspozycji dany samochód służbowy. 7 1. Kierowca samochodu służbowego ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie Umowa o powierzenie mienia według załącznika nr 7, która przechowywana jest w aktach osobowych. 2. Kierowcy oraz pracownicy upoważnieni do kierowania samochodem służbowym zobowiązani są do: a) eksploatowania samochodu zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy; b) niezwłocznego zawiadomienia Kierownika DZI o każdym przypadku awarii czy usterki; c) niezwłocznego zawiadomienia Policji i Kierownika DZI w przypadku zaistnienia wypadku drogowego, kolizji drogowej, kradzieży samochodu lub elementów jego wyposażenia; d) niezwłocznego zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela, za pośrednictwem Kierownika DZI, w przypadku zaistnienia wypadku drogowego, kolizji drogowej, kradzieży samochodu lub elementów jego wyposażenia; e) użytkowania samochodu służbowego zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ruchu drogowym oraz do pokrywania wszelkich kosztów związanych z naruszeniem przepisów prawa o ruchu drogowym; f) dokonywania tankowania właściwego paliwa do baku paliwowego samochodu służbowego; g) przestrzegania warunków gwarancji, instrukcji obsługi pojazdu i zasad jego użytkowania pod rygorem poniesienia wszelkich kosztów spowodowanych niezgodnym z tymi dokumentami użytkowaniem samochodu; h) dotrzymywania terminów przeglądów okresowych; i) bieżącej kontroli stanu pojazdu przez sprawdzenie ciśnienia w ogumieniu, poziomu paliwa, płynów i olejów, świateł i niezwłocznego zgłaszania nieprawidłowości Kierownikowi DZI; j) dbania o wygląd zewnętrzny i porządek wewnątrz samochodu; k) dbania o dokumenty pojazdu, w tym w szczególności pilnowania terminu ważności obowiązkowych badań technicznych i ubezpieczenia; l) bezpiecznej i zgodnej z przepisami ruchu drogowego jazdy. 3. Kierowcom oraz pracownikom o których mowa w 1 ust. 2 pkt 3 nie wolno: a) wlewać paliwa do kanistrów i przewozić paliwa w kanistrach w samochodach służbowych; b) palić papierosów w samochodach służbowych; c) zabierać autostopowiczów; d) przewozić materiały niebezpieczne nie związane z działalnością IFJ PAN; e) użyczać samochodu służbowego osobom trzecim; f) używać samochodu służbowego do celów prywatnych. 4. Po zakończeniu pracy samochody służbowe parkowane są w garażach IFJ PAN, lub w innych miejscach gwarantujących im bezpieczeństwo. 5. Spowodowanie przez kierowcę lub pracownika upoważnionego do kierowania samochodem służbowym szkody, która z jego przyczyny nie podlega zwrotowi
z tytułu ubezpieczenia, powoduje odpowiedzialność majątkową tej osoby, do wysokości pełnej kwoty spowodowanej szkody. 8 1. W wykonaniu podróży służbowej pracownicy IFJ PAN oraz Doktoranci mogą korzystać z samochodów prywatnych. 2. Z tytułu użycia samochodu prywatnego do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, koszty przejazdu obliczane są jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawkę za 1 kilometr przebiegu zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w sprawie sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. 3. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu prywatnym samochodem dla celów podróży krajowej lub zagranicznej są umowa o przejazd samochodem prywatnym oraz ewidencja przebiegu pojazdu. 4. Wzór Umowy dla pracownika IFJ PAN wraz ze wzorem ewidencji przebiegu pojazdu stanowi załącznik nr 8. 5. Wzór Umowy dla Doktoranta IFJ PAN wraz ze wzorem ewidencji przebiegu pojazdu stanowi załącznik nr 9. 9 Integralna częścią niniejszego Zasad są wzory druków: 1. Wzór upoważnienia na kierowanie służbowy samochodem Załącznik nr 2 2. Wzór zamówienia na środek transportu Załącznik nr 3 3. Wzór Karty Drogowej Załącznik nr 4 4. Wzór Ewidencji Kart Drogowych Załącznik nr 5 5. Wzór Miesięcznej Karty Eksploatacji Załącznik nr 6 6. Wzór Umowy o powierzenie mienia Załącznik nr 7 7. Wzór umowy w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy Załącznik nr 8 8. Wzór umowy w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością IFJ PAN (dla Doktorantów) Załącznik nr 9
Załącznik nr 2 Wzór upoważnienia na kierowanie służbowy samochodem Kraków, data Znak sprawy:... U P O W A Ż N I E N I E na kierowanie służbowym samochodem osobowym upoważniam........, ur. w, zam. w. przy ul.., posiadającego prawo jazdy kat., nr., wydane przez... w dniu r., na kierowanie służbowym samochodem osobowym marki. nr. rej...,.... /podpis Dyrektora IFJ PAN/
Wzór zamówienia na środek transportu Załącznik nr 3 Kraków, data Znak sprawy: DZI-252-.../... Z A M Ó W I E N I E na środek transportu 1) Imię i nazwisko... 2) Data wyjazdu... 3) Od godziny...do godziny... 4) Adres... 5) Cel wyjazdu... 6) Imiona i nazwiska pozostałych uczestników wyjazdu...... (data, podpis, pieczątka osoby kierującej komórką organizacyjną IFJ PAN składającej zamówienie)... (ocena/akceptacja, data, podpis Dyrektora IFJ PAN w przypadku wyjazdu poza Kraków lub Polskę)
Wzór Karty Drogowej Str1 Załącznik nr 4
Załącznik nr 4 Wzór Karty Drogowej Str2
Wzór Ewidencji Kart Drogowych Załącznik nr 5 Znak sprawy:...-0133-.../... Ewidencja Kart Drogowych miesiąc... rok. L.p. Data wydania karty Numer karty Imię i nazwisko Kierowcy Marka i nr rejestracyjny samochodu Podpis
Wzór Miesięczne Karty Eksploatacji Str1 Załącznik nr 6
Wzór Miesięczne Karty Eksploatacji Str2 Załącznik nr 6
Wzór Umowy o powierzenie mienia UMOWA O POWIERZENIE MIENIA Załącznik nr 7 zawarta w.w dniu. r. pomiędzy: Instytutem Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie przy ul. Radzikowskiego 152, reprezentowanym przez: 1. Dyrektor - prof. dr hab. Marek Jeżabek 2. p.o. Głównego Księgowego - Danuta Adamska jako Pracodawcą z jednej strony, a..zam. legitymującym się dowodem osobistym, zwanym dalej Pracownikiem o następującej treści: 1 1. Pracodawca powierza, a Pracownik przyjmuje samochód... marki... nr rej...., nr nadwozia.. (inne dane dot. samochodu) zwany dalej pojazdem z obowiązkiem zwrotu na każde żądanie Pracodawcy, w określonym przez Pracodawcę miejscu i terminie. 2. Pojazd posiada zabezpieczenia przeciwkradzieżowe:... 3. Pracownik zobowiązuje się korzystać z pojazdu wyłącznie w celu wykonywania prac zlecanych przez Pracodawcę. 4. Pracownik zobowiązuje się korzystać z pojazdu w sposób racjonalny i celowy, dbać o utrzymanie pojazdu w należytym stanie technicznym zgodnie z instrukcją obsługi/używania i zgodnie z postanowieniami określonymi w 4 i 5. 5. Pracownik oświadcza, że zapoznał się z zarządzeniem w sprawie zasad korzystania własnością Instytut Fizyki Jądrowej PAN w Krakowie obowiązującym u Pracodawcy i zobowiązuje się stosować do jego postanowień. 2 1. Pracownik odpowiada za powierzony pojazd od dnia wydania mu pojazdu do dnia jego zwrotu Pracodawcy. 2. Pracownik oświadcza, że samochód został mu wydany w dniu.., stan licznika:. 3. Wraz z wydaniem samochodu przekazano Pracownikowi: - komplet kluczy do samochodu (drugi komplet w posiadaniu Pracodawcy); - dowód rejestracyjny - dowód ubezpieczenia pojazdu - instrukcję obsługi, - apteczkę, - koło zapasowe, - trójkąt ostrzegawczy, -... -... Pracownik potwierdza, że w dniu wydania samochód był bez uszkodzeń,.....
3 1. Pracownik zobowiązuje się w każdym czasie udostępnić pojazd Pracodawcy w celu skontrolowania jego stanu. 2. Pracownik jest odpowiedzialny za: - utratę pojazdu i szkody w nim wyrządzone z przyczyn zawinionych przez Pracownika, a niepokryte przez zakład ubezpieczeń; - szkody powstałe na skutek nieprzestrzegania obowiązków związanych z użytkowaniem pojazdu; - nadmierną eksploatację pojazdu będącą następstwem jego nieprawidłowego używania; - przekroczenie norm zużycia paliwa. 4 Do obowiązków Pracownika należy, w szczególności: 1. Posiadanie aktualnych uprawnień do kierowania pojazdem. 2. Informowanie Pracodawcy o terminach aktualizacji ubezpieczenia pojazdu OC i AC. 3. Eksploatowanie pojazdu zgodnie z zaleceniami, instrukcja obsługi. 4. Utrzymanie pojazdu w należytym stanie technicznym. 5. Prowadzenie dokumentacji eksploatacyjnej (naprawy, przeglądy). 6. Dotrzymywanie terminów obsługi eksploatacyjnej (wymiana oleju, filtrów itp.). 7. Dotrzymywanie terminów przeglądów rejestracyjnych, gwarancyjnych, okresowych. 8. Przestrzeganie norm zużycia paliwa. 9. Utrzymywanie pojazdu w czystości. 10. Przestrzeganie ustawy Prawo o ruchu drogowym. 11. Przestrzeganie warunków określonych w umowach ubezpieczenia pojazdu. 12. Przestrzeganie instrukcji używania samochodów służbowych obowiązującej u Pracodawcy. 13. Zawiadamianie o konieczności dokonania napraw. 14. Zawiadamianie o wszelkich szkodach w pojeździe lub o jego utracie. 15. Nieudostępnianie pojazdu osobom trzecim bez zezwolenia. 16. Niewykorzystywanie pojazdu do innych celów niż przewidziane w eksploatacji. 17. Sporządzanie raportów dotyczących pojazdu na żądanie Pracodawcy. 5 1. Utrata lub uszkodzenie pojazdu lub jego wyposażenia spowodowane niedbalstwem, lekkomyślnością lub z winy umyślnej stanowi naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. 2. Naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych stanowi także niezwrócenie pojazdu Pracodawcy zgodnie z 1 pkt 1. 3. Pracownik wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę kwot związanych z ponadnormatywnym zużyciem paliwa i innych należności, w tym odszkodowań, do których Pracownik zobowiązany jest zgodnie z umową. 6 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron....... Pracodawca Pracownik
Załącznik nr 8 Wzór umowy w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy U M O W A w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością pracodawcy zawarta w dniu... w Krakowie pomiędzy Instytutem Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie przy ul. Radzikowskiego 152, reprezentowanym przez: 1. Dyrektor - prof. dr hab. Marek Jeżabek 2. p.o. Głównego Księgowego - Danuta Adamska jako Pracodawcą z jednej strony, a Panem/Panią...zamieszkałym/ą w......, jako Pracownikiem z drugiej strony. 1 Pracownik oświadcza, że udaje się w podróż służbową do, samochodem marki... o pojemności skokowej silnika... cm 3 o numerze rejestracyjnym... (delegacja nr... zgodnie z wn....), a pracodawca oświadcza, że pokryje koszty używania tego samochodu według obowiązującej stawki za 1 km przebiegu. 2 Stawka za jeden kilometr przebiegu jest określona w wysokości przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju / zagranicznej * w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 z późniejszymi zmianami). 3 Zwrot kosztów za podróż służbową następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (załącznik nr 1 do umowy) w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km, o której mowa w 2. 4 Pracownik odpowiada za stan techniczny pojazdu, oraz ponosi wszelkie koszty związane z jego naprawą, konserwacją i ubezpieczeniami. 5 Wszelkie szkody wynikłe w związku z używaniem pojazdu do celów służbowych obciążają pracownika. 6 Pracownik nie może przenieść swoich praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie. 7 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.
8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego....... Pracodawca Pracownik Załącznik nr 1 Ewidencja przebiegu pojazdu W dniu/dniach... używałem/am prywatnego samochodu o numerze rejestracyjnym., marki., o pojemności silnika do celów służbowych dla wykonania następującego zadania... T R A S A (skąd dokąd) Stan licznika przy wyjeździe Stan licznika po powrocie Przebieg km R a z e m... x... =... PLN ilość przejechanych kilometrów (km) (stawka za 1 km w zależności od pojemności silnika)...... podpis Pracownika podpis Kierownika komórki organizacyjnej Sprawdzono pod wzglądem formalnym i rachunkowym...
Załącznik nr 9 Wzór umowy w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością IFJ PAN (dla Doktorantów) U M O W A w sprawie warunków ustalenia i zasad zwrotu kosztów używania w podróży służbowej samochodów osobowych nie będących własnością Instytutu Fizyki Jądrowej PAN zawarta w dniu... w Krakowie pomiędzy Instytutem Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego PAN w Krakowie przy ul. Radzikowskiego 152, reprezentowanym przez: 1. Dyrektor - prof. dr hab. Marek Jeżabek 2. p.o. Głównego Księgowego - Danuta Adamska jako Zleceniodawcą z jednej strony, a Panem/Panią... zamieszkałym/ą w......, jako Zleceniobiorcą z drugiej strony. 1 Zleceniobiorca oświadcza, że udaje się w podróż służbową do... samochodem marki... o pojemności skokowej silnika... cm 3 o numerze rejestracyjnym... (delegacja nr... zgodnie z wn....), a Zleceniodawca oświadcza, że pokryje koszty używania tego samochodu według obowiązującej stawki za 1 km przebiegu. 2 Stawka za jeden kilometr przebiegu jest określona w wysokości przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju / zagranicznej * w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tj. Dz. U. z 2012 r. poz. 1265, z późniejszymi zmianami). 3 Zwrot kosztów za podróż służbową następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (załącznik nr 1 do umowy) w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za 1 km, o której mowa w 2. 4 Zleceniobiorca odpowiada za stan techniczny pojazdu, oraz ponosi wszelkie koszty związane z jego naprawą, konserwacją i ubezpieczeniami. 5 Wszelkie szkody wynikłe w związku z używaniem pojazdu do celów służbowych obciążają Zleceniobiorcę. 6 Zleceniobiorca nie może przenieść swoich praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie.
7 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. 8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy kodeksu cywilnego....... Zleceniodawca Zleceniobiorca Załącznik nr 1 Ewidencja przebiegu pojazdu W dniu/dniach... używałem/am prywatnego samochodu o numerze rejestracyjnym., marki., o pojemności silnika do celów służbowych dla wykonania następującego zadania... T R A S A (skąd dokąd) Stan licznika przy wyjeździe Stan licznika po powrocie Przebieg km R a z e m... x... =... PLN ilość przejechanych kilometrów (km) (stawka za 1 km w zależności od pojemności silnika)...... podpis Pracownika podpis Kierownika komórki organizacyjnej Sprawdzono pod wzglądem formalnym i rachunkowym...