Obowiązki Izabela Małycha, 8.05.2014 OBOWIĄZKI ORGANIZACJI: 1. BIP Podstawa prawna Podstawowy akt prawny regulujący zasady dostępu do informacji publicznej w Polsce. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. z 2007r nr 10 poz. 68) Organizacje wykonujące zadania publiczne lub dysponujące majątkiem publicznym (m.in. stowarzyszenia korzystające ze środków publicznych pochodzących z dotacji, grantów lub z tyt. przekazanego 1% podatku dochodowego od osób fizycznych) są zgodnie z art. 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej zobowiązane do udostępnienia informacji publicznej w zakresie w jakim gospodarują majątkiem publicznym oraz do prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej. W celu wypełnienia obowiązku określonego w art. 8 ust. 3 ustawy o dostępie do informacji publicznej Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji oferuje dla instytucji zobowiązanych bezpłatny dostęp do aplikacji Scentralizowany System Dostępu do Informacji Publicznej (http://ssdip.bip.gov.pl) stanowiącej system teleinformatyczny, który umożliwia bezpłatne tworzenie stron Biuletynu Informacji Publicznej zgodnych z wymogami prawa. 2. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu Ustawa z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276 z późn. zm.) nakłada na szereg podmiotów tzw. Instytucji Obowiązanych obowiązki związane z podejmowaniem określonych działań w celu przeciwdziałania wprowadzania do obrotu wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. Zasadniczo ww. ustawa dotyczy przede wszystkim tych podmiotów, które bezpośrednio przeprowadzają transakcje, np. banki, domy maklerskie. Włącza jednak ww. ustawa do katalogu Instytucji Obowiązanych, także organizacje pozarządowe, tj. Fundacje (wszystkie), Stowarzyszenia posiadające osobowość prawną, utworzone na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach oraz przyjmujące płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 15.000 euro, także w drodze więcej niż jednej operacji. Obowiązki instytucji obowiązanych: a) Stworzenie i przyjęcie w formie pisemnej wewnętrznej polityki bezpieczeństwa finansowego organizacji (art. 10a ustawy) powinna ona zostać przyjęta (tj. zatwierdzona) przez odpowiednie władze uchwałą (zgodnie ze statutem organizacji). b) Wyznaczenie osoby/osób odpowiedzialnych w organizacji za przestrzeganie i stosowanie Strona 1/5
procedury bezpieczeństwa finansowego wyznaczenie ww. osoby/osób wymaga podjęcia stosownej uchwały przez władze organizacji, np. uchwały Zarządu, czyli organu władz który zgodnie z treścią statutu ma kompetencje związane z zarządzaniem majątku organizacji. c) Wyznaczona osoba/osoby odpowiedzialne w organizacji za przestrzeganie i stosowanie procedury bezpieczeństwa finansowego muszą mieć zapewniony udział w szkoleniu i uzyskać certyfikat. d) Rejestracja transakcji powyżej 15 tys. euro w tym także rejestracja transakcji powiązanych, np. gdy są przeprowadzane również w drodze więcej niż jednej operacji (np. wpłata w trzech transzach). Więcej informacji dla organizacji pozarządowych, związanych z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów. 3. Posiedzenia organów organizacji 4. Sprawozdania do GUS 5. Księgowe i finansowe zamknięcia roku (obrotowego) 6. Inwentaryzacje 7. Sprawozdania merytoryczne z działalności Stowarzyszenia nie mają takiego obowiązku, ale często muszą przygotowywać takie sprawozdanie, ponieważ np. wymaga tego sponsor, do którego organizacja składa wniosek o dotacje. Sprawozdania z działalności może zażądać także np. starosta powiatu (jako właściwy dla stowarzyszenia organ kontroli i nadzoru). Fundacje mają obowiązek składać sprawozdanie z działalności co rok. Muszą je złożyć do swojego organu kontroli, czyli ministra wskazanego w statucie fundacji. Jak ma wyglądać i co zawierać sprawozdanie określa Ustawa o fundacjach oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. 8. Sprawozdanie finansowe Strona 2/5
Stowarzyszenia i fundacje mają obowiązek co roku składać do urzędu skarbowego zeznanie podatkowe z wysokości osiągniętych w danym roku dochodów. Do końca 3. miesiąca nowego roku obrotowego (zwykle jest to 31 marca) należy złożyć formularz CIT-8 wraz z załącznikami CIT-8/O i CIT- D. Do formularza CIT-8 obowiązkowo dołącza się (może być w terminie późniejszym po zatwierdzeniu) sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa). Sprawozdanie należy sporządzić do końca 3. miesiąca w nowym roku obrotowym, zatwierdzić (przez właściwy organ w organizacji np. zarząd, walne zebranie) w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia nowego roku obrotowego i przekazać do urzędu skarbowego w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia przez właściwy organ. Sprawozdanie finansowe podpisuje cały zarząd. 9. Obowiązki sprawozdawcze organizacji pożytku publicznego (OPP) OPP mają obowiązek w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego: przekazać sprawozdanie merytoryczne i finansowe (w wersji papierowej) do ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego opublikować sprawozdanie merytoryczne i finansowe w internetowej bazie sprawozdań opp prowadzonej przez ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego na stronie https://bopp.pozytek.gov.pl/ Sprawozdanie zatwierdzone przez odpowiednie władze organizacji (np. walne zebranie, radę fundacji) musi być przyjęte najpóźniej do końca szóstego miesiąca od dnia zakończenia roku obrotowego. Jeżeli sprawozdanie zostało przyjęte wcześniej, należy je przesłać odpowiednio wcześniej. 10. Upublicznienie sprawozdań Organizacje pożytku publicznego mają obowiązek upublicznić swoje sprawozdanie merytoryczne i finansowe w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią wszystkim zainteresowanym osobom, w tym także poprzez umieszczenie sprawozdań na swojej stronie internetowej. Jeżeli organizacja prowadzi działalność gospodarczą i spełnia przynajmniej 2 z 3 poniższych warunków musi opublikować sprawozdanie finansowe w Monitorze Polskim B : zatrudnia w przeliczeniu na pełne etaty co najmniej 50 osób, ma sumę aktywów bilansu o wartości co najmniej 2,5 mln euro, ma przychód netto o wartości co najmniej 5 mln euro. 11. KRS Nie wszystkie ważne działania czy zmiany, które zachodzą w organizacji, muszą być zgłoszone do KRS. Część informacji jest przechowywana w postaci uchwał zarządu, rady lub walnego zebrania w dokumentacji organizacji i nie trzeba ich zgłaszać do KRS. Część informacji musimy jednak zgłaszać do KRS robimy to za pomocą formularzy urzędowych i to Strona 3/5
właśnie z nich wynika, co powinniśmy zgłosić. Żródło: www.mf.gov.pl, www.ngo.pl Akty prawne dotycz?ce organizacji pozarz?dowych : 1. Ustawa o dzia?alno?ci po?ytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z pó?n. zm.) 2. Ustawa o dost?pie do informacji publicznej 3. Ustawa o finansach publicznych 4. Ustawa o rachunkowo?ci 5. Ustawa o systemie o?wiaty (w zale?no?ci od prowadzonej dzia?alno?ci) 6. Ustawa o przeciwdzia?aniu praniu pieni?dzy oraz finansowaniu terroryzmu 7. Kodeks Pracy 8. Kodeks Cywilny 9. Ustawa o zbiórkach publicznych 10.Rozporz?dzenie w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej Strona 4/5
Strona 5/5