Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 06.04.2012 r. WZÓR UMOWY nr BP.0114.10.2012 zawarta dnia.. kwietnia 2012 r. w Katowicach w ramach projektu Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych" współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-POKL.05.02.01-00-146/10-00 z dnia 10.06.2011 r. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytetu V Dobre rządzenie. pomiędzy: Śląskim Związkiem Gmin i Powiatów z siedzibą w Katowicach, ul. Stalmacha 17, reprezentowanym przez 1) p. Zygmunta Frankiewicza Przewodniczącego Związku 2) p. Kazimierza Górskiego Zastępcę Przewodniczącego Związku NIP 634-10-87-850 REGON 271062442 Zwanym dalej "Zamawiającym" a firmą [Nazwa i adres wykonawcy] reprezentowaną przez Pana / Panią.. NIP. REGON.. Zwaną dalej "Wykonawcą" Umowa została zawarta w drodze zapytania ofertowego przeprowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 22 grudnia 2011 r. oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 grudnia 2011 r. 1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca wykona na rzecz Zamawiającego badania satysfakcji klientów w oparciu o wywiady osobiste w 19 wybranych urzędach, na podstawie kwestionariusza ankiety przygotowanego przez Zamawiającego (kwestionariusz ankiety będzie stanowił Załącznik do właściwej już umowy) według specyfikacji z Załącznika nr 1 do niniejszej umowy, który stanowi jej integralną część. 2 Nadzór i koordynacja realizacji umowy 1. Bezpośredni nadzór ze strony Zamawiającego nad realizacją przedmiotu umowy sprawować będzie Pan Mariusz Śpiewok koordynator projektu, e-mail: mspiewok@silesia.org.pl, tel. 501 355 568. 2. Ze strony Wykonawcy osobą do kontaktów w sprawie realizacji umowy jest. email:.tel.. 1
3 Termin realizacji 1. Wykonawca zrealizuje badania pilotażowe (wraz z raportem z tych badań) w terminie 7 dni kalendarzowych od podpisania umowy. 2. W terminie 2 dni Zamawiający zapozna się z wynikami pilotażu i zgłosi ewentualne modyfikacje w zastosowanym podejściu, które Wykonawca musi uwzględnić przed przystąpieniem do badań właściwych. 3. Wykonawca zrealizuje całość badań w terminie 42 dni od dnia podpisania umowy, nie później niż do dnia 18 czerwca 2012 r.. Raporty z każdej jednostki objętej badaniem, Wykonawca będzie dostarczał Zamawiającemu na bieżąco. Trzy końcowe raport zbiorcze obejmujące miasta na prawach powiatu, urzędy gmin i starostwa powiatowe zostaną dostarczone nie później niż do dnia 22 czerwca 2012 r. 4. W przypadku, gdy raporty (zarówno cząstkowe, jak i zbiorcze) dostarczone przez Wykonawcę będą zawierały wady, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na ich usunięcie, nie krótszy niż 2 dni kalendarzowe. 4 Zobowiązania i gwarancje Wykonawcy 1. Wykonawca gwarantuje, że wszelkie usługi wykonane na podstawie niniejszej umowy, zostaną wykonane zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami praktyki zawodowej, opisanymi w dokumencie ICC/ESOMAR International Code of Marketing and Social Research Practice (Międzynarodowy kodeks praktyki badań rynkowych i społecznych)) oraz w zgodzie z wszelkimi zaleceniami i regulacjami wydanymi przez krajową organizacje firm badania rynku Organizację Firm Badania Opinii i Rynku (OFBOR). 5 Prawa Zleceniodawcy i Wykonawcy 1. Wypracowane w związku z wykonaniem przedmiotu umowy: narzędzia badawcze, raporty, zestawienia, bazy danych, opisy, prezentacje multimedialne i inne dokumenty podlegają prawu autorskiemu. Opłata za przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych zawarta jest w wynagrodzeniu za wykonanie przedmiotu umowy określonym w 8. 2. Raporty, prezentacje i zestawienia tabelaryczne oraz inne dokumenty będące przedmiotem umowy, dostarczone przez Wykonawcę, mogą być wykorzystywane przez Zleceniodawcę oraz za jego zgodą przez firmy powiązane lub związane ze Zleceniodawcą. 3. Zamawiający ma prawo dysponować utworami, o których mowa w ust. 1 na polach eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 4. Wykonawca odpowiada za naruszenie autorskich praw majątkowych i dóbr osobistych osób trzecich, odnoszących się do przedmiotu umowy oraz oświadcza, że wszystkie wyniki prac mogące stanowić przedmiot umowy praw autorskich, w tym w szczególności utwory wymienione w ust. 1, wykonane w ramach umowy, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich, a także nie będą naruszać autorskich praw majątkowych i dóbr osób trzecich. 5. Wyniki i plik z danymi pozostają wyłączną własnością Zleceniodawcy. Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkich działań niezbędnych do zapewnienia ochrony prawa własności do danych i zabezpieczenia ich przed jakimikolwiek roszczeniami osób trzecich. Zleceniodawca ma wyłączne prawo do wykorzystania wyników a w szczególności dokumentów, przedstawiających te wyniki w sposób sformalizowany, dostarczonych przez Wykonawcę w ramach niniejszej umowy. 6. Wykonawca zachowa oryginalne dane związane z przedmiotem zamówienia (np. raporty kwestionariusze, bazy danych, listy kodowe, itd.), zapisane w wersji elektronicznej bądź w inny sposób, przez okres trzech lat po zakończeniu realizacji zamówienia. W ciągu tego okresu 2
Wykonawca będzie stroną odpowiedzialną za ochronę poufności wszelkich przechowywanych materiałów. Po upływie trzech lat, wszelkie materiały mogą zostać zniszczone przez Wykonawcę bez uzyskania uprzedniej zgody Zleceniodawcy. Na żądanie Zleceniodawcy materiały te mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż określony powyżej, pod warunkiem, że Zleceniodawca opłaci wszelkie związane z tym koszty. 6 Poufność 1. Wykonawca nigdy nie wykorzysta poufnych informacji odnoszących się do projektu (cele badawcze, metodologia, wnioski, wyniki, tożsamość Zleceniodawcy, materiały) dla jakichkolwiek celów innych niż wypełnienie zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 2. Zobowiązanie do zachowania poufności nie obejmuje informacji, co do których Wykonawca jest w stanie udowodnić, że: - w momencie ich przekazania były one publicznie znane lub stały się publicznie znane później, przy czym to ostatnie nastąpiło bez udziału Wykonawcy; - zostały one legalnie uzyskane od osoby trzeciej upoważnionej do udzielenia takich informacji; - że były one własnością publiczną zanim zostały upublicznione przez Wykonawcę. 3. Wykonawca wyraża zgodę na to, że bez pisemnej zgody Zleceniodawcy nie wolno mu ujawniać żadnych materiałów badawczych bądź wyników, jak również że nie wolno mu ujawniać ich jakimkolwiek osobom, które nie zostały przez Zleceniodawcę upoważnione do ich uzyskania. Wykonawca podejmie w rozsądnym zakresie środki ostrożności, aby zapewnić, iż poufne informacje nie zostaną ujawnione bez odpowiednich upoważnień. 4. Wykonawca zapewnia, na ile to możliwe, że jego pracownicy oraz podwykonawcy uczestniczący w projekcie podlegają takiemu samemu zobowiązaniu do zachowania poufności jak sam Wykonawca. 7 Komunikacja pomiędzy stronami umowy 1. Językiem, w którym prowadzona będzie koordynacja projektu objętego umową, i w którym sporządzony zostanie raport, jest język polski. 2. Strony przyjmują, że wszelka korespondencja w trakcie realizacji umowy prowadzona będzie w formie elektronicznej. Jako dowód dostarczenia korespondencji przyjmuje się fakt otrzymania potwierdzenia odbioru korespondencji. 3. Metodologia zastosowana do przeprowadzenia projektu badawczego objętego umową musi zostać zaakceptowana na piśmie przez Zleceniodawcę przed rozpoczęciem badania. 4. Wszelkie istotne zmiany proponowanej metody badawczej w trakcie projektu muszą być zgłoszone Zleceniodawcy na piśmie. 8 Płatności 1. Przedmiot umowy uważa się za wykonany i prawidłowo odebrany w dniu podpisania protokołu odbioru przez przedstawicieli Stron umowy. Podpisany protokół, stanowi podstawę do wystawienie przez Wykonawcę faktury VAT. 2. Za wykonanie usług uzgodnionych w niniejszej umowie, Zleceniodawca dokona na rzecz Wykonawcy zapłaty należności w wysokości. PLN (słownie: ), w tym 23% podatku VAT w wysokości.. PLN (słownie:..), zgodnie z ofertą kosztową przedstawioną szczegółowo w ofercie badawczej. 3. Termin płatności faktur wynosi 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury. 4. Wynagrodzenie, o którym jest mowa w ust.2 jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3
9 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiający może odstąpić od realizacji umowy: 1) w każdej chwili dopóki dzieło nie zostanie ukończone, płacąc umówioną należność, jednakże w wypadku takim, Zamawiający może odliczyć to, co Wykonawca zaoszczędzi z powodu niewykonania dzieła, 2) gdy Wykonawca wykonuje dzieło w sposób wadliwy albo sprzeczny z umową, zwłaszcza jeżeli nie dotrzymuje terminu, Zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonania i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin; po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający może od umowy odstąpić albo powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie dzieła innej osobie na koszt i niebezpieczeństwo Wykonawcy, 3) gdy Wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym Zamawiający może bez wyznaczenia terminu dodatkowego odstąpić od umowy jeszcze przed upływem terminu do wykonania dzieła. 2. Wykonawca może odstąpić od realizacji umowy: 1) w przypadku braku współdziałania Zamawiającego, zwłaszcza w przypadku braku materiałów będących podstawą opracowania dzieła, w takim przypadku Wykonawca może wyznaczyć Zamawiającemu odpowiedni termin z zagrożeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. 10 Wypowiedzenie umowy 1. Każda ze stron ma prawo natychmiast wypowiedzieć niniejszą umowę w przypadku zaistnienia jakichkolwiek z wymienionych poniżej okoliczności: - gdy którakolwiek ze stron nie dotrzymała istotnego zobowiązania, które przyjęła na siebie zgodnie z warunkami niniejszej umowy, i nie ma możliwości naprawienia tej sytuacji lub, w przypadku gdy naprawienie zaistniałej sytuacji jest możliwe, nie dokonała tego w rozsądnym terminie od momentu otrzymania od drugiej strony pisemnego zażalenia, - gdy ogłoszono upadłość lub niewypłacalność którejkolwiek ze stron, lub gdy którakolwiek ze stron zgłosiła wniosek o moratorium lub została postawiona w stan likwidacji bądź zawarła ugodę z wierzycielami. W każdym z przypadków istnieje jedynie możliwość żądania zapłaty za prace przeprowadzone (lecz niekoniecznie zakończone), zgodnie ze stanem na dzień wypowiedzenia umowy. 2. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nastąpi wypowiedzenie niniejszej umowy, Wykonawca zwróci Zleceniodawcy wszelkie materiały i informacje związane z badaniem (raporty itp.). 11 Kary umowne 1. Strony stanowią kary umowne: 1) w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o których mowa w 9 pkt 1, ppkt 2) i 3), Wykonawca poniesie karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto, 2) w przypadku niedotrzymania terminów realizacji części dzieła, o których mowa w 2 pkt 1, za każdy dzień zwłoki w wykonaniu dzieła Zamawiający potrąci 0,5 % wartości należności należnej Wykonawcy, wskazanej w 7 pkt 1, 3) Wykonawca wyraża zgodę na otrącenie należnych Zamawiającemu kar umownych i należności za fakturę wystawioną przez Wykonawcę, 4
4) Wykonawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe w przypadku opóźnienia płatności ze strony Zamawiającego. 2. W sytuacji, gdy kara umowna przewidziana w ust. 1, nie pokrywa szkody, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania odszkodowania na zasadach ogólnych. 12 Cesja praw i obowiązków 1. Prawa i obowiązki wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przekazywane przez Wykonawcę na osoby trzecie. 13 Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie obowiązują przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Wszelkie spory z tytułu zapisów niniejszej umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. 3. W przypadku braku skuteczności pkt 2 spory wynikłe w toku realizacji porozumienia będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach a jej ustalenia potwierdzone zostały podpisem upoważnionych przedstawicieli stron, w miejscu i czasie wskazanym poniżej. w imieniu Zleceniodawcy w imieniu Wykonawcy 5
Załącznik nr 1 do wzoru umowy Szczegółowa specyfikacja przedmiotu umowy Badanie jest przeprowadzane w ramach projektu pn. Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych. Kontekst badania Projekt ma na celu poprawę jakości usług publicznych poprzez wzrost efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu. W ramach projektu zostanie opracowany produkt, składający się kilku elementów składowych, który będzie miał za zadanie wspieranie kadry kierowniczej jednostek sektora finansów publicznych w zarządzaniu urzędami. Realizacja projektu zakłada przeprowadzenie trzech cykli testowania wstępnej wersji produktu. W każdym cyklu planowane jest przeprowadzenie badania opinii publicznej w miastach, których urzędy są uczestnikami projektu. Cel badania Badanie ma na celu zebranie opinii / oceny klientów urzędów na temat organizacji urzędu. Wyniki badania będą stanowiły materiał dla kadry kierowniczej urzędu. Przedmiot badania Badaniu podlegać będzie poziom satysfakcji klientów urzędów miast, gmin i starostw (jednostek uczestniczących w projekcie) z usług publicznych świadczonych przez ww. jednostki. Podmiot badania Osoby indywidualne, korzystające z usług świadczonych przez urzędy miast / gmin / starostw powiatowych. Baza respondentów Zamawiający nie dysponuje bazą danych osób, których poziom satysfakcji ma zostać poddany badaniu. Badaniu poddana zostanie osoba rozumiana jako klient urzędu, który doświadczył konkretnej usługi ze strony jednostki. Badania obejmą klientów 19 urzędów: Zasięg badania Urzędy miast na prawach powiatu: Bielsko Biała, Tychy, Rybnik, Gliwice, Częstochowa, Bytom, Dąbrowa - Górnicza, Tarnów, Krosno, Kalisz, Żory, Sosnowiec, Piotrków Trybunalski, Chorzów, Lubliniec, Urzędy gmin: Radlin, Jaworze (teren woj. śląskiego) Starostwa powiatowe: Zawiercie, Piotrków Trybunalski 6
Metodologia badania Badania o charakterze jakościowo ilościowym w oparciu o przygotowany przez Zamawiającego kwestionariusz ankiety. Informacje na temat kwestionariusza ankiety Technika badawcza Kwestionariusz ankiety składać się będzie z czterech części: a/ Opinia o organizacji pracy w Urzędzie (6 pytań) b/ Rodzaj załatwianej sprawy i częstość kontaktów (7 pytań) c/ Opinia na temat wybranych aspektów funkcjonowania miasta/gminy/powiatu (13 pytań) d/ Część formalno-ewidencyjna (4 pytania) Łącznie 30 pytań o charakterze otwartym oraz zamkniętym. Wywiad osobisty przeprowadzony w urzędzie Dobór próby Próba losowa reprezentatywna Wielkość próby Min. 1068 dorosłych osób (klientów) w każdej jednostce, bezpośrednio przed wejściem do urzędu lub w środku zgodnie z bezpośrednimi ustaleniami z przedstawicielem danej jednostki (przy zachowaniu zasady, że wśród grupy respondentów 65% będą stanowiły kobiety). W sumie min. 20 292 osób. *W gminach o małej liczbie ludności, tj. poniżej 50 tys. mieszkańców, Zamawiający dopuszcza dobieranie respondentów poza urzędem (w oparciu o dodatkowe pytanie filtrujące Czy ostatnio był/była Pan/Pani w urzędzie? ) Zakres analizy danych Analiza będzie obejmowała wyniki badań cząstkowych oraz wyników zbiorczych. Analiza ma być przeprowadzona dla każdej jednostki oddzielnie (19 raportów), z rozbiciem wyników na kategorie: grupa wiekowa, płeć, wykształcenie itp. wraz z analizą wyników dla tych poszczególnych kategorii. Dodatkowo Zamawiający wymaga opracowania trzech zbiorczych raportów w kategoriach: miasta na prawach powiatu, gminy, starostwa powiatowe. Wyniki badania powinny być przedstawione w języku polskim, w formie zestawień tabelarycznych, raportu i prezentacji, także zestawienie wszystkich wyników cząstkowych w Excelu. Dokumentacja musi być dostarczona Zamawiającemu w wersji pisemnej i elektronicznej. Wyniki Zamawiający dopuszcza kodowanie odpowiedzi na pytania otwarte, ale klucz kodowania musi zostać zatwierdzony przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do wykorzystania w ww. dokumentacji logotypów Unii Europejskiej oraz informacji o współfinansowaniu badań ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 7