Jeśli rejestrujesz się jako przedsiębiorca indywidualny, pamiętaj:

PORADNIK DLA PRZYSZŁEGO PRZEDSIĘBIORCY KROK PIERWSZY: Urząd Gminy Jeżeli masz już plan na otworzenie własnej działalności gospodarczej, pierwsze kroki powinieneś skierować do urzędu gminy na terenie, której jesteś zameldowany, lub przebywasz z zamiarem stałego pobytu. W Urzędzie Miejskim w Halinowie rejestrację działalności gospodarczej prowadzi Referat Ewidencji Ludności i Stanu Cywilnego, (pok. Nr 2 na parterze). Tam możesz uzyskać informacje oraz niezbędne dokumenty do założenia działalności gospodarczej. W zgłoszeniu o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej powinieneś podać następujące dane: swoje imię i nazwisko oraz numer ewidencyjny PESEL, oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, a jeżeli zamierzasz stale wykonywać działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca prowadzenia działalności, określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD) - nie wystarczy więc tylko ogólnie podać zakres działalności (produkcja, handel, usługi), lecz trzeba typ wykonywanej działalności oznaczyć specjalnym kodem cyfrowym (zbiór PKD dostępny jest w urzędzie gminy, urzędnik też w razie wątpliwości pomoże Ci właściwie oznaczyć działalność), wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Proponowane jest wskazanie przemyślanej daty, tak aby wcześniej móc załatwić wszystkie inne formalności jak wystąpienie o nr REGON, wizyta w Urzędzie Skarbowym i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. NAZWA FIRMY Jeśli rejestrujesz się jako przedsiębiorca indywidualny, pamiętaj: w nazwie (czyli w firmie musisz wpisać własne imię i nazwisko, oczywiście możesz użyć oznaczeń fantazyjnych np. Alfatrns Jan Kowalski, użyć pseudonimu Jan Szybki Kowalski, możesz zawrzeć opis działalności np. Usługi dostawcze Jana Kowalskiego, nie możesz podać nieprawdziwego imienia i nazwiska, przedmiotu działalności lub miejsca, nazwa firmy powinna odróżniać się od nazw innych firm przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność na tym samym rynku. 1

Przy rejestracji otrzymasz deklarację podatkową, w celu określenia zajmowanej powierzchni nieruchomości pod prowadzoną działalność gospodarczą. Po wypełnieniu deklarację tą składasz razem z wpisem do ewidencji działalność gospodarczej. Bez zbędnej zwłoki zostanie Ci doręczone zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Jest to ważny dokument, który powinieneś zachować w aktach firmy. Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna - każdy może do niej zajrzeć bez żadnych opłat. Jednak w przypadku, gdy kontrahenci pochodzą z różnych stron Polski, może być z tym duży problem. Dlatego w takich przypadkach zwyczajowo przyjęło się, że przy zawieraniu umowy dołącza się do niej wyciąg z ewidencji potwierdzający, że dana firma w rzeczywistości istnieje oraz informujący, czym się ona zajmuje. Pamiętaj też, że takiego zaświadczenia będzie od Ciebie wymagał praktycznie każdy bank czy urząd. Dane zgłoszone do ewidencji trzeba aktualizować - w terminie 14 dni od dnia ich zmiany. Jeśli zlikwidujesz firmę musisz o tym poinformować gminę. Wówczas Twój wpis do ewidencji działalności gospodarczej zostanie wykreślony. Podobnie, jeśli zmienisz stałe miejsce zamieszkania, przenosząc się na teren innej gminy. Wówczas Twoje dane (zaświadczenie o wpisie do ewidencji) zostaną tam przesłane. Wójt gminy, na terenie której będziesz miał nowe miejsce zamieszkania (burmistrz, prezydent) wpisze Cię z urzędu (bez konieczności składania przez Ciebie ponownego wniosku) do prowadzonej w tej gminie ewidencji działalności gospodarczej. Jeśli działalność ma być prowadzona w spółce cywilnej, każdy ze wspólników musi sam złożyć wizytę w gminie i uzyskać wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Spółka cywilna nie jest bowiem podmiotem gospodarczym - to tylko umowa między przedsiębiorcami, którymi są poszczególni jej wspólnicy. Każdy z nich powinien zarejestrować się jako odrębny przedsiębiorca. Procedury rejestracji nie muszą przechodzić osoby zajmujące się działalnością wytwórczą w rolnictwie, w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowaniem przez rolników pokoi i miejsc na ustawienie namiotów, sprzedażą posiłków domowych i świadczeniem w gospodarstwach rolnych innych usług 2

UWAGA!!! ABY UZYSKAĆ REGON I NIP NIE MUSISZ JECHAĆ DO URZĘDU STATYSTYCZNEGO I SKARBOWEGO. POTRZEBNE DRUKI UZYSKASZ NA MIEJSCU W URZĘDZIE MIEJSKIM. ORGAN GMINY MA OBOWIĄZEK W CIĄGU 3 DNI OD WPISANIA CIEBIE DO EWIDENCJI DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ PRZESŁAĆ TE WNIOSKI DO WŁAŚCIWYCH URZĘDÓW (URZĘDU STATYSTYCZNEGO WOJEWÓDZTWA, NA TERENIE, KTÓREGO MASZ MIEJSCE ZAMIESZKANIA ORAZ WSKAZANEGO PRZEZ CIEBIE URZĘDU SKARBOWEGO) WRAZ Z ZAŚWIADCZENIEM O WPISIE DO EWIDENCJI DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ. KROK DRUGI: Urząd Skarbowy Rejestracja i aktualizacja NIP Każdy podatnik - a więc i przedsiębiorca - powinien posiadać swój Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Numer ten otrzymujesz tylko raz, bez względu na to, jakie podatki płacisz, jaką wybierzesz formę opodatkowania, czy prowadzisz czy nie działalność gospodarczą. Jeśli już posiadasz swój NIP, to rozpoczynając indywidualną działalność gospodarczą nie musisz (a wręcz nie możesz) występować o jego nadanie odrębnie dla swojej firmy. Jako przedsiębiorca masz obowiązek używać dotychczasowego numeru. Musisz jednak zaktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym - zgłaszając fakt rozpoczęcia działalności w ciągu 14 dni. Służy do tego specjalny druk NIP-1 wraz załącznikami (NIP-1A, NIP-B, NIP-C). Jeśli będziesz prowadzić działalność gospodarczą wyłącznie w spółce (np. cywilnej) to nie składasz NIP-1. Właściwym drukiem zgłoszenia identyfikacyjnego i aktualizacyjnego jest w tym wypadku NIP-3. Odrębny od wspólników NIP musi być nadany każdej spółce (cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej, z o.o. i akcyjnej). Dlatego wspólnicy powinni złożyć zgłoszenie identyfikacyjne (druk NIP-2 z załącznikami NIP-2/A, NIP-B, NIP-C, NIP-D) i uzyskać NIP dla spółki, mimo że posiadają własne NIP-y. Urząd skarbowy nadaje NIP wydając decyzję w tej sprawie. Za nadanie tego numeru nie trzeba nic płacić. Jeśli nie masz numeru NIP, to jako przedsiębiorca powinieneś go uzyskać zanim rozpoczniesz sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Urząd Miejski w Halinowie pośredniczy w wyrobieniu numeru indentyfikacji podatkowej. 3

Zgłoszenie NIP W zgłoszeniu NIP osoby fizyczne podają: nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL. W przypadku spółek trzeba podać: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto w przypadku spółek osobowych (cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom). Zgłoszenie identyfikacyjne podatników prowadzących działalność gospodarczą powinno ponadto zawierać informacje dotyczące prowadzonych przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy mają obowiązek dołączyć do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, m.in.: wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, umowę spółki, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba (np. umowa najmu, akt własności), zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON (chyba, że zgłoszenie jest składane za pośrednictwem gminy - wówczas można podać REGON dopiero w zgłoszeniu aktualizacyjnym), prokurę. Urzędowego poświadczenia kopii jako zgodnej z oryginałem, dokonuje urząd skarbowy, w którym składane jest zgłoszenie (nie trzeba w związku z tym wnosić żadnych dodatkowych opłat). Wystarczy więc wraz ze zgłoszeniem przynieść kopie wymaganych dokumentów oraz ich oryginały i wszystko zostanie załatwione na miejscu w urzędzie miejskim. Jeśli dane te ulegną zmianie - powinieneś zaktualizować zgłoszenie - nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Jeśli tego nie zrobisz grożą Ci poważne sankcje. Możesz być bowiem ukarany grzywną. Przedsiębiorca rozliczający VAT ma obowiązek podawać NIP na fakturach oraz w ofertach. Wszyscy podatnicy muszą podawać NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (np. deklaracjach podatkowych) i niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez organy podatkowe lub celne. NIP trzeba także podawać na żądanie: organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli, banków, stron czynności cywilnoprawnych, płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych. Po uzyskaniu numeru NIP powinieneś pomyśleć też o firmowej pieczątce. Podaje się na niej pełną nazwę firmy, jej adres, numery NIP i REGON. Pieczątki będziesz używał do potwierdzania każdego rachunku, przelewów bankowych i zawartych umów. 4

WIZYTA W URZĘDZIE SKARBOWYM NAWET JEŚLI OMINIESZ URZĄD SKARBOWY SKŁADAJĄC ZGŁOSZENIE IDENTYFIKACYJNE LUB AKTUALIZACYJNE NIP ZA POŚREDNICTWEM GMINY, TO I TAK W NIEDŁUGIM CZASIE TU ZAWITASZ, PO PIERWSZE, ABY UZUPEŁNIĆ FORMULARZ NIP O NADANY CI REGON I NUMER KONTA BANKOWEGO I PO DRUGIE, ABY ZŁOŻYĆ ZAWIADOMIENIE O WYBORZE FORMY OPODATKOWANIA PODATKIEM DOCHODOWYM I POINFORMOWAĆ URZĄD O ZAPROWADZENIU STOSOWNYCH EWIDENCJI PODATKOWYCH. POZA TYM, JEŚLI MASZ BYĆ PODATNIKIEM VAT MUSISZ TEŻ ZAREJESTROWAĆ SIĘ DLA CELÓW TEGO PODATKU. Rejestracja dla celów VAT jest obowiązkowa dla tych, którzy nie mogą lub nie chcą skorzystać ze zwolnienia z VAT. Nie mogą ci, którzy wykonują czynności wymienione w art. 113 ust 13 ustawy o VAT. Musisz wiedzieć, że rozpoczynając działalność w trakcie roku podatkowego, masz prawo do zwolnienia z VAT, gdy przewidujesz, że w tym roku wartość twojej sprzedaży nie przekroczy równowartości 10 tys. euro. Ale uwaga limit ten liczy się w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, czyli czasu, jaki pozostał do końca roku. Zwolnienie z VAT nie zwalnia cię jednak z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży (musisz wiedzieć, kiedy przekroczysz dozwolony limit obrotu i wpadniesz do VAT. Zanim zrezygnujesz ze zwolnienia, dobrze to przemyśl, bo ponownie będziesz mógł z niego skorzystać za 3 lata. Podatnikami VAT są osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (spółki: cywilna, jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna) oraz osoby prawne (spółka z o.o. i akcyjna). Zgłoszenie rejestracyjne VAT składa się najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług, w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach VAT. Służy do tego specjalny druk VAT-R. By móc się zarejestrować, prócz złożenia prawidłowo wypełnionego druku trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 152 zł. Urząd potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem się zmienią - trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni. Przedsiębiorca przed rozpoczęciem swej działalności musi też wybrać formę opodatkowania podatkiem dochodowym i odpowiednią ewidencję księgową. Najkrócej mówiąc masz do wyboru podatek płacony od: dochodu według skali progresywnej (19,30,40 proc.), dochodu według stawki liniowej 19 %, przychodu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, przychodu w formie karty podatkowej. Rejestrując się, pamiętaj tylko, że jeśli wybrałeś ryczałt, musisz złożyć oświadczenie a jeśli kartę podatkową druk PIT 16. Jeśli przed rozpoczęciem działalności gospodarczej nie złożysz ani jednego ani drugiego, będzie to oznaczać, że zdecydowałeś się na płacenie podatku dochodowego. Gdybyś jednak chciał płacić go według liniowej stawki 19 %, to też należy złożyć oświadczenie. 5

Rejestracja dla celów akcyzy. Jeśli masz zamiar rozpocząć działalność opodatkowaną akcyzą (jako producent, importer lub sprzedawca wyrobów akcyzowych np. napojów alkoholowych, paliw, samochodów osobowych) musisz też udać się do urzędu celnego, aby zarejestrować się dla potrzeb tego podatku. Organem podatkowym właściwym w sprawie rozliczenia akcyzy jest naczelnik urzędu celnego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Zgłoszenie to składa się na specjalnym druku AKC-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą. Naczelnik urzędu celnego potwierdza je wydając decyzję AKC-5. KROK TRZECI: Zakład Ubezpieczeń Społecznych JAKO PRZEDSIĘBIORCA CO DO ZASADY MASZ OBOWIĄZEK OPŁACANIA SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE, ZARÓWNO ZA SIEBIE, JAK I ZA PRACOWNIKÓW, JEŚLI TAKICH ZATRUDNISZ. CHOCIAŻ W NIEKTÓRYCH SYTUACJACH MOŻESZ BYĆ Z TEGO OBOWIĄZKU ZWOLNIONY (W JAKICH, O TYM PISZEMY SZERZEJ W CZĘŚCI POŚWIĘCONEJ SKŁADKOM ZUS). NIEMNIEJ JEDNAK Z REGUŁY I TAK POWINIENEŚ POWIADOMIĆ ZUS O ROZPOCZĘCIU DZIAŁALNOŚCI (W CIĄGU 7 DNI) SKŁADAJĄC ODPOWIEDNI FORMULARZ (ZUS ZFA LUB ZUS ZPA - ZGŁOSZENIE PŁATNIKA SKŁADEK, ZUS ZUA I ZUS ZZA - ZGŁOSZENIE UBEZPIECZONEGO DO UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH I UBEZPIECZENIA ZDROWOTNEGO). Ulgi na ZUS dla rozpoczynających działalność gospodarczą. Rozpoczynającym działalność gospodarczą przez 24 miesiące od rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej składkę emerytalną i rentową obliczana będzie od podstawy stanowiącej 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia (254,70 zł), a nie jak obecnie - 60 % przeciętnego wynagrodzenia (1449,27 zł). Kwota wszystkich odprowadzanych składek co miesiąc do ZUS spadnie z 724,91 zł do 336,43 zł. Ze zniżki na ZUS będą mogły skorzystać osoby, które w momencie uruchomienia nowej firmy oraz w okresie 5-ciu lat wstecz nie prowadziły innej działalności gospodarczej. Nowych przepisów nie zastosują przedsiębiorcy, którzy wykonywać będą działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, dla którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym roku lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej. 6

KROK CZWARTY: BANK Po uzyskaniu numeru REGON możesz udać się do banku, aby założyć firmowe konto. Numer tego konta będziesz musiał potem podać wypełniając zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP. Co prawda nie wszyscy przedsiębiorcy muszą posiadać rachunek bankowy, zwłaszcza jeśli prowadzą działalność na niewielką skalę i rozliczają się z fiskusem w sposób uproszczony (ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową), ale z reguły lepiej takie konto posiadać - choćby ze względu na obowiązek bezgotówkowego rozliczania się z ZUS. Za pośrednictwem konta bankowego będziesz też mógł płacić swoje podatki. OSTATNIE KROKI Krajowy Rejestr Sądowy Jeżeli zamierzasz prowadzić działalność w spółce handlowej (czyli każdej innej niż cywilna), to musisz zarejestrować ją w Krajowym Rejestrze Sądowym - rejestrze przedsiębiorców. Rejestr ten prowadzi sąd gospodarczy właściwy dla siedziby przedsiębiorcy. Wniosek o wpis do rejestru składa się na urzędowym formularzu, o który należy poprosić w siedzibie sądu rejestrowego lub w urzędzie gminy. Można też wydrukować go ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl ). Od wpisu do rejestru należy uiścić opłatę sądową wynoszącą 1000 zł (kolejne wpisy - np. w razie zmiany danych kosztują 400 zł każdy). Większość wpisów w rejestrze przedsiębiorców trzeba publikować w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (opłata za pierwsze ogłoszenie wynosi 500 zł, za każde następne 250 zł). Do wniosku o wpis trzeba dołączyć: uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentacji spółki, odpowiednie dokumenty (umowę spółki, statut spółki) w oryginale, bądź uwierzytelnione urzędowo ich odpisy lub wyciągi. Tekst opracowany przez Gminne Centrum Informacji w Halinowie na podstawie artykułu Rejestracja firmy pochodzącego z poradnika Wyprawka maturzysty zamieszczonego na stronie www.1praca.gov.pl Halinów, 2009 rok 7