Nasz znak DAI.../16 Kostrzyn nad Odrą, 08.06.2016 r. Dotyczy: Z A P Y T A N I E O F E R T O W E Miejskie Zakłady Komunalne Sp. z o.o. w Kostrzynie nad Odrą proszą o złożenie oferty w postępowaniu sektorowym o wartości poniżej kwoty 418.000 euro, prowadzonym bez stosowania ustawy Pzp. I. Przedmiot zamówienia: DOSTAWA FABRYCZNIE NOWEGO SAMOCHODU SPECJALISTYCZNEGO DO CZYSZCZENIA KANALIZACJI, spełniającego wymagania określone w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. II. Warunki zamówienia: 1. Zamawiający otrzyma wraz z kompletnym pojazdem następujące dokumenty: - dokument homologacji na podwozie i odpowiedni dokument wymagany przepisami prawa na kompletny pojazd uprawniający do zarejestrowania samochodu, - kartę pojazdu, - książkę gwarancyjną samochodu oraz wyposażenia, - instrukcję obsługi i konserwacji kompletnego pojazdu w języku polskim, - katalog części zamiennych w formie papierowej, - deklaracja zgodności. 2. Wykonawca przeprowadzi bezpłatne szkolenie 2 osób wyznaczonych przez Zamawiającego w zakresie podstawowej obsługi i eksploatacji samochodu, 3. Warunki gwarancji i serwisu: 3.1. Zamawiający wymaga udzielenia przez Wykonawcę gwarancji przez okres min. 36 m-cy na kompletny pojazd. W tym czasie Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia na rzecz Zamawiającego również serwisu. Zamawiający zakłada 3-krotny serwis w okresie 36 m-cy. Okres gwarancji zaczyna się w następnym dniu po odbiorze przedmiotu umowy. 3.2. W czasie trwania gwarancji Wykonawca ma obowiązek: 3.2.1. bezpłatnie usuwać wszelkie zgłoszone przez Zamawiającego telefonicznie i potwierdzone pisemnie lub faxem wady w ramach gwarancji, 3.2.2. usunąć awarię samochodu lub jego wyposażenia w czasie 14 dni kalendarzowych od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego potwierdzonego pisemnie pocztą elektroniczną. Wykonawca po wstępnych oględzinach pojazdu, każdorazowo będzie informował Zamawiającego o przewidywanym terminie jego naprawy, 3.2.3. świadczyć serwis gwarancyjny i pogwarancyjny podwozia w stacji serwisowej mającej autoryzację producenta, zlokalizowanej nie dalej niż 130 km. Za stację serwisową w odległości do 50 km oferta otrzyma 1 pkt. Zmiana serwisu gwarancyjnego, o którym mowa powyżej wymaga pisemnego powiadomienia Zamawiającego przy zachowaniu warunków odległości stacji od siedziby Zamawiającego bez konieczności sporządzenia aneksu do zawartej umowy, 3.2.4. świadczyć serwis gwarancyjny i pogwarancyjny zabudowy w stacji serwisowej mającej autoryzację producenta, w odległości zapewniającej przyjazd serwisu w ciągu max. 72 godzin od zgłoszenia drogą elektroniczną. Jeżeli wystąpi konieczność dostawy samochodu do producenta w celu jego naprawy w okresie gwarancyjnym, koszty dostawy ponosi Wykonawca. 1
3.2.5. bezpłatnie naprawić lub wymienić wadliwy przedmiot umowy przy użyciu części zamiennych fabrycznie nowych, 3.2.6. prowadzić serwis pogwarancyjny na podstawie indywidualnych zleceń użytkownika samochodu. 3.2.7. Opcja dodatkowo punktowana - zapewnić samochód zastępczy w przypadku przewidywania, że usuwanie awarii przekroczy 5 dni roboczych. Dostarczenie samochodu zastępczego musi nastąpić nie później niż w 5 dniu roboczym od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego awarii. Samochód zastępczy musi być funkcjonalnie tożsamy z samochodem wziętym do naprawy. Koszty dostarczenia i odebrania samochodu zastępczego ponosi Wykonawca. 4. Dostawa przedmiotu zamówienia - do siedziby Zamawiającego w Kostrzynie nad Odrą, ul. Kopernika 4a. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania wizyty u Wykonawcy po wstępnym skompletowaniu pojazdu (przed malowaniem), celem potwierdzenia prawidłowości realizacji zamówienia. Termin wizyty zostanie uzgodniony telefonicznie z Wykonawcą. III. Termin wykonania zamówienia do 30.12.2016 r. IV. Warunki przeprowadzenia postępowania: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przesyłania dodatkowych pytań do ofert, a w przypadku wątpliwości co do wyjaśnień - zbierania ofert uzupełniających. 2. Kryteria oceny ofert: cena łącznie z 3 letnim serwisem (3-krotny w okresie 3 lat) - 84,6 pkt. parametry techniczne samochodu 13,9 pkt. zapewnienie auta zastępczego na czas przedłużonej naprawy 0,5 pkt autoryzowana stacja serwisowa w odległości do 50km od siedziby Zamawiającego 1 pkt. Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę z najwyższą sumą punktów uzyskanych według kryterium ceny i oferowanych warunków związanych z przedmiotem zamówienia (parametry techniczne, auto zastępcze). 3. Wykonawca składa ofertę na formularzu OFERTA załączając do niej wypełniony szczegółowy opis pojazdu załącznik nr 1a, poprzez wpisanie w kolumnie Oferta danych dotyczących oferowanego pojazdu w pozycjach z opcją oraz zaznaczając krzyżykiem liczbę uzyskanych w ten sposób punktów. W pozycjach niepunktowanych, zatem wymaganych - należy wpisać słowo TAK. 4. Ceny należy podać w PLN. 5. Jeżeli w postępowaniu wpłyną dwie lub więcej ofert z jednakową ceną, zamawiający może poprosić o złożenie ofert dodatkowych, przy czym nie mogą one być wyższe od ofert pierwotnych. 6. Zamawiający udzieli pisemnej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, a z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa na warunkach określonych w ofercie i niniejszej specyfikacji. 7. Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 30 dni od dnia złożenia. 8. Zamawiający może zamknąć przetarg bez dokonania wyboru żadnej ze złożonych ofert, jeśli żadna z nich nie będzie spełniała jego oczekiwań lub ceny ofert będą przekraczały środki, jakie zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia. 2
9. Wszelkie dodatkowe dokumenty występujące w toku postępowania zarówno ze strony zamawiającego jak i wykonawcy, czyli: wyjaśnienia ofert, uzupełnienia dokumentów i oferty dodatkowe, mogą być przesyłane faksem, drogą elektroniczną a następnie pocztą. 10. Formą porozumiewania się pomiędzy Stronami jest forma pisemna: pocztą, faksem (95 727 96 01), e-mailem na adres: mzk@kostrzyn.pl V. Warunki udziału w postępowaniu Zamawiający dopuszcza do udziału w postępowaniu wykonawców, którzy wykażą realizację dostawy co najmniej 5 samochodów specjalistycznych o funkcji jak w niniejszym zamówieniu w okresie ostatnich dziesięciu lat, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, z podaniem nazwy zamawiającego, terminu dostawy i wartości netto samochodu. Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie dostawy (np. listy referencyjne). VI. Miejsce i termin składania ofert Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu OFERTA i przesłać pocztą lub złożyć osobiście w sekretariacie Spółki w terminie do dnia 20.06.2016 r. do godz. 12:00. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty faksem na nr 95 727 96 01 lub elektronicznie na adres mzk@kostrzyn.pl. Warunkiem podpisania umowy jest otrzymanie oryginału oferty wybranego Wykonawcy. Otwarcie ofert odbędzie się bez udziału Wykonawców. VII. Informacje na temat wadium: 1. Wykonawca obowiązany jest wnieść wadium w wysokości 8.000,00 zł (słownie: osiem tysięcy złotych). 2. Wadium obejmuje okres związania z ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. 3. Termin wniesienia wadium upływa w dniu składania ofert. 4. Wadium można wnieść w następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art.6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, dalej PARP (Dz. U. Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.). 5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy. Zamawiający wskazuje do wpłaty wadium rachunek bankowy w GBS w Barlinku O/Kostrzyn nad Odrą, nr 11 8355 0009 0104 0661 2000 0002. 6. Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana. 7. Zamawiający wymaga dołączenia dowodu wniesienia wadium w postaci załącznika do oferty. VIII. Wraz z ofertą należy złożyć: wypełniony i podpisany formularz ofertowy wg załącznika nr 2, 3
zaakceptowany przez wykonawcę wzór umowy wg załącznika nr 3. kopię odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wykaz autoryzowanych stacji serwisowych na podwozie oraz na zabudowę z podaniem liczby kilometrów od Kostrzyna nad Odrą. wykaz czynności obsługowych i drobnych napraw, które mogą wykonywać operatorzy bez utraty gwarancji, wykaz wykonanych dostaw w okresie ostatnich dziesięciu lat, wykaz czynności serwisowych w zakresie kompletnego pojazdu, Zamawiający wymaga złożenia dokumentów w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność przez wykonawcę. 4
O F E R T A ZAŁĄCZNIK NR 2 Zamawiający: Miejskie Zakłady Komunalne Spółka z o.o. ul. Kopernika 4a, 66-470 Kostrzyn nad Odrą Nazwa Wykonawcy:... Adres:...... adres poczty elektronicznej:... nr telefonu:..., nr faksu:... 1. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe składamy ofertę na: Dostawę samochodu specjalistycznego do czyszczenia kanalizacji, fabrycznie nowego, rok produkcji -. podwozie - marka (model, typ, producent): zabudowa - marka (model, typ, producent):.. spełniającej wymagania załącznika nr 1, za wartość netto:.. zł. (słownie:.. ), podatek VAT 23% w kwocie..zł, cena brutto.... zł. dodatkowo: serwis podwozia 1x: wartość netto zł, cena: zł. serwis zabudowy 1x: wartość netto..... zł, cena:. zł. Opis oferowanego pojazdu zawiera załącznik nr 1a. 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego zastrzeżeń. 3. Oświadczamy, że zrealizujemy przedmiot zamówienia w terminie do 30.12.2016 r. 4. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni. 5. Zobowiązujemy się, w przypadku przyznania nam zamówienia do zawarcia umowy. 6. Oświadczamy, że zobowiązujemy się udzielić gwarancji i świadczenia serwisu gwarancyjnego na kompletny pojazd przez okres.../słownie.../ miesięcy, od daty wystawienia faktury (minimum 36 m-cy)....... miejscowość, data (podpis osoby uprawnionej ) 5
ZAŁĄCZNIK NR 3 UMOWA NR.../WZÓR/ zawarta w dniu... 2016 r. z Oferentem wybranym w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego dla zamówień sektorowych o wartości nieprzekraczającej kwoty 418.000 euro pomiędzy: Miejskimi Zakładami Komunalnymi Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kopernika 4a w Kostrzynie nad Odrą, wpisanymi do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000158228, NIP: 598-000-42-38, REGON: 210022921 reprezentowanymi przez: mgr inż. Olgierda Kłaptocza Prezesa Zarządu zwanymi dalej Zamawiającym a.. z siedzibą w.. wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS... NIP:..., REGON:... reprezentowana przez:... zwanej dalej Wykonawcą o następującej treści: 1 Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia: Dostawę samochodu specjalistycznego do czyszczenia kanalizacji, fabrycznie nowego, rok produkcji -.. podwozie - marka (model, typ, producent):. zabudowa - marka (model, typ, producent):. 2 Termin dostawy do siedziby Zamawiającego - do... 3 Integralną częścią umowy jest zapytanie ofertowe z dnia... wraz z załącznikami oraz oferta Wykonawcy z dnia... wraz z załącznikiem nr 1a. 4 Wynagrodzenie Wykonawcy ustalone zostało na podstawie złożonej oferty i wynosi za: 1. samochód wartość netto zł, Słownie :. złotych. podatek VAT 23% w kwocie zł, cena zł, 2. serwis podwozia 1x: wartość netto zł, cena: zł. serwis zabudowy 1x: wartość netto..... zł, cena:. zł. 6
5 1. Zapłata należności zostanie dokonana przelewem w terminie 30 dni licząc od daty otrzymania faktury. Fakturę Wykonawca wystawi po odebraniu przez Zamawiającego przedmiotu umowy, co zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym podpisanym przez obie Strony. 2. Zamawiający dokona odbioru przedmiotu umowy w terminie nie dłuższym niż dwa dni robocze od daty dostarczenia. 3. Fakturę należy wystawić na Miejskie Zakłady Komunalne Spółka z o.o., ul. Kopernika 4a, 66-470 Kostrzyn nad Odrą NIP 598-000-42-38. 6 1. Wykonawca udziela gwarancji i świadczy serwis gwarancyjny na kompletny pojazd przez okres... /słownie:....../ miesięcy, od daty wystawienia faktury. 2. Autoryzowana stacja serwisowa zabudowa/podwozie: miejscowość odległość od siedziby Zamawiającego km 7 1. W przypadku nie dotrzymania przez Wykonawcę terminu realizacji zamówienia, określonego niniejszą umową, Zamawiający może odstąpić od umowy lub naliczyć karę umowną w wysokości 0,3% wartości netto określonej w 4 ust.1 umowy za każdy dzień zwłoki. 2. W przypadku odstąpienia przez jedną ze Stron od umowy z przyczyn dotyczących tej Strony, zapłaci ona drugiej Stronie karę w wysokości 10% wartości netto określonej w 4 ust.1 umowy. 3. W przypadku nie spełnienia przez dostarczony przedmiot umowy wymagań określonych w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego, Zamawiający ma prawo odstąpić od odbioru i realizacji zapisów niniejszej umowy. 4. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wartości netto określonej w 4 ust. 1 umowy. 5. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego zastrzeżone kary umowne. 8 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 9 Spory wynikające z niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 10 Wszelkie zmiany oraz uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11 Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 7