WYJŚCIOWE WYMAGANIA Będące podstawą do przygotowania oferty Zamawiający: Powiat Radziejowski ul. Kościuszki 17 88-200 Radziejów tel. 0 54 285 35 53, faks 0 54 285 30 18 Przedmiot zamówienia: Usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Powiecie Radziejowskim Zamówienie poniżej kwoty 14 000 euro Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie 3. Wzór umowy Marzec 2014 roku
WYMAGANIA WYJŚCIOWE STANOWIĄCE PODSTAWĘ DO PRZYGOTOWANIA OFERTY Zamawiający: Powiat Radziejowski ul. Kościuszki 17 88-200 Radziejów NIP:889-14-91-327 tel. 0 54 285 35 53, faks 0 54 285 30 18 1. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Powiecie Radziejowskim zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013, 885 ze zmianami), w szczególności: 1) przygotowanie planu audytu wewnętrznego na 2014 rok, 2) przeprowadzenie 3 zadań audytowych, zgodnie z planem audytu wewnętrznego na 2014 rok, w sposób obiektywny, w oparciu o standardy audytu wewnętrznego, 3) przeprowadzenie czynności doradczych i konsultacyjnych w ważnych sprawach, 4) przygotowanie planu audytu wewnętrznego na rok 2015, w porozumieniu z kierownikiem jednostki na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka, 5) sporządzenie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok 2014 w terminie do dnia 31 stycznia 2015 roku. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013, 885 ze zmianami) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. 2010. 21.108). Zamówienia nie można realizować w częściach. Zamawiający nie przewiduje usług uzupełniających. 2. Wymagany termin wykonania zamówienia: 01.04.2014 r. 31.03.2015 r. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia powinien spełniać warunki określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych oraz wykazać się zrealizowaniem min. 2 zadań audytowych dla jednostek samorządu terytorialnego oraz udowodnić, że wykonał je należycie. Nie spełnienie któregokolwiek ze wskazanych wyżej warunków i wymogów skutkować będzie odrzuceniem oferty. 4. Wyjaśnienia dotyczące wyjściowych wymagań - wyjaśnienia udzielane będą min. 3 dni przed terminem składania ofert. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Oferenci przekazują pisemnie, faksem. W przypadku
oświadczeń, wniosków, zawiadomień lub informacji przekazywanych faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 5. Osoby uprawnione do kontaktu z Wykonawcami: Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: Pani - Katarzyna Tomczak w sprawie przedmiotu zamówienia Pani Ewa Brzezińska w sprawie postępowania 6.Termin związania ofertą. Oferenci składający oferty będą związani złożonymi przez siebie ofertami przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Opis sposobu przygotowywania oferty. 7.1.Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 7.2.Oferenci mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 7.3. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami musi być sporządzona przez Oferenta ściśle według postanowień niniejszych wymagań. 7.4. Oferta musi być sporządzona według wzoru formularza oferty stanowiącego załącznik do niniejszych wymagań. 7.5. Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. 7.6. Proponuje się, aby wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami były kolejno ponumerowane i złączone w sposób trwały oraz na każdej stronie podpisane przez osobę ( osoby ) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, przy czym co najmniej na pierwszej i ostatniej stronie oferty podpis ( podpisy ) był opatrzony pieczęcią imienną Oferenta. Pozostałe strony mogą być parafowane. 7.7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę( osoby ) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania. 7.8. Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty i oświadczenia: a/ aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej b/ wykaz minimum 2 zrealizowanych audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego (zał. Nr 2) wraz z poświadczeniami (dowodami), że zostały wykonane należycie (np. opinia od jednostki, w której przeprowadzono audyt) c/ kopie potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Oferenta dokumentów potwierdzających posiadanie wyższego wykształcenia (art. 286, ust. 1, pkt 4 ustawy) oraz posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego (art. 286, ust. 1, pkt 5 ustawy). d/ oświadczenie (zał. Nr 4) 7.9. Oferent umieszcza ofertę w dwóch kopertach oznaczonych nazwą i adresem Starostwa Powiatowego w Radziejowie oraz opisanych w następujący sposób: Oferta na usługowe prowadzenie audytu wewnętrznego w Powiecie Radziejowskim Na wewnętrznej kopercie należy podać nazwę i adres Oferenta, by umożliwić zwrot nie otwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie.
7.10. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. 7.11. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: - jej treść nie odpowiada treści wymagań - zawiera błędy, których nie można poprawić lub Oferent nie zgodzi się na ich poprawienie. 8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert. 8.1. Oferty należy składać w siedzibie Starostwa Powiatowego w Radziejowie przy ul. Kościuszki 17 88-200 Radziejów w sekretariacie - w nieprzekraczalnym terminie do dnia 19 marca 2014 r. do godz. 11 00. 8.2. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone Oferentom bez otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 8.3. Oferty przesłane pocztą zostaną zakwalifikowane do postępowania pod warunkiem dostarczenia ich przez pocztę do siedziby Zamawiającego (za potwierdzeniem) do dnia 19 marca 2014 r. do godz. 11 00. 8.4. Możliwość przedłużenia terminu składania ofert dopuszcza się jedynie w sytuacjach, gdy w wyniku wprowadzonych przez Zamawiającego modyfikacji potrzebny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach. 8.5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 19 marca 2014 r. o godz. 12 00 w siedzibie Starostwa Powiatowego w Radziejowie w sali konferencyjnej na pierwszym piętrze ( nr 16 ). Otwarcie ofert jest jawne. 9. Opis sposobu obliczenia ceny. 9.1. Cena ofertowa obejmuje wynagrodzenie za wszystkie obowiązki przyszłego Wykonawcy dla zrealizowania usługi zgodnie z określonymi warunkami. Wszystkie ceny określone przez Oferenta zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom. 9.3. Rozliczenia z Oferentem prowadzone będą w PLN. 10. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. 10.1. Jedynym kryterium jest cena. Oferta najkorzystniejsza rozumiana jest jako oferta kompletna pod względem formalnym z najkorzystniejszą ( najniższą ) ceną dla danej części. Liczba punktów dla każdej z ofert dopuszczonej do oceny obliczana będzie na podstawie wzoru: C = C min C bad x 100 pkt. gdzie C min najniższa cena spośród ofert nie podlegających odrzuceniu, C bad cena oferty badanej, W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielania przez Oferenta wyjaśnień treści złożonych przez niego ofert. 11. Udzielenie zamówienia:
11.1. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszych wymaganiach i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. 11.2. Zamawiający unieważni postępowanie w sytuacji, gdy wystąpią przesłanki - nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką można przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia - wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 11.3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferentów, którzy złożyli oferty, o: a/ wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę ( firmę) i adres Oferenta, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru. b/ Oferentach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne. 11.4. Ogłoszenie zawierające informacje wskazane w pkt. 11.3 Zamawiający umieści na stronie internetowej www.bip.radziejow.pl. 11.5. Umowę z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana, Zamawiający podpisze po upływie 3 dni od dnia ogłoszenia wyników postępowania, jednak nie później niż przed upływem terminu związania ofertą. 11.6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. 12. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 12.1. Zamawiający nie żąda wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 13. Istotne dla stron postanowienia zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, 13.1. Istotne postanowienia umowy określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do niniejszych wymagań. 14. Postanowienia końcowe. Do spraw nieuregulowanych w niniejszych wymaganiach mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. 2014.121.j.t.) Radziejów, dnia 11 marzec 2014 r. Zatwierdził: STAROSTA Henryk Gapiński
Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego... ( pieczęć Oferenta ) O Ś W I A D C Z E N I E Składając ofertę na :......, oświadczam, że: Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; Posiadam wiedzę i doświadczenie; Dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;... dnia...... ( podpis)
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego (pieczęć Oferenta) OFERTA CENOWA DLA POWIATU RADZIEJOWSKIEGO Nawiązując do postępowania poniżej 14 000 euro na Usługowe przeprowadzenie audytu wewnętrznego w Powiecie Radziejowskim oferujemy realizację przedmiotu zamówienia za cenę: netto zł + podatek VAT.% tj. = cena brutto.. (słownie:.) 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy zastrzeżeń oraz że zdobyliśmy konieczne informacje, potrzebne do właściwego przygotowania oferty. 2. Oświadczamy, że spełniamy warunki udziału w postępowaniu. 3. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 30 dni od daty upływu terminu składania ofert. 4. Oświadczamy, że załączony do zaproszenia do składania ofert projekt umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się do zawarcia umowy na zawartych w nim warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. miejscowość i data podpis
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego (pieczęć Oferenta) WYKAZ AUDYTÓW WEWNĘTRZNYCH PRZEPROWADZONYCH DLA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO L.P. 1. JEDNOSTKA, W KTÓREJ PRZEPROWADZONO AUDYT ORAZ TEMATYKA AUDYTÓW TERMIN REALIZACJI USŁUGI 2. Do wykazu załączam poświadczenia, dowody, że w/w usługi zostały wykonane należycie. miejscowość i data podpis
UMOWA-PROJEKT Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Zawarta w dnia.. pomiędzy: Powiatem Radziejowskim, ul. Kościuszki 17, 88-200 Radziejów, reprezentowanym przez: 1. Henryka Gapińskiego Starostę 2. Jarosława Kołtuniaka Wicestarostę przy kontrasygnacie Urszuli Kwaśnej Skarbnika Powiatu zwanym dalej Zamawiającym a... z siedzibą w NIP.. REGON.. zwanym dalej Wykonawcą została zawarta umowa o następującej treści: 1 1. Wykonawca zobowiązuje się do usługowego prowadzenia audytu wewnętrznego w Powiecie Radziejowskim w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy, a w szczególności: 1) przygotowanie planu audytu wewnętrznego na rok 2014, 2) przeprowadzenie 3 zadań audytowych, zgodnie z planem audytu wewnętrznego na 2014 rok, w sposób obiektywny, w oparciu o standardy audytu wewnętrznego, 3) przeprowadzenie czynności doradczych i konsultacyjnych w ważnych sprawach, 4) przygotowanie planu audytu wewnętrznego na rok 2015, w porozumieniu z kierownikiem jednostki na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka, 5) sporządzenie sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok 2014 w terminie do 31 stycznia 2015 r. 2. Przy wykonywaniu audytu wewnętrznego Wykonawca zobowiązany jest do dołożenia szczególnej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków oraz przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawa, zwłaszcza ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013. 885 ze zmianami) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzenia i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. 2010. 21. 108).
2 1. Prawa i obowiązki Wykonawcy określają obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym zarządzenia, instrukcje, a także zawarte w innych przepisach prawa i obowiązki audytora i obejmują w szczególności następujące kwestie: a) Wykonawca ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. W tym celu ma prawo żądać od pracowników jednostki informacji i wyjaśnień, a także sporządzenia i potwierdzenia kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, b) Starosta Powiatu upoważni Wykonawcę do przeprowadzenia czynności audytowych, c) Wykonawca przeprowadzi audyt na podstawie przygotowanego i zaakceptowanego przez Zamawiającego rocznego planu audytu wewnętrznego, d) Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania wszystkich czynności i zdarzeń, które mają istotne znaczenie dla wyników audytu, e) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego w rozumieniu rozdziału 3 ustawy o finansach publicznych. Zobowiązany jest również do udostępnienia tych akt Staroście Powiatu lub osobie przez niego upoważnionej, f) przed rozpoczęciem zadania Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania kierowników komórek o planowanym przeprowadzeniu zadania audytowego, g) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem audytowym oraz opracowania programu zadania audytowego. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może w trakcie przeprowadzania zadania dokonać zmian w programie, co powinno być udokumentowane, h) Wykonawca zobowiązany jest po zakończeniu czynności w komórce audytowej objętej zadaniem do przedstawienia kierownikowi komórki ustaleń stanu faktycznego, a następnie zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania z wyniku audytu wewnętrznego, i) Wykonawca może przeprowadzić czynności sprawdzające i dokonywać oceny działań jednostki w celu realizacji zaleceń, j) w wyniku czynności doradczych Wykonawca może przedstawić opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki,
k) Wykonawca zobowiązany jest do składania Staroście Powiatu sprawozdania z wykonania planu audytu oraz informowania w szczególności o stopniu jego realizacji oraz istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej. 3 Uprawnienia i obowiązki Zamawiającego: a) Zamawiający zobowiązany jest zapewnić warunki do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewni organizacyjną odrębność Wykonawcy oraz ciągłość prowadzenia audytu w jednostce, b) Zamawiający ma prawo żądać na bieżąco informacji o przebiegu i realizacji audytu wewnętrznego, c) osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego wyznaczoną do realizacji zapisów umowy oraz bezpośredniego kontaktu z Wykonawcą jest p.. 4 1. Wykonawca będzie realizował przedmiot niniejszej umowy w okresie od dnia do dnia. 2. Za wykonane zadanie wskazane w niniejszej umowie Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie w wysokości. zł. brutto. 3. Wynagrodzenie płatne będzie w 12 równych częściach, każda płatna w terminie do 21 dni od dnia przedłożenia faktury. 5 1. Wykonawca zobowiązuje się postępować z dokumentami, w tym także w formie elektronicznej, wytworzonymi dla celów prowadzenia audytu wewnętrznego, tak aby zapewnić ich dostępność, ochronę przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem tj.; 1) Dokumentacja wytworzona dla celów prowadzenia audytu w formie papierowej, będzie przechowywana w siedzibie Starostwa Powiatowego w Radziejowie, w postaci bieżących i stałych akt audytu. 2) Dokumentacja zapisana w formie elektronicznej będzie przechowywana tak, aby zapewnić ochronę przed nieupoważnionym rozpowszechnianiem. 2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002. 101. 926 ze zmianami) danych
osobowych otrzymanych od Zamawiającego lub pozyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ustawy, o której mowa w ust. 1, w szczególności do zachowania w tajemnicy danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem niniejszej umowy, również po jej rozwiązaniu. 6 1. Wykonawca powinien wykonać zadanie z najwyższą starannością i w sposób właściwy dla zadań tego rodzaju, kierując się wskazówkami usługodawcy, jeżeli takie zostaną udzielone. 2. W przypadku wystąpienia uwag do audytu, Wykonawca na swój koszt dokona niezbędnych zmian (poprawek, uzupełnień) w uzgodnieniu ze stronami. 3. Wykonawca oświadcza, iż spełnia warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, niezbędne do wykonania zadań audytora wewnętrznego określonych niniejszą umową. 7 1. Wykonawca nie może powierzyć ani w całości, ani w części wykonania niniejszej umowy innym osobom bez pisemnej zgody Zamawiającego. 2. W razie naruszenia postanowień punktu 1, Zamawiający może odstąpić od niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym. 8 Strony ustalają, że za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy naliczane będą kary umowne. 1. Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne: a) za zwłokę w terminie wykonania przedmiotu umowy 0,2% wynagrodzenia umownego brutto za każdy dzień zwłoki, b) za naruszenie obowiązków, określonych w 2 ust. 1 lit. c) i) 30% wynagrodzenia umownego brutto, c) za odstąpienie od umowy w wyniku okoliczności, za które odpowiada Wykonawca 10% wynagrodzenia umownego brutto. 2. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wyniku okoliczności, za które odpowiada Zamawiający 10% wynagrodzenia umownego brutto.
3. Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości poniesionej szkody. 9 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy mogą być dokonywane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 10 W sprawach, które nie unormowano w umowie, będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U. 2014.121.j.t.), oraz odpowiednie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013. 885 ze zmianami). 11 Spory mogące wyniknąć przy wykonywaniu umowy, strony poddają właściwości sądów powszechnych właściwych dla siedziby Zamawiającego. 12 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa egzemplarze Zamawiający. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA