WYMAGANIA OFERTOWE Przetarg nr FZ-Z/P061/16 dotyczący: obsługi PR Warszawa, dn. 03.03.2016
1. Dane Ogólne 1.1. RWE Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ulicy Wybrzeże Kościuszkowskie 41 zwana dalej w treści Zamawiającym" zaprasza do wzięcia udziału w Przetargu na obsługę PR: 1.2. Termin realizacji przedmiotu Przetargu: roczna współpraca od 1 lipca 2016r. z możliwością przedłużenia. 1.3. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące warunki: a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym; b) w ostatnich trzech latach zrealizowali co najmniej trzy zadania o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu; c) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu; 2. Procedura Przetargowa Przetarg składa się z dwóch etapów: Etap I Zgłoszenie chęci udziału, Etap II Złożenie ofert w za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/ 2.1. Etap I. Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1), który należy wysłać mailem w terminie do 10.03.2016r. do godziny 12 00 na e-mail: Natalia.Gasiorowska@rwe.pl 2.1.1. Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu Dostawcy RWE. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu Zgłoszenia. 2.2. Etap II Złożenie ofert za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. Oferta powinna zawierać: 2.2.1. następujące dokumenty i oświadczenia: a) plik z danymi z KRS lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej; b) wykaz ważniejszych referencji z przynajmniej trzech zrealizowanych zadań w okresie ostatnich trzech lat o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu. (Kontakt do osoby, która może je potwierdzić); 2.2.2. wynagrodzenie: a) wysokość wynagrodzenia za realizację przedmiotu Przetargu. Wycena przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT, obejmujących całość przedmiotu Przetargu, proszę o wskazanie ceny za miesięczną obsługę. Wynagrodzenie musi pokrywać wartość kompletnej realizacji przedmiotu Przetargu. Dodatkowo proszę o wycenę stawek godzinowych z Załącznika 3. 2.2.3. Ofertę merytoryczną. Propozycję realizacji przedmiotu Przetargu zgodnie ze Specyfikacją (Załącznik nr 2). 2.3. Składanie oferty 2
2.3.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.2. (Etap II) Procedury Przetargowej należy złożyć w terminie od 11.03.2016 r. od godziny 12 00 do 25.03.2016r. do godziny 12 00 za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE: https://supplier.rwe.com/irj/portal/. 2.3.2. Oferta będzie wprowadzona do Portalu w języku polskim przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta. 2.3.3. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za pośrednictwem Portalu Dostawcy RWE lub po terminie podanym powyżej nie będą rozpatrywane. 2.4. Pozostałe wymagania 2.4.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla Zamawiającego. 2.4.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy. 2.4.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę sam lub jako reprezentant spółki. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy modyfikacji oferty przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z postępowania. 2.4.4. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: cena stawka miesięczna...20% cena (sytuacje kryzysowe - roboczogodzina)..5% rozwiązanie zadania dla agencji..30% doświadczenie 45% UWAGA Oferent może zaproponować Zamawiającemu termin płatności inny niż 30 dni, tj. 45 lub 60 dni od daty otrzymania faktury. W takim przypadku w ramach kryterium cena łączna, przy wyborze oferty Zamawiający uwzględni przedstawiony przez Oferenta termin płatności Zaoferowanie terminu płatności 45 dni lub 60 dni zwiększy atrakcyjność oferty poprzez uwzględnienie stopy zwrotu z kosztu kapitału. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia Etapu III. Do Etapu III zostanie zakwalifikowanych maksymalnie trzech Oferentów na podstawie kryteriów oceny z Etapu II. W ramach Etapu III odbędą się spotkania na których Oferenci będą mieli możliwość zaprezentować doświadczenie oraz pomysł na realizację zadania. Etap III zostanie oceniony pod względem poniższych kryteriów. cena stawka miesięczna...30% ocena osoby Key Accounta..30% ocena przedstawionych projektów agencji.40% 2.4.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów Przetargowych. O każdej wprowadzonej zmianie Zamawiający poinformuje Oferenta e-mailem. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt. 2.2.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie 3
prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi. 2.4.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia. 2.4.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. 2.4.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową. 2.4.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty: a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu; b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów; c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści; d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy RWE. 2.4.10. Po zatwierdzeniu wyniku oceny ofert przetargowych Zamawiający niezwłocznie poinformuje Oferenta, którego oferta została wybrana, o wyniku Przetargu. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach zawarcia umowy. Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana. 3. Postanowienia Końcowe 3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. 3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty, odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie www.rwe.pl). 3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem aplikacji na portalu Zamawiającego. 3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi na pytania udzielają upoważnieni pracownicy Zamawiającego: w zakresie procedury Przetargowej: (Natalia Gąsiorowska), tel. 22 8213109, e-mail: Natalia.Gasiorowska@rwe.pl w zakresie przedmiotu Przetargu: (Aleksandra Smolarska-Flis), tel. 22 8213350, e-mail: Aleksandra.Smolarska- Flis@rwe.pl 4. Lista załączników: 4.1. Formularz Zgłoszenia; 4.2. Specyfikacja 4.3. Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP) (dostępne na stronie internetowej http://www.rwe.pl) 4
4.4. Kodeks Etyczny Grupy RWE oraz Katalog Działań Niedozwolonych (dostępny na stronie internetowej http://www.rwe.pl); 4.5. Projekt umowy; 4.6. Stawki za godzinę współpracy; 5
Załącznik nr 1 Formularz Zgłoszenia 1. Nazwa firmy: Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu Przetargu. Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem Ogólne warunki zakupów i płatności (OWZiP) 03/2009 dostępnym na stronie internetowej www.rwe.pl akceptuję jego treść. Oświadczam, że zapoznałem/am ze załączonym wzorem umowy. Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy RWE oraz Katalogu Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.rwe.pl Dane kontaktowe: imię i nazwisko. email. nr telefonu. nr faxu. Podpis i pieczątka Oferenta 6
Załącznik nr 2 Specyfikacja RWE należy do piątki największych firm energetycznych w Europie. Specjalizuje się w wytwarzaniu, przesyle, dystrybucji oraz sprzedaży energii elektrycznej i gazu. RWE zatrudnia 60 tysięcy osób, zaopatruje około 17 milionów Klientów w energię elektryczną i 7 milionów Klientów w gaz. Największymi firmami należącymi do RWE w Polsce są RWE Polska sprzedająca energię około 1 milionowi Klientów oraz firma RWE Stoen Operator, zarządzająca warszawską siecią elektroenergetyczną. Do RWE w Polsce należą również farmy wiatrowe o łącznej mocy 240 megawatów. RWE szuka nowatorskich rozwiązań pozwalających trwale odróżnić się od konkurencji oraz budować rozpoznawalność poza tradycyjnym obszarem działalności (związanej z obszarami Operatorów Sieci Dystrybucyjnych). Do tego celu wykorzystywane są działania CSR (Fundacja RWE w Polsce), partnerstwa merytoryczne i komunikacja w social media. RWE zrealizuje szereg inicjatyw społecznych m.in. w roku 2013 rozpoczęta została współpraca z Muzeum Neonów, która z początkiem 2014 roku zaowocowała instalacją neonu MIŁO CIĘ WIDZIEĆ na moście gdańskim. W 2012 roku firma RWE została Partnerem Wspierającym Centrum Nauki Kopernik. Efektem współpracy sponsorskiej a także wymiany wiedzy jest program edukacyjny POWER BOX realizowany we współpracy ze specjalistami CNK. Od 10 lat RWE jest Partnerem Forum Ekonomicznego w Krynicy. Eksperci RWE biorą udział w branżowych wydarzeniach i konferencjach w roli prelegentów oraz wypowiadają się reaktywnie i proaktywnie w mediach. FANPAGE: RWE LAB i www.rwelab.forbes.pl W ramach strategii obecności marki na portalu Facebook. RWE uruchomiło fanpage RWE LAB, który w sposób ciekawy i przystępny informuje o działalności RWE oraz jest wypełniony ciekawymi informacjami o trendach i nowinkach technologicznych, które zmieniają świat. Strona: www.rwelab.forbes.pl jest agregatorem treści ze świata na temat technologii przyszłości, trendów i nauki, które później stanowią bazę kontentową dla fanpage a RWE LAB. Zakładka jest przygotowana zgodnie z wytycznymi brandingowymi koncernu i w pełni funkcjonalna. Pozwala czytającym komentować artykuły, proponować własne treści, odsyła również na portale zewnętrzne, z których są zaczerpnięte niektóre materiały. Zakładka na stronie forbes.pl jest przeniesieniem oryginalnie zaprojektowanego przez RWE serwisu trender.pl traktującym o innowacjach. Kanał YOUTUBE: http://www.youtube.com/user/rwepolska2012 wykorzystywany jest do pozycjonowania materiałów multimedialnych. Opis i założenia do zadania konkursowego: Agencja przygotuje koncepcję kreatywną kampanii komunikacyjnej, która przy wykorzystaniu tradycyjnych narzędzi PR, oraz korzystając z nowych mediów, ciekawych akcji ambientowych, będzie promować produkt fotowoltaiczny (instalacje fotowoltaiczne wraz z montażem) RWE dla klienta indywidulanego, przy wykorzystaniu poniższych założeń: Wyróżniki oferty RWE Kompleksowe usługi w cenie: - wysokiej jakości moduły 7
- konstrukcja wsporcza - doradztwo - wizja lokalna - projekt, montaż, podłączenie - zgłoszenie do OSD - gwarancja producencka - rękojmia RWE PL Zakup instalacji fotowoltaicznej rozłożony na raty Ubezpieczenie instalacji fotowoltaicznej od zdarzeń losowych (jako opcjonalna dodatkowo płatna usługa). Leasing modułów fotowoltaicznych RWE Polska wraz ze sprzedażą energii elektrycznej. Benefity Fotowoltaiki Bezobsługowość instalacji fotowoltaicznej. Produkcja energii elektrycznej odbywa się bez ingerencji człowieka, również w pochmurne dni Konkurencyjna cena za kompleksową instalacje PV oraz bezkonkurencyjna jakość modułów fotowoltaicznych dostępnych w ofercie RWE PL Krótki czas zwrotu z inwestycji ok. 10 lat Ochrona środowiska, brak emisji CO2. Moduły w 100% ulegają recyclingowi Bezpieczna inwestycja, gwarantowana wydajność przez min. 25 lat Cele wdrożenia produktu do oferty: Zbudowanie pozycji lidera branży fotowoltaiki w Polsce Wzmocnienie innowacyjnego i ekologicznego wizerunku firmy Wpływanie na proces decyzyjny konsumenta Współtworzenie rynku rozproszonych źródeł energii Edukowanie konsumentów o produkowaniu własnej energii i korzyści z tego płynących Przyciągnięcie uwagi konsumenta do PV & Zainteresowanie produktem PV Konsekwentne budowanie świadomości o OZE wśród konsumentów Potencjalni klienci fotowoltaiki RWE Polska: Osoby nowoczesne i pragmatyczne, chcące odkrywać nowe rzeczy i szukające rozwiązań, które ułatwią ich życie. Osoby zorientowanie w nowościach technologicznych innowacyjna technologia jest odpowiedzią na ich spersonalizowane potrzeby. Osoby praktyczne stosunek jakość produktu do odpowiedniej ceny jako jeden z czynników procesu decyzyjnego; kupuję to co przyniesie mi udogodnienie w codziennym życiu. 8
Osoby nabywające produkty z segmentu premium za wyższą cenę w zamian oczekując zaawansowanych produktów warto zapłacić więcej za wartościowy produkt. Osoby podążające za nowatorskim i ekologicznym stylem życia, ceniące niezależność i indywidualizm. Założenia kampanii: Zasięg: Ogólnopolski realizowany przede wszystkim przez działania komunikacyjne nie marketingowe, ze szczególnym uwzględnieniem Warszawy. Budżet: Działania PR nie przekroczą kwoty 300 000 PLN Grupy docelowe: Dziennikarze mediów MEDIA OGÓLNOPOLSKICH i branżowych Decydenci (Min.Gosp, URE, M.ST. Warszawa), General Public, ze szczególnym uwzględnieniem mieszkańców Warszawy. Cele: Wzmacnianie wizerunku RWE jako firmy, nowoczesnej, skoncentrowanej na dostarczaniu innowacyjnych rozwiązań i produktów. Wzmacnianie rozpoznawalności marki RWE i odróżnienie jej od konkurencji. Opis: Propozycja agencji powinna być kompleksową propozycją zawierającą takie elementy jak: planowanie, założenia kosztorysowe, organizacyjne, pomysły egzekucyjne, mierzenie efektów wizerunkowych. Opis kampanii PR powinien zawierać: Propozycję kluczowych przekazów; Propozycję działań lokalnych w postaci ambient marketingu, eventów, przyciągających uwagę i zainteresowanie mediów projektem; Propozycję wykorzystania fanpage RWE LAB, kanału Youtube, Twittera i ewentualnie alternatywnych kanałów komunikacji w social media, Sposób wykorzystania narzędzi PR zapewniających publicity; Propozycje ramowego harmonogramu Propozycję mierzenia efektywności programu. 9