POMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W GDAŃSKU Wydział Polityki Społecznej PS-II.431.2.20.2014 P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej przeprowadzonej w Salezjańskiej Fundacji ZWIASTOWANIE w Rumi dotycząca wykorzystania przez organizacje pozarządowe środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku w na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej Edycja 2013. Kontrola przeprowadzona zgodnie z planem kontroli na rok 2014
2 I. Zasady i warunki organizacji kontroli Działając na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jt. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), w związku z art. 25 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej ( j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.) oraz umów zawartych w ramach Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego edycja 2013 r., przeprowadzona została kontrola problemowa w Salezjańskiej Fundacji ZWIASTOWANIE w Rumi obejmująca wykorzystanie w 2013 r. środków budżetowych przekazanych przez Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Fundacji Rumia, ul. Dąbrowskiego 26, gdzie znajduje się Placówka Opiekuńczo-Wychowawcza Nasz Dom (tutaj realizowana była część wspartego dotacją Wojewody Pomorskiego zadania) oraz w dwóch Placówkach Wsparcia Dziennego Nasz Dom w Rumi i Koleczkowie (gm. Szemud). Zwizytowano również Salezjańskie Centrum Młodzieży w Kniewie k. Wejherowa kompleks, w którym mieści się Gimnazjum Męskie (dla młodzieży sprawiającej problemy wychowawcze), internat i pracownie wykorzystywane również na potrzeby placówki wsparcia dziennego. Celem kontroli była ocena realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej przez Salezjańską Fundację ZWIASTOWANIE w Rumi na podstawie umowy zawartej w 2013 r. z Wojewodą Pomorskim. Przedmiotem badania kontrolnego w szczególności było ustalenie: - merytorycznej poprawności realizacji zadania, - warunków realizacji zadania, - prawidłowości gospodarowania środkami dotacyjnymi w zakresie zgodności realizowanego zadania z zapisami umowy zawartej z Wojewodą ( w tym zachowanie określonego w umowie poziomu udziału dotacji z budżetu Wojewody w całości kosztów zadania), - prawidłowości ewidencji wydatkowanych środków dotacyjnych, - efektów zrealizowanego projektu.
3 Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j. t. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późń. zm.), ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie ramowego wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) Umowa dotacyjna Nr 36/OW z dnia 17 czerwca 2013 r., zawarta pomiędzy Wojewodą Pomorskim reprezentowanym przez Krystynę Kobylińską Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkie a Salezjańską Fundacją ZWIASTOWANIE w Rumi reprezentowaną przez Ks. Marka Barańskiego Prezesa Fundacji i Joannę Mufel Skarbnika Fundacji. Kontrolę przeprowadziły w dniu 21 listopada 2014 r.: - Małgorzata Szady starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 322/2014 (PS-I.0030.322.2014) z dnia 14 listopada 2014r., - Ewa Szczypior - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, posiadająca Upoważnienie Nr 323/2014 (PS-I.0030.323.2014) z dnia 14 listopada 2014r. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: - Ks. Marek Barański Prezes Fundacji, - Joanna Mufel Skarbnik Fundacji, - Ewa Jabłońska Księgowa Fundacji
4 II. Ustalenia kontrolne: W 2013 r. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku przekazał Salezjańskiej Fundacji ZWIASTOWANIE w Rumi w wyniku rozstrzygnięć Otwartego Konkursu Ofert Wojewody Pomorskiego na realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej dotację w kwocie 9 000 zł na realizację programu: Salezjańskie Grupy Wsparcia Dziennego jako sposób na integralny rozwój dzieci i młodzieży zgodnie z umową Nr 36/OW z dnia 17 czerwca 2013r. Celem tego zadania było stworzenie interesującej, a zarazem edukująco-korygującej oferty zajęć pozalekcyjnych dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych, dotkniętych problemem ubóstwa, uzależnienia, długotrwałego bezrobocia, niewydolności wychowawczej. Zadanie to realizowane było na bazie placówek: Placówka Wsparcia Dziennego Nasz Dom Salezjanie Księdza Bosko w Rumi, Placówka Opiekuńczo-Wychowawcza Nasz Dom Salezjanie Księdza Bosko w Rumi oraz Placówka Wsparcia Dziennego Nazaret Salezjanie Księdza Bosko w Koleczkowie. Dwa pierwsze ośrodki służyły podopiecznym z Miasta Rumia, a ostatni obejmował wsparciem dzieci i młodzież z gminy Szemud. Placówka Wsparcia Dziennego Nasz Dom w Rumi mieści się w pomieszczeniach należących do Parafii Rzymsko-Katolickiej NMP Wspomożenia Wiernych w Rumi, która bezpłatnie użyczyła je Salezjańskiej Fundacji Zwiastowanie - kserokopia umowy użyczenia stanowi materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 1). Na mocy tej umowy, na potrzeby placówki wsparcia dziennego udostępnione zostały 2 pomieszczenia (wyposażone w niezbędny sprzęt i meble do prowadzenia zajęć) oraz umożliwiono korzystanie z zaplecza socjalnego (aneks kuchenny) i pomieszczeń rekreacyjno-sportowych. Do dyspozycji podopiecznych ośrodka dziennego są też niektóre pomieszczenia (sala komputerowa z 3 stanowiskami i urządzeniem X-box) placówki opiekuńczo-wychowawczej (całodobowej), której budynek usytuowany jest obok Parafii. Działalność ośrodka wsparcia dziennego reguluje opracowany przez Fundację Statut i Regulamin Organizacyjny, których kserokopie stanowią materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 2 i 3). Placówka ta wspiera swych podopiecznych od 1994r. Jej funkcjonowanie dofinansowuje Gmina Miejska Rumia. Ostatnią 3 letnią umowę na realizację tego zadania Fundacja zawarła z Miastem Rumia w 2012 r. - jej kserokopia stanowi materiał dowodowy kontroli (zał. Nr 4). Wsparciem Ośrodka w 2013 r. objętych było 15 podopiecznych. Kadrę placówki stanowił profesjonalny zespół składający się z wychowawcy-koordynatora, wychowawcy (pracownik socjalny), psychologa, kucharza, zaopatrzeniowca.
5 Placówka w Koleczkowie dla podopiecznych z gminy Szemud mieściła się w kontenerze mieszkalnym usytuowanym na terenie należącym do szkoły podstawowej w Koleczkowie. Kontener ten jest własnością Fundacji. Jest to lokal o powierzchni 64 m², wyposażony we wszystkie media, ogrzewany, z toaletą, aneksem kuchennym i pomieszczeniami do zajęć. Usytuowanie kontenera ( w miejscu ogrodzonym, obok szkoły) zapewniało bezpieczeństwo uczestnikom tego ośrodka wsparcia. Działania świetlicowe prowadziła tutaj jedna osoba wychowawca koordynator. Z zajęć ośrodka korzystało w 2013 r. 15 podopiecznych. Obecnie funkcjonowanie tej placówki (od września br.) zostało zawieszone ze względu na rezygnację osoby prowadzącej. Jeśli Fundacji uda się pozyskać osobę z odpowiednim wykształceniem i przygotowaniem, która będzie chciała poprowadzić ten ośrodek jego działalność zostanie wznowiona, gdyż potrzeby w tym zakresie i na tym terenie są duże. Działania obu placówek skierowane były przede wszystkim na realizację zadań edukacyjno wychowawczych. Zajęcia prowadzone były w okresie całego roku szkolnego (5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku, po 4 godziny dziennie popołudniami) oraz w czasie jednego tygodnia ferii i jednego miesiąca wakacji. Program był tak skonstruowany tak, aby odkrywać i rozwijać zasoby młodych, przeciwdziałać dalszym zaniedbaniom rozwojowym oraz kompensować już zaistniałe braki. Prowadzone były zatem różnorodne zajęcia warsztatowe: plastyczne, taneczne, teatralne, muzyczne, kulinarne, techniczne, komputerowe. Dopełnieniem były zajęcia dydaktyczne, czyli codzienna pomoc w nauce prowadzone przez wychowawców i wolontariuszy. Ważnym elementem była też socjoterapia prowadzona systematycznie raz w tygodniu wg rocznego programu, W sytuacjach tego wymagających proponowane były też indywidualne konsultacje z pracownikiem socjalnym oraz wsparcie psychologiczne świadczone zarówno dzieciom jak i rodzicom. Podopieczni podczas swego pobytu w placówkach otrzymywali również gorący posiłek (realizacja potrzeb fizycznych). Zadanie, które zostało wsparte w 2013 r. dotacją Wojewody Pomorskiego poszerzyło i wzbogaciło ofertę zajęć obu placówek (poprzez doposażenie pracowni, organizację zajęć plenerowych) oraz umożliwiło podopiecznym ich rodzicom udział w wyjeździe edukacyjno-wypoczynkowym do Krakowa i Częstochowy (50 uczestników). Kontrolujący zwizytowali również najnowszą placówkę prowadzoną przez Salezjańską Fundację ZWIASTOWANIE w Rumi jaką jest Salezjańskie Centrum Młodzieży w Kniewie k. Wejherowa. Jest to nowoczesny kompleks, w którym mieści się szkoła dla młodzieży męskiej na poziomie gimnazjalnym z preorientacją zawodową. Uczą się w niej chłopcy przejawiający różnorodne problemy wychowawcze z terenów gmin powiatu wejherowskiego oraz z Gdyni. W obiekcie tym mieści się również internat oraz pracownie:
6 gastronomiczna, grawerstwo laserowe, garncarska, renowacja mebli, elektro-techniczna. Zajęcia na tych warsztatach mają przygotowywać wychowanków do podjęcia w przyszłości decyzji o wyborze odpowiedniej szkoły zawodowej. Pracownie te w godzinach popołudniowych wykorzystywane były i są na potrzeby placówki wsparcia dziennego w Rumi (podopieczni byli dowożeni do Kniewa). Zajęcia przeprowadzane w tych warsztatach umożliwiały jego uczestnikom nabycie praktycznych i użytecznych umiejętności. Władze Fundacji planują poszerzenie tej oferty zajęć pozaszkolnych (w ramach odrębnej placówki wsparcia dziennego) dla dzieci i młodzieży z rodzin dysfunkcyjnych z terenu gmin powiatu wejherowskiego. Kontrolujący uznali iż, tak przygotowane i wyposażone pomieszczenia mogą dobrze służyć temu celowi. Na podstawie udostępnionych w trakcie kontroli dokumentów finansowych sprawdzono celowość wykorzystania przekazanej w 2013 r. przez Pomorski Urząd Wojewódzki dotacji i stwierdzono, że środki zostały wydatkowane zgodnie z preliminarzem wydatków, stanowiącym załącznik do zawartej umowy. Całkowity koszt realizacji tego projektu wyniósł ogółem 52 859,01 zł. Na sumę tę składają się środki otrzymane PUW Gdańsk (9 000 zł co stanowi 17,03%), środki finansowe własne (11 104,53 zł co stanowi 21,01%), środki finansowe pozyskane z innych źródeł publicznych- Gmina Miejska Rumia (27 504,48 zł co stanowi 52,03%) oraz wyceniony wkład osobowy (5 250 zł co stanowi 9,93%). Stwierdzono, iż Fundacja nie przekroczyła określonego w umowie procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zrealizowanego zadania. Szczegółowej kontroli poddane zostały wszystkie rachunki, które dotyczyły rozliczenia zadania (zgodnie z zestawieniem zamieszczonym w sprawozdaniu z wykonania zadania). Stwierdzono, iż wszystkie te dokumenty gromadzone są w sposób uporządkowany i zawierają wszystkie niezbędne adnotacje, podpisy i pieczęcie. Księgowość prowadzona jest elektronicznie (legalne oprogramowanie: system LEFT HAND) przez Księgową Stowarzyszenia w sposób umożliwiający identyfikację środków finansowych pochodzących z dotacji (osobne konto). Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1. Realizowany w 2013 r. przez Salezjańską Fundację ZWIASTOWANIE w Rumi projekt przy wsparciu finansowym Wojewody Pomorskiego przyniósł wymierne efekty:
7 - zapewniono dzieciom i młodzieży pochodzących z rodzin dysfunkcyjnych z trenu Miasta Rumi i gminy Szemud interesującą ofertę zajęć pozalekcyjnych wraz z programem wsparcia pedagogicznego i terapeutycznego, - zorganizowano podopiecznym obu placówek wsparcia dziennego i ich rodzicom kilkudniowy wyjazd rekreacyjno-edukacyjny do Krakowa oraz Częstochowy, który oprócz waloru poznawczego korzystnie wpłynął na wzajemne relacje wszystkich jego uczestników, - zakup dodatkowego wyposażenia do zajęć ( w tym realizowanych w pracowniach nowoutworzonego Salezjańskiego Centrum Młodzieży w Kniewie) znacząco poszerzył i uatrakcyjnił formułę zajęć pozalekcyjnych w ośrodkach wsparcia dziennego prowadzonych przez Fundację. 2. Sposób realizacji projektu, w tym gospodarowanie środkami finansowymi uzyskanymi z dotacji i prowadzenie dokumentacji finansowo księgowej, nie budzi zastrzeżeń. * * * Na tym protokół z kontroli zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla kontrolowanej jednostki. Kierownikowi (Prezesowi Stowarzyszenia) kontrolowanej jednostki zgodnie z 16 Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przysługuje prawo zgłoszenia do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku u w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego protokołu pisemnych uwag co do zawartych w nim ustaleń. Gdańsk, dnia 16 grudnia 2014 r. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Salezjańska Fundacja ZWIASTOWANIE Starszy Inspektor Wojewódzki 84-230 Rumia, ul. Dąbrowskiego 26 /-/ Małgorzata Szady PREZES Starszy Inspektor Wojewódzki /-/ Ks. Marek Barański sdb /-/ Ewa Szczypior SKARBNIK /-/ Joanna Mufel