Oświęcim, dnia 26 listopada 2013r. Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu ul. Więźniów Oświęcimia 20 32-600 Oświęcim TREŚĆ ZADANYCH PRZEZ WYKONAWCÓW PYTAŃ WRAZ Z ODPOWIEDZIAMI W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz U. z 2013r., poz. 907 z poźn. zm.), na dostawę i wdrożenie systemu informatycznego Elektronicznego Obiegu Dokumentów - nr postepowania 45/471928/Gosp/2013. Pyt.1 Czy Zamawiający dysponuje platformą sprzętową przeznaczoną dla systemu informatycznego Elektronicznego Obiegu Dokumentów? Jeśli tak, to prosimy o określenie jej parametrów oraz konfiguracji. Zgodnie z 5 wzór umowy - załącznika nr 7 do SIWZ, Zamawiający informuje, że związany jest z umową na usługę hostingu z podmiotem trzecim. Parametry serwera : to co najmniej 8 GB-RAM, 4 rdzenie procesora serwerowego oraz 1 TB pojemności dyskowej. Pyt.2 Na jakiej platformie systemowej (system operacyjny serwera) i bazodanowej Wykonawca będzie zobowiązany uruchomić system Elektronicznego Obiegu Dokumentów? Prosimy o podanie nazwy, wersji oraz edycji? Zgodnie z pkt 7 Specyfikacji funkcjonalności systemu EOD, załącznika nr 1 do SIWZ. Pyt.3 Czy Zamawiający dysponuje niezbędnymi do uruchomienia systemu EOD licencjami na system operacyjny serwera oraz silnika bazy danych? Jeśli nie to prosimy o odpowiedź czy dostawa takich licencji jest przedmiotem niniejszego zamówienia. Zgodnie z 2 ust. 2 oraz 2 ust. 5 wzór umowy - załącznika nr 7 do SIWZ. Po stronie Wykonawcy m.in. leży dostawa wszelkich narzędzi i urządzeń niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy. Licencje dotyczące systemu operacyjnego serwera oraz silnika bazy danych należą również do powołanych narzędzi, a co za tym idzie to na Wykonawcy ciąży obowiązek ich zapewnienia w celu prawidłowego działania systemu EOD. Pyt.4 1
Czy przedmiot zamówienia obejmuje dostarczenie licencji na oprogramowanie OCR? Jeśli tak to prosimy o określenie przewidywanego wolumenu dokumentów poddawanych operacji OCR przez podanie łącznej liczby stron dokumentów OCR-owanych w wymiarze rocznym. Tak, przedmiot zamówienia obejmuje dostarczenie licencji na oprogramowanie OCR w niezbędnym zakresie do prawidłowego działania systemu EOD. Zamawiający wymaga możliwości korzystania z OCR na nieograniczonej liczbie dokumentów. Pyt.5 Zgodnie z zapisami SIWZ jednym z zadań Wykonawcy będzie integracja EOD z systemem poczty elektronicznej Zamawiającego. Prosimy o podanie nazwy oraz wersji oprogramowania serwera poczty elektronicznej będącego w posiadaniu Zamawiającego, z którym ma zostać zintegrowany system EOD. Zamawiający informuje, że integracja EOD z systemem poczty elektronicznej będzie polegała na skonfigurowaniu parametrów kilku kont poczty elektronicznej w systemie EOD. Nazwa oraz wersja oprogramowania serwera poczty elektronicznej będącego w posiadaniu Zamawiającego, z którym ma zostać zintegrowany system EOD zostanie podana Wykonawcy wyłonionemu w ramach niniejszej procedury. Ze względów bezpieczeństwa Zamawiający nie widzi potrzeby ujawniania tego typu informacji na obecnym etapie postępowania. Pyt.6 Prosimy o określenie Instrukcji Kancelaryjnej Zamawiającego przez podanie aktu prawnego ją ustanawiającego. Jeśli Zamawiający funkcjonuje w oparciu o własną Instrukcję Kancelaryjną prosimy o jej udostępnienie. Zamawiający informuje, że obecnie trwają prace nad aktualizacją obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej i Jednolitego rzeczowego wykazu akt, z którym zamierza zapoznać wyłonionego Wykonawcę na etapie analizy przedwdrożeniowej. Podstawą prawną przyjęcia zasad związanych z obiegiem korespondencji i pism jest ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.). Pyt.7 Czy Zamawiający jest zobowiązany do prowadzenia kancelaryjnego obiegu dokumentów zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr 14, poz. 67)? Jeżeli tak, to w jakim systemie tradycyjnym czy EZD zamawiający realizuje kancelaryjny obieg dokumentów ( 1. ust. 2 załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia) 2
Przepisy powołanego rozporządzenia nie mają zastosowania do państwowych jednostek organizacyjnych, do których należy Muzeum jako państwowa osoba prawna. Podstawą prawną przyjęcia zasad związanych z obiegiem korespondencji i pism jest ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.). Zamawiający informuje, że realizuje kancelaryjny obieg dokumentów w systemie tradycyjnym bezdziennikowym opartym na Jednolitym rzeczowym wykazie akt. Pyt.8 Treść SIWZ pkt. nr 23: Role kontrahenta: Dla każdego dokumentu zewnętrznego musi istnieć możliwość określenia kontrahenta, którego dotyczy pismo. Wraz ze wskazaniem kontrahenta musi istnieć możliwość określenia roli jaką spełnia w stosunku do danego dokumentu, np. wnioskodawca. Dostępne role kontrahentów muszą być zdefiniowane w słowniku Role kontrahenta. Metadane określające rolę kontrahenta to minimum: nazwa, rola w archiwum, czy rola jest typu wnioskodawca, czy wpis jest aktywny. Co oznacza pojęcie kontrahent? W dziennikach urzędowych: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 Nr 30 poz. 168 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67) nie ma takiego pojęcia. Czy zamawiający pod pojęciem kontrahenta rozumie jako: stronę postępowania, interesanta, adresata czy nadawcę? Zamawiający informuje, że pod pojęciem,, kontrahent rozumie : interesanta, klienta, adresata, nadawcę. Pyt.9 Treść SIWZ pkt. nr 27: Operacje logiczne na dokumentach (procesy) Dla każdego opisanego poniżej procesu musi istnieć możliwość jego wstrzymania, następnie w dowolnej chwili użytkownik będzie mógł wznowić proces, a wszystkie wcześniej wprowadzone przez niego dane będą zapamiętane. System EOD musi umożliwia wykonanie minimum następujących operacji na dokumencie: wprowadzenie pisma zewnętrznego, wprowadzenie pisma wewnętrznego, szybka rejestracja, dodanie istniejącej sprawy, rejestracja dokumentu z e-maila. W przepisach Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 Nr 30 poz. 168 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67) nie istnieje możliwość zawieszania obiegu pism w trakcie wymienionych w pkt. 27 SIWZ operacji. Jednocześnie zamawiający żąda zgodności 3
zamawianej aplikacji obiegu dokumentów z przepisami ww. aktów prawnych. Wnosimy o usunięcie ww. wymagania jako sprzecznego z przepisami ww. aktów prawnych. Zamawiający jak jednoznacznie wynika z treści pkt 27 Specyfikacji funkcjonalności systemu EOD załącznika nr 1 do SIWZ, nie ma zamiaru zawieszania obiegu pisma. Zamawiający wymaga możliwości wstrzymania procesu w programie, tak aby w dowolnej chwili użytkownik mógł wznowić proces, a wszystkie wcześniej wprowadzone przez niego dane były zapamiętane. Te wymogi nie są sprzeczne z uregulowaniami prawnymi, na które powołuje się pytający. Zamawiający w pełni podtrzymuje zapis w treści SIWZ. Pyt.10 Treść SIWZ pkt. nr 41: Przed zakończeniem dokumentu System EOD musi wyświetlić listę użytkowników, u których znajduje się dokument. Zakończenie dokumentu spowoduje zakończenie go dla wszystkich użytkowników, którzy są z nim powiązani. Zakończenie dokumentu, na którym zarejestrowano grupę spraw musi spowodować zakończenie wszystkich dokumentów powiązanych z tą sprawą oraz dokumentów, zarejestrowanych w tej grupie spraw. Co oznacza czynność zakończenia dokumentu? Wymaganie, aby Zakończenie dokumentu spowoduje zakończenie go dla wszystkich użytkowników, którzy są z nim powiązani jest niezgodne z przepisami oraz rozporządzenia Prezesa Rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011, Nr14, poz. 67). W przypadku, gdy na podstawie jednej przesyłki wpływającej zostało wszczęte kilka spraw, zgodnie z ww. wymaganiem zakończenie dokumentu w jednej komórce merytorycznej spowoduje automatyczne zamkniecie dokumentu w pozostałych komórkach merytorycznych, przez co pozostałe komórki merytoryczne nie będą w stanie zająć się sprawą. Wnosimy o usuniecie wymagania w pkt. 41. Zamawiający informuje, że dokument oznaczamy jako zakończony w momencie zakończenia toku sprawy. Dokumenty zakończone wyświetlane są w oddzielnym folderze - zakończone. Aby dalej pracować na dokumencie należy go wznowić. Dokumenty zakończone można archiwizować. Pyt.11 W SIWZ - Opisie Przedmiotu zamówienia, Etap I, pkt 2., podpunkt 2. w którym Zamawiający pisze: w ramach analizy przedwdrożeniowej Wykonawca zobowiązany jest dokonać pisemnej analizy procesów funkcjonalnych u Zamawiającego z uwzględnieniem jego specyfiki w celu opracowania odpowiedniej konfiguracji systemu EOD. Bardzo proszę o podanie liczby procesów, które Zamawiający będzie chciał opisać. Proszę również o informacje, czy wszystkie z opisanych procesów zamawiający będzie chciał zaimplementować? 4
Zamawiający informuje, że ilość procesów będzie uzależniona od wniosków wyciągniętych z przeprowadzonej przez Wykonawcę analizy przedwdrożeniowej. Pyt.12 We wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 7 do SIWZ, Etap III, pkt 1, lit. B) w którym Zamawiający pisze: udzielenie konsultacji technicznych polegających na zapewnieniu asysty technicznej - asysta techniczna na miejscu: wykonawca zapewni również asystę swojego pracownika w siedzibie zamawiającego trwającą 2 dni robocze następujące po sobie (1 dzień = 8 h) po zakończeniu wszystkich szkoleń. Bardzo proszę o informację czy chodzi tu o asystę szkoleniową czy techniczną? Zamawiający informuje, że zgodnie z zapisami Etapu III, pkt 1, lit. B) umowy stanowiącej załącznik nr 7 do SIWZ chodzi o asystę techniczną. Pyt.13 SIWZ III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA pkt.3 Czy w kontekście udzielenia licencji EOD dla 250 użytkowników, Zamawiający uwzględnia wykorzystanie usługi katalogowej Active Directory? Zamawiający informuje, że nie uwzględnia wykorzystywanie usługi katalogowej Active Directory Pyt.14 Załącznik nr 7 do SIWZ Wzór umowy par. 5. "Zamawiający oświadcza, iż związany jest umową na usługę hostingu z podmiotem trzecim zw. dalej Usługodawcą". Czy w kontekście wdrożenia systemu EOD na zewnętrznych zasobach, umowa hostingu z podmiotem trzecim, którą związany jest Zamawiający, oprócz fizycznych zasobów (serwer, przestrzeń dyskowa) uwzględnia również dostęp do licencji OS (Windows Server) niezbędnych do wdrożenia systemu? Zgodnie z 2 ust. 2 oraz 2 ust. 5 wzór umowy - załącznika nr 7 do SIWZ. Po stronie Wykonawcy m.in. leży dostawa wszelkich narzędzi i urządzeń niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy. Licencje dotyczące systemu operacyjnego serwera oraz silnika bazy danych należą również do powołanych narzędzi a co za tym idzie to na Wykonawcy ciąży obowiązek ich zapewnienia w celu wdrożenia systemu EOD. Pyt.15 Załącznik nr 7 do SIWZ Wzór umowy par. 5. "Zamawiający oświadcza, iż związany jest umową na usługę hostingu z podmiotem trzecim zw. dalej Usługodawcą". Czy w ramach w.w umowy hostingu, Usługodawca zapewni wykonanie konfiguracji sieciowych na poziomie Usługodawca-Zamawiający (dostęp, bezpieczeństwo), niezbędnych do uruchomienia i prawidłowej pracy wdrażanego systemu? Zamawiający informuje, że Usługodawca zapewni wykonanie konfiguracji sieciowych na poziomie Usługodawca-Zamawiający. 5
Pyt.16 Proszę o doprecyzowanie zapisu Załącznika nr 7 do SIWZ Wzór umowy par. 2 pkt. 5 Wykonawca własnym staraniem i na własny koszt zapewni wszelkie narzędzia i urządzenia niezbędne do wykonania przedmiotu umowy. gdyż jest ono bardzo ogólne. Proszę określić jakie konkretnie narzędzia i urządzenia Zamawiający ma na myśli. Zamawiający informuje, że po stronie Wykonawcy m.in. leży dostawa wszelkich narzędzi i urządzeń niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy w szczególności: wszelkie licencje na oprogramowanie wykorzystywane w systemie EOD, zapewnienie komputerów do przeprowadzenia szkoleń. Pyt.17 Czy w ramach postępowania dopuszczają Państwo rozwiązanie oparte na silniku bazy danych MS SQL Serwer możliwość instalacji wyłącznie na platformie Windows Server? Zamawiający informuje, że zgodnie z pkt 7 Specyfikacji funkcjonalności systemu EOD załącznika nr 1 do SIWZ nie dopuszcza rozwiązania opartego wyłącznie na platformie Windows Server. Pyt.18 Czy zostanie dopuszczona oferta, w której Oferent nie wykaże się referencjami we wdrożeniu systemu obiegu dokumentów stricte w jednostce sektora finansów publicznych natomiast posiada referencje w podmiotach użyteczności publicznej? Zgodnie z cz. VI pkt 2 SIWZ, jeżeli podmiot użyteczności publicznej należy do jednostki sektora finansów publicznych. Pyt.19 Czy w przypadku złożenia oferty, która nie spełnia któregoś z powyższych kryteriów Zamawiający zatrzyma wadium? Wadium zostanie zatrzymane zgodnie z zapisami cz. X pkt 10 SIWZ. 6