Oryginał/kopia UMOWA zawarta w dniu... 2009 r. w Krakowie pomiędzy Gminą Miejską Kraków z siedzibą w Krakowie, Plac Wszystkich Świętych 3-4, zwaną w treści umowy Zamawiającym, w imieniu którego działa:.. a., zwanym w treści umowy Wykonawcą. 1 Zamawiający powierza Wykonawcy, wybranemu w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz.1655 z późniejszymi zmianami), wykonywanie tłumaczeń tekstowych i ustnych dla Rady Miasta Krakowa i Urzędu Miasta Krakowa w 2009 r. Zakres zamówienia określa 2 umowy. Nr postępowania OR-10.3410-2/09. 1. Wykonawca będzie wykonywał następujące tłumaczenia tekstowe i ustne: 1) Tłumaczenia nieuwierzytelnione na język obcy tekstów specjalistycznych. 2) Tłumaczenia nieuwierzytelnione z języka obcego tekstów specjalistycznych. 2 3) Tłumaczenie nieuwierzytelnione na język obcy tekstów przeznaczonych do publikacji (rozumianej jako wydanie drukiem oraz w formie elektronicznej) wraz z weryfikacją merytoryczną i językową native speakera oraz korektą graficzną tekstu dokonywaną na projekcie graficznym przeznaczonym do publikacji. 4) Tłumaczenia uwierzytelnione na język obcy tekstów specjalistycznych. 5) Tłumaczenia uwierzytelnione z języka obcego tekstów specjalistycznych. 6) Tłumaczenia ekspresowe nieuwierzytelnione na język obcy tekstów specjalistycznych. 7) Tłumaczenia ekspresowe nieuwierzytelnione z języka obcego tekstów specjalistycznych. 8) Tłumaczenia ekspresowe uwierzytelnione z języka obcego tekstów specjalistycznych 9) Tłumaczenia ekspresowe uwierzytelnione na język obcy tekstów specjalistycznych 10) Tłumaczenia konsekutywne. 11) Tłumaczenia symultaniczne wraz z usługą montaŝu, obsługi i demontaŝu odpowiedniego sprzętu. 12) Tłumaczenia symultaniczne bez kosztów montaŝu i obsługi odpowiedniego sprzętu. 2. Tłumaczenia dokonywane będą z zakresu: ekonomii, finansów, prawa, wspierania małej i średniej przedsiębiorczości, strategii miasta i ofert inwestycyjnych, promocji gospodarczej i turystycznej miasta, tekstów związanych z przepisami unijnymi i integracji europejskiej, ochrony środowiska, transportu, gospodarki i infrastruktury komunalnej, zasad funkcjonowania samorządów lokalnych, problematyki społecznej, decyzji administracyjnych i rejestracji pojazdów oraz prawa jazdy, kultury, ochrony zabytków, geodezji i obrotu nieruchomościami. 1
3 1. Ustala się podstawowe języki, w których będą dokonywane tłumaczenia: angielski, niemiecki, francuski, włoski, hiszpański, rosyjski i hebrajski. 2. W razie wystąpienia konieczności tłumaczenia w językach innych niŝ języki podstawowe, Wykonawca będzie mógł zastosować stawkę w wysokości 150% stawki bazowej, jak za języki podstawowe. 3. Częstotliwość i liczba poszczególnych rodzajów tłumaczeń określonych w 2 umowy będzie zaleŝała od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, a ich wykonanie będzie kaŝdorazowo zlecane przez osoby uprawnione z wydziałów/biur Urzędu Miasta Krakowa, wymienione w załączniku nr 1 umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania czasu reakcji określonego poniŝej. Czas reakcji do podjęcia tłumaczeń wynosi odpowiednio: a. przy tłumaczeniach tekstowych do 3 godzin, b. przy tłumaczeniach konsekutywnych do 3 godzin, c. przy tłumaczeniach symultanicznych do 1 tygodnia. Wymieniony czas reakcji na poszczególne rodzaje tłumaczeń jest przeznaczony na przekazywanie Zamawiającemu informacji o przyjęciu zlecenia oraz na podjęcie przez Wykonawcę działań związanych z realizacją konkretnego zlecenia. 5. Zamawiający określa jako standard w tłumaczeniach zwykłych (tłumaczenia określone w 2 ust. 1 pkt.1-3) minimum 8 stron obliczeniowych (1 str./1800 znaków ze spacjami) a przy tłumaczeniach uwierzytelnionych (tłumaczenia określone w 2 ust.1 pkt.4 i 5) minimum 8 stron taryfowych (1 str./1125 znaków ze spacjami) tekstu w ciągu 24 godzin dla kaŝdego jednostkowego zlecenia. W przypadku jednoczesnego zlecenia kilku tłumaczeń tekstowych przez róŝne wydziały/biura UMK, Wykonawca jest zobowiązany do tłumaczenia kaŝdego zleconego tekstu w terminie określonym powyŝej, tj. minimum 8 stron w ciągu 24 godzin. 6. Zamawiający określa jako standard w tłumaczeniu ekspresowym (tłumaczenia określone w 2 ust. 1 pkt. 6-9) minimum 16 stron obliczeniowych i taryfowych do przetłumaczenia w ciągu 24 godzin dla kaŝdego jednostkowego zlecenia. 7. Potrzebę tłumaczeń ekspresowych Zamawiający będzie określał kaŝdorazowo dla konkretnego tekstu. W przypadku jednoczesnego zlecenia kilku tłumaczeń tekstowych ekspresowych przez róŝne wydziały/biura UMK, wykonawca jest zobowiązany do tłumaczenia kaŝdego tekstu zleconego w trybie ekspresowym w terminie określonym powyŝej, tj. minimum 16 stron w ciągu 24 godzin. 8. Termin wykonywania tłumaczeń tekstowych (zwykłych i ekspresowych) liczy się od daty przesłania zlecenia z uwzględnieniem czasu reakcji. 9. Czas trwania tłumaczeń konsekutywnych (tłumaczenia określone w 2 ust. 1 pkt 10) będzie ustalany kaŝdorazowo przez Zamawiającego i Wykonawcę po ich wykonaniu i podawany w pełnych godzinach przy matematycznym zaokrągleniu do pełnych kwadransów. Tłumacze winni stawić się w miejscu wykonywania tłumaczenia (na terenie Krakowa) i terminie wskazanym, telefonicznie lub telefaksowo, przez Zamawiającego, z co najmniej 10 minutowym wyprzedzeniem. 10. W sytuacji, kiedy tłumacz stawi się w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego, a nie dojdzie do zaplanowanego tłumaczenia konsekutywnego, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia 50% ceny za 1 godzinę tłumaczenia konsekutywnego ( 8, ust.4. lit.j). 11. Czas trwania tłumaczenia symultanicznego (tłumaczenia określonego w 2 ust. 1 pkt. 11 i 12) będzie ustalany kaŝdorazowo po ich wykonaniu i podawany w jednostkach obliczeniowych (4 h). Jednostka obliczeniowa tłumaczenia symultanicznego dotyczy usługi tłumaczeniowej z jednego języka, niezaleŝnie od ilości tłumaczy i niezbędnego sprzętu. 2
12. W sytuacji, kiedy Wykonawca stawi się z odpowiednim sprzętem i obsługą do wykonywania tłumaczenia symultanicznego, a nie dojdzie do zaplanowanego tłumaczenia, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia 50% ceny, jaka wynika z ceny jednostki obliczeniowej za tłumaczenie symultaniczne ( 8, ust.4. lit. k). 13. W sytuacji, kiedy Wykonawca stawi się na zamawiane bez sprzętu tłumaczenie symultaniczne, a nie dojdzie do zaplanowanego tłumaczenia, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia 25% ceny, jaka wynika z ceny jednostki obliczeniowej za tłumaczenie symultaniczne ( 8, ust.4 lit. l). 4 Tłumaczenia będą wykonywane przez tłumaczy wymienionych w załączniku nr 2 stanowiącym integralną część niniejszej umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania do konkretnego tłumaczenia wybranego przez siebie tłumacza z listy stanowiącej załącznik nr 2 do umowy. W wyjątkowych i nagłych przypadkach i po powiadomieniu Zamawiającego, Wykonawca moŝe część tłumaczeń podzlecić innemu podmiotowi, za którego działanie i zaniechanie odpowiada, jak za działanie i zaniechanie własne. 5 1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać do siedziby Zamawiającego tłumaczenia tekstowe na własny koszt w formie pisemnej oraz elektronicznej, na adres wskazany przez Zamawiającego. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych Wykonawca jest zobowiązany odebrać oryginał tekstu z siedziby Zamawiającego i dostarczyć przetłumaczony tekst wraz z oryginałem do siedziby Zamawiającego. Od momentu wejścia w posiadanie oryginału dokumentu do momentu jego zwrotu, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za powierzony mu dokument. 2. W ramach wykonywanych świadczeń Wykonawca jest zobowiązany do rzetelności i dbałości o wysoką jakość tłumaczeń a takŝe do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji pozyskanych w trakcie tłumaczeń zlecanych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się takŝe do powstrzymania się od działań i praktyk mogących doprowadzić do ujawnienia powierzonych informacji. 3. W przypadku naruszenia obowiązków określonych w ust 2 niniejszego paragrafu, Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, oraz odstąpienia od umowy bez prawa odszkodowania dla Wykonawcy. 6 Wykonawca będzie wykonywał tłumaczenia, o których mowa w 2 w okresie od dnia podpisania umowy do 21 grudnia 2009 r. z zastrzeŝeniem, Ŝe umowa ulegnie wcześniejszemu rozwiązaniu w przypadku wyczerpania środków, o których mowa w 8 ust. 1, które Zamawiający przeznaczył na realizację niniejszego zamówienia w 2009 r. 7 1. W momencie dostarczenia tłumaczenia tekstowego (dzieła) do Zamawiającego w sposób określony w 5 ust. 1 umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do tłumaczenia na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy z dnia 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zmianami), w tym przede wszystkim w zakresie: a) utrwalania na wszelkiego rodzaju nośnikach, b) zwielokrotnienia dowolną techniką, c) wprowadzania do pamięci komputera, 3
d) wykorzystania we wszelkiego rodzaju mediach, e) wykorzystania i udostępniania osobom trzecim oraz we wszelkiego rodzaju formach przekazu. 2. Wykonawca przenosi na Zamawiającego prawo do udzielania zgody na wykonywanie praw zaleŝnych. 3. Przeniesienie praw autorskich określonych w ust. 1 i ust. 2 następuje w ramach wynagrodzenia za tłumaczenie. 4. Autor tłumaczenia będzie kaŝdorazowo autoryzował przetłumaczony przez siebie tekst. 8 1. Wartość umowy nie przekroczy kwoty. zł brutto (słownie: złotych), w tym % VAT tj... zł. 2. Kwota określona w ust. 1 oznacza górną granicę, do jakiej Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia Wykonawcy objęte niniejszą umową. Ostateczna wysokość wynagrodzenia za zrealizowane w okresie trwania umowy usługi moŝe być niŝsza od podanej powyŝej i będzie wynikać z ilości faktycznie zrealizowanych zleceń. Z tytułu powstania róŝnicy pomiędzy maksymalną kwotą określoną powyŝej, a faktyczną wysokością wynagrodzenia Wykonawcy, nie przysługują Wykonawcy Ŝadne roszczenia. 3. Zamawiający zapłaci jedynie za tłumaczenia zamawiane i wykonane zgodnie z zapisem 3 ust. 4 umowy. 4. Wynagrodzenia za wykonane tłumaczenia częściowe będą ustalane kaŝdorazowo na podstawie stałych stawek, które wynoszą: a) Za tłumaczenie nieuwierzytelnione na język obcy jednej strony obliczeniowej (1800 znaków i spacji), tekstów specjalistycznych, stawka wynosi - - zł brutto. b) Za tłumaczenie nieuwierzytelnione z języka obcego jednej strony obliczeniowej (1800 znaków i spacji), tekstów specjalistycznych, stawka wynosi - - zł brutto. c) Za tłumaczenie nieuwierzytelnione na język obcy jednej strony obliczeniowej (1800 znaków i spacji), tekstów przeznaczonych do publikacji (rozumianej jako wydanie drukiem lub w formie elektronicznej) wraz z weryfikacją merytoryczną i językową native speakera oraz korektą graficzną tekstu dokonywaną na projekcie graficznym przeznaczonym do publikacji, stawka wynosi -. - zł brutto. d) Za tłumaczenie uwierzytelnione na język obcy jednej strony taryfowej (1125 znaków i spacji), tekstów specjalistycznych, stawka wynosi -. - zł brutto. e) Za tłumaczenie uwierzytelnione z języka obcego jednej strony taryfowej (1125 znaków i spacji) tekstów specjalistycznych, stawka wynosi -.. - zł brutto. f) Za tłumaczenie ekspresowe nieuwierzytelnione na język obcy jednej strony obliczeniowej (1800 znaków i spacji) tekstów specjalistycznych, stawka wynosi -.. - zł brutto. g) Za tłumaczenie ekspresowe nieuwierzytelnione z języka obcego jednej strony obliczeniowej (1800 znaków i spacji), tekstów specjalistycznych, stawka wynosi -.. - zł brutto. h) Za tłumaczenie ekspresowe uwierzytelnione na język obcy jednej strony taryfowej (1125 znaków i spacji) tekstów specjalistycznych, stawka wynosi -. - zł brutto. i) Za tłumaczenie ekspresowe uwierzytelnione z języka obcego jednej strony taryfowej (1125 znaków i spacji) tekstów specjalistycznych, stawka wynosi - - zł brutto. j) Za 1 godzinę tłumaczenia konsekutywnego, stawka wynosi -. - zł brutto. 4
k) Za jednostkę obliczeniową (4h) tłumaczenia symultanicznego razem z kosztami instalacji i obsługi sprzętu oraz bez kosztów instalacji i obsługi sprzętu, stawka wynosi -.. - zł brutto. l) Za jednostkę obliczeniową (4h) tłumaczenia symultanicznego bez kosztów instalacji i obsługi sprzętu, stawka wynosi -.. - zł brutto. 9 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania oceny przedłoŝonego tłumaczenia. W przypadku stwierdzenia uchybień (błędów) Zamawiający odeśle Wykonawcy zakwestionowany tekst celem dokonania korekty, określając jednocześnie dodatkowy termin jej dokonania. 2. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu lub po ponownym stwierdzeniu błędów w tłumaczonym tekście skierowanym uprzednio do korekty, Zamawiający moŝe powierzyć poprawienie tłumaczenia innej osobie na koszt i ryzyko Wykonawcy. W tym przypadku Wykonawcy wynagrodzenie nie przysługuje. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niedotrzymania terminów reakcji określonych w 3 ust. 4 i terminów wykonania tłumaczeń wynikających z 3 ust. 5,6 i 7 oraz wad tłumaczeń określonych w 9 ust.1 i 2 umowy. Prawo to Zamawiający moŝe zrealizować przez cały okres obowiązywania umowy. 10 Ustala się następujący sposób rozliczania umowy: 1) Wynagrodzenie płatne będzie do 14 dni po przedłoŝeniu w ostatnim dniu roboczym kaŝdego miesiąca prawidłowo sporządzonych faktur miesięcznych lub cząstkowych na wyraźne Ŝyczenie Zamawiającego (nie dotyczy grudnia), wystawionych przez Wykonawcę na wydziały/biura Urzędu Miasta Krakowa, które zlecały objęte nimi tłumaczenia, zgodnie z ich siedzibą, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy:. 2) JeŜeli w dniu składania faktur będą realizowane tłumaczenia, naleŝność za ich wykonanie naleŝy uwzględnić w następnej fakturze. 3) KaŜda faktura będzie potwierdzona przez osobę upowaŝnioną do przekazywania i odbioru zleceń, wymienioną w załączniku nr 1 do umowy, która stwierdzi terminowość i prawidłowość wykonanego tłumaczenia. 4) Ustala się ostateczny termin złoŝenia ostatnich faktur na dzień 21 grudnia 2009 r. z terminem płatności do 30 grudnia 2009 r. 5) Wykonawca jest podatnikiem podatku VAT: NIP, Regon: 6) Urząd Miasta Krakowa jest podatnikiem podatku VAT, NIP: 676-10-13-717, Regon: 350508747. 7) Środki finansowe na realizację zaciągniętego zobowiązania finansowego znajdują pokrycie w planach finansowo - rzeczowych wydziałów/biur na rok 2009, zgodnie z wykazem zadań i środków budŝetowych wyszczególnionych w załączniku nr 1, który stanowi integralną część umowy. Środki te mogą ulec zmniejszeniu maksymalnie o 20% w stosunku do wartości określonej w 8 ust. 1, w drodze podpisania aneksu do niniejszej umowy. 8) Odpowiedzialnymi za rozliczenie finansowe umowy ze strony Zamawiającego są osoby upowaŝnione w danym wydziale/biurze wskazane w załączniku nr 1 do umowy lub osoby je zastępujące. 5
11 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w przypadkach: a) braku potwierdzenia przyjęcia zlecenia w czasie określonym w 3 ust. 4 lit. a i b, w wysokości ceny jednostkowej określonej w 8 ust. 4 lit. a odnośnie tłumaczeń tekstowych oraz w wysokości ceny jednostkowej, określonej w 8 ust. 4 lit. j, odnośnie tłumaczeń konsekutywnych, b) nie podjęcia w uzgodnionym czasie tłumaczeń symultanicznych lub braku odpowiedniego sprzętu i obsługi, w wysokości ceny jednostki obliczeniowej określonej w 8 ust. 4 lit. k, c) za opóźnienie w wykonaniu tłumaczeń w wysokości 1% wartości konkretnego tłumaczenia, określonej według stawek wynikających z 8 ust. 4 umowy, za kaŝdy dzień opóźnienia. Poprzez opóźnienie w wykonaniu zamówienia strony rozumieją niewykonanie tłumaczenia w czasie określonym na podstawie 3 ust. 5, 6 i 7 oraz 9 ust. 1 umowy, d) za stwierdzenie w tłumaczeniach pisemnych błędów po wydrukowaniu lub publikacji tekstu - 10% wartości konkretnego tłumaczenia, z zastrzeŝeniem zapisu ust. 4. 2. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary z faktur Wykonawcy. 3. W przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego z przyczyn wymienionych w 9 ust. 3 umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości brutto, o której mowa w 8 ust.1 umowy. 4. W przypadku stwierdzenia istotnych błędów w tekstach po wydrukowaniu materiałów promocyjnych lub ukazaniu się publikacji (tj. pominięcie fragmentu tekstu, nieprzetłumaczenie tekstu, zmiana przekazu merytorycznego tekstu), Wykonawca zobowiązuje się do ponownego przetłumaczenia tekstu, za co nie otrzyma dodatkowego wynagrodzenia oraz pokryje w całości koszty ponownego druku lub publikacji. 5. Zamawiającemu przysługuje moŝliwość dochodzenia odszkodowania przewyŝszającego wysokość zastrzeŝonej kary umownej. 12 1. Dyrektorzy wydziałów/biur Urzędu Miasta Krakowa upowaŝnią wskazanych w załączniku nr 1 pracowników w swoich wydziałach/biurach do przekazywania Wykonawcy zleceń cząstkowych i odbioru ich wykonania oraz ustalania sposobu tłumaczenia. 2. Strony umowy określą zlecenia w trybie roboczym. 3. Osobą koordynującą ze strony Zamawiającego sprawy prawidłowego przebiegu realizacji umowy oraz ewentualnych trudności i problemów jest:. z Wydziału Strategii i Rozwoju Miasta, tel... lub osoba ją zastępująca. 13 Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pisemnego aneksu do umowy pod rygorem niewaŝności, a potrzeba ich wprowadzenia moŝe wynikać z następujących okoliczności: - w przypadku zmniejszenia wysokości środków finansowych przeznaczonych na realizację niniejszej umowy, o których mowa w 8 ust. 1, - w przypadku, zmiany w planach rzeczowo-finansowych wydziałów/biur UMK odnośnie środków finansowych przeznaczonych na realizację niniejszej umowy, o których mowa w 10 pkt. 7, - gdy z przyczyn organizacyjnych konieczna będzie zmiana osób upowaŝnionych do dokonywania czynności lub zmiana danych teleadresowych określonych w niniejszej umowie, - gdy ulegnie zmianie numer konta bankowego Wykonawcy. 6
14 W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych, Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 15 Spory mogące wyniknąć podczas realizacji niniejszej umowy z będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 16 Zamawiający nie wyraŝa zgody na przeniesienie na osobę trzecią wierzytelności wynikających z niniejszej umowy. 17 Umowę spisano w pięciu jednobrzmiących egzemplarzach, cztery egzemplarze otrzymuje Zamawiający, jeden egzemplarz otrzymuje Wykonawca. Zamawiający: Wykonawca: 7