Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/19/2014 Warszawa, dn. 10.06.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Świadczenie usług doradczych w zakresie opracowania strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT. III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie opracowania strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3. Termin realizacji zamówienia: Wykonawca będzie świadczył usługi doradztwa w ciągu 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 4. Usługa doradztwa obejmuje w szczególności: 1) rozwinięcie szczegółowej strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT; 2) bezpośrednie doradztwo na rzecz CEZAMAT PW Sp. z.o.o. w przedmiocie strategii i celów funkcjonowania Centrum CEZAMAT; 3) przygotowanie pisemnych odpowiedzi na pytania/ rekomendacji rozwiązań problemów/ przykładów dokumentów do zaadoptowania/ opiniowanie dokumentów; 4) praca nad rozwiązaniem złożonych case ów; 5) udział w spotkaniach w celu wypracowania wspólnych propozycji, rozwiązań, ujednolicenia procedur i innych kwestii. 5. Wymagania szczegółowe: 1) doradztwo polega na dostarczeniu propozycji rozwiązań i wiedzy eksperckiej z zakresu zagadnień związanych z opracowaniem i rozwinięciem szczegółowej strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT; 2) tematyka doradztwa to szeroko rozumiany obszar strategii i celów funkcjonowania Centrum CEZAMAT jako projektu będącego dużą infrastrukturą badawczą w jednostkach naukowych; 3) przykładowe zagadnienia: a) strategia inicjacji i stymulacji projektów interdyscyplinarnych, b) badania podstawowe i wdrożenia przemysłowe,
c) inkubator nowych przedsiębiorstw, d) zarządzanie finansami oraz badaniami, zarządzanie projektami, komercjalizacja wyników badań, współpraca z przemysłem, utrzymanie infrastruktury badawczej. UWAGA! Powyższa lista nie wyczerpuje tematów, zagadnień i pytań, które mogą stanowić przedmiot doradztwa jednak jest opisaniem obszarów zainteresowania w kontekście usług doradczych; 4) doradztwo w formie spotkań odbywa się w liczbie 30 godzin w miesiącu; a) spotkania odbywają się w siedzibie Zamawiającego lub w innym, wskazanym przez Zamawiającego, miejscu, b) po każdym spotkaniu sporządzane jest potwierdzenie udziału w spotkaniu; 5) szacowana liczba roboczogodzin w okresie umowy 300 godzin (50 godzin miesięcznie); 6. Odbiór usług doradztwa i sposób rozliczenia: 1) potwierdzeniem wykonania usług doradztwa są miesięczne raporty podsumowujące zakres wykonanych usług oraz określające liczbę roboczogodzin wykonanych usług; 2) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć co miesiąc Raport świadczonych usług doradztwa wraz z załącznikami (stworzone w ramach doradztwa materiały, odpowiedzi na pytania, przykłady dokumentów, itp.); 3) na podstawie przedstawionego raportu wraz z załącznikami dokonywany jest odbiór wykonanych usług doradczych zakończonych w danym miesiącu; 4) odbiór usług doradczych następuje przez podpisanie protokołu odbioru; 5) Wykonawca wystawia fakturę na kwotę wskazaną na protokole odbioru. IV. Kwalifikacje Wykonawcy: Wykonawca ubiegający się o zawarcie umowy na świadczenie usług doradczych w zakresie opracowania strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT zobowiązany jest wykazać, że spełnia niżej wskazane warunki: 1. posiada wykształcenie wyższe, preferowane posiadanie stopnia naukowego doktora, 2. posiada co najmniej 10-letnie doświadczenie w prowadzeniu badań naukowych z dziedziny nowych technologii i materiałów elektronicznych, 3. posiada co najmniej 5-letnie doświadczenia w zarządzaniu dużą infrastrukturą badawczą. V. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego.
VI. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług doradczych w zakresie opracowania strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach realizacji projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, określonym w części III zapytania ofertowego. 4. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w ciągu 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania przedmiotu umowy w siedzibie Zamawiającego:,, lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 3. Szacowana liczba roboczogodzin w okresie umowy wynosi maksymalnie 300 godzin (50 godzin w danym miesiącu). 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością, z zastosowaniem wiedzy i umiejętności niezbędnych do jego wykonania, zgodnie z wymogami wskazanymi przez Zamawiającego i obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada wymagane kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania przedmiotu umowy. 3. Usługi doradcze polegają na dostarczeniu propozycji rozwiązań i wiedzy eksperckiej z zakresu zagadnień związanych z opracowaniem i rozwinięciem szczegółowej strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT. 4. Usługi doradcze, będące przedmiotem umowy, obejmują w szczególności: 1) rozwinięcie szczegółowej strategii funkcjonowania Centrum CEZAMAT; 2) bezpośrednie doradztwo na rzecz CEZAMAT PW Sp. z.o.o. w przedmiocie strategii i celów funkcjonowania Centrum CEZAMAT;
3) przygotowanie pisemnych odpowiedzi na pytania/ rekomendacji rozwiązań problemów / przykładów dokumentów do zaadoptowania/ opiniowanie dokumentów; 4) praca nad rozwiązaniem złożonych case ów; 5) udział w spotkaniach w celu wypracowania wspólnych propozycji, rozwiązań, ujednolicenia procedur i innych kwestii. 5. Usługi doradcze realizowane będą w następujący sposób: 1) poprzez świadczenie usług bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego lub w miejscu przez niego wskazanym w wymiarze nie przekraczającym 30 godzin w danym miesiącu; 2) poprzez świadczenie usług w formie konsultacji drogą mailową, za pośrednictwem telefonu, w tym przygotowanie pisemnych odpowiedzi na pytania/ rekomendacji rozwiązań problemów / przykładów dokumentów do zaadoptowania/ opiniowanie dokumentów, pracę nad rozwiązaniem złożonych case ów w wymiarze nie przekraczającym 20 godzin w danym miesiącu. 6. Po wykonaniu usług doradczych świadczonych bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego lub w miejscu przez niego wskazanym sporządzane jest potwierdzenie realizacji usług. 7. Potwierdzeniem wykonania usług doradztwa są miesięczne raporty podsumowujące zakres wykonanych usług oraz określające liczbę roboczogodzin wykonanych usług. 8. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć co miesiąc Raport świadczonych usług doradztwa wraz z załącznikami (stworzone w ramach doradztwa materiały, odpowiedzi na pytania, przykłady dokumentów, itp.). 9. Na podstawie przedstawionego Raportu wraz z załącznikami dokonywany jest odbiór wykonanych usług doradczych zakończonych w danym miesiącu. 10. Odbiór usług doradczych następuje przez podpisanie protokołu odbioru. 11. Wykonawca nie może powierzyć wykonania całości lub części usług doradczych osobom / podmiotom trzecim. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za wynagrodzeniem ryczałtowym w kwocie netto... zł (słownie:... złotych). 2. Do kwoty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT w kwocie... zł (słownie złotych:...). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, całkowite wynagrodzenie wynosi. zł (słownie:.... złotych). 4. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe za realizację zamówienia w sześciu (6) równych miesięcznych ratach w kwocie.zł (słownie:. złotych) każda.
5. Podstawą wystawienia co miesiąc faktury VAT będzie protokół odbioru, stwierdzający dostarczenie Raportu świadczonych usług doradztwa wraz z załącznikami (stworzone w ramach doradztwa materiały, odpowiedzi na pytania, przykłady dokumentów, itp.). 6. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy zostanie zapłacone co miesiąc na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy. 7. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 8. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 4 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 9. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 6 i 7. 10. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8. 11.Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).. numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.
6 Wypowiedzenie umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) trzykrotnego istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania niniejszej umowy, o ile bezczynność Wykonawcy trwa powyżej 14 dni; 3) zwłoki Wykonawcy w realizacji postanowień niniejszej umowy przekraczającej 14 dni. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 2,5% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.
8 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, VIII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 11 czerwca 2014 r. do godziny 13 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. IX. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej