Praktyczny informator Korespondencja ZUS WZORY PISM, PRZYKŁADY, WYJAŚNIENIA EKSPERTA formalne druki instrukcje podstawa prawna
Praca zbiorowa pod redakcją: Krystyny Trojanowskiej Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Kierownik produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład: Katarzyna H. Kopeć Druk: MDruk ISBN: 978-83-269-3278-6 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel.22 518-29-29,faks 22 617-60-10, e-mail: cok@wip.pl NIP:526-19-92-256, KRS:0000098264- Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Wysokość kapitału zakładowego 200,000 zł. Publikacja Korespondencja z ZUS. Wzory pism, przykłady, wyjaśnienia eksperta została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Korespondencja z ZUS. Wzory pism, przykłady, wyjaśnienia eksperta wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Korespondencja z ZUS Od redakcji Droga Czytelniczko, Drogi Czytelniku! W trakcie prowadzonej działalności płatnicy składek wielokrotnie spotykają się z koniecznością przygotowania określonych pism do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub udzielania odpowiedzi na pisma otrzymywane z tej instytucji. Część z nich sporządzana jest na gotowych formularzach, część zaś płatnicy muszą opracować we własnym zakresie. Od poprawności ich przygotowania, od dotrzymania terminów zależy to, czy ZUS uwzględni wniosek płatnika, a to z kolei w wielu przypadkach może zdecydować o prowadzeniu dalszej działalności gospodarczej. W niniejszym opracowaniu omawiamy najważniejszą, zarówno dla dużych, jak i małych fi rm, korespondencję z ZUS, prezentujemy potrzebne wzory pism, informujemy, jak je poprawnie wypełnić. W każdym rozdziale publikacji zamieszczamy praktyczny, opatrzony przykładami, komentarz eksperta. Krystyna Trojanowska redaktor Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 3
Spis treści Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika jak się bronić przed jej negatywnymi skutkami Upoważnienie do rozpoczęcia kontroli ZUS. 7 Wniosek o zmianę inspektora... 10 Obowiązek wydania dokumentów inspektorowi... 11 Wniosek płatnika o udostępnienie dokumentów... 12 Protokół pokontrolny... 13 Uwagi do protokołu... 19 Odpowiedź ZUS na zastrzeżenia płatnika... 20 Decyzja ZUS od jakich postanowień można się odwołać Odwołanie od decyzji ZUS... 25 Ważna treść decyzji... 26 Zgłoszenie nowego żądania... 26 Przekroczenie terminu na złożenie odwołania... 27 Wymagania formalne odwołania... 31 Braki formalne w odwołaniu... 32 Konieczny sprzeciw... 32 Właściwość miejscowa sądu... 33 Właściwość rzeczowa sądu... 34 Równe strony w procesie... 35 Wielość stron w postępowaniu... 35 Wyrok sądu... 40 Koszty sądowe... 42 Cofnięcie odwołania... 43 Ulgi w spłacie składek jak się o nie skutecznie starać Umorzenie należności... 47 Ponowne rozpatrzenie sprawy... 51 Skutki złożenia wniosku... 53 Odroczenie terminu płatności... 53 Skutki złożenia wniosku... 56 Rozłożenie zadłużenia na raty... 56 Dodatkowe dokumenty... 59 Postępowanie egzekucyjne w jakich przypadkach można się zabezpieczyć przed ściągnięciem należności Prawo do wniesienia zarzutu... 63 Zażalenie płatnika... 65 Inne pisma do ZUS o co jeszcze można wystąpić Zgoda na przekazywanie dokumentów w formie papierowej... 69 Przywrócenie terminu na opłacenie składki chorobowej... 71 Wniosek o zwrot nadpłaconych składek... 73 Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek... 75 Wniosek o wydanie interpretacji... 76 4 Wiedza i Praktyka
KONTROLA PŁATNIKA jak się bronić przed jej negatywnymi skutkami
Sprawdź, czy wiesz: Kiedy płatnik powinien otrzymać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli? Jakie dane powinno zawierać upoważnienie? Czy w upoważnieniu powinien zostać wyznaczony zakres kontroli płatnika? Czy upoważnienie musi zawierać pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego? W jakiej sytuacji płatnik może złożyć wniosek o zmianę inspektora? Czy wystarczy stwierdzenie, że inspektor jest stronniczy? W jakiej sytuacji kontrolowany musi wydać niezbędne inspektorowi dokumenty? Czy w każdym momencie płatnik może wystąpić o wgląd w przekazane inspektorowi dokumenty? Czy wgląd w dokumenty zawsze odbywa się w obecności kontrolującego? Jak poprawnie powinien być sporządzony protokół kontroli? Jakie informacje kontroler zamieszcza w protokole? W jakim terminie można wnieść uwagi do protokołu? Ile czasu ma inspektor na rozpatrzenie zastrzeżeń płatnika? Jakie obowiązkowe informacje powinny znaleźć się w piśmie ZUS po rozpatrzeniu zastrzeżeń kontrolowanego? Czy w razie potrzeby, przed wydaniem informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń wniesionych do protokołu kontroli, inspektor może podjąć dodatkowe czynności?
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Upoważnienie do rozpoczęcia kontroli Pierwszym dokumentem, z jakim zetknie się płatnik składek, objęty kontrolą, jest upoważnienie do jej przeprowadzenia. Otrzymuje je przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. Powinien on zawierać co najmniej: Ad 1 wskazanie podstawy prawnej, Ad 2 oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, Ad 3 datę i miejsce wystawienia, Ad 4 imię i nazwisko inspektora kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, Ad 5 oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, Ad 6 wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia, Ad 7 zakres przedmiotowy kontroli, Ad 8 podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji oraz Ad 9 pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli 2 3 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Bielsku-Białej Wydział Kontroli Płatników Składek 43-300 Bielsko-Biała ul. Krasińskiego 34 (oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS) Bielsko-Biała, 17 lutego 2014 r. (miejscowość i data wystawienia) UPOWAŻNIENIE NR 001/1950/540/2014 DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI PŁATNIKA SKŁADEK PRZEZ INSPEKTORA/ÓW KONTROLI ZAKŁADU UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH 1 4 5 Podstawa prawna: art. 68 ust. 1 pkt 6, art. 86 ust. 1, art. 94 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). Dane inspektora/ów kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Imię i nazwisko: Arkadiusz Tyszyński 543 nr legitymacji służbowej Nazwa i adres siedziby kontrolowanego płatnika składek: Zakład Poligraficzny Henryk Dąbek, ul. Mazowiecka 11, 43-321 Bielsko-Biała Identyfikator: NIP REGON PESEL 523000980 011223300 52041676341 Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 7
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS 7 6 Zakres przedmiotowy kontroli: 1. Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania oraz opłacania składek, a także innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład, oraz zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. 2. Ustalanie uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. 3. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalno- -rentowe. 4. Prawidłowość wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych. Data rozpoczęcia kontroli: zgodnie z art. 89 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Przewidywany termin zakończenia kontroli: dwa tygodnie od daty doręczenia płatnikowi składek niniejszego upoważnienia. 8 Z upoważnienia Głównego Inspektora Kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Katarzyna Maj (podpis osoby udzielającej upoważnienia) Upoważnienie doręczono płatnikowi składek w dniu: 20 lutego 2014 r. Imię i nazwisko osoby, której doręczono upoważnienie: Henryk Dąbek Potwierdzenie odbioru upoważnienia: Henryk Dąbek (podpis osoby odbierającej upoważnienie) 8 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika 9 Pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek wynikających z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 1442 ze zm.) 1. Płatnik składek ma prawo: a) uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, a także wskazać osoby do uczestniczenia w tych czynnościach (art. 89 ust. 4); b) uczestniczyć w przeprowadzaniu dowodu z zeznań świadka lub oględzin (art. 89 ust. 5); c) żądać dostępu do wydanych dokumentów (art. 90 ust. 6); d) wniesienia zastrzeżeń do ustaleń protokołu kontroli (art. 91 ust. 3). 2. Płatnik składek jest zobowiązany: a) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (art. 88 ust. 1 pkt 1); b) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek (art. 88 ust. 1 pkt la); c) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu (art. 88 ust. 1 pkt 2); d) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik (art. 88 ust. 1 pkt 3); e) udzielać wyjaśnień kontrolującemu (art. 88 ust. 1 pkt 4); f) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek (art. 88 ust. 1); g) w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty (art. 88 ust.3); h) powyższe czynności wykonać nieodpłatnie (art. 88 ust. 2); i) na żądanie inspektora kontroli Zakładu, wydać określone przez niego dokumenty wymienione w art. 88 ust. 1 pkt 1 na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie (art. 90 ust. 5); j) w terminie 30 dni od daty otrzymania protokołu kontroli złożyć deklaracje rozliczeniową korygującą łącznie z raportem miesięcznym korygującym zgodnie z ustaleniami kontroli (art. 47 ust. 3 i art. 41 ust. 7b pkt 2). Ponadto, zgodnie z art. 84c ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 672 ze zm.) płatnik składek będący w rozumieniu tej ustawy przedsiębiorcą ma prawo wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem przepisów tej ustawy oraz zgodnie z art. 80 ust. 3 tej ustawy jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności. Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 9
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Wniosek o zmianę inspektora Płatnik, który uważa, że inspektor podejmujący czynności kontrolne nie gwarantuje zachowania bezstronności, może wnioskować o jego wyłączenie. Wniosek taki musi być przede wszystkim odpowiednio umotywowany, a to oznacza, że nie wystarczy stwierdzenie, iż dany inspektor będzie stronniczy. Może być on złożony: jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem kontroli, zaraz po otrzymaniu upoważnienia, z którego wynika, kto będzie ją prowadził, a także w trakcie czynności kontrolnych. Ad 1 Podaje się dane identyfi kacyjne płatnika: Nazwę fi rmy, Imię i nazwisko, numer NIP oraz REGON. Jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów albo jednego z nich, trzeba wpisać numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wzór wniosku o zmianę inspektora kontroli ZUS 1 2 3 Zakład Poligraficzny Bielsko-Biała, 21 lutego 2014 r. Henryk Dąbek ul. Mazowiecka 11 43-321 Bielsko-Biała NIP: 523000980, REGON: 011223300 PESEL: 52041676341 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Bielsku-Białej Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Krasińskiego 34 43-300 Bielsko-Biała WNIOSEK O ZMIANĘ INSPEKTORA KONTROLI ZUS W związku z rozpoczętą w dniu 20 lutego 2014 r. kontrolą uprzejmie proszę o wyłączenie z niej inspektora kontroli ZUS Pana Arkadiusza Tyszyńskiego. Prośbę swoją motywuję faktem, że w zeszłym miesiącu byłem zmuszony zwolnić dyscyplinarnie Panią Ewę Tyszyńską, która jest córką ww. inspektora. Po otrzymaniu zwolnienia osoba ta odgrażała się, mówiąc, że ojciec pana urządzi. Biorąc to pod uwagę, mam uzasadnione zastrzeżenia co do bezstronności Pana Arkadiusza Tyszyńskiego w trakcie czynności kontrolnych i uważam, że zgodnie z art. 92 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) powinien zostać z nich wyłączony. Ad 2 Należy skierować wniosek do odpowiedniego wydziału ZUS. Ad 3 Wniosek należy szczegółowo umotywować. Nie wystarczy ogólnie stwierdzić, że inspektor może być niewiarygodny lub stronniczy. Henryk Dąbek 10 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Obowiązek wydania dokumentów inspektorowi Wzór protokołu z wydania dokumentów 1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa, 10 stycznia 2014 r. I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek 00-917 Warszawa ul. Senatorska 6/8 (oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS) Jeżeli płatnik składek nie jest w stanie zapewnić odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli oraz gdy charakter czynności tego wymaga, płatnicy mają obowiązek wydania dokumentów określonych przez kontrolującego na czas niezbędny, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządzany jest protokół, który podpisuje również płatnik. Ad 1 Zawsze na górze dokumentu po lewej stronie powinna być wskazana jednostka organizacyjna ZUS, która protokół wydała. Ad 2 W protokole, ZUS powinien wskazać podstawę prawną numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, imię i nazwisko inspektora, dokonującego kontroli. Ad 3 ZUS musi szczegółowo wymienić, jakie dokumenty pobrał od osoby ubezpieczonej. Ad 4 ZUS wskazuje datę zwrotu dokumentów ubezpieczonemu. 2 3 4 Znak sprawy: WKPS-0012/01/2013 PROTOKÓŁ Z WYDANIA/ZWROTU DOKUMENTÓW Na podstawie art. 90 ust. 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nr 012/0950/1700/2014 z 9 stycznia 2014 r. inspektor kontroli ZUS Małgorzata Miecznikowska (imię i nazwisko) pobrał od kontrolowanego płatnika składek: Zdrowy Wikt sp. z o.o., ul. Mickiewicza 12, 06-987 Warszawa (dane płatnika) następujące dokumenty: 1) akta osobowe zatrudnionych pracowników szt. 8, 2) kopie dokumentów zgłoszeniowych, 3) kopie dokumentów rozliczeniowych (deklaracje, raporty imienne oraz dowody wpłat składek) za lata 2011, 2012 i 2013, 4) listy płac, umowy zlecenia, umowy o dzieło i rachunki za wykonanie umów cywilnoprawnych za lata: 2011, 2012 i 2013. Warszawa, 10 stycznia 2014 r., Franciszek Niezgoda (miejscowość, data i podpis płatnika składek) Małgorzata Miecznikowska (podpis inspektora kontroli ZUS) Pobrane materiały wg wykazu jak wyżej zwrócono płatnikowi składek dnia: 21 stycznia 2014 r. Ad 5 Pod protokołem składają podpis obie strony tj. płatnik i inspektor kontroli ZUS. 5 Franciszek Niezgoda (podpis płatnika składek) Małgorzata Miecznikowska (podpis inspektora kontroli ZUS) Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 11
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Wniosek płatnika o udostępnienie dokumentów W każdym momencie płatnik może wystąpić z pisemnym wnioskiem o umożliwienie wglądu w pobrane przez ZUS dokumenty, przy czym udostępnienie akt odbywa się wyłącznie w obecności inspektora kontroli. Ad 1 Należy podać nazwę fi rmy, NIP i REGON. Wzór wniosku o udostępnienie wydanej dokumentacji 1 2 Zdrowy Wikt sp. z o.o. Warszawa, 17 stycznia 2014 r. ul. Mickiewicza 12 06-987 Warszawa NIP: 523000980, REGON: 011223300 Zakład Ubezpieczeń Społecznych I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Senatorska 6/8 00-917 Warszawa WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE WYDANEJ DOKUMENTACJI Ad 2 Trzeba zwrócić się do konkretnego wydziału ZUS. Ad 3 We wniosku należy podać powód udostępnienia wydanej kontrolerowi dokumentacji. Powód powinien być szczegółowo opisany. Ad 4 Powinno się wskazać nazwisko i imię osoby upoważnionej do wglądu w dokumenty. 3 4 W związku z koniecznością wystawienia druku ZUS Rp-7 dla Pani Moniki Kowalewskiej będącej naszą pracownicą, uprzejmie proszę o umożliwienie dostępu do pobranych od nas list płac oraz akt osobowych wspomnianej osoby. Osobą upoważnioną do wglądu jest Pani Maria Kalinowska, starszy referent ekonomiczno-administracyjny. Franciszek Niezgoda 12 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Protokół pokontrolny Ustalenia kontroli opisuje się w protokole pokontrolnym sporządzanym w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje płatnik objęty kontrolą. W protokole zamieszcza się następujące informacje: oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS, oznaczenie kontrolowanego płatnika składek, oznaczenie inspektorów kontroli ZUS wykonujących kontrolę, określenie zakresu kontroli, czas trwania kontroli z określeniem daty jej wszczęcia i zakończenia oraz z wymienieniem dni przerwy w prowadzonych czynnościach kontrolnych, opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych, przedstawienie dowodów, pouczenie kontrolowanego o prawie złożenia zastrzeżeń, pieczęć i podpis inspektora kontroli ZUS, informację o wpisie do książki kontroli. Ad 1 Powinna być podana nazwa jednostki, która przeprowadziła kontrolę. Ad 2 Powinny być podane dane identyfi kacyjne płatnika. Ad 3 Oprócz danych identyfi kacyjnych płatnika w postaci numeru NIP, REGON, PESEL, trzeba podać nazwę firmy, imię i nazwisko właściciela oraz adres fi rmy. Ad 4 Musi być podane imię i nazwisko kontrolera, numer legitymacji służbowej oraz upoważnienia i data jego wydania. Ad 5 Ważna jest data przeprowadzonej kontroli. Zawsze powinna być umieszczona w protokole. Ad 6 Wskazane powinno być miejsce przeprowadzenia kontroli. Ad 7 Musi być data i numer wpisu do książki kontroli. Ad 8 ZUS powinien szczegółowo opisać ustalenia kontroli. Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 13
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Wzór protokołu kontroli 1 2 Zakład Ubezpieczeń Społecznych I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Senatorska 6/8 Dane identyfikacyjne płatnika: NIP: 4310323897 REGON: 135428787 PESEL: 72031498624 PROTOKÓŁ KONTROLI 3 4 5 6 7 Płatnik: Usługi remontowe Marian Kozub, Warszawa, ul. Malinowa 124. Kontrolę przeprowadziła inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Iwona Rosiak, nr legitymacji służbowej 1243, na podstawie upoważnienia nr 024/0934/1176/2014 z 8 stycznia 2014 r. Kontrolę przeprowadzono w dniu 16 stycznia 2014 r. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli przedłożono w dniu 16 stycznia 2014 r. Panu Marianowi Kozub płatnikowi składek. Czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie płatnika składek Warszawa, ul. Malinowa 124. W dniu 16 stycznia 2014 r. dokonano wpisu do książki kontroli pod pozycją 1/2014 obejmującego oznaczenie organu kontroli, upoważnienia i zakresu przedmiotowego kontroli. ZAKRES KONTROLI 8 Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład. Ustalanie uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, wypłacanie świadczeń i zasiłków oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Prawidłowość wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych do celów ubezpieczeń społecznych. 14 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika USTALENIA KONTROLI 1. Prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego 8 1.1. Zgłoszenie płatnika składek Pan Marian Kozub prowadzi działalność gospodarczą p.n. Usługi remontowe samodzielnie, na podstawie zaświadczenia o wpisie do ewidencji nr EDG 87654/2002 wydanego przez Prezydenta Miasta Warszawa, od 1 lipca 2002 r. Adres siedziby: Warszawa ul. Malinowa 124. Numery identyfikacyjne płatnika (NIP i REGON) od rozpoczęcia działalności nie uległy zmianie. Zgłoszenie płatnika składek przekazano do Zakładu w lipcu 2002 roku, na druku ZUS ZFA, zgodnie z przepisami art. 43 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 1442 ze zm.). 1.2. Zgłoszenie ubezpieczonych Na dzień rozpoczęcia czynności kontrolnych Pan Marian Kozub jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenia oraz ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za 5 pracowników. Kontroli poddano zgłoszenia do ubezpieczeń osób zgodnie z listą ubezpieczonych płatnika wydruk z 15.01.2014 r. Dowód: Lista ubezpieczonych wydruk z Kompleksowego Systemu Informatycznego ZUS, z 15.01.2014 r. (akta kontroli str. 3) Druki zgłoszeniowe ubezpieczonych (Kompleksowy System Informatyczny) Protokół przyjęcia wyjaśnień od płatnika składek z 16.01.2014 r. (akta kontroli str. 5 6) Zgłoszeń osób ubezpieczonych dokonano zgodnie z przepisami art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). 2. Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych Kontrolą objęto okres: 01.01.2010 r. 31.12.2013 r. VII.2010 r. Podstawa wymiaru składek na Fundusz Pracy ustalona w niższej wysokości niż faktycznie obowiązująca. Od I.2012 r. do XII.2012 r. Płatnik nalicza składki na Fundusz Pracy bez uwzględniania przychodu pracownika Tomasza Winiarskiego, zatrudnionego od 01.01.2012 r. w połowie wymiaru czasu pracy i osiągającego z tego tytułu wynagrodzenie w wysokości mniejszej niż minimalne Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 15
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS u kontrolowanego płatnika, który jednak posiada inne tytuły do ubezpieczeń (sprawdzono w Kompleksowym Systemie Informatycznym) i łącznie jego przychody są wyższe od wynagrodzenia minimalnego. Płatnik nie żądał od zainteresowanego oświadczenia o posiadaniu innych źródeł przychodu. Dowód: Druki rozliczeniowe (Kompleksowy System Informatyczny). Protokół przyjęcia wyjaśnień od płatnika składek z 16.01.2014 r. (akta kontroli str. 5 6) Zgodnie z przepisami art. 104 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.): ust. 1 obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustalane są od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, ust. 3 w przypadku gdy kwoty, o których mowa w ust. 1, pochodzą z różnych źródeł, obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek ustalona zgodnie z ust. 1 wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, ust. 4 osoba, do której ma zastosowanie przepis ust. 3, składa stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy. Różnice w rozliczeniu składek w związku z powyższym wynoszą: Niedopłata składek na Fundusz Pracy: 1.342.28 zł. Szczegółowy wykaz różnic zawiera załącznik: Nr 1 Zestawienie miesięcznych różnic w zakresie składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Ubezpieczenie wypadkowe Składkę na ubezpieczenie wypadkowe naliczono, stosując zasady określone w art. 28 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.). Stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalona została zgodnie z przepisami art. 28 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.) oraz rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie zróżnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. nr 200, poz. 1692 ze zm.). 16 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Opłacanie składek Płatnik dokonywał wpłat składek terminowo zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). 3. Ustalenie uprawnień do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, wypłacanie tych świadczeń i zasiłków oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu 3.1. Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego Płatnik składek w okresie objętym kontrolą zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego nie wypłacał (nie posiadał uprawnień). 4. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe Płatnik nie kompletował i nie przekazywał wniosków o świadczenia emerytalne bądź rentowe za ubezpieczonych. Dowód: Protokół przyjęcia wyjaśnień od płatnika składek z 16.01.2014 r. (akta kontroli str. 5 6) 5. Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych Płatnik wystawił jedno zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku ZUS Rp-7 dla byłego pracownika pana Tadeusza Rawskiego ur. 12.03.1968 r., PESEL 68031298745 za okres trwania zatrudnienia: od 01.07.2002 r. do 31.12.2012 r. Zaświadczenie wystawione zostało zgodnie z przepisami ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 1440 ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (tekst jedn.: Dz.U. z 1989 r. nr 11, poz. 63 ze zm.). W dniu 16 stycznia 2014 r. dokonano wpisu do książki kontroli informującego o zakończeniu czynności kontrolnych. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami przesłano pocztą za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby płatnika składek. Integralną część protokołu stanowią załączniki wymienione w jego treści. Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 17
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Zgodnie z art. 91 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.) płatnik składek ma prawo złożyć w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Zastrzeżenia należy przesłać na adres: Zakład Ubezpieczeń Społecznych I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek ul. Senatorska 6/8 00-917 Warszawa Warszawa, 17 stycznia 2014 r. Iwona Rosiak (podpis kontrolującego) 18 Wiedza i Praktyka
Korespondencja z ZUS Kontrola płatnika Uwagi do protokołu W ciągu 14 dni od daty otrzymania protokołu płatnik ma prawo wnieść zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Ad 1 Wpisuje się nazwę fi rmy, imię i nazwisko jej właściciela, adres firmy oraz dane identyfi kacyjne NIP, REGON. Ad 2 Należy wpisać konkretnego adresata pisma, tj. poprawnie oznaczyć wydział, do którego kieruje się zastrzeżenia do protokołu pokontrolnego, jednostkę organizacyjną ZUS oraz jej adres. Ad 3 Trzeba dokładnie opisać czego dotyczą zastrzeżenia. Od szczegółowości i wskazania odpowiedniej podstawy prawnej zależy, czy ZUS pozytywnie odniesie się do wniesionego przez płatnika pisma. Ponadto płatnik musi wskazać równocześnie stosowne środki dowodowe. Inspektor ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. Protokół kontroli jest podstawą do wydania decyzji. Od niej zaś przysługuje odwołanie wnoszone w ciągu miesiąca w formie pisemnej do organu, który wydał decyzję, lub do protokołu sporządzonego przez ten organ, w terminie miesiąca od doręczenia odpisu decyzji. Warto tu zaznaczyć, że w przypadku, gdy argumenty płatnika okażą się zasadne, ZUS może we własnym zakresie zmienić lub uchylić decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania (prezentujemy tę tematykę w dalszej części opracowania). Wzór zastrzeżeń płatnika składek co do ustaleń zawartych w protokole pokontrolnym 1 2 3 Usługi remontowe Warszawa, 22 stycznia 2014 r. Marian Kozub 00 347 Warszawa ul. Malinowa 124 Dane identyfikacyjne: NIP: 4310323897 REGON: 135428787 PESEL: 72031498624 Zakład Ubezpieczeń Społecznych I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek 00 917 Warszawa ul. Senatorska 6/8 ZASTRZEŻENIA PŁATNIKA SKŁADEK CO DO USTALEŃ ZAWARTYCH W PROTOKOLE POKONTROLNYM Na podstawie art. 91 ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. (tekst jedn.: Dz.U. 2013 r., poz. 1442 ze zm.) wnoszę zastrzeżenia do protokołu kontroli z 17 stycznia 2014 r. otrzymanego 21 stycznia 2014 r. Inspektor kontroli zarzuca mi, że nie naliczam składek na Fundusz Pracy od przychodu pracownika Tomasza Winiarskiego. Pan ten zatrudniony jest w moim zakładzie w połowie wymiaru czasu pracy i osiąga z tego tytułu przychód w wysokości mniejszej niż minimalne wynagrodzenie, wobec powyższego zgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nie miałem obowiązku naliczenia tych składek. Proszę o przeanalizowanie dokonanych w wyniku kontroli ustaleń i jak najszybszą odpowiedź. Marian Kozub Praktyczny informator Korespondencja z ZUS 19
Kontrola płatnika Korespondencja z ZUS Odpowiedź ZUS na zastrzeżenia płatnika Inspektor przeprowadzający daną kontrolę ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności sprawdzające. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik musi być poinformowany na piśmie. Ad 1 Informacja powinna być opatrzona nazwą jednostki organizacyjnej, która odpowiada na zastrzeżenia płatnika, wskazaniem konkretnego wydziału, który kieruje odpowiedź do ubezpieczonego, adresem jednostki ZUS. Ad 2 Pismo musi wskazać jego adresata. Ad 3 ZUS musi szczegółowo odpowiedzieć na wniesione przez płatnika zastrzeżenia. Powinien oprzeć swoje stanowisko na przepisach prawnych, wskazując konkretne artykuły ustawy czy paragrafy rozporządzenia. Ad 4 Na końcu informacji ZUS powinien wskazać wyraźnie, czy podtrzymuje ustalenia zawarte w protokole, czy przychyla się do zastrzeżeń płatnika. Warto na marginesie podkreślić, że jeśli minie termin do wniesienia zastrzeżeń do protokołu pokontrolnego, w pierwszej kolejności płatnik składek w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli jest zobowiązany do złożenia dokumentów korygujących lub brakujących. W przypadku niewywiązania się z nałożonego obowiązku Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda decyzję. Nastąpi to w terminie jednego lub dwóch miesięcy. W takiej sytuacji płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty korygujące lub brakujące w terminie 30 dni od daty uprawomocnienia się decyzji. Wzór pisma informującego o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń dotyczących protokołu kontroli 1 2 3 4 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Warszawa, 29 stycznia 2014 r. I Oddział w Warszawie Wydział Kontroli Płatników Składek 00 917 Warszawa ul. Senatorska 6/8 Znak sprawy: 4310323897 Usługi remontowe Marian Kozub ul. Malinowa 124 00 347 Warszawa INFORMACJA O SPOSOBIE ROZPATRZENIA ZASTRZEŻEŃ WNIESIONYCH DO PROTOKOŁU KONTROLI W odpowiedzi na zastrzeżenia wniesione pismem 22 stycznia 2014 r. Wydział Kontroli Płatników Składek I Oddział ZUS w Warszawie uprzejmie wyjaśnia. Zgodnie z przepisami art. 104 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 674 ze zm.) obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustalane są od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jednak w odniesieniu do osób, tak jak w przypadku Pańskiego pracownika, które osiągają dochody u kilku pracodawców z tytułu zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, ustala się, ile wynosi łączna kwota wszystkich dochodów pracownika i jeśli jest równa bądź wyższa od obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę, stanowi podstawę do naliczenia składek na Fundusz Pracy. Znajduje to potwierdzenie w art. 104 ust. 3 cytowanej wyżej ustawy, zgodnie z którym: gdy kwoty, o których mowa w ust. 1, pochodzą z różnych źródeł, obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek ustalona zgodnie z ust. 1 wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Pan jako pracodawca powinien zażądać od pracownika złożenia oświadczenia o posiadaniu innych tytułów do ubezpieczeń i wysokości osiąganych przez niego dochodów. Pracownik natomiast ma obowiązek takie oświadczenie złożyć, ponieważ zgodnie z art. 104 ust. 4 wyżej wymienionej ustawy: osoba, do której ma zastosowanie przepis ust. 3, składa stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sama opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. W świetle powyższych wyjaśnień podtrzymuje się ustalenia zawarte w protokole kontroli z 17 stycznia 2014 r. Iwona Rosiak (inspektor kontroli) Marek Lewiński (dyrektor I Oddziału ZUS w Warszawie) 20 Wiedza i Praktyka
DECYZJA ZUS od jakich postanowień można się odwołać
Sprawdź, czy wiesz: W jakich sprawach ZUS wydaje decyzje? Czy ZUS może wydać decyzję w sprawie wymierzenia opłaty dodatkowej płatnikowi osobie fi zycznej, który został skazany prawomocnym wyrokiem za nieopłacenie składek albo opłacenie ich w zaniżonej wysokości? W jakich sytuacjach ubezpieczony nie ma prawa odwołać się od decyzji a może złożyć wniosek do Prezesa ZUS o ponowne rozpatrzenie sprawy w terminie 14 dni od doręczenia decyzji? W jakim terminie należy wnieść odwołanie od decyzji? Czy przekroczenie terminu do wniesienia odwołania zamyka drogę do skorzystania przez płatnika z możliwości wniesienia środków odwoławczych od decyzji ZUS? W jakich przypadkach ubezpieczony ma prawo złożyć wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania? W jakim terminie można złożyć odwołanie z powodu niewydania decyzji przez ZUS? Jak najskuteczniej wnieść odwołanie? Czy odwołanie należy złożyć do ZUS, który wydał decyzję, czy od razu do właściwego sądu? Kiedy złożonemu przez płatnika odwołaniu nie nadaje się dalszego biegu? Co to jest skarga na bezczynność organu? Czy dopuszczalne jest merytoryczne rozpatrzenie przez sąd żądań płatnika, które wykraczają poza podstawę faktyczną zaskarżonej decyzji? Czy sąd ma prawo rozpoznać nowe roszczenie płatnika, które nie zostało opisane w odwołaniu od decyzji organu rentowego? Jak postąpi sąd, jeżeli płatnik złoży odwołanie z opóźnieniem? Co oznacza nadmierne przekroczenie terminu do złożenia odwołania? Czy są sformalizowane wymagania, co powinno znaleźć się w odwołaniu? Jakie mogą być braki formalne odwołania? W jakich przypadkach płatnik może wnieść sprzeciw? Na czym polega właściwość miejscowa i rzeczowa sądu? Czy i kiedy można wycofać złożone odwołanie? Jakie są koszty sądowe rozpatrywania przez sąd spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych?