Jak dotrzeć do informacji? Wprowadzenie do tematu metod poszukiwania informacji w Internecie
1. Zasady poszukiwania informacji biznesowych przez sekretariat Poszukiwanie informacji, przy zupełnym ich braku na dany temat, można zacząć od Internetu. Oczywiście nie wszystkie dane potrzebne szefowi firmy są do znalezienia w sieci. Cele poszukiwania powinny być realistyczne - należy pamiętać, że informacja jest w dzisiejszych czasach towarem i często źródłem przewagi konkurencyjnej, zatem znaczna część istotnych dla biznesu informacji nie tylko nie jest w Internecie zamieszczana, ale wręcz chroniona. Ważne jest także, aby z pewną rezerwą podchodzić do wiarygodności informacji zamieszczonych w sieci - korzystanie z wiedzy tam zawartej odbywa się zawsze na odpowiedzialność korzystającego. Dla zwiększenia pewności warto więc informacje sprawdzać krzyżowo, korzystając z kilku niezależnych źródeł. Dla wyszukiwania informacji w Internecie konieczne jest posiadanie odpowiednich narzędzi - przeglądarki internetowej (np. Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome) oraz umiejętności posługiwania się wyszukiwarkami (np. Google, Bing, Yahoo). Wybór przeglądarki nie ogranicza wyboru wyszukiwarki. Choć podstawowe zasady korzystania z różnych wyszukiwarek są dość podobne, warto zapoznać się ze szczegółowymi możliwościami i zasadami korzystania z wyszukiwarki, którą chcesz się posługiwać. Pomoc w tym zakresie można znaleźć na stronach firm oferujących wyszukiwarki. Często także internauci dzielą się w sieci swoimi doświadczeniami i praktycznymi uwagami. Jeśli Twoim zadaniem byłoby znalezienie w Internecie poradnika o zasadach wyszukiwania danych w wyszukiwarce Google, należy wpisać w wyszukiwarce: Google wyszukiwanie, pojawia się strona Centrum Pomocy Google w języku polskim, poświęcona zasadom wyszukiwania, zawierająca wszystkie podstawowe informacje bardzo jasno podane (http: //www.google.pl/intl/pl/help/basics.html) Pamiętaj, że ważne są dwa kluczowe elementy: - szukasz zasad dla wyszukiwarki Google, - szukamy zasad dla czynności wyszukiwania.
Najważniejszą sprawą dla efektywności wyszukiwania (znalezienia jak największej ilości trafnych źródeł w jak najkrótszym czasie) jest dokładne uświadomienie sobie i określenie, co konkretnie chcesz znaleźć. Oprócz prawidłowego zdefiniowania celu (np. znalezienie informacji o połączeniach lotniczych z Warszawy do Paryża w okresie najbliższych dwóch tygodni, w klasie ekonomicznej, dla jednej osoby) i zakresu wyszukiwania (np. tylko polskie linie lotnicze) ważne jest, aby prawidłowo określić oraz wprowadzić słowa kluczowe (słowa definiujące cel poszukiwań), bez pomyłek polegających na zamianie kolejności liter w wyrazie lub ich pominięciu. Często wyszukiwarki podpowiadają słowa zbliżone do tych z pomyłkami, (np. wpisanie: butyh powoduje wyświetlenie propozycji dla słowa: buty), ale bez klucza logicznego - np. w sytuacji kiedy słowo wpisane omyłkowo istnieje w języku wyszukiwania, niekiedy jednoliterowa pomyłka powoduje wyszukiwanie w zupełnie innym kierunku, powodując niepotrzebna stratę czasu (np. wpisanie słowa: byt zamiast: but spowoduje wyszukanie propozycji zupełnie niezwiązanych z obuwiem).
Wielkość liter zwykle nie ma znaczenia, ale w niektórych przypadkach może je mieć. Jeśli więc szukasz nazw własnych, lepiej pisać je prawidłowo lub sprawdzić, czy wielkość liter jest istotna w używanej przez Ciebie wyszukiwarce. Aby zoptymalizować wyniki i czas wyszukiwania ważne jest, aby ani nadmiernie nie rozszerzać ani nadmiernie nie zawężać zakresu poszukiwań w fazie definiowania słów kluczowych. Przykład: Wprowadzenie słów kluczowych: loty Kraków spowoduje wyświetlenie stron zawierających informacje o połączeniach Krakowa ze wszystkimi miastami, co niepotrzebnie wydłuży czas szukania, jeśli interesują Cię wyłącznie połączenia z Warszawą. Wprowadzenie słów kluczowych: loty do Krakowa z Warszawy lub: loty Kraków Warszawa znacznie skróci poszukiwania. W większości wyszukiwarek istnieją zasady poprawiające efektywność wyszukiwania poprzez określone zasady zapisu słów kluczowych. Przykład: W przypadku Google umieszczenie kilku słów w cudzysłowie (np. "sprzedaż choinek") powoduje wyszukiwanie tylko stron, które zawierają taką - ściśle określoną sekwencję słów. Natomiast wpisanie ich do wyszukiwarki bez cudzysłowu (np. sprzedaż choinek) spowoduje wyszukanie także wszystkich stron, które zawierają tylko jedno z dwóch słów (np. ze względu na słowo: choinek otrzymasz zupełnie niepotrzebne informacje o kradzieżach choinek, ze względu na słowo: sprzedaż - informacje o sprzedaży całkiem innych towarów). Przez to wyszukiwanie może znacznie się wydłużyć. Jeśli bardzo istotne są jakieś słowa dodatkowe, to można je dodać do frazy, poprzedzając je znakiem +. Załóżmy, że chcesz znaleźć miejsca, gdzie można kupić choinkę, ale interesuje Cię zakup tylko z lasu. Jeśli po frazie "sprzedaż choinek" wpiszesz (poprzedzone spacją) + "w lesie", wyszukiwarka znajduje wszystkie strony, które zawierają obie podane frazy (w dowolnej kolejności). Podanie bardzo długiej frazy łącznej, typu "sprzedaż choinek w lesie w grudniu w okolicach Warszawy" może spowodować, że nie znajdziesz nic, ponieważ tak długa fraza może w tej sekwencji nie pojawiać się na żadnej stronie. Często wprawdzie w takich sytuacjach wyszukiwarki proponują frazy zbliżone, ale dla efektywnego szukania definiowane frazy nie powinny być zbyt długie i zawierać tylko to, co jest naprawdę niezbędne dla osiągnięcia celu wyszukiwania.
Generalnie jeśli chcesz zawęzić zakres wyszukiwania (nie interesuje Cię otrzymanie wielkiej ilości źródeł, tylko bardzo dokładna informacja na konkretny temat np. Hotelu Giewont w Zakopanem), to powinieneś precyzyjnie zapisać wszystkie istotne wyrazy: "hotel" + "Giewont" + "Zakopane" lub "hotel Giewont" + "Zakopane", a nie np. "hotele w Zakopanem". Jeśli zależy Ci na jak największej ilości źródeł na dany temat (lub chcesz znaleźć także źródła zbliżone czy powiązane z poszukiwanym hasłem), to staraj się poszerzyć zakres wyszukiwania dodając do poszukiwań słowa bliskoznaczne lub synonimy dla poszukiwanego słowa (frazy). Np. chcąc zorientować się wstępnie, jakie są możliwości organizacji konferencji w dowolnym miejscu kraju, można zamiast hasła: konferencje wybrać hasło: konferencje zjazdy sympozja seminaria wykłady - uzyskasz wówczas wiele źródeł zawierających którekolwiek z podanych słów, co znacznie zwiększa szanse na pozyskanie ogólnego obrazu możliwości i w konsekwencji znalezienia czegoś odpowiedniego.
Nawet jeżeli nie znajdziesz w sieci bezpośrednio wszystkiego, co jest potrzebne szefowi, przeważnie znajdziesz informacje, gdzie potrzebnych wiadomości można szukać (w urzędach, innych firmach, na targach, w biuletynach informacyjnych, w czasopismach, w książkach itd.) Dla efektywności wyszukiwania danych najważniejsze jest dokładne ustalenie celu poszukiwań (np. po co szefowi potrzebna jest ta informacja, w jakim celu ma być wykorzystana), ich zakresu (np. czy warto szukać wiadomości w obcych językach, którymi szef nie włada) i rodzaju informacji (np. merytoryczna, statystyczna, handlowa), która ma być wyszukana.
Przykład: Sekretariat firmy, która zamierza rozszerzyć działalność na wydawanie książek, otrzymał polecenie znalezienia zbiorczej informacji o rynku wydawniczym w Polsce. Po wpisaniu w wyszukiwarkę hasła: rynek książki w Polsce, znajduje się m.in. stronę: www.rynek-ksiazki.pl, a na niej informację, że w roku 2011 w wydawnictwie Biblioteka Analiz ukazała się pięciotomowa pozycja: Rynek książki w Polsce o podtytułach tom I - "Wydawnictwa", tom II - Dystrybucja, tom III - Poligrafia", tom IV - Who is who, tom V - Papier. Sekretariat przekazuje tę informacje szefowi, który w wyniku jej posiadania może doprecyzować zakres interesujących firmę zagadnień i polecić, w zależności od potrzeb, zakup całości lub tylko części publikacji bądź dalsze poszukiwania po sprecyzowaniu kryteriów wyszukiwania.
2. Zasady analizy i opracowania danych przez sekretariat. Zgromadzone dane, zwłaszcza jeśli jest ich wiele, należy przez przekazaniem ich szefowi posegregować i przeanalizować. Informacja będąca efektem poszukiwania i opracowania danych przekazywana Dyrektorowi/Prezesowi powinna być: zwięzła (krótka, podana w czytelnej formie) rzetelna (zawierająca wyłącznie pewne - starannie sprawdzone, zweryfikowane dane) konkretna (niezawierająca żadnych nieistotnych elementów) wyczerpująca (zawierająca wszystkie istotne elementy) W opracowaniu należy podać, z jakich źródeł korzystano przy przygotowaniu danych. Przykład: Notatka dotycząca rynku książki w Polsce: Aktualna analiza działalności wydawniczej w Polsce dostępna w postaci publikacji: Łukasz Gołębiewski, Kuba Frołow, Paweł Waszczyk "Rynek książki w Polsce", w pięciu tomach o podtytułach: tom I - "Wydawnictwa" tom II - "Dystrybucja" tom III - "Poligrafia" tom IV - "Who is who" tom V - "Papier" opis zawartości poszczególnych tomów dostępny: http: //www.rynek-ksiazki.pl/sklep/--rynek-ksiazki-w-polsce-2011---komplet_249.html Wydawnictwo: Biblioteka Analiz, 2011, cena za całość 250zł, możliwy zakup pojedynczych tomów
Przykład: Dane dotyczące możliwości podróży służbowej do Gdańska: Podróż do Gdańska 22-23.01.2012 Notatka dla szefa: "Podróż do Gdańska 22-23.01.2012 Wariant I: Wyjazd: 22.01.2012, odjazd 7.30, przyjazd 14.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł Powrót: 23.01.2012, odjazd 17.30, przyjazd 23.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od Dworca PKP 200 m., cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł. Wariant II: Wyjazd: 22.01.2012, odlot 7.30, przylot 8.30, Linie Lotnicze XX, cena 600 zł Powrót: 23.01.2012, odlot 19.30, przylot 20.30. linie lotnicze XX, cena 600 zł Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od lotniska 15 km, transport do hotelu Shuttle Bus, cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł.
Praktyczne poszukiwanie danych - opis zadań Wybierz dowolne spośród poniższych zadań, polegających na wyszukaniu konkretnych informacji oraz przygotowaniu zestawienia. W zestawieniu należy podać źródła (strony), z których korzystano przy przygotowaniu zestawienia. Zadanie 1 Wyszukaj w Internecie możliwe trasy przejazdu samochodem z Warszawy do Paryża, wraz z szacunkowym czasem ich trwania i zużyciem paliwa. Sporządź zestawienie stron. Podpowiedź: - trasy znajdują się np. na mapach Google - wyszukiwarka Google oferuje mapy w języku polskim Zadanie 2 Wyszukaj w Internecie propozycje sali konferencyjnej/szkoleniowej w Gdańsku, na organizację spotkania dla 30 osób, z możliwością cateringu i organizacji przerw kawowych oraz z wystarczającą liczbą pokoi/miejsc do spania. Sporządź zestawienie, uwzględniając informacje kosztowe (sala, pokoje, catering). Podpowiedź: Warto znaleźć wyszukiwarkę, która pokaże zestawienie sal konferencyjnych i hoteli w Gdańsku wraz z cenami wynajmu sal, cateringu i pokoi. Zadanie 3 Wyszukaj w Internecie dane dotyczące rynku sprzedaży ciągników rolniczych w Polsce w celu przygotowania ogólnej analizy tego rynku dla szefa. Sporządź zestawienie stron. Podpowiedź: Poszukujemy szerokiej ogólnej informacji, wiec nie należy nadmiernie zawężać haseł, warto posłużyć się synonimami (traktory, ciągniki, ciągniki rolnicze), warto poszukać kolejno dla kilku różnych, choć bliskoznacznych sekwencji słów. W wyszukiwanych sekwencjach słów muszą się znaleźć łącznie dwa podstawowe elementy - słowa definiujące sektor (ciągniki, traktory) oraz słowa określające charakter poszukiwań (rynek, sprzedaż).