Znak sprawy: 1/ZP/2011 Załącznik nr 3 do SIWZ (wzór umowy) UMOWA NR.../2011 (projekt) w wyniku postępowania przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych tj. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) o wartości mniejszej od kwot określonych w przepisach rozporządzenia wydanego na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy na świadczenie usługi hotelarskiej, gastronomicznej i wynajmu sal z wyposażeniem w Warszawie, w terminie 15-21 marca 2011 r., dla uczestników Mistrzostw Świata w Short Tracku Drużyn, organizowanych przez Polski Związek Łyżwiarstwa Szybkiego w dniu roku w Warszawie pomiędzy: Polskim Związkiem Łyżwiarstwa Szybkiego, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:... a...z siedzibą w... przy ul... wpisaną do rejestru przedsiębiorców w Sądzie Rejonowym... pod nr KRS..., zwaną dalej Wykonawcą reprezentowaną przez:... zawarta została umowa o następującej treści: 1. 1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi hotelarskiej, gastronomicznej i wynajmu sal z wyposażeniem w Warszawie, w terminie 15-21 marca 2011 r., dla uczestników Mistrzostw Świata w Short Tracku Drużyn, organizowanych przez Polski Związek Łyżwiarstwa Szybkiego. 2. Usługa, o której mowa w ust. 1 obejmuje:
Dla I Grupy uczestników Mistrzostw* Noclegi - 32 pokoje 2-osobowe typu twin, 16 pokoi 1-osobowych w terminie 15-21.03.2011; Wyżywienie - śniadania dla wszystkich uczestników (88 osób) w dniach 16-21.03.2011 (w dniu zakwaterowania i wykwaterowania liczba śniadań może ulec zmniejszeniu), - lunche w dniach 15-18 i 21.03.2011 dla 88 osób; - kolacje standardowe dla 88 osób w dniach 15-19.03 - uroczysta kolacja w dniu 20.03.2011 dla ok. 130 osób w formie bufetowej zasiadanej, czas trwania - ok. 3 godzin. - kolacja dla grupy min. 90 max. 250 osób (nie mieszkających w hotelu) w dniu 19.03.2011 w odrębnej sali w formie bufetowej zasiadanej, czas trwania - ok. 3 godzin. Udostępnienie powierzchni - udostępnienie na potrzeby organizatora Mistrzostw sali na biuro/akredytacje o pow. min. 30m2 w dniach 15-21.03.2011 z wyposażeniem; - organizacja spotkania Team Leaders Meeting w dniu 18.03.2011 sala konferencyjna wraz z wyposażeniem dla ok. 50 osób z poczęstunkiem w formie prostego koktajlu; - zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem na organizację Konferencji Prasowej poprzedzającej rozpoczęcie Mistrzostw 10.03.2011 (zastrzegamy możliwość zmiany terminu konferencji) dla grupy ok. 40 osób z poczęstunkiem; - udostępnienie przestrzeni hotelowej do celów promocji Mistrzostw z możliwością ustawienia standów reklamowych typu roll-up, powieszenia plakatów informujących o wydarzeniu w miejscach uzgodnionych z hotelem. Parkingi - zapewnienie możliwości bezpośredniego podjazdu autokarów kursujących wahadłowo co 20 min. w terminie15-21.03.2011; - zapewnienie możliwości parkowania w godzinach 07:00 20:00 2 samochodów osobowych i 1 busa w terminie 15-21.03.2011. Dla II Grupy uczestników Mistrzostw (VIPy) * Noclegi - 25 pokoi 1-osobowych w terminie 18-21.03.2011 z możliwością wydłużenia terminu rezerwacji niektórych pokoi już od 16.03.2011; *umowa w zależności od wyniku postępowania zawarta zostanie na jedną lub więcej części
Wyżywienie - śniadania w formie bufetu dla 25 osób w dniach 18-21.03.2011; zapewnienie możliwości wykupienia voucherów na posiłki typu lunch/kolacja do rozliczenia wg realnego wykorzystania; Udostępnienie powierzchni - w dniach przebywania uczestników możliwość ustawienia przez Zamawiającego w lobby hotelowych stanowiska informacyjnego z hostessami do obsługi gości. Parkingi - zapewnienie możliwości bezpośredniego podjazdu autokarów kursujących wahadłowo co 20 min. w terminie18-21.03.2011; - zapewnienie możliwości parkowania w godzinach 07:00 20:00 2 samochodów osobowych i 1 busa w terminie 18-21.03.2011. Dla III Grupy uczestników Mistrzostw sędziów polskich* Noclegi - 14 pokoi 2-osobowych (typu twin)w terminie 18-21.03.2011; Wyżywienie - śniadania dla 28 osób w dniach 19-21.03. 3. Usługa, o której mowa w ust. 1 zostanie zrealizowana przez Wykonawcę zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę z należytą starannością, wymaganą przy usługach tego rodzaju. 2. 1. Usługa, o której mowa w 1, zostanie wykonana przez Wykonawcę zgodnie z przedłożonym formularzem ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy. 2. Terminy określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia mogą ulegać zmianie w trakcie trwania umowy po obustronnym uzgodnieniu w formie pisemnej lub elektronicznej (faks, email) zaakceptowanym przez obie Strony, pod warunkiem, że umowa zostanie zrealizowana w terminie, o którym mowa w 1 ust 1 Umowy. *umowa w zależności od wyniku postępowania zawarta zostanie na jedną lub więcej części
3. 1. Za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wskazanym w 1 niniejszej Umowy Wykonawca otrzyma całkowite wynagrodzenie w kwocie nie większej niż... zł. z podatkiem VAT (słownie:...), w części zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą Wykonawcy z dnia..., stanowiącą Załącznik nr 3 do Umowy. 2. Wejście w życie zmiany stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i strony są związane zaproponowanymi przez Wykonawcę cenami jednostkowymi brutto. Po wejściu w życie zmiany Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktur uwzględniając obowiązującą stawkę podatku poprzez zmniejszenie cen jednostkowych netto, bez zmiany cen jednostkowych brutto. Powyższa zmiana nie powoduje zmiany umowy i konieczności zawierania aneksu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do korekty zamówienia poszczególnych usług, w tym: a. hotelarskich - na 14 dni przed realizacja do - 30%, na 5 dni przed realizacją do -10% zamówienia, b. gastronomicznych - na 5 dni przed realizacja do -30%, na 3 dni przed realizacją do -10% zamówienia, c. pozostałych usług określonych w ofercie na 3 dni przed realizacją do - 100%. 4. Ostateczna kwota wynagrodzenia Wykonawcy będzie zależeć od rzeczywistej liczby uczestników Mistrzostw korzystających z usługi noclegu i wyżywienia. Koszt świadczonej usługi noclegu i wyżywienia zostanie naliczony zgodnie z cenami jednostkowymi na 1 osobę, podanymi w ofercie Wykonawcy. 5. Cena określona w ust. 1 obejmuje wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności: wynagrodzenia, koszty użytkowania własnego sprzętu i inne opłaty nie wymienione, a które mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, zysk, narzuty, ewentualne upusty, podatki w tym podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze. 6. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia na podstawie faktury VAT, w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania, przelewem na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 7. Za datę płatności strony uznają dzień wysłania przez Zamawiającego polecenia przelewu do banku prowadzącego rachunek Wykonawcy. 8. Faktura w opisie musi zawierać w szczególności terminy noclegów, informację dotyczącą naliczania płatności w odniesieniu do rzeczywistej ilości osób korzystających z usługi noclegu i wyżywienia oraz wyszczególnione pozostałe usługi.
4. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) w wysokości 5% łącznej wartości brutto przedmiotu Umowy określonej w 3 ust. 1 Umowy za wadliwą realizację któregokolwiek z elementów Umowy, określonych w ofercie stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy; 2) w wysokości 10% łącznej wartości przedmiotu Umowy, określonej w 3 ust. 1 Umowy, w przypadku odstąpienia od Umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 2. Postanowienia ust. 1 nie wykluczają prawa Zamawiającego do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone z winy Wykonawcy Zamawiającemu, uczestnikom Mistrzostw, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy. 5. Naprawienie szkody, którą poniósł Zamawiający lub osoby trzecie, z powodu nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, obejmuje wyłącznie rzeczywiste straty Zamawiającego lub osób trzecich. 6. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca. 5. Za działania lub zaniechania podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, Wykonawca odpowiada jak za własne. 6. 1. Stronom przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku naruszenia istotnych zapisów niniejszej Umowy, przez drugą stronę. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części Umowy. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość wypowiedzenia umowy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia i zachowaniem formy pisemnej.
7. 1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy upoważnia się: 1) ze strony Zamawiającego: 2) ze strony Wykonawcy :. 2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy. 8. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie: 1. miejsca realizacji usługi: warunkiem takiej zmiany jest wystąpienie sytuacji związanych z działaniem siły wyższej, tj. wyjątkowych zdarzeń lub niezwykłych i nieprzewidzianych okoliczności niezależnych od Strony, która się na nie powołuje i których konsekwencji mimo zachowania należytej staranności nie można było uniknąć, uniemożliwiających zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń w miejscu wskazanym w ofercie, W powyższym przypadku, Wykonawca zobowiązany jest zaproponować inną, nie wymienioną w ofercie lokalizację, o standardzie nie gorszym niż opisany w Załączniku nr 1 do Umowy. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony umowy. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu; 2. liczby osób korzystających z noclegów i wyżywienia. Zmiana musi zostać zaakceptowana przez obie Strony Umowy. Powyższa zmiana nie może spowodować zwiększenia ceny za realizację przedmiotu zamówienia, nie może również wpłynąć na termin i jakość realizowanych usług. Zmiana musi być dokonana w formie pisemnej. Do dokonania zmiany wymagane jest zawarcie stosownego aneksu. 9. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 3. W razie braku możliwości rozstrzygnięcia sporu w wyżej wymieniony sposób, kwestie sporne poddane zostaną rozpatrzeniu sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 4. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
5. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Załączniki do umowy: 1. Formularz ofertowy załącznik nr 1 2. Opis przedmiotu zamówienia załącznik nr 2 3. Oferta wykonawcy załącznik nr 3