Zarządzenie nr 5 / 2012 z dnia 19 stycznia 2012 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji projektu pt.: Kompleksowa termomodernizacja budynku Rektoratu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji projektu pt.: Kompleksowa termomodernizacja budynku Rektoratu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnym dokumentem realizacji Projektu będzie umowa o dofinansowanie Projektu, która zostanie zawarta pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego Instytucją Zarządzającą RPO WSL a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie. 1
II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową o dofinansowanie; 2 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 2 stycznia 2012 r. do dnia 24 września 2013 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu oraz Zespół Wykonawczy Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 2
5 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) obsługa administracyjno-księgowa Projektu. 2. Członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, w zakresie realizacji Projektu. 3. Zadania członków Zespołu Wykonawczego Projektu, poszczególnych jednostek administracji ogólnouczelnianej oraz innych osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację Projektu określa załącznik do niniejszego zarządzenia 6 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Dział Inwestycji i Infrastruktury Budowlanej Uniwersytetu. Kierownik działu, o którym mowa w zdaniu pierwszym zobowiązany jest do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 1. Zatrudnianie i wynagradzanie personelu w Projekcie odbywa się zgodnie z: 7 1) obowiązującymi przepisami prawa krajowego; 2) uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu; 3) Wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków w RPO WSL na lata 2007-2013; 4) wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) przyznanie dodatku uczelnianego; 2) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu. 3
3. Przyznanie dodatku uczelnianego lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw, usług i robót budowlanych 8 1. Dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w sprawie kwalifikowalności wydatków w RPO WSL na lata 2007-2013. 2. Zapotrzebowania na dostawy, usługi, roboty budowlane muszą być przygotowywane zgodnie z wymogami stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi, roboty budowlane i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się własnej realizacji dostaw, usług, robót budowlanych i płatności gotówkowych oraz pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 9 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu, w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane są w odrębnych, oznaczonych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji, segregatorach i teczkach. 4
VII. Zakaz zbycia aktywów 10 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. VIII. Postanowienia końcowe 11 1. W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 2. Poniesienie pierwszego wydatku w Projekcie nastąpiło dnia 20 sierpnia 2010 roku. 12 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 2 stycznia 2012 r. R E K T O R 5 Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś