ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/2013 I. Zamawiający: Biuro Projektu Instytut Postępowania Twórczego Sp. z o.o. ul. Bohaterów Warszawy 22 pok.18 75-211 Koszalin email: zlobek-koszalin@ipt.pl tel 094 346 56 38 Fax: 042 63 15 027 Koszalin dn.19.11.2013 II. Tryb udzielenia zamówienia: Zasada konkurencyjności dotycząca beneficjentów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwolnionych z obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 907 ze zm.). III. Określenie przedmiotu zamówienia: Usługa dostarczania posiłków dla dzieci w wieku żłobkowym tj. od 20 tygodnia do 3 roku życia., uczęszczających do żłobka mieszczącego się w Koszalinie ul. Bohaterów Warszawy 22. Przedmiot zamówienia według kodów CPV: 55520000-1 - usługi dostarczania posiłków 55322000-3 usługi gotowania posiłków 55321000-6 usługi przygotowywania posiłków 55521200-0 usługi dowożenia posiłków 55520000-1 usługi dostarczania posiłków IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Usługa obejmuje przygotowanie i dostarczanie posiłków dla maksymalnie 20 dzieci, w wieku od 20 tygodnia do 3 roku życia, jako wyżywienia składającego się z: a) śniadania (śniadanie + II śniadanie dzieci po 1 roku, śniadanie dzieci do 1 roku, b) obiadu (dwudaniowy obiad, kompot dzieci po 1 roku, obiad- dzieci do 1 roku ), c) podwieczorka. 2. Termin realizacji usługi: styczeń 2014 grudzień 2014
3. Liczba dziennie wydawanych posiłków uzależniona będzie od frekwencji dzieci w żłobku w danym dniu świadczenia usługi. O liczbie wydawanych posiłków w danym dniu Wykonawca informowany będzie do godziny 07:30 każdego dnia. 4. Posiłki dostarczane będą transportem Wykonawcy, dostosowanym do przewozu żywności, w specjalistycznych pojemnikach, gwarantujących utrzymanie odpowiedniej temperatury oraz jakości przewożonych potraw. 5. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać posiłki podczas każdego dnia świadczenia usługi, przy czym: a) śniadania muszą zostać dostarczone na godzinę 08:15, b) dwudaniowe obiady z podwieczorkami muszą zostać dostarczone na godzinę 12:00. 6. Jadłospis, zawierający informację na temat wartości kalorycznej posiłków, układany będzie przez Wykonawcę na okres 5 dni w tygodniu i zatwierdzany przez osobę Dyrektora Żłobka ze strony Zamawiającego. Jadłospis będzie dostarczany Zamawiającemu na co najmniej 5 dni przed datą początku jego obowiązywania. Zamawiający ma prawo dokonywania zmian w jadłospisie przedstawionym przez Wykonawcę. 7. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków o najwyższym standardzie, na bazie produktów najwyższej jakości i norm bezpieczeństwa zgodnych ze standardami HACCP, w jakości i konsystencji potraw odpowiednich dla dzieci w wieku od 20 tygodni do 3 lat. Posiłki muszą spełniać wymogi żywienia zalecane przez Instytut Matki i Dziecka dla dzieci w wieku do 3 lat. Posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów. 8. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania diet pokarmowych w zależności od indywidualnych potrzeb dzieci, zgodnie z informacją otrzymaną od Zamawiającego (np. posiłki z zaleceniami diety bezmlecznej i bezglutenowej, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb alergików). 9. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zabieranie odpadów, brudnych termosów, opakowań oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeń z Zamawiającym za dostarczone posiłki. 10. Wykonawca wystawiać będzie faktury/rachunki zgodnie z umową. V. Wymagania stawiane oferentom: O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy: 1. Dysponującymi stosownymi dokumentami poświadczającymi możliwość produkcji posiłków, ich wydawania na zewnątrz oraz dostarczania podmiotom. 2. Dysponujący niezbędnym sprzętem tj. w szczególności kuchnią, pojemnikami do transportu posiłków, środkami transportu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokumentacji i sprzętu posiadanych przez Wykonawcę.
4. Z postępowania wyłączone są podmioty, z którymi Zamawiający jest powiązany osobowo lub kapitałowo, przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta a oferentem, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie Oferenta o braku w/w powiązań z Zamawiającym stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. VI. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu 1) Zgoda na produkcję posiłków i ich wydawanie (catering) 2) Zgoda na dostarczanie posiłków do podmiotów 3) Formularz ofertowy wg załącznika nr 1 4) Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań oferenta z Zamawiającym o charakterze osobowym lub kapitałowym 5) Aktualny odpis z właściwego rejestru, bądź aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania oferty oraz dokumentów potwierdzających prawo do reprezentowania podmiotu przez osoby podpisujące ofert, w przypadku podpisania oferty i innych dokumentów przez osoby, które nie są wymienione w odpisie albo zaświadczeniu. VII. Uwagi ogólne dotyczące postępowania: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjowania ceny usługi z wybranym oferentem w przypadku gdy zaproponowana cena przekroczy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na jego każdym etapie bez podania przyczyny. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych dotyczących dostaw śniadań i/lub obiadów z podwieczorkami. 4. Złożenie oferty jest równoznaczne z oświadczeniem o prawdziwości zawartych w niej informacji. 5. Po otrzymaniu niniejszego zapytania drogą mailową oferent zobowiązany jest do potwierdzenia tego faktu w mailu zwrotnym. 6. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie wykluczony z niniejszego postępowania. 7.Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli spełnienia przez oferenta warunków postępowania. Oferent ma obowiązek taką kontrolę umożliwić i współpracować przy kontroli. W przypadku wykazania niezgodności wyników kontroli ze złożonym oświadczeniem oferent może zostać wykluczony z postępowania na każdym jego etapie. 8. W przypadku wykluczenia oferenta po ułożeniu listy rankingowej procedura zostanie powtórzona od tego momentu. 9. Postępowanie kończy się z chwilą zawarcia umowy z wybranym oferentem. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu realizacji umowy. VIII. Procedura oceny ofert: Ocena ofert nastąpi w oparciu o kryteria formalne i jedno kryterium merytoryczne. Kryteria formalne: 1) Złożenie oferty w wyznaczonym terminie decyduje data wpływu oferty wraz z załącznikami. 2) Złożenie oferty na stosownym formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 3) Wypełnienie wszystkich pól formularza ofertowego. 4) Wskazanie cen w kwotach brutto wraz z podatkiem od towarów i usług. 5) Złożenie wraz z formularzem ofertowym oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.
6) Złożenie wraz z formularzem ofertowym wszystkich oświadczeń i dokumentów wymienionych w pkt. VI niniejszego zapytania. 7) Opatrzenie wszystkich składanych dokumentów datą i czytelnym podpisem oferenta. 8) Niespełnienie któregokolwiek z kryteriów wskazanych w pkt. 1-7 skutkować będzie odrzuceniem oferty ze względów formalnych, od którego nie przysługuje odwołanie. Kryteria merytoryczne: 1. Dla ofert dotyczących dostaw zestawów dla dzieci do 1 roku życia: Cena Cena brutto za 1 zestaw dla 1 dziecka, określona w PLN waga 100%. Oferty zostaną ocenione wg następującego algorytmu: LPn = (Cmin / Cbo) x 100% gdzie: LPn liczba punktów danej oferty Cmin najniższa cena ofertowa brutto spośród badanych ofert Cbo cena brutto badanej oferty 2. Dla ofert dotyczących dostaw zestawów dla dzieci po 1 roku życia: Cena Cena brutto za 1 zestaw dla 1 dziecka, określona w PLN waga 100%. Oferty zostaną ocenione wg następującego algorytmu: LPn = (Cmin / Cbo) x 100% gdzie: LPn liczba punktów danej oferty Cmin najniższa cena ofertowa brutto spośród badanych ofert Cbo cena brutto badanej oferty IX. Forma i termin składania dokumentacji ofertowej: 1. Dokumentacja ofertowa musi zawierać: a) Formularz ofertowy wg załącznika nr 1, b) Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań oferenta z Zamawiającym o charakterze osobowym lub kapitałowym, c) Załączniki dotyczące zgody na produkcję i wydawanie posiłków oraz ich dowóz do podmiotów. 2. Wszystkie składane dokumenty muszą być opatrzone datą oraz czytelnym podpisem oferenta.
3. Oferty należy składać w formie elektronicznej drogą mailową na adres Zamawiającego: zlobek-koszalin@ipt.pl lub faxem lub osobiście w Biurze Projektu. 4. Termin składania ofert upływa w dniu 03.12.2013 o godzinie 12:30. X Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań oferenta z Zamawiającym o charakterze osobowym lub kapitałowym Serdecznie zapraszamy do składania ofert.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 3/2013 FORMULARZ OFERTOWY Usługa cateringowa - żłobek Dane Oferenta: Oferent: Nazwa oferenta Adres siedziby oferenta Imię i nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktów w sprawie oferty Telefon, adres e-mail oferenta Miejsce (dokładny adres) przygotowywania posiłków Cena jednostkowa brutto Cena brutto za zestaw dla 1 dziecka do 1 roku życia Cena brutto za zestaw dla 1 dziecka po 1 roku życia Ja niżej podpisany(a), niniejszym oświadczam, iż: - posiadam uprawnienia do wykonania określonej działalności, - dysponuję potencjałem technicznym i kadrowym do wykonania zamówienia,
- treść zapytania ofertowego dla niniejszego zamówienia jest mi w pełni znana i akceptują ją, - gwarantuję wykonanie całości niniejszego zamówienia zgodnie z treścią zapytania, - w przypadku udzielenia mi zamówienia zobowiązuję się do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego, Oświadczam, że jestem związany(a) niniejszą ofertą przez okres 14 dni od daty, w której upływa termin składania ofert... miejscowość i data czytelny podpis osoby reprezentującej firmę
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 3/2013 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ O CHARAKTERZE OSOBOWYM LUB KAPITAŁOWYM POMIĘDZY OFERENTEM A ZAMAWIAJĄCYM Niniejszym oświadczam, iż występując w charakterze oferenta w postępowaniu ofertowym mającym na celu wyłonienie dostawcy posiłków do żłobka dla projektu Kraina Maluszka nie jestem podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym firmą Instytut Postępowania Twórczego Sp. z o.o. W konsekwencji oświadczam, iż pomiędzy moją osobą/reprezentowaną przeze mnie firmą a Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy nie zachodzą okoliczności polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (miejscowość i data).. (czytelny podpis)