Ośrodek Pomocy Społecznej w Otwocku, ul. Sosnowa 4, 05-400 Otwock, tel. ( 22) 779-36-32, fax ( 22) 779-36-92, NIP: 5321314532, REGON: 002156172 mail: zamowienia@opsotwock.pl Otwock 8.12.2016 r. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone w trybie zapytania ofertowego na dostarczanie świadczeń pieniężnych nadawanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Otwocku. Postępowanie prowadzone jest w związku z ustawą o finansach publicznych, z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, w oparciu o art. 4 pkt. 8 niniejszej ustawy. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę usługi polegającej na doręczaniu świadczeń pieniężnych w formie przekazów pocztowych lub przekazów pieniężnych na terenie całego kraju oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku braku możliwości ich doręczenia w obrocie krajowym, nadawanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Otwocku. 2. Przez sformułowanie przekazy pocztowe rozumie się przekazy pieniężne i przekazy pocztowe. 3. Dostarczenie świadczeń pieniężnych nadawanych przez Zamawiającego osobom uprawnionym na wskazany przez Zamawiającego adres może być realizowane przez Wykonawcę prowadzącego działalność w zakresie dostarczania świadczeń: 1) w formie przekazów pocztowych, o których mowa w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U z 2016, poz. 1113 z późn. zm.), 2) w formie przekazów pieniężnych, o których mowa w ustawie z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1572 z późn. zm), pod warunkiem, że udostępnienie (wypłata) świadczenia osobom uprawnionym będzie polegało na doręczeniu świadczenia na wskazany przez Zamawiającego adres. 4. Usługa realizacji przekazów pocztowych obejmuje: 1) przyjmowanie nadawanych przez Zamawiającego przekazów pocztowych, 2) doręczenie/wypłatę adresatowi (lub innym uprawnionym osobom) kwot przekazów pocztowych nadanych przez Zamawiającego, 3) zwrot kwot przekazów pocztowych w przypadku braku możliwości ich doręczenia/wypłaty. 5. Kwoty przekazów obejmują wypłaty zasiłków dla podopiecznych Ośrodka Pomocy Społecznej w Otwocku. 6. Przekazy pocztowe będą przyjmowane przez uprawnionego pracownika Wykonawcy w dni robocze od poniedziałku do piątku w punkcie Wykonawcy lub u Zamawiającego. 7. Wypłaty świadczeń pieniężnych następować będą wyłącznie w terminach wskazanych przez Zamawiającego - termin płatności od 15 do ostatniego dnia każdego miesiąca. W przypadku, gdy termin płatności wypadnie w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, wypłata świadczeń pieniężnych nastąpi w pierwszym dniu roboczym następującym po
ustalonym terminie płatności. 8. Wykonawca przekaże najpóźniej na dwa dni robocze przed terminem płatności indywidualne blankiety wypłat świadczeń pieniężnych wraz z niezbędnymi egzemplarzami zestawienia zbiorczego nadanych świadczeń pieniężnych. 9. Wykonawca musi posiadać minimum trzy punkty na terenie miasta Otwocka w celu umożliwienia odbioru awizowanego przekazu oraz przekazania Wykonawcy przekazów pocztowych przez Zamawiającego do realizacji. 10. Zamawiający będzie nadawał przekazy pocztowe w stanie uporządkowanym, na podstawie wykazu sporządzonego w czterech jednobrzmiących egzemplarzach opatrzonych pieczęcią Zamawiającego oraz podpisem upoważnionej osoby. Jeden egzemplarz wykazu zostanie zwrócony Zamawiającemu z potwierdzeniem z chwilą przyjęcia przekazów do realizacji drugi, egzemplarz wykazu zostanie zwrócony Zamawiającemu wraz z nadanymi numerami nadawczymi. Na kopii przyjętych do realizacji spisów przekazów wykonawca będzie potwierdzał podpisem osoby uprawnionej, z podaniem daty, przyjęcie ich do realizacji. Zamawiający zobowiązany będzie do wypełniania blankietów (wzór blankietów zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy). Zamawiający dopuszcza przekazywanie dodatkowych kopii wykazów przekazów pocztowych w formie elektronicznej w formacie pliku ustalonym z Wykonawcą. 11. Wykonawca zapewni wypłatę zasiłków bezpośrednio do rąk świadczeniobiorców lub osób uprawnionych pod adresem ich przebywania, za pokwitowaniem odbioru, zgodnie z indywidualnymi przekazami wypłat. 12. Nadawanie przekazów pocztowych przez Zamawiającego będzie realizowane w formie bezgotówkowej (przelewem na wskazany rachunek bankowy Wykonawcy). Wykonawca rozpocznie przekazywanie przekazów pieniężnych podopiecznym Zamawiającego w ciągi 3 dni od dnia przekazania środków pieniężnych przez Zamawiającego na rachunek Wykonawcy. Zamawiający dokona wpłaty środków pieniężnych na konto Wykonawcy, w wysokości wynikającej z wartości nadanych przekazów pocztowych powiększone o opłatę za realizacje przekazów. 13. Odbiór świadczenia potwierdzany będzie własnoręcznym podpisem odbiorcy lub osoby upoważnionej do odbioru, na odwrocie odcinka przekazu pozostającego u Wykonawcy. 14. Kwota przekazu nie może być ograniczona przez Wykonawcę. 15. W przypadku nadpłaty kwot Wykonawca dokona zwrotu na wskazany rachunek bankowy Zamawiającego w terminie 7 dni, od powzięcia wiadomości o dokonanej nadpłacie. 16. Wykonawca, w przypadku gdy doręczenie kwoty przekazu nie mogło nastąpić z powodu nieobecności adresata, zobowiązany jest pozostawić awizo z informacją: 1) data i godzina wizyty doręczyciela 2) Identyfikator (lub podpis) umożliwiający na jednoznaczne ustalenie danych, osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji) 3) informacja wraz z adresem gdzie podopieczny Ośrodka Pomocy Społecznej może podjąć osobiście kwotę przekazu wraz z podaniem godzin jej urzędowania 17. Awizo jest ważne 7 dni od daty jego wystawienia. 18. W przypadku, gdy adresat nie stawi się we wskazanej jednostce Wykonawcy po odbiór kwoty przekazu, Wykonawca zobowiązany jest ponownie awizować.
19. Przekazy, które nie zostały wypłacone, podlegają zwrotowi do Zamawiającego na bieżąco, nie później jednak niż do 22 dnia roboczego od terminu wskazanego jako termin płatności przekazu. 20. Wykonawca dokonuje przelewem zwrotu nie wypłaconych środków (kwota świadczenia) na rachunek bankowy Zamawiającego. 21. Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu wykaz niezrealizowanych świadczeń, z podaniem przyczyny zwrotu świadczenia. 22. Rozliczenie z dokonanych wypłat powinno odbywać się w formie pisemnej informacji o liczbie przekazów i wartości wypłaconych świadczeń w ciągu 7 dni po zakończeniu każdego miesiąca. Zamawiający dopuszcza możliwość rozliczenia w formie elektronicznej. 23. Wykonawca dokonuje zwrotu świadczenia bez dodatkowego wynagrodzenia. 24. Szacunkowa suma wypłacanych świadczeń dla podopiecznych Zamawiającego wynosi 200.000,00 zł miesięcznie, około 720 świadczeń miesięcznie. Łączna wartość nadanych w ciągu ostatnich 12 miesięcy przekazów sięga rzędu 2.500.000,00 zł. 25. Wykonawca ponosi wobec świadczeniobiorców odpowiedzialność materialną za przyjęte zlecenia wypłat do wysokości środków przekazanych przez zamawiającego na jego rachunek bankowy. 26. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Do dnia 7-go następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi fakturę VAT za realizację przedmiotu zamówienia. 27. Zamawiający oraz Klient Zamawiającego (adresat przekazu) ma prawo do zgłoszenia reklamacji dotyczącej dostarczenia przekazu. Reklamacje zamawiającego dotyczące wypłaty świadczeń będą załatwiane nieodpłatnie w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia reklamacji. Jeżeli reklamacja okaże się uzasadniona, wykonawca zwraca zamawiającemu przekazane środki finansowe na wypłatę świadczenia wraz z wynagrodzeniem, które przysługiwałoby wykonawcy z tytułu wykonania umowy w sposób należyty. Reklamacje będą składane w punkcie wykonawcy na terenie miasta Otwocka. 28. Liczba świadczeń wg kwoty pobieranych świadczeń w listopadzie 2016 r. wynosi ok. 1000 sztuk. 29. Nazwy i kody wg. WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (CPV): CPV: 64110000-0 - Usługi pocztowe CPV: 66000000-0 - Usługi finansowe i ubezpieczeniowe 30. Uzupełnieniem opisu przedmiotu zamówienia są zapisy zawarte we wzorze umowy. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Ustala się termin wykonania zamówienia od 2.01.2017 do 31.12.2017 WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY. Do oferty załączyć należy: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru (KRS) lub z centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej 2) aktualne uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym podlegających realizacji przekazów pocztowych, objętych obowiązkiem wpisu do rejestru operatorów pocztowych, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 1113 z późn. zm.)
prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub aktualne uprawnienia do działania w formie organizacyjnej wymaganej dla dostawców usług płatniczych, wskazanych w art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz. U. Z 2016 r. poz.1572 z późn. zm. ) oraz, o ile jest to wymagane na mocy przepisów ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, są wpisani do rejestru krajowych instytucji płatniczych i innych dostawców, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert oraz podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji wykonawcy. 2. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której może być zaproponowana tylko jedna cena. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 4. Dokumenty są składana w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem. Zamawiający dopuszcza przesłanie dokumentów drogą elektroniczną np. w formacie PDF 5. Wykonawca zobowiązany będzie do wystawienia faktury adekwatnie do wykonanego zamówienia. 6. Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 7. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składnia ofert. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom. 8. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty. 9. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 10. Zamawiający może wezwać wykonawcę do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty. 11. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. SPOSÓB OBLICZENIA CENY. 1. Cena oferty powinna zawierać wszystkie zobowiązania (koszty) niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia, musi być podana cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Wyklucza się możliwość roszczeń wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięciem elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia. 3. Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia w tym upusty i rabaty. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTTY. 1. Przy ocenie ważnych ofert zamawiający będzie się kierował kryterium ceny. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCÓW Z ZAMAWIAJACYM.
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazywać sobie faksem oraz za pomocą poczty elektronicznej. 2. Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami jest Michał Kotwica 3. Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza otrzymanie faksu lub maila 4. Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składania ofert. Dokonaną modyfikację zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim wykonawcom. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji niezbędny jest czas na wprowadzenie zmian w ofertach. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT. 1. Ofertę należy dostarczyć do zamawiającego tj. Ośrodek Pomocy Społecznej w Otwocku, ul. Sosnowa 4, 05-400 Otwock osobiście w sekretariacie Ośrodka lub mailem na adres zamowienia@opsotwock.pl 2. Termin składania ofert upływa dnia 16.12.2016 r. godz. 10:00 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Wykonawca może przed terminem składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 5. Zamawiający dopuszcza formę elektroniczną oferty.