Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-10..-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (0-10..-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Adres, ul. śurawia 24 a, 00-515 Warszawa RIO II 0913/246/2006 Warszawa, dn. 10.05.2006 r. Pan Marek Klimek Wójt Gminy Potworów ul. Radomska 2 a, 26-414 Potworów Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 14 marca 2006r.. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz.U. Nr 55, poz.577 z 2001r. ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747)- przeprowadzona została w dniach od 28 czerwca do 02 września 2005r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia 2004. do 31 grudnia 2004 r. zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, toteŝ w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję co następuje: W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych: 1. Stwierdzono: Nie zaplanowano i nie przeprowadzono kontroli obejmującej co najmniej 5% wydatków w Bibliotece Publicznej - gminnej instytucji kultury (str. 2, zał. 2 )
przestrzegać art.46.2 ustawy publicznych (Dz.U. nr 249 poz.109) z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach W zakresie księgowości i sprawozdawczości budŝetowej: 1. Stwierdzono: Nie wszystkie dowody księgowe spełniały określone przepisami wymogi, którymi winien cechować się dowód księgowy (str. 3, zał. 3 ) wnioskuję: przestrzegać art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Rok 2002 Dz.U. nr 76 poz.694 z pózn.zm.). 2. Stwierdzono: Prowadzenie konta 202, które nie jest wymienione w zakładowym planie kont i rejestrowanie na nim operacji właściwych dla konta 240 (str. 7, zał.5 ) wnioskuję: przestrzegać uregulowań zakładowego planu kont oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U.nr.153 poz1752 z pozn.zm.) W zakresie wykonania budŝetu: 1. Stwierdzono: Nieterminowe załatwianie spraw wniosków podatników o ulgi w podatku rolnym. Organ podatkowy nie zawiadomił strony o przyczynach nie dotrzymania terminu i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy (str. 10, 13, zał. nr 7, 16). Sprawy załatwiać w terminach wyznaczonych w art. 139 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (tekst jedn. z 2005 r. Dz. U. nr 8, poz. 60). O kaŝdym przypadku nie załatwienia sprawy we właściwym terminie zawiadamiać stronę o przyczynach nie dotrzymania terminu i wskazać nowy termin załatwienia sprawy stosownie do przepisów art. 140 ustawy ordynacja podatkowa. 2. Stwierdzono: Nie zamieszczanie w decyzjach daty ich wydania oraz uzasadnienia faktycznego (str.15,zał.nr 20) Stosownie do art. 210 1 pkt 2 ustawy ordynacja podatkowa w decyzjach zamieszczać daty ich wydania oraz zgodnie z 4 tego artykułu uzasadnienie faktyczne, polegające na wskazaniu faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. 3. Stwierdzono: Nie dokonywanie weryfikacji deklaracji na podatek od nieruchomości przedłoŝonych przez podatników będących osobami prawnymi ( Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Potworowie, Bank Spółdzielczy w Potworowie), skutkiem czego było
przyjęcie deklaracji na podatek od nieruchomości, w których nieprawidłowo obliczono naleŝny za 2005 r. podatek od nieruchomości (str. 10, 11 zał. Nr 8, 10). Dokonywać weryfikacji danych wykazywanych w deklaracjach podatkowych stosownie do przepisów art. 272 ustawy ordynacja podatkowa. Wystąpić do wymienionych wyŝej podmiotów o przedłoŝenie deklaracji korygujących za rok 2005. W przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku określić na podstawie art. 21 3 ordynacji podatkowej wysokość zobowiązania po przeprowadzeniu postępowania podatkowego w trybie art. 165 2 wymienionej ustawy. 4. Stwierdzono: Jednostki Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w złoŝonych deklaracjach na podatek od nieruchomości nie obliczyły kwoty naleŝnego za 2005 rok podatku. Organ podatkowy nie zwrócił się do podatników o skorygowanie deklaracji w części dotyczącej ustalenia zobowiązania podatkowego. Nie wydał równieŝ decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego (str. 10, zał. nr 9). W trybie art. 165 ustawy ordynacja podatkowa wszcząć postępowanie podatkowe w stosunku do Ochotniczych StraŜy PoŜarnych i na podstawie art. 21 3 wymienionej ustawy wydać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości za rok 2005. 5.Stwierdzono: Od podatnika Mazowiecki Zarząd Dróg Wojewódzkich przyjęto podatek od nieruchomości od wykazanego w deklaracji budynku mieszkalnego, mimo wprowadzonego Uchwałą Rady Gminy Nr XXI/104/04 z dnia 2 grudnia 2004 zwolnienia tej kategorii budynków z podatku od nieruchomości (str. 10, zał. nr 9). Na podstawie art. 74 a ustawy ordynacja podatkowa wydać decyzję określającą wysokość powstałej nadpłaty, dokonać jej zaliczenia na poczet zobowiązań podatkowych lub dokonać zwroyu stosownie do art. 76 wymienionej ustawy. 6.Stwierdzono: Nie egzekwowanie od podatników podatku od nieruchomości - właścicieli oddanych do uŝytku budynków mieszkalnych - obowiązku składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych (str. 12, zał. nr 13). Od podatników podatku od nieruchomości egzekwować obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych wynikający z art. 6 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. nr 9, poz. 84) 7.Stwierdzono: Nie opodatkowano wszystkich nieruchomości związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej przez osoby fizyczne (str. 11, zał. Nr 12).
W trybie art. 165 2 ustawy ordynacja podatkowa wszcząć postępowanie podatkowe w stosunku do osób wymienionych w protokole kontroli (str. 11), które nie były obciąŝone podatkiem od nieruchomości i na podstawie art. 21 1 pkt 2 doręczyć podatnikom decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego. 8.Stwierdzono: Zwolnienia z podatku rolnego gruntów przeznaczonych na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego stosowane są z pominięciem przepisów art. 12 ust. 3 oraz 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym (str. 13, zał. nr 17). Wydając decyzje w przedmiocie zastosowania zwolnienia z podatku rolnego gruntów nabytych na utworzenie lub powiększenie gospodarstwa rolnego przestrzegać art. 12 ust.3 oraz art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (tekst jedn. z 1993 r Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zmianami). 9.Stwierdzono: Przyznano ulgę inwestycyjną w podatku rolnym bez rzetelnego przeprowadzenia postępowania podatkowego potwierdzającego fakt poniesienia nakładów inwestycyjnych na budowę lub modernizację budynku inwentarskiego (str. 12, 13, zał. nr 14). Ulgi inwestycyjne w podatku rolnym stosować w przypadkach określonych w art. 13 ust. 2 ustawy o podatku rolnym, na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków i po przeprowadzeniu rzetelnego postępowania podatkowego. 10.Stwierdzono: Od właścicieli środków transportowych nie egzekwuje się obowiązku złoŝenia deklaracji na podatek od środków transportu. Stwierdzono liczne przypadki przyjmowania nie kompletnych deklaracji tj. bez załącznika DT -1/A o posiadanych przez podatników środkach transportu (str. 16, 17 zał. nr 24). Od właścicieli środków transportowych egzekwować obowiązek składania deklaracji wynikający z art. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, a w razie nie wypełnienia tego obowiązku wzywać podatników do złoŝenia deklaracji na podstawie art. 274a ustawy ordynacja podatkowa. Od podatników przyjmować deklaracje kompletne, sporządzone według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2004 r. w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz. U. nr 252, poz. 2523). 11.Stwierdzono: Podatnikom podatku od środków transportowych nabytych w ciągu roku nie doręczono decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego. Przypadki ustalania obowiązku podatkowego od pojazdów nabytych w ciągu roku niezgodnie z przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (str. 17, zał. nr 23).
W celu zapewnienia powszechności podatkowej w podatku od środków transportowych - wzywać nabywców pojazdów ustalonych na podstawie posiadanych przez organ podatkowy informacji tj. umów kupna sprzedaŝy pojazdu lub danych przekazanych przez Starostwo Powiatowe w Przysusze Wydział Komunikacji i Transportu do złoŝenia deklaracji na podatek od środków transportowych. W stosunku do nabywców pojazdów wymienionych w protokole (str. 16 i 17) wszcząć postępowanie podatkowe w trybie art. 165 2 ustawy ordynacja podatkowa, wezwać ich do złoŝenia deklaracji podatkowej, a w przypadku bezskuteczności wezwania na podstawie art. 21 3 ustawy ordynacja podatkowa doręczyć decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego. Stosownie do art. 9 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych obowiązek podatkowy ustalać od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym środek transportowy został nabyty. 12.Stwierdzono: Zwracano sołtysom bez podstawy prawnej koszty dojazdów do: Urzędu Gminy w Potworowie (w celu min. pobierania i rozliczania kontokwitariuszy), banku w Potworowie (w celu dokonania wpłaty zainkasowanych kwot podatków). (zał. nr 30, str. nr 24) Przeprowadzić analizę wypłaconych sołtysom za okres od 2005 r. kwot ze szczególnym uwzględnieniem zwrotów za dojazdy. Spowodować zwrot do budŝetu gminy przez osoby zatwierdzające dokumenty do wypłaty wypłaconych bez podstawy kwot za dojazdy w związku z inkasem naleŝności podatkowych, (które w istocie stanowią z tego tytułu koszty uzyskania przychodów), stosownie do Art. 114, 115, 119 kodeksu pracy. 13.Stwierdzono: Księgowano niektóre materiały (min. znaki drogowe, wodomierze) bezpośrednio w koszty pomimo, Ŝe nie zostały w całości przekazane do uŝytkowania i znajdują się w magazynie w Urzędzie Gminy. (zał. nr 33, str. nr 27-28) Zakupione materiały księgować zgodnie z treścią ekonomiczną kont: tj.: -w koszty (400)- w zakresie materiałów przekazanych do zuŝycia, -na kartotekach materiałowych (310) w zakresie materiałów znajdujących się w magazynie, zgodnie z treścią ekonomiczną i zasadami funkcjonowania wyŝej wymienionych kont, zawartą w Załączniku Nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752). 14.Stwierdzono: Nierzetelnie prowadzono rozliczanie paliwa w zakresie zakupu i zuŝycia w ciągnikach naleŝących do Urzędu Gminy. ChociaŜ paliwo z chwilą zakupu było wlewane do zbiornika w ciągniku nie było wpisywane na bieŝąco do karty drogowej pracy sprzętu, lecz z opóźnieniem kilku a nawet kilkudziesięciu dni. Rozliczenie zuŝycia paliwa (nawet z
uwzględnieniem ustalonych przez wójta gminy normatywów) było fikcyjne i nie odzwierciedlało stanu faktycznego. (zał. nr 34, str. nr 28) Ustalić w wewnętrznych regulacjach prawnych szczegółowe zasady rozliczania zakupu i zuŝycia paliwa. Nanosić paliwo na dokument pracy sprzętu w dniu dokonania jego zakupu (a zarazem wlania paliwa do zbiornika w ciągniku) zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Rozliczać wielkość zuŝytego paliwa w oparciu o rzeczywiste stany paliwa na początek i koniec dnia pracy sprzętu, a następnie uzyskane wyniki skonfrontować ze zuŝyciem paliwa obliczonym z zastosowaniem norm ustalonych przez wójta gminy indywidualnie dla kaŝdego pojazdu. Rozliczyć kierowców z pobieranego przez nich paliwa wg rzeczywistej daty zakupu paliwa i rzeczywistych wielkości czasu pracy sprzętu wynikającego z dokumentu pracy sprzętu, z uwzględnieniem ustalonych norm i moŝliwej pojemności zbiorników paliwowych w ciągnikach, za okres od 2005r. 15.Stwierdzono: Nieprawidłowo planowano w budŝecie nakłady inwestycyjne. Nakłady na konieczne dokumentacje, związane z zadaniami, planowano a następnie księgowano jako wydatki bieŝące. (zał. nr 41, str. nr 25, 38) Nakłady inwestycyjne prawidłowo planować (w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budŝetowej) i księgować (na właściwych kontach 080, 011) zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209 poz. 2132 z późn. zm), oraz zgodnie z treścią ekonomiczną i zasadami funkcjonowania wyŝej wymienionych kont, zawartą w Załączniku Nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) 16.Stwierdzono: Nieprawidłowo ustalano cenę specyfikacji istotnych warunków zamówienia. (zał. nr 42, str. 41) W Urzędzie Gminy ceny specyfikacji były ustalane licząc nie za kaŝdą stronę, lecz ryczałtowo w zaleŝności od ogólnej ilości stron i przedziału w którym ta ilość się znajduje. Przestrzegać art. 42 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.), z którego wynika Ŝe cena specyfikacji moŝe pokrywać jedynie koszty jej druku oraz przekazania. 17.Stwierdzono: Zastosowano niezgodną z przepisami formę zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy. Od wykonawcy przyjęto zabezpieczenie w formie weksla własnego podpisanego in-blanco.
Ustawa prawo zamówień publicznych wymienia weksel jako moŝliwą formę zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, jednakŝe mowa jest w niej o wekslu z poręczeniem wekslowym banku. Przestrzegać art. 148 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) W zakresie mienia komunalnego: 1. Stwierdzono: Nie wprowadzono do ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej majątku nabytego przez gminę w roku 2005 w drodze decyzji Wojewody Mazowieckiego (str. 43, zał. nr 45). Wprowadzić do ewidencji księgowej nabyty przez gminę majątek. KaŜdą operację gospodarczą w tym równieŝ nabycie majątku ewidencjonować w księgach rachunkowych na bieŝąco stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zmian.). 2.Stwierdzono: Przy sprzedaŝy nieruchomości - działki nr 957/62 o pow. 2,6371 ha - wykorzystano operat szacunkowy określający wartość tej nieruchomości po mimo faktu, Ŝe od daty sporządzenia operatu tj. 25 listopada 2003 do dnia przeprowadzenia przetargu 26 sierpnia 2005 r. minął 12-to miesięczny okres moŝliwości jego wykorzystania do celu, w jakim został sporządzony (str. 45, zał. nr 47). Dokonując sprzedaŝy nieruchomości przestrzegać art. 156 ust.3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r Nr 261, poz. 2603 ze zmianami). 3.Stwierdzono: Termin przeprowadzenia przetargu na sprzedaŝ nieruchomości - działki nr 957/62 - wyznaczono przed upływem 30 dni od podania do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu (str. 45, zał. nr 50). Przestrzegać 6.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108). 4.Stwierdzono: Nabywców nieruchomości komunalnych nie zawiadomiono na piśmie o terminie i miejscu zawarcia aktu notarialnego oraz o konsekwencjach groŝących z tytułu niestawiennictwa (str. 45, zał. nr 50). Przestrzegać art. 41 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r o gospodarce nieruchomościami.
5.Stwierdzono: Przy sprzedaŝy nieruchomości wpisanej do rejestru zabytków nie zastosowano bonifikaty od ceny nieruchomości określonej w art. 68 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami (str. 45, zał. nr 49). Przestrzegać art. 68 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnymi byli: - Wójt Gminy - Skarbnik Gminy Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz.577 z późn. zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Radomiu oczekuje w (2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Gminy Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy j. w. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Zarządowi prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: 1. Rada Gminy w Potworowie