Rozliczenie projektu i wyp ata dofinansowania

Rozliczenie projektu i wyp ata dofinansowania Dzia anie 6.1 Paszport do eksportu Etap I Przygotowanie Planu Rozwoju Eksportu Etap II Wdro enie Planu Rozwoju Eksportu Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 1

Zadania RIF Regionalna Instytucja Finansuj ca (RIF) w ciwa dla danego województwa instytucja, która wspó pracuje z Beneficjentem; wykonuje zlecone przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia czynno ci w zakresie zada zwi zanych w wdra aniem Dzia ania 6.1 POIG: kontrola projektu w miejscu realizacji oraz w siedzibie beneficjenta rozliczenie wniosku o zaliczk, p atno po redni oraz ko cow projektu rekomendacja p atno ci przyjmowanie zabezpieczenia umowy o dofinansowanie zawieranie aneksów do umów o dofinansowanie potwierdzanie umowy cesji 2

Beneficjenci Dzia ania 6.1 POIG Dofinansowanie w ramach Dzia ania 6.1 na przygotowanie Planu Rozwoju Eksportu mo e by udzielone mikroprzedsi biorcy, ma emu lub redniemu przedsi biorcy, który spe nia cznie nast puj ce warunki: 1.prowadzi dzia alno gospodarcz i ma siedzib, a w przypadku osoby fizycznej miejsce zamieszkania, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 2.w roku obrotowym poprzedzaj cym rok, w którym z wniosek o udzielenie wsparcia, posiada udzia eksportu, rozumiany zarówno jako sprzeda na Jednolity Rynek Europejski, jak równie do pa stw spoza tego rynku, w ca kowitej sprzeda y nie wi kszy ni 30 %. 3

Umowa o dofinansowanie POIG 6.1 4

Zobowi zania stron umowy o dofinansowanie Najwa niejsze zobowi zanie Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia: udzielenie dofinansowania ze rodków publicznych na realizacj projektu Beneficjenta Najwa niejsze zobowi zanie Beneficjenta: zrealizowanie projektu zgodnie z Umow i jej za cznikami, a wi c w pe nym zakresie, z nale yt staranno ci, w terminie wskazanym w 6 ust. 3 (zgodnie z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie), z zachowaniem przepisów prawa krajowego i wspólnotowego oraz zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IG oraz innymi wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego wydanymi w trybie art. 35 ust. 3-7 Ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie 1. Realizacja projektu - 3 ust.1 umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowi zuje si do zrealizowania projektu w pe nym zakresie w terminie wskazanym w 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie, Realizacja projektu obejmuje: Wykonanie pe nego zakresu rzeczowego zgodnie z Wnioskiem o dofinansowanie (Za. do umowy) oraz Harmonogramem rzeczowofinansowym (Za. do umowy), Zrealizowanie pe nego zakresu finansowego (dokonanie wszystkich atno ci i udokumentowanie poniesionych wydatków w ramach projektu). Udokumentowanie wykonania zakupów i us ug odpowiednimi protoko ami odbioru, dostaw oraz us ug fakturami lub innymi dokumentami potwierdzaj cymi zgodno realizacji z warunkami Umowy. 6

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. Prawid owa realizacja projektu obejmuje równie obowi zek dokonania dzia, których koszty s niekwalifikowane, je li zosta y uwzgl dnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Fakt, e to koszty niekwalifikowane nie zwalnia przedsi biorcy z obowi zku realizacji. Tylko projekt zrealizowany w ca ci, a zatem zawieraj cy zarówno koszty kwalifikowane, jak i niekwalifikowane, mo e by prawid owo rozliczony, zw aszcza w sytuacji, gdy koszty niekwalifikowane maj istotne znaczenie z punktu widzenia realizacji celów projektu. Beneficjent nie mo e przenosi na inny podmiot praw i obowi zków wynikaj cych z umowy bez uprzedniej zgody Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia 7

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. 2. Finansowanie projektu - 4 ust. 3-5 Umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowi zuje si do zapewnienia finansowania Projektu Beneficjent zobowi zany jest pokry w ca ci wydatki niekwalifikuj ce si do obj cia wsparciem konieczne do realizacji projektu Wydatki wynikaj ce ze wzrostu ca kowitego kosztu realizacji Projektu po podpisaniu Umowy, s wydatkami nie kwalifikuj cymi si do obj cia wsparciem i zwi kszaj wk ad w asny Beneficjenta Beneficjent niezw ocznie informuje Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia o wszelkich zagro eniach oraz nieprawid owo ciach w realizacji Projektu. 8

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. 3. Trwa projektu ( 8 Umowy o dofinansowanie II Etap, 9 I Etap) Beneficjent jest zobowi zany do osi gni cia za onych celów projektu oraz niedokonywania zasadniczych modyfikacji projektu w okresie 3 lat od dnia zako czenia realizacji Projektu. Nie jest niezgodne z warunkiem utrzymania trwa ci projektu : - wprowadzenie uzasadnionych ekonomicznie zmian wp ywaj cych na II Etap realizacji Dzia ania wdro enia PRE (w zakresie I Etapu) - wprowadzenie uzasadnionych ekonomicznie zmian. 9

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. 4. Kontrola projektu ( 10 Umowy Etap II, 11 Etap I) Beneficjent jest zobowi zany do osi gni cia za onych celów i wska ników okre lonych we wniosku o dofinansowanie oraz w Umowie. Kontroli podlegaj osi gni te wska niki Projektu w terminach i wielko ciach okre lonych we wniosku o dofinansowanie. Kontrole mog by przeprowadzane w ka dym czasie od dnia otrzymania informacji o wy onieniu projektu do dofinansowania do dnia up ywu 3 lat od zamkni cia PO IG (lub do dnia up ywu 3 lat nast puj cych po roku, w którym dokonano cz ciowego zamkni cia PO IG). 10

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. Beneficjent ma obowi zek podda si takiej kontroli na danie instytucji uprawnionych na podstawie umowy lub odr bnych przepisów oraz udost pni na danie tych instytucji wszelk dokumentacj zwi zan z projektem. Kontrole mog by przeprowadzane zarówno w siedzibie Beneficjenta, jak i w miejscu realizacji Projektu. 5. Przechowywanie dokumentacji - ( 10 umowy Etap II, 11 Etap I) Beneficjent jest zobowi zany do przechowywania w sposób gwarantuj cy nale yte bezpiecze stwo informacji, wszelkich danych i dokumentów zwi zanych z realizacj Projektu, w szczególno ci dokumentacji zwi zanej z zarz dzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 10 lat od dnia wej cia Umowy w ycie. Wszystkim Beneficjentom zalecamy przechowywanie wszelkiej korespondencji dotycz cej projektu wraz z dokumentacj dotycz realizacji projektu, tak by by y atwo dost pne podczas przeprowadzonej kontroli. 11

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. 6. Promocja projektu ( 11 umowy II Etap, 12 I Etap) Ma ona polega na informowaniu spo ecze stwa o udziale Unii Europejskiej we wspó finansowaniu projektu zgodnie z postanowieniami rozporz dzenia nr 1828/2006 art. 8 i 9. W ramach dzia promocyjno-informacyjnych Beneficjent jest zobowi zany do umieszczania nast puj cych elementów: Emblemat Unii Europejskiej, spe niaj cy normy graficzne okre lone w za. I do Rozporz dzenia 1828/2006 oraz odniesienie do Unii Europejskiej, Odniesienie od Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Has o okre lone przez Instytucj Zarz dzaj Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyra eniem Inwestujemy w wasz przysz 12

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie 7. Prawid owe ewidencjonowanie poniesionych wydatków ( 7 ust.27 Etap II, 8 ust.13 lub15 lub 16 Etap I - w zale no ci od naboru) Beneficjent jest zobowi zany do prowadzenia dla Projektu: - odr bnej informatycznej ewidencji ksi gowej kosztów, wydatków i przychodów lub - stosowania w ramach istniej cego informatycznego systemu ewidencji ksi gowej odr bnego kodu ksi gowego umo liwiaj cego identyfikacj wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych zwi zanych z Projektem Beneficjent jest zobowi zany do zapewnienia, e operacje gospodarcze s ewidencjonowane zgodnie obowi zuj cymi przepisami. 13

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie cd. 8. Tryb wyboru dostawców ( 12 umowy Etap II, 13 Etap I) Beneficjent jest zobowi zany stosowa przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych, w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 ustawy Beneficjent jest zobowi zany dokonywa zakupów w oparciu o najbardziej korzystn ofert, z zachowaniem zasad przejrzysto ci i uczciwej konkurencji oraz do wszelkich stara w celu unikni cia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronno ci i obiektywno ci w wype nianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu obj tego Umow w zwi zku z realizowanym zamówieniem Beneficjent zobowi zuje si dokonywa czynno ci zwi zanych z udzieleniem zamówienia w formie pisemnej. Beneficjent powinien przedstawi na danie odpowiednich instytucji co najmniej 3 oferty wa ne na dzie dokonywania zakupu lub enia zamówienia, otrzymane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zawieraj ce opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny oraz termin sk adania ofert,o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, us ug zwi zanych z realizacj projektu. W Etapie II Dokumentacja ofertowa wskazana powy ej dotyczy zakupów powy ej warto ci 14tys. EUR netto ; w Etapie I wszystkich zakupów 14

Powi zania kapita owe lub osobowe (definicja z Umowy) Beneficjent nie mo e dokonywa zakupu towarów lub us ug od podmiotów powi zanych z nim osobowo lub kapita owo. Przez powi zania kapita owe lub osobowe rozumie si wzajemne powi zania mi dzy Beneficjentem, a wykonawc, polegaj ce na: 1) uczestniczeniu w spó ce jako wspólnik spó ki cywilnej lub spó ki osobowej; 2) posiadaniu udzia ów lub co najmniej 5 % akcji; 3) pe nieniu funkcji cz onka organu nadzorczego lub zarz dzaj cego, prokurenta, pe nomocnika; 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który mo e budzi uzasadnione w tpliwo ci, co do bezstronno ci w wyborze wykonawcy, w szczególno ci pozostawanie w zwi zku ma skim, w stosunku pokrewie stwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewie stwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowi zuje si dokonywa czynno ci zwi zanych z udzieleniem zamówienia w formie pisemnej. Beneficjent powinien przedstawi na danie odpowiednich instytucji co najmniej 3 oferty wa ne na dzie dokonywania zakupu lub z enia zamówienia, otrzymane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe zawieraj ce opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny oraz termin sk adania ofert,o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, us ug zwi zanych z realizacj projektu. W Etapie II Dokumentacja ofertowa wskazana powy ej dotyczy zakupów powy ej warto ci 14tys. EUR* netto ; w Etapie I wszystkich zakupów * Warto zakupu okre la si na podstawie kursu euro ustalonego przez Prezesa Rady Ministrów w rozporz dzeniu wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówie publicznych obowi zuj cego na dzie dokonywania szacowania warto ci zakupu 16

Obowi zki Beneficjenta wynikaj ce z umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowi zany do zamieszczenia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej (o ile posiada tak stron ) oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dost pnym. W przypadku gdy mimo wys ania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów, us ug, czy robót budowlanych Beneficjent otrzyma tylko jedn ofert zasad konkurencyjno ci uwa a si za spe nion pod warunkiem udokumentowania wys ania zapytania ofertowego zgodnie z ww. zasadami. W przypadku gdy na rynku nie istnieje 3 potencjalnych dostawców towarów, us ug czy robót budowlanych Beneficjent jest zobowi zany do z enia o wiadczenia o braku wyst powania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców. Beneficjenci musz zatem mie na uwadze te najwa niejsze obowi zki. Ich niedope nienie mo e by powodem odmowy refundacji poniesionych wydatków, a w najbardziej skrajnych przypadkach mo e skutkowa wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie. 17

Ponoszenie wydatków Rozpocz cie realizacji Projektu stanowi zaci gni cie przez Beneficjenta pierwszego zobowi zania zwi zanego z Projektem. Rozpocz cie realizacji Projektu przed dniem rozpocz cia okresu kwalifikowalno ci wydatków, b dokonanie p atno ci po terminie realizacji projektu skutkuje uznaniem tych wydatków za niekwalifikowane. Rozpocz cie realizacji projektu to: Dzie rozpocz cia faktycznej realizacji dzia okre lonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu lub dzie zaci gni cia pierwszego zobowi zania do zamówienia towarów, us ug zwi zanych z realizacj Projektu, z wy czeniem wp aty zaliczki na udzia w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych, je li wp ata zosta a dokonana po uzyskaniu pozytywnej weryfikacji Planu rozwoju eksportu. Nie stanowi rozpocz cia realizacji projektu przygotowanie dokumentacji zwi zanej z wyborem dostawcy/wykonawcy. 18

Zako czenie realizacji Projektu oznacza: 1. wykonanie zakresu rzeczowego Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym Projektu, stanowi cym za cznik nr 2 do Umowy; 2. udokumentowanie zakupu towarów lub us ug odpowiednimi protoko ami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzaj cymi zgodno realizacji Projektu z warunkami Umowy; 3. zrealizowanie przez Beneficjenta pe nego zakresu finansowego Projektu, co oznacza zrealizowanie przez Beneficjenta wszystkich p atno ci w ramach Projektu, tj. poniesienie wydatków i pozyskanie dokumentów stanowi cych podstaw uznania wydatków za kwalifikuj ce si do obj cia wsparciem w ramach Projektu. Zako czeniem realizacji Projektu jest z enie do Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia wniosku Beneficjenta o atno ko cow. 19

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap I Wydatkami kwalifikuj cymi si do obj cia wsparciem na przygotowanie planu rozwoju eksportu s wydatki poniesione po dniu z enia wniosku o udzielenie wsparcia do dnia okre lonego w umowie o udzielenie wsparcia. Okres realizacji projektu polegaj cego na przygotowaniu Planu rozwoju eksportu nie mo e przekroczy 6 miesi cy. 20

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap I Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na przygotowanie Planu Rozwoju Eksportu? Intensywno wsparcia na przygotowanie planu rozwoju eksportu nie mo e przekroczy 80 % wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem na: 1. zakup us ug doradczych na opracowanie PRE 2. ustanowienie lub utrzymanie zabezpieczenia nale ytego wykonania zobowi za wynikaj cych z umowy o udzielenie wsparcia 3. pokrycie kosztów zwi zanych z otwarciem i prowadzeniem przez przedsi biorc odr bnego rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym, przeznaczonych do obs ugi projektu Dofinansowanie w ramach I etapu Dzia ania 6.1 mo e wynie maksymalnie 10.000 z i stanowi ono pomoc de minimis. 21

Dzia anie 6.1 Etap I Termin z enia Planu rozwoju eksportu Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowi zany do enia Planu rozwoju eksportu nie pó niej ni w dniu zako czenia okresu realizacji Projektu, o którym mowa w 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie (termin zako czenia okresu kwalifikowalno ci). W przypadku wej cia w ycie umowy po zako czeniu okresu realizacji Projektu, o którym mowa w 6 ust. 3, Beneficjent jest zobowi zany do enia Planu rozwoju eksportu w dniu wej cia w ycie umowy. Dla umów o dofinansowanie dla rund aplikacyjnych od 2011r dodatkowo wraz z Planem Rozwoju Eksportu, o którym mowa w ust. 1 Beneficjent zobowi zany jest do z enia dokumentacji zwi zanej z wyborem wykonawcy. 22

Planu rozwoju eksportu powinien zawiera ( 7 ust.3): 1. informacj o dacie rozpocz cia przygotowywania dokumentu; 2. opracowania dotycz ce analizy pozycji konkurencyjnej przedsi biorstwa pod tem produktów lub us ug przedsi biorcy; 3. opracowania dotycz ce wyboru rynków docelowych dzia alno ci eksportowej; 4. opracowania dotycz ce badania wybranych rynków docelowych; 5. opis bie cej sytuacji przedsi biorstwa w najwa niejszych obszarach funkcjonowania i prognozy rozszerzenia dzia alno ci przedsi biorcy ze szczególnym uwzgl dnieniem rozwoju poprzez eksport; 6. analiz SWOT dla eksportu ka dego rodzaju produktu lub us ugi na ka dym z planowanych rynków docelowych; 7. opis celów i strategii eksportowej; 8. rekomendacj rozwoju dzia alno ci eksportowej; 9. wskazanie i uzasadnienie wyboru dzia do realizacji przez przedsi biorc spo ród wymienionych w 40 ust. 2 Rozporz dzenia; 23

Planu rozwoju eksportu powinien zawiera ( 7 ust.3): 9. szacowan wielko kosztów niezb dnych do sfinansowania dzia koniecznych do zrealizowania opracowanej strategii; 10. wst pny harmonogram wdra ania strategii eksportowej. ( 39 ust. 3 Rozporz dzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 kwietnia 2008 r.) 1) analiz pozycji konkurencyjnej przedsi biorstwa oraz wskazanie rynków docelowych dzia alno ci eksportowej, pod k tem produktów lub us ug przedsi biorcy; 2) badanie wybranych rynków docelowych, w szczególno ci przez przeprowadzenie analizy aktów prawnych, procedur, zwyczajów, praktyk handlowych i zasad warunkuj cych dost p produktu lub us ugi przedsi biorcy do wybranych rynków; 3) wskazanie i uzasadnienie wyboru co najmniej dwóch dzia, o których mowa w 40 ust. 2, które realizowane b przez przedsi biorc w celu wej cia na wybrane rynki.

Pozosta e wymogi dla PRE ( 7 ust. 4-6 Umowy): Plan rozwoju eksportu powinien w sposób kompleksowy okre la strategi eksportow do realizacji w kolejnych dwóch latach. Przygotowany przez wykonawc Plan rozwoju eksportu musi zosta podpisany i opatrzony piecz tk imienn oraz piecz tk firmow wykonawcy. W przypadku braku piecz tki imiennej dopuszcza si enie czytelnego podpisu oraz piecz tki firmowej. Nale y wpisa dat sporz dzenia Planu rozwoju eksportu. Przygotowany i podpisany przez wykonawc Plan rozwoju eksportu musi zosta podpisany przez Beneficjenta lub osob upowa nion do reprezentowania Beneficjenta (pe nomocnika). Podpisy nale y opatrzy piecz tk firmow Beneficjenta oraz imienn piecz tk osoby podpisuj cej. W przypadku braku piecz tki imiennej dopuszcza si enie czytelnego podpisu oraz piecz tki firmowej Beneficjenta. 25

Dzia anie 6.1 Etap I Termin z enia wniosku o p atno Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowi zany do z enia wniosku o p atno w terminie 7 dni od otrzymania decyzji na temat pozytywnego wyniku weryfikacji Planu rozwoju eksportu. 26

Dzia anie 6.1 Etap II Dofinansowanie na wdro enie planu rozwoju eksportu mo e by udzielone mikroprzedsi biorcy, ma emu lub redniemu przedsi biorcy, który posiada plan rozwoju eksportu opracowany w ramach I Etapu Dzia ania 6.1 POIG (wy cznie na dzia ania przewidziane i opisane w zaakceptowanym PRE). 27

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu? Wsparcie na wdro enie planu rozwoju eksportu udzielane jest na realizacj co najmniej dwóch z nast puj cych dzia, w tym co najmniej jednego ze wskazanych w pkt. 3-6 ( 40 ust 2 Rozporz dzenia): 1) udzia w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy; 2) organizacja i udzia w misjach gospodarczych za granic ; 3) wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych; 4) uzyskanie niezb dnych dokumentów uprawniaj cych do wprowadzenia produktów lub us ug przedsi biorcy na wybrane rynki docelowe; 5) doradztwo w zakresie strategii finansowania przedsi wzi eksportowych i dzia alno ci eksportowej; 6) doradztwo w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsi biorcy na wybranych rynkach docelowych. 28

Wydatkami kwalifikuj cymi si do obj cia wsparciem na wdro enie planu rozwoju eksportu s wydatki poniesione po dniu z enia wniosku o udzielenie wsparcia na II etap Dzia ania 6.1 POIG do dnia okre lonego w umowie o udzielenie wsparcia do dnia zako czenia okresu kwalifikowalno ci. Okres realizacji projektu, polegaj cego na wdro eniu planu rozwoju eksportu, nie mo e przekroczy 24 miesi cy. 29

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie PRE - cd. 1. udzia w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy: a. wynaj cie i zabudow powierzchni wystawienniczej, b. zakup us ug w zakresie obs ugi technicznej stoiska, c. zakup us ug w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem, odpraw celn i kosztami spedycji, d. podró e s bowe trzech osób uczestnicz cych w realizacji projektu, w okresie nie szym ni dwa dni przed rozpocz ciem i jeden dzie po zako czeniu imprezy targowo - wystawienniczej, wed ug stawek okre lonych w przepisach o wysoko ci oraz warunkach ustalania nale no ci przys uguj cych pracownikowi zatrudnionemu w pa stwowej lub samorz dowej jednostce sfery bud etowej z tytu u podró y bowej poza granicami kraju, e. op aty zwi zane z uzyskaniem niezb dnych wiz oraz ubezpieczeniem dla osób uczestnicz cych w realizacji projektu, f. wpis do katalogu targowego, op at rejestracyjn oraz reklam w mediach targowych, g. zakup us ug w zakresie organizacji spotka z potencjalnymi partnerami handlowymi, h. zakup us ug doradczych w zakresie promocji podczas zagranicznych targów i wystaw, okre lenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert wspó pracy oraz negocjacji handlowych; 30

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. 2) organizacja i udzia w misjach gospodarczych za granic : a. zakup us ugi polegaj cej na zorganizowaniu misji, b. zakup us ugi polegaj cej na organizacji spotka z potencjalnymi partnerami handlowymi, c. zakup us ug doradczych w zakresie okre lenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert wspó pracy oraz negocjacji handlowych, d. podró e s bowe trzech osób uczestnicz cych w realizacji projektu, w okresie nie szym ni jeden dzie przed rozpocz ciem i jeden dzie po dniu zako czenia misji, wed ug stawek okre lonych w przepisach o wysoko ci oraz warunkach ustalania nale no ci przys uguj cych pracownikowi zatrudnionemu w pa stwowej lub samorz dowej jednostce sfery bud etowej z tytu u podró y s bowej poza granicami kraju, e. op aty zwi zane z uzyskaniem niezb dnych wiz oraz ubezpieczeniem dla osób uczestnicz cych w realizacji projektu, f. zakup biletów wst pu w celu zwiedzenia targów zwi zanych z dan misj gospodarcz ; 31

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. 3) wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych: a. zakup baz danych, b. zakup bada marketingowych, c. zakup us ug prawnych zwi zanych z wyszukiwaniem i doborem partnerów na rynkach docelowych, d. zakup us ug doradczych w zakresie okre lenia, wyselekcjonowania, sprawdzenia wiarygodno ci grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert wspó pracy oraz negocjacji handlowych, e. zakup us ug w zakresie organizacji spotka z wyselekcjonowanymi potencjalnymi partnerami handlowymi, f. podró e s bowe trzech osób uczestnicz cych w realizacji projektu, w okresie nie szym ni jeden dzie przed rozpocz ciem i jeden dzie po planowanym spotkaniu z potencjalnymi partnerami handlowymi, wed ug stawek okre lonych w przepisach o wysoko ci oraz warunkach ustalania nale no ci przys uguj cych pracownikowi zatrudnionemu w pa stwowej lub samorz dowej jednostce sfery bud etowej z tytu u podró y s bowej poza granicami kraju, g. op aty zwi zane z uzyskaniem niezb dnych wiz oraz ubezpieczeniem dla osób uczestnicz cych w realizacji projektu; 32

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. 4) uzyskanie niezb dnych dokumentów uprawniaj cych do wprowadzenia produktów lub us ug przedsi biorcy na wybrane rynki docelowe: a) zakup us ug doradczych zwi zanych z uzyskaniem certyfikatu, wiadectwa lub atestu, b) zakup us ug prawnych zwi zanych z wprowadzeniem towarów lub us ug na wybrane rynki docelowe, c) przygotowanie dokumentacji technicznej, d) transport i ubezpieczenie próbek wyrobu i dokumentacji technicznej wysy anych do bada certyfikacyjnych, e) przeprowadzenie bada certyfikacyjnych, f) wystawienie i wydanie certyfikatu; 33

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. 5) doradztwo w zakresie strategii finansowania przedsi wzi eksportowych i dzia alno ci eksportowej: a. zakup us ug doradczych obejmuj cych opracowanie optymalnej strategii finansowania, b. zakup us ug doradczych obejmuj cych wskazanie potencjalnych róde finansowania i identyfikacja dost pnych róde, c. zakup us ug doradczych obejmuj cych rekomendacj róde finansowania; 34

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. 6) doradztwo w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsi biorcy na wybranych rynkach docelowych: a) zakup us ug doradczych obejmuj cych opracowanie strategii wprowadzenia nowych produktów na rynki docelowe, w tym: analiz cyklu ycia produktu na wybranych rynkach docelowych, analiz wygl du produktu pod k tem potrzeb wybranych rynków docelowych, analiz wygl du i bezpiecze stwa produktu oraz opakowania, b) zakup us ug doradczych obejmuj cych stworzenie wzornictwa w zakresie produktu, opakowania i znaku firmowego; 35

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Jakie wydatki kwalifikuj si do wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu - cd. Ponadto wydatki na: 7) na dzia ania promocyjne i informacyjne pod warunkiem, e przekazywana jest informacja, e projekt realizowany jest z udzia em wsparcia pochodz cego z bud etu Unii Europejskiej oraz t umaczenia niezb dne do realizacji ww. dzia i bezpo rednio zwi zane z tymi dzia aniami; 8) ustanowienie lub utrzymanie zabezpieczenia nale ytego wykonania zobowi za wynikaj cych z umowy o udzielenie wsparcia; 9) pokrycie kosztów zwi zanych z otwarciem i prowadzeniem przez przedsi biorc odr bnego rachunku bankowego lub subkonta na rachunku bankowym, przeznaczonych do obs ugi projektu lub p atno ci zaliczkowych. 36

Dzia anie 6.1 PO IG - Etap II Intensywno wsparcia na wdro enie planu rozwoju eksportu Etap II Dzialania 6.1 POIG nie mo e przekroczy 50 % ca kowitych wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem. Kwota pomocy de miminis udzielonej w ramach wsparcia na wdro enie Planu rozwoju eksportu nie mo e przekroczy 200 tysi cy z otych dla jednego przedsi biorcy na jeden projekt. 37

Warunki uznania wydatków za kwalifikuj ce si do obj cia wsparciem: dotycz przygotowania pozytywnie zweryfikowanego Planu rozwoju eksportu (Etap I) dotycz wdro enia dzia, wskazanych w Planie rozwoju eksportu (Etap II) s niezb dne do prawid owej realizacji Projektu wskazane zosta y w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu stanowi cym za cznik do Umowy (Etap I i Etap II) zosta y faktycznie poniesione w okresie finansowej realizacji projektu i nie wcze niej ni w dniu nast puj cym po dniu z enia wniosku o dofinansowanie (wydatki na PRE mog by ponoszone w terminie do dnia z enia wniosku o p atno w Etapie I termin wskazany w pi mie RIF) zosta y faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalno ci wydatków i nie wcze niej ni w dniu nast puj cym po dniu z enia wniosku o dofinansowanie zosta y zweryfikowane i zatwierdzone przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia prawid owo udokumentowane 38

Dzia anie 6.1 Etap II Termin z enia wniosku o p atno Beneficjent jest zobowi zany do przedk adania do RIF wniosków o p atno wraz z dokumentami, potwierdzaj cymi poniesienie wydatków (za wyj tkiem wniosku obejmuj cego wy cznie p atno zaliczkow ) za okres obejmuj cy zako czony etap Projektu, okre lony w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowi cym za cznik nr 2 do Umowy. Wniosek o p atno rozliczaj cy wydatki poniesione w zako czonym etapie Projektu nale y z w terminie 30 dni od dnia zako czenia etapu Projektu, za wyj tkiem wniosku o atno ko cow. Beneficjent zobowi zany jest do z enia wniosku o p atno ko cow z zastrze eniem ust 9, nie pó niej ni w dniu zako czenia okresu kwalifikowalno ci wydatków, o którym mowa w 6 ust. 3 umowy o dofinansowanie. Wniosek o zaliczk Beneficjent winien z najpó niej w dniu wskazanym w harmonogramie p atno ci, za. nr 3 do Umowy o dofinansowanie. 39

Generator wniosków o p atno Wszystkie wnioski o p atno sk adane s w RIF, w zwi zku ze zleceniem przez PARP cz ci zada zwi zanych z realizacj dzia ania 6.1 PO IG Regionalnym Instytucjom Finansuj cym Beneficjent zobowi zany jest do z enia wniosku o p atno w formie papierowej (1 egzemplarz) oraz elektronicznej (zapis plików Generatora Wniosków o P atno na no niku danych w formacie xml). Wersja papierowa musi by to sama z wersja elektroniczn weryfikacja na podstawie sumy kontrolnej. Generator Wniosków o p atno nale y pobra ze strony Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w tym celu nale y ze strony PARP (zak ada dla dzia ania 6.1) wej na zak adk Generator Wniosków o P atno, z której nast puje automatyczne przekierowanie na stron www.poig.gov.pl 40

Generator wniosków o p atno Sposób wype niania Generatora wniosków o p atno przez Beneficjenta reguluje: Instrukcja wype niania wniosku beneficjenta o p atno w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, która przygotowana zosta a przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dla ca ego PO IG 41

42

Wniosek o p atno y: wnioskowaniu o przyznanie pierwszej p atno ci zaliczkowej (dotyczy Etapu II) - beneficjent wype nia poz. 2-8, 10, 14, 17, 20, 21, przy czym przekazanie pierwszej transzy p atno ci zaliczkowej mo e nast pi na podstawie umowy o dofinansowanie; rozliczeniu rodków przekazanych beneficjentowi w ramach wcze niejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze rodków (Beneficjent wype nia poz. 1-21); (dotyczy Etapu II) wnioskowaniu o przyznanie p atno ci stanowi cej refundacj wydatków sfinansowanych ze rodków Beneficjenta (Beneficjent wype nia poz. 1-21); (dotyczy Etapu I oraz Etapu II) 43

Dokumenty za czane do wniosku o p atno (I Etap) kopie dokumentów ksi gowych - faktury lub inne dowody ksi gowe potwierdzaj ce poniesione wydatki opisanych w sposób umo liwiaj cy ich przypisanie okre lonym pozycjom w harmonogramie rzeczowo- finansowym Projektu. Opis dokumentu ksi gowego winien by umieszczony na jego drugiej stronie. je li p atno nast pi a na podstawie faktury pro forma lub umowy, do kopii faktury nale y dodatkowo do czy kopie faktur pro forma lub umów; kopie wyci gów bankowych - na wyci gu bankowym powinny znajdowa si informacje dotycz ce szczegó ów p atno ci (numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu); kopie protoko ów odbioru dokumentuj cych wykonanie us ug oraz kopie innych dokumentów potwierdzaj cych zgodno realizacji Projektu z warunkami Umowy; inne dokumenty okre lone w 7 ust 1 Umowy o dofinansowanie (o wiadczenia, kopie raportu z kontroli, inne dokumenty do weryfikacji prawid owo ci realizacji Projektu). 44

Dokumenty za czane do wniosku o p atno (Etap II) 1. kopie dokumentów ksi gowych (faktur lub dokumentów o równowa nej warto ci dowodowej) potwierdzaj cych poniesione wydatki, opisanych w sposób umo liwiaj cy ich przypisanie okre lonym pozycjom w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu 2. kopie wyci gów bankowych potwierdzaj cych dokonanie przez Beneficjenta wszystkich p atno ci zwi zanych z realizacj Projektu 3. kopie protoko ów odbioru dokumentuj cych wykonanie us ug lub inne dokumenty potwierdzaj ce zgodno realizacji Projektu z warunkami Umowy 4. orygina pomocniczego zestawienia finansowego potwierdzaj cego poniesione wydatki obj te wnioskiem (wersja papierowa i elektroniczna), którego wzór jest dost pny na stronie dzia ania na www.parp.gov.pl 45

Dokumenty za czane do wniosku o p atno Etap II 6.1 POIG 5. elektroniczn wersj dokumentów sporz dzonych w ramach Projektu tj. dokumentów zwi zanych z utworzeniem grupy docelowej potencjalnych partnerów handlowych, dokumentów uprawniaj cych do wprowadzenia produktów lub us ug przedsi biorcy na wybrany rynek zagraniczny, dokumentów przedstawiaj cych strategi finansowania przedsi wzi eksportowych i dzia alno ci eksportowej, opracowa koncepcji wizerunku przedsi biorcy na wybranym rynku zagranicznym (kopie wersji papierowych ww. dokumentów musz zosta dostarczone jedynie na danie Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia); 6. kopie dokumentów potwierdzaj cych osi gni cie za onych przez Beneficjenta wska ników realizacji celów Projektu tj. dokumentów potwierdzaj cych udzia w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych, dokumentów potwierdzaj cych uczestnictwo w misjach gospodarczych, raportów opracowanych w ramach dzia ania: wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych, dokumentów/ strategii/ opracowa koncepcji stworzonych w zakresie dzia wskazanych w pkt 11 lit. d-f wniosku o dofinansowanie stanowi cego za cznik nr 1 do niniejszej umowy; 46

Dokumenty za czane do wniosku o p atno Etap II 6.1 POIG 7. o wiadczenie Beneficjenta, e wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o p atno bezpo rednio zwi zane z realizacj Projektu 8. o wiadczenie Beneficjenta o braku wyst powania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub us ug, w przypadku o którym mowa w 12 ust. 6 9. o wiadczenie Beneficjenta o braku powi za osobowych lub kapita owych z dostawc towarów lub wykonawc us ug realizowanych w ramach projektu, obj tych sk adanym wnioskiem o p atno ; 10.kopi otrzymanego raportu z kontroli w przypadku, gdy Beneficjent podlega kontroli 47

Dokumenty za czane do wniosku o p atno (Etap II) 12. inne dokumenty niezb dne do weryfikacji prawid owo ci realizacji Projektu na danie Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia. Dotyczy w szczególno ci kosztów zwi zanych z: a. udzia em w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy, b. organizacj i udzia em w misjach gospodarczych za granic, c. wyszukiwaniem i doborem partnerów na rynku docelowym, d. uzyskaniem niezb dnych dokumentów uprawniaj cych do wprowadzenia produktów lub us ug przedsi biorcy na wybrane rynki docelowe, e. doradztwem w zakresie strategii finansowania przedsi wzi eksportowych i dzia alno ci eksportowej, f. doradztwem w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsi biorcy na wybranych rynkach docelowych. 48

Wyp ata dofinansowania nast puje: I Etap 6.1 tylko w formie p atno ci ko cowej jako refundacja II Etap 6.1 w nast puj cych formach: zaliczki i refundacji poniesionych wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem w formie p atno ci po rednich i p atno ci ko cowej albo, refundacji poniesionych wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem w formie p atno ci po rednich i p atno ci ko cowej. czne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i atno ci po rednich nie mo e przekroczy 90% maksymalnej wysoko ci dofinansowania przyznanego w ramach umowy. Pozosta a kwota dofinansowania b dzie przekazana Beneficjentowi po akceptacji przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia przed onego przez Beneficjenta wniosku o p atno ko cow. 49

atno ci zaliczkowe dla Dzia ania 6.1 PO IG Etap II Wysoko pierwszej transzy zaliczki nie mo e by wy sza ni 50% warto ci dofinansowania przyznanego umow (data wyst pienia o pierwsz zaliczk wskazana jest w harmonogramie p atno ci) Moment z enia wniosku o p atno zaliczkow : W przypadku wyboru przez Beneficjenta sposobu dofinansowania w formie zaliczki, Beneficjent mo e wyst pi z wnioskiem o p atno zaliczkow pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia: w pierwszym przypadku, to jest bezpo rednio po zawarciu Umowy, ale przed rozpocz ciem realizacji Projektu (Wysoko zaliczki w pierwszym przypadku nie mo e by wy sza ni 50% warto ci dofinansowania) lub w drugim przypadku, to jest w ka dym innym momencie realizacji Projektu, jednak nie pó niej ni przed rozpocz ciem realizacji ostatniego etapu, zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym (wysoko zaliczki nie mo e by wy sza ni 50% warto ci dofinansowania przypadaj cego na pozosta e, nierozpocz te etapy oraz nie mo e powodowa przekroczenia 90% maksymalnej wysoko ci dofinansowania przyznanego w ramach umowy wyp aconego w formie zaliczki i p atno ci po rednich) 50

Rozliczenia zaliczki: atno ci zaliczkowe dla Dzia ania 6.1 PO IG Rozliczenie p atno ci zaliczkowej polega na wykazaniu we wniosku o atno, z onym zgodnie zapisami umowy wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem poniesionych z zaliczki, lub zwrocie zaliczki, oraz zatwierdzeniu tych wydatków przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w formie refundacji nast puje pod warunkiem rozliczenia w z onym wniosku o p atno ca kowitej kwoty przekazanej zaliczki. Nale y pami ta, e rozliczaj c zaliczk nale y wykaza wk ad w asny w ramach ponoszonych wydatków. 51

atno ci zaliczkowe dla Dzia ania 6.1 PO IG Konto do obs ugi p atno ci zaliczkowych Beneficjent jest zobowi zany do za enia odr bnego rachunku bankowego wy cznie do obs ugi p atno ci zaliczkowych. Wyp aty z wyodr bnionego rachunku do obs ugi p atno ci zaliczkowych mog by dokonywane wy cznie jako p atno ci za us ugi, dostawy, materia y w ramach Projektu Do czasu rozliczenia zaliczki Beneficjent jest zobowi zany do przedk adania wraz z wnioskiem o p atno wyci gów z rachunku bankowego do obs ugi atno ci zaliczkowych za okres którego dotyczy wniosek o p atno Odsetki bankowe od przekazanych Beneficjentowi transz zaliczki s wykazywane we wniosku o p atno i pomniejszaj kwot kolejnych atno ci na rzecz Beneficjenta oraz kwot dofinansowania do wyp aty 52

atno ci zaliczkowe dla Dzia ania 6.1 PO IG Zwrot rodków wydatkowanych rodków z konta zaliczkowego w przypadku, gdy beneficjent omy kowo zap aci z konta zaliczkowego warto brutto faktury, op aci faktur niezwi zan z realizowanym projektem lub bank sam obci y rachunek beneficjenta tytu em op aty za przelew/ prowadzenie rachunku, w przypadku, gdy wydatek ten nie jest kwalifikowany - Beneficjent powinien dokona stosownej wp aty nieprawid owo wydatkowanej kwoty zaliczki wraz z odsetkami jakie naros yby na rachunku zaliczkowym (w przypadku jego oprocentowania) od tych rodków na rachunek wyodr bniony do obs ugi p atno ci zaliczkowej 53

Nowy system wyp at zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych od 1 stycznia 2010 r. obowi zuje nowy system wyp at zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych wprowadzony now ustaw o finansach publicznych (Dz. U. nr157, poz. 1240.), których ród em s mi dzy innymi rodki europejskie atno ci w formie transz Beneficjenci otrzymuj atno ci kolejnych transz dofinansowania w dwóch przelewach: atno ci na rzecz beneficjentów w cz ci rodków europejskich (85% warto ci dofinansowania) b dzie dokonywa Bank Gospodarstwa Krajowego na podstawie wystawionych przez PARP zlece atno ci dotacj celow w cz ci dotycz cej wspó finansowania krajowego (15% warto ci dofinansowania) przekazywanej przez PARP w przypadku beneficjentów programu PO IG wszelkie zwroty dotycz ce rodków powinny by dokonywane przez Beneficjenta na rachunek, z którego otrzyma rodki tzn. dla rodków europejskich na rachunek w BGK prowadzony dla tych rodków, a dla dotacji celowej na rachunek PARP 54

Nowy system wyp at zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych atno ci w cz ci dotycz cej rodków europejskich nie podleganie zwrotowi rodki, które beneficjenci otrzymaj jako p atno ci w cz ci dotycz cej rodków europejskich, czyli w wi kszo ci przypadków 85 % kwoty dofinansowania, nie podlegaj zwrotowi z ko cem roku bud etowego i b mog y by wydatkowane w roku kolejnym, co powinno zwi kszy ynno finansow realizowanych projektów. rodki w ramach wspó finansowania krajowego - do rodków przekazanych na wspó finansowanie krajowe w formie dotacji celowej b mia y zastosowanie zasady rozliczania ciwe dla dotacji z bud etu pa stwa, co oznacza, e rodki te b podlega y zwrotowi do 10 stycznia. Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie rodków pochodz cych z dotacji celowej w cz ci niewykorzystanej do ko ca roku bud etowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia do dnia 10 stycznia nast pnego roku bud etowego, o ile rodki te nie zostan zg oszone jako rodki niewygasaj ce. 55

Nowy system wyp at zaliczek i refundacji dla beneficjentów Programów Operacyjnych Terminowo sk adania wniosków o p atno rozliczaj cych zaliczki nowa ustawa o finansach publicznych przewiduje, e w przypadku niez enia przez Beneficjentów wniosku o p atno na kwot lub w terminie wynikaj cym z harmonogramu p atno ci, od rodków pozosta ych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, powinny zosta naliczone odsetki jak dla zaleg ci podatkowych, liczone od dnia przekazania rodków do dnia z enia wniosku o p atno ; w celu zatem unikni cia naliczania przedmiotowych odsetek beneficjenci powinni ustali harmonogram p atno ci na realnym poziomie zgodnie z planowanymi dzia aniami w projekcie. 56

Opis dokumentów ksi gowych Ka dy orygina dokumentu ksi gowego (faktura, rachunek) nale y opisa wskazuj c nast puj ce informacje: nazw (tytu ) Projektu wynikaj cy z umowy o dofinansowanie dat zawarcia i numer umowy o dofinansowanie opis zwi zku wydatku z umow o dofinansowanie - nale y zaznaczy w opisie faktury, do której z kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie o dofinansowanie odnosi si wydatek dokumentowany faktur ; informacja o wspó finansowaniu projektu ze rodków EFRR tj. Projekt jest wspó finansowany ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; dekretacja oraz nr ksi gowy dokumentu; informacja o poprawno ci formalnej i merytorycznej; adnotacja o sposobie zap aty (je eli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyra onych w walutach obcych nale y dodatkowo poda kurs waluty z dnia dokonania p atno ci za faktur. 57

Opis dokumentów ksi gowych W/w informacje mog by umieszczone na drugiej stronie orygina u dokumentu ksi gowego. Tak wi c kopie dokumentów ksi gowych dostarczonych do w ciwej instytucji musz zawiera kopie w/w informacji potwierdzone za zgodno z orygina em przez upowa nion osob. Wymogi te maj na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w ró nych programach operacyjnych 58

Proces prawid owego przygotowania dokumentów rozliczeniowych (tj. wniosku o p atno, oraz dokumentów towarzysz cych) przez Beneficjenta Wniosek nale y czytelnie podpisa z podaniem miejscowo ci i daty oraz ewentualnie opatrzy piecz tk. Wniosek podpisuje osoba upowa niona do reprezentowania beneficjenta i zaci gania w jego imieniu zobowi za finansowych Za czniki do wniosku b ce kopiami powinny by po wiadczone za zgodno z orygina em przez osob upowa nion do reprezentowania beneficjenta 59

Proces prawid owego przygotowania dokumentów rozliczeniowych (tj. wniosku o p atno, oraz dokumentów towarzysz cych) przez Beneficjenta Wszelkie p atno ci zwi zane z realizacj projektu w ramach Dzia ania 6.1 musz by realizowane przez Beneficjenta za po rednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (Etap I i II). W uzasadnionych przypadkach dopuszcza si mo liwo dokonania p atno ci gotówkowej z tytu u niektórych wydatków na zasadach okre lonych w Wytycznych w sprawie kwalifikowalno ci wydatków POIG (Etap II). We wniosku o p atno numer rachunku bankowego na który na by przelana kwota dotacji nale y wpisa zgodnie numerem zawartym w umow o dofinansowanie (numer konta zaliczkowego p atno zaliczkowa, numer konta bankowego do obs ugi refundacji p atno ci po rednie i ko cowa) 60

Warunki uznania p atno ci dokonanej kart atnicz karta p atnicza musi by przypisana do rachunku bankowego Beneficjenta wydatki poniesione za po rednictwem prywatnej karty p atniczej np. prezesa spó ki b cej Beneficjentem nie mog stanowi wydatków kwalifikuj cych si do obj cia wsparciem WYJ TEK: p atno ci dokonywane kart atnicz osoby fizycznej prowadz cej dzia alno gospodarcz (rachunek osobisty ww. Beneficjenta jest takim samym rachunkiem Beneficjenta, jak jego rachunek firmowy) przedstawienie dokumentu wystawcy faktury potwierdzaj cego fakt uregulowania przez Beneficjenta nale no ci wskazanych w dokumencie ksi gowym 61

Przesuni cia mi dzy kategoriami wydatków - Dzia anie 6.1 Beneficjent jest uprawniony do dokonania przesuni cia pomi dzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych do 10 % warto ci kwoty danej kategorii wydatków, z której nast puje przesuni cie, bez wzgl du na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której nast puje przesuni cie, z zastrze eniem zasad okre lonych w Rozporz dzeniu. W takim przypadku nie jest konieczna aktualizacja harmonogramu p atno ci. Pod poj ciem kategorii rozumiana jest kategoria wskazana w Rozporz dzeniu np. wyszukiwanie i dobór partnerów 62

Najcz ciej pope niane b dy we wnioskach o p atno i za cznikach sk adanych w ramach dzia ania 6.1 POIG wersja papierowa wniosku o p atno ró ni si od wersji elektronicznej - wersja papierowa wniosku powinna by to sama z wersj elektroniczn, co potwierdza suma kontrolna, któr nale y sprawdzi po wype nieniu wniosku o p atno w GWP przed jego wys aniem w wersji papierowej i elektronicznej do RIF; punkt 2: b dnie podany numer rachunku bankowego, na który ma by przekazane dofinansowanie (rachunek jest niezgodny z umow o dofinansowanie). Numer rachunku bankowego we wniosku powinien by zgodny z umow o dofinansowanie lub o wiadczeniem Beneficjenta ze wskazaniem rachunku, na który ma by przekazane dofinansowanie (w zwi zku ze zmian rachunku) lub umow cesji wierzytelno ci z umowy o dofinansowanie, na któr PARP wyrazi a zgod ; punkt 9: suma wydatków kwalifikowanych dla danego wniosku o p atno jest inna ni widniej ca w punkcie 11 w podsumowaniu tabeli podstaw ustalenia kosztów kwalifikowanych dla wniosku o p atno jest zestawienie w punkcie 11. Warto wyliczon w tym punkcie nale y uwzgl dnia w pozosta ych punktach wniosku, w których jest mowa o wydatkach kwalifikowanych; 63

Najcz ciej pope niane b dy we wnioskach o p atno i za cznikach sk adanych w ramach dzia ania 6.1 POIG punkt 12: nie zosta a wpisana kwota odsetek naros ych od rodków otrzymanej zaliczki, a do wniosku o p atno Beneficjent nie do czy wyci gu bankowego z rachunku do obs ugi zaliczki kwota wykazanych przez Beneficjenta we wniosku o atno odsetek od otrzymanej zaliczki musi by zweryfikowana ze stanem faktycznym na podstawie wyci gu bankowego z rachunku bankowego do obs ugi zaliczki, w zwi zku z czym Beneficjent b dzie zobowi zany do dos ania w ramach uzupe nie kopii stosownego wyci gu; punkt 17: Harmonogram wydatków na kolejne kwarta y - powinien przedstawia informacj o ca kowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie Beneficjent planuje wykaza we wnioskach o p atno sk adanych w kolejnych czterech kwarta ach, zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym; w ciwe podpisanie wniosku - wniosek powinien by czytelnie podpisany z podaniem miejscowo ci i daty przez osob upowa nion do reprezentowania Beneficjenta i zaci gania w jego imieniu zobowi za finansowych. 64

Najcz ciej pope niane b dy we wnioskach o p atno i za cznikach sk adanych w ramach dzia ania 6.1 POIG dokumenty ksi gowe, potwierdzaj ce poniesione wydatki: rozbie no pomi dzy opisem na fakturze/rachunku a harmonogramem rzeczowo- finansowym projektu niezgodno mo e wynika z ró nic w nazwie towaru lub us ugi. W takiej sytuacji Beneficjent musi przedstawi wiadczenie dostawcy potwierdzaj ce w ciwo ci przedmiotu transakcji i jego to samo z zakresem rzeczowym umowy; brak lub niepe ne opisy na rewersach faktur/rachunków - rewersy faktur powinny by opisane zgodnie z wymogami przedstawionymi w pkt 21 Instrukcji wype niania wniosku Beneficjenta o atno ; ujmowanie we wniosku o p atno faktur pro forma - faktura pro forma wraz z potwierdzeniem przekazania rodków nie stanowi dowodu poniesienia wydatku kwalifikowalnego. Faktura pro forma ma jedynie funkcj informacyjn i nie jest dokumentem ksi gowym. Do wniosku nale y do czy faktur VAT, wystawion w lad za faktur "pro-forma"; brak po wiadcze za zgodno z orygina em na kopiach faktur/rachunków, dowodach zap aty oraz innych dokumentach zgodnych z wymogami umowy o dofinansowanie nieczytelne kopie dokumentacji ksi gowej 65

Najcz ciej pope niane b dy we wnioskach o p atno i za cznikach sk adanych w ramach dzia ania 6.1 POIG wyci gi bankowe lub inne dokumenty potwierdzaj ce dokonanie p atno ci za po rednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (np. potwierdzenie wykonania przelewu): uchybienia w dokumentach potwierdzaj cych dokonanie zap aty przez Beneficjenta dane na dowodach zap aty powinny by zgodne z danymi na fakturze: numer faktury, dane wykonawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu, numer rachunku bankowego odbiorcy przelewu, kwota przelewu; zap ata zosta a przekazana na inny numer rachunku bankowego kontrahenta ni wskazany na dokumencie ród owym lub na fakturze brak rachunku bankowego kontrahenta nale y za czy dokument, z którego b dzie wynika wykorzystany rachunek bankowy lub o wiadczenia kontrahenta potwierdzaj cego otrzymanie zap aty; faktura potwierdzaj ca wydatek kwalifikowany zosta a zap acona wraz z wydatkami niekwalifikowanymi (inne faktury nie zwi zane z Projektem) konieczne jest przedstawienie kopii pozosta ych dokumentów, których dotyczy p atno lub o wiadczenia kontrahenta potwierdzaj cego otrzymanie zap aty; brak potwierdzonych przez bank kursów walut przy p atno ciach walutowych w przypadku, gdy bank Beneficjenta publikowa kilka kursów sprzeda y w dniu realizacji transakcji - je eli w dniu zap aty za faktur walutow bank publikowa kilka kursów sprzeda y, do rozliczenia nale y przyj kurs sprzeda y obowi zuj cy w chwili dokonania p atno ci, wskazany przez bank 66

Zabezpieczenie Umowy o dofinansowanie Zabezpieczenie ustanawiane jest na okres realizacji Projektu oraz na okres trwa ci Projektu w formie weksla in blanco opatrzonego klauzul nie na zlecenie z podpisem notarialnie po wiadczonym albo z onym w obecno ci osoby upowa nionej przez Instytucj Wdra aj /Instytucj Po rednicz II stopnia wraz z deklaracj wekslow. Beneficjent zobowi zany jest do z enia w Instytucji Wdra aj cej/instytucji Po rednicz cej II stopnia prawid owo wystawionego zabezpieczenia w terminie 14 dni od dnia wej cia w ycie Umowy, nie pó niej jednak ni w dniu z enia wniosku o atno. Brak ustanowienia lub niewniesienie zabezpieczenia, w terminie wynikaj cym z Umowy stanowi podstaw do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Zwrot zabezpieczenia nast puje: - po up ywie okresu trwa ci Projektu, - w wyniku rozwi zania umowy o dofinansowanie, - w trakcie trwania umowy o dofinansowanie, z zastrze eniem z enia nowego poprawnego weksla in blanco wraz z deklaracj wekslow. Zwrot/zniszczenie weksla mo liwe jest po z eniu przez wystawc weksla pisemnego wniosku o jego zwrot z podaniem trybu, w jakim weksel ma by zwrócony.