Biuletyn techniczny Mechanizmy wyliczania raportów. w programie CDN Firma++ Copyright 2007 COMARCH SA

Biuletyn techniczny Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Copyright 2007 COMARCH SA

Spis treści SPIS TREŚCI... 2 1 WPROWADZENIE... 3 2 ZESTAWIENIE WG SERII TRANSAKCJE, FAKTURY, ZESTAWIENIE WG SERII... 3 3 REJESTR VAT TRANSAKCJE, WYDRUK REJESTRU VAT... 3 4 RKZ ANALIZA DANYCH, ROZLICZENIE R.K.Z... 4 5 RAPORT SPRZEDAśY ANALIZA DANYCH, ANALIZA SPRZEDAśY, (SPRZEDAś TOWARÓW) RAPORT SPRZEDAśY DLA TOWARÓW... 4 6 RAPORT TOWARÓW ANALIZA DANYCH, ANALIZA SPRZEDAśY, RAPORT TOWARÓW... 5 7 RAPORT HANDLOWY KARTA TOWARU, F10 FUNKCJE, RAPORT HANDLOWY TOWARU... 5 8 RAPORT HANDLOWY - ANALIZA DANYCH, RAPORT HANDLOWY... 6 8.1. STAN KOŃCOWY RAPORTU HANDLOWEGO...6 8.2. ROZBIEśNOŚCI W WARTOŚCI STANU W NOWEJ BAZIE DANYCH...7 9 RAPORT NIEZWRÓCONYCH OPAKOWAŃ ANALIZA DANYCH, ANALIZA OPAKOWAŃ... 9 10 WSKAŹNIKI MAGAZYNU ANALIZA DANYCH... 9 Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 2

1 Wprowadzenie Celem dokumentu jest szczegółowe opisanie mechanizmów wyliczania analiz na przykładzie wybranych raportów handlowych w programie CDN Firma++. Uwaga! Porównywać ze sobą moŝna tylko te raporty, które są wyliczane wg tych samych algorytmów, czyli np. takie które są wyliczane na podstawie elementów, albo nagłówków. JeŜeli jednak ktoś próbuje porównywać raporty liczone wg róŝnych algorytmów, czyli np. nagłówki z elementami, to musi wykluczyć błędy w bazie danych i sprawdzić wszystkie opisane powyŝej sytuacje. Raporty wyliczane po elementach i po nagłówkach mogą się nieznacznie róŝnic między sobą, a wynika to z zaokrągleń. 2 Zestawienie wg serii Transakcje, Faktury, Zestawienie wg serii raport wyliczany jest po nagłówkach jeŝeli ten raport jest porównywany do jakiegoś innego raportu, który jest robiony po elementach, to naleŝy wykluczyć błędy w bazie danych, takie jak elementy niepowiązane z nagłówkiem (nagłówki z elementami) uwzględnia udzielony rabat globalny i narzut w nagłówku dokumentu uwzględnia faktury zaliczkowe nie uwzględnia transakcji otwartych 3 Rejestr VAT Transakcje, Wydruk Rejestru VAT raport wyliczany jest po nagłówkach i elementach, dla FA uwzględniana jest data wystawienia, a dla PZ data wpływu uwzględnia udzielony rabat globalny i narzut w nagłówku dokumentu uwzględnia faktury zaliczkowe nie uwzględnia transakcji otwartych jeŝeli na transakcji jest jedna stawka VAT to na rejestr jest przepisywany VAT z nagłówka Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 3

jeŝeli na transakcji jest wiele stawek VAT to na rejestr, stawka VAT o największym netto jest wyliczana jako róŝnica między VATem z nagłówka a VATem wynikającym z sumy VATu w pozostałych stawkach. Suma VATu w pozostałych stawkach jest wyliczana z pozycji faktury Pojawienie się dokumentu w rejestrze VAT zaleŝy od tego czy dany dokument został zafiskalizowany czy teŝ nie. PoniewaŜ przepisy mówią o tym, Ŝe w przypadku zastosowania kas rejestrujących, zapisów w księdze dokonuje się na podstawie danych wynikających z raportów dobowych drukowanych przez te kasy, standardowo w programie ustawiliśmy tak rejestry VAT, aby nie trafiały tam dokumenty zafiskalizowane. Aby to zmienić naleŝy w konfiguracji urządzeń fiskalnych <Ctrl+F9 i F7> datę fiskalizacji ustawić na np. 01.01.2010, czyli tak jakby na dany dzień nie było fiskalizacji. Zmiana tego parametru nie ma wpływu na działanie innych funkcji w programie. 4 RKZ Analiza Danych, Rozliczenie R.K.Z raport wyliczany jest po nagłówkach i elementach (wartość w cenach zakupu) uwzględnia udzielony rabat globalny i narzut w nagłówku dokumentu uwzględnia faktury zaliczkowe, dla faktur zaliczkowych cała wartość faktury jest marŝą nie uwzględnia transakcji otwartych wartość na pozycji jest pomniejszana proporcjonalnie o wartość róŝnic kursowych. Stąd moŝliwe będą róŝnice jedno lub klikugroszowe moŝe pojawić się korekta zwrotów jeśli korygujemy dostawę, która została juŝ wydana z magazynu. Korekta ta jest wykazywana tylko na tym raporcie i nie pojawi się na Ŝadnym z dokumentów, gdyŝ program nie jest w stanie wpłynąć na koszt i zysk związany z wystawioną wcześniej fakturą. Korektę zwrotów uzgadnia się z księgowością (powinno się ją zaksięgować w danym miesiącu). Jest ona informacją o ile naleŝy skorygować wartość magazynu w księgowości czyli odpowiednio w zaleŝności od tego czy wartość korekty jest na plus czy na minus, powiększyć albo pomniejszyć wartość magazynu w księgowości 5 Raport sprzedaŝy Analiza Danych, Analiza sprzedaŝy, (SprzedaŜ towarów) Raport SprzedaŜy dla towarów raport wyliczany jest po elementach jeŝeli ten raport jest porównywany do jakiegoś innego raportu, który jest robiony po nagłówkach, to naleŝy wykluczyć błędy w bazie danych, takie jak elementy niepowiązane z nagłówkiem (nagłówki z elementami) dla faktur w buforze nie są uwzględniane rabat globalny i narzut globalny nie uwzględnia faktur zaliczkowych, uwzględnia fakturę finalną (po przekształceniu ZO do FA finalnej) uwzględnia transakcje otwarte Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 4

uwzględnia usługi uwzględnia paragony nieprzekształcone do faktury nie uwzględnia korekty zwrotów, czyli nie zawsze moŝemy na tym raporcie sprawdzić rzeczywiste koszty i marŝe 6 Raport Towarów Analiza danych, Analiza sprzedaŝy, Raport towarów raport wyliczany jest po elementach dla faktur w buforze nie uwzględnia udzielonego rabatu globalnego i narzutu w nagłówku nie uwzględnia faktur zaliczkowych, uwzględniana fakturę finalną (po przekształceniu ZO do FA finalnej) uwzględnia transakcje otwarte uwzględnia usługi uwzględnia paragony nieprzekształcone do faktury 7 Raport handlowy Karta towaru, F10 funkcje, Raport handlowy towaru raport wyliczany jest po elementach przedstawia obrót towarem w zadanym okresie symulując metodę FIFO (wg daty wystawienia dokumentu). Kwoty na raporcie są wynikiem symulacji, a nie przedstawieniem obrotu handlowego. Nie zalecamy uŝywania tego raportu do sprawdzania marŝy stan początkowy jest uwzględniany tylko wtedy, gdy i ilość i cena stanu początkowego są róŝne od zera dla faktur w buforze nie uwzględnia rabatu globalnego i narzutu udzielonego w nagłówku dokumentu nie uwzględnia faktur zaliczkowych, uwzględniana fakturę finalną (po przekształceniu ZO do FA finalnej) uwzględnia transakcje otwarte nie uwzględnia usług Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 5

8 Raport handlowy - Analiza danych, Raport handlowy raport wyliczany jest po elementach ten raport wylicza wartość magazynu w cenach waŝonych na dowolny dzień na podstawie kolejności transakcji w bazie danych. Aby uzyskać wartość magazynu w cenach średnich waŝonych na dany dzień naleŝy wykonać raport: Analiza Danych\Raport handlowy dla wszystkich towarów za okres od początku do danego dnia. Podsumowanie <Ctrl+F2> pokaŝe nam stan magazynu na dany dzień. dla faktur w buforze nie uwzględnia rabatu globalnego i narzutu udzielonego w nagłówku dokumentu nie uwzględnia faktur zaliczkowych, uwzględniana fakturę finalną (po przekształceniu ZO do FA finalnej) uwzględnia transakcje otwarte nie uwzględnia usług jest raportem dynamicznym 8.1. Stan końcowy raportu handlowego Stan końcowy raportu handlowego w szczególnych przypadkach moŝe: w szczegółach raportu handlowego (CTRL+F2) wykazywać niezerową wartość magazynu (przy zerowym stanie magazynowym). róŝnić się od sumy stanu początkowego i przyjęć pomniejszonej o rozchody. RóŜnica moŝe wynosić kilka (kilkanaście) groszy. Wyjaśnienie Zdarza się, Ŝe wartościowy stan magazynu na dany dzień wyliczony w raporcie Raport Handlowy z menu Analiza Danych przyjmuje wartość róŝną od zera pomimo tego, Ŝe stan ilościowy dla danego towaru jest równy zero. Jest to sytuacja dopuszczalna i wynika z przyjętego w FPP algorytmu wyliczania wartości końcowej dla raportu handlowego oraz mechanizmu rozliczania magazynu w cenach średnich waŝonych. W raporcie handlowym stan końcowy nie jest iloczynem aktualnego stanu magazynu i ostatnio ustalonej ceny średniej waŝonej. Raport handlowy jest raportem dynamicznym, co oznacza, Ŝe działa w ten sposób iŝ: 1. wylicza wartość stanu początkowego na karcie towaru ( stan początkowy * cena stanu początkowego ) 2. wylicza sumę przychodów 3. wylicza sumę rozchodów 4. róŝnicę raportuje jako stan końcowy Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 6

Ceny w bazie danych FPP zapisywane są ze skończoną dokładnością. Ceny sprzedaŝy i zakupu zapisywane są z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena średnia waŝona jest zapisywana z dokładnością do sześciu miejsc po przecinku. WyraŜenie, wyliczające nową cenę średnią waŝoną jest liczbą niewymierną i czasami nie da się tej wartości zapisać dokładnie. W takim przypadku nowa cena średnia waŝona jest zapisywana z dokładnością do 6 miejsc po przecinku. Wartość znajdująca się na kolejnych miejscach (aŝ do nieskończoności) jest tracona. Wtedy na raporcie handlowym wartościowy stan magazynu będzie róŝny od zera pomimo tego, Ŝe stan ilościowy jest równy zero. Statystycznie moŝe się zdarzyć, Ŝe przyjęte zaokrąglenia znoszą się dla wielu towarów, lub nawet dla jednej karty towarowej, na której dokonywanych jest wiele operacji przyjęcia towaru. Przykład: Obrót towarem: Blok rysunkowy, który zawiera 5 operacji. Prześledźmy je. Lp. Dokument Ilość Cena Wartość Cena średnia waŝona Stan magazynu Wartość magazynu po zakończeniu transakcji 1. PZ 4.56 96 437.760000 4.560000 96 437.76 2. FA -36 4.56-164.160000 4.560000 60 273.60 3. MMP 120 4.55 546.000000 4.55333(3) 180 819.60 4. FA -2 4.553333-9.106666 4.553333 178 810.49 5. FA -178 4.553333-810.493274 4.553333 0 0.00 Po wykonaniu MM nie ma moŝliwości dokładnego zapisania ceny średniej waŝonej bo w wyniku dzielenia dostajemy na trzecim miejscu po przecinku trójkę w okresie. Jednak do bazy zapisujemy cenę z sześcioma miejscami po przecinku. Rozchód na kolejne faktury jest juŝ wykazywany z dokładnością do sześciu miejsc po przecinku i pojawia się róŝnica pomiędzy wartością przyjętego towaru, a wartością rozchodu. Raport handlowy wylicza sumę przychodów, sumę rozchodów i róŝnicę raportuje jako stan końcowy (tutaj 6 sto tysięcznych) przychody: 983.760000 rozchody: 983.759940 stan końcowy: 0.000060 8.2. RozbieŜności w wartości stanu w nowej bazie danych Problem Została załoŝona nowa baza danych na nowy rok, a następnie wykonano import towarów z poprzedniej bazy. Wystąpiły rozbieŝności w wartościach stanu pomiędzy raportem handlowym za okres: 01.12.2008 a 31.12.2008 r. w starej bazie, a raportem handlowym na dzień 01.01.2009 r. w nowej bazie. RóŜnica wynosi: 34 zł. Czym moŝe być to spowodowane? Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 7

Wyjaśnienie Sytuacja ta spowodowana jest mechanizmem rozliczania magazynu w cenach średnich waŝonych i powstającymi stąd błędami zaokrągleń. Ceny w bazie danych FPP zapisywane są ze skończoną dokładnością. Ceny sprzedaŝy, zakupu i cena stanu początkowego zapisywane są z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena średnia waŝona jest zapisywana z dokładnością do sześciu miejsc po przecinku. Przychód towaru jest dokonywany w cenach zakupu z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. KaŜde przyjęcie towaru wpływa na cenę średnią waŝoną. Rozchód na kolejne faktury jest juŝ wykazywany w cenach średnich waŝonych z dokładnością do sześciu miejsc po przecinku. Podczas importu magazynu do nowej bazy danych, cena średnia waŝona jest po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku zapisywana jako cena stanu początkowego. NaleŜy pamiętać Ŝe raport handlowy jest raportem dynamicznym. Rozpatrzmy to na przykładzie towaru o kodzie: Blok rysunkowy BAZA: ROK_08 Raport handlowy wyliczony za grudzień 2008 wykazuje: Stan końcowy na 31-12-2008: 3 954 szt Wartość stanu na 31-12-2008: 407.8782 PLN Cena średnia waŝona: 0.103156 PLN BAZA: ROK_09 Podczas importu magazynu z katalogu ROK_08 dla Blok rysunkowy została ustalona cena początkowa: 0.10 PLN (jako cena średnia waŝona z magazynu ROK_08 po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku). Raportowana wartość stanu początkowego wynosi: 3 954 * 0.10 = 395.40 PLN PoniewaŜ 1 stycznia 2009 nie było Ŝadnych transakcji z tym towarem, to raport handlowy podaje kwotę: 395.40 PLN jako wartość stanu początkowego i końcowego. Powstałą róŝnicę (407.88-395.40 = 12.48) naleŝałoby zaksięgować jako błąd zaokrągleń wynikających z przyjętej metody rozliczania magazynu w cenach średnich waŝonych. Statystycznie moŝe się zdarzyć, Ŝe przyjęte zaokrąglenia znoszą się dla wielu towarów i wartość stanu końcowego w starym magazynie jest równa wartości stanu początkowego w nowym magazynie. Jednak w sytuacji, gdy mamy do czynienia z niską ceną i duŝym stanem towaru róŝnice zaokrągleń uwidaczniają się, jak w przypadku przedstawionego towaru Blok rysunkowy. Aby uniknąć opisanych powyŝej niezgodności naleŝałoby dla kaŝdej dostawy zakładać nową kartę towaru, wtedy metoda średnich waŝonych jest toŝsama z metodą cen rzeczywistych. Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 8

Prowadzenie magazynu w cenach rzeczywistych moŝliwe jest w programie CDN OPT!MA, który jest przeznaczony do pracy w systemach Windows. 9 Raport niezwróconych opakowań Analiza danych, Analiza opakowań raport wyliczany jest na wskazany dzień, na podstawie Daty zwrotu dla towarów kaucjonowanych na dokumentach TK (Transakcje/Towary za kaucją/wydania dla kontrahentów) jeŝeli na transakcji TK- nie została określona data zwrotu (czyli data zwrotu jest taka sama jak data wydania), wówczas dla wyliczenia raportu naleŝy posłuŝyć się parametrem Ilość dni od wydania opakowań (domyślnie proponuje się 60 dni) stan opakowań na dany dzień nie uwzględnia późniejszych zwrotów i przyjęć na raportowane opakowania. Uwzględnione są natomiast dokumenty TK+ (przyjęcie opakowań) oraz korekty do TK+ i TK- wystawione do wskazanego dnia importując saldo opakowań z innej bazy widoczne jest ono na karcie operatora, pozwala to na szybkie sprawdzenie jakie i ile opakowań mamy u kontrahenta lub ile on ma u nas, jednak nie jest wykazywane w analizie opakowań niezwróconych nie moŝna wykorzystać danych o saldzie podczas generowania: Raportu niezwróconych opakowań na dzień - ten raport jest generowany na podstawie transakcji, poniewaŝ istotna jest tutaj data przyjęcia lub wydania opakowań. Saldo ze swej natury tych dat nie udostępnia i nie jest moŝliwe uwzględnianie danych z salda opakowań kaucjonowanych w raporcie niezwróconych opakowań 10 Wskaźniki magazynu Analiza danych Dzięki wskaźnikom magazynowym moŝemy określić stosunek wielkości obrotu towarem w dowolnym okresie czasu do aktualnej wartości stanu towaru wg wybranej ceny sprzedaŝy. Raport moŝe być generowany dla wszystkich towarów w magazynie, lub tylko dla wybranej grupy. W przybliŝeniu, wysoki wskaźnik oznacza duŝy i szybki obrót towarem (towar nie zalega w magazynie). Oczywiście, obraz obrotu towarem w pełni odpowiadający rzeczywistości otrzymamy wykonując i porównując takie raporty kilkakrotnie, w dłuŝszym okresie czasu. Procedura wylicza wskaźniki magazynowe dla towaru według wzoru: wskaźnik magazynu = wartość sprzedaŝy za okres wartość stanu bieŝącego w cenie sprzedaŝy % Wskaźnik taki jest pomocny w wychwyceniu towarów dobrze się sprzedających wskaźnik wysoki lub towarów zalegających wskaźnik równy 0. Mechanizmy wyliczania raportów w programie CDN Firma++ Str. 9