WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 3 czerwca 2014 r. NK-KS.431.2.1.2014.MGS Pan Andrzej Szcześniak Dolnośląski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej Wystąpienie pokontrolne W dniach od 4 do 14 lutego 2014 r. na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 27 stycznia 2014 r. nr NK-KS.0030.14.2014.MGS i NK-KS.0030.15.2014.MGS zespół kontrolny w składzie: Monika Grzywalska-Świątek starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu) oraz Magdalena Kremienowska starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu) z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej z siedzibą przy ul. Borowskiej 138, 50-552 Wrocław zwanej dalej Komendą. Tematyka kontroli objęła realizację zadań z zakresu dokonywania ocen w służbie cywilnej i organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli oraz zadań z zakresu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli pod pozycją nr 1/2014. Przedmiotem kontroli było: - w zakresie dokonywania ocen oraz organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 z późn zm.), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 94, poz. 772) oraz Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej; 1
- w zakresie organizacji przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz prowadzenia postępowań skargowo-wnioskowych - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267) oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 20 grudnia 2013 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na I półrocze 2014 r. Kierownikiem kontrolowanej jednostki od dnia 23 lutego 2011 r. jest Pan Andrzej Szcześniak - Dolnośląski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu, zwany dalej Komendantem. Do dnia 23 lutego 2011 r. Dolnośląskim Komendantem Wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu był Pan Jarosław Wojciechowski. Funkcję Zastępcy Komendanta sprawują: Pan Andrzej Abulewicz oraz Pan Jerzy Łabowski. Z zakresu dokonywania ocen w służbie cywilnej, organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej jak również w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków Wojewoda Dolnośląski nie przeprowadzał wcześniej kontroli w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu. I) Organizacja naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej Wykonywanie zadań w zakresie organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej i nawiązywania stosunku pracy oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Powyższą ocenę dokonano w oparciu o analizę wszystkich 5 naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej, ogłoszonych w okresie objętym kontrolą tzn. od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 4 lutego 2014 r. Cztery nabory zakończyły się wyłonieniem kandydata, natomiast jeden z naborów został anulowany po dwóch dniach od ukazania się ogłoszenia o naborze (ogłoszenie nr 146759) z uwagi na omyłkę w treści ogłoszenia. Prawidłowość stosowania procedury naboru sprawdzono w oparciu o dokumentację z prowadzonych naborów, akta osobowe kandydatów oraz korzystając z danych zamieszczonych na stronie: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj. Zasady określające nawiązanie stosunku pracy w służbie cywilnej uregulowane są w rozdziale III ustawy o służbie cywilnej. Natomiast zgodnie z wymogiem określonym w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej), Dyrektor Generalny Urzędu, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie standardów, powinien określić wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosować, o ile jest taka konieczność, procedury obowiązujące w urzędzie. W toku kontroli ustalono, iż w Komendzie obowiązywało zarządzenie Dolnośląskiego Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu Nr 42/2007 z dnia 17 września 2007 r. w sprawie organizacji rozpatrywania ofert na wolne stanowiska pracy w Korpusie Służby Cywilnej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu [dowód: akta kontroli str. 10-11]. Z uwagi na konieczność dostosowania procedur obowiązujących w Komendzie do wprowadzonych przez Szefa Służby Cywilnej standardów Dolnośląski Komendant Wojewódzki Państwowej Straży 2
Pożarnej we Wrocławiu wydał zarządzenie Nr 11/2012 z dnia 5 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu. Niemniej jednak Komendant nie dochował 6 miesięcznego terminu wyznaczonego przez Szefa Służby Cywilnej na dostosowanie wewnętrznych procedur [dowód: akta kontroli str. 13-28]. Kontrola wykazała, iż wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej określone we wskazanym wyżej zarządzeniu są zgodne ze standardami określonymi w części III ust. 1 załącznika do Zarządzenia nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012r. W okresie objętym kontrolą 2 nabory (ogłoszenie nr 152271 oraz 153849) zostały ogłoszone po wejściu w życie zarządzenia Nr 11/2012 Komendanta określającego wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej. Kontrola wykazała, iż przeprowadzając nabór zainicjowany ogłoszeniem nr 152271 oraz 153849 nie zastosowano się do wewnętrznej regulacji zawartej w zarządzeniu Nr 11/2012 w części dotyczącej przeprowadzenia sprawdzianu wiedzy i umiejętności oraz dokumentowania poszczególnych etapów naboru. Zgodnie z Procedurą kwalifikacyjną zawartą w Dziale II Programu zarządzania zasobami ludzkimi w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu w ramach naboru zewnętrznego Komisja przeprowadza trzy etapy naboru: I etap weryfikacja dokumentów, II etap sprawdzian wiedzy i umiejętności, III etap - rozmowa kwalifikacyjna. W oparciu o przedłożony kontrolującym protokół z przeprowadzonego naboru oraz dokumentację dotyczącą naboru stwierdzono, iż przeprowadzono 2 etapy naboru: weryfikacja dokumentów, rozmowa kwalifikacyjna. W piśmie z dnia 12 marca 2014 r. nr WO.095.1.3.2014 (dowód: akta kontroli str. 40-54) Komendant odnosząc się do naboru 152271 wskazał, iż cyt.: Dla 9 kandydatów przeprowadzono sprawdzian wiedzy i umiejętności w formie pytań ustnych przeprowadzony przez komisję egzaminacyjną. Zauważyć należy, iż w przywołanej wcześniej Procedurze kwalifikacyjnej w ramach naboru zewnętrznego zawartej w Dziale II Programu zarządzania zasobami ludzkimi w KWPSP we Wrocławiu określono, iż cyt.: II etap sprawdzian wiedzy i umiejętności może się składać z następujących elementów: a) sprawdzian wiedzy (test jednokrotnego wyboru) czas trwania 20 minut ( ), - maksymalna liczba punktów do uzyskania 20 pkt. b) sprawdzian innych umiejętności ( ), - maksymalna liczba punktów do uzyskania 10 pkt. 2) przebieg sprawdzianów nadzorowany jest przez Komisję. 3) Wymogiem niezbędnym do dopuszczenia do III etapu naboru jest uzyskanie, co najmniej połowy maksymalnej liczby punktów w II etapie. Ponadto we wzorze Protokołu z naboru w służbie cywilnej (załącznik Nr 1 do Procedury Naboru do służby cywilnej) wskazano jako element protokołu opis II etapu naboru: sprawdzian wiedzy i umiejętności, wraz ze wskazaniem ilu kandydatów przystąpiło do ww. etapu, jakie wyniki otrzymali, a załącznikiem do protokołu są arkusze odpowiedzi oraz zestawienia wyników. Stwierdzić należy, iż protokół z naboru (ogłoszenie nr 152271) nie potwierdza faktu przeprowadzenia sprawdzianu wiedzy i umiejętności oraz osiągnięcia co najmniej połowy maksymalnej liczby punktów w II etapie, nie zawiera również załącznika - arkuszy odpowiedzi oraz zestawienia wyników [dowód: akta kontroli str. 55-60]. Zauważyć ponadto należy, iż Procedura kwalifikacyjna w ramach naboru zewnętrznego przewiduje, iż III etap naboru rozmowę kwalifikacyjną Komisja przeprowadza na podstawie wcześniej przygotowanego zestawu pytań, a podczas rozmowy oceniane są umiejętności i kwalifikacje kandydatów na podstawie 4 kryteriów: przygotowanie merytoryczne, treść i poprawność wypowiedzi, odporność na stres, umiejętność prezentacji. W myśl powyższej procedury członkowie Komisji oceniają kandydatów stosując do każdego oceny punktowe w skali od 1 do 5, natomiast wzór Protokołu z naboru w służbie cywilnej (załącznik Nr 1 do Procedury Naboru do służby cywilnej) określa, iż arkusze oceny stanowią 3
załącznik do protokołu. Pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] Komendant odnosząc się do naboru 152271 wyjaśnił, iż cyt.: Każdy z członków komisji prowadził swoje notatki w trakcie rozmowy z kandydatami gdzie odnotowywał swoje obiektywne oceny w skali od 1 do 5, które były brane pod uwagę w trakcie układania ostatecznej listy rankingowej aplikujących kandydatów na wolne stanowisko. Po zakończonym przesłuchaniu kandydatów przewodniczący komisji poprosił członków o zaprezentowanie ocen jakie otrzymali poszczególni kandydaci w trakcie egzaminu. Komisja biorąc pod uwagę otrzymane punkty (każdy z członków komisji dysponował punktacją od 1 do 5) ustaliła listę 5 najlepszych kandydatów. Najlepszy kandydat otrzymał 19 punktów. Do wyjaśnień nie załączono arkuszy ocen, a protokół z przeprowadzonego naboru również ich nie zawiera. Z uwagi na opisane wyżej ustalenia dokonane w oparciu o przedłożone w toku kontroli dokumenty oraz wyjaśnienia zawarte w piśmie z dnia 12 marca 2014 r., wyjaśnienia nie zostały uwzględnione. Również protokół z naboru nr 153849 nie potwierdza faktu przeprowadzenia sprawdzianu wiedzy i umiejętności, nie zawiera ponadto załącznika - arkuszy odpowiedzi oraz zestawienia wyników. Komendant w wyjaśnieniach wskazał, iż cyt. w trakcie I etapu weryfikacji dokumentów okazało się, że wymagania formalne stawiane kandydatom spełnia 1 osoba. W związku z powyższym komisja uznała, że zaproszony kandydat będzie poddany procedurze wynikającej z II etapu (sprawdzian wiedzy i umiejętności) i III etapu (rozmowa kwalifikacyjna) w tym samym czasie, w związku z uzyskaniem od wszystkich członków komisji 20 punktów na 25 możliwych kandydat został zatwierdzony do zatrudnienia przez komisję jednomyślnie [dowód: akta kontroli str. 61-65]. Z tym że z pkt 4 protokołu z naboru, zatytułowanego opis poszczególnych etapów naboru wynika, iż przeprowadzona procedura naboru składała się jedynie z dwóch etapów: tj. etapu weryfikacji dokumentów oraz etapu rozmowy kwalifikacyjnej. W protokole nie ma żadnej wzmianki o przeprowadzeniu II etapu (sprawdzianu wiedzy i umiejętności) w trakcie przeprowadzanej rozmowy kwalifikacyjnej. W trakcie wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie Komendy nie udostępniono również żadnych dowodów świadczących o przeprowadzeniu II etapu naboru. Fakt uzyskania przez kandydata 20 punktów na 25 możliwych wynika jedynie z wyjaśnień udzielonych przez Komendanta. Należy zaznaczyć, iż wszelkie zdarzenia faktyczne mające miejsce w trakcie przeprowadzania procedury naboru, wpływające na wynik sprawy, powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji z przeprowadzonego naboru. Ponadto wewnętrzne regulacje zawarte w zarządzeniu Komendanta Nr 11/2012 z dnia 5 grudnia 2012 r. wprowadziły obowiązek umieszczenia w protokole z naboru opisu II etapu naboru: sprawdzianu wiedzy i umiejętności, oraz załączenie do protokołu arkuszy odpowiedzi oraz zestawienia wyników. Kontrola wykazała ponadto, iż w protokole z naboru nr 153849 nie określono progu jaki uzyskał kandydat, z którym podpisano umowę o pracę, mimo że zgodnie z ust. 3 ww. rozdziału Zakończenie procedury naboru procedurę naboru uznaje się za nierozstrzygniętą w przypadku nie uzyskania przez żadnego kandydata co najmniej 50% + 1 pkt. W piśmie z dnia 12 marca 2014 r. nr WO.095.1.3.2014 Komendant wyjaśnił, iż powyższe wynikało z omyłki [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej dyrektor generalny urzędu, z zastrzeżeniem art. 39, ma obowiązek upowszechniać informacje o wolnych stanowiskach pracy przez umieszczenie ogłoszenia o naborze w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu, zwanym dalej "Biuletynem urzędu", oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanym dalej "Biuletynem Kancelarii". W toku kontroli ustalono, iż Komendant w 4
przypadku wszystkich skontrolowanych naborów upowszechniał informacje o wolnych stanowiskach pracy przez umieszczenie ogłoszenia o naborze w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl). W wyjaśnieniach złożonych w dniu 10 lutego 2014 r. Zastępca Naczelnika Wydziału Kadr poinformował, iż informacja o wolnych stanowiskach pracy w Komendzie, jak również informacja o wynikach naboru jest każdorazowo umieszczana w BIP Komendy oraz na tablicy ogłoszeń Komendy [dowód: akta kontroli str. 66]. W toku kontroli nie było możliwości zweryfikowania powyższych informacji albowiem w trakcie trwania czynności kontrolnych nie był przeprowadzany żaden nabór. W myśl art. 31 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej Dyrektor generalny urzędu niezwłocznie po przeprowadzonym naborze upowszechnia informację o wyniku naboru przez umieszczenie jej w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, w Biuletynie urzędu oraz w Biuletynie Kancelarii. W toku kontroli ustalono, że informacja o wynikach naborów: ogłoszenie nr 146330, 146955, 152271 nie została niezwłocznie upowszechniona w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów mimo dyspozycji art. 31 ust. 1 ww. ustawy. W trakcie trwania czynności kontrolnych w dniu 6 lutego 2014 r. informacja o wynikach wszystkich wskazanych wyżej naborów została zamieszczona w Biuletynie Kancelarii:http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj?job=Szukaj &id_u= 409&n_page=2&id_o=. Powyższe uchybienie nie miało wpływu na wynik przeprowadzonych naborów. Ogłoszenia o naborze zawierały wszystkie elementy określone w art. 28 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. Termin do składania dokumentów wyznaczony w ogłoszeniu, we wszystkich skontrolowanych naborach był określony zgodnie z dyspozycją art. 28 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej. Kontrola wykazała jednak, iż we wszystkich skontrolowanych postępowaniach rekrutacyjnych wymagania niezbędne i dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były niezgodne z wymaganiami zawartymi w opisie stanowiska [zestawienie - dowód: akta kontroli str. 67-68]. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej, w myśl którego: Ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Najistotniejsze różnice pomiędzy wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu a wymaganiami określonymi w opisie stanowiska dotyczyły: - w przypadku stanowiska starszego specjalisty do spraw ratownictwa medycznego (nabór nr 146330) spośród wymagań niezbędnych: rodzaju wykształcenia, umiejętności obsługi urządzeń biurowych; jak również wymagań dodatkowych; - w przypadku stanowiska inspektora do spraw prowadzenia kancelarii ogólnej (nabór nr 152271) spośród wymagań niezbędnych: wymaganego doświadczenia zawodowego, znajomości zasad funkcjonowania organów administracji rządowej stopnia wojewódzkiego, znajomości obsługi pakietu office (word, excel); jak również wymagań dodatkowych; - w przypadku stanowiska specjalisty do spraw kontrolno-rozpoznawczych (nabór nr 146955) - spośród wymagań niezbędnych: wymaganego doświadczenia zawodowego, obsługi programów: WORD, EXCEL, IntraDok, znajomości rzeczowego wykazu akt; jak również wymagań dodatkowych; 5
- w przypadku stanowiska inspektora do spraw zabezpieczenia logistycznego Ośrodka Szkolenia w Ośrodku Szkolenia PSP we Wrocławiu (nabór nr 153849) - spośród wymagań niezbędnych: umiejętność obsługi komputera; jak również wymagań dodatkowych. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż w opisie stanowiska starszego specjalisty do spraw ratownictwa medycznego (nabór nr 146330) omyłkowo określono w wymaganiach dodatkowych wykształcenie wyższe kierunek ratownictwo medyczne, powyższe wymagania winny być wpisane w opisie stanowiska do wymagań niezbędnych. W zakresie naboru nr 146955 Komendant wskazał, iż cyt. w ogłoszeniu wskazano 2 lata doświadczenia w administracji publicznej ponieważ z doświadczenia zawodowego wynika, że kandydat z 2 letnim doświadczeniem w administracji publicznej szybciej i lepiej dostosowuje się do warunków pracy w urzędzie. Odnośnie naboru nr 153849 wyjaśniono, iż cyt. przeszkolenie w zakresie urządzeń biurowych i umiejętność obsługi komputera potraktowano jako umiejętności obsługi programów WORD, EXCEL, IntraDok. Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego uznano jako wystarczające w kontekście znajomości rzeczowego wykazu akt. Powyższe wyjaśnienia w świetle art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej nie zasługują na uwzględnienie, bowiem ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska. Przy tym zaznaczenia wymaga, iż przeszkolenie w zakresie urządzeń biurowych i umiejętność obsługi komputera nie oznacza równoczesnej znajomości programów WORD, EXCEL, IntraDok, a znajomość kodeksu postępowania administracyjnego nie oznacza równoczesnej znajomości rzeczowego wykazu akt. Ponadto w piśmie z dnia 12 marca 2014 r. wyjaśniono cyt. Wymagania wynikające z opisu stanowiska zostały potraktowane bardzo szeroko i ogólnie dające możliwość uszczegółowienia w trakcie sporządzania zgłoszenia o wolnym stanowisku. Podkreślić należy, iż zgodnie z cytowanym wyżej art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej, ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska. Rozpoczęcie procedury rekrutacji powinno być poprzedzone przeprowadzeniem analizy stanowiska pracy (zebranie, analiza i przetworzenie informacji dotyczących wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku), na które przeprowadzany jest nabór i w razie konieczności aktualizacją opisu stanowiska pracy. Przyczyną powyższej nieprawidłowości był brak weryfikacji i aktualizacji opisu stanowiska pracy przed rozpoczęciem procedury rekrutacji, a skutkiem nie zastosowanie się do przepisu art. 28 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy o służbie cywilnej. W oparciu o skontrolowane postępowania rekrutacyjne ustalono, iż do przeprowadzenia naboru Komendant wyznacza Komisję Rekrutacyjną w składzie 4-5 osób, a do jej zadań należy zgodnie z ust. 3 rozdziału Komisja Rekrutacyjna zawartego w Procedurze naboru do służby cywilnej: weryfikacja spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu o naborze; sprawdzenie i ocena wiedzy kandydatów; sprawdzenie i ocena doświadczenia zawodowego kandydatów; wyłonienie kandydatów; sporządzenie protokołu z naboru. Stwierdzono, że z przebiegu naboru sporządzany jest protokół podpisywany przez członków komisji. Zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej w protokole z przeprowadzonego naboru powinna znajdować się informacja zawierająca imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów ( ) przedstawianych dyrektorowi generalnemu. Kontrola wykazała, iż żaden skontrolowany protokół z przeprowadzonego naboru nie określał miejsca 6
zamieszkania najlepszych kandydatów [dowód: akta kontroli str. 55-57; 61-62; 69-70; 74-75]. Ponadto protokół z przeprowadzonego naboru z dnia 15 listopada 2012 r. (Ogłoszenie 146330) wskazuje 6 najlepszych kandydatów. W powyższym protokole jako uzasadnienie dokonanego wyboru (element niezbędny protokołu z przeprowadzonego naboru art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy o służbie cywilnej) wskazano, iż: cyt.: Kandydat, który zajął pierwsze miejsce spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o naborze. Posiada preferowane wykształcenie oraz doświadczenie w pracy ( ). Zauważyć należy, iż powyższe wymagania, jak wynika z treści protokołu, spełniali wszyscy kandydaci, którzy przesłali swoje aplikacje. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż w protokołach omyłkowo nie określano miejsca zamieszkania najlepszych kandydatów, albowiem potraktowano dokumentację pomocniczą, w której wpisano miejscowość zamieszkania najlepszych kandydatów jako część składową protokołu. Wyjaśniono ponadto, iż wskazanie w protokole z naboru nr 146330 więcej niż pięciu najlepszych kandydatów było podyktowane informacją przekazaną w trakcie spotkań z kandydatami przez jednego z zakwalifikowanych kandydatów o możliwości podjęcie pracy u innego pracodawcy, ostatecznej decyzji nie było do końca naboru. Dopiero po zakończeniu postępowania rekrutacyjnego kandydat zrezygnował z podjęcia zatrudnienia w Komendzie. Powyższe wyjaśnienia nie zostały uwzględnione z uwagi na zapis art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej, który jednoznacznie określa co powinien zawierać protokół z przeprowadzonego naboru. W oparciu o przedłożone kontrolującym protokoły z naboru ustalono, iż wybór kandydatów odbywał się na podstawie dwóch etapów selekcji. Pierwszy etap polegał na wstępnej selekcji aplikacji kandydatów, pod kątem spełniania wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu. Do drugiego etapu zapraszano kandydatów, którzy spełniali wymogi formalne. W przypadku naborów nr 146330 oraz 153849 do drugiego etapu zaproszono wszystkich kandydatów spełniających wymagania formalne. W przypadku naboru nr 152271 na stanowisko inspektora do spraw prowadzenia kancelarii ogólnej w protokole z naboru wskazano, iż do kolejnego etapu rekrutacji zaproszono 10 kandydatów spośród 30 kandydatów spełniających wymagania formalne. Z treści protokołu oraz z dokumentacji naboru nie wynika jakimi kryteriami się kierowano wybierając do drugiego etapu rekrutacji rozmowy kwalifikacyjnej, wyłonionych 10 kandydatów. Pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wyjaśniono, iż cyt.: ( ) mł. bryg Robert Rewig przed przystąpieniem do procesu rekrutacji przeprowadził w dniach 13-14.06.2013 r. z każdym z 30 kandydatów rozmowę tel. dot. ustalenia terminu spotkania. W trakcie ww. rozmowy ponownie przedstawił warunki finansowe proponowane na stanowisku ( ) oraz warunki zatrudnienia - umowa na zastępstwo. Z 30 kandydatów spełniających wymogi formalne 20 postanowiło nie brać udziału w dalszej części rekrutacji. Powodem były ww. warunki pracy i płacy proponowane przez pracodawcę. W dniu wyznaczonym na spotkania z kandydatami kandydatka z orzeczoną niepełnosprawnością poinformowała o rezygnacji z ubiegania się o zatrudnienie. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione niemniej jednak podkreślić należy, iż protokół z naboru w służbie cywilnej powinien odzwierciedlać wszelkie zdarzenia mające znaczenie dla przebiegu i wyniku naboru oraz określać przesłanki, jakimi kierowała się komisja podejmując decyzje w trakcie naboru. W toku kontroli stwierdzono, iż drugim etapem naboru była rozmowa kwalifikacyjna. Jak opisano na str. 3 powyższego dokumentu, w aktach skontrolowanych naborów przeprowadzonych po wydaniu zarządzenia Komendanta Nr 11/2012 określającego wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej, brak było arkuszy oceny, które powinny 7
stanowić załącznik do protokołu zgodnie z zapisami Procedury naboru do służby cywilnej. Kontrolującym udostępniono natomiast wydruki komputerowe zestawień (zestawienia nie były włączone do dokumentacji związanej z naborem, nie są podpisane przez członków Komisji rekrutacyjnej) z przeprowadzonych rozmów kwalifikacyjnych dotyczące wszystkich skontrolowanych naborów. Powyższe zestawienia zawierają dane dotyczące osób, które przystąpiły do rozmowy kwalifikacyjnej, określają oceniane kryteria, jak również wskazują czy kandydat spełniał kryterium poprzez wpis: + bądź -. W wyniku analizy przyznanej punktacji w przypadku naboru nr 152271 ogłoszonego w dniu 8 czerwca 2013 r. stwierdzono, iż nie przekłada się ona na uszeregowanie najlepszych kandydatów zawarte w pkt 5 protokołu z naboru. Zauważyć należy, iż obowiązujący od dnia 26 listopada 2011 r. zapis art. 35 ust. 2 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej nie wymaga uszeregowania najlepszych kandydatów według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze (zmiana wprowadzona Dz. U. z 2011 r. Nr 201, poz. 1183) niemniej jednak pkt 5 Protokołu z naboru na stanowisko w służbie cywilnej będącego załącznikiem nr 1 do Procedury Naboru do służby cywilnej obowiązującej w Komendzie od dnia 5 grudnia 2012 r. ma brzmienie: Imiona i nazwiska oraz adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych wg poziomu spełniania wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze. Kontrola natomiast wykazała, iż w przypadku ogłoszenia nr 152271: Pani D. H. została uszeregowana w zestawieniu na pozycji 2, mimo że uzyskała 2 punkty na 4 oceniane kryteria, a Pani S. D. została uszeregowana na pozycji 5 mimo, że uzyskała 3 punkty na 4 oceniane kryteria. Powyższe uchybienie stwierdzono również w przypadku naboru przeprowadzonego przed wprowadzeniem zarządzenia Komendanta nr 11/2012 z dnia 5 grudnia 2012 r., w którym uregulowano wzór Protokołu z naboru na stanowisko w służbie cywilnej tj. w przypadku naboru nr 146330 ogłoszonego w dniu 29 września 2012 r. W powyższym naborze Pan M. O. został uszeregowany w zestawieniu na pozycji 5, mimo że na 6 ocenianych kryteriów uzyskał 5 punktów, a Pan P. M. K. został uszeregowany na pozycji 3 mimo, że uzyskał 4 punkty. Protokół z powyższego naboru wskazuje, iż dokonano uszeregowania kandydatów natomiast zestawienie nie potwierdza powyższego faktu. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż cyt.: Komisja dokonując wyboru najlepszych pięciu kandydatów w trakcie naboru (ogłoszenie nr 146330 oraz nr 152271) sprawdzała wiedzę kandydatów, czy spełniają wymogi stawiane w ogłoszeniu o naborze, czy posiadają wymagane wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe ponadto komisja posiłkowała się tabelę pomocniczą, która również była brana pod uwagę w ostatecznym uszeregowaniu najlepszych kandydatów. Otrzymane w zestawieniu pomocniczym( + i -) nie były jedynym wyznacznikiem uszeregowania kandydatów. Każdy z członków komisji prowadził swoje notatki w trakcie spotkań z kandydatami gdzie odnotowywał swoje obiektywne oceny w skali od 1 do 5, które również były brane pod uwagę w trakcie układania ostatecznej listy rankingowej aplikujących na wolne stanowisko. Podkreślenia wymaga, iż metody i techniki zastosowane w naborze powinny spełniać cechy: jednoznaczności, eliminujące uznaniowość i subiektywizm. Natomiast w celu zapewnienia przejrzystości w działaniu proces naboru powinien być tak udokumentowany, aby wszystkie czynności jak również przesłanki, którymi kierowano się podejmując decyzje w trakcie przygotowania oraz prowadzenia naboru były możliwe do uzasadnienia. Wskazać ponadto należy, że ze względu na zachowanie przejrzystości procedury i konkurencyjności naboru w służbie cywilnej Szef Służby Cywilnej zarekomendował, aby wykorzystując narzędzia selekcji określić jednoznacznie poziom, którego osiągnięcie przez kandydata skutkuje zaliczeniem danego etapu naboru (tzw. minimum kwalifikacyjne). Poziom ten powinien zostać ustalony i podany do wiadomości kandydatów przed przystąpieniem do czynności selekcyjnych. Jak ustalono w toku kontroli protokoły z wszystkich skontrolowanych naborów 8
nie zawierały tzw. minimum kwalifikacyjnego. Podkreślić przy tym należy, iż 2 nabory (ogłoszenie nr 152271 oraz 153849) zostały przeprowadzone po wprowadzeniu w Komendzie Procedury kwalifikacyjnej w ramach naboru zewnętrznego zawartej w Programie zarządzania zasobami ludzkimi w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej we Wrocławiu, która wprowadziła obowiązek określania do każdego etapu naboru tzw. minimum kwalifikacyjnego (I etap pkt 1b, II etap pkt 3, III etap zakończenie procedury naboru pkt 3). W jednym przypadku (nabór 146955) stwierdzono, iż protokół z naboru nie zawierał liczby ofert niespełniających wymogów formalnych mimo obowiązku określonego w art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o służbie cywilnej. W protokole z ww. naboru zawarto jedynie informację, że 69 kandydatów złożyło oferty dotyczące zatrudnienia. Komendant w wyjaśnieniach z dnia 12 marca 2014 r. wskazał, iż powyższe wynikało z omyłki. Ponadto wskazał, iż cyt.: z posiadanej dokumentacji pomocniczej do ww. naboru wynika, iż 59 kandydatów nie spełniło wymogów formalnych. W przeprowadzonej rozmowie tel. w dniu 08.11.2012 r. z 10 kandydatami spełniającymi wymogi formalne przedstawiono jeszcze raz warunki pracy (. zł brutto) i zatrudnienia (umowa na zastępstwo). W trakcie rozmów 2 kandydatów zrezygnowało z ubiegania się o zatrudnienie. Powodem były ww. warunki pracy i płacy proponowane przez pracodawcę. Pozostałych 8 osób zaproszono na spotkanie dot. zatrudnienia w KW PSP we Wrocławiu [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Na potwierdzenie powyższych wyjaśnień nie przedłożono żadnych dowodów. Natomiast w protokole z ww. naboru zawarto następujące zapisy [dowód: akta kontroli str.74-75].: - eliminowano kandydatury osób, których wykształcenie, kwalifikacje i nabyte umiejętności w sposób zbyt jaskrawy przerastały potrzeby oferowanego stanowiska ; - Grupa 8 osób, które zostały uznane za najlepiej spełniające wymagania, została zaproszona na spotkanie w siedzibie tut. Komendy w celu zweryfikowania złożonych ofert. Na spotkanie, które miało odbyć się w siedzibie KW PSP we Wrocławiu w dniu 16.11.2012 r. stawiło się 5 osób. Rozmowy oraz test wiedzy z zakresu obsługi komputera z kandydatami przeprowadziła komisja ( ). Należy wyjaśnić, iż każdy ma powszechny i równy dostęp do służby cywilnej. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej w art. 60 statuując to prawo, uznaje tym samym, że obywatele polscy korzystający z pełni praw publicznych mają prawo dostępu do służby publicznej na jednakowych zasadach. Ponadto art. 6 ustawy o służbie cywilnej dookreśla, iż nabór do służby cywilnej jest m.in. otwarty. Otwartość naboru gwarantuje, że w naborze może wziąć udział każdy, kto spełnia wymagania wskazane w ogłoszeniu o naborze. A zatem do naboru mogą zgłosić się wszyscy zainteresowani objęciem stanowiska. Jednakowy dostęp do służby cywilnej oznacza wolny i równy dla wszystkich osób spełniających określone wymogi dostęp do określonej pracy w służbie cywilnej. Konkurencyjność i otwartość w dostępie do stanowisk powinna być realizowana na zasadach wykluczających wszelką arbitralność ocen spełnienia przez kandydatów kwalifikacji zawodowych. Zakaz dostępu do służby cywilnej albo ograniczenie tego dostępu może wynikać tylko z ustawy. [Helena Szewczyk, Stosunki pracy w służbie cywilnej, monografia, Oficyna 2010, źródło: lex online]. Z uwagi na powyższe cyt.: eliminowanie ofert osób, których wykształcenie, kwalifikacje i nabyte umiejętności w sposób zbyt jaskrawy przerastały potrzeby oferowanego stanowiska jak również dopuszczanie do kolejnego etapu rekrutacji kandydatów, którzy cyt. najlepiej spełnili wymagania jest niezgodne z art. 60 Konstytucji RP oraz z art. 6 ustawy o służbie cywilnej. W świetle powyższego złożone przez Komendanta wyjaśnienia nie mogą stanowić dowodu, bowiem nie zostały poparte jakąkolwiek dokumentacją potwierdzającą zawartą w wyjaśnieniach treść, poza tym pozostają w 9
sprzeczności z treścią protokołu z ww. naboru. Ponadto w przypadku naboru nr 146955 kontrola wykazała sprzeczność pomiędzy treścią ogłoszenia o naborze, a informacją zawartą w protokole z przeprowadzonego naboru. Nieścisłości dotyczą nazwy stanowiska pracy na jakie został ogłoszony nabór. W ogłoszeniu o naborze wskazano, iż nabór został ogłoszony na stanowisko starszego specjalisty ds. kontrolno-rozpoznawczych (umowa na zastępstwo), natomiast w protokole z naboru wskazano, iż na stanowisko specjalisty (umowa na zastępstwo). W wyjaśnieniach z dnia 12 marca 2014r. Komendant wskazał, iż cyt. Nabór nr 146955 przeprowadzony był na stanowisko specjalisty ds. kontrolno rozpoznawczych. W ogłoszeniu o naborze na stanowisko specjalisty ds. kontrolno-rozpoznawczych nastąpiła omyłka w nazwie stanowiska. W ogłoszeniu wskazano stanowisko starszego specjalisty ds. kontrolno rozpoznawczych (zastępstwo). Powinno być wpisane stanowisko zgodne z opisem tj. stanowisko specjalisty ds. kontrolno -rozpoznawczych [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. W toku kontroli ustalono, iż zaistniała konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, zastępowana osoba zajmuje stanowisko specjalisty w Wydziale Kontrolno-Rozpoznawczym, a pracownik zastępujący wykonywał pracę tożsamą z rodzajem pracy jaką wykonywał pracownik zastępowany. Kontrola wykazała, iż w wyniku przeprowadzonych naborów z 4 osobami nawiązano stosunek pracy. Dwie osoby zostały zatrudnione na czas zastępstwa z uwagi na fakt, iż prowadzony nabór dotyczył zastępstwa nieobecnego członka korpus służby cywilnej. Natomiast z 2 osobami została zawarta umowa na czas określony 12 miesięcy zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy o służbie cywilnej, a po uzyskaniu przez pracownika pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej kolejna umowa o pracę została zawarta na czas nieokreślony (art. 35 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej). II) Wykonywanie zadań w zakresie dokonywania ocen w służbie cywilnej oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. 1) Dokonywanie pierwszej oceny w służbie cywilnej W okresie objętym kontrolą, po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej na podstawie umowę o pracę na czas określony 12 miesięcy z możliwością wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za dwutygodniowym wypowiedzeniem, podjęło 4 pracowników (Pani M.Ł., Pani B.K., Pan W.G., Pani I.C.). Powyższe osoby w myśl art. 37 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej podlegały pierwszej ocenie w służbie cywilnej. Ponadto pierwszej ocenie w służbie cywilnej, w okresie objętym kontrolą, podlegała Pani K.P.-K., która podjęła po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej we wrześniu 2010 r. W toku kontroli ustalono, iż dla 4 pracowników została dokonana pierwsza ocena, natomiast w jednym przypadku (Pan W.G.) termin na dokonanie oceny określony w art. 38 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej nie upłynął. Z powyższym pracownikiem w terminie 21 dni od dnia zatrudnienia bezpośredni przełożony przeprowadził rozmowę wstępną i zapoznał go ze sposobem oceny oraz wyznaczył mu termin na złożenie sprawozdania oraz termin oceny (zgodnie z 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej). 10
Kontrola wykazała również, iż 2 pracowników (Pani G.K. oraz Pani H.T.) zatrudnionych w okresie objętym kontrolą w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej nie miało dokonanej pierwszej oceny niemniej jednak w myśl art. 37 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej dokonanie pierwszej oceny dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo ma charakter fakultatywny. Kontrolą objęto wszystkie sporządzone w okresie objętym kontrolą pierwsze oceny weryfikując zgodność z prawem i rzetelność wypełniania Arkusza pierwszej oceny członka korpusu służby cywilnej. W powyższym zakresie dokonano następujących ustaleń. Pierwsza ocena w służbie cywilnej była dokonywana przez bezpośredniego przełożonego ocenianego, nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od nawiązania stosunku pracy i nie później niż miesiąc przed upływem okresu, na który została zawarta umowa o pracę ocenianego, co jest zgodne z dyspozycją art. 38 ust. 1 ww. ustawy o służbie cywilnej. Ustalono ponadto, iż bezpośredni przełożony w terminie 21 dni od dnia nawiązania stosunku pracy z ocenianym pracownikiem przeprowadzał z nim rozmowę poświęconą pierwszej ocenie, podczas której wyznaczał ocenianemu termin na złożenie sprawozdania dotyczącego zadań przez niego realizowanych. Stwierdzono, iż termin na złożenie sprawozdania wyznaczany był zgodnie z 2 ust. 1 i 4 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Obowiązek przeprowadzenia rozmowy z ocenianym wynika z 1 ww. rozporządzenia, a fakt jej przeprowadzenia potwierdza w każdej ze skontrolowanych ocen wpis w części I arkusza pierwszej oceny w służbie cywilnej. Kontrola wykazała, iż wszyscy oceniani pracownicy zostali zwolnieni przez Komendanta z odbywania służby przygotowawczej w oparciu o art. 36 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej. Ustalono również, że wszyscy oceniani pracownicy zaliczyli egzamin kończący służbę przygotowawczą (art. 36 ust. 4 i 5 ustawy o służbie cywilnej). Stwierdzono ponadto, iż oceniani pracownicy w wyznaczonym terminie sporządzili i złożyli sprawozdanie z realizowanych zadań. W wyniku kontroli stwierdzono, iż pierwsza ocena w służbie przygotowawczej była dokonywana na arkuszu pierwszej oceny, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach spełnione zostały przesłanki warunkujące przyznanie pozytywnej pierwszej oceny w myśl 7 ust. 1 ww. rozporządzenia. Niemniej jednak w 4 przypadkach (ocena Pani B.K., Pani M.Ł., Pani I.C., Pani K.P.-K.) w arkuszu pierwszej oceny nie wypełniano wszystkich niezbędnych rubryk. Bezpośredni przełożony ocenianej Pani M.Ł. oraz Pani I.C, dokonując pierwszej oceny pracownika nie uzasadnił przyznanych ocen cząstkowych za postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami, jak również nie uzasadnił przyznanej oceny postępów w pracy i terminowości wykonywania zadań. Ponadto w przypadku Pani K.P. K. bezpośredni przełożony ocenianej nie uzasadnił przyznanych ocen cząstkowych za postawę ocenianego, jego zaangażowanie i relacje ze współpracownikami. W myśl 6 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej przyznane oceny cząstkowe, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 2 i przyznaną ocenę, o której mowa w 3 ust. 1 pkt 4, bezpośredni przełożony wpisuje do arkusza pierwszej oceny wraz z uzasadnieniem ich przyznania. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż cyt.: Przełożeni ww. pracowników uzasadnienie ocen cząstkowych ww. pracowników korpusu służby cywilnej uznali za działanie fakultatywne wymagane jedynie w przypadku otrzymania ocen (znacznie powyżej oczekiwań, poniżej oczekiwań lub znacznie poniżej oczekiwań). Powyższe wyjaśnienia nie zostały 11
uwzględnione z uwagi na zapis wskazanego wyżej 6 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Zgodnie z 7 ust. 4 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej w przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny bezpośredni przełożony w porozumieniu z kierującym komórką organizacyjną, w której oceniany jest zatrudniony, sporządza w arkuszu pierwszej oceny wnioski dotyczące rozwoju zawodowego ocenianego. Pierwsza ocena zarówno Pani B. K., Pani M.Ł. oraz Pani K.P. K. nie zawiera wniosków dotyczących rozwoju zawodowego [dowód: akta kontroli str. 90-94; 99-107]. W piśmie z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54) wyjaśniono, iż cyt.: Arkusze pierwszej oceny dla ww. pracowników korpusu służby cywilnej nie zawierają wniosków dotyczących rozwoju zawodowego ponieważ czynność ta została potraktowana przez przełożonych jako działanie fakultatywne. Obowiązek sporządzenia i zawarcia w arkuszu pierwszej ocen wniosków dotyczące rozwoju zawodowego ocenianego został określony w 7 ust. 4 ww. rozporządzenia i z uwagi na powyższe nie uwzględniono złożonych wyjaśnień. W toku kontroli ustalono, iż bezpośredni przełożony niezwłocznie umożliwiał ocenianemu zapoznanie się z pierwszą oceną, a następnie oryginał arkusza ww. oceny wraz ze sprawozdaniem był włączany do akt osobowych ocenianego co jest zgodnie z 8 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Stwierdzono ponadto w 1 przypadku (Pani B.K.) omyłkę przy wypełnianiu arkusza pierwszej oceny polegającą na tym, iż w części IV arkusza w rubryce: Oceniany zaliczył egzamin ze służby przygotowawczej wskazano - NIE mimo, iż z akt sprawy wynika, iż oceniany zaliczył egzamin ze służby przygotowawczej. Ustalono, iż w części I arkusza pierwszej oceny w służbie cywilnej nieprawidłowo wskazywano początek okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej. Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej pierwsza ocena w służbie cywilnej jest dokonywana nie wcześniej niż po upływie 8 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z tym, że 8 miesięczny termin oblicza się zgodnie z art. 112 kodeksu cywilnego w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej oraz art. 300 Kodeksu pracy. W myśl art. 112 kodeksu cywilnego termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca. W związku z powyższym początek okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej przypada po upływie 8 miesięcy. Poniższa tabela obrazuje w jaki sposób w organie wyznaczono początek okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena w służbie cywilnej. Dane pracownika Data nawiązania stosunku pracy Wyznaczony przez przełożonego początek okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena Prawidłowo określony początek okresu, w którym powinna zostać dokonana pierwsza ocena M.Ł. 01.02.2011 r. 01.10.2011 r. 02.10.2011 r. B.K. 03.12.2012 r. 03.08.2013 r. 04.08.2013 r. I.C. 01.03.2011 r. 01.11.2011 r. 02.11.2011 r. K.P.-K. 01.09.2010 r. 01.04.2011 r. 02.05.2011 r. W.G. 01.10.2013 r. 01.05.2014 r. 02.06.2014 r. 12
W wyjaśnieniach z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Komendant wskazał, iż w przypadku Pani I.C. oraz Pani K. P. K. nastąpiła cyt. omyłka pisarska ze strony bezpośredniego przełożonego wynikająca z błędnego wyliczenia terminu dotyczącego terminu rozpoczęcia pierwszej oceny w służbie cywilnej. 2) Dokonywanie okresowej oceny w służbie cywilnej: Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony podlega ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego. Kontrolującym udostępniono wykaz członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w Komendzie [dowód: akta kontroli str. 109-111]. W oparciu o przedłożony wykaz ustalono, iż w okresie objętym kontrolą tzn. od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli dokonano 18 ocen okresowych. Kontrolą objęto wszystkie oceny okresowe sporządzone łącznie dla 12 pracowników Komendy. W toku kontroli stwierdzono, iż wszyscy pracownicy podlegający ocenie okresowej mieli dokonaną ocenę okresową i była ona sporządzona przez bezpośredniego przełożonego ocenianego pracownika. W 2 przypadkach (ocena okresowa Pana T.S. oraz Pana A.F.) mimo że bezpośrednim przełożonym ocenianych pracowników jest Komendant ocenę okresową dokonał Naczelnik Wydziału Kadr. W toku kontroli ustalono, iż Naczelnik Wydziału Kadr posiada upoważnienie Komendanta do zatwierdzania ocen okresowych dla pracowników korpusu służby cywilnej [dowód: akta kontroli str. 112]. Ocena okresowa każdorazowo dokonywana była na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Wybór przez oceniającego kryteriów jak również wpis do arkusza A kryteriów i terminu sporządzenia oceny na piśmie, a więc czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5, powinny być dokonane w terminie określonym w 6 bądź 13 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Zgodnie z 6 rozporządzenia Czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5, dokonuje się w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony natomiast w myśl 13 rozporządzenia W stosunku do ocenianego będącego pracownikiem służby cywilnej zatrudnionym na czas nieokreślony w dniu wejścia w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz do ocenianego będącego członkiem korpusu służby cywilnej, do którego mają zastosowanie przepisy art. 193-195 lub 197 tej ustawy, czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5, dokonuje się w terminie 90 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia. Kontrola wykazała, iż w 4 przypadkach (oceniani pracownicy: Pani M.Ł., Pani B.G.; Pan T.S.; Pani K.P.-K.) [dowód: akta kontroli str. 113-136] uchybiono powyższemu terminowi. W przypadku ocenianych: Pani M.Ł., Pani B.G.; Pan T.S.; czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5 oraz 5 rozporządzenia zostały dokonane przed zatrudnieniem pracownika na czas nieokreślony, a powinny zostać dokonane w terminie 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony. Podkreślić należy, iż zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej ocenie okresowej podlegają jedynie pracownicy korpusu służby cywilnej zatrudnieni na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. wskazano, iż niedochowanie 13
odpowiednio 60-dniowego terminu było wynikiem nieuwagi [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Natomiast w przypadku Pani K. P.-K. czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5 rozporządzenia dokonano w dniu sporządzenia oceny okresowej, tj. w dniu 30 lipca 2013 r., mimo że czynności, o których mowa powyżej powinny być dokonane nie później niż 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony, tj. w okresie 60 dni od dnia 01.09.2011 r. (data zatrudnienia na czas nieokreślony). W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. wskazano, iż cyt. w ocenie okresowej dla Pani K.P.-K. zatrudnionej na czas nieokreślony od dnia 01.09.2011 r. w związku z omyłkowym zapisem terminu wpisano termin, w którym Pani K.K.-P. zapoznała się z oceną okresową (30.07.2013 r.). Arkusz Pani K.K.-P. z uwagi na estetykę był przepisywany przez bezpośredniego przełożonego Pani K.P.-K. W trakcie przepisywania popełniono omyłkę pisarską. W dniu 24.11.2011 r. dokonano czynności o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5 rozporządzenia ( ) dla Pani K.P.-K. [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Na potwierdzenie tego, że w przypadku Pani K.P.-K. powyższych czynności dokonano w dniu 24.11.2011 r. nie przedłożono żadnych dowodów, z związku z czym złożone wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Kontrola wykazała ponadto, iż w 1 przypadku (dot. oceny Pani B.G.) czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5 oraz 5 rozporządzenia dokonała w dniu 01.09.2009 r. zastępca Naczelnika Wydziału Finansów [dowód: akta kontroli str. 114], mimo iż powyższe czynności powinien dokonać bezpośredni przełożony, którym jest Naczelnik Wydziału Finansów. Pismem z dnia 12 marca 2014 r. wyjaśniono, iż: ( ) bezpośredni przełożony pracownika w tym dniu miała inne ważne czynności związane z osobistym stawiennictwem w Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu w związku z powyższym poleciła przeprowadzenie przedmiotowych czynności swojemu zastępcy. Powyższe wyjaśnienia nie podlegają uwzględnieniu albowiem z cytowanych wyżej przepisów jasno wynika, iż czynności związane ze sporządzeniem oceny okresowej dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika. Zgodnie z dyspozycją art. 81 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej Ocena okresowa członka korpusu służby cywilnej zawiera wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego. Brak powyższych wniosków stwierdzono w przypadku 6 ocen: Pani B.G. z 2013 r., Pani K.P.- K. z 2013 r., Pani M.B. z 2011 r. oraz z 2013 r., Pana A.J.D. z 2011r. oraz z 2013 r. W wyjaśnieniach złożonych w piśmie z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż cyt.: ( ) oceny nie zawierają wniosków dotyczących rozwoju zawodowego ponieważ zostało to potraktowane przez bezpośrednich przełożonych jako działanie fakultatywne a nie obligatoryjne. Z uwagi na zapis wskazanego wyżej art. 81 ust. 5 ustawy o służbie cywilnej, który obliguje do zawarcia w ocenie okresowej wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego pracownika, wyjaśnienia Komendanta nie podlegają uwzględnieniu. Ustalono, iż ocena okresowa sporządzana była na podstawie kryteriów obowiązkowych oraz kryteriów wybranych przez oceniającego spośród kryteriów określonych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia (zgodnie z 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). W myśl 11 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia sporządzenie oceny na piśmie polega m. in. na przyznaniu ocen cząstkowych odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego każdego z kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez oceniającego, w trakcie wykonywania przez 14
ocenianego głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Kontrola wykazała nierzetelność w wypełnianiu arkuszy ocen okresowych. W przypadku oceny Pana L.L. z 2011 r. w części IV arkusza oceny okresowej w rubryce Kryteria wybrane oceniającego wpisano inne kryteria niż wskazane w części III arkusza. W arkuszu oceny Pana L.L. z 2011 r. w części III wymieniono następujące kryteria wybrane przez oceniającego: umiejętność obsługi urządzeń informatycznych, skuteczna komunikacja, radzenie sobie w sytuacji kryzysowej. W części IV arkusza oceny okresowej wskazano poniższe kryteria wybrane przez oceniającego: umiejętność obsługi urządzeń, znajomość języka obcego, umiejętność współpracy. Komendant pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] w następujący sposób wyjaśnił powstałe rozbieżności cyt.: Dokonując oceny Pana L. L. z dnia 21.01.2011 r. bezpośredni przełożony Pan Stanisław Kozłowski Naczelnik Wydziału Organizacji i Nadzoru Komendy Wojewódzkiej PSP we Wrocławiu przyznał oceny cząstkowe za kryteria: 1) umiejętność obsługi urządzeń, 2) znajomość języka obcego, 3) umiejętność współpracy, kryterium 2 i 3 zostały wpisane omyłkowo, oceniono kryteria wybrane pierwotnie (skuteczna komunikacja oraz radzenie sobie w sytuacji kryzysowej). W trakcie wypełniania arkusza popełniono omyłkę pisarską. W arkuszu oceny okresowej na 2013 r. Pani K.P. K. w części IV, jako jedno z trzech kryteriów wybranych przez oceniającego (oprócz kryteriów: skutecznej komunikacji oraz umiejętności obsługi urządzeń technicznych oraz narzędzi informatycznych), wpisano następujące kryterium: zorientowanie na osiąganie celów, mimo że wybrano kryterium radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych (cześć III arkusza - kryteria wybrane przez oceniającego). Przy tym zorientowanie na osiąganie celów jest kryterium obowiązkowym, które zostało również ocenione jako takie w omawianym przypadku. W związku z czym należy stwierdzić, iż arkusz oceny pracownika wskazuje, że dwa razy oceniono te same kryterium raz jako obowiązkowe, a raz jako wybrane. W wyjaśnieniach Komendant wskazał, iż cyt. w arkuszu oceny okresowej na 2013 r. Pani K.P-K. w części IV, jako jedno z trzech kryteriów wybranych przez oceniającego ( ), przełożony wpisał omyłkowo kryterium zorientowanie się na osiągnięcie celów (powinno być radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych). W trakcie wypełniania arkusza popełniono omyłkę pisarską. Ponadto w jednym przypadku (ocena Pani M.J. z 2013 r.) bezpośredni przełożony ocenianego pracownika w części III arkusza oceny wskazał następujące kryteria wybrane przez oceniającego: umiejętność współpracy, samodzielność i inicjatywa, umiejętności analityczne. Natomiast dokonując oceny Pani M. J. w dniu 15 lutego 2013 r. bezpośredni przełożony nie wypełnił w arkuszu A w Części IV, rubryk: Kryteria wybrane przez oceniającego, po czym przyznał 4 punkty za 2 kryteria nie wpisując w formularzu oceny czy zostało ocenione 3 kryterium, a jeżeli tak to na ile punktów. W piśmie z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wyjaśniono, iż cyt.: Dokonując oceny Pani M. J. w dniu 15.02.2013 r. bezpośredni przełożony Pan Artur Sikorski Naczelnik Wydziału Kwatermistrzowsko -Technicznego Komendy Wojewódzkiej PSP we Wrocławiu nie wypełnił w arkuszu A w Części IV, rubryk: Kryteria wybrane przez oceniającego. W trakcie wypełniania arkusza popełniono omyłkę pisarską. Faktycznie oceniono nw. kryteria: umiejętność współpracy, samodzielność i inicjatywa, umiejętności analityczne, oceniono na 4 punkty (powyżej oczekiwań). Wyjaśnienia dotyczące rozbieżności przy wypełnianiu arkuszy ocen okresowych w zakresie kryteriów wybranych przez oceniającego zostały uwzględnione. Ponadto mając na 15
uwadze, iż ocena stanowi informację zwrotną dla pracownika, dotyczącą spełniania przez niego oczekiwań bezpośredniego przełożonego, arkusz oceny powinien odzwierciedlać przebieg procesu oceniania (w tym przede wszystkim co oceniający brał pod uwagę przy ocenie) i być dla ocenianego podstawowym źródłem wiedzy o wynikach jego działań. Oceniani pracownicy zapoznawali się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie co potwierdzają podpisy w arkuszu A oceny okresowej ( 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej). W myśl 5 ust. 3 ww. rozporządzenia: po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 2, oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego ( ). W toku kontroli ustalono, iż w Komendzie realizowany jest obowiązek wynikający z 5 ust. 3 ww. rozporządzenia [protokół z przyjęcia ustnego wyjaśnienia z dnia 10.02.2014 r. - dowód: akta kontroli str. 66]. Kontrola wykazała, iż wszyscy pracownicy Komendy oceniani w okresie objętym kontrolą uzyskali pozytywną ocenę okresową, spełniali bowiem wszystkie przesłanki przyznania takiej oceny określone w 11 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia. Stwierdzono, iż żadna przyznana ocena cząstkowa nie wymagała uzasadnienia ( 11 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej). Oceniający niezwłocznie umożliwiał ocenianemu zapoznanie się z oceną sporządzoną na piśmie, co potwierdza podpis na arkuszu A oceny okresowej, a po dokonaniu powyższej czynności oryginał arkusza włączany był do akt osobowych ocenianego (zgodnie z 12 ww. rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej). W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości przy wyznaczaniu terminu dokonania oceny okresowej co skutkowało niedokonaniem oceny we właściwym terminie. Zgodnie z art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej, która weszła w życie w dniu 24 marca 2009r. ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące licząc od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub od dnia zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej na czas nieokreślony. Wprowadzony ustawowo sztywny termin na sporządzenie oceny (z zastrzeżeniem art. 81 ust. 6-9 ustawy) ma zastosowanie do ocen okresowych rozpoczynanych od dnia 24 marca 2009 r. Zatem w przypadku pracowników służby cywilnej zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony: - w dniu wejścia w życie ustawy o służbie cywilnej termin sporządzenia oceny okresowej po raz pierwszy należy liczyć od dnia wejścia w życie tej ustawy, - po 24 marca 2009 r. termin sporządzenia oceny okresowej po raz pierwszy należy liczyć od dnia nawiązania stosunku pracy na czas nieokreślony. Z uwagi na fakt, iż ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych w niej określonych to na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy w zw. z art. 300 Kodeksu pracy terminy realizacji oceny okresowej oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, określonymi w art. 110 i następnych Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi zasadami: termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego). 16
W toku kontroli ustalono, iż w większości ocen (wyjątkiem jest określenie terminu sporządzenia oceny Pani K. W. na dzień 05.03.2012 r. oraz 05.03.2014 r.) termin sporządzenia oceny okresowej był określany poprzez wskazanie miesiąca i roku dokonania oceny. Przy czym w stosunku do każdego ocenianego będącego pracownikiem służby cywilnej zatrudnionym na czas nieokreślony w dniu wejścia w życie ww. ustawy o służbie cywilnej termin sporządzenia po raz pierwszy oceny okresowej wyznaczono na luty 2011 r. W piśmie z dnia 12 marca 2014r. nr WO.095.1.3.2014 [dowód: akta kontroli str. 40-54] wyjaśniono, iż termin oceny okresowej wyznaczono na luty 2011 r. z uwagi na mylne wyliczenie przez bezpośredniego przełożonego okresu 24 miesięcy od wejścia w życie ustawy. W powyższym piśmie wskazano ponadto iż cyt.: W roku 2009 w trakcie jednego z kursów prowadzonych w tut. komendzie na temat sporządzania ocen okresowych członka korpusu służby cywilnej przekazano informację o wystarczającym zapisie wypełnienia przynajmniej miesiąca i roku. Z uwagi na brak w rozporządzeniu jednoznacznych zapisów dotyczących sposobu określania terminu dokonania oceny wyjaśnienia w zakresie wskazywania jako terminu oceny jedynie miesiąca i roku bez podania dnia zostały uwzględnione. Niemniej jednak dla pracowników korpusu zatrudnionych na czas nieokreślony w dniu wejścia w życie ww. ustawy o służbie cywilnej termin sporządzenia oceny powinien być wyznaczony na marzec 2011 r., a nie jak wskazano w arkuszach skontrolowanych ocen na luty 2011 r. Natomiast w przypadku wyznaczania terminu sporządzenia oceny na piśmie w stosunku do pracownika, który został już oceniony, bądź pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony po 24 marca 2009 r. nie budzi wątpliwości, iż powyższy termin, z uwagi na zapis art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej (ocenę okresową sporządza się co 24 miesiące), powinien być określony poprzez wskazanie konkretnej daty tzn. dzień, miesiąc, rok. W przypadku ocen okresowych 4 pracowników (Pan T. S.; Pani K. W.; Pani M. Ł.; Pani K.P.-K.) zatrudnionych na czas nieokreślony po 24 marca 2009 r. termin sporządzenia oceny okresowej wyznaczono niezgodnie z art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej. Termin sporządzenia oceny okresowej Pana T. S. wyznaczono na czerwiec 2012 r., mimo iż został zatrudniony na czas nieokreślony od dnia 01.09.2010 r. i termin sporządzenia oceny okresowej powinien być wyznaczony na dzień 01.09.2012 r. Termin sporządzenia oceny okresowej Pani K.W. wyznaczono na 05.03.2012 r., mimo iż została zatrudniona na czas nieokreślony od dnia 09.04.2010 r. i termin sporządzenia oceny okresowej powinien być wyznaczony na dzień 09.04.2012 r. Termin sporządzenia oceny okresowej Pani M. Ł. wyznaczono na grudzień 2013 r., mimo iż została zatrudniona na czas nieokreślony od dnia 01.02.2012 r. i termin sporządzenia oceny okresowej powinien być wyznaczony na dzień 01.02.2014 r. Ponadto w przypadku Pani K. P. - K. termin sporządzenia oceny okresowej wyznaczono na lipiec 2013 r., mimo iż została zatrudniona na czas nieokreślony od dnia 01.09.2011 r. i termin sporządzenia oceny okresowej powinien być wyznaczony na dzień 01.09.2013 r., co Komendant potwierdził w wyjaśnieniach z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Kontrola wykazała, że w dniu 6 lutego 2012 r. dla Pani I. C., zatrudnionej na czas określony, wyznaczono kryteria oceny okresowej i termin jej sporządzenia, tj. dzień 30 stycznia 2014 r. (wydłużony do dnia 11.03.2014 r., tj. o czas uwzględniający przebywanie ocenianej na zwolnieniu lekarskim, tj. o okres od dnia 28.02.2012-06.04.2012). Jak ustalono pracownik został zatrudniony na czas nieokreślony dopiero od dnia 1 stycznia 2014 r. Podkreślenia wymaga, iż ocenie okresowej podlegają urzędnicy służby cywilnej i pracownicy służby cywilnej zatrudnieni na czas nieokreślony, stosownie do przepisu art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. Ponadto z przedstawionych dokumentów wynika, iż Pani I. C w styczniu 2014 r. sporządzono Część od I-III nowego arkusza oceny okresowej na 2015 r., wyznaczając dzień 17
31 grudnia 2015 r. jako termin sporządzenia oceny okresowej. Powyższy termin został wyznaczony nieprawidłowo bowiem nie uwzględniał 24 miesięcznego okresu na sporządzenie oceny okresowej, liczonej od daty 1 stycznia 2014 r., tj. od dnia zatrudnienia na czas nieokreślony. Jednocześnie ustalono, iż w przypadku ocen okresowych pracowników wskazanych poniżej ocena okresowa nie została dokonana w terminie określonym w części II Arkusz A: - Pan L. L. termin oceny okresowej wyznaczono na luty 2011 r., a została sporządzona 21.01.2011 r., - Pan T. S. - termin oceny okresowej wyznaczono na czerwiec 2012 r., a została sporządzona 11.07.2012 r., - Pani A. Ł. termin oceny okresowej wyznaczono na luty 2011 r., a została sporządzona 21.01.2011 r.[dowód: akta kontroli str. 125-130; 161-171; 192-203]. W wyjaśnieniach z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż przyczyną sporządzenia oceny w innym niż wyznaczony terminie była omyłka. Należy zauważyć, iż obowiązkiem oceniającego jest prawidłowe (zgodne z przepisami prawa) określenie terminu sporządzenia oceny okresowej, a następnie dokonanie oceny w wyznaczonym terminie. Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia nie podlegają uwzględnieniu. Co do zasady ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące (art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej). Zgodnie z art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej W razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin, o którym mowa w ust. 4, ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności. Usprawiedliwioną nieobecność ocenianego pracownika w pracy, trwającą dłużej niż miesiąc, stwierdzono w 3 przypadkach (Pani M. Ł.; Pani K. W., Pani I.C.). Ustalono, iż we wszystkich przypadkach termin oceny został przedłużony o czas nieobecności w pracy ocenianego pracownika. Kontrola wykazała ponadto omyłki przy wypełnianiu rubryk oraz niewypełnianie obowiązkowych rubryk wynikających z formularza oceny okresowej [dowód: akta kontroli str. 221-233]. W przypadku ocen okresowych Pani A. G. z 2011 r. oraz Pana L. L. z 2011 r. arkusz A oceny okresowej w części IV nie zawierał wpisu dotyczącego daty przeprowadzenia rozmowy z ocenianym [dowód: akta kontroli str. 161-171; 204-214]. Natomiast arkusz oceny okresowej z 2013 r. Pana L.L. zawiera wpis w rubryce: data przeprowadzenia rozmowy z ocenianym - 08.02.2011 r. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż: cyt. W trakcie sporządzania oceny okresowej członka korpusu służby dla Pana L. L. została przeprowadzona rozmowa przez bezpośredniego przełożonego przed sporządzeniem przedmiotowej oceny. Fakt ten przełożony odnotował w swoim brudnopisie 07.01.2011 r. Niewpisanie powyższego faktu do arkusza oceny proszę potraktować jako omyłkę. W arkuszu A oceny sporządzonej w dniu 15.02.2013 r. dla pana L.L. wpisano omyłkowo datę rozmowy 08.02.2011 r. (winno być 08.02.2013 r.). W trakcie sporządzania oceny okresowej członka korpusu służby dla Pani A. G. została przeprowadzona rozmowa przez bezpośredniego przełożonego przed sporządzeniem przedmiotowej oceny. Fakt ten przełożona odnotowała w swoim brudnopisie 28.01.2011 r. Niewpisanie powyższego faktu do arkusza oceny proszę potraktować jako omyłkę. Podobnie arkusz A oceny okresowej na 2011 r. w przypadku Pani M.B. części IV nie zawierał wpisu dotyczącego daty przeprowadzenia rozmowy z ocenianą. Jak wynika z wyjaśnień Komendanta z dnia 12 marca 2014 r. bezpośredni przełożony ww. pracowników omyłkowo 18
nie wpisał ww. danych, ponadto również przez omyłkę w ww. arkuszach wpisano niewłaściwą datę zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony. Natomiast w arkuszu oceny okresowej Pani K.P.-K. na 2015 r. stwierdzono, iż w rubryce dot. wyboru kryteriów oceny nie ma miejscowości, daty i podpisu oceniającego. Ponadto w przypadku: Pani K. P. K. w Arkuszu Oceny Okresowej na 2013 r. wpisano datę 02.08.2011 r.; Pana A. J. D. w Arkuszu Oceny Okresowej na 2011 r. wpisano dzień 27.08.2009 r., Pani M.B. w Arkuszu Oceny Okresowej na 2013 r. wpisano dzień 22.02.2011 r. jako datę przeprowadzenia z ocenianym rozmowy przed sporządzeniem oceny na piśmie. Wskazać należy, iż podczas ww. rozmowy oceniającej bezpośredni przełożony omawia z pracownikiem m.in. główne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie. W związku z czym ww. rozmowa nie może zostać przeprowadzona w początkowej fazie okresu, w którym oceniany podlegał ocenie, co miało miejsce w ww. przypadkach. W toku kontroli ustalono ponadto błędne określanie okresu, w którym oceniany podlegał ocenie. Należy zauważyć, iż w powyższej rubryce należy wpisać datę zapoznania się ocenianego z kryteriami oraz datę sporządzenia oceny na piśmie, co wynika bezpośrednio z arkusza A oceny okresowej. Stwierdzono, iż w większości przypadków (wyjątek stanowi ocena Pani B. G. z 2011 r., Pani K. W. z 2012 r., Pana A.J.D z 2011 oraz z 2013 r.) określając okres, w którym oceniany podlegał ocenie wskazywano miesiąc oraz rok nie wskazując dnia. W wyjaśnieniach złożonych pismem z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] poinformowano, iż cyt.: W arkuszach oceny okresowej w części IV wymagany okres określono w miesiącach, wynikało to z błędnie zrozumianego polecenia. W roku 2009 w trakcie jednego z kursów prowadzonych w tut. komendzie na temat sporządzania ocen okresowych członka korpusu służby cywilnej przekazano informację o wystarczającym zapisie - wypełnienia przynajmniej miesiąca i roku. Natomiast w przypadku ocen Pani B. G. z 2011 r. oraz Pani K. W. z 2012 r. bezpośredni przełożeni ocenianych pracowników również błędnie określili okres, w którym oceniany podlegał ocenie [dowód: akta kontroli str. 114-124; 183-188] W przypadku oceny okresowej Pani B. G. z 2011 r. powyższy okres określono: 01.09.2009 r. - 01.09.2011 r. zamiast 01.09.2009 r. - 03.02.2011, natomiast w przypadku oceny Pani K. W.: 06.03.2010 r. - 05.04.2012 r. zamiast 09.04.2010 r. 02.03.2012 r. Stwierdzono ponadto, iż w przypadku ocen okresowych Pana L. L. z 2011 r., Pani A. G. z 2011 r., Pani A. Ł. z 2011 r., Pani M. B. z 2011 r., Pani I.C. na 2014 r., wskazana wyżej rubryka nie została wypełniona [dowód: akta kontroli str. 161-171; 192-203; 204-214]. Jak wyjaśniono w piśmie z dnia 12 marca 2014 r. powyższe wynikało z omyłki [dowód: akta kontroli str. 40-54]. Ponadto w przypadku Pana A.J.D z 2013 r. błędnie określono okres, w którym oceniany podlegał ocenie, zamiast 08.03.2011 r. 26.02.2013 r. wskazano 01.03.2011 r.- 01.03.2013 r. W toku kontroli stwierdzono, iż w 3 przypadkach (ocena Pana A. F. z 2012 r., Pani B. G. z 2013 r., Pani K. W. z 2012 r.) w arkuszu A w części IV w rubryce: Średnia arytmetyczna ze wszystkich ocen cząstkowych przyznanych za poszczególne kryteria oceny (obowiązkowe i wybrane) wskazano dane, które są niezgodne z wyliczeniami dokonanymi w oparciu o przyznane oceny cząstkowe [dowód: akta kontroli str. 114-124; 183-188; 215-220]. Ocena Pana A. F. z 2012 r. wpis: 4,00 powinno być: 3,43; ocena Pani B. G. z 2013 r. wpis: 4 - powinno być: 3,75; ocena Pani K. W. z 2012 r. wpis: 3,75 powinno być 3,625. Należy przy tym zauważyć, iż w przypadku ocenianego Pana A. F. niewłaściwe obliczenie średniej arytmetycznej ocen cząstkowych skutkowało zakwalifikowaniem w innej 19
grupie ogólnego poziomu spełnienia kryteriów oceny. Natomiast w przypadku ocen okresowych Pana L. L. z 2011 r., Pani A. G. z 2011 r., Pani A. Ł. z 2011 r., Pana A. J. D. z 2011 r. powyższa rubryka nie została wypełniona [dowód: akta kontroli str. 149-160; 161-171; 192-203; 204-214]. Komendant w piśmie z 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wyjaśnił, iż cyt.: W przypadku sporządzania oceny okresowej dla Pana A. F. bezpośredni przełożony omyłkowo w trakcie przepisywania arkusza na czysto w kryteriach obowiązkowych zaznaczył na poziomie oczekiwań (3 punkty) a powinno być zaznaczone powyżej oczekiwań (4 punkty) dla wszystkich pozycji. Taki zapis kwalifikuje Pana A. F. do grupy ogólnego spełniania kryteriów oceny - powyżej oczekiwań. W przypadku sporządzania oceny okresowej dla Pani B. G. bezpośredni przełożony omyłkowo w trakcie przepisywania arkusza na czysto w kryteriach obowiązkowych: Wiedza specjalistyczna i umiejętności jej wykorzystania zaznaczyła na poziomie oczekiwań (3 punkty) a powinno być zaznaczone powyżej oczekiwań (4 punkty). W przypadku sporządzania oceny okresowej dla Pani K. W. bezpośredni przełożony w trakcie wypełniania arkusza popełnił omyłkę w podliczeniach wpis 3,75 a powinno być 3,625. Natomiast niewypełnienie w przypadku 4 ocen rubryki: Średnia arytmetyczna ze wszystkich ocen cząstkowych przyznanych za poszczególne kryteria oceny (obowiązkowe i wybrane) Komendant wytłumaczył omyłką bezpośredniego przełożonego ocenianego pracownika. Kontrola wykazała ponadto omyłkę przy wypełnianiu rubryki: Data zatrudnienia na czas nieokreślony dla ocenianej Pani B.G. (dotyczy oceny z 2013 r.) zamiast wpisu: 15.06.2010r. winno być: 01.07.2010 r. Ustalono również, iż w ocenie okresowej powyższego pracownika z 2011 r. nie wypełniono rubryki: Termin sporządzenia oceny okresowej. W toku kontroli stwierdzono również uchybienie polegające na tym, iż w ocenach okresowych z 2013 r. w arkuszu A w Części I nie wypełniana była rubryka: Podsumowanie wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego mimo, iż pracownicy zostali wcześniej ocenieni, a w ocenie zawarto wnioski dotyczące indywidualnego programu rozwoju zawodowego. W piśmie z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wskazano, iż cyt.: Rubryka została potraktowana przez bezpośrednich przełożonych jako czynność fakultatywna. Ponadto w następujących przypadkach: oceny Pani M. J. z 2011 r. oraz z 2013 r.; oceny Pani A. G. z 2011 r. oraz z 2013 r.; ocena Pani B. G. z 2013 r., ocena Pani M. B. z 2011 r. [dowód: akta kontroli str. 114-124; 137-148; 172-182; 204-214] stwierdzono, iż w arkuszu A część IV Kryteria wybrane przez oceniającego nie wpisywano nazwy wybranych kryteriów oceny. Z uwagi na fakt, iż kryteria wybrane przez oceniającego wskazane są w arkuszu A część III uznano, iż jest to uchybienie nie mające wpływu na ocenę kontrolowanego zagadnienia. Ustalono również, iż w przypadku ocen następujących pracowników: Pana A. F. z 2011r., Pana T. S. z 2010 r., Pani K. W. z 2010 r., Pani M. Ł. z 2012r. wypełniano w arkuszu A w części I, rubrykę: Dane dotyczące poprzedniej oceny mimo, iż ww. pracownicy nie mieli wcześniej dokonanej oceny okresowej. Komendant w piśmie z dnia 12 marca 2014 r. [dowód: akta kontroli str. 40-54] wyjaśnił, iż powyższe uchybienia były wynikiem omyłki. III. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Wykonywanie zadań w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. 20