Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Sprawozdanie z wyników samooceny z wykorzystaniem CAF Urząd Miejski w Libiążu wrzesień 2015 r. 1
Wstęp Niniejsze sprawozdanie zawiera wyniki samooceny przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Libiążu.z wykorzystaniem modelu CAF 2013. Urząd został poddany samoocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie rezultatów samooceny określono mocne strony oraz obszary wymagające poprawy. Model CAF (Common Assessment Framework) Wspólna Metoda Oceny jest stosowany przez organizacje administracji publicznej w całej Unii Europejskiej do oceny oraz doskonalenia systemu zarządzania. Raport został przedstawiony kierownictwu organizacji dla dokonania szczegółowej analizy mocnych stron i obszarów do doskonalenia wyboru oraz oceny możliwych działań doskonalących do realizacji w Urzędzie. Raport został przygotowany przez Magdalenę Kozak, Sekretarza Miasta i jednocześnie Koordynatora ds. CAF. W skład Samorządowego Zespołu ds. CAF wchodziły następujące osoby: Krystyna Franaszek Kierownik Wydziału Finansowo Budżetowego Jan Głuch Kierownik Wydziału Inwestycji i Rozwoju Urszula Miziołek Kierownik Wydziału Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Rolnictwa Roma Bigaj Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich Marta Dobrowolska Kierownik Wydziału Organizacyjno Administracyjnego Magdalena Koperniak Kierownik Wydziału Oświaty Renata Wosik Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Aneta Smalcerz Kierownik Referatu Podatkowego Sylwia Malicka Główny Specjalista ds. Kadr i Szkoleń Anna Matyja Inspektor w Wydziale Architektury Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. 2
Samoocena Samoocenę przeprowadzono w ramach procesu, na który składało się następujące działania: 1. Szkolenie wstępne przygotowanie do procesu samooceny. 2. Zbieranie dokumentów i informacji obejmujących wszystkie obszary Modelu w ramach podzespołów. 3. Warsztaty samooceny, które odbyły się w dniu 13 i 14 sierpnia 2015 r. w Urzędzie Miejskim w Libiążu. Proces odbywał się w ramach 10 kroków doskonalenia organizacji wg CAF w ramach pierwszych dwóch faz: Faza 1 Początek drogi z CAF Krok 1 - Zdecyduj, jak zorganizować i zaplanować samoocenę Krok 2 - Upowszechnij informację o projekcie samooceny Faza 2 Proces samooceny Krok 3 - Utwórz jedną lub więcej grup samooceny Krok 4 - Zorganizuj szkolenie Krok 5 - Przeprowadź samoocenę Obecne sprawozdanie jest realizacją Kroku 6 - Sporządź sprawozdanie z wyników samooceny W celu przeprowadzenia samooceny powołano zespół samooceny złożony z 11 osób pracowników Urzędu wraz z koordynatorem ds. CAF. Zespół pracował kolegialnie, wspólnie podjął się zebrania dokumentów i informacji oraz dokonania wstępnej samooceny w zakresie przydzielonych kryteriów. Zapis pracy zespołów zostały dokonany w formularzach samooceny. Podczas warsztatów samooceny zespół przedstawił wyniki wstępnej samooceny, będącej propozycją zespołu i wynikiem indywidualnych ocen członków zespołów. Drogą dyskusji weryfikowano i uzgadniano ostateczne sformułowania mocnych stron, obszarów do poprawy oraz punktację dla wszystkich podkryteriów modelu CAF. Ostateczne wyniki samooceny są efektem konsensusu osiągniętego w ramach całego zespołu samooceny. Wyniki samooceny przedstawiono w dalszej części raportu w następującym układzie: ogólne wnioski na temat wyników samooceny, ocena punktowa dla poszczególnych podkryteriów modelu CAF, profil punktowy, mocne strony i obszary do poprawy. 3
Tabele oceny zastosowane do dokonania punktacji zgodnie z metodą CAF są przedstawione w załączniku nr 1. Ponieważ Urząd Miejski w Libiążu jest na początku procesu doskonalenia z wykorzystaniem metody CAF, do tej pory nie miał doświadczeń w wykorzystaniu projakościowego podejścia do zarządzania Urzędem przyjęto punktację klasyczną. 4
Wyniki samooceny Ogólne wnioski odnośnie wyników samooceny. Jak już wcześniej wspomniano metodę samooceny wg CAF zastosowano w Urzędzie Miejskim w Libiążu po raz pierwszy. Brak doświadczenia w stosowaniu takiego podejścia do zarządzania w urzędzie był z pewnością przeszkodą w dotarciu do wszystkich możliwych materiałów i informacji, które mogłyby dowodzić spełnienie przez urząd poszczególnych kryteriów samooceny po stronie potencjału i wyników. Starano się jednak rzetelnie i dokładnie dobierać dowody celem wiarygodności oceny zaproponowanej przez zespół. Najsłabiej po stronie potencjału zostały ocenione kryterium: pracownicy oraz procesy z tego względu, iż w urzędzie nie ma zintegrowanego podejścia procesowego w funkcjonowaniu urzędu, nie prowadzi się także badań satysfakcji pracowników, nie jest przygotowywany roczny plan szkoleń wraz z oceną efektywności tych szkoleń. Po stronie wyników najsłabiej oceniono kryterium relacji z klientami i obywatelami oraz relacji z pracownikami. Spowodowane jest to przede wszystkim brakiem pomiaru wyników dla tych obszarów pomimo bardzo dobrze rozpoznanego otoczenia istotnych interesariuszy i szerokiej skali działań wizerunkowych oraz aktywności na rzecz różnych grup otoczenia zewnętrznego i wewnętrznego. Pozwala to zatem na zdefiniowanie i wdrożenie projektów doskonalących właśnie w w/w najsłabiej ocenionych kryteriach potencjału i wyników. Reasumując, Urząd chcąc się rozwijać musi się skupić na przygotowaniu narzędzi oraz metod pomiaru istotnych z punktu widzenia jego działalności obszarów: relacji z pracownikami oraz klientami, a także na otwarcie się na zagadnienia e-administracji i wdrożenia usług elektronicznych celem dostosowania się do nowoczesnych standardów zarządzania w jednostce samorządu terytorialnego. 5
Ocena punktowa dla poszczególnych podkryteriów modelu CAF. 1. WYNIKI OCENY PUNKTOWEJ POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW Nr Kryterium/podkryterium Ocena kryterium/podkryterium Ocena kryterium Ocena Potencjału/ Wyników 1. Przywództwo 62,0 1. 1 1. 2 1. 3 1. 4 Co przywództwo organizacji robi, aby: Wytyczać jej kierunki działania np.. poprzez sformułowanie misji, wizji i wartości. Zarządzać organizacją, jej wynikami oraz ciągłym doskonaleniem. Motywować i wspierać pracowników organizacji, a także być dla nich wzorcem wypełniania roli Efektywnie zarządzać relacjami z władzami politycznymi i innymi interesariuszami 2. Strategia i planowanie 41 2. 1 2. 2 2. 3 2. 4 Co organizacja robi, aby: Gromadzić informacje o obecnych i przyszłych potrzebach interesariuszy oraz informacje zarządcze. Opracowywać strategie i plany z uwzględnieniem zebranych informacji. Komunikować i realizować strategie i plany w całej organizacji oraz dokonywać ich regularnych przeglądów. Planować, wdrażać i analizować działania modernizacyjne i innowacyjne. 3. Pracownicy 28 3. 1 3. 2 3. 3 Co organizacja robi, aby: Transparentnie zarządzać zasobami ludzkimi, planować je i doskonalić w odniesieniu do strategii i planowania. Określać, rozwijać i wykorzystywać kompetencje pracowników, zgodnie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi. Angażować pracowników przez rozwijanie otwartego dialogu oraz ich upodmiotowienie - wspierając jednocześnie jakość ich życia. 4. Partnerstwo i zasoby 50 Co organizacja robi, aby: 4. Budować i rozwijać kluczowe relacje partnerskie z właściwymi organizacjami. 38 1 4. Budować i rozwijać relacje partnerskie z klientami/obywatelami. 54 2 4. Zarządzać finansami. 54,0 3 4. Zarządzać informacją i wiedzą. 64 4 55,0 59,0 73,0 61,0 51,0 71,0 21,0 22,0 13,0 27 43 6
4. 5 4. 6 Zarządzać technologią. 26,0 Zarządzać infrastrukturą. 66 5. Procesy 24 5. 1 5. 2 5. 3 Co organizacja robi, aby: Stale identyfikować, projektować, zarządzać i doskonalić procesy z udziałem interesariuszy. Opracowywać i dostarczać usługi i produkty zorientowane dla klientów/obywateli. Koordynować procesy wewnątrz organizacji wraz z innymi właściwymi organizacjami. Kryterium POTENCJAŁU - podsumowanie 206 6. Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 5,0 6. 1 6. 2 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania obywateli i klientów, w oparciu o: Pomiary postrzegania 0 Pomiary efektywności 10,0 7. Wyniki w relacjach z pracownikami 5,0 7. 1 7. 2 Jakie wyniki organizacja uzyskała, aby zaspokoić potrzeby i oczekiwania swych pracowników w oparciu o: Pomiary postrzegania 0,0 Pomiary efektywności 10,0 8. Wyniki społeczne 30,0 8. 1 8. 2 Jakie wyniki organizacja uzyskała pod względem wpływu na społeczeństwo w zakresie: Pomiary postrzegania. 30,0 Pomiary efektywności 30,0 9. Wyniki kluczowe 35,0 9. 1 9. 2 Jakie są dowody osiągnięcia wyznaczonych celów organizacji w odniesieniu do: Wyników zewnętrznych: efektów bezpośrednich i skutków długofalowych w relacji do wyznaczonych celów. Wyników wewnętrznych - poziomu efektywności/wydajności. 70 0 42 31 0,0 Kryterium WYNIKÓW - podsumowanie 75,0 PUNKTACJA ŁĄCZNA: 281 7
Wyniki kluczowe Przywództwo 100 62 Strategia i planowanie 35 41 Wyniki społeczne Wyniki w relacjach z pracownikami 30 5 0 5 24 28 50 Pracownicy Partnerstwo i zasoby Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami Procesy Przywództwo 62 Strategia i planowanie 41 Pracownicy 28 Partnerstwo i zasoby 50 Procesy 24 Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami 5 Wyniki w relacjach z pracownikami 5 Wyniki społeczne 30 Wyniki kluczowe 35 Suma 281 8
Mocne strony i obszary do poprawy Kryterium 1 - Przywództwo 1.1 Przywództwo organizacji wytycza jej kierunki działania poprzez sformułowanie misji, wizji i wartości. 1. Formułowanie i rozwijanie z udziałem interesariuszy i pracowników misji organizacji oraz jej wizji. 2. Ustanowienie systemu wartości zgodnych z misją i wizją organizacji, a także z ogólnym systemem wartości sektora publicznego. 3. Zapewnienie szerszego informowania wszystkich pracowników oraz innych interesariuszy o misji, wizji, wartościach, celach strategicznych i operacyjnych organizacji. 4. Poddawanie misji, wizji i wartości okresowym przeglądom, odzwierciedlającym zmiany zachodzące w otoczeniu zewnętrznym [np. polityczne, gospodarcze, społeczno-kulturowe, technologiczne i demograficzne]. 5. Rozwijanie systemu zarządzania, który zapobiega nieetycznym zachowaniom oraz wspiera personel w radzeniu sobie z dylematami etycznymi, gdy zachodzi konflikt pomiędzy różnymi wartościami organizacji. 6. Zapobieganie korupcji poprzez takie działania jak określenie potencjalnych obszarów konfliktu interesów i przekazanie pracownikom odpowiednich wytycznych w tym zakresie. 7. Wzmacnianie wzajemnego zaufania i szacunku pomiędzy przywódcami, kierownictwem i pracownikami (np. przez monitorowanie aktualności misji, wizji i wartości oraz przez stałą ocenę, a także rekomendowanie norm dobrego przywództwa). Zapisy strategii rozwoju gminy na lata 2014-2020 uchwalonej w grudniu 2014 r., konwenty, spotkania, warsztaty, konsultacje dla mieszkańców Strategiczny Piątek, konferencja strategiczna, list Burmistrza do mieszkańców Kodeks etyczny urzędu miejskiego w Libiążu zamieszczony na intranecie Intranet, strona WWW.libiaz.pl, Kurier Libiąski, notatki z narad z pracownikami Planujemy aktualizację strategii rozwoju gminy zgodnie z zapisami dotyczącymi wdrażania i ewaluacji. Regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja obiegu dokumentów księgowych, Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego, zarządzenie w sprawie instrukcji przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu- na bieżąco aktualizowane Mocne Strony Ustanowienie systemu wartości zgodnych z misją urzędu kodeks etyczny Narady, spotkania integracyjne, wystąpienia Burmistrza na sesji absolutoryjnej i budżetowej, ocena z wykonania budżetu przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie Poddawanie misji i wizji zapisanej w strategii okresowym przeglądom Szerokie informowanie pracowników o misji, wizji i celach urzędu Łączna punktacja 55 9
Kryterium 1 - Przywództwo 1.2 Przywództwo organizacji zarządza organizacją, jej wynikami oraz ciągłym doskonaleniem. 1. Określenie odpowiednich struktur zarządzania (poziomów, funkcji, odpowiedzialności i kompetencji) oraz zapewnienie systemu zarządzania procesami i współpracą zgodnie ze strategią, planowaniem oraz potrzebami i oczekiwaniami interesariuszy. 2. Identyfikowanie i ustalanie priorytetów w zakresie koniecznych zmian w strukturze, sposobie działania oraz zarządzaniu organizacją. 3. Określenie mierzalnych celów krótko- i długoterminowych dla wszystkich poziomów i obszarów organizacji, uwzględniających potrzeby i oczekiwania różnych interesariuszy oraz zróżnicowane potrzeby klientów (np. związane z wiekiem, miejscem zamieszkania, itd.). 4. Rozwijanie systemu informacji zarządczej, obejmującego zarządzanie ryzykiem i wewnętrzny system kontroli, oraz stałe monitorowanie poziomu wykonania celów strategicznych i operacyjnych. 5. Stosowanie zasad TQM oraz wprowadzanie narzędzi lub systemów zarządzania jakością/certyfikacji, takich jak: CAF, EFQM czy ISO 9001. 6. Określenie strategii informatyzacji (e-administracja) i dostosowanie jej do celów strategicznych i operacyjnych. 7. Ustanowienie odpowiednich zasad zarządzania procesami i projektami oraz pracą zespołową. 8. Stworzenie warunków dla efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. 9. Okazywanie zaangażowania liderów w ciągłe doskonalenie organizacji oraz działania innowacyjne poprzez promocję kultury innowacji oraz stałe doskonalenie, a także zachęcanie pracowników do przekazywania informacji zwrotnej w tym zakresie. 10. Informowanie pracowników i interesariuszy o przyczynach oraz oczekiwanych efektach zmian. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności pracowników, Regulamin Pracy, ustalone zasady przyjmowania stron, uchwała rady miejskiej w sprawie procedury uchwalania budżetu, Zarządzenie Burmistrza w sprawie procedury kontroli zarządczej w UM w Libiążu, Karty informacyjne o zmiany w budżecie, wnioski kierowników o zmiany w strukturze organizacyjnej Zarządzenie Burmistrza w sprawie procedury kontroli zarządczej w UM w Libiążu, Przystąpienie do CAF, umowa z MAiC Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 2014-2020 uchwalonej w grudniu 2014 r., zapisane środki w budżecie na zadanie: Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu oraz na wykonanie studium wykonalności dla projektu jw. Regulamin organizacyjny, Zarządzenie burmistrza ws. powołania Zespołu ds. referendum; zespołu ds. wyborów Modernizacja urzędu miejskiego poprzez wykonanie światłowodu, dostęp wszystkich stanowisk do Internetu, sieci telefonicznej: umowy, sprawozdania Konferencje tematyczne, spotkania z interesariuszami, eventsy, wydarzenia promocyjne, uczestnictwo gminy w konkursach, programach, szkoleniach dokumentacja w Referacie Promocji UM Wywiady Burmistrza w Kurierze Libiąskim, narady, wystąpienia na sesji, objaśnienia w uchwale budżetowej, uzasadnienia w uchwałach rady miejskiej oraz na kartach informacyjnych do załatwienia sprawy przez Burmistrza 10
Mocne Strony Stworzenie warunków dla efektywnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w urzędzie. Określenie strategii informatyzacji (e-administracja i dostosowanie jej do celów strategicznych i operacyjnych) Stosowanie zasad TQM wraz wprowadzenie narzędzi bądź systemów zarządzania jakością tj. CAF Łączna punktacja 59 Kryterium 1 - Przywództwo 1.3 Przywództwo organizacji motywuje i wspiera pracowników, a także jest dla nich wzorem do naśladowania. 1. Wypełnianie przywódczej roli przez dawanie osobistego przykładu, w zgodzie z ustanowionymi celami i wartościami organizacji. 2. Promowanie kultury wzajemnego zaufania i szacunku pomiędzy liderami i pracownikami, z zastosowaniem proaktywnych metod przeciwdziałania wszelkiej dyskryminacji. 3. Regularne informowanie i konsultowanie się z pracownikami w kluczowych sprawach dotyczących organizacji. 4. Wspieranie pracowników w realizowaniu ich celów, planów i obowiązków, aby wzmocnić osiąganie ogólnych celów organizacji. 5. Zapewnianie informacji zwrotnej w celu poprawy efektywności pracy zespołowej i indywidualnej pracowników. 6. Pobudzanie, zachęcanie i podejmowanie działań w celu upodmiotowienia pracowników poprzez delegowanie władzy, upoważnień, uprawnień i odpowiedzialności. 7. Promowanie kultury uczenia się i stymulowanie pracowników do rozwijania własnych kompetencji. 8. Okazywanie przez przywództwo/kierownictwo osobistej gotowości do przyjęcia zgłaszanych przez pracowników rekomendacji/propozycji poprzez reagowanie na konstruktywne informacje zwrotne z ich strony. 9. Uznawanie i wynagradzanie wysiłków indywidualnych i zespołowych. 10. Poszanowanie i odpowiednie reagowanie na potrzeby pracowników i na ich sytuację osobistą. Zaświadczenie o wyborze na Burmistrza, udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z rejestrem upoważnień prowadzonym przez Biuro ds. Kadr i Szkoleń, zapisy w Regulaminie Organizacyjnym UM w Libiążu, Zarządzenie Burmistrza Libiąża o powołaniu zastępcy burmistrza Libiąża Zapisy w Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego w Libiążu, Kodeks etyczny Urzędu Miejskiego w Libiążu zamieszczony na intrenecie Spotkania, narady, komisje rady miejskiej, ankieta wystosowana do mieszkańców w temacie propozycji do budżetu na 2016 r. Zakresy czynności pracowników, kodeks pracy, Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Libiążu,, Regulamin Wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Libiążu, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowane, upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z rejestrem upoważnień prowadzonym przez Biuro ds. Kadr i Szkoleń, Spotkania pracowników z burmistrzem, polityka otwartych drzwi, narady wydziałowe, szkolenia wyjazdowe, spotkania integracyjne, grupy robocze udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa zgodnie z rejestrem upoważnień prowadzonym przez Biuro ds. Kadr i Szkoleń, zapisy w Regulaminie Organizacyjnym UM w Libiążu, zakresy czynności pracowników Finansowanie szkoleń, konferencji, nagrody dla pracowników za zakończenie studiów sfinansowanych we własnym zakresie etc. Nagrody, udział w miękkich projektach unijnych, organizowanie spotkań, wydarzeń, akcji, których inicjatorami są pracownicy Dokumentacja Biura ds. Kadr i Szkoleń, nagrod dla pracowników Decyzje i zgody Burmistrza na wnioski pracowników, 11
Mocne Strony Wypełnianie przywódczej roli poprzez dawanie osobistego przykładu przez Burmistrza rozwinięty system upoważnień i delegowania uprawnień. Regularne informowanie i konsultowanie się z pracownikami w kluczowych sprawach dotyczących urzędu i działań gminy nagrody, zapomogi, Regulamin ZFSS w Urzędzie Miejskim w Libiążu, przyjętego w 2012 roku Zarządzeniem Burmistrza Zapewnienie informacji zwrotnej w celu poprawy efektywności pracy zespołowej i indywidualnej pracowników, np.: poprzez ankietyzację oczekiwań pracowników, badania stopnia zadowolenia z pracy w urzędzie Promowanie kultury uczenia się przez pracowników np.: poprzez wydanie stosownego zarządzenia. Wspieranie pracowników w realizowaniu ich własnych celów i ambicji zawodowych Uznawanie i wynagradzanie wysiłków indywidualnych i zespołowych Poszanowanie i odpowiednie reagowanie na potrzeby pracowników urzędu i na ich osobistą sytuację Łączna punktacja 73 12
Kryterium 1 - Przywództwo 1.4 Przywództwo organizacji efektywnie zarządza relacjami z władzami politycznymi i innymi interesariuszami. 1.Przeprowadzanie analizy głównych (obecnych i przyszłych) potrzeb interesariuszy, oraz upowszechnianie w organizacji wniosków z tej analizy. 2. Wspieranie władz politycznych w określaniu polityk publicznych mających wpływ na organizację. 3. Rozpoznawanie i wdrażanie polityk publicznych odpowiednich dla organizacji. 4. Zapewnianie zgodności krótko- i długofalowych celów organizacji z politykami publicznymi, strategiami oraz decyzjami politycznymi oraz zawieranie porozumień z władzami politycznymi co do wymaganych w tym zakresie zasobów. 5. Włączanie interesariuszy ze sfery polityki i innych obszarów w doskonalenie systemu zarządzania organizacją. 6. Utrzymywanie proaktywnych i regularnych relacji z władzami politycznymi odpowiednich szczebli wykonawczych i prawodawczych. 7. Budowanie i utrzymywanie partnerstwa i sieci współpracy z ważnymi interesariuszami (obywatele, organizacje pozarządowe, grupy interesów i stowarzyszenia zawodowe, gospodarka, inne władze publiczne itd.) 8. Uczestniczenie w działalności stowarzyszeń zawodowych, organizacji przedstawicielskich i grup interesów. 9. Budowanie i podnoszenie publicznej świadomości, reputacji i uznania dla organizacji oraz świadczonych przez nią usług. 10. Opracowywanie koncepcji marketingu (wybranych produktów i usług) i upowszechnianie jej wśród interesariuszy. 1. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020, przyjęta przez radę miejską w Libiążu w grudniu 2014 r., listy e-mailingowe, bazy danych,, baza podmiotów znajdująca się w Referacie Promocji, do których wysyłane są życzenia okolicznościowe, rejestry i zbiory, zgłoszone do GIODO będące załącznikiem do Polityki Bezpieczeństwa UM w LIbiążu 2. Udzielanie pomocy finansowej dla straży pożarnej, szpitala powiatowego, Miasta Jaworzno, Starostwa w Chrzanowie, policji por. stosowne Uchwały rady Miejskiej w Libiążu. 3. Program Ochrony Środowiska Gminy Libiąż na lata 2013-2016 z perspektywą do roku 2020, przyjęty w 2013r., Program Ograniczenia Niskiej Emisji na terenie Gminy Libiąż przyjęty w 2014 r., Koncepcja zagospodarowania terenu hałdy przy ul. Krakowskiej w Libiążu w kierunku rekreacyjno sportowym ze wstępną rekultywacją biologiczną w kierunku parkowo leśnym. 4. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020 przyjęta w grudniu 2014 r., wnioski o dofinansowanie ze strony interesariuszy, porozumienia z Urzędem Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, porozumienia ze Starostą Powiatu Chrzanowskiego, sprawozdania z wykonania budżetu, sprawozdania z policji, sprawozdanie ze straży pożarnej. 5. 6. Lista mailingowa, spotkania z przedstawicielami parlamentu, marszałkiem, uczestnictwo Burmistrza, zastępcy Burmistrza w Konwencie Burmistrzów i Starosty, udział w Forum Burmistrzów, w Forum Sekretarzy, w Forum Skarbników 7. Organizacja Dni Libiąża, Dzień Seniora, Dożynki, Barbórka 8. Uchwała Rady Miejskiej w Libiążu z 2015 r. o przystąpieniu do LGD Partnerstwa na Jurze, przynależność do Stowarzyszenia Gmin Górniczych, udział przedstawiciela UM w społecznej radzie szpitala 9. Nagrody i wyróżnienia, tytuły dla Burmistrza np.; za zasługi dla policji, na rzecz przedsiębiorczości, za zasługi na rzecz OSP. 10. Usługa: Zgłoś usterkę na stronie WWW.libiaz.pl, uruchomienie systemu powiadamiania mieszkańców sms ALCATEL w 2014 r. 13
Mocne Strony Dobrze przeprowadzona analiza głównych potrzeb interesariuszy Działania urzędu na rzecz wspierania policji, szpitala, starostwa, innych jednostek, których działania przyczyniają się do lepszego zabezpieczenia potrzeb mieszkańców Budowanie i utrzymywanie partnerstwa i sieci współpracy z ważnymi interesariuszami np.: Partnerstwo na Jurze, Stowarzyszenie Gmin Górniczych Uczestniczenie w działalności organizacji pozarządowych i grup przedstawicielskich Łączna punktacja 61 Konieczność wykorzystania koncepcji marketingowych w projekcji usług oraz ich upowszechnienia wśród interesariuszy Łączna punktacja dla kryterium 1 62 14
Kryterium 2 - Strategia i planowanie 2.1 Gromadzenie informacji o obecnych i przyszłych potrzebach interesariuszy oraz właściwych informacji zarządczych 1. Rozpoznawanie wszystkich istotnych interesariuszy oraz rozpowszechnianie w organizacji wyników tego rozpoznania. 2. Systematyczne gromadzenie i analizowanie informacji o interesariuszach, ich potrzebach, oczekiwaniach i poziomie ich satysfakcji. 3. Regularne gromadzenie i analizowanie odpowiednich informacji o istotnych zmiennych, takich jak rozwój sytuacji polityczno-prawnej, społecznokulturowej, społecznej, ekologicznej, gospodarczej, technologicznej i demograficznej. 4. Systematyczne gromadzenie istotnych informacji zarządczych, takich jak np. informacje nt. efektywności organizacji. 5. Systematyczne analizowanie wewnętrznych mocnych i słabych stron organizacji (np. diagnoza TQM według CAF lub EFQM) z uwzględnieniem zagrożeń i szans (analiza SWOT, zarządzanie ryzykiem). 1. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020 przyjęta w 2014 r., na bieżąco aktualizowanie listy e-mailingowe, bazy danych, baza podmiotów znajdująca się w Referacie Promocji, do których wysyłane są życzenia okolicznościowe, rejestry i zbiory zgłoszone do GIODO, będącego załącznikiem Polityki Bezpieczeństwa UM w Libiążu 2. Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020 przyjęta w 2014 r., Plan Odnowy Miejscowości Żarek i Gromca do 2016 r., wnioski do budżetu, protokoły z zebrań wiejskich, spotkania kierownictwa Urzędu z przedstawicielami Tauron SA, kopalni Dolomit dot. należnych zobowiązań, z organizacjami pozarządowymi 3. Diagnoza do strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 2020-2014, diagnoza społeczna sporządzana na potrzeby Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi na 2014 r., diagnoza przygotowywana do aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarek i Gromca do roku 2016 r., diagnoza sporządzona do Programu Ochrony Środowiska Gminy Libiąż na lata 2013-2016 z perspektywą do roku 2020, 4. Sprawozdanie z wykonania rejestru ryzyk za 2014 r.; przeprowadzenie samooceny wg CAF 5. Przygotowanie SWOT na potrzeby Strategia Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020, Umowa z MAiC dot. CAF/25, zbiorczy rejestr ryzyk UM w na 2015 r. Mocne Strony Bardzo dobre rozpoznawanie istotnych interesariuszy urzędu miejskiego Regularne gromadzenie i analizowanie informacji o istotnych dla urzędu zmiennych np.: w zakresie demografii i polityki oświatowej, społecznej, przeciwdziałaniu wykluczeniu, rewitalizacji, gospodarki, ekologii, kultury, pozyskiwania inwestora. Aspekty systematycznego gromadzenie i analizowanie informacji o interesariuszach, ich potrzebach, oczekiwaniach i poziomie satysfakcji Łączna punktacja/4 51 15
Kryterium 2 - Strategia i planowanie 2.2 Opracowywanie strategii i planów z uwzględnieniem zebranych informacji. 1. Przekształcenie misji i wizji na cele i działania strategiczne (długo i średniookresowe) oraz operacyjne (konkretne i krótkookresowe) oparte o solidną analizę ryzyka. 2. Włączanie interesariuszy w opracowywanie strategii i planów, wzajemne dostosowanie ich oczekiwań oraz potrzeb oraz nadanie im priorytetów. 3. Ocenianie bieżących zadań pod kątem efektów bezpośrednich (dostarczanych produktów i usług) i skutków długofalowych (oddziaływania w społeczeństwie) oraz jakości planów strategicznych i operacyjnych. 4. Zapewnienie dostępności zasobów w celu opracowywania i aktualizowania strategii organizacji. 5. Wzajemne dostosowanie zadań do realizacji i posiadanych zasobów, presji na organizację ze strony czynników długo- i krótkookresowych oraz wymagań interesariuszy. 6. Opracowanie polityki odpowiedzialności społecznej i zintegrowanie jej ze strategią i planami organizacji. Zbiorczy rejestr ryzyk UM w Libiążu na 2015 r., zapisy Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020, przyjętej w grudniu 2014 r. Opracowywanie aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarki i Gromiec do roku 2020 spotkania robocze z mieszkańcami, ankieta do mieszkańców dot. propozycji do budżetu gminy na 2016 r., uchwała zebrania wiejskiego w Żarkach i w Gromcu w sprawie przeznaczenia środków z funduszu sołeckiego na rok 2015 Dobra praktyka: opracowany i wdrożony wzór karty informacyjnej do załatwienia sprawy przez Burmistrza, zasady wdrażania i ewaluacji realizowanych projektów unijnych np.; w umowach o udzieleniu dotacji przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w ramach PROW na lata 2077-2013 Listy obecności na konwentach strategicznych dot. opracowania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014 2020, zaproszenia dla kierowników UM w Libiążu, radnych; umowa oraz aneksy do umowy firmą ERGO z Wrocławia. opracowującą strategię wraz z zakresem prac nad strategią będącym załącznikiem do umowy oraz aneksów. Interpelacje, wnioski radnych m.in. o środki z budżetu, podział środków z f-szu sołeckiego, wnioski mieszkańców o podziały, rozgraniczenia, udzielenie umorzeń, ulg w podatkach, karty informacyjne Mocne Strony Dobra praktyka: umiejętność włączania interesariuszy w opracowywanie strategii i planów, dostosowywanie się do Zwiększenie nacisku na politykę odpowiedzialności społecznej urzędu miejskiego w Libiążu i zintegrowanie jej ze strategią rozwoju gminy na lata 2014-2020 Dobra praktyka: opracowanie wzoru oraz wdrożenie w obiegu karty informacyjnej do załatwienia sprawy przez Burmistrza Łączna punktacja 71 16
Kryterium 2 - Strategia i planowanie 2.3 Komunikowanie i realizowanie strategii i planów w całej organizacji oraz dokonywanie jej regularnych przeglądów. 1. Wdrażanie strategii i planów poprzez ustalanie priorytetów, wyznaczanie ram czasowych, określanie odpowiednich procesów i struktury organizacyjnej. 2. Przekładanie celów strategicznych i operacyjnych organizacji na odpowiednie plany i zadania dla jej komórek organizacyjnych i poszczególnych pracowników. 3. Opracowywanie planów i programów określających cele i wyniki dla każdej komórki organizacyjnej wraz z ustaleniem wskaźników pomiaru poziomu zmian w stosunku do oczekiwanych wyników. 4. Efektywna komunikacja w organizacji w celu rozpowszechniania informacji o celach, planach i zadaniach. 5. Opracowanie i stosowanie w regularnych odstępach czasu metod monitorowania, pomiaru i/lub ewaluacji efektywności organizacji na wszystkich szczeblach (komórki organizacyjne, funkcje, struktura organizacyjna) dla zapewnienia realizacji strategii. 6. Opracowanie i stosowanie metod pomiaru efektywności organizacji na wszystkich poziomach, porównując zależności pomiędzy nakładami a efektami (wydajność) oraz pomiędzy efektami a następstwami (efektywność). 7. Ocena potrzeby aktualizacji i doskonalenia strategii oraz metod planowania przy udziale interesariuszy. Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 2014-2020 przyjętej w grudniu w 2014 r., zapisy Wieloletniego Planu Finansowego, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu, zapisy dot, dysponentów środków w Uchwale Budżetowej na 2015 r. Zapisy strategii rozwoju gminy Libiąż na lata 2014-2020 przyjętej w grudniu w 2014 r., zapisy Wieloletniego Planu Finansowego, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu, zapisy dot, dysponentów środków w Uchwale Budżetowej na 2015 r. Kurier Libiąski miesięcznik wydawany przez instytucję kultury, Internet, intranet, BIP, pisma okólne, zarządzenia Burmistrza np.: w sprawie powołania zespołu samorządowego ds. CAF. Mocne Strony Zapewnienie efektywnej komunikacji w urzędzie w celu rozpowszechniania informacji o celach, planach i zadaniach. Wdrażanie strategii i planów operacyjnych wg harmonogramu wdrażania oraz dostosowania go do struktury organizacyjnej urzędu miejskiego w Libiążu. Łączna punktacja 21 17
Kryterium 2 - Strategia i planowanie 2.4 Planowanie, wdrażanie i dokonywanie przeglądu innowacji i zmian. 1. Tworzenie i rozwijanie nowej kultury/gotowości na innowacje poprzez szkolenia, benchlearning, itp. 2. Systematyczne monitorowanie wskaźników wewnętrznych/ czynników wyzwalających zmianę oraz zewnętrznego zapotrzebowania na innowację i zmianę. 3. Poddawanie pod dyskusję planowanych modernizacji i innowacji oraz ich wdrażanie z udziałem odpowiednich interesariuszy. 4. Zapewnienie skutecznego systemu zarządzania zmianą (np. zarządzanie projektowe, benchmarking i wzajemne uczenie się, projekty pilotażowe, monitorowanie, raportowanie, stosowanie PDCA itd.). 5. Zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych do wdrożenia zaplanowanych zmian. 6. Równowaga pomiędzy podejściem do zmiany według metody z góry na dół i z dołu do góry. 7. Promowanie stosowania narzędzi e-administracji w celu podnoszenia efektywności dostarczanych usług oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z obywatelami/klientami. Notatki i protokoły z konsultacji z mieszkańcami dot. aktualizacji Planu Odnowy Miejscowości Żarki i Gromiec do 2020 r., konsultacji dot, aktualizacji planu rewitalizacji miasta Libiąża do roku 2020, sonda na stronie WWW.libiaz.pl w 2013 r. dot. potrzeby powstania w gminie żłobka, ankieta dotycząca propozycji do budżetu gminy Libiąż na 2016 r. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności pracowników, zapisy budżet gminy Libiąż na 2015 r., środki finansowe przeznaczone na modernizację i przebudowę UM w Libiążu, wykonanie niezbędnej infrastruktury technicznej, zakup sprzętu i wyposażenia do pomieszczeń pracowników- dokumentacja w postaci zamówień i faktur znajduje się w Wydziale Organizacyjno - Administracyjnym Rozpoczęcie w 2015 r. realizacji projektu Przyjazny Cyfrowy Urząd w Libiążu Mocne Strony Zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych do wdrożenia zaplanowanych zmian np.: wdrożenia projektu Cyfrowy, przyjazny urząd w Libiążu, Promowanie stosowania narzędzi e-administracji w celu podnoszenia efektywności dostarczanych usług oraz zwiększania przejrzystości organizacji i jej interakcji z obywatelami/klientami Łączna punktacja 22 Łączna punktacja dla całego kryterium 41 18
Kryterium 3 - Pracownicy 3.1. Przejrzyste planowanie, zarządzanie i doskonalenie zasobów ludzkich w odniesieniu do strategii i planowania. 1. Systematyczne analizowanie bieżących i przyszłych potrzeb w zakresie zasobów ludzkich, uwzględniające potrzeby i oczekiwania interesariuszy oraz strategię. 2. Opracowywanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi na podstawie strategii i planów organizacji, z uwzględnieniem koniecznych w przyszłości kompetencji oraz względów społecznych (np. elastyczny czas pracy, urlop macierzyński i ojcowski, równe szanse, różnorodność płci, zatrudnianie osób niepełnosprawnych). 3. Zapewnianie aby potencjał w zakresie zasobów ludzkich (nabór, alokacja, rozwój) był adekwatny do realizacji misji oraz wzajemnego dostosowywania zadań i odpowiedzialności organizacji. 4. Sformułowanie i wdrożenie jasnej polityki, obejmującej obiektywne kryteria naboru, awansowania, wynagradzania i wyznaczania funkcji kierowniczych. 5. Wspieranie kultury doskonalenia wyników (np. poprzez wdrożenie przejrzystych schematów wynagradzania/uznania na podstawie wyników uzyskiwanych na poziomie indywidualnym i zespołowym). 6. Stosowanie profili kompetencyjnych oraz opisów stanowisk i funkcji na potrzeby planów: (a) naboru, (b) rozwoju zawodowego zarówno dla pracowników szeregowych, jak i kierowników. 7. Zwracanie szczególnej uwagi na potrzeby pracowników w zakresie rozwoju i działania e-administracji oraz usług sieciowych (np. poprzez zapewnienie koniecznych szkoleń). 8. Zarządzanie naborem i rozwojem kariery zawodowej według sprawiedliwych zasad dotyczących zatrudniania, aspektów różnorodności i równości szans (np. w odniesieniu do płci, wieku, niepełnosprawności). Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i szkoleń, wnioski zawierające potrzeby kadrowe składane przez kierowników wydziałów Zarządzenie Burmistrza w sprawie funkcjonowania służby przygotowawczej, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności pracowników, dokumentacja z przeprowadzanej raz na pół roku oceny pracowniczej przez kierowników dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń. Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne wg dokumentacji znajdującej się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń, szkolenia prowadzone przez informatyka np.: z zakresu e-puap Mocne Strony Umiejętność dostosowywania zasobów ludzkich w urzędzie miejskim do potrzeb oraz zmieniającego się otoczenia, elastyczne reagowanie na zmiany dot. zasobów ludzkich. Nacisk na realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie miejskim z uwzględnieniem koniecznych w przyszłości kompetencji oraz względów społecznych. 19
Uregulowanie zasad i kryteriów naboru na stanowiska urzędnicze w UM Łączna punktacja 13 Kryterium 3 - Pracownicy 3.2 Określanie, rozwijanie i wykorzystywanie kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi. 1. Określanie bieżących kompetencji na poziomie indywidualnym i organizacji pod względem wiedzy, umiejętności i postaw, oraz systematyczne porównywanie ich z potrzebami organizacji. 2. Dyskutowanie, ustalanie i upowszechnianie strategii rozwoju kompetencji, w tym planu szkoleń opartego na obecnych i przyszłych potrzebach kompetencyjnych - na poziomie organizacji i poziomie indywidualnym. 3. W zgodzie ze strategią, opracowywanie, uzgadnianie i dokonywanie przeglądów indywidualnych planów szkolenia i rozwoju dla wszystkich pracowników i/lub zespołów. 4. Rozwijanie umiejętności zarządczych i przywódczych, jak również kompetencji interpersonalnych kierownictwa pod kątem relacji z pracownikami organizacji, klientami/obywatelami i partnerami. 5. Wspieranie nowych pracowników i udzielanie im pomocy (np. poprzez zastosowanie takich narzędzi jak mentoring, coaching, doradztwo osobiste). 6. Promowanie wewnętrznej i zewnętrznej mobilności pracowników. 7. Rozwijanie i promowanie nowoczesnych metod szkolenia (np. podejście multimedialne, szkolenie na stanowisku pracy, e-learning, media społecznościowe). 8. Planowanie działań szkoleniowych i rozwijanie technik komunikacji w obszarach zarządzania ryzykiem, konfliktu interesów, równości płci oraz etyki. 9. Dokonywanie wpływu efektów szkoleń i programów rozwoju pracowników oraz transferu wiedzy pomiędzy pracownikami w odniesieniu do kosztów działań szkoleniowych - poprzez monitorowanie oraz analizę kosztów i korzyści. 10. Dokonywanie przeglądów potrzeb w zakresie promowania karier kobiet i opracowywanie odpowiednich planów dla tego obszaru. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Libiążu na bieżąco aktualizowany, zakresy czynności pracowników, Regulamin Wynagradzania Urzędu Miejskiego w Libiążu,, udzielone upoważnienia i pełnomocnictwa wg rejestru znajdującego się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń, Zarządzenie Burmistrza ws. regulaminu udzielania zamówień publicznych na bieżąco aktualizowane Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i szkoleń: udział w szkoleniach, warsztatach z Prezesem RIO z zakresu ustawy o finansach publicznych i kontroli zarządczej, w spotkaniach wyjazdowych z Wojewodą w ramach Forum Wójtów i Burmistrzów celem omawiania bieżących problemów i zagadnień samorządowych Zarządzenie w sprawie regulaminu służby przygotowawczej w Urzędzie Miejskim w Libiążu Dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i szkoleń: szkolenia e-learning dla pracowników Wydziału Architektury. Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, dla pracowników USC z zakresu Źródła 20
Mocne Strony Delegacja uprawnień i pełnomocnictw na kadrę kierownicza urzędu. Z roku na rok wzrastająca pula środków na szkolenia i doskonalenie pracowników. Łączna punktacja 27 Określenie i rozwijanie oraz wykorzystanie kompetencji pracowników w zgodzie z celami indywidualnymi i organizacyjnymi Uregulowanie zasad współfinansowania studiów podyplomowych pracowników urzędu Rozwijanie i promowanie nowoczesnych metod szkolenia (np. podejście multimedialne, szkolenie na stanowisku pracy, e-learning, media społecznościowe). 21
Kryterium 3 - Pracownicy 3.3 Angażowanie pracowników przez rozwijanie otwartego dialogu oraz upodmiotowienie, wspierając jednocześnie jakość ich życia. 1. Promowanie kultury dialogu i otwartej komunikacji oraz zachęcanie do pracy zespołowej. 2. Proaktywne tworzenie sprzyjającego środowiska i odpowiednich mechanizmów pozyskiwania pomysłów i sugestii pracowników (np. systemy zgłaszania propozycji, grupy robocze, burze mózgów ). 3. Włączanie pracowników i ich przedstawicieli (np. związków zawodowych) w opracowywanie planów, strategii i celów, projektowanie procesów oraz określanie i realizowanie działań doskonalących. 4. Poszukiwanie pomiędzy kierownictwem i pracownikami porozumienia/konsensusu w sprawie wyznaczania celów długofalowych oraz sposobów pomiaru ich osiągania. 5. Regularne przeprowadzanie badań ankietowych wśród pracowników, publikowanie wyników oraz dostarczanie informacji zwrotnej dotyczącej podjętych działań. 6. Zapewnienie pracownikom możliwości przekazywania informacji zwrotnej na temat jakości zarządzania realizowanego przez ich przełożonych. 7. Zapewnienie dobrych warunków środowiskowych miejsca pracy w całej organizacji w tym dbałość o wymogi zdrowotne i bezpieczeństwa. 8. Zapewnienie warunków sprzyjających zachowaniu właściwej równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym pracowników (np. poprzez elastyczny czas pracy) oraz zwracanie uwagi na potrzeby pracowników zatrudnionych na niepełny etat lub osoby na urlopie macierzyńskim/ojcowskim. 9. Zwracanie szczególnej uwagi na potrzeby pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej i osób niepełnosprawnych. 10. Zapewnienie metod nagradzania pracowników w sposób pozafinansowy (np. poprzez wspieranie działań społecznych, kulturalnych i sportowych). Notatki, protokoły z komisji rady miejskiej, protokoły z narad, Zarządzenia Burmistrza w sprawie powołania zespołów np: ds. wyborów, listy obecności ze spotkań konwentu strategicznego dot. opracowywania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020 Zarządzenia Burmistrza w sprawie powołania zespołów ds. wyborów, referendum, Zarządzenie Burmistrza dot. powołania zespołu samorządowego ds.caf Notatki, protokoły z komisji rady miejskiej, protokoły z narad, Zarządzenia Burmistrza w sprawie powołania zespołów np: ds. wyborów, listy obecności ze spotkań konwentu strategicznego dot. opracowywania Strategii Rozwoju Gminy Libiąż na lata 2014-2020 Wykonana w latach 2012-2014 termomodernizacja urzędu por. umowy z wykonawcą, faktury i zamówienia za zakupy sprzętu i wyposażenia doo pomieszczeń pracowniczych, książka przeglądów obiektu znajdująca się w Wydziale Organizacyjno Administracyjnym, badania okresowe, pracowników urzędu, badania psychotechniczne dla pracowników wykorzystujących samochód prywatny do celów służbowych, ważne szkolenia z zakresu BHP wg dokumentacji znajdującej się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń Regulamin Pracy Urzędu Miejskiego w Libiążu, fundusz na okulary korekcyjne dla pracowników, zapewnienie elastycznego czasu pracy na wniosek pracownika, skrócenie czasu pracy podczas upałów dokumentacja znajdująca się w Biurze ds. Kadr i Szkoleń Zapisy w Regulaminie ZFSS Urzędu Miejskiego w Libiążu, reagowanie na wnioski pracowników o zapomogi, przygotowywanie dla pracowników i emerytów UM paczek świątecznych, skrócenie czasu pracy pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności, spotkania 22
burmistrza z emerytami urzędu potwierdzone zaproszeniami Mocne Strony Realizacja zadań i celów poprzez powoływanie zespołów zadaniowych np.: ds. wyborów, rewitalizacji, CAF. Rozwój dialogu na linii pracodawca pracownik jako działania upodmiotowienia oraz podnoszącego jakość pracy i życia pracowników Dbanie i pomaganie pracownikom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej Unowocześnienie urzędu, remont i znacząca poprawa warunków pracy pracowników Łączna punktacja 43 Łączna punktacja dla całego kryterium 27 23
Kryterium 4 - Partnerstwo i zasoby 4.1. Budowanie i rozwijanie kluczowych relacji partnerskich z właściwymi organizacjami. 1. Identyfikacja partnerów z sektora prywatnego, z obszaru społeczeństwa obywatelskiego, kluczowych partnerów publicznych oraz charakteru relacji (np. nabywca dostawca, dostawca produktów komplementarnych/zastępczych, itd.). 2. Zawieranie odpowiednich umów partnerskich i zarządzanie nimi z uwzględnieniem różnych aspektów odpowiedzialności społecznej, takich jak społecznoekonomiczny czy ekologiczny wpływ wywierany przez dostarczane produkty i usługi. 3. Inicjowanie i organizowanie zadaniowych relacji partnerskich oraz opracowywanie i wdrażanie wspólnych projektów z innymi organizacjami sektora publicznego, w tym znajdujących się na różnych poziomach instytucjonalnych. 4. Regularne monitorowanie i ocena wdrażania i wyników relacji partnerskich. 5. Identyfikacja potrzeb zawierania długoterminowych partnerstw publiczno- prywatnych (PPP) oraz rozwijanie ich w odpowiednich obszarach, w zależności od zapotrzebowania. 6. Określanie zakresów odpowiedzialności każdej ze stron w zarządzaniu związkami partnerskimi, z uwzględnieniem kontroli, ewaluacji i przeglądów. 7. Zwiększanie potencjału organizacji poprzez wykorzystywanie stażów/praktyk pracowniczych. 8. Wymiana dobrych praktyk z partnerami oraz stosowanie zasady wzajemnego uczenia się i benchmarkingu. 9. W kontekście zamówień publicznych wybór dostawców wykazujących odpowiedni poziom odpowiedzialności społecznej. 1) Lista organizacji pozarządowych (pożytku publicznego) zamieszczona na stronie WWW oraz w rejestrze u starosty, lista mediów, z którymi urząd współpracuje będąca w posiadaniu Referatu Promocji, rejestr instytucji kultury w Wydziale Spraw Obywatelskich. 2) Rejestr uchwał podjętych przez Radę Miejską w Libiążu prowadzony w Biurze Rady, rejestr zaangażowań obejmujących podpisane umowy i porozumienia prowadzony w Wydziale Finansowo Budżetowym, uchwały rady miejskiej o pomocy finansowej np.: dla miasta Jaworzno na prowadzenie izby wytrzeźwień, dla Powiatu Chrzanowskiego na powiatowe centrum zarządzania kryzysowego, na odławianie dzikich zwierząt, porozumienie z Zarządem Dróg Wojewódzkich, na utrzymanie dróg w pasie drogowym, utrzymanie rond, przekazywanie dotacji na rzecz związków międzygminnych np.: w zakresie realizacji ustawy śmieciowej, prowadzenia składowiska odpadów komunalnych, uchwała rady miejskiej o udzieleniu pomocy finansowej na fundusz wsparcia policji w zakresie realizacji dodatkowych płatnych patroli policji na terenie miasta 3) Umowy z policją, zarządem dróg wojewódzkich, urzędem marszałkowskim, starostwem, sprawozdania z realizacji budżetu, sprawozdanie z realizacji umów przygotowywane co rocznie partnerskich na komisję planowania i budżetu, zawiązywane umowy na realizację zadań z zakresu pożytku publicznego: np.: krzewienia kultury fizycznej i sportu, letniego wypoczynku. 0 4) Sprawozdania dla rady miejskiej z realizacji uchwał: dot. wspierania noclegowni, Powiatowego Centrum Zarządzania Kryzysowego, funkcjonowania izby wytrzeźwień, z realizacji płatnych patroli policji na podstawie których rozliczana jest dotacja, pomoc finansowa. 5) 6) Zapisy umów z policją, zarządem dróg wojewódzkich, urzędem marszałkowskim, starostwem powiatu chrzanowskiego, sprawozdania z realizacji budżetu gminy za dany rok. 7) Wnioski i umowy z Powiatowego Urzędu Pracy o odbycie staży w urzędzie: co najmniej 5 rocznie, sprawozdanie z realizacji praktyk i staży przygotowywane przez Biuro ds. Kadr i Szkoleń 8) Spotkania i narady, konferencje, udział w forach np.: Sekretarzy, Skarbników, Wójtów, Burmistrzów, audytorów, informatyków, pracowników kadr, zagospodarowania przestrzennego, ochrony środowiska, zarządzania kryzysowego 24
9) Mocne Strony Szeroka ilość umów i porozumień podpisanych z partnerami w zakresie realizacji ważnych z punktu widzenia potrzeb obywatela zadań: społeczno gospodarczych. Regularne monitorowanie i ocena wdrażania i wyników powyższych porozumień poprzez sporządzanie sprawozdań np.: dla rady miejskiej w Libiążu.. Udział w programach stażowych PUP, wzmacnianie potencjału urzędu poprzez staże i praktyki uczniowskie. Wymiana dobrych praktyk poprzez uczestnictwo sporej liczby pracowników w forach tematycznych przy Misia w Krakowie. Zastosowanie w siwz zapisów dotyczących promowania wykonawców wykazujących odpowiedzialność społeczną np.: zatrudnianie podwykonawców z terenu gminy. Łączna punktacja 38 Kryterium 4 - Partnerstwo i zasoby 4.2. Budowanie i rozwijanie relacji partnerskich z klientami/obywatelami. 1. Zapewnienie proaktywnej polityki informacyjnej (np. w zakresie sposobu pracy organizacji, właściwości poszczególnych organów władzy publicznej, struktury i procesów w danej organizacji itd.). 2. Aktywne zachęcanie klientów/obywateli do organizowania się, zgłaszania swoich potrzeb i wymagań, oraz wspieranie partnerstwa z obywatelami, reprezentatywnymi grupami obywatelskimi oraz organizacjami społeczeństwa obywatelskiego. 3. Zachęcanie klientów/obywateli i ich przedstawicieli do włączania się w proces konsultacji oraz do uczestnictwa w procesach podejmowania decyzji w organizacji (współprojektowanie i współdecydowanie), np. poprzez grupy konsultacyjne, ankiety, badania opinii publicznej). 4. Określenie ram aktywnego poszukiwania pomysłów, sugestii i skarg klientów/obywateli, oraz zbierania ich za pomocą odpowiednich mechanizmów (np. badania opinii publicznej, grupy konsultacyjne, ankiety, sondaże itp.). Analizowanie i wykorzystywanie tych informacji oraz rozpowszechnianie wyników. 5. Zapewnienie przejrzystości funkcjonowania organizacji oraz procesów podejmowania decyzji (np. przez publikowanie sprawozdań, organizowanie konferencji prasowych i umieszczanie informacji w Internecie). 6. Określanie i uzgadnianie sposobów stymulowania rozwoju roli obywateli/klientów jako współświadczących Tablice ogłoszeniowe Urzędu Miejskiego w Libiążu, strona WWW, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego, strona BIP (np.: publikacja oświadczeń majątkowych), miesięcznik: Kurier Libiąski Protokoły z zebrań wiejskich, z komisji rady miejskiej znajdujące się w Biurze Rady, organizacja w 2014 r. tzw. pikniku strategicznego, podczas którego odbyły się konsultacje społeczne dot. nowej strategii rozwoju gminy na lata 2014-2020, ankieta dla Mieszkańców dotycząca propozycji do projektu budżetu na 2016 r. Akcja promocyjna w Kurierze Libiąskim i na stronie WWW dot. budżetu obywatelskiego, konsultowanie z przedstawicielami ngo s uchwały o zadaniach zapisanych w Uchwale o współpracy z organizacjami pozarządowymi prowadzącymi działalność pożytku publicznego Zarządzenie Burmistrza w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków mieszkańców, sondaż NT. zasadności budowy żłobka w gminie na stronie WWW.libiaz.pl efektem uchwała rady miej- 25
usługi (np. w zakresie zarządzania odpadami) oraz współoceniających (np. poprzez regularne pomiary poziomu satysfakcji). 7. Rozwijanie efektywnego zarządzania oczekiwaniami poprzez wyjaśnianie klientom, jakich usług mogą oczekiwać przy określonych (np. w kartach usług) wskaźnikach jakości. 8. Zapewnienie aktualnej informacji na temat ewolucji indywidualnych i społecznych zachowań obywateli/klientów. skiej o udzieleniu dotacji dla podmiotów prowadzących niepubliczne żłobki i kluby dziecięce Cotygodniowe konferencje prasowe: spotkania Burmistrza z przedstawicielami prasy, strona WWW.libiaz.pl na bieżąco aktualizowana, bieżące przesyłanie informacji do prasy zadania realizowane przez Referat Promocji Karty usług są zamieszczone na stronie WWW.libiaz.pl, na stronie WWW.libiaz.pl została wdrożona od 2013 r. usługa dla mieszkańców zgłoś usterkę Mocne Strony Kampanie promocyjne mające na celu skuteczne zachęcania klientów/obywateli do zgłaszania swoich potrzeb i wymagań np.: w zakresie kształtowania budżetu gminy Libiąż: np.: ankiety dot. zapisów w budżecie w 2013 r. i 2015 (por. Przyszłość Gminy Libiąż w Twoich Rękach ) Kształtowanie dobrych relacji z prasą poprzez spotkania, konferencje, zaproszenia, bieżące wysyłanie informacji do mediów, bieżące aktualizowanie strony WWW, zapewnienie przejrzystości strony WWW. Rozwijanie relacji partnerskich z klientami urzędu poprzez wysokiej jakości politykę informacyjną. Łączna punktacja 54 26