Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Konserwacja i archiwizacja bazy danych Kraków, grudzień 2008r.
Konserwacja bazy danych Konserwacja baz danych naleŝy do dobrych i poŝytecznych zwyczajów operatorów komputerów i konserwatorów tych systemów. W czasie pracy systemu mogą się zdarzyć nieprzewidywalne uszkodzenia sprzętu, skoki napięcia powodujące błędny zapis na nośnikach danych, czy teŝ inne wypadki. Program minifort w czasie rozpoczynania pracy sprawdza czy poprzednia sesja zakończyła się prawidłowo a w przypadku wykrytych błędów dokonuje samo naprawy. PoniewaŜ wykrywalne są tylko powaŝne błędy od czasu do czasu jednak naleŝy wymusić konserwację. Przed uruchomieniem kaŝdej funkcji konserwatora naleŝy upewnić się, Ŝe w instalacji sieciowej Ŝaden z operatorów nie pracuje na programie. JeŜeli program będzie gdziekolwiek uruchomiony to pokaŝe się komunikat: Funkcja konserwacji naprawia zarówno plik z bazą danych F3dat.mdb, jak i bazę rejestratora zdarzeń F3crb.mdb. Dostępne pod: Admin. bazy / Konserwacja bazy danych Problemy z programem mogą wyniknąć teŝ jeŝeli została zachwiana praca systemu Windows. W takiej sytuacji naleŝy puścić funkcje systemowe (kiedy jesteśmy pewni Ŝe nikt nie pracuje na programie minifort): - Oczyszczanie dysku - Defragmentator dysku Dostępne pod: Start / Programy / Akcesoria / Narzędzia systemowe Naprawa uszkodzonej bazy danych JeŜeli baza zostanie uszkodzona, program rozpozna to i w czasie uruchamiania programu umoŝliwi jej naprawę. 1
Po otworzeniu okienka ze ścieŝką dostępu do bazy naciskamy przycisk Napraw, pojawi się kolejne okienko z miejscem na dysku, gdzie znajduje się baza danych. NaleŜy przez wskazanie wybrać w okienku dialogowym bazę danych do przetworzenia, najpierw F3Dat i ewentualnie F3Crb. Dostępne pod: Admin. \ Konserwacja bazy danych Konserwacja bazy danych przez ODBC W sytuacji, kiedy nie moŝemy uruchomić programu minifort moŝemy przeprowadzić konserwację bazy danych przez źródła danych (ODBC). W menu start wybieramy Ustawienia/Panel sterowania/narzędzia administracyjne/źródła danych (ODBC) W administratorze źródeł danych ODBC klikamy f3crb/konfiguruj Następnie w oknie ODBC-ustawienia dla programu Microsoft Access wybieramy funkcję Napraw... 2
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie czy w nazwie bazy danych jest wybrana ta funkcja, którą wcześniej zaznaczyliśmy (w tym wypadku f3crb). JeŜeli nie to wybieramy odpowiednią z listy, która znajduje się pod spodem i klikamy OK. To samo robimy wybierając w administratorze źródeł danych ODBC f3dat. Archiwizacja danych Archiwizację danych naleŝy prowadzić równie często jak konserwację programu. Zaleca się robienie archiwizacji na dysku twardym raz na tydzień, zaś na przenośnych nośnikach danych nie rzadziej niŝ raz na miesiąc. Szybką archiwizację naleŝy wykonać równieŝ przed zainstalowaniem nowej wersji programu. JeŜeli kopie robimy na nośnikach danych np. płytkach CD, DVD naleŝy robić je w dwóch egzemplarzach, ze względu na to Ŝe mogą być zawodne. Ze względów bezpieczeństwa (np. kradzieŝ), nie naleŝy pozostawiać ich w firmie. Archiwizacja programu powinna być uruchamiana w momencie, kiedy wszyscy uŝytkownicy opuszczą program. KaŜdorazowo archiwizowane są wszystkie dane od początku istnienia firmy. Nazwa archiwum tworzona jest wg daty: FORT3 kopia danych z dnia, rok na dwóch znakach, miesiąc na dwóch znakach i dzień na dwóch znakach. Z kaŝdego dnia moŝemy zrobić tylko jedną archiwizację. JeŜeli np. zrobimy ją rano i ponownie po skończonej pracy, to archiwum z rana zostanie nadpisane. NaleŜy wykonywać kontrolę poprawności wykonania archiwizacji po kaŝdej ingerencji w komputer (np. przeinstalowanie Windowsów, przeniesienie programu itp.) 3
Ogólne zasady szybkiej archiwizacji: - jeŝeli dysk jest podzielony na partycje, archiwizację robimy na innej partycji - jeŝeli mamy kilka dysków, archiwizację robimy na innym dysku - jeŝeli mamy sieć komputerów, to archiwizację robimy na innym komputerze - jeŝeli mamy komputery w kilku pomieszczeniach, to archiwizację robimy na komputerze stojącym w innym pomieszczeniu Archiwizator kopiuje tylko pliki, które mają rozszerzenie mdb, a więc: - F3Crb.mdb - F3Dat.mdb Do wykonania archiwizacji naleŝy uŝyć własnych narzędzi zewnętrznych np. Zip, Arj, Rar itp. Program minifort nie sprawdza poprawności archiwizacji wykonanej przez zewnętrzne archiwizatory. HDD - dysk twardy FDD dyskietka/cd/dvd Wciśnięcie przycisku Ustawienia domyślne spowoduje powrót do ustawień domyślnych zapisanych w systemie. Dostępne pod: Admin. bazy \ Administracja archiwizacji Archiwizację danych operator programu rozpoczyna od wybrania rodzaju archiwizacji - szybkiej na dysku lub standartowej na dyskietce/cd. Po tym określeniu naleŝy nacisnąć przycisk "Archiwizuj". Pojawi się ekran, w którym moŝemy śledzić postęp archiwizacji. 4
Po zakończeniu pokazuje się komunikat, który kończy archiwizację. Dostępne pod: Admin. bazy \ Proces archiwizacji Archiwizacja okresowa W wersji programu minifort istnieje moŝliwość ustawienia wymuszania archiwizacji okresowej. W praktyce oznacza to, Ŝe po ustawieniu dokładnych dni, kiedy chcemy wykonywać archiwizację danych, program automatycznie będzie przypominał o wykonaniu tej czynności. Aby moŝna było skorzystać z tej funkcji naleŝy w pierwszej kolejności uaktywnić moduł przypominania o archiwizacji. 5
Dostępne pod: Admin. / Aktywne moduły i parametry pracy Następnie ustalamy dni kiedy chcemy wykonywać kopie danych. Mamy do wyboru kilka moŝliwości przypominania uŝytkownikowi systemu o wykonaniu archiwizacji. MoŜe to być przypominanie: - podczas uruchamiania programu - zamykania programu - codziennie (w dni powszednie, lub co kilka dni) - cotygodniowo (co kilka tygodni, w określone dni od poniedziałku do niedzieli) - comiesięcznie (konkretnego dnia miesiąca, w określony dzień tygodnia) Dostępne pod: Admin. bazy / Administracja przypominania o archiwizacji. JeŜeli wybraliśmy opcję przypominania o archiwizacji np. na piątek, kaŝdego tygodnia, podczas uruchomienia programu, to pracownik firmy, który jako pierwszy uruchomi program zobaczy odpowiedni komunikat: 6
Naciśnięcie klawisza: TAK spowoduje rozpoczęcie wykonywania archiwizacji, NIE program nie wykona archiwizacji, ale co jakiś czas będzie powtarzał komunikat, ANULUJ program nie wykona archiwizacji i jednocześnie zakończy przypominanie o wykonaniu kopii. Odtwarzanie kopii danych minifort umoŝliwia kaŝdemu operatorowi rozpakowanie archiwizatora. NaleŜy wpisać datę utworzenia archiwum (program samoczynnie wstawi nazwę archiwum) i nacisnąć przycisk "Dearchiwizuj". Dostępne pod: Archiwizacja \ Proces Dearchiwizacji 7