ZAPYTANIE OFERTOWE NR OP/5/2019

Znak sprawy: FP.090.1(3).2019.DK ZAPYTANIE OFERTOWE NR OP/5/2019 Warszawa, dnia 14 marca 2019 r. Przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 wraz z wydaniem sprawozdania z przeprowadzonego badania. Zamawiający: Polski Instytut Ekonomiczny, Al. Jerozolimskie 87, 02-001 Warszawa NIP: 7010867879 REGON: 381375093 I. Przedmiotowy zakres zamówienia: KOD CPV: 79210000-9 usługi księgowe i audytorskie 1. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego (dalej Instytut) za okres: 22.09.2018-31.12.2018 r. wraz z wydaniem sprawozdania z przeprowadzonego badania. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Badanie sprawozdania finansowego Zamawiającego sporządzonego za okres 22.09.2018-31.12.2018 r. oraz wydanie przez biegłego rewidenta sprawozdania z badania sprawozdania finansowego Instytutu. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia sprawozdania z przeprowadzonego badania, stwierdzającego czy sprawozdanie finansowe Instytutu rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy Zamawiającego, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa i przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości w Instytucie. Zamawiający wymaga, aby ocena prawidłowości badania poprawności sprawozdania finansowego zawierała informację dotyczącą rozliczenia kosztów obciążających działalność statutową i działalność gospodarczą z uwzględnieniem odliczeń podatku od towarów i usług dokonana została poprzez bezpośrednie odniesienie się do tej kwestii w sprawozdaniu z badania sprawozdania finansowego Instytutu lub w odrębnym dokumencie. W razie wydania w sprawozdaniu opinii zawierającej zastrzeżenia co do prawidłowości lub rzetelności sprawozdania finansowego lub wydania o nim opinii negatywnej albo odmowy wydania opinii, Wykonawca przekaże Zamawiającemu niezwłocznie stosowne pisemne uzasadnienie ich przyczyn. 3. Obowiązki Wykonawcy: 1. Sprawozdanie biegłego rewidenta winno zawierać w szczególności stwierdzenia wymagane przepisami ustawy o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r., poz. 395 z późniejszymi zmianami). Strona 1 z 12

2. Wykonawca przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego w trybie i na zasadach określonych w: 1) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 395), 2) ustawie z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r., poz. 1089), 3) Krajowych Standardów Rewizji Finansowej wydanymi przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów 4) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077) oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, 5) rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r., poz. 1911) 6) norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta, wydanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów w Polsce. 4. Uwagi dodatkowe Przesłana oferta nie stanowi gwarancji zawarcia umowy. Nadesłane oferty zostaną przesłane do Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, który dokona ostatecznego wyboru Wykonawcy. II. Termin wykonania zamówienia: 1. Termin realizacji zamówienia 30 dni od dnia zawarcia umowy z możliwością przedłużenia o 14 dni. 2. Termin ten obejmuje przeprowadzenia badania oraz przedłożenie sprawozdania w zakresie wskazanym w opisie przedmiotu zamówienia. III. Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać podmioty: 1) określone ustawą z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2017 r., poz. 1089); 2) posiadające polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 listopada 2017 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej firmy audytorskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 2074 ); 3) dysponujące kompetentnymi pracownikami, czasem i innymi zasobami umożliwiającymi odpowiednie przeprowadzenia badania, które zapewnią wykonanie zamówienia osobiście przez biegłego rewidenta, wpisanego do rejestru biegłych rewidentów; Strona 2 z 12

4) nie zalegające z opłacaniem zobowiązań publiczno-prawnych oraz nie znajdujące się w stanie likwidacji; posiadające wiedzę i doświadczenie zawodowe w badaniu sprawozdań finansowych jednostek sektora finansów publicznych; 5) Wykonawca winien wykazać się w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wiedzą i doświadczeniem w realizacji zamówienia w postaci należytego wykonania przynajmniej dwóch zakończonych badań sprawozdania finansowego na rzecz jednostek sektora finansów publicznych. Wykonawcy w celu wykazania spełnienia ww. warunków winni wykazać się realizacją minimum dwóch różnych projektów. Na potwierdzenie spełnienia ww. warunku Wykonawcy przedłożą wykaz usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte ich wykonanie. IV. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Oferta - pod rygorem nieważności powinna być napisana w języku polskim, oraz podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy, wg Załącznika nr 1 formularz oferty. Każda zapisana strona oferty powinna być parafowana przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy. Za osoby umocowane do reprezentowania Wykonawcy uznaje się osoby upoważnione do reprezentowania firmy, wskazane we właściwym rejestrze lub w stosownym pełnomocnictwie, które należy załączyć do oferty w oryginale lub poświadczone za zgodność z oryginałem. 2. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane datowane własnoręcznie przez osobę umocowaną do reprezentowania Wykonawcy. 3. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. 4. Oferta powinna zawierać: a. wykaz osób informacja o osobach, które będą przeprowadzały badanie (określenie składu zespołu przeprowadzającego badanie sprawozdania finansowego z wyszczególnieniem osób posiadających uprawnienia biegłego rewidenta); b. oświadczenie o spełnianiu przez biegłego rewidenta ustawowo określonych warunków do wyrażenia bezstronnej i niezależnej opinii o sprawozdaniu finansowym; c. aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej; d. dokument wydany przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów o wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych; e. kopie polisy ubezpieczeniowej OC, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2009 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych (Dz. U. z 2009 r., nr 205 poz. 1583) wraz z dowodem opłacenia składki; f. wykaz zrealizowanych zadań, o których mowa w pkt. III podpunkt 5) niniejszego zapytania. Strona 3 z 12

V. Termin oraz miejsce składania ofert: 1. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 24 marca 2019 r. do godziny 24.00 (wiążąca jest data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego). 2. Ofertę można składać: 1) e-mailem na adres: zamowienia@pie.net.pl 2) osobiście: w godz. 8.30.do 15.30 (od pon. do pt.) 3. W przypadku składania oferty osobiście Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami na ponumerowanych zapisanych stronach należy umieścić w trwale zamkniętej kopercie oznakowanej nazwą i adresem Wykonawcy, zaadresowanej na adres Zamawiającego: Zapytanie ofertowe znak: OP/5/2019 Oferta na przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonego badania 4. W przypadku składania ofert za pomocą poczty elektronicznej należy przesłać skan Oferty wraz z wymaganymi załącznikami. Zamawiający zastrzega możliwość żądania oryginałów dokumentów przed zawarciem umowy. VI. Wykaz wymaganych dokumentów, które muszą być dołączone do oferty: 1. Wypełniony Formularz ofertowy Załącznik nr 1. 2. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy przez osobę występującą w jego imieniu (podpisującą ofertę - oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). 3. Wykaz usług Załącznik nr 2. 4. Wykonawca składa Oświadczenia Załącznik nr 3 i 4 Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Zamawiający żądać będzie od Wykonawcy przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. Niezłożenie wyżej wymienionych dokumentów albo ich nieczytelne lub częściowe wypełnienie będzie skutkowało odrzuceniem oferty Wykonawcy. VII. Wymagania dotyczące ceny: 1. Ceny za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w walucie PLN, w Formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1. 2. Zaoferowana cena brutto powinna uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (wynagrodzenie, koszt materiałów, koszty dojazdu itp.) Podana cena będzie obowiązywać przez cały czas trwania umowy i nie może ulec podwyższeniu. Strona 4 z 12

VIII. Kryteria oceny i zasady wyboru ofert: Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana przez Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, spośród trzech ofert zakwalifikowanych najkorzystniejszych cenowo ofert. Złożone oferty będą oceniane wg następujących kryteriów: Cena 100% IX. Zasady wyboru oferty: 1. Spośród złożonych ważnych ofert Zamawiający dokona wyboru 3 (trzech) najkorzystniejszych ofert według kryterium wskazanego w pkt. VIII niniejszego Zapytania. Oferty te przedłożone zostaną Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, który zgodnie z art. 21, pkt. 2 ustawy o Polskim Instytucie Ekonomicznym, spośród ofert dokona wyboru oferty Wykonawcy, któremu Zamawiający zleci wykonanie usługi na podstawie umowy zawartej pomiędzy Zmawiającym a Wykonawcą w terminie do 3 dni od daty powiadomienia o wyborze. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji parametrów złożonej oferty przed zawarciem umowy. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) odwołania postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny, 2) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty, 3) zmiany terminów podanych w zapytaniu, 4) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania 4. Zamawiający informuje, iż w umowie znajdą się zapisy: 1) Przewidujące karę umowną w przypadku niewłaściwego wykonania przedmiotu zamówienia 2) Zastrzegające Zamawiającemu możliwość potrącania naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 5. Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie po przedstawieniu Zamawiającemu sprawozdania z przeprowadzonego badania. X. Termin płatności: Termin płatności faktury wynosi 14 dni od daty dostarczenia prawidłowej pod względem formalno prawnym i rachunkowym faktury przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę po uprzednim podpisaniu protokołu odbioru sprawozdania przez Zamawiającego. XI. Termin związania ofertą: Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni. Bieg terminu związania ofert rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Strona 5 z 12

XII. Sposób porozumiewania się i osoba upoważniona do kontaktów: Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o udzielenie dodatkowych informacji drogą elektroniczną. Osobą upoważnioną do udzielenia informacji jest: Dariusz Kościuk, e-mail: zamowienia@pie.net.pl XIII. Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych w celach przeprowadzenia wyboru oferty: Informujemy, że zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO : 1. Administratorem podanych przez Wykonawcę danych osobowych jest Polski Instytut Ekonomiczny (PIE), ul. Aleje Jerozolimskie 87, 03-975 Warszawa. 2. W sprawie danych osobowych Wykonawca może kontaktować z PIE pod adresem email: sekretariat@pie.net.pl lub drogą pocztową pod adresem administratora danych. 3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem określonym w wytycznych, związanym udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. 5. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO. 6. Wykonawca posiada: 1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jego dotyczących; 2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania podanych danych osobowych; 3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO; 5) Wykonawcy nie przysługuje: a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Strona 6 z 12

Załączniki do Zapytania ofertowego: 1. Formularz ofertowy - Załącznik nr 1 2. Wykaz usług Załącznik nr 2 3. Oświadczenia Załącznik nr 3 i 4 Strona 7 z 12

Załącznik nr 1 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OP/5/2019... (Nazwa Wykonawcy) Polski Instytut Ekonomiczny Al. Jerozolimskie 87 02-001 Warszawa FORMULARZ OFERTOWY W nawiązaniu do zapytania ofertowego nr OP/5/2019 na: przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 wraz z wydaniem sprawozdania z przeprowadzonego badania działając w imieniu i na rzecz: Nazwa: Adres: Tel.: e-mail: NIP REGON: W sprawach dotyczących złożonej oferty osobą do kontaktu z Zamawiającym jest (imię, nazwisko, tel., e-mail):. 1. Składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z treścią Zapytania ofertowego nr 2019. 2. Oświadczamy, że naszym pełnomocnikiem dla potrzeb niniejszego zamówienia jest: 3. Oferujemy wykonanie całości przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zapytaniem ofertowym nr OP/5/2019 za cenę brutto:... zł (słownie złotych:), na kwotę tą składa się wartość netto:...oraz podatek od towarów i usług (VAT)...zł. wg stawki...%. 4. Oświadczamy, że cena brutto określona w pkt 3 zawiera wszystkie koszty, jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty. 5. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią Zapytania ofertowego o zamówieniu i uznajemy się za związanych określonymi w niej postanowieniami i zasadami postępowania. 6. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w Ogłoszeniu, tj. przez okres 90 dni od upływu terminu składania ofert. Strona 8 z 12

7. Oświadczamy, że niniejsza oferta jest jawna i nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, za wyjątkiem informacji zawartych na stronach.... 8. Tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji stanowią następujące dokumenty dołączone do oferty: a). b). 10. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania należy kierować do: Imię i nazwisko. Adres:.. Telefon:..... Fax:. Adres e-mail:... 14. Zamówienie zrealizujemy sami* / przy udziale Podwykonawców*. Podwykonawcom zostaną powierzone do wykonania następujące zakresy zamówienia:...... (opis zamówienia zlecanego podwykonawcy) 15. Ofertę niniejszą składamy na kolejno ponumerowanych kartkach. 16. Wraz z ofertą składamy następujące dokumenty, oświadczenia i pełnomocnictwa: 1). 2). 3). 4)..... ( miejscowość) (data) (pieczątka, podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania) * niepotrzebne skreślić. Strona 9 z 12

Załącznik nr 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OP/5/2019. (Nazwa Wykonawcy) WYKAZ USŁUG Przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 r. wraz z opinią biegłego rewidenta oraz raportem z przeprowadzonego badania w celu wykazania spełniania warunku, o którym mowa w rozdz. III Ogłoszenia, oświadczamy, iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wykonaliśmy następujące zamówienia: Nazwa i zakres usługi Data/okres wykonania Wartość projektu Odbiorca usługi ( Zleceniodawca) Dowód potwierdzający wykonanie usługi Nazwa i zakres usługi Data/okres wykonania Wartość projektu Odbiorca usługi ( Zleceniodawca) Dowód potwierdzający wykonanie usługi... (miejscowość)(data)(pieczątka, podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania) Strona 10 z 12

Załącznik nr 3 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OP/5//2019... (Nazwa Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu publicznym pn. przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonego badania my niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz:... (nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólna ofertę) oświadczamy, że: 1) w stosunku do Wykonawcy nie wszczęto postępowania upadłościowego, ani nie ogłoszono upadłości, z wyjątkiem zawartego układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli zaspokojenia wierzycieli nie przewiduje się przez likwidację, 2) nie otwarto wobec Wykonawcy likwidacji, 3) Wykonawca nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, 4) Wykonawca nie został skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia..... (miejscowość) (data) (pieczątka, podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania) Strona 11 z 12

Załącznik nr 4 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OP/5/2019... (Nazwa Wykonawcy) OŚWIADCZENIE Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu publicznym pn. przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego Polskiego Instytutu Ekonomicznego za okres 22.09.2018-31.12.2018 wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonego badania my niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz:... (nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólna ofertę) Wyrażamy zgodę na przetwarzanie moich/naszych danych osobowych zawartych w ofercie złożonej w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr OP/5/2019, dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu wyboru wykonawcy, zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, oraz z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1)..... ( miejscowość) (data) (pieczątka, podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do jego reprezentowania) Strona 12 z 12