Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 26/09 Wójta Gminy Korycin z dnia 31 grudnia 2009 r. INSTRUKCJA OBROTU ŚRODKA M I PIENIĘŻNY M I I PAPIERA M I WARTOŚCIOWY M I W URZĘDZIE G M INY KORYCIN. 1. I nstru k c ja ustala jednolite zasad y g ospodar k i środ ka m i p ienięż ny m i i i n n y m i papiera m i w a rtościo w y m i w U r zędzie G m i n y K o r y c i n. 2. U r ząd G m i n y K o r y c i n n ie p osiada k asy. 3. Z a w arte w i nstru k c j i zasad y i p ostano w ienia d ot y cz ą praco w n i k ó w uczestniczą cych w k o ntroli i o broc ie środ ka m i p ieniężny m i i i n n y m i papiera m i w a rtoś cio w y m i (czeki g otó w k o w e, zna k i skarbo w e) w ra mac h prz y p isan y c h i m i m iennie za k resó w cz y n n ości. 4. I nstru k c ja m a na celu zape w n ienie właści wej ochr on y i nteresó w U r zę du, p o przez uregulo w a nie m.i n.: - warunków organizacyjno-technicznych oraz formy jej zabezpieczenia środków pieniężnych i innych, - zasad przewozu i przechowywania środków pieniężnych, - trybu dokonywania operacji kasowych, - zasad archiwizacji dokumentacji kasowej. 1. Pomieszczenia do przechowywania środków pieniężnych. 1) Pomieszczenie do wykonywania w/w funkcji powinno być zlokalizowane w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu środkami pieniężnymi, a także umożliwiającym sprawne funkcjonowanie osób w nim przebywających. 2) Pomieszczenie musi być wyposażone w szafę stalową lub pancerną do przechowywania środków pieniężnych i papierów wartościowych. 2. Ochrona i transport środków pieniężnych. 1) Środki pieniężne muszą być przechowywane w szafie metalowej lub pancernej w wysokości zapewniającej właściwą ich ochronę. 2) Transport środków pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych:
a) transport wartości pieniężnych nie przekraczających 1 jednostki obliczeniowej może być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione. W przypadku, gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca powinna być chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nie uzbrojony, b) wartości pieniężne większe niż 1 jednostka obliczeniowa transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi, c) transport wartości pieniężnych powyżej 20 jednostek obliczeniowych wykonuje się przy użyciu pojazdów specjalnych. Przez pojęcie jednostka obliczeniowa należy rozumieć jednostkę określającą dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. 3) Osoba dokonująca pobrań lub wpłat do banku środków pieniężnych zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. 3. Gospodarka środkami pieniężnymi. 1) W wyznaczonym pomieszczeniu mogą znajdować się środki pieniężne: a) gotówka podjęta z rachunku bankowego na określone rodzaje wydatków, (zaliczki pobrane na dokonane wydatki przez pracowników UG wg zestawienia faktur i innych dokumentów księgowych), b) gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu, otrzymane od osób prawnych i fizycznych, c) gotówka pochodząca z pobranej opłaty skarbowej oraz opłaty targowej, 2) Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Kwota niewypłacona może być przechowywana do 7 dni, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. 4. Dokumentacja. 1) Wszystkie wypłaty gotówkowe obroty gotówkowe winny być udokumentowane dowodami kasowymi rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki (rozliczenie zaliczki). 2) Dokumentację stanowią dokumenty: a) operacyjne: raport kasowy, dowód wpłaty i wypłaty, kwitariusz przychodowy; b) źródłowe: dowody zakupu i sprzedaży (faktury, rachunki), wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki i delegacji służbowej, rachunki umów (np. zlecenia, o dzieło) oraz inne dokumenty dopuszczone do obiegu zarządzeniem Wójta Gminy Korycin w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy Korycin. c) organizacyjne: instrukcja, protokoły inwentaryzacyjne i przejęcia-przekazania. 3) Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki pracownik zobowiązany jest sprawdzić, czy dokumenty są sprawdzone i zatwierdzone według procedur kontroli oraz gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Korycin w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy Korycin.
4) Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej na dokumencie. Odbiorca gotówki kwituje na odpowiednim dokumencie źródłowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, zamieszczając swój podpis. Przy wypłacie gotówki osobie nieznanej osoba wypłacająca zobowiązana jest żądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego jej tożsamość oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym rodzaj dokumentu na podstawie którego ustalono tożsamość jego numer oraz datę wystawienia a także określić wystawcę dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać na jej prośbę może podpisać się inna osoba (nie może to być pracownik UG), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania tej wypłaty osobie wymienionej w dokumencie wypłat. Na dowodzie wypłaty umieszcza się: a) numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę, oraz b) dane osoby podpisującej jako świadek. 5) Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do dowodu źródłowego. 6) Opłata skarbowa oraz opłata targowa pobierana jest przez wyznaczonego inkasenta, ewidencjonowana w kwitariuszu przychodowym i wpłacana bezpośredno do banku na rachunek budżetu gminy. 5. Zasady wypełniania druków kasowych. 1) Bankowy dowód wpłaty. Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty nadwyżki gotówki powstałej w wyniku błędnego pobrania lub wpłaty za sprzedane znaki skarbowe na właściwy rachunek bankowy. Dokument sporządza osoba upoważniona w trzech egzemplarzach, z tego jeden egzemplarz otrzymuje bank, drugi osoba wpłacająca gotówkę, a trzeci przekazuje się wraz z raportem kasowym do referatu finansowego. 2) Raport kasowy RK. Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych w danym dniu lub okresie. Wypełniany jest on na bieżąco w porządku chronologicznym, tj. w takiej kolejności w jakiej następują wpłaty i wypłaty.przy zastosowaniu techniki ręcznej każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną sumę obrotów objętych tym raportem wpisuje się w rubrykę obroty dnia. Następnie do salda z poprzedniego raportu (wpisanego w wiersz stan kasy poprzedni ) dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan kasy obecny. Raport kasowy sporządza osoba upoważniona w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami przekazuje on upoważnionemu pracownikowi referatu rachunkowości. Kopia raportu pozostaje w dokumentacji osoby wykonującej te czynności. Dokumenty wpłaty, RK sporządza się na dostępnych w sprzedaży formularzach. Przy zastosowaniu techniki komputerowej zasady sporządzania raportu kasowego i wypełniania dowodów wpłaty i wypłaty określa instrukcja do stosowanego programu komputerowego. 3) Czeki gotówkowe. Czeki gotówkowe są drukami ścisłego zarachowania, ewidencjonowanymi po pobraniu z banku. Wypełniane są zgodnie z obowiązującymi w tej mierze przepisami bankowymi i podpisywane są przez osoby posiadające złożony wzór podpisu w banku. 4) Wniosek o zaliczkę. Wniosek o zaliczkę wypełnia, w jednym egzemplarzu, pracownik wnioskujący o zaliczkę. Wniosek powinien zawierać: kwotę zaliczki, przeznaczenie zaliczki, termin rozliczenia zaliczki, podpis zaliczkobiorcy, klauzulę upoważniającą do potrącenia kwoty nierozliczonej w terminie zaliczki z najbliższej wypłaty należnej pracownikowi. Kwota wnioskowanej zaliczki nie powinna przekraczać wysokości
przewidywanych wydatków, w związku z którymi zaliczka jest udzielana. Termin rozliczenia zaliczki nie może być dłuższy niż siedem dni od zakończenia transakcji, w związku z którą zaliczka była przyznana oraz nie może przekraczać terminu wskazanego we wniosku o zaliczkę. Pracownik zobowiązany jest do terminowego rozliczenia się z zaliczki. Zaliczka nie może być zatwierdzona do wypłaty jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej w sposób określony dla procedur związanych z dokumentem rozliczenie zaliczki opisanych poniżej. 5) Rozliczenie zaliczki. Rozliczenie zaliczki wypełnia zaliczkobiorca w jednym egzemplarzu podając wszystkie symbole dokumentów źródłowych (faktury, rachunki) opłaconych z zaliczki wyliczając odpowiednio kwotę dopłaty lub zwrotu. Na rozliczeniu zaliczki należy wskazać również datę jej pobrania. Do rozliczenia zaliczki dołącza się opisane i zaakceptowane przez odpowiednią osobę pod względem merytorycznym, źródłowe dowody zakupu. Rozliczenie zaliczki sprawdza i zatwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. 6. Zasady postępowania w przypadku otrzymania fałszywego znaku pieniężnego. 1) W przypadku wpłaty gotówki i otrzymania fałszywego znaku pieniężnego, postępuje się następująco: a) wręczony znak pieniężny (moneta lub banknot) co do którego powziął podejrzenia, że jest sfałszowany, zatrzymuje się i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej, b) sporządza się protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane: numer protokołu, datę oraz miejsce sporządzenia, nazwę i adres siedziby jednostki, w której wpłacono sfałszowany znak pieniężny, nazwę i adres jednostki obcej przedstawiającej znak pieniężny z równoczesnym wpisaniem nazwiska i imienia oraz stanowiska służbowego osoby reprezentującej tę jednostkę, zaś w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną tylko dane jak wyżej oraz numer i serię dowodu osobistego, wartość nominalną i datę zatrzymanego znaku pieniężnego i dodatkowo (dotyczy banknotu) numer i serię znaku. Protokół sporządzony w trzech egzemplarzach podpisuje osoba przedstawiająca sfałszowane znaki pieniężne oraz osoba przyjmująca z podaniem numeru i serii dowodu osobistego. Numerację protokołów rozpoczyna się w każdym roku od liczby 1. W razie ujawnienia znaku pieniężnego sfałszowanego lub budzącego wątpliwości co do autentyczności i w razie niemożności ustalenia, przez kogo znak został wpłacony, osoba przyjmująca zobowiązana jest znak zatrzymać i o zatrzymaniu sporządzić protokół w dwóch egzemplarzach. Sporządzony protokół wpisuje się do książki protokołów nadając numerację, jedną kopię wręcza się osobie przedstawiającej sfałszowany znak pieniężny c) fakt zatrzymania znaku sfałszowanego w dniu przedstawienia go, kasjer zgłasza kierownikowi swojej komórki, do którego należy dalsze postępowanie. 7. Kontrola - inwentaryzacja 1) Podstawowym narzędziem kontroli prowadzonej gospodarki pieniężnej jest inwentaryzacja, którą należy przeprowadzić drogą spisu ilości środków pieniężnych, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic. 2) Gospodarka środkami pieniężnymi, znakami skarbowymi i papierami wartościowymi podlega kontroli bieżącej i okresowej, przez osoby wyznaczone przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną. 3) Kontrola bieżąca może ograniczyć się do sprawdzenia raportu kasowego pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza
kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez upoważnionego pracownika referatu rachunkowości. 4) Okresowe kontrole dokonywane są na polecenie głównego księgowego. Fakt dokonania kontroli winien być udokumentowany protokołem (wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do instrukcji). 8 Okres przechowywania dokumentów kasowych Kopie raportów kasowych, dowodów wpłaty i dowodów wypłaty przechowuje się przez okres trzech lat po zakończeniu roku obrotowego. Oryginały raportu kasowego wraz z załączonymi dowodami przechowuje się łącznie z innymi dowodami księgowymi przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego. WÓJT Mirosław Lech