Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli POUFNE w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku

Załącznik do Zarządzenia Nr 375 /2013 Wojewody Pomorskiego z dnia18 grudnia 2013 r. Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli POUFNE w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku Opracował: Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych Sylwia Gaik Gdańsk, grudzień 2013 r. Strona 1

Spis treści 1. Podstawy prawne.. 3 2. Określenia użyte w instrukcji... 3 3. Informacje ogólne. 4 4. Klasyfikowanie informacji niejawnych o klauzuli poufne... 6 5. Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne... 7 6. 7. 8. 9. 10. 11. Obieg i udostępnianie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne.. Wytwarzanie i kopiowanie dokumentów oznaczonych klauzulą poufne.. Zasady wysyłania i przekazywania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne. Ewidencja, gromadzenie i przechowywanie materiałów o klauzuli poufne.. Przegląd, niszczenia i archiwizowania dokumentów o klauzuli poufne.. Nadzór w zakresie przestrzegania warunków ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne.. Kkk 8 Lkl 10 Lkl 12 Klj 13 Klk 14 Lkl 16 12. Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna za naruszenie przepisów... 17 Strona 2

1. PODSTAWY PRAWNE 2. USTAWA z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 ). 3. ROZPORZĄDZENIE Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych (Dz. U. z 2012 r., poz. 683) 4. ROZPORZĄDZENIE Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. Nr 288, poz. 1692). 5. RZPORZĄDZENIE Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631 ze zm.). 6. ROZPORZĄDZENIE Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenie, wydania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603). 2. OKREŚLENIA UŻYTE W INSTRUKCJI 1) jednostka organizacyjna Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku; 2) komórka organizacyjna wydział, biuro oraz zespół wchodzący w skład Urzędu; 3) kierownik jednostki organizacyjnej Wojewoda Pomorski, odpowiedzialny za ochronę przetwarzanych informacji niejawnych w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku; 4) pełnomocnik ochrony Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych, odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych; 5) pion ochrony Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych; Strona 3

6) kancelaria tajna wyodrębniona komórka organizacyjna w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych, obejmująca zadania rejestrowania, przechowywania, przetwarzania oraz obiegu dokumentów niejawnych; 7) kierownik kancelarii tajnej pracownik kierujący pracą kancelarii tajnej; 8) wykonawca pracownik zajmujący określone stanowisko służbowe, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych określoną klauzulą oraz przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych; 9) dokument każda utrwalona informacja niejawna; 10) materiał dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chronione jako informacja niejawna, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowane albo będące w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia; 11) przetwarzanie informacji niejawnych wszelkie operacje wykonane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie; 12) ściśle tajne, tajne, poufne, zastrzeżone informacje niejawne stanowiące tajemnicę chronioną na podstawie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych, utrwalone na piśmie lub innych nośnikach, jak np: mikrofilmy, taśmy, mapy, wyciąg ksero oraz informacje niejawne utrwalone na elektronicznych nośnikach danych; 13) dokumentacja techniczna rejestry, dzienniki, spisy, karty o ustalonych metrykach, służące do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu; 3. INFORMACJE OGÓLNE 1. Niniejsza Instrukcja określa zasady i sposób postępowania z informacjami niejawnymi oznaczonymi klauzulą poufne oraz zasady ochrony tych informacji w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zwanego dalej Urzędem oraz Delegaturze Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Słupsku. Strona 4

2. Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników Urzędu bez względu na zajmowane przez nich stanowiska, jeśli zakres wykonywanych obowiązków służbowych wymaga dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzula poufne. 3. Instrukcja określa: 1) zasady klasyfikowania informacji o klauzuli poufne ; 2) warunki dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne ; 3) zasady obiegu i udostępniania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne ; 4) zasady oznaczania, wytwarzania i kopiowania dokumentów oznaczonych klauzulą poufne ; 5) zasady wysyłania i przekazywania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne ; 6) ewidencjonowanie, gromadzenie i przechowywanie materiałów o klauzuli poufne ; 7) zasady przeglądu, niszczenia i archiwizowania dokumentów o klauzuli poufne ; 8) zasady nadzoru w zakresie przestrzegania warunków ochrony informacji o klauzuli poufne ; 9) odpowiedzialność karną i dyscyplinarną za naruszenie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych. 4. W Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku informacje niejawne oznaczone klauzulą poufne mogą być przetwarzane wyłącznie w Pionie Ochrony Kancelarii Tajnej w warunkach uniemożliwiających ich nieuprawnione ujawnienie, zgodnie z przepisami określającymi wymagania dotyczące kancelarii tajnych, bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, obiegu materiałów i środków bezpieczeństwa fizycznego. 5. System obiegu dokumentów ma zapewnić możliwość ustalenia w każdych okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli poufne pozostający w dyspozycji komórki organizacyjnej Urzędu oraz kto z tym materiałem się zapoznał. 6. Materiały oznaczone klauzulą poufne nie mogą być przetwarzane i przekazywane poza jednostkę organizacyjną Pionem Ochrony bez udziału Kancelarii Tajnej, prócz czynności związanych z ich przyjęciem lub wysyłką. Strona 5

4. KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI POUFNE 1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę poufne jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że: 1) utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej; 2) utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 3) zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli; 4) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej; 5) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw oraz przestępstw skarbowych oraz organom wymiaru sprawiedliwości; 6) zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej; 7) wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej. 2. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 3. Osoba określona w ust. 2 może określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. 4. Zniesienie lub zmiana klauzuli są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, o której mowa w ust. 2, albo jej przełożonego, w przypadku ustania lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony. 5. Po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności pracownik Kancelarii Tajnej podejmuje czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu dokumentu, w rejestrach ewidencyjnych oraz informuje o tym wszystkich odbiorców materiału. 6. Informacjom niejawnym, wchodzącym w skład zbioru dokumentów lub materiałów, przyznaje się klauzulę tajności co najmniej równą najwyżej zaklasyfikowanej informacji lub najwyższej klauzuli w zbiorze. Strona 6

5. DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ POUFNE 1. Materiały niejawne o klauzuli poufne mogą być udostępnione wyłącznie osobom, które spełniają następujące warunki: 1) posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli poufne ; 2) odbyły przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych i posiadają aktualne zaświadczenie stwierdzające odbycie tego szkolenia (nie starsze niż 5 lat od daty wystawienia); 3) realizują zadania, które wymagają dostępu do informacji niejawnych o klauzuli poufne. 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zobowiązani są do zgłaszania Pełnomocnikowi Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych konieczności przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego wobec pracowników, których zakres obowiązków wymaga dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne. 3. Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik Ochrony przygotowuje i przedkłada do podpisu Wojewodzie pisemne polecenie wszczęcia zwykłego postępowania sprawdzającego oraz podejmuje dalsze czynności przewidziane w ustawie o ochronie informacji niejawnych. 4. Pracownik, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane w innej jednostce organizacyjnej obowiązany jest do przedłożenia oryginału Pełnomocnikowi Ochrony z chwilą zatrudnienia w Urzędzie, na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych. 5. Ewidencję osób posiadających poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji oznaczonych klauzulą poufne w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku prowadzi Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Strona 7

6. OBIEG I UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ POUFNE 1. Korespondencję z zewnątrz Urzędu zawierającą informacje niejawne zakwalifikowane jako poufne przekazywaną za pośrednictwem Poczty Specjalnej Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku odbiera upoważniony przez Pełnomocnika Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych pracownik Kancelarii Tajnej uprawniony do odbioru i nadawania przesyłek, spełniający wymagania określone w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1-3 Instrukcji. 2. Korespondencja niejawna oznaczona klauzulą poufne może wpływać do Urzędu za pośrednictwem Poczty Polskiej, przesyłek kurierskich lub być dostarczona osobiście przez nadawcę. 3. W sytuacji wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu przesyłki oznaczonej klauzulą poufne dopuszcza się nadanie kolejnego numeru z rejestry przesyłek wpływających do Urzędu Systemu EZD na zewnętrznej kopercie przesyłki. 4. Zabrania się otwierania wewnętrznej koperty przesyłki, skanowania i umieszczania wszelkich danych umożliwiających identyfikację przesyłki poufnej w Systemie EZD. 5. W Przypadku otrzymania przez komórkę organizacyjną Urzędu przesyłki niejawnej oznaczonej klauzulą poufne, z pominięciem Kancelarii Tajnej, należy niezwłocznie zawiadomić Pełnomocnika Ochrony lub kierownika Kancelarii Tajnej, w celu jej odbioru. 6. Kierownik Kancelarii Tajnej odbiera przesyłkę niejawną i rejestruje ją w dzienniku ewidencji dokumentów niejawnych prowadzoną papierowo w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 7. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania osoba kwitująca odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół w sprawie uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi Pełnomocnikowi Ochrony. Fakt sporządzenia protokołu pracownik obsługujący Kancelarię Tajną odnotowuje w Dzienniku Ewidencji w rubryce Informacje uzupełniające/uwagi. 8. Pracownik obsługujący Kancelarię Tajną rejestrując pismo wpływające do Urzędu oznacza je pieczątką wpływu zawierająca w treści następujące informacje: nazwę urzędu, datę wpływu, numer pod którym zarejestrowano pismo w dzienniku ewidencji, ilość załączników do pisma i ilość stron załączników, a załączniki do pism pieczątką Strona 8

zawierającą następujące informacje: numer załącznika, numer i datę dokumentu przychodzącego, do którego załącznik został dołączony. 9. Kierownik jednostki organizacyjnej lub dyrektor wydziału, dokonuje pisemnej dekretacji na odpowiedzialną merytorycznie komórkę organizacyjną, bądź pracownika upoważnionego do załatwienia sprawy. 10. Dokumenty niejawne mogą być dekretowane wyłącznie na osobę uprawnioną zgodnie z rozdziałem 5 ust. 1 pkt 1-3 Instrukcji. 11. Po dokonaniu dekretacji dokument przekazywany jest pracownikowi Kancelarii Tajnej. Pracownik Kancelarii Tajnej udostępnia dokument oznaczony klauzulą poufne osobie wskazanej w dekretacji dokumentu. 12. Zapoznania i dekretacji dokumentu dokonuje się w pomieszczeniach Kancelarii Tajnej. 13. Odmawia się udostępnienia dokumentu oznaczonego klauzulą poufne osobie, która nie spełnia warunków określonych w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1-3 Instrukcji. 14. W przypadku konieczności zapoznania się z treścią dokumentu oznaczonego klauzulą poufne kilku pracowników tej samej komórki organizacyjnej, konieczne jest rozszerzenie dekretacji przez dyrektora komórki organizacyjnej. 15. Każdy pracownik, który zapoznał się z treścią dokumentu oznaczonego klauzulą poufne dokonuje stosownej adnotacji stwierdzającej ten fakt w Karcie zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą poufne. Kartę zakłada pracownik Kancelarii Tajnej. 16. Karta zapoznania z dokumentem niejawnym przechowywana jest z dokumentem i podlega rozliczeniu podobnie jak dokument oznaczony klauzulą poufne. 7. WYTWARZANIE I KOPIOWANIE DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ POUFNE 1. Informacje niejawne oznaczone klauzulą poufne wytworzone w Urzędzie w formie dokumentu pisanego mogą być sporządzanie wyłącznie w systemie teleinformatycznym, który uzyskał akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego udzieloną przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Strona 9

2. Dokumenty niejawne z klauzulą poufne wytworzone w Urzędzie podlegają opracowaniu według zasad określonych w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności. 3. Za prawidłowe nadanie klauzuli na dokumencie, odpowiada wykonawca dokumentu niejawnego. 4. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów w postaci elektronicznej oznaczonych klauzulą poufne jest dopuszczalne wyłącznie na Komputerowym Stanowisku Pracy zlokalizowanym w pomieszczeniu, w którym zapewniona jest kontrola dostępu osób i zabezpieczenie pomieszczenia tj. w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu, pod nadzorem kierownika lub pracownika Kancelarii Tajnej. 5. Wykonywanie i sporządzanie dokumentów elektronicznych oznaczonych klauzulą poufne wykonuje się na podstawie Procedur Bezpiecznej Eksploatacji Systemu TI przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 6. Zabrania się przetwarzania dokumentów niejawnych w systemach teleinformatycznych (na komputerach) nie posiadających stosownej akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego. 7. Dokumenty o klauzuli poufne są sporządzane i wykonywane wyłącznie przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za ich opracowanie w oparciu o rozdział 5 ust. 1 pkt 1-3 Instrukcji. Praca z dokumentem o klauzuli poufne, w tym sporządzanie i wykonanie może odbywać się w strefie ochronnej w Pionie Ochrony, w pomieszczeniu umożliwiającym zapewnienie warunków ochrony przed jego nieuprawnionym ujawnieniem lub zapoznaniem się przez osoby do tego nieuprawnione. 8. Dokumenty oznaczone klauzulą poufne należy sporządzać w ściśle określonej liczbie egzemplarzy i rozsyłać do adresatów poza Urząd lub poza komórkę organizacyjną na podstawie rozdzielnika pozostającego w aktach. 9. Liczbę wytwarzanych dokumentów oraz zasięg i ich obieg ogranicza się do minimum niezbędnego do realizacji zadań służbowych. 10. Na wykonanie kopii dokumentu wymagana jest pisemna zgoda osoby, która jest uprawniono do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału lub adresat materiału o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących kopiowania tego materiału. Strona 10

11. Wykonanie kopii, wydruku, odpisu, wyciągu lub wypisu z dokumentu poufnego dokonuje się na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności. 12. Wykonanie kopii wymaga zgody dysponenta dokumentu na ostatniej stronie dokumentu oryginału. 13. Wszelkie kopie, wyciągi, odpisy podlegają ewidencji w Dzienniku Ewidencji dokumentów niejawnych prowadzonym w Kancelarii Tajnej. 8. ZASADY WYSYŁANIA I PRZEKAZYWANIA MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ POUFNE 1. Przewożenie, przekazywanie i nadawanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne odbywa się przy zachowaniu zasad rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne. 2. Za właściwe przygotowanie przesyłki niejawnej do wysyłania lub przekazania odpowiada pracownik Kancelarii Tajnej. 3. Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli poufne przewozi i ochrania co najmniej jeden pracownik Kancelarii Tajnej posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa i upoważnienie do nadawania i odbioru przesyłek niejawnych. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za pisemną zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, na czas realizacji zadania, dopuszcza się pobranie dokumentu poufnego z Kancelarii Tajnej. 5. Fakt pobrania dokumentu z należy odnotować w Rejestrze Wydanych Dokumentów. 6. Za prowadzenie rejestru oraz nadzór nad zwrotem dokumentu do Kancelarii Tajnej odpowiada kierownik Kancelarii Tajnej. 7. Za właściwe zabezpieczenie dokumentu pobranego przed nieuprawnionym dostępem odpowiada osoba, która pobrała go z Kancelarii Tajnej. 8. Podczas pobrania dokumentu, przewożenia lub przenoszenia materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne poza strefami ochronnymi należy zachować wszelkie Strona 11

środki ostrożności, aby nie doprowadzić do kradzieży lub zniszczenia materiału. Zabrania się: 1) pozostawiania materiału bez nadzoru; 2) przekazywania osobom postronnym; 3) wyjmowania z teczki (lub innego opakowania) w środkach komunikacji publicznej; 4) wynoszenia materiału do domu (restauracji, hotelu itp.). 9. EWIDENCJA, GROMADZENIE I PRZECHOWYWANIE MATERIAŁÓW O KLAUZULI POUFNE 1. Wszystkie materiały zawierające informacje oznaczone klauzulą poufne podlegają niezwłocznemu zaewidencjonowaniu w prowadzonym Dzienniku ewidencji, którego wzór określony został w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych. Dotyczy to zarówno materiałów wytworzonych w Urzędzie, jak też otrzymanych z zewnątrz. 2. Za prawidłową ewidencję i gromadzenie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne odpowiada kierownik Kancelarii Tajnej. 3. Gromadzenie dokumentów odbywa się na podstawie Jednolitego Rzeczowego Wykazu. 4. Zezwala się na wszywanie do teczki rzeczowej poufnej dokumentów jawnych dotyczących tej samej sprawy. 5. Materiały niejawne przechowuje się w szafie metalowej co najmniej klasy S1 Typ 2 wg rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych oraz w pomieszczeniu wzmocnionym. 6. Po zakończeniu pracy kierownik Kancelarii Tajnej lub wyznaczony przez niego pracownik Pionu Ochrony, zamyka i zabezpiecza urządzenia do przechowywania dokumentów niejawnych oraz zabezpiecza pomieszczenia służbowe Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Strona 12

7. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń służbowych i urządzeń, o których mowa w ust. 5, określa Plan Ochrony Informacji Niejawnych, o którym mowa w art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy. 10. PRZEGLĄD, NISZCZENIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTÓW O KLAUZULI POUFNE 1. W celu zniszczenia, bądź zniesienia klauzuli z materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą poufne, które nie podlegają trwałemu przechowywaniu i utraciły praktyczne znaczenie, powołuje się komisję złożoną z co najmniej trzech pracowników spełniających warunki, o których mowa w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1-3 Instrukcji. W skład komisji obligatoryjnie wchodzi Kierownik Kancelarii Tajnej. 2. Komisja sporządza protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. W oparciu o przygotowaną dokumentację Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych występuje z wnioskiem o udzielenie zgody na zniszczenie do dyrektora właściwego archiwum państwowego. 3. Kierownik jednostki organizacyjnej raz na 5 lat dokonuje przeglądu wykonanych i posiadanych dokumentów z klauzulą poufne, w celu określenia, czy spełniają ustawowe przesłanki ochrony. 4. W przypadku spraw ostatecznie zakończonych, gdy dokument jest nadal chroniony, teczkę akt o klauzuli poufne przechowuje się w Kancelarii Tajnej do chwili zniesienia klauzuli tajności. W przypadku zniesienia klauzuli tajności teczki akt przekazywane są, zgodnie z przepisami w tym zakresie, do właściwego archiwum państwowego, archiwum zakładowego lub merytorycznie odpowiedzialnego wydziału. 1. Dokumentację niejawna utrwaloną na papierze niszczy się przez pocięcie w niszczarce klasy DIN 32757 lub wyższej, która zapewnia zniszczenie materiału w sposób uniemożliwiający całkowite odtworzenie jego treści. 2. Informacje niejawne oznaczone klauzulą poufne zapisane w formie elektronicznej niszczy się przez fizyczne zniszczenie nośnika (dyskietki, płyty CD/DVD, itp.) w sposób uniemożliwiający całkowite odtworzenie jego treści. Strona 13

3. Fakt zniszczenia materiałów niejawnych dokumentuje się protokolarnie oraz odnotowuje się w rubryce Uwagi w Dzienniku ewidencji z adnotacją Zniszczono na podstawie decyzji / polecenia / zarządzenia z dnia.. 4. Szczegółowe zasady brakowania dokumentów reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. 11. NADZÓR W ZAKRESIE PRZESTRZEGANIA WARUNKÓW OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ POUFNE 1. W przypadku stwierdzenia naruszenia w Urzędzie przepisów niniejszej Instrukcji, należy niezwłocznie zawiadomić Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych, który zawiadamia o tym kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje niezwłoczne działania zmierzające do wyjaśnienie okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego negatywnych skutków. 2. Dodatkowo, gdy naruszenie dotyczy materiałów o klauzuli poufne Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych zawiadamia o tym fakcie Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego. 3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają i nadzorują stosowanie ustaleń zawartych w Instrukcji w zakresie ochrony informacji z klauzulą poufne przez pracowników kierowanej komórki organizacyjnej. 4. Kontrolę realizacji zapisów Instrukcji w odniesieniu do całości Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku sprawuje Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 5. Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych przeprowadza kontrolę ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresową kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych w Pomorskim urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.. Strona 14

12. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Za naruszenie postanowień niniejszej Instrukcji, w szczególności za nieuprawnione ujawnienie informacji niejawnych, podlega się odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej lub służbowej uregulowanej w odrębnych przepisach. Strona 15